Verslag algemene vergadering cultuurraad donderdag 20 oktober 2011:

Transcriptie

1 Verslag algemene vergadering cultuurraad donderdag 20 oktober 2011: Aanwezig :Kunstkring Zoutleeuw, t Klikske, Actief Budingen, De Gezellen van Vliebergh, Fanfare St-Cecilia, KVLV Zoutleeuw, Oudercomité Budingen, St-Sebastiaansgilde Halle- Booienhoven, Pasar, Postzegelclub Zoutleeuw, Stak Het Oep, Zangkoor Dormaal St-Cecilia, Houtsnijkunst, VTB-VAB, Ziekenzorg Zoutleeuw, Curieus afdeling Zoutleeuw, Katholieke Kring, KVLV Budingen, Pro Arte Lewa, KVG, Ziekenzorg Budingen; KVLV Hogen, KAV Halle-Booienhoven, Confrerie St-Leonardus, Zangkoor Hallle-Booienhoven, Sterrenwacht Altair, Kapellenhof, Ridders van de Groene Rat, KAV Halle-Booienhoven, KWB Zoutleeuw, Confrerie St-Leonardus, Sterrenwacht Altair, Kapellenhof, Ridders van de Groene Rat; leden Petra Mombaerts; cultuurbeleidscoördinator Verontschuldigd :, KAV Booienhoven, KAV Halle-Booienhoven, St-Sebastiaansgilde Zoutleeuw, St-Leonarduskoor, Oudercomité VBS Zoutleeuw, KWB Zoutleeuw, Rode Kruis, Ziekenzorg Halle-Booienhoven, Zangkoor Hallle-Booienhoven, Oudercomité Kath. Sec. Ond., Gezinsbond Zoutleeuw, Ridder v.d. Wijergezelschap zangkoor, De Reisvrienden L-L- Z, Ridder v.d. Wijergezelschap-Toneel, Zangkoor Amabilé, Vrienden van Zoutleeuw Willy Minschart ; schepen van cultuur Afwezig : Kapellekoor OLV van de Ossenweg, ACV Afdeling Zoutleeuw, KVLV Dormaal, St- Sebastiaansgilde Booienhoven, KVLV Hogen, 1)Verslag vorige vergadering : Na het versturen van het verslag van de vorige vergadering van 10 mei ll. bleek dat niet iedereen recto-verso afdruk ontvangen heeft. Het volledige verslag wordt uitgedeeld in de vergadering (voor de afwezigen in bijlage bij het verslag van de vergadering van vandaag). Het verslag van de algemene vergadering van dd. 10 mei 2011 wordt door de vergadering unaniem goedgekeurd. 2) Briefwisseling / 3) Verschuiving afgevaardigden cultuurraad : Agnes Wouters was afgevaardigde voor KVLV Zoutleeuw maar heeft ontslag genomen uit deze vereniging. Art. 6. van de statuten van de cultuurraad zegt hierover dat aan het mandaat van een lid van de algemene vergadering een einde komt door het ontslag nemen uit de afvaardigende organisatie. Art. 7. zegt dat wanneer een einde gekomen is aan het mandaat van een lid van de cultuurraad binnen de 3 maanden in zijn vervanging moet worden voorzien (zo niet vervalt het lidmaatschap van de vereniging in casu KVLV Zoutleeuw) Nieuwe afgevaardigde voor KVLV Zoutleeuw: Agnes Mievis

2 Pasar heeft laten weten dat zijn afgevaardigde, Paul Peetermans, zal vervangen worden door Agnes Wouters. Omdat Agnes Wouters in naam van de KVLV van Zoutleeuw ook lid was van het bestuur van de cultuurraad, vervalt ook haar mandaat in als bestuurslid van de cultuurraad. Agnes heeft echter laten weten dat zij bereid is om dit mandaat ook op te nemen in naam van Pasar. Aan de algemene vergadering wordt gevraagd om het mandaat van Agnes Wouters als bestuurslid van de cultuurraad te bekrachtigen. Hiervoor wordt een geheime stemming georganiseerd. Dit levert de volgende resultaten op: Aantal stemgerechtigden: 24 akkoord: 22 Niet-akkoord: 2 De algemene vergadering bekrachtigt het mandaat van Agnes Wouters (afgevaardigde voor Pasar) als bestuurslid van de cultuurraad. 4) Wijziging aanvraagformulier voor organisatie van evenementen Aanleiding Rondzendbrief FOD Binnenlandse Zaken betreffende bewaking in het uitgangsleven (maart 2011): nieuwe maatregelen met betrekking tot de correcte uitvoering van bewakingsfuncties in het uitgangsleven (ook van toepassing op occasionele dansgelegenheden (vb. een polyvalente zaal waar evenement georganiseerd wordt waarbij het de bedoeling is dat er gedanst wordt: fuif, bal, festival dat afsluit met fuif ) Evenementen met vrijwilligersregime Voor evenementen in occasionele dansgelegenheden kunnen in plaats van of naast professionele bewakingsagenten ook vrijwilligers ingezet worden, zij het onder strikte voorwaarden: voor de sporadische organisatie van bewakingsactiviteiten bij evenementen d.w.z. minder dan 3-4 keer per jaar voor de uitvoering van de bewakingsactiviteit persoonscontrole de inzet van vrijwilligers gebeurt volledig onbezoldigd (ook niet in natura of fooien) het vrijwilligersteam is uitsluitend samengesteld uit eigen leden van de organiserende vereniging (of personen met een aanwijsbare band met de organisatoren) en niet door derden de burgemeester moet dit aspect beoordelen, na advies van de korpschef van de lokale politie, alvorens toestemming te verlenen tot het inzetten van vrijwilligers Indien 2 of meer bewakingsagenten (professioneel of vrijwilligers) ingezet worden dient een postchef aangesteld te worden. Deze heeft de leiding over de aanwezige bewakingsploeg en is uitgerust met een mobiele telefoon. Op basis van deze richtlijnen werd, in overleg met de lokale politie, het bestaande aanvraagformulier voor de aanvraag van de organisatie van een evenement aangepast. Daarnaast werd ook een bijkomend aanvraagformulier voor

