Jaaroverzicht 2013 GHOR Amsterdam-Amstelland voor Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland

Transcriptie

1 Jaaroverzicht 2013 GHOR Amsterdam-Amstelland voor Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland Opsteller: Ria Logtenberg Datum: 4 april 2013 Versie: 1.0 Vastgesteld op: 15 april 2014 Inleiding GHOR AA verantwoordt jaarlijks tussentijds haar activiteiten aan VRZW, op basis van het onderliggende convenant. Dit gebeurt over het eerste en over het tweede trimester en over het gehele jaar. De verantwoording wordt gerelateerd aan de afspraken over de planning voor het lopende jaar. In 2013 wordt er voor het eerst gewerkt met de nieuwe verantwoordingssystematiek. Doel is om meer inzicht in de resultaten te geven, de kwaliteit (bij de marap over het hele jaar) en de kosten. Dit jaar zijn de uren begroot, gerelateerd aan producten. Een volgende stap is de kosten ook daaraan toe te rekenen. Dit zal in de jaarcyclus voor VRAA gebeuren. Deze marap geeft inzicht in: 1) de urenverantwoording en managementrapportage: In deze marap wordt het aantal uren vergeleken met het begrote aantal uren, en daarbij wordt specifiek gekeken naar de afspraken met VRZW, die ten aanzien van producten zijn gemaakt. Verder wordt ingegaan op de formatie. 2) verantwoording speerpunten (resultaten): er wordt verantwoording afgelegd over de speerpunten, die gesteld zijn in het jaarplan ) prestatie indicatoren: de prestatie-indicatoren worden gepresenteerd, voor zover deze voor 2013 reeds inzichtelijk zijn. 1. Urenverantwoording en managementrapportage Uren die algemeen zijn voor VrZW en VrAA De meeste uren worden gelijk toegerekend aan VRZW en VRAA, bijvoorbeeld de meeste activiteiten ten behoeve van inzetbare GHORfunctionarissen en bedrijfsvoering. De pool van inzetbare functionarissen is voor beide regio s 24x7 paraat, en in de bedrijfsvoering wordt ook geen onderscheid tussen de regio s gemaakt. Ook de ketenregie wordt voor beide regio s gelijk georganiseerd. Bijeenkomsten en convenanten worden vaak voor de beide regio s georganiseerd en ontwikkeld. Uren specifiek VRZW Een aantal activiteiten zijn echter goed te onderscheiden: de advisering voor evenementen en ruimtelijke ordening, de planvorming, en bepaalde projecten. 1

2 Met VRZW is dit jaar het volgende afgesproken wat betreft multidisciplinaire bijdragen (directeurenoverleg 3 april 2013): -Bandbreedte MOTO-VRZW 2013: uur -Bandbreedte multidisciplinaire projecten VRZW (VBu): NB de adviestaak voor VRZW valt buiten deze afspraken, omdat deze taak buiten de scope van het veiligheidsbureau ZW valt. Cijfermatig overzicht GHOR (Totaal, VrZw en VrAA) Marap feb-dec 2013 Begroot 2013 Gerealiseerd 2013 Product/resultaatgebied Totaal begroot 2013 tijdsbesteding Uren 2013: febdec Tijdsbesteding Uren tov begroot (NB over 11 maanden: 92% vh jaar) Inzetbare GHOR-functionarissen % % 60% Voorbereiding van de witte keten % 352 1% 28% Advisering aan overheden en % % 129% hulpverleningsorganisaties Planvorming % 812 3% 69% Bedrijfsvoering (Communicatie, Management, % % 92% Juridisch advies, ea) Afwezigheid (ziekte en verlof) % Inzet (niet begroot) PM 262 1% Evaluatie 200 2% 68 0% 34% Taken voor Partners: GGD AA en ZW % % 94% Totalen: % % 110% Cijfermatig overzicht specificatie voor VrZW Product/resultaatgebied Begroot 2013 Gerealiseerd 2013: feb-dec Inzetbare GHOR-functionarissen OTO organiseren multi VRZW VRZW: kleine projecten 97 0 Voorbereiding van de witte keten nvt nvt Advisering aan overheden en hulpverleningsorganisaties adv. evenementen VRZW adviseren openb. ruimte VRZW Planvorming VRZW: Meerjarenbeleidsplan 0 0 VRZW: Regionaal Risicoprofiel 75 0 VRZW: Regionaal Crisisplan VRZW: Calamiteitenplannen 0 0 VRZW: Incidentbestrijdingsplannen 8 0 VRZW: Infectieziekten crisisbestrijdingsplan VRZW: kleine projecten VRZW: capaciteitsanalyse NZK 60 0 VRZW: Overig Bedrijfsvoering overig: comm, P&C, kwaliteit/juridisch nvt nvt Inzet (niet begroot) VRZW: inzet pm 88 Evaluatie VRZW: mono evaluatie VRZW: multi evaluatie 80 1 Taken voor Partners GGD ZW 220 2

