Koninklijke BAM Groep

Transcriptie

1 E I N D R A P P O R T S TA K E h O l D E R D I A l O O G Koninklijke BAM Groep

2 E I N D R A P P O R T V A N S T A K E h O l D E R D I A l O O G K o n i n K l i j K e B A M G r o e p BAM wil worden herkend als een leidende duurzame bouwonderneming. Verdere inbedding van verantwoord ondernemen staat hoog op de strategische agenda. BAM is zich ervan bewust dat werkelijke duurzaamheidswinst alleen kan worden gerealiseerd door de betrokkenheid van haar stakeholders. om haar duurzaamheidsbeleid verder af te stemmen op de behoeften van de stakeholders vond daarom op 1 juli 2014 de vijfde stakeholderdialoog van de Koninklijke BAM groep plaats in de Tuin van noord, de voormalige gevangenis aan de Noordsingel in Rotterdam. Doel van de stakeholderdialoog was om met stakeholders in gesprek te gaan over de vraag hoe BAM waarde kan toevoegen aan het milieu en de maatschappij. Het gaat daarbij over wat BAM minder slecht kan doen in haar processen en meer goed kan doen met haar projecten, binnen de thema s veiligheid, energieverbruik & CO2-emissies en proces- en productkwaliteit. Met de resultaten van de stakeholderdialoog wil BAM het duurzaamheidsbeleid en de verslaglegging hierover verder verbeteren. Dit eindrapport dient als naslagwerk voor de organisatie van de BAM stakeholderdialoog Het rapport bestaat uit de volgende delen: Deel 1 - Verslag van stakeholderdialoog Deel 2 - Achtergrondinformatie organisatie stakeholderdialoog 2

3 E I N D R A P P O R T V A N S T A K E h O l D E R D I A l O O G K o n i n K l i j K e B A M G r o e p Eindrapport Stakeholderdialoog inhoudsopgave Deel 1 Verslag van stakeholderdialoog Samenvatting 4 introductie 5 Dialoogronde 1: minder slecht (proces) Veiligheid energiegebruik en Co2-emissie perfecte kwaliteit 7 Dialoogronde 2: meer goed (product/levenscyclus) Veiligheid energiegebruik & Co2-emissie perfecte kwaliteit 9 Deel 2 Achtergrondinformatie organisatie stakeholderdialoog Selectie van stakeholders 10 evaluatie stakeholderdialoog 10 Bijlage A: Uitnodiging 12 Bijlage B: Deelnemerslijst 13 Bijlage C: Genodigdenlijst 14 Bijlage D: programma 18 Bijlage e : overzicht breakoutsessies 19 Bijlage F : Voorbereidende enquête 20 F1: enquêteformulier 20 F2: enquêterespons 23 Bijlage G: evaluatieenquête 26 G1: enquêteformulier 26 G2: enquêterespons 27 3

4 E I N D R A P P O R T V A N S T A K E h O l D E R D I A l O O G K o n i n K l i j K e B A M G r o e p Samenvatting op 1 juli 2014 ging BAM met een groep van interne en externe stakeholders voor de vijfde keer in dialoog. Tijdens deze dialoog werden uitdagingen van BAM rond de thema s veiligheid & gezondheid, energiegebruik en Co2- emissies en proces- en productkwaliteit besproken. De belangrijkste boodschappen van de stakeholders staan hieronder uiteengezet. Veiligheid en gezondheid om gedragsverandering te stimuleren zou BAM: o Zowel sanctie- als beloningsbeleid kunnen invoeren; o peer-pressure krachtiger kunnen maken dan order van de baas om machocultuur te doorbreken. Voor het wegnemen van potentieel gevaarlijke situaties zou BAM: o lean & BiM meer kunnen toepassen; o Kosten van veiligheidsmaatregelen en ongevallen tegenover elkaar kunnen zetten. BAM zou zelf kunnen komen met de definitie van een gezond bouwwerk, dat bijdraagt aan het welzijn van de mens. BAM zou de mogelijkheid kunnen bieden voor klanten om een gebouw samen te stellen: o Met opties m.b.t. gezondheid, welzijn en zelfvoorzienendheid; o Door samen te werken met (keten)partners om deze opties aan te bieden. Energieverbruik en CO2-emissies BAM zou de inzet van personeel en transport beter kunnen plannen voor het behalen van een hogere efficiëntie, gebruik makend van de expertise van toeleveranciers; BAM zou energie- en Co2-zuinigere grondstoffen kunnen gebruiken en alternatieve producten kunnen overwegen; BAM zou meer werk kunnen maken van het zichtbaar maken van de voordelen voor klant en eindgebruiker van energie- en Co2-zuinige gebouwen door: o producten en promotie te richten op zowel donker- als lichtgroene consumenten; o labelling; o energie- en Co2-zuiniger maar niet duurdere concepten aan te bieden voor lichtgroene consumenten; o inzicht te bieden in total cost of ownership ; o een merk te worden in energiezuinige gebouwen; BAM zou kunnen samenwerken met financiële instellingen voor nieuwe financierings-modellen die energiezuinige oplossingen aantrekkelijker en toegankelijker maken; BAM zou kunnen samenwerken met ketenpartners: o om kennis en expertise te delen over mogelijkheden voor vermindering van energieverbruik en Co2-emissies; o om sneller te ontwikkelen en experimenteren. Perfecte kwaliteit BAM zou bij projecten een nog betere en selectievere intake mogen doen richting klant én omgeving om succesvoller in te schrijven en herkend te worden als leidende partij; BAM wordt gezien als de verbindende partij in de sector en zou daar nog meer naar mogen handelen, niet alleen centraal maar ook decentraal ; BAM zou intensiever kunnen samenwerken met ketenpartners en hen meer moeten uitdagen om elkaars kwaliteiten, kennis & kunde te benutten; BAM zou meer mogen doen aan branding en framing van haar (duurzame) prestaties en producten om meer herkend te worden en een leidende rol te spelen in de keten; BAM en ketenpartners zouden transparant mogen zijn over garanties aan ketenpartners en klanten, naar de levensduur van producten en met realistische onderhoudsnormen. 4

