Uitvoeringsprogramma Crisisbeheersing

Transcriptie

1 Prioriteit Uitvoeringsprogramma Crisisbeheersing Inleiding In de Kadernota Integrale Veiligheid (KIV) 1 heeft de raad Crisisbeheersing als een van de 6 prioriteiten voor 2012 benoemd. Hiertoe wordt een uitvoeringsprogramma opgesteld met als doel: voorbereiding op rampen en crises binnen de gemeentelijke organisatie (oranje kolom) vormgeven in goede afstemming met omliggende gemeenten, het district en de regio waarbij de gemeente dient te voldoen aan de wettelijke verplichtingen en regionale normen. De gemeente is verantwoordelijk voor de eerstelijns bevolkingszorg ten tijde van een calamiteit of ramp. Zij zet haar deelprocessen 2 binnen de crisisbeheersing in om een ramp of crisis te bestrijden om weer zo snel mogelijk terug keren naar een veilige en stabiele situatie. Gezien de verscheidenheid en complexiteit aan processen plus de verscheidenheid aan mogelijke scenario s van een ramp of crisis is het geen eenvoudige opgave om voldoende voorbereid, getraind en geoefend te zijn. Crisisbeheersing is een kerntaak van de gemeente. In tegenstelling tot de andere professionele hulpverleningsdiensten of kolommen is het echter geen dagelijkse activiteit en heeft de gemeente slechts beschikking over beperkte middelen. Het cluster Openbare Orde en Veiligheid stelt bijgaand uitvoeringsprogramma en begrotingsvoorstel voor waarmee voldaan kan worden aan de wettelijke vereisten (Wet Veiligheidsregio s en het Regionaal Normenkader Crisisbeheersing). Uitgangspunten Uitgangspunt bij het uitvoeringsprogramma is allereerst het aanwenden van de eigen ambtelijke expertise, beschikbaarheid en betrokkenheid in combinatie met een open houding voor de samenwerking binnen het district en de regio. Op deze manier wordt de expertise binnen de eigen organisatie opgebouwd en behouden en kan door regionale samenwerking kwetsbaarheid worden vermeden en zelfs besparingen mogelijk worden gemaakt. Ten tweede dient de gemeentelijke kolom te voldoen aan de wettelijke vereisten uit de Wet Veiligheidsregio s en het door het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio vastgestelde Regionale Normenkader Crisisbeheersing. Deze vormen het kader voor de uitvoering van maatregelen. Stand van zaken In de zomer van 2010 is de scan gemeentelijke processen rampenbestrijding en crisisbeheersing uitgevoerd door het bureau gemeentelijke crisisbeheersing (BGC) van de Veiligheidsregio Hollands Midden (VRHM). De onderzoeksresultaten geven een eerste indruk van de huidige stand van zaken van de voorbereiding op crisissituaties binnen de gemeente ten opzicht van de wettelijke vereisten en het regionale normenkader (vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de veiligheidsregio in maart Conclusie uit dit onderzoek voor onze gemeente luidde dat: Op organisatieniveau de zaken redelijk op orde zijn. Aandachtspunten zijn de nieuwe structuur (TBZ en netcentrisch werken) en het primaire proces Opvang & Verzorging. Dit proces heeft meer stabiliteit (omvang) en beschikbaarheidgarantie nodig. Het deelproces nazorg moet verder uitgewerkt worden. De aanstelling, opleiding en beschikbaarheideisen moeten nog geborgd en meegenomen worden in het P&O beleid. De noodzakelijk middelen en materialen zijn aanwezig. De gemeente voldoet bijna aan de norm op dit gebied. De migratie van het noodnet naar NCV moet nog wel worden gerealiseerd. Voor de opvanglocatie moeten nog wat kleine materialen worden aangeschaft (hesjes, ehbo, laptop etc.). 1 Vastgesteld door de raad op 10 oktober Alarmering, voorlichting, communicatie, inzamelen van besmette waren, registreren van slachtoffers, uitvaartverzorging, voorzien in primaire levensbehoeften, schade, milieu en nazorg. Bestuurlijke coördinatie en het aansturen van de verschillende processen maken hier onderdeel van uit. 1