3 Toelichting en opmerkingen: De periode januari is buitenbeschouwing gelaten, omdat in deze maand nog op de oude wijze is geregistreerd. Alleen voor MOTO VRZW zijn deze uren wel vanaf januari opgenomen in het overzicht, omdat hierop ook in januari al tijd werd geregistreerd. Inzetten De GHOR heeft een aantal GRIP-1 en 2 inzetten gehad voor VrZW: GRIP 2: 3 keer. -uitval 112/P2000/C2000 (1 maart) -storm (28 oktober) -brand Westzanerdijk met risico gevaarlijke stoffen (18 december) GRIP 1: 6 keer -ontruiming flat na schietincident Zaandam (8 april) -gaslek bij woonzorgcentrum in Zaandam (8 april) -brand (7 juli) -(8 september) -(18 oktober) -grote brand (18 december, in hetzelfde etmaal als de hiervoor vermelde GRIP 2) Conclusie, ten aanzien van de bandbreedtes: -MOTO VRZW is uiteindelijk ruim binnen de bandbreedte uitgekomen (935 uur), het hele jaar (incl. januari) in ogenschouw nemend. -Multidisciplinaire projecten zijn ruim onder de bandbreedte uitgekomen. In de 8-maands marap van 2013 werd al geconstateerd dat deze uren zouden achterblijven bij de marge, met name doordat projecten door het Veiligheidsbureau niet gestart waren, of pas in het najaar. Zo is het aantal uren dat begroot is voor het RCP 100, en zijn er maar 15 uren gevraagd en geleverd. In het directeurenoverleg van 7 november is hierover gesproken. Geconcludeerd is dat dit niet verwijtbaar is aan de GHOR en dus geen reden zal vormen voor verrekening. Projecten die later gestart zijn, zullen doorlopen in Ook zal de GHOR dan een apart project starten met betrekking tot zorgcontinuïteit en verminderd zelfredzamen. -Het Infectieziekten crisisbestrijdingsplan is niet opgesteld in 2013, omdat hierbij het RGODI eerst gereed moet zijn, en hierbij is de GHOR afhankelijk van de landelijke beleidsontwikkelingen. Het RGODI is naar verwachting medio 2014 gereed. Vervolgens kan het IFZB opgesteld worden, naar verwachting in de tweede helft van Overige opmerkingen: Bij ketenregie is door langdurige uitval van een collega minder uren geleverd, en ook niet alle geleverde uren zijn geregistreerd. Bij advisering in het algemeen zijn veel meer uren geregistreerd dan begroot, door de troonswisseling in VRAA. 3