5 D E E l 1 : V E R S l A G V A N S T A K E h O l D E R D I A l O O G K o n i n K l i j K e B A M G r o e p Introductie Dit jaar heette Rob van Wingerden, lid raad van bestuur, de stakeholders welkom. Van Wingerden gaf een toelichting op de visie van BAM en benadrukte zijn waardering voor de inbreng en openheid van de aanwezigen. Giuseppe van der Helm (Executive Director, VBDO) leidde de aanwezigen in over de doelen van de stakeholderdialoog: bepalen hoe BAM de positieve impact op milieu en maatschappij kan vergroten en welke thema s de grootste impact hebben op externe stakeholders en op BAM zelf, om hiermee het duurzaamheidsbeleid en de verslaglegging hierover verder te verbeteren. Hierna volgde een introductie van de deelnemers, waarbij iedereen vertelde over de rol van duurzaamheid in hun leven, respectievelijk professioneel en privé. De groep externe stakeholders bestond uit zestien personen die werkzaam zijn bij voor BAM relevante financiële instellingen, overheden, leveranciers, maatschappelijke organisaties en service providers. Daarnaast waren er interne stakeholders van verschillende werkmaatschappijen aanwezig. Vervolgens gaf William van Niekerk (directeur CSR, BAM) een presentatie over de (voortgang van) het duurzaamheidsbeleid van BAM. Hij stelde dat aangezien BAM een duurzame bouwonderneming wil zijn, zij iets moet en wil doen met actuele thema s als klimaatverandering. BAM doet dit vanuit haar missie van creatie van waarde voor stakeholders door het samenbrengen van mensen, kennis en kapitaal. Op de centrale KPI s die BAM heeft vastgesteld zijn de afgelopen jaren wisselende ontwikkelingen te herkennen: wat betreft ongevallen bestaan grote regionale verschillen, CO2-emissies zijn toegenomen door sterke uitbreiding van bedrijfsactiviteiten buiten Europa en de doelstellingen voor vermindering en scheiding van afval zijn ruim gehaald. Ten slotte lichtte William van Niekerk een aantal interessante projecten uit, waaronder groen gecertificeerde gebouwen in het Verenigd Koninkrijk, renovaties tot energieneutrale woningen in Nederland en het gemeentehuis van Brummen, gebouwd volgens het principe van de circulaire economie. Hij sloot zijn presentatie af met de trotse mededeling dat BAM als enige Nederlandse bouwer het duurzaamheidsverslag over 2013 volgens de GRI G4 comprehensive richtlijn heeft opgesteld, en in 2013 in verschillende benchmarks (Transparantiebenchmark, Carbon Disclosure Leadership Index en de VBDO Responsible Supply Chain Benchmark) een koploperspositie inneemt. Hierna presenteerde Saskia Verbunt (Projectmanager Duurzaam Ondernemen, VBDO) de resultaten van de voorbereidende enquête (gericht op de materialiteit van thema s voor BAM). Hierin viel op dat enkele voor BAM traditionele duurzaamheidsthema s als energieverbruik en luchtemissies hoog scoorden op maatschappelijke impact, maar lager op de impact op de stakeholder zelf. Verder was noemenswaardig dat stakeholders de impact van corruptie/ integriteit net als vorig jaar op zowel de maatschappij als henzelf hoog inschatten, terwijl de meer politieke thema s als diversiteit van medewerkers juist lager scoorden. Na dit plenaire deel ging de groep uiteen in drie subgroepen voor de eerste dialoogronde. 5

6 D E E l 1 : V E R S l A G V A N S T A K E h O l D E R D I A l O O G K o n i n K l i j K e B A M G r o e p Dialoogronde 1: minder slecht (proces) Tijdens de eerste dialoogronde werden de drie hoofdthema s benaderd vanuit de vraag hoe BAM haar negatieve impact op het milieu en de maatschappij kan verminderen door procesverbetering. 1.1 Veiligheid Tijdens deze sessie bogen de stakeholders zich over de vraag hoe BAM onveiligheid nog meer terug kan dringen in de bouw. BAM heeft het aantal ongevallen aanzienlijk verminderd met procedures, regels en beschermingsmiddelen ter bevordering van de veiligheid. Gedragsverandering van werknemers is een eerste oplossingsrichting om de veiligheid verder te verbeteren. Hierin kunnen zowel sanctiebeleid als beloningsbeleid (bijvoorbeeld een bonusregeling voor leveranciers met een zeer lage incident Frequency) een rol spelen. naast deze maatregelen van bovenaf is een persoonlijke benadering (bijvoorbeeld presentaties van bij ongevallen betrokken werknemers) een zeer krachtig instrument: peer pressure onder collega s is naar verwachting essentieel om de machocultuur in de bouwsector te doorbreken. Ten slotte werd publicatie van foto s van onveilige situaties genoemd als veelbelovende strategie om gedragsverandering te realiseren. naast gedragsverandering kan vermijding van potentieel gevaarlijke omstandigheden de veiligheid verbeteren. Hiervoor kunnen lean en BiM (Building Information Modeling) worden toegepast. Voordeel van BiM is dat dit systeem rust creëert op de bouwplaats door vroegtijdige identificatie van potentiële gevaren. (Andere best practices op veiligheidsgebied in de bouwsector werden aangehaald.) De kloof tussen kantoor en bouwplaats kan bovendien nog verder gedicht worden door uitvoeringservaring naar voren te halen in de organisatie. Vaak zorgen veiligheidsmaatregelen voor kostenbesparing doordat deze met hogere efficiëntie en lagere faalkosten gepaard gaan. Door kosten van ongelukken, efficiëntieniveaus en veiligheidsmaatregelen te kwantificeren en tegenover elkaar te zetten kan deze impact zichtbaar gemaakt worden (bijv. d.m.v. True price methode), iets dat ook de kans om tenders te winnen kan verhogen. BAM kan ook zelf haar leveranciers beoordelen op veiligheid, bijvoorbeeld naar voorbeeld van de veiligheidsladder van prorail. om leveranciers die niet blijken te leren van gemaakte fouten te vermijden, moet BAM haar criteria voor veiligheid in aanbestedingen zeer duidelijk maken. omgekeerd kan BAM er soms ook zelf voor kiezen om niet in te schrijven op aanbestedingen waarin niet het veiligheidsniveau gegarandeerd kan worden, waar BAM voor wil staan. 1.2 Energiegebruik en CO2-emissie Tijdens deze sessie zochten de stakeholders naar manieren voor BAM om energieverbruik en Co2-emissies in de keten verder te verminderen. om dit te bereiken kan BAM energie- en Co2-zuinige grondstoffen gebruiken en alternatieve producten bekijken. Daarnaast kan BAM energieverbruik en Co2-uitstoot verminderen door efficiëntie te verhogen. Dit kan bereikt worden door gebruik te maken van expertise van toeleveranciers, door projecten en roosters van werknemers beter te plannen (in slots, zorgt tevens voor lagere faalkosten), door het aantal vervoersbewegingen op de bouwplaats te verminderen, door te werken met lokale werknemers, en door leveranciers te combineren. om dit te realiseren mag BAM invloed uitoefenen op haar leveranciers. Dit gebeurt op dit moment al wel in het algemeen, maar mag volgens stakeholders ook meer projectspecifiek. ook kan BAM bij selectie van leveranciers bijvoorbeeld de carbon footprint laten meewegen. Aangezien veel van de genoemde doelen tevens de efficiëntie verhogen, kunnen deze ook kostenbesparingen opleveren. Bij meting en doelstellingen van energieverbruik en Co2-uitstoot is het belangrijk dat bedrijven dit in ieder geval relatief doen, bijvoorbeeld aan hun omzet, om vergelijking tussen verschillende bedrijven en jaren mogelijk te maken. Voor energie- en Co2-besparing is inzicht nodig in de processen die voor gebruik en uitstoot zorgen. Life cycle analysis 6