2 De planvorming op het gebied van de rampenbestrijding en crisisbeheersing moet worden geactualiseerd (RCP 3 met bijbehorende procesdeelplannen, overeenkomsten etc). Ook moeten het plan voor het ondersteuningsteam en informatiemanagement worden opgesteld. De alarmering en bereikbaarheid in Leiderdorp zijn goed op orde. Mede dankzij de piketregeling. Specifieke opkomsttijden voor cruciale functies dienen nog te worden opgenomen in het P&O beleid. Het basis opleidingsniveau is voldoende. De vervolg en procestrainingen dienen nu de aandacht te krijgen. Er moet op jaarbasis meer worden geoefend. Zowel operationeel als bestuurlijk. Het Uitvoeringsprogramma Crisisbeheersing beschrijft de verdere maatregelen die de gemeente vanaf 2012 oppakt om te voldoen aan de wet en het normenkader. De maatregelen worden op meerdere niveaus opgepakt en vormgegeven;door de gemeente zelf of in samenwerking met anderen. De volgende meting staat gepland in het najaar van 2012 en wordt uitgevoerd door het BGC. Deze meting moet de voortgang van de verbetermaatregelen weergeven en dient als leidraad om het gewenste kwaliteitsniveau te halen. Implementatie Onze gemeente heeft tot januari 2014 om te voldoen aan het wettelijk normenkader. Het uitvoeringsplan bestrijkt daarom de jaren 2012 en Middels verschillende activiteiten wordt ingezet op het realiseren van de verbeterpunten. De organisatie van crisisbeheersing heeft als voordeel ten opzichte van andere facetten van veiligheidsbeleid dat in wet- en regelgeving meetbare indicatoren en normering voor handen zijn. Het monitoren van voortgang en kwaliteitsverbetering is daarmee mogelijk. Echter mocht zich een ramp of crisis voordoen dan leert de ervaring dat geen enkele ramp of crisis hetzelfde is. Het vermogen van een gemeentelijke crisisorganisatie om onder druk effectief in te spelen op de situatie, te improviseren, samen te werken en daadkrachtig op te treden zijn dan cruciaal. Tijdsgebonden De termijn voor de uitvoering van dit actieprogramma is van december 2011 tot december In het uitvoeringsprogramma staan de actiepunten in termijnen/deadlines aangeven. 3 Regionaal Crisis Plan 2

3 Actieverantwoordelijke Bestuurlijk verantwoordelijk Partners (niet limitatief) Voorstel uitvoeringsprogramma Crisisbeheersing Het cluster Openbare Orde en Veiligheid i.s.m. partners Portefeuillehouder Openbare Orde en Veiligheid (n), (regionale)brandweer, politie, GHOR/GGD, Rode Kruis, Defensie, Veiligheidsregio, (district), O.M, Rijnland Ziekenhuis, BGC, Waterschappen, bewoners, belangengroep, DARES enz. Tijdspad December 2011 December 2014 Actie Prestaties Kosten Dekking Termijn 1. Organisatie op orde - Voldoen aan de 72uursnorm - Voldoen aan bezettingsnorm - Voldoen aan opleidingsnorm - Voldoen aan oefennorm - Materiaal en middelen. 2. Planvorming - Alle planvorming actueel en vastgesteld (geborgd): - Voldoen aan eisen regionaal crisisplan (RCP) - Voldoen aan eisen regionale procesdeelplannen (lokaal proces specifieke uitwerking) - Rampenbestrijdingsplannen actueel - Protocollenen draaiboeken actueel en vastgesteld (asbest, griep, stroomuitval, overstroming, vaccinatie enz). - arlijkse actualisatie risicokaart. 3. Alarmeren en bereikbaarheid 4. Informatievoorziening - Opkomst(tijden) en beschikbaarheid cruciale functies borgen middels een piketregeling. (lokaal of districtelijk) - 1x per maand alarmeren - 1x per jaar opkomstoefening staf. - Crisisorganisatie is in staat om netcentrisch te werken (opleiding en oefening) - is in staat haar bronbestanden te gebruiken en beschikbaar te stellen. 5. OTO 7 -norm - Norm is gehaald als 90% v.d. crisisorganisatie opgeleid is volgens regionaal beleidsplan. Ambt. uren , , , ,- 6 Kosten uiten zich in hoofdzakelijk ambtelijke uren binnen het cluster OOV. Dit wordt in de planning meegenomen. Veel uren komen echter ook voor rekening van de procesverantwoordelijken c.q. de actiecentra (lokale proces specifieke uitwerking=deelplannen) Kosten zitten in de aanstelling en piketvergoeding voor de cruciale functies; waar onder de informatiemanagers als genoemd onder punt 1. Verder worden de ambtelijke uren voor alarmering en opkomst gemaakt. De kosten van dit actiepunt uiten zich voornamelijk in opleidingskosten en het aanstellen van de informatiemangers voor het BT en TBZ, zie punt 1. Kosten voor opleiding en oefening zijn onder punt 1 al genoemd. Binnen bestaande ambt. capaciteit. Zie punt 1 Ambt. uren: n dec Febr dec Dec Zie punt 1. Febr Zie punt 1 Okt Voor de beschikbaarheiddiensten is er nog 8.000,- ( ,- is begroot ,- besteed in 2011) binnen de het budget van de beschikbaarheiddiensten. 5 Binnen het budget van OOV en Rampenbestrijding is geen opleidingsbudget opgenomen. Binnen het budget van CZ wel á ,-. Mogelijk dat hier ook de studiekosten voor de rampenbestrijding uit bekostigd kunnen worden. N.B. De leden uit de rampenstaf zijn niet alleen van de afdeling CZ. 6 Er is onvoldoende ruimte binnen het budget van OOV en Rampenbestrijding voor het benodigde materiaal en de middelen als telecommunicatie, kleding, ehbo spullen, registratie applicaties, laptoppen, crisispas, alarmkaarten, publieke (landelijke) campagnes enz. 7 OTO: Opleiden, Trainen en Oefenen 3