4 Onder bedrijfsvoering vallen: management (excl uren hoofd), planning & control, communicatie, juridisch beleid, secretariaat en onderhoud van externe contacten. Personeel/formatie Er zijn twee nieuwe medewerkers in dienst getreden ter vervanging van personeel. De formatie is niet volledig ingevuld door de lange tijd die het kost een vacature met een geschikte kandidaat op te vullen ten gevolge van het huidige personeelsbeleid bij Gemeente Amsterdam. Daarnaast was er sprake van een aantal langdurig zieken. Hierdoor is de afwezigheid (verlof en ziekte) in 2013 hoger dan gebruikelijk. Dit heeft geleid tot een hoge werkdruk en niet alle medewerkers waren in staat hun werk te verrichten naar hun eigen kwaliteitsmaatstaven. Ook is om deze reden het project 'zorgcontinuïteit in zorginstellingen' niet gestart. 2. Verantwoording speerpunten 2013 Doelstellingen 2013 Realisatie 2013 Inzetbare GHORfunctionarissen *1 24x7 responsieve organisatie conform Regionaal Crisisplan (VRAA en VRZW) *2 multi-oefenen: focus 2013 functiegerichte trainingen en masterclasses (VRAA) *3 samenwerking met de nieuwe Gemeenschappelijke meldkamer in de processen borgen *4 ReVo: slachtofferregistratie tot in de haarvaten implementeren *5 nieuwe GHORfunctionarissen volgens norm opgeleid en getraind Hieraan is voldaan. De focus is verlegd conform het voornemen. Een aantal oefeningen voor VrAA begin 2013 is overigens vervallen in verband met de intensieve voorbereiding op de Troonswisseling. Maar ook deze voorbereidingen droegen bij aan het voorbereid zijn op een inzet. De Meldkamer van de Ambulance is pas sinds september officieel onderdeel van de GMK. De samenwerking met de GMK zal nog verder geborgd moeten worden, onder meer door invulling te geven aan een speciale GHOR-centralist. De realisatie loopt door in Slachtofferregistratie is geïmplementeerd. De stresstest in VrAA in december 2013 bewees dat de medewerkers van de GHOR hier goed op voorbereid zijn. Met de ziekenhuizen zijn uitwerkingsafspraken gemaakt over slachtofferregistratie, in lijn met de landelijke Handreiking voor slachtofferinformatie. Het project is hiermee afgerond. Wel vraagt dit proces constante aandacht bij het oefenen, bij de operationele implementatie bij ziekenhuizen en interregionale afstemming. Nieuwe medewerkers worden conform planning opgeleid en getraind. Helaas was het begin 2013 niet mogelijk, gezien de bezetting, om mensen pas in te roosteren na voltooiing van de opleiding. Er is daarom backup voor advies en coaching ingezet voor medewerkers. Omdat de functieprofielen en opleidingen voor GHORfunctionarissen landelijk zijn gewijzigd, volgt een aantal medewerkers een verkorte opleiding. 4

5 *6 Samenwerking VRKL intensiveren, gericht op gedeelde risico's (VrAA) Voorbereiding van de witte keten *1 Positionering GHOR in de witte keten door verantwoordelijkheden duidelijk te beleggen *2 Netwerk witte kolom en ketenregie verder versterken *3 Afronden convenanten met zorgaanbieders *4 Bijzondere aandacht naar verpleeghuizen Advisering aan overheden en hulpverlenersorganisaties *1 Positionering GHOR binnen evenementenbeleid *2 Troonswisseling vanuit witte kolom goed voorbereiden (VrAA) Extra was dit jaar een dag voor GHOR-functionarissen, ook die niet binnen het bureau werkzaam zijn. Deze dag was een succes, en leverde veel input om het contact met deze functionarissen nog beter vorm en inhoud te geven. In 2013 is de samenwerking met VrKL tegen het licht gehouden. Afgesproken is de samenwerking met VrKL te intensiveren op het gebied van reguliere werkzaamheden (piketfunctionarissen) en op het gebied van kennis delen. Er wordt daarbij ook aansluiting gezocht bij met name de regio's Noord Holland Noord en Zaanstreek-Waterland. Dit zal bottum up gebeuren: vanuit de medewerkers zelf. Speciale aandacht is er voor risico's die de regio's samen delen zoals risico's betreffende Schiphol, Noordzeekanaal en de haven en infectieziekten. De positionering is verder uitgedacht in het meerjarenbeleidsplan. Dit zal de komende jaren aandacht vragen. Dit jaar heeft de GHOR de bestaande contacten met de ketenpartners verder versterkt met de Regiegroep Acute Zorg en de deelname aan de Regionale Overleggen Acute Zorg (ROAZ) van de Traumacentra VUMC en AMC. Het laatste convenant dat de GHOR wilde sluiten, is het ondertekeningtraject ingegaan. Daarmee zijn met alle ziekenhuizen, huisartsen en Ambulance Amsterdam convenanten afgesloten. De convenanten met de ziekenhuizen zijn nader uitgewerkt op het gebied van slachtofferregistratie, waarmee de afspraken in lijn zijn gebracht met de landelijke Handreiking Slachtofferinformatie. Er is in 2013 geen aandacht gegaan naar verpleeghuizen, vanwege een onderbezetting. Met ingang van 2014 is hiervoor iemand aangetrokken, en wordt alsnog een project gericht op zorgcontinuïteit gestart. De GHOR heeft dit jaar veel tijd besteed aan de advisering van evenementen, waaronder de Troonswisseling. Hierbij is constant aandacht voor procesverbetering (mono- en multidisciplinair) en positionering van de GHOR. Dit krijgt ook de komende jaren aandacht, om de gewenste professionalisering te bereiken. Dit is gebeurd, in nauwe afstemming met de multipartners en met een uitgebreid draaiboek voor de eigen kolom. 5