3 toestemming voor het inzetten van vrijwilligers voor het uitvoeren van bewakingsactiviteiten en de daarbij horende toestemming aangemaakt. Aanvraagformulier van de organisatie van een evenement : aanpassing: op p.2: toevoeging van het punt bewakingsactiviteit o indien de organisator hier aangeeft dat er vrijwillige bewakers ingezet zullen worden dient het aanvraagformulier voor het inzetten van vrijwilligers voor het uitvoeren van bewakingsactiviteiten ingevuld te worden o Dit formulier wordt verdeeld op de vergadering en is te downloaden op Formulier aanvraag toestemming voor het inzetten van vrijwilligers voor het uitvoeren van bewakingsactiviteiten o Dit formulier wordt verdeeld op de vergadering en is te downloaden op Toestemming voor het inzetten van vrijwilligers voor het uitvoeren van bewakingsactiviteiten wordt bezorgd na goedkeuring door burgemeester De organisator is verplicht om het origineel en een kopie van de toelating van de burgemeester voor het inzetten van vrijwilligers ter beschikking te hebben op de plaats waar de vrijwilligers hun activiteiten uitoefenen. Bewakingsovereenkomst Bij het inzetten van agenten van een bewakingsonderneming dient een schriftelijke bewakingsovereenkomst opgemaakt te worden. Zowel de bewakingsonderneming als de organisator zijn hiervoor verantwoordelijk. doel bewakingsovereenkomst: o rechtszekerheid bieden aan alle partijen o om effectieve controle mogelijk te maken inhoud: namen van de partijen, de uit te oefenen bewakingsactiviteiten, uitvoeringsplaats, tijdsduur, verzekering, aantal in te zetten bewakingsagenten Een ondertekend exemplaar van deze schriftelijke overeenkomst en een kopie worden ten allen tijde bewaard op de plaats waar de bewakingsactiviteiten uitgeoefend worden. Schriftelijke registratie van begin en einde van bewakingsopdracht Om een duidelijk beeld te hebben van wie op welk moment welke bewakingsfunctie uitvoert moet dit schriftelijk geregistreerd worden. Bij occasionele dansgelegenheden (waar naast vrijwilligers ook professionele bewakingsagenten ingezet worden) moet hiertoe een bewakingslijst ingevuld worden. Deze bewakingslijsten worden door FOD Binnenlandse Zaken ter beschikking gesteld aan bewakingsondernemingen en dienen vooraf afgestempeld te worden door de lokale politie. Het invullen en ter beschikking houden van deze lijsten is de verantwoordelijkheid van de bewakingsonderneming en de organisator. Combinatie vrijwilligers en professionelen is mogelijk ook dan dient bewakingsovereenkomst opgemaakt te worden en een schriftelijke registratie van begin en einde van bewakingsopdrachten te gebeuren.

4 4) Subsidieverdeling : De subsidiedossiers werden begin september ingediend en beoordeeld tijdens de bestuursvergadering van 15 september. Het voorstel van subsidieverdeling werd bij de uitnodiging voor deze vergadering bezorgd. Er worden geen opmerkingen geformuleerd over deze verdeling. Indien een vereniging niet akkoord gaat met de behaalde punten stelt het subsidiereglement van de cultuurraad dat de vereniging tot 15 november het recht heeft om bezwaar in te dienen bij de secretaris van de cultuurraad. Dit bezwaar dient uiteraard gemotiveerd te zijn en de nodige bewijsstukken te bevatten. Vóór 30 november behandelt het bestuur van de cultuurraad alle bezwaarschriften en doet er uitspraak over. Hiertegen is geen beroep meer mogelijk. Eveneens vóór 30 november maakt het bestuur van de cultuurraad zijn definitief subsidievoorstel over aan het college van burgemeester en schepenen. 6) Varia : Deadline voor WIP- en Zin-aanvragen voor evenementen die doorgaan tussen 1 januari en 30 juni 2012 is donderdag 1 december Deze deadline werd ook al aangekondigd in de Zoutpot en zal nog per post bezorgd worden aan alle verenigingen. Het Belang van Zoutleeuw Het Belang van Limburg werkt aan een nieuw initiatief, Het Belang van Zoutleeuw. Vanaf 8 november krijgt Zoutleeuw een eigen website met nieuws dat de inwoners / verenigingen zelf kunnen aanleveren. Bovendien verschijnt er iedere zaterdag een extra bijlage bij de papieren krant onder de titel Het Belang van Zoutleeuw. Voorstelling van en toelichting bij dit initiatief: woensdag 26 oktober 2011, om 19u in De Passant. Uitnodigingen werden deze week door Het Belang van Limburg bezorgd aan alle verenigingen van Zoutleeuw. Operettefestival met Due Voci: Francis Guntler en Marc Meersman: zaterdag 3 december u in De Passant Kassa: 12, VVK: 10 organisatie: cultuurraad folder wordt verdeeld op de vergadering Grote PAL-quiz voor ploegen van max. 5 personen: zaterdag 10 december 2011 zaal De Kring Gezellen van Vliebergh toneel: Doe het zelf, neushoorn! : 19, 23, 25 en 26 november 2011 om 20u15 in GC De Passant voorverkoop v.a. 3/11/11 bij de toeristische dienst

5