4 - houdt per jaar: - 1x beleidsoefening - 1x multidisciplinaire oefening - 1x procesdeelplan oefening p. jaar. (begroot) Totaal benodigd budget voor de gehele kwaliteitsverbetering volgens de Wet Veiligheidsregio s en het Regionale Normenkader Crisisbeheersing betreft een additionele ,- structureel per jaar. 4

5 Norm Norm uit het de Wet Veiligheidsregio s en het door het AB van de VR vastgestelde Regionale Normenkader rampenbestrijding en crisisbeheersing. Waar staan we nu? Aangeven of we als gemeente wel of niet aan norm voldoet (ja/nee). Actieprogramma Crisisbeheersing Maatregelen Verband Door wie Gereed Uren en budget Per norm en prestatie-indicator aangeven welke maatregelen getroffen worden om de betreffende norm te halen. Aangeven wordt of de maatregelen door gemeente zelf, cluster, district of door regio (moeten) worden opgepakt. Aangeven wie welke maatregel oppakt. Aangeven wanneer maatregel gereed dient te zijn (deadline). Hoeveel (ambt) uren en/of budget kost de te nemen maatregel, per jaar. Norm 1. Organisatie 72uur- norm Crisisorganisatie is in staat tenminste 72 uur continu te kunnen functioneren. Voldoen aan bezettingsnorm - Min. 3 functionarissen per functie (kernbezetting) Waar staan we nu? Maatregelen Verband Door wie Gereed Uren en budget Districtelijk ( project) samenwerking verder organiseren zodat de beschikbaarheid en bereikbaarheid gegarandeerd kunnen worden volgens de Wvr norm (opstart tijd en eerste cruciale uren garantie met sleutelfunctionarissen = norm). (organiseren pools, uitwerking planvorming, vervangingsregeling opzetten, aanstelling en opleiden personeel etc.) - BT beschikbaarheidpool instellen - Informatiemanager BT - Informatiecoördinator TBZ - secretaris (GS) BT - Opvang & Verzorgingsproces uitbreiden - Ondersteuningsgroep (ICT, Bodes, verslaglegging, besluitenlijst, plotter enz. In relatie met het SP71. Mogelijk via SP71 en i.s.m. het district Leiden e.o. en het district Leiden e.o. resp. SP71. en,, en SP71 Maart 2012 n uur - 0uur (afgerond in 2011) - 40 uur - 20 uur - 20 uur - 40 uur - 50 uur + piket voor de infomanagers BT en TBZ betekent 8 : 2x 443 p.mnd ,- 8 Uitgaande van de Leiderdorpse beschikbaarheidregeling Omdat deze functies in districtsverband worden ingevuld zal dit voor Leiderdorp sowieso goedkoper (-200%) uitvallen. Er wordt op dit moment door de werkgroep aan een districtelijke piketregeling specifiek voor de rampenbestrijdingsprocessen gewerkt. De districtscolleges monitoren de voortgang. 5