7 D E E l 1 : V E R S l A G V A N S T A K E h O l D E R D I A l O O G K o n i n K l i j K e B A M G r o e p Dialoogronde 1 kan voor dit inzicht zorgen. Wanneer deze informatie beschikbaar is in de keten, is het belangrijk dat bedrijven hier transparant over zijn, zodat dit onderling als criterium voor samenwerking kan dienen. ook is het belangrijk dat ketenpartners hun kennis en expertise met betrekking tot energie en Co2 met elkaar delen - BAM mag aandringen met de eigen kennis en expertise bij ketenpartners, en hen ook vragen om hun kennis en expertise te delen. BAM kan ketenpartners stimuleren door een voortrekkersrol in te nemen en best practices te laten zien. BAM kan bewustwording van de mogelijkheden van haar projecten bevorderen door energie- en Co2-besparing van gebouwen zichtbaar te maken voor eindgebruikers (bijvoorbeeld met een BreeAM label). Bewustere consumenten eisen meer van bouwbedrijven en stimuleren zo verdere verbetering in de sector. 1.3 Perfecte kwaliteit Tijdens deze sessie zochten de stakeholders naar manieren om het perfecte proces te realiseren. Het eerste dat bij de stakeholders opkwam, is due dilligence: zo kan worden verzekerd, dat eerst de omvang van problemen in de volledige breedte wordt beschouwd, en van daaruit oplossingen worden gezocht. op die manier kan impact worden gerealiseerd op zowel de het bedrijf zelf, als op belanghebbenden (waaronder omwonenden van projecten, opdrachtgevers, financiers en overheid). Het is belangrijk voor een perfect proces, dat deze belanghebbenden in dialoog bij elkaar worden gebracht. een belangrijke uitdaging voor BAM is nog om de kloof tussen de op het kantoor gemaakte plannen en de daadwerkelijke aanpak op de bouwplaats te dichten. Wanneer besluitvorming op de juiste momenten respectievelijk centraal en decentraal plaatsvindt, kan optimaal worden samengewerkt met ketenpartners om zo elkaars expertise te benutten. Door elkaar als ketenpartners uit te dagen om de beste oplossingen te vinden, wordt doorontwikkeling gerealiseerd die aan de basis staat van duurzame relaties waarmee gezamenlijk verschil gemaakt kan worden in aanbestedingen. BAM kan hierin een voortrekkersrol vervullen door prijs te laten varen als belangrijkste criterium. Door selectief in te schrijven op aanbestedingen met voldoende budget, kunnen BAM en ketenpartners zich specialiseren en profileren in kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid. BAM mag zich ook zo naar de eindgebruiker presenteren, bijvoorbeeld door een plakkaat met duurzaamheidslabel in een gebouw. 7

