Shanks CO2 Communicatieplan

Transcriptie

1 Shanks CO2 Communicatieplan Opdrachtgever Shanks Netherlands Holding B V Jan Thewissen Auteur: Machteld Houben, CO 2 adviseur

2 1 Communicatieplan In dit Communicatieplan wordt aangegeven op welke momenten er wordt gecommuniceerd over het systeem van Shanks Netherlands Holding BV, vanaf nu te noemen Shanks. Daarnaast wordt een overzicht gegeven van actieve deelname aan initiatieven. 1.1 Inleiding Shanks Nederland is internationaal verweven (Shanks plc) en lokaal geworteld. De dochterondernemingen van Shanks zijn: Icova, Van Vliet Contrans, Van Vliet Groep, Klok Containers, Vliko, Shanks NL, Orgaworld, ATM en Reym. Zij opereren in de divisies solid waste, organic waste en hazardous waste. Shanks wil haar beleid op het terrein van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) versterken en door middel van communicatieactiviteiten uitdragen aan interne en externe stakeholders. CO 2 is hier een belangrijk onderdeel van. Omdat MVO beleid veel uitgebreider is dan alleen CO 2 reductie, is ervoor gekozen een apart communicatieplan op te stellen voor het CO 2 beleid van Shanks. Desalniettemin is CO 2 reductie een geïntegreerd onderdeel van MVO en zal dit ook terug te zien zijn in dit huidige communicatieplan. Voor meer informatie over het algemene MVO beleid en communicatieplan van Shanks verwijzen wij dan ook naar het MVO programma en communicatieplan. Visie Making more from waste Shanks staat voor een no-nonsense beleid: We doen wat we zeggen en zeggen wat we doen. Wij halen (meer) grondstoffen en energie uit afval. Met een recyclingpercentage van 88% behoren wij tot de koplopers in de branche. Wij helpen onze klanten met kennis over het sluiten van kringlopen en/of aanpassingen aan producten of (productie)processen waardoor een hogere mate van recycling wordt bereikt. Het beleid van Shanks beweegt mee met veranderende verwachtingen en eisen van de samenleving, markt en overheid. Door innovatie en ondernemerschap zoeken wij steeds naar nieuwe oplossingen. Wij streven naar een evenwichtige benadering die de samenleving verduurzaamt, de ecologische voetafdruk van onze klanten verlaagt en ons bedrijf toekomstbestendig maakt. Ons uitgangspunt is dat behoud van een leidende marktpositie vraagt om integratie van people, planet en profit en dus Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. CO 2 Management Plan 2