6 Norm Waar staan we nu? Maatregelen Verband Door wie Gereed Uren en budget anders districtelijk via organiseren). - Voldoen aan norm Opleiden, Trainen en Oefenen (OTO) - Opleiden en oefenen bestuur, staf en medewerkers volgens regionale opleidingsnorm OTO-norm opleiding en training: Elke functionaris aangesteld binnen de gemeentelijke crisisstaf heeft: - 1x basistraining - 1x procestraining Bij sleutelfunctionarissen geldt nog vervolgopleiding, training en bepaalde kwaliteits -en ervaringseisen volgens Opleidingsplan VRHM. Opleiden via de productcatalogus van de VRHM i.v.m. regionale afspraak en besparing in de opleidingskosten (deel e-learing modules en gezamenlijke aanbesteding).,, BGC en VRHM Structureel Per jaar Per functionaris: 16uur per jaar minimaal aan opleiding en training (2 dagen). 55 leden x16uur = 880uur. Deze uren zijn in feite al meegenomen in de reguliere werkplanning. Benodigd opleidingsbudget: ,- - OTO-norm oefenen GBT bestaat minimaal uit: (loco) Burgemeester Adviseur Politie Adviseur Brandweer Adviseur GHOR Adviseur Bevolkingszorg = (loco) gemeentesecretaris Ambtenaar Rampenbestrijding Informatiemanager Communicatieadviseur Verslaglegger/notulist Elke gemeente houdt minimaal 1x per jaar: - 1x beleidsoefening - 1x multidisciplinaire oefening - 1x procesdeelplan oefening Informatiemanager (s) moeten nog worden aangesteld, opgeleid en getraind. Per gemeente : 2x3 = 6 functionarissen Districtelijke: 1x2 = 2 functionarissen. Behoorlijke besparing van personeel, uren en piketvergoeding. Omdat de secretaris nu losgekoppeld is van het TBZ en als adviseur van de burgemeester over de ambtelijke organisatie zitting heeft in het BT zal de beschikbaar en bereikbaarheid van de secretaris ook moeten worden geborgd. Bekeken moet worden of de projectgroep hier een oplossing voor kan vinden binnen het district. piket is inmiddels geborgd. (excl. en BGC en district BGC en en/of Structureel per jaar Maart 2012 April 2012 Benodigd oefenbudget ,- Het budget brandoefening rampenbestrijding á kan hiervoor worden aangewend. Is begroot. Zie punt 1, 72uurs norm + Zie punt 2, bezettingsnorm (piketvergoeding voor informatiemanagers). Secretaris BT 6

7 Norm TBZ bestaat minimaal uit: Leidinggevende Informatiecoördinator Coördinator (procesverantwoordelijke) voorlichting Relevante procesverantwoordelijk en Ambtenaar Rampenbestrijding (bij GRIP-2) Notulist/verslaglegger Sectie Bevolkingszorg in ROT bestaat uit Algemeen Commandant en Staffunctionaris Bevolkingszorg heeft per proces het aantal functies vastgesteld en per functie minimaal 3 functionarissen Waar staan we nu? Maatregelen Verband Door wie Gereed Uren en budget piketvergoedingsregeling. Deze moet nog worden georganiseerd. Maar omdat Leiderdorp deze al kende zal dit juist een kostenbesparing zijn welke, deels, kan worden aangewend voor nog niet georganiseerde teams zoals de secretaris BT. Informatiecoördinator is opgeleid maar moet nog (formeel)worden aangesteld. Coördinator voorlichting ontbreekt nog. Bezien moet worden of dit regionaal kan worden ingevuld of dat dit vanuit eigen organisatie kan worden ingezet (actiecentrum voorlichting). Omdat de verslaglegging grotendeels al geborgd is binnen het systeem van LCMS wordt door het cluster Openbare Orde en Veiligheid voorgesteld om de verslaglegging op te heffen en alleen te werken met een besluiten en actielijst. LCMS kan gebruikt worden voor de verantwoording en evaluatie. (exacte aanduiding data, acties, besluiten, vragen e.d. zijn hierin nauwkeurig verwerkt en terug te vinden). Dit levert een besparing op van 443,- p.mnd. uit het team verslaglegging welke kan worden aangewend voor de pool van informatiecoördinator. secretarissenpool. Regionaal is dit nu ingevuld met lokale gemeentesecretarissen. Leiderdorp neemt nu geen deel aan de pool. Reden hiervoor is dat er anders lokaal nog een secretaris nodig is voor het BT. Immers; dubbel piket is niet mogelijk c.q. niet wenselijk. Informatiemanager BT en informatiecoördinator TBZ moeten nog worden aangesteld (zie punt 1). Dec BGC of VRHM Mei 2012 VRHM / regio BGC uur 0,- en district en maart 2012 Zie punt 1. 40uur + piketvergoeding voor de informatiecoördinator TBZ als genoemd in punt 2 bezettingsnorm. 7