8 D E E l 1 : V E R S l A G V A N S T A K E h O l D E R D I A l O O G K o n i n K l i j K e B A M G r o e p Dialoogronde 2: meer goed (product/levenscyclus) Tijdens de tweede dialoogronde werden de drie hoofdthema s benaderd vanuit de vraag hoe BAM waarde kan toevoegen aan het milieu en de maatschappij met haar producten. 2.1 Veiligheid De stakeholders in deze groep bogen zich over de definiëring van een gezond gebouw. Dit heeft geresulteerd in de volgende centrale criteria: Geen giftige stoffen/materialen; Beter binnenklimaat, licht, lucht; Veilig; Welzijn, geluk en comfort; Aanpassing aan evt. beperking; Assimileert in de omgeving geen negatieve impact; Houd sociale aspecten zowel binnen als buiten het gebouw in het oog; Zelfvoorzienend in energie, water, voeding (circulaire economie); Flexibel voor behoeften van de gebruiker it-systemen; Geconcludeerd werd dat, door de mate van persoonlijkheid van welzijn, consumenten de service geboden moet worden om naar eigen wens, net zoals bij auto s al de norm is, zelf de woning samen te stellen aan de hand van een scala aan opties op de genoemde aspecten. om alle door gebruikers gewenste producten en diensten te kunnen leveren kan BAM samenwerken met partijen als zorgverzekeraars, it-, internet- & telecombedrijven, energiemaatschappijen, ngos, jongeren-organisaties, werkgevers- en werknemersorganisaties en Vereniging eigen Huis. 2.2 Energiegebruik en CO2-emissie Tijdens deze sessie zochten de stakeholders naar manieren voor BAM om de markt voor energieneutrale- en positieve producten te vergroten. BAM houdt zich hier al mee bezig op de woningmarkt door enerzijds woningen via deelname aan de Stroomversnelling te renoveren tot energieneutrale woningen en anderzijds door nieuwe energie neutrale en/of -positieve woningen te bouwen. BAM mag zulke woningen meer promoten richting consumenten door deze als zodanig te labellen. Wel kan BAM de producten die zij aanbiedt en de promotie hiervan aanpassen aan de markt: hoewel er een niche bestaat van fanatieke donkergroene consumenten is de meerderheid van de consumenten nog steeds in grote mate gefocust op kosten. Voor deze markt kan BAM zich inzetten om lichtgroene producten aan te bieden: producten die wel energie- en Co2-zuiniger zijn, maar niet zozeer duurder. Hierbij is het belangrijk dat BAM inzicht biedt in de total cost of ownership, inclusief opties, afwegingen, startprijzen en levensduurkosten. Deze informatie kan worden vergaard door middel van life cycle analysis en financieel adviseurs kunnen helpen het verdienmodel duidelijk uit te leggen. Stakeholders stelden dat BAM niet alleen staat in reductie van energiegebruik en Co2-emissies: ook leveranciers en opdrachtgevers en politiek en overheid moeten hierin meedoen. BAM kan vooruitgang bij ketenpartners te stimuleren door samen te werken met financiële instellingen om financieringsmodellen slimmer te maken. BAM mag een voortrekkersrol innemen in transparantie over kennis en risico s onder ketenpartners. een nieuw samenwerkings- model met bereidheid tot het doen van concessies, het nemen van risico s en het bieden van garanties kan ketenpartners stimuleren om sneller te ontwikkelen, experimenteren en testen. 8

9 D E E l 1 : V E R S l A G V A N S T A K E h O l D E R D I A l O O G K o n i n K l i j K e B A M G r o e p Dialoogronde Perfecte kwaliteit Tijdens deze sessie bogen de stakeholders zich over de definiëring van het perfecte product. Volgens stakeholders is goede communicatie met stakeholders, met een focus op de beleving van eindgebruikers, belangrijk om toegevoegde waarde te kunnen leveren. Verwachtingsmanagement is jarenlang ondergeschoven kindje geweest in de bouwsector en iedereen in de sector moet eigenlijk een keer meemaken om een huis te laten bouwen, door een aannemer. in gevallen waarbij de klant niet direct overeenkomt met de eindgebruiker (bijv. een weg) moet een balans worden gezocht tussen de belangen van betrokken stakeholders. Verder zouden klachtenprocedures positiever en actiever ingezet kunnen worden: een klacht is een kans en dat moet je internaliseren. Vaste procedures, eventueel met behulp van een ombudsman, kunnen hierbij helpen. op dit moment schuiven leveranciers in de bouwsector verantwoordelijkheden op elkaar af met garanties onder dusdanig veeleisende, specifieke en bovendien onduidelijke onderhouds-voorwaarden, dat het voor de klant haast onmogelijk wordt om hierop aanspraak te maken. om klanten gepaste garanties te bieden naar de levensduur van het product, moeten leveranciers eerlijk zijn naar ketenpartners over realistische onderhoudsnormen. Vanuit deze bespreking van garanties kwamen de stakeholders terecht bij het feit dat eigenlijk niet het product zelf, maar de diensten die het product levert belangrijk zijn voor gebruikers. Bouwbedrijven zouden zich meer kunnen richten op het leveren van deze diensten. Door leveranciers een aandeel/licentie te geven in projecten, worden zij meer gestimuleerd om levenslange levensduur van hun producten na te streven. (in de huidige situatie geven leveranciers vaak geen openheid omdat zij gebaat zijn bij het vaak en veel verkopen van componenten.) Zo kunnen op deze manier bijvoorbeeld projecten worden opgeleverd met de best beschikbare leverancier, die er gedurende levensduur voor zorgt dat de klant over de best beschikbare technologie beschikt. op deze manier kan restwaarde zeker gesteld worden en komt de klant niet met stranded assets te zitten. Stakeholders denken echter dat BAM waarde kan vinden in een reputatie van selectiviteit: hard weglopen van opdrachten met te eenzijdige focus op kosten. op dit moment heeft de bouwsector nog moeite met het uitleggen van het belang van andere criteria dan kosten. publiek-private Samenwerking (pps) is een toegepaste manier van samenwerking die de nadelen van aanbesteding probeert te vermijden, maar dit verloopt nog moeizaam en behoeft dus nog doorontwikkeling. BAM mag zich van stakeholders uitgesprokener profileren en zich zo onderscheiden van goedkopere aannemers door producten te leveren die worden herkend als BAM producten. BAM heeft al belangrijke projecten gerealiseerd waarmee zij haar merk kan laden (bijv. de A12 lunetten - Veenendaal), en er volgen nog meer projecten waar dit mee kan (bijv. het Feyenoord Stadion). Afsluiting na afloop van de twee dialoogrondes vatte Giuseppe van der Helm de dialoog samen in opvallende en terugkerende bevindingen. William van niekerk bedankte de stakeholders voor hun waardevolle input en kondigde hierbij aan na een half jaar met hen terug te koppelen wat BAM doet om deze input te implementeren. 9

