Zitting van 10 september 2018

Transcriptie

1 Aanwezig: Verontschuldigd: Openbaar Zitting van 10 september 2018 Marie-Thérèse De Smet, OCMW-voorzitter Carine Claerhout, Joke Vandemaele, Marianne Verbauwhede, Luc Vercaemer, Nicole Vercruysse, Annie Verschuere, OCMW-raadsleden Koenraad Degroote, burgemeester Bernard Vanmeerhaeghe, adjunct-algemeen directeur Celine Baeckelandt, Anja Demedts, OCMW-raadsleden Sofie De Clerck, algemeen directeur Goedkeuring verslag Betreft: 1. Goedkeuring verslag openbaar gedeelte vorige vergadering. Gelet op het verslag van het openbaar gedeelte van de vorige raadszitting ter inzage van de leden van de raad van het OCMW; Overwegende dat er geen opmerkingen gemaakt worden; Gelet op het OCMW decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de OCMW; Artikel 1 : Het verslag van het openbaar gedeelte van de vorige raadszitting wordt goedgekeurd. Algemene zaken Betreft: 2. Intern reglement op het gebruik van de gemeentelijke ICT-infrastructuur. Gelet op de beslissing van de gemeenteraad dd. 22/08/2018 inzake het intern reglement op het gebruik van de gemeentelijke ICT-infrastructuur; Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur; Gelet op de GDPR; Gelet op de richtsnoeren met betrekking tot de informatiebeveiliging van persoonsgegevens in steden en gemeenten, in instellingen die deel uitmaken van het netwerk dat beheerd wordt door de kruispuntbank van de sociale zekerheid en bij de integratie OCMW - gemeente; Gelet op het veiligheidsplan voor gemeente en OCMW Dentergem, waarbij één van de doelstellingen is het bewerkstelligen dat alle werknemers, ingehuurd personeel en externe gebruikers zich bewust zijn van bedreigingen en gevaren voor informatiebeveiliging, van hun verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid, en dat ze zijn toegerust om het beveiligingsbeleid van de organisatie in hun dagelijkse werkzaamheden te ondersteunen en het risico van een menselijke fout te verminderen; zo zal er speciale aandacht zijn voor : het gebruik van sociale media, hoe digitale bestanden veilig versturen, wachtwoorden correct gebruiken, beschermd blijven tegen virussen en andere malware, hoe verantwoord om te gaan met persoonsgegevens, weten hoe zich niet in de val te laten lokken om informatie vrij te geven; Gelet op de infosessie van 31 mei 2018 over bewustvorming informatieveiligheid & privacy, georganiseerd voor alle personeelsleden van gemeente en OCMW die toegang hebben tot de ICT-infrastructuur van gemeente en OCMW; Gelet dat gemeente- en OCMW-bestuur een ICT-middelen ter beschikking stelt aan hun personeelsleden in het kader van de uitoefening van hun beroepstaken; Gelet dat het gebruik ervan zowel de dienstverlening als de werking van het bestuur bevordert; Overwegende dat het bestuur wettelijke en morele verplichtingen heeft tot het nemen van veiligheidsmaatregelen; Gelet op de ingrijpende investeringen van de voorbije jaren met betrekking tot de ICTinfrastructuur en de beveiliging ervan;