8 Norm benoemd. - Minimale kernbezetting uit normenkader - Aantal is conform norm 72 uur kunnen functioneren en norm bereikbaarheid en beschikbaarheid heeft tijd beschikbaar gesteld voor voorbereiding-taken (planvorming, preventie e.d.): Procesverantwoordelijk: 16 uur per jaar/per proces Hoofd AC: 16 uur per jaar Leden AC: 12 uur per jaar Voor de functie van ARB is minimaal beschikbaar: 0,4 fte bij < inwoners 0,8 fte bij inwoners 1,0 fte bij inwoners 1,2 fte bij > inwoners heeft voorbereide crisisruimte voor GBT en TBZ die binnen 55 min. na alarmering is ingericht. Waar staan we nu? Maatregelen Verband Door wie Gereed Uren en budget Daarnaast blijkt uit voorgaande oefeningen en de C1000brand evaluatie dat het team van opvang & verzorging moet worden uitgebreid naar minimaal 9 personen (van 4 naar 9). 3x team van 3 personen. 1x per 3 weken dienst. Aanstelling van 6 medewerkers intern bij de rampenstaf. I.s.m. P&O borgen in het personeelsbeleid (aanstelling, functieomschrijving etc.) 0,8 FTE is belegd binnen de formatie van het cluster Openbare Orde en Veiligheid voor de taakstelling en taakuitvoering op het gebied van de rampenbestrijding en crisisbeheersing zoals omschreven in de Wvr. De ARB (ambtenaar rampenbestrijding functie) is belegd in de functie van beleidsmedewerker Openbare Orde en Veiligheid bij de afdeling Concernzaken. De crisiskamer BT bevind zich boven de raadzaal van het gemeentehuis. De TBZ ruimte wordt in een van de aangrenzende vergaderruimtes ingericht. juni x piketvergoeding voor het hele team opvang & verzorging. arbasis 5.316,- structureel MT, P&O en OOV Juli Procesverantwoordelijken (8x) 8 x 16 = 128uur - Hoofd AC zijn procesverantwoordelijken in Leiderdorp. Effectieve besparing van 8 x 16 = 128uur - Leden actiecentra (39) 39 x 12 = 468uur ,8FTE (is al begroot). en ICT n uur 9 Uitgaande van de organisatie zoals omschreven in de Wvr en het normenkader met maximale bezetting. 8

9 Norm Faciliteiten worden ieder kwartaal getest. Waar staan we nu? Maatregelen Verband Door wie Gereed Uren en budget Materieel is in voorgaande beleidsperiode eenmalig aangeschaft ( stand alone 10 laptops, beeldschermen, telefonie/noodnet, printers etc). Acties: Testen, updates, oefenen etc - doorlopend. Huscka beveiliging wordt ingezet wanneer er sprake is van een ramp of crisis van behoorlijke impact (vanaf GRIP3) waarvoor het gemeentehuis 24/7 open dient te zijn. Huscka is binnen 10min. aanwezig. heeft voor locatie gemeentelijk crisiscentrum binnen 45 min. beschikking over noodstroomvoorziening dan wel uitwijkregeling met naburige gemeente, die wel beschikt over noodstroomvoorziening. Noodstroomvoorziening wordt minimaal halfjaarlijks getest. is aangesloten op Nood Communicatie Voorziening. Minimaal tweemaandelijks wordt NCV getest. lijke medewerkers beschikken beschikt over een crisisruimte, noodstroomvoorziening en een uitwijkregeling (overeenkomst). Noodstroom wordt halfjaarlijks getest. is op dit moment nog aangesloten op het Nationaal Noodnet. In februari zal de aanvraag voor oversluiten worden gedaan. Op advies van het BGC en in verband met de contractduur (11,5 jaar!) en additionele kosten wordt de afname gereduceerd naar 1 lijn (i.p.v. 3). Dit wordt vergoed via de BDUR veiligheidsregio. Alle rampenstaf leden beschikken over een regionale rampenpas welke wordt uitgereikt + Gebouw beheer Zelf + BGC + BGC (jan.) Aug. - Nov Structureel vanaf uur 4uur 30 uur 12 Kosten aansluiting 1x NCV: 0,- 6uur (beheer) Kosten zijn begroot onder 10 Onafhankelijk van het netwerk. 9

10 Norm Waar staan Maatregelen Verband Door wie Gereed Uren en budget we nu? over een regionale met een gebruikers instructie. materiaal en diensten. crisisidentificatiepas. heeft een of Voor de gemeente Leiderdorp is de Bloemerd AC O&V Juni uur meerdere opvanglocaties aangewezen die voorzien zijn van noodstroom. Deze opvanglocaties zijn binnen 45 min. beschikbaar. de eerste opvanglocatie (met noodstroom). Tweede locatie is zwembad de Does (zonder noodstroom). Bekeken moet worden of het Hotel IBIS een betere opvanglocatie kan zijn (eisen, kosten etc.) Materiaal en middelen Gebleken is dat de budgetpost materieel en diensten onvoldoende ruimte biedt voor de materiaal en beheerskosten. Deze kosten bestaan uit o.a: telecommunicatie, kleding, ehbo spullen, registratie applicaties, laptoppen, crisispas, alarmkaarten, publieke(landelijke)campagnes etc. Het cluster OOV heeft afgelopen periode ad hoc via andere budgets (w.o. het oefenbudget) voor de noodzakelijke spullen gezorgd zodat de primaire processen geborgd bleven. OOV uur 5.000,- per jaar structureel. Totaal Kosten Uren Dekking Termijn 1. Organisatie op orde Ambtelijke uren Ambtelijke uren functionaris rampenstaf ,- 0.8FTE /ARB 16 uur per functionaris per jaar 11 - (cluster OOV) (per afdelingsplan) n dec Voor enkele (nieuw)functies is in het begin meer tijd nodig voor opleiding, training en oefening. Er wordt hier uitgegaan van het minimum aantal reguliere uren ten behoeve van de rampenbestrijding per jaar, per functionaris. 10