10 Selectie van stakeholders Voor de stakeholderdialoog van BAM werd een breed scala aan stakeholdergroepen uitgenodigd. De groep externe stakeholders die deelnam aan de stakeholderdialoog bestond uit zestien personen die werkzaam zijn bij voor BAM relevante financiële instellingen, overheden, leveranciers, maatschappelijke organisaties en service providers. Daarnaast waren er acht interne stakeholders van verschillende werkmaatschappijen van BAM aanwezig. ook was een aantal stakeholders van voor BAM relevante opdrachtgevers en kennisinstellingen uitgenodigd, maar van hen was helaas niemand in de gelegenheid de stakeholderdialoog bij te wonen. BAM en VBDo hebben samen per stakeholdergroep besproken welke stakeholders er uitgenodigd kunnen worden. omdat gewenst is dat elke groep vertegenwoordigd is tijdens de dialoog, gaan er per groep meerdere uitnodigingen uit. BAM besloot dit jaar om stakeholders uit te nodigen op Ceo-niveau. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het netwerk van de VBDo en BAM. in de bijlage is te vinden welke stakeholders, per groep, een uitnodiging hebben ontvangen voor deze dag en wie van hen daadwerkelijk aanwezig waren op de dag zelf. Evaluatie Algemeen Hoewel BAM dit jaar een grotere organisatorische rol op zich nam voor de stakeholderdialoog in vergelijking met voorgaande jaren, heeft de VBDo nog steeds relatief veel gedaan. ruim van tevoren is een goede planning gemaakt. De stakeholderdialoog vond dit jaar op 1 juli plaats, net voor de zomervakanties. Dit is goed bevallen, aangezien de resultaten zo nog kunnen worden meegenomen in de jaarrapportage. Uitnodiging en deelnemers Dit jaar is besloten om stakeholders op Ceo-niveau uit te nodigen. Het nadenken over wie precies uitgenodigd moesten worden duurde relatief lang. Door de raad van Bestuur zelf telefonisch te laten uitnodigen hoopte BAM de kans op aanwezigheid van Ceo s te maximaliseren. na enkele weken wachten werd geconcludeerd dat de rvb hier moeilijk tijd voor kon vinden en werd besloten alsnog vanuit de VBDo uit te nodigen. Hiermee is tijd verloren. Dit heeft voor een aantal genodigden voor agendaproblemen en daarmee uiteindelijk een lagere opkomst gezorgd en de stakeholdergroepen van opdrachtgevers en kennisinstellingen waren bij de dialoog niet vertegenwoordigd. Wel werden uitnodigingen vaak op verzoek doorgeschoven naar nog steeds relatief hoog organisatorisch niveau. iets dat hierbij goed bevallen is, is om van tevoren duidelijk te hebben welke genodigden respectievelijk 1e en 2e prioriteit voor uitnodiging verdienden en welke uitnodigingsrondes op welke data bij welke aantallen aanmeldingen verstuurd zouden worden. Uiteindelijk waren in totaal 26 stakeholders aanwezig, waarvan achttien externe en acht interne. Dit zorgde bij de break-out sessies voor drie subgroepen van gemiddeld acht personen. een iets hogere opkomst van externe stakeholders, met een totaal van rond de dertig personen zou optimaal zijn bij een verdeling in drie subgroepen. Geconcludeerd wordt dat het voor een optimale kwaliteit en kwantiteit van deelnemers het beste is wanneer de genodigden minimaal drie maanden van tevoren persoonlijk worden uitgenodigd door iemand die de desbetreffende persoon kent. Door voor het uitnodigen ook uit te zoomen op de genodigdenlijst, kan ervoor worden gezorgd dat er op een volgende stakeholderdialoog meer jonge en vrouwelijke deelnemers aanwezig zijn. De diversiteit in leeftijd en geslacht was dit jaar beperkt. Enquête De enquête was ook dit jaar wederom gericht op een materialiteitsanalyse van duurzaamheidsaspecten, met Gri G4- rapportage in het achterhoofd. Dit beviel goed en leverde de resultaten waar BAM naar zocht. Wel was de enquête wellicht 10

11 dusdanig beknopt dat veel genoemde aspecten open stonden voor meerdere interpretaties. om meer richting te geven aan respondenten bij het invullen van de enquête zouden aspecten daarom specifieker kunnen worden gemaakt en indien nodig worden toegelicht met definities. De analyse en verwerking van de enquête tot een korte en duidelijke presentatie met materialiteitsmatrix is goed bevallen. locatie Het is belangrijk voor een BAM stakeholderdialoog dat deze wordt georganiseerd op een inspirerende BAM-locatie. Daarom vond de stakeholderdialoog dit jaar plaats in de Tuin van noord, de voormalige gevangenis aan de noordsingel in rotterdam die door BAM wordt getransformeerd naar woningbouw met nieuwe functies in een groene stadstuin. Dit was een goede locatie die bij veel deelnemers interesse wekte. De rondleiding na afloop van de dialoog viel dan ook goed in de smaak. in het vervolg zou een dergelijke rondleiding vroeger ingepland en gepromoot kunnen worden bij het uitnodigen van stakeholders. Wel zorgde de oude kapel voor galm, wat de verstaanbaarheid enigszins in de weg stond. Dit is moeilijk te voorkomen, maar indien dit in het vervolg zou voorkomen, zou hier wel op kunnen worden geanticipeerd tijdens plenaire- en breakoutsessies door presentatoren en moderators. Ten slotte wordt het van tevoren bezoeken van de locatie en aanwezigheid op de dag zelf, twee uur voor aanvang van het programma, aangeraden voor volgende stakeholderdialogen. Dit voorkomt onaangename verrassingen omdat er dan voldoende tijd is om praktische zaken als het verloop van de middag, locaties van breakoutsessies en it-faciliteiten voor te bereiden. Onderwerpen om de input van stakeholders optimaal te benutten, moet duidelijk zijn tijdens dialoogsessies wat BAM precies van hen wil weten. De keuze van de te bespreken onderwerpen werd dit jaar vrij laat gemaakt. BAM mag een duidelijke eigen visie hebben over wat zij precies op haar stakeholderdialoog wil bespreken. Zo hoeft er niet gewacht te worden met onderwerpkeuze tot resultaten van de voorbereidende enquête bekend zijn die kunnen ook later nog worden meegenomen in de definitieve vaststelling van de indeling van onderwerpen. om meer richting te geven aan deelnemers van de dialoog, zou het ook goed zijn om tijdens de dialoogsessies aan stakeholders voor te leggen tegen welke dilemma s en andere moeilijke keuzes BAM aanloopt. een idee voor een volgende stakeholderdialoog is om vanuit de toekomst terug te redeneren naar vandaag. in een eerste ronde kan dan besproken waar BAM over respectievelijk tien, drie en één jaar wil staan, en in een tweede ronde hoe de gaten tussen deze verschillende toekomstvisies gedicht kunnen worden. Inhoud Aan het begin van de dialoog stelden de deelnemers zich voor door te vertellen over de rol van duurzaamheid in hun persoonlijke en professionele leven. Het is waardevol voor het vervolg van de middag om de stakeholders elkaar te laten leren kennen. Wel zou deze introductieronde bij een volgende dialoog korter kunnen, om zo meer tijd over te laten voor de dialoogrondes zelf. Terugkoppeling na de dialoogrondes is belangrijk om de gehele groep een overzicht te bieden van wat er in de subgroepen is besproken. Wel is het belangrijk om deze terugkoppeling te laten verzorgen door externe stakeholders. een idee voor een breder gedragen terugkoppeling, is om ieder deelnemer in het plenaire deel na afloop van de rondes te laten vertellen wat zijn of haar twee belangrijkste 'take-aways zijn van de sessie. Ten slotte is het goed om een evenwichtige verdeling van zowel externe als interne stakeholders over de verschillende subgroepen in het oog te houden, met minstens één persoon van BAM bij iedere sessie. Afhandeling na afloop van de stakeholderdialoog is de evaluatie enquête snel verstuurd naar de deelnemers en door vijf van hen ingevuld en positief beoordeeld. De resultaten hiervan zijn in de bijlage te vinden. Het verslag is opgesteld en met de deelnemers en formeel afgemelde genodigden gedeeld. 11