6 *3 Procesverbetering bij risicoanalyse en advisering evenementen Planvorming *1 Bij ontwikkelen van de diverse multidisciplinaire plannen witte kolom vertegenwoordigen. zie ook bij punt 1. Er is op vele evenementen geadviseerd op gezondheidskundige aspecten. De GHOR was met name bij de Marathon kritisch in de evaluatie, gezien de omvang van het evenement en de fysieke inspanning van de deelnemers. Met name door de drukte rond de troonswisseling is een beperkt aantal evenementen niet tijdig geadviseerd (zie ook prestatie indicatoren). Bij planvorming heeft de GHOR de witte kolom vertegenwoordigd in beide regio's. Bijdragen zijn grotendeels geleverd conform de planning/verzoek. Bij VrZW zijn de multidisciplinaire projecten echter pas laat in het jaar gestart, waardoor de afgesproken uren niet besteed zijn. Omdat dit niet aan de GHOR te wijten is, zal dit geen consequenties hebben. De projecten zullen in 2014 doorlopen. *2 Koppeling van plan naar OTO De koppeling van planvorming naar OTO is een continu proces waar de nodige aandacht aan wordt besteed, zowel door de GHOR als ook door de multi-partners. *3 Speciale aandacht gaat naar interregionale samenwerking bij het Noordzeekanaal en infectieziektebestrijdingsplannen voor VRAA en VRZW Inzet * bij inzetten juist acteren, conform afspraken Evaluatie *Verbeteren lerend vermogen van incidenten Er is een speciale werkgroep geweest gericht op het NZK en infectieziektebestrijding, met ook participatie van Vr Kennemerland. Dit heeft geresulteerd in planvorming, die in 2014 beoefend zal worden. Bij inzetten is geacteerd conform afspraken. Bij een aantal inzetten was een bezetting voor beide regio's nodig: uitval 112, de Troonswisseling/Koninginnedag en de storm. Dit is in alle gevallen gelukt. Evaluaties zijn onder meer opgesteld van de troonswisseling, uitval 112/communicatie en de storm. Verbeteracties die hieruit voortkomen worden gemonitord. Taken voor Partners GGD AA en GGD ZW * borgen crisistaken GGD Ook dit jaar heeft de GHOR taken uitgevoerd voor partners. De GHOR heeft conform de planning het GROP van GGD A herzien, en het OTO-plan voor het GROP van GGD A en GGD ZW uitgevoerd. De GGD Amsterdam is geaudit voor het GROP, met een goede beoordeling 6