11 Norm 2. Planvorming n maken gebruik van regionaal crisisplan. n hebben o.b.v. regionaal crisisplan actuele gemeentespecifieke uitwerkingen vastgesteld. Naast algemene plannen beschikken gemeenten over een plan voor: juridische ondersteuning ondersteuningsteam continuïteitsplan asbestprotocol draaiboek jaarwisseling draaiboek grieppandemie Waar staan we nu? Maatregelen Verband Door wie Gereed Uren en budget Zodra het RCP en de nieuwe indeling beschikbaar is wordt de huidige planvorming hierop aangepast. Format is eind 1 e kwartaal beschikbaar. Zodra de nieuwe deelproces indeling vanuit de VRHM beschikbaar wordt gesteld wordt de huidige (deelproces)planvorming hierop aangepast. Vermoedelijk tweede kwartaal Het plan juridische ondersteuning, verslaglegging, IAC 12, ICT 13 team en facilitaire ondersteuning worden teruggebracht naar één plan. Dit scheelt in kosten en is nodig voor eenduidige aansturing. Bekeken moet worden of het verstandig is om een team van de bouw & wonen te organiseren voor piketdiensten. De ervaring leert dat zij bij de meeste branden en rampen nodig zijn (evaluatie C1000 brand). In i.r.t. SP71 organiseren. Het asbestprotocol moet worden nagekeken en geactualiseerd. VRHM BGC VRHM BGC District OOV OOV OOV + September 2012 November 2012 Februari uur 180uur 30uur Medewerkers zijn bekend met de voor hen relevante plannen. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in (deel)plannen Uit vorige evaluaties blijkt dat niet alle medewerkers nog voldoende bekend zijn met de voor hun geldende procedures en plannen., maar de nieuwe procesdeelplannen zullen moeten worden vertaald naar de lokale situaties en opnieuw moeten worden + TBZ + TBZ uur 30uur uur 12 Informatie en advies centrum 13 Informatie, communicatie en telefonie team 11

12 en gecommuniceerd naar betreffende functionarissen. Afspraken met derden zijn schriftelijk vastgelegd en worden tweejaarlijks geactualiseerd. Evaluatie van oefeningen en incidenten worden verwerkt in de plannen. Risico inventarisatie en beheer risicokaart actueel ingevuld en gecommuniceerd. Er is nog onvoldoende schriftelijke vastlegging en onvoldoende actualisatie (2 jaarlijks). Alle waakvlamoverkomsten, contracten, afspraken e.d. moeten worden bekeken en gecontroleerd op actualiteit en waar nodig herzien worden., echter zonder structuur. In het nieuwe crisisplan en de procesdeelplannen moet een evaluatie format worden opgenomen. is verplicht om 1x per jaar de provinciale risicokaart te actualiseren (ISOR en RRGS gedeelte). Zowel de risicokaart bereikbaar voor de burgers (openbaar) als de kaart voor de hulpdiensten (prof. kaart). VRHM BGC OOV TBZ 1 e kwartaal uur OOV Juni uur OOV Sept uur Totaal Kosten Uren Dekking Termijn 2. Planvorming op orde Vertalen zich in ambtelijke uren voor het actualiseren van de plannen, (waakvlam)overeenkomsten, protocollen en de uitwerking van specifieke lokale processen, kennis bij medewerkers etc. Geborgd in de 0.8FTE bij OOV Geborgd in de 16uur per functionaris onder punt 1, organisatie op orde Zie punt 1. Februari