12 Bijlage A: Uitnodiging 12

13 Bijlage B: Deelnemerslijst Externe Stakeholders Naam: rob Boerée Mark Brand Kees van es Gerard Geurtjens jan ludolf Heeres petra van Hoeken Anton Huizing rien Bakker Herman Mulder peter nieuwenhuizen roel nozeman eric polman erwin prins Wim van rixtel Anne Schouten lennart Sigterman jan-willem Viets Wim van Wanrooij Organisatie: RvO IIRC Beelen Schiphol Group PwC NIBC TKh Group RoyalhaskoningDhV NCP-Nl/True Price AkzoNobel fsc Nederland SWK Rockwool Benelux Technische Unie Pontmeyer Philips lighting Wavin Randstad Koninklijke BAM Groep Céline Bent Mario Broos rutger Burger William van niekerk Barry oesman Marinus Schimmel rob van Wingerden Theo Winter VBDO Fanny Claassen Giuseppe van der Helm rik van Huik Saskia Verbunt Projectleider Corporate Social Responsibility Directeur AM Directeur Inkoop Director Corporate Social Responsibility Controller Directeur BAM Infratechniek lid Raad van Bestuur Directeur BAM Wegen lid Sectorcommissie Bouw & Vastgoed Executive Director Projectassistent Stakeholderdialogen Projectleider Duurzaam Ondernemen 13

14 Bijlage C: Volledige genodigdenlijst Definitief aanwezig Aanwezig, onder voorbehoud Verhinderd, collega gevraagd Uitgenodigd, geen reactie Definitief verhinderd Afgemeld Wel geselecteerd maar niet uitgenodigd 1e uitnodigingsronde: ma 26 mei 1e herinnering: di 10 juni Start 2e uitnodigingsronde: di 3 juni 2e herinnering: wo 18 juni Ronde Organisatie Naam functie BrAnCHe organisatie 1 Bouwend Nederland Maxime Verhagen Voorzitter m.verhagen@bouwendnederland.nl FinAnCierS 1 NIBC paulus de Wilt Ceo petra.wagemaker@nibc.com p. (petra) C. van Hoeken Chief risk officer Contact: rachel.baptist@nibc.com 3 APG Dick Sluimers voorzitter van de raad van Bestuur 1 PGGM else Bos Ceo else.bos@pggm.nl eloy lindeijer CiM & lid executive Karin.Heijnen@pggm.nl Committee 1 Rabobank robbert Klaasman Ceo robbert.klaasman@rabobank.com Frederik elzinga executive Director Frederik.elzinga@rabobank.com Corporate lending 1 Triodos Matthijs Bierman Directeur matthijs.bierman@triodos.nl 1 Mn Services ruud Hagendijk Voorzitter ruud.hagendijk@mn.nl Hoofddirectie 2 ING Gerald naber Vicepresident gerald.naber@mail.ing.nl Sustainable lending 2 SNS Asset Management rebecca Sampson Active ownership rebecca.sampson@snsam.nl Specialist opdrachtgevers 1 Rijkswaterstaat jan Hendrik Dronkers Directeur-generaal janhendrik.dronkers@rws.nl 1 Portaal Bert Keijts Ceo bert.keijts@portaal.nl 1 DSM Feike Sijbesma Ceo Feike.Sijbesma@dsm.com 1 Schiphol Group jos nijhuis Ceo nijhuis_j@schiphol.nl Gerard Geurtjens Directeur geurtjens_g@schiphol.nl plus Schiphol Group 1 Tata Steel Dook van den Boer Directeur dook.van-den-boer@tatasteel.com 2 havenbedrijf Rotterdam Allard Castelein president-directeur 14