3 1.2 Werkwijze Shanks Nederland Jaarverslag Shanks Group Shanks Nederland heeft jarenlang een jaarverslag opgesteld met daarin haar CO 2 voetafdruk. Sinds 2014 is de CO 2-voetafdruk opgenomen in het Shanks Group Corporate Responsibility verslag met hierin alle duurzaamheidsinformatie van de gehele Shanks Group. De relevantie CO 2-emissies vanwege de bedrijfsactiviteiten van Shanks en haar dochterondernemingen en de bijdrage aan het vermijden van emissies in de keten wordt in het jaarverslag gepresenteerd en van uitleg voorzien. CO 2 Voetafdruk Ten behoeve van de controle van de CO 2 data door een extern verificatiebureau wordt er een CO 2 voetafdruk opgesteld. Dit rapport zal worden gepubliceerd tezamen met de verificatieverklaring van het verificatiebureau op de website van Shanks Nederland. Nieuwsbrief MVO Sinds 2012 heeft Shanks een nieuwsbrief uitgebracht waarin haar prestaties op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen nader worden toegelicht. De ambities en prestaties op het gebied van CO 2 maken daar uiteraard onderdeel van uit. In de eerste versie hiervan zal voor wat betreft CO 2 uitleg worden gegeven over de ambitie, de reductiedoelstellingen en aanpak van Shanks op hoofdlijnen. Vervolgens zal elk half jaar een update worden opgesteld en verzonden naar de belanghebbenden. Gelijktijdig met het tot stand komen van de eerste nieuwsbrief is er via de website van Shanks een nadere onderbouwing gepubliceerd voor de CO 2 berekening. Hierin zullen onder andere de aannamen, de gebruikte kengetallen en (externe) referenties worden vermeld. Bedrijven kunnen deze Shanks CO 2 voetafdruk aanvullen met de eigen voetafdruk en de belangrijkste ontwikkelingen van de eigen organisatie verklaren. Wat betreft vermeden emissies zal er een disclaimer worden opgesteld waarin wordt uitgelegd dat de vermeden emissies van de individuele bedrijven van Shanks bij elkaar opgeteld NIET de totaal vermeden emissie van Shanks is. Voor de CO 2 voetafdruk van Shanks zijn alle inter- en intra-company transporten geëlimineerd. Bij het bepalen van de voetafdruk van het individuele bedrijf zijn alleen de intra-company transporten geëlimineerd. Een transport naar een collega Shanks bedrijf (die niet bij de hoofdgroep hoort) wordt wel meegerekend. De vermeden emissies van de individuele bedrijven kunnen daarom niet worden opgeteld omdat ze nog dubbeltellingen bevatten. CO 2 Management Plan 3

4 Organisatie De nieuwsbrief MVO (waar CO 2 onderdeel van uitmaakt) worden opgesteld onder verantwoordelijkheid van de directie van Shanks Nederland BV. Het Corporate Responsibility verslag wordt opgesteld onder verantwoordelijkheid van Shanks Group. De Communications & Marketing Manager Shanks Nederland b.v. heeft de leiding over het tot stand komen van de nieuwsbrief en het beheer van de aanmeldingen voor de nieuwsbrief van Shanks. De bedrijven onderhouden hun eigen verzendlijst. De nieuwsbrief zal verschijnen in het najaar (rond de bekendmaking van de halfjaarresultaten van Shanks Group) en juni. Het Corporate Responsibility verslag van Shanks Group verschijnt jaarlijks in mei. 1.3 Externe belanghebbenden In het kader van het opstellen van een communicatiebeleid voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) heeft Shanks een overzicht gemaakt van de (externe) belanghebbenden, de interesse van elke groep op de diverse thema s van MVO en de wensen op het gebied van communicatie (transparantie). Voor het communicatieplan voor de CO 2 prestatieladder gebruiken wij dit overzicht en zijn communicatievereisten vanuit de CO 2 prestatieladder hieraan toegevoegd. In onderstaand overzicht wordt aangegeven hoe Shanks de verschillende belanghebbenden zal informeren over de ambitie, doelstellingen en resultaten op het gebied van CO 2. CO 2 Management Plan 4

5 Externe belanghebbenden Frequentie Werkwijze Medewerkers Halfjaarlijks Shanks stuurt nieuwsbrief naar bedrijven, bedrijven verspreiden nieuwsbrief onder medewerkers of verwerken gegevens in eigen communicatie richting medewerkers Berichtgeving over de nieuwsbrief wordt ook via de beeldschermen verspreid Klanten (overig) Jaarlijks verslag / halfjaarlijks nieuwsbrief Shanks stuurt nieuwsbrief naar landelijke klanten, bedrijven verspreiden nieuwsbrief onder eigen klanten Klanten bouwsector Overheid 2 x per jaar indien men Zich heeft aangemeldt voor nieuwsbrief 2 x per jaar indien men zich heeft aangemeldt voor nieuwsbrief Shanks stuurt nieuwsbrief naar landelijke klanten, bedrijven verspreiden nieuwsbrief onder eigen klanten Shanks stuurt nieuwsbrief naar haar contacten Shanks Group 1 x per half jaar Shanks stuurt nieuwsbrief naar Shanks Group. Relevante data (geproduceerde energie, vermeden emissies) worden meegenomen in rapportage financiële data aan Shanks Group Omwonenden van Shanks bedrijven 2 x per jaar indien men zich heeft aangemeldt voor Shanks stuurt nieuwsbrief naar bedrijven, bedrijven verspreiden nieuwsbrief naar omwonenden Milieuorganisaties (NGO) Branche organisaties Andere aanbieders recycling diensten nieuwsbrief 1 x per jaar middels jaarverslag en 2x per jaar nieuwsbrief (aanmelden) 1 x per jaar middels jaarverslag en 2x per jaar nieuwsbrief (aanmelden) 1 x per jaar middels jaarverslag en 2x per NB Shanks stuurt nieuwsbrief naar haar contacten Shanks stuurt nieuwsbrief naar haar contacten Shanks stuurt nieuwsbrief naar haar contacten