13 3. Alarmeren & bereikbaarheid Norm Opkomst cruciale functies met scherpe opkomsttijd is geborgd d.m.v. hard piket; evt. in combinatie met (sub)regionale pool. Cruciale functies zijn: Verantwoordelijke interne alarmering (ARB) Informatiemanager Procesverantwoordelijke actiecentrum communicatie Hoofd actiecentrum communicatie secretaris Burgemeester (Voor gs en bm is inherent aan werk-zaamheden om (interne) vervangingsregeling af te spreken.) Piketvormen en formele opkomsttijden zijn: - GBT: 60 min. (loco) burgemeester (interne) vervangingsregeling: 60 min. Adviseur Bevolkingszorg (gs) (interne) vervangingsreg.: 60 min. ARB hard piket evt. i.c.m. (sub)regionale pool: 60 min. Waar staan we nu? Maatregelen Verband Door wie Gereed Uren en budget Pool van: - Informatiemanager BT - Informatiecoördinator TBZ Via districtelijk samenwerkingsverband borgen. + Uniforme piketvergoedingsregeling opstellen voor de gemeenten. Hierdoor wordt een aanzienlijke kosten besparing mogelijk, onder voorbehoud van het aantal gemeenten dat participeert. In de bezoldigingsregeling van Leiderdorp is opgenomen dat de opkomsttijd <60min. is. Voor de informatiemanager en moeten we de regeling aanpassen of dit apart in de aanstelling opnemen. Indien we gaan werken met een districtelijke piketregeling zullen de wettelijke tijden worden gehanteerd. P&O Febr Febr Aug Aug uur 60uur Kosten: zie onder punt 1. 40uur 40uur 13

14 Informatiemanager - hard piket evt. i.c.m. (sub)regionale pool: 45 min. Comm.adv. BT - hard piket evt. i.c.m. (sub)regionale pool: 45 min. Overige (m.u.v. operationele diensten) kanspiket: 60 min. (60min.) - TBZ: 90 min. Infocoördinator kanspiket evt. i.c.m. (sub)regionale pool: 60 min. Coördinator voorl. - hard piket evt. i.c.m. (sub)regionale pool: 45 min. Overige kanspiket: 90 min. (60min.) (60min.) (60min.) - Sectie Bevolkingszorg ROT AC Bevolkingszorg - hard piket evt. i.c.m. (sub)regionale pool: 45 min. SF Bevolkingszorg - hard piket evt. i.c.m. (sub)regionale pool: 60 min. (60min.) De sectie bevolkingszorg ROT staat niet genoemd in de regeling omdat deze regionaal georganiseerd is. Regionaal VRHM BGC Dec ,- - lijke actiecentra: 90 min. AC communicatie - kanspiket evt. i.c.m. (60min.) 14

15 (sub)regionale pool: 60 min. Hoofd AC communicatie regionale pool / hard piket: 45 min. AC s O&V en CRIB kanspiket i.c.m. (sub)regionale pool: 60 min. Ondersteunings- en verbindings-groep kanspiket: 45 min. Overige actiecentra kanspiket: 90 min. (60min.) (60min.) (60min) (60min.) Afhankelijk van de samenstelling van de ondersteuning en verbindingsgroep moet gekeken worden of van de eis/norm kan worden afgeweken met 15min. OOV P&O Mei uur 0,- Opkomsttijden zijn in gemeente formeel vastgelegd en bekend gemaakt aan betrokken medewerkers. Alle betrokkenen zijn adequaat voorbereid, geïnstrueerd en beoefend om op een alarmering te reageren. - Min. 1x p/kw. alarmeringsoefening voor hele crisisorganisatie. - Min. 1x p/jr. opkomstoefening voor hele crisisorganisatie. in de bezoldigingsregeling van Leiderdorp 2010 en in de individuele aanstellingsbrieven. Wel moeten de brieven en procedures nog worden aangepast en de procedure geborgd in de nieuwe organisatie (SP71). Er wordt 1x per maand gealarmeerd. Er zijn nog geen opkomstoefeningen gehouden in/voor Leiderdorp. OOV P&O SP71 n uur per functionaris 55x2 =110uur per jaar. Totaal Kosten Uren Dekking Termijn 3. Alarmeren en bereikbaarheid Ambtelijke uren door alarmeringsoefeningen De grootste kosten worden gemaakt door de aanstelling van de informatiemanagers. 120uur p. j. (2uur per functionaris) Zie punt 1. December

16 4. Informatiemanagement/informatievoorziening Norm Waar staan we nu? Maatregelen Verband Door wie Gereed Uren en budget lijke crisisorganisatie is opgeleid en geoefend om netcentrisch te werken en LCMS te hanteren. - Gaat om GBT, TBZ en actiecentrum communicatie. - Overige actiecentra moeten systeem uit kunnen lezen en via TBZ info beschikbaar kunnen stellen. GBT en TBZ houden eigen beeld bij en stellen dit geverifieerd z.s.m. beschikbaar voor totaalbeeld. - GBT: besluiten, acties en infovragen. - TBZ: besluiten, acties, infovragen en info uit actiecentra. is in staat haar bronbestanden te gebruiken en, indien nodig, beschikbaar te stellen. Implementatie informatiemanagers moet nog (formeel) worden gerealiseerd (aanstellen, piketvergoeding etc.). Zie punt 2. Alle actiecentra die het betreft moeten nog met LCMS leren werken (netcentrisch werken). Laptoppen zijn al aanbesteed voor alle teams. Trainingen kunnen intern door worden gegeven. Aanstellen informatiemanagers! Zie punt 1. Dan is dit punt op orde. Moet nog mogelijk worden gemaakt. Zowel technisch als juridisch. Moet nog worden uitgezocht. n + Actiecentra MT Infor. manager ICT : 80uur IM BT & TBZ: 60uur AC Voorlichting + O&V: 20uur TBZ: 20uur 0,- Febr Zie onder punt 1. Mei uur - Gerealiseerde (technische) 16