7 Bedrijfsvoering *1 bedrijfsvoering verbeteren en professionaliseren: A3 methodiek, procesmatig werken en productbegroting invoeren. Hiermee basis leggen voor duidelijke focus van het bureau en heldere externe verantwoording *1a. Opstellen meerjarenbeleidsplan. *2 (inter)actieve communicatie, oa met de nieuwe site en rond actualiteiten, gericht op GHORfunctionarissen, partners (mono en multi) en derden Wat betreft de bedrijfsvoering, is de A3 methodiek geïmplementeerd, is de productbegroting in de P&C cyclus geïntegreerd (uren van het personeel, en doelen bij de producten) en zijn voor de processen beschrijvingen opgesteld, om het procesmatig werken te borgen. Vanaf 2014 worden de laatste verbeterslagen doorgevoerd: de prestatie indicatoren worden dan geïntegreerd in de P&C planning, de kostenplaatsen worden in lijn gebracht met de producten en er wordt een uurtarief berekend. Er is een Meerjarenbeleidsplan door de GHOR opgesteld voor de periode Dit wordt begin 2014 vastgesteld. De nieuwe website is live gegaan. Hierover ontvangt de GHOR veel positieve reacties van partners. Er wordt regelmatig een digitale nieuwsbrief opgesteld, zodra er enige berichten zijn. Het GHOR- bureau is opnieuw HKZ-gecertificeerd. 3. Prestatie indicatoren De prestatie indicatoren van de GHOR zijn gebaseerd op de prestatie indicatoren die landelijk ontwikkeld zijn voor de GHOR (de zogenaamde Aristoteles indicatoren). In 2013 zijn deze voor het eerst geanalyseerd voor het jaar Niet alle indicatoren zijn bekend. Er wordt door de GHOR ook een kosten/baten afweging gemaakt bij het in kaart brengen van de indicatoren, omdat sommige indicatoren arbeidsintensief zijn om te meten. Momenteel worden de indicatoren over 2013 geanalyseerd. Vandaar bevat onderstaand overzicht nog een aantal PM-uitkomsten. Het streven is dit met ingang van 2014 in de P&C-cyclus van de GHOR te borgen. Afspraken met ketenpartners (percentage van de ketenpartners waarmee actuele schriftelijke afspraken gemaakt, incl. verpleging/verzorging, etc) 2012 Jaarrekening 2013 Begroting 60% 60% 2013 Jaarrekening 60% -indien beperkt tot ketenpartners binnen Acute Zorg 100% 88%** GHOR-advies bij evenementen: percentage van de relevante % evenementen waarbij GHOR moet adviseren, de GHOR heeft geadviseerd Tijdige advisering mbt evenementen en RO - 90% 89% Continuïteitsplannen: percentage van de ketenpartners met - - niet een actueel continuïteitsplan bekend; inventaris atie in 2014 Zirop: percentage van de ziekenhuizen in de regio dat 100% 100% 100% beschikt over een actueel Zirop Geoefendheid 1e lijns ketenpartners: percentage van de % 7

8 ketenpartners, waarmee schriftelijke afspraken zijn gemaakt, heeft geoefend zoals afgesproken in deze schriftelijke afspraken Geoefendheid sleutelfunctionarissen GHOR*: percentage van 86% 90% pm de GHOR functionarissen is opgeleid, getraind en geoefend conform de hiervoor geldende eisen in het jaarplan OTO Tijdige opkomst bij GRIP-incidenten 95% 100% 97% Rooster piketfunctionarissen GHOR* gevuld - 100% 100% Profcheck SIGMA medewerkers: percentage van de 100% 90% 100% aangestelde SIGMA-medewerkers heeft de tweejaarlijkse bekwaamheidstest (profcheck) met positief gevolg afgelegd Materieel GHOR: percentage van de inzetten en oefeningen 100% 90% 100% waarbij het benodigde rampenbestrijdingsmaterieel tijdig ter plaatse is Evaluaties GRIP inzetten: percentage van de GRIP-inzetten - 90% 100% dat binnen de GHOR (monodisciplinair) is geëvalueerd Evaluaties opleidingen, trainingen en oefeningen: percentage - 90% pm van de opleidingen, trainingen en oefeningen dat is (monodisciplinair) geëvalueerd Verbeteracties uit opleidingen, trainingen en oefeningen: 37% 90% pm percentage verbeteracties uit OTO dat binnen de looptijd is gerealiseerd Verbeteracties uit GRIP-inzetten: percentage van de verbeteracties uit GRIP-inzetten dat binnen de looptijd is gerealiseerd (indien ze binnen de reikwijdte van het GHORbureau vallen) - 90% pm *Voor de indicatoren waar gesproken wordt over GHOR-functionarissen is het percentage (net als in 2012) selectief berekend van de GHOR functionarissen Alg. Cdt, DPG en OvDG. ** Het convenant met huisartsen in Amstelland is eind 2013 het ondertekeningstraject ingegaan. Dit is in 2014 afgerond. Daarmee komt het percentage op 100% 8