15 2 OVG Coen van oostrom Ceo 2 Rijksgebouwendienst eva Klein Schiphorst Algemeen Directeur 2 Vitens lieve Declercq Directievoorzitter 1 Enexis jolanda van Zanen Directeur infra Services Henri lemmens manager productie Zuid 2 Amvest Wim Wensing Director investment Management 1 Gemeente Rotterdam ron Voskuilen Algemeen Directeur raw.voskuilen@rotterdam.nl Stadsontwikkeling rotterdam 1 Gemeente hoorn onno van Veldhuizen Burgemeester o.van.veldhuizen@hoorn.nl leveranciers 1 AkzoNobel Ton Büchner Ceo Ton.buechner@akzonobel.com peter nieuwenhuizen Director innovation& peter.nieuwenhuizen@akzonobel.com partnerships Supply Chain &r&d 2 Vodafone rob Shuter Ceo rob.shuter@vodafone.com 1 Eneco jeroen de Haas Voorzitter raad van Bestuur 1 RoyalhaskoningDhV erik oostwegel Voorzitter raad van Bestuur erik.oostwegel@rhdhv.com (dhr.) rien Bakker Business Development rien.bakker@rhdhv.com Manager, accountmanager 3 Siemens Ab van der Touw Voorzitter raad van Bestuur 2 Athlon Armand van Veen Algemeen Directeur ArmandvanVeen@athloncarlease.nl 2 Delta Arnoud Kamerbeek Ceo akamerbeek@delta.nl 1 Mammoet just in 't Velt lid van de raad van bestuur just.in.t.velt@mammoet.com 1 Beelen Wim Beelen Ceo wim@beelen.nl / Kees van es Directeur Sloopwerken edeman@beelen.nl 2 Arcadis Nederland rob Mooren Algemeen directeur rob.mooren@arcadis.nl 2 Randstad Chris Heutink Algemeen Directeur chris.heutink@nl.randstad.com Wim van Wanrooij Directeur specialties wim.van.wanrooij@nl.randstad.com (bouw, engineering, installatie, telecom) 2 Technische Unie Wim van rixtel Directeur national Accounts w.van.rixtel@technischeunie.com & commercial projects 2 TKh Group Alexander van der lof Ceo r.dieperink@tkhgroup.com Anton Huizing commercieel directeur TKF r.dieperink@tkhgroup.com 1 Wavin jan-willem Viets Country Director janwillem.viets@wavin.nl 2 Rockwool Benelux erwin prins Managing Director erwin.prins@rockwool.com 2 Pontmeyer (dhr.) Anne Schouten Ceo anne.schouten@pontmeyer.nl 15

16 Kennisinstellingen 1 TU Delft Dirk jan van den Berg president d.j.vandenberg@tudelft.nl 2 Universiteit Twente André Dorée professor a.g.doree@utwente.nl 2 Rotterdam School of rob van Tulder professor of international rtulder@rsm.nl Management business-society management 1 Rijksuniversiteit Sibrand poppema Voorzitter College s.poppema@rug.nl Groningen van Bestuur 1 VU Bart Bossink endowed professor b.a.g.bossink@vu.nl 1 TU Delft Michiel Haas Chair Materials & m.haas@nibe.org Sustainability van de TU Delft 2 Utrecht Sustainability jacqueline Cramer Directeur j.m.cramer@uu.nl Institute overig 1 Philips lighting Harry Verhaar project Manager harry.verhaar@philips.com Sustainability lennart Sigterman Key Account Manager lennart.sigterman@philips.com 1 TNT janet Kroes Director Strategy 1 SWK eric polman Algemeen directeur e.polman@swk.nl ngo s 1 NWP lennart Silvis Managing Director l.silvis@nwp.nl 1 World Resource Institute renée jones-bos Secretaris-generaal renee.jones@minbuza.nl van Buitenlandse Zaken 1 CNV vakmensen Bert van der Spek Secretary international b.vanderspek@cnvvakmensen.nl affaires 2 fsc Nederland liesbeth Gort Directeur l.gort@fsc.nl roel nozeman Manager FSC netwerk r.nozeman@fsc.nl 1 Stichting Natuur & Milieu Tjerk Wagenaar Directeur t.wagenaar@natuurenmilieu.nl 1 NCP-Nl/True Price Herman Mulder Board member mrhermanmulder@gmail.com Service providers 1 Sustainalytics esther Hougee Board member esther.hougee@sustainalytics.com 1 IIRC Mark Brand Head of relationships mark.brand@theiirc.org 1 PwC robert van der laan partner Sustainability & robert.van.der.laan@nl.pwc.com integrated reporting jan ludolf Heeres Senior Manager jan.ludolf.heeres@nl.pwc.com Sustainability & responsible Governance 16

17 overheid 1 RvO rob Boerée Director energy & rob.boeree@rvo.nl Climate Change 1 Sociale Zaken en BZK Mark Frequin Minister voor Wonen mark.frequin@minbzk.nl en rijksdienst eindgebruikers 3 Vereniging Eigen huis Marlies pernot Algemeen directeur m.pernot@eigenhuis.nl BAM 1 Koninklijke BAM Groep Céline Bent projectleider Corporate c.bent@bamgroep.nl Social responsibility 1 Koninklijke BAM Groep William van niekerk Director Corporate w.van.niekerk@bamgroep.nl Social responsibility 1 Koninklijke BAM Groep nico de Vries Ceo 1 Koninklijke BAM Groep rob van Wingerden lid van de raad rp.van.wingerden@bamgroep.nl van Bestuur 2 BAM Woningbouw joost nelis Directeur j.nelis@bamwoningbouw.nl 2 BAM Techniek jan Al Directeur jan.al@bamtechniek.nl 1 BAM International Wouter remmelts Directeur w.remmelts@baminternational.com 1 Koninklijke BAM Groep Wendy Broekhoff Directeur Hr W.Broekhoff@bamgroep.nl 1 Koninklijke BAM Groep peter van den Broek Voorzitter Cor p.vanden.broek@bamgroep.nl 2 Koninklijke BAM Groep rutger Burger Directeur inkoop r.burger@bamgroep.nl 2 CEI-De Meyer Marc peeters Directeur m.peeters@cei-demeyer.be 2 BAM Contractors Mike jones Group Business MjoneS@bamcontractors.ie Development Director 1 BAM Wegen Theo Winter Directeur t.winter@bamwegen.nl 1 BAM PPP Michiel van rij Directeur M.van.rij@bamppp.com 1 BAM Infratechniek Marinus Schimmel Directeur m.schimmel@bam.nl 2 Koninklijke BAM Groep Barry oesman Controller B.oesman@bamgroep.nl Koninklijke BAM Groepp Mario Broos Directeur AM m.broos@am.nl Externe deelnemers: 16 Interne deelnemers BAM: 8 VBDo Giuseppe v. d. Helm executive Director Giuseppe.vanderhelm@vbdo.nl Saskia Verbunt projectmanager Saskia.verbunt@vbdo.nl Duurzaam ondernemen Fanny Claassen lid sectorcommissie fannyclaassen@gmail.com Bouw & Vastgoed rik van Huik projectassistent rikvanhuik@vbdo.nl Stakeholderdialogen 17