2 Overwegende dat het belangrijk is dat de personeelsleden een eenduidig verstaanbaar document kunnen raadplegen omtrent het gebruik van de ICT-middelen; Overwegende dat gemeente en OCMW tevens moeten beschikken over een formeel beleid inzake mobiel gebruik van apparatuur waarbij rekening moet gehouden worden met de risico's van het werken in onbeschermde omgevingen; Overwegende dat medewerkers die mobiele apparatuur gebruiken moeten getraind worden zodat ze zich bewust worden van de extra risico's die deze manier van werken met zich meebrengt; Overwegende dat er dan ook beheersmaatregelen moeten getroffen worden omtrent het mobiel werken in onbeschermde omgevingen; Overwegende dat er geen algemeen beleid wordt toegestaan inzake telewerken doch indien de algemeen directeur oordeelt dat dit in een specifieke situatie nodig/nuttig is, dan dient dit te gebeuren onder de strikte voorwaarden en beperkingen die hiervoor door de ICTverantwoordelijke en de informatieveiligheidsconsulent worden opgelegd; Overwegende dat de middelen die hiervoor desgevallend ter beschikking gesteld worden dan ook niet mogen aangewend worden voor privé-gebruik; Gelet op de vraag van Vandemaele Joke, raadslid, hoe dit gecommuniceerd zal worden; dat de adjunct-algemeen directeur meldt dat er een bijeenkomst zal gepland worden waarbij een afschrift van het intern reglement aan de personeelsleden bezorgd wordt die tekenen voor ontvangst; Artikel 1 : Het intern reglement op het gebruik van de gemeentelijke ICT-infrastructuur, zoals in bijlage gevoegd aan de huidige beslissing, wordt goedgekeurd. Betreft: 3. Dag van de dementie - 14/09/2018 : kennisgeving Gelet op het initiatief van het Woonzorgcentrum O.L.Vrouw van Lourdes om op 14/09/2018 "Wandelen met dementie" te organiseren in het kader van dag van de dementie; Gelet de medewerking van het OCMW - Sociaal Huis Wegwijs; dat er aan de deelnemers een drankje zal aangeboden worden in de gebouwen van het OCMW; Gelet op het OCMW - decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de OCMW; Artikel 1 : De raad neemt kennis van het initiatief van het Woonzorgcentrum O.L.Vrouw van Lourdes om op 14/09/2018 "Wandelen met dementie" te organiseren in het kader van de dag van de dementie. Artikel 2 : Het OCMW - Sociaal Huis Wegwijs zal aan deze organisatie medewerking verlenen. Artikel 3 : Onderhavige beslissing zal voor verder gevolg aan de bevoegde overheid Betreft: 4. Aankoop bureelmeubilair landschapsbureel jeugd in Sociaal Huis Wegwijs : betaalbaarstelling factuur VFA18/00591 dd. 20/08/2018. Gelet op de beslissing van de raad dd. 19/06/2018 inzake de gunning van de aankoop van bureelmeubilair Sociaal Huis en polyvalente zaal; dat de opdracht werd gegund aan Bulvano

3 uit Wommelgem; Gelet op de factuur van Bulvano NV, Blarenberglaan 6, 2800 Mechelen ten bedrage van 7.016,00 + BTW = 8.439,36; Overwegende dat er 2 burelen en 2 bureelstoelen verder kunnen gebruikt worden die aangekocht werden door het PWA Dentergem; Gelet op de levering en plaatsing op 20/08/2018; Artikel 1 : De factuur VFA18/00591 dd. 20/08/2018 van Bulvano NV, Blarenberglaan 6, 2800 Mechelen voor de levering en plaatsing van bureelstoelen, burelen, uitschuifbare ladenkasten voor het landschapsbureel jeugd in het Sociaal Huis Wegwijs ten bedrage van 7.016,00 + BTW = 8.489,36, wordt betaalbaar gesteld door de raad. Betreft: 5. GDPR - verwerkingsovereenkomsten : kennisgeving. Gelet op de reglementering inzake bescherming van persoonsgegevens, en meer bepaald van het reglement (EU) 2016/679; Gelet op de verwerkersovereenkomst, bijlage 1 bij de verwerkersovereenkomst, de dienstenovereenkomst met betrekking tot toepassingen, de raamovereenkomst voor managed IT-diensten, de payroll & HR aangesloten klant (full service secretariaat) als bijlage bij de raamovereenkomst voor managed IT-diensten, de managed services met betrekking tot infrastructuur on premise als bijlage 1 bij de raamovereenkomst voor managed IT-diensten van Cipal Schaubroeck; Gelet op de verwerkersovereenkomst met VVSG Brussel; Gelet op de mail van Elisabeth Blancke, GPO voor de gemeente en het OCMW Dentergem dd. 28/08/2018; Artikel 1 : De raad neemt kennis van verwerkersovereenkomst, bijlage 1 bij de verwerkersovereenkomst, de dienstenovereenkomst met betrekking tot toepassingen, de raamovereenkomst voor managed IT-diensten, de payroll & HR aangesloten klant (full service secretariaat) als bijlage bij de raamovereenkomst voor managed IT-diensten, de managed services met betrekking tot infrastructuur on premise als bijlage 1 bij de raamovereenkomst voor managed IT-diensten van Cipal Schaubroeck. Artikel 2 : De raad neemt kennis van de verwerkersovereenkomst met VVSG Brussel. Artikel 3 : Onderhavige beslissing zal voor verder gevolg aan de bevoegde Overheid Personeel Betreft: 6. Opstarten tijdsregistratie personeel OCMW. Overwegende dat de tijdsregistratie bij het gemeentebestuur Dentergem reeds enkele jaren gebeurt via de toepassing van GET NV, Antwerpsesteenweg 107, 2390 Malle; Overwegende dat het de bedoeling is om voor het personeel van het OCMW te starten op 01/01/2019 met dezelfde toepassing;