17 Norm Waar staan we nu? Maatregelen Verband Door wie Gereed Uren en budget koppelingen. - Opgeleide functionarissen. Totaal Kosten Uren Dekking Termijn 4. Informatievoorziening De kosten van dit actiepunt uiten zich voornamelijk in opleidingskosten en het aanstellen van de informatiemanagers voor het BT en TBZ, zie punt per functionaris 14 (infor.man.) Febr Er wordt hier uitgegaan van het minimum aantal reguliere uren voor bestaande functies per jaar, per functionaris. Bij personeel in nieuw)functies zijn in het begin additionele uren voor opleiding, training en oefening geen overbodige luxe. 17

18 5. Opleiden, trainen en oefenen (OTO) Norm Waar staan we nu? Maatregelen Verband Door wie Gereed Uren en budget Medewerkers crisisorganisatie zijn per functie voldoende en regionaal uniform opgeleid. - Leidinggevenden en rol specifieke functies: basiscursus crisisbeheersing en basisopleiding deelproces. - Medewerkers actiecentra: basiskennis crisisbeheersing en basisopleiding deelproces. - Uitvoerend medewerkers: instructie t.a.v. verwachtingen en werkwijze. - Norm is gehaald als 90% crisisorganisatie opgeleid is. Medewerkers crisisorganisatie volgen jaarlijks training of oefening om kennis en vaardigheden te onderhouden. Leiderdorp volgt het regionale oefenbeleidsplan. Alle leden hebben min. 1x de basiscursus gevolgd. Nog niet iedereen heeft een proces specifieke opleiding gevolgd. Ook herhaling en gevorderde trainingen moeten structureel worden geborgd. Hiervoor is het oefenbudget nodig zoals genoemd onder punt.. Niet alle medewerkers worden evenredig geoefend. Vooral de actiecentra en uitvoerend medewerkers moeten meer procesgerichte training maar vooral oefening krijgen. Regionaal Regionaal VRHM VRHM Okt uur (beheer en organisatie) Kosten: zie onder punt 1, OTO-norm: , Zie onder punt 1 OTOnorm. Trainingen en Evaluaties worden door het cluster OOV OOV Mei uur 18

19 Norm Waar staan we nu? Maatregelen Verband Door wie Gereed Uren en budget oefeningen worden geëvalueerd. - Evaluatie om verbeteringen in harde crisisorganisatie door te voeren (structuur, werkwijze, etc.). - Evaluatie om verbeteringen in zachte crisisorganisatie door te voeren (geschiktheid mensen). gehouden en opgesteld. Zowel van trainingen, oefeningen als incidenten. Een vaste structuur en systematiek ontbreekt hiervoor nog. Totaal Kosten Uren Dekking Termijn 5. Opleiden, Trainen en Oefenen ,- Opleidingsbudget (niet begroot) ,- Oefenbudget (begroot) 16uur per functionaris, per jaar als genoemd onder punt 1. Okt

20 Afkortingen ARB BGC BT : Ambtenaar Rampenbestrijding (ook wel ) : Bureau lijke Crisisbeheersing (beleidsondersteunend bureau (2FTE) voor de gemeentelijke rampenbestrijding voor de gehele regio) : Beleidsteam EV : Externe Veiligheid : Naam van de projectgroep van 5 buurgemeenten (Leiden, Leiderdorp, Zoeterwoude, Oegstgeest en Voorschoten) die op het gebied van de crisisbeheersing hun krachten bundelen om de kwaliteitsslag mogelijk te maken en kosten (zoveel mogelijk) te drukken. ISOR : Informatie Systeem Overige Rampentypen : (beleids)medewerker Openbare Orde en Veiligheid (ook wel ARB) O.O.V. : Het cluster Openbare Orde en Veiligheid. RRGS : Register Risicosituaties Gevaarlijke Stoffen SP71 : Servicpunt71, samenwerkingsverband tussen Leiden, Leiderdorp, Zoeterwoude en Oegstgeest op het gebied van Facilitaire, Financiele en Juridische dienstverlening. TBZ : Teambevolkingszorg. VRHM : Veiligheidsregio Hollands Midden 20