18 Bijlage D: Programma Tijd Activiteit Personen 13:00 Opening rob van Wingerden, lid raad van Bestuur, BAM Giuseppe van der Helm, executive Director, VBDo 13:30 Presentatie BAM: voortgang duurzaamheid William van niekerk, directeur CSr, BAM 13:45 Presentatie enquêteresultaten Saskia Verbunt, projectmanager Duurzaam ondernemen, VBDo 14:00 Dialoogronde 1 14:45 Terugkoppeling dialoogronde 1 15:00 Pauze 15:30 Dialoogronde 2 16:15 Terugkoppeling dialoogronde 2 16:30 Bevindingen door VBDO en deelnemers 16:45 Conclusie William van niekerk, directeur CSr, BAM 17:00 Borrel 18

19 Bijlage e: Overzicht break-outsessies Tijd Giuseppe van der helm Saskia Verbunt Céline Bent 14: :30-16:15 Dialoogronde 1: minder slecht (proces) 1. Veiligheid - Hoe kan BAM onveiligheid nog meer terugdringen in de bouw? - Hoe kan het belang van veiligheid nog zichtbaarder worden? - Hoe kan veiligheid in de keten nog meer beloond worden? - Hoe kan BAM de onveiligheid verminderen bij de echte uitdagingen, de gebieden waar de minste vooruitgang wordt geboekt? - Wat kan BAM in de keten/of bij opdrachtgevers doen? Hoe kan BAM zijn stakeholders betrekken in het verbeteren van de veiligheid? - Welke best practices in de industrie zijn goede voorbeelden? - Wanneer zou veiligheid een knock-out criterium moeten zijn voor BAM richting haar leveranciers? 2. Energiegebruik & CO2-emissie - Wat kan BAM doen om energieverbruik en CO2-uitstoot in de keten verder te reduceren? - Hoe kunnen we onze CO2-emissiereductie meer gewaardeerd krijgen bij onze stakeholders? Plenaire terugkoppeling door één stakeholder per sessie Dialoogronde 2: meer goed (product/levenscyclus) 1. Veiligheid - Wat kan BAM doen om de gezondheid van de mens te verbeteren met zijn producten? - Hoe kan BAM via producten en diensten ervoor zorgen dat het een positieve impact op de veiligheid heeft (zijn er nog andere relevante taken dan het verbeteren van de gezondheid van de mens) - Wat is een gezond gebouw? Waarom zou BAM dit onder de aandacht brengen bij haar klanten? - Hoe kan BAM zorgen dat de bekendheid van de betekenis en de voordelen van een gezond gebouw toeneemt? - In hoeverre is men/de klant bereid hierin te investeren? Hoe kan BAM er voor zorgen dat haar klanten meer bereid zijn om hierin te investeren? 2. Energiegebruik & CO2-emissie - Wat kan BAM doen om de markt voor energie-neutrale / positieve producten te vergroten? - Hoe kan BAM ervoor zorgen dat het als koploper genoeg voordelen ervaart? 3. Productkwaliteit - Hoe ziet een perfect proces eruit (denk aan service, lokale gemeenschappen, snelheid, samenwerking met ketenpartners)? - Hoe kan BAM zich onderscheiden met perfecte (proces)kwaliteit? - Wat moet BAM veranderen om dit perfecte proces te realiseren? Waar mee te beginnen en wat volgt later? - Wie zou moeten bepalen of processen perfect zijn? 3. Productkwaliteit - Hoe ziet een perfect product eruit? - Hoe kan BAM zich onderscheiden met productkwaliteit? - Wat moet BAM veranderen om dit perfecte product te realiseren? Waarmee te beginnen en wat volgt later? 19

20 Bijlage F: Voorbereidende enquête f1. Enquêteformulier Koninklijke BAM groep - enquête stakeholderdialoog 2014 op 1 juli 2014 vindt de vijfde stakeholderdialoog van Koninklijke BAM Groep plaats. Tijdens deze dialoog gaat BAM graag in gesprek met haar stakeholders om te kijken hoe BAM een grotere positieve impact kan hebben op stakeholders en de maatschappij. Deze enquête dient ter voorbereiding van de dialoog. BAM s Duurzaamheidsverslag over 2013 voldoet aan de nieuwe G4-richtlijnen van het Global reporting initiative (Gri). Binnen deze richtlijnen ligt de focus op materialiteit: bedrijven en organisaties richten zich op thema s die voor hen het meest relevant zijn. relevant wil zeggen: de mate waarin het impact heeft op de stakeholders en de maatschappij. Materialiteit is de maatstaf voor het vaststellen of een thema de economische, milieu- en sociale impact van een organisatie, of het beïnvloeden van de beslissingen van stakeholders, voldoende weergeeft. op basis van deze materialiteitsanalyse wordt het duurzaamheidsbeleid verder verbeterd. Bovendien verbetert dit de verslaggeving van het beleid van BAM. in het verslag van 2012 heeft BAM, vooruitlopend op de Gri richtlijnen een eerste matrix daarvan gepresenteerd en in 2013 is er, mede op basis van de resultaten van de stakeholderdialoog een uitgebreidere versie gemaakt. Deze kunt u terugvinden op pagina 17 van het laatste Duurzaamheidsverslag en is hieronder weergegeven. Met uw inzichten verkrijgen wij graag nog meer inzicht in de mate van relevantie van deze onderwerpen voor onze stakeholders. Wat voor type stakeholder vertegenwoordigt u voor BAM? o Brancheorganisatie o Financier o opdrachtgever o leverancier o Kennisinstelling o ngo o Service provider o overheid o eindgebruiker o BAM (interne stakeholder) Door middel van deze enquête wil BAM in eerste instantie samen met u bepalen welke thema s relevant zijn. Geeft u voor de onderstaande door BAM geselecteerde thema s alstublieft aan in welke mate u inschat dat dit thema impact heeft, respectievelijk op u als stakeholder en op de maatschappij als geheel. Graag willen wij u vragen om bij de beoordeling van de vragen een middellange horizon in gedachten te nemen, bijvoorbeeld de periode