4 Artikel 1 : De raad verklaart zich principieel akkoord om de verdere voorbereidingen te laten uitvoeren zodat de tijdsregistratie voor het personeel van het OCMW kan opgestart worden op 01/01/2019. Dit dossier zal verder uitgewerkt worden in samenspraak met het gemeentebestuur Dentergem. Kinderopvang Betreft: 7. Aanpassing huishoudelijk reglement verschillende locaties IBO Scoebidoe. Gelet op de beslissing van de raad dd. 15/02/2016 waarbij het huishoudelijk reglement van het IBO Scoebidoe werd aangepast naar aanleiding van de overstap naar TicketGang; Gelet op de beslissing van de raad dd. 27/06/2016 waarbij een aanpassing van de tarieven voor de opvang op schoolvrije dagen en vakanties werd goedgekeurd; dit met ingang van 01/07/2016; Gelet op de beslissing van de raad dd. 18/07/2018; Gelet op het ontwerp van aangepast huishoudelijk reglement voor IBO Scoebidoe opgemaakt door de jeugdcoördinator; Artikel 1 : Het huishoudelijk reglement van het IBO Scoebidoe, zoals voorgelegd, wordt goedgekeurd. Betreft: 8. Aanvraag subsidie Huis van het Kind. Gelet op de subsidieoproep van Kind & Gezin dd. 01/03/2018; dat er gestreefd wordt om in elke gemeente een Huis van het Kind te voorzien; Gelet de aanvraag voor subsidie Huis van het Kind, opgemaakt door de jeugdcoördinator in samenwerking met Logo Leieland en Kind & Gezin; Gelet op het verslag van de jeugdcoördinator voorgebracht ter zitting door de voorzitter; Gelet op de hint van Vandemaele Joke, raadslid, dat de website van het Huis van het Kind Roeselare heel goed gestructureerd is en gemakkelijk om gericht informatie op te zoeken; Artikel 1 : De raad neemt kennis van de subsidieaanvraag voor de oprichting van een Huis van het Kind. De aanvraag zal voor 01/10/2018 ingediend worden bij Kind & Gezin. Artikel 2 : Er wordt een startersvergadering georganiseerd in de tweede helft van september Artikel 3 : Onderhavige beslissing zal voor verder gevolg aan de bevoegde Overheid Financien Betreft: 9. BBC : Financiële rapportering 2de kwartaal Gelet op de financiële rapportering opgemaakt door de financieel directeur Anne Van den Abeele;

5 Met 4 stemmen voor (Marie-Thérèse De Smet, Carine Claerhout, Nicole Vercruysse, Annie Verschuere), 3 onthoudingen (Joke Vandemaele, Marianne Verbauwhede, Luc Vercaemer) Artikel 1 : De raad neemt kennis van de financiële rapportering tweede kwartaal 2018 opgemaakt door Anne Van den Abeele, financieel directeur van de gemeente en het OCMW Dentergem. Gedaan in zitting datum als boven Namens de raad De adjunct-algemeen directeur, De OCMW-voorzitter, Bernard Vanmeerhaeghe Marie-Thérèse De Smet