6 Inhoud rapportage Ambitie & Reductiedoelstelling Shanks Ambitie & Reductiedoelstelling op het gebied van CO 2 zal in de eerste nieuwsbrief en het eerstvolgende jaarverslag worden behandeld De Shanks CO 2 Reductiedoelstelling zal vervolgens in elk volgend communicatiemoment worden gebruikt Voortgangsrapportage Elk halfjaar zal in de nieuwsbrief de voortgang van geselecteerde CO 2 -projecten worden gegeven. Corporate Responsibility Report Shanks Group In het CR Report zal de CO 2 voetafdruk over het jaar, de behaalde resultaten (reductie), en de voortgang van geselecteerde projecten worden gegeven. Separaat wordt op internet de onderbouwing gegeven van de rekenwijze, de scope, definities, kengetallen en referenties. Indien er wijzigingen in scope/definities of kengetallen worden doorgevoerd zal dit ook in het jaarverslag expliciet worden genoemd. Het hoofdstuk over de CO 2 voetafdruk zal ook als nieuwsbrief worden gepubliceerd en aan iedereen worden verstuurd die zich op de website van Shanks heeft aangemeld

7 1.4 Interne belanghebbenden Interne belanghebbenden zijn de medewerkers 1 en het management van Shanks. Deze zullen op de hoogte gehouden worden via de website maar ook via de beeldkranten die in alle kantines hangen en d.m.v. nieuwsberichten. Het management zal daarnaast betrokken zijn bij de besluitvorming van de te nemen reductiemaatregelen, de voortgang van de CO 2- reductie en overige hoofdzaken van het beleid. 1.5 Projecten met gunningvoordeel Communicatie over het CO 2-beleid van Shanks betreft niet alleen het beleid van het bedrijf als geheel, maar ook het beleid ten aanzien van projecten die aangenomen zijn met gunningvoordeel. Bij deze projecten zal specifiek gecommuniceerd worden over de CO 2- uitstoot van het project als ook over de doelstelling en de voortgang in. Dit zal hoofdzakelijk gebeuren via de algemene communicatieberichten van het bedrijf. Waar nodig wordt dit aangevuld met communicatie via het werkoverleg van het project Projecten met Gunningsvoordeel Op dit moment voert Shanks geen projecten met gunningvoordeel uit. Zij verwachten ook geen projecten op de korte termijn. Externe belanghebbenden voor projecten in de toekomst zullen worden opgenomen in de tabel met externe belanghebbenden van het bedrijf. Interne belanghebbenden zijn de medewerkers van Shanks en de projectleiding. CO 2 Management Plan 7

8 1.6 Communicatieplan WAT (Boodschap) CO 2 footprint van bedrijf en projecten met gunningvoordeel CO 2 footprint van bedrijf en projecten met gunningvoordeel doelstellingen + voortgang en maatregelen voor bedrijf en projecten met gunningvoordeel doelstellingen + voortgang en maatregelen voor bedrijf en projecten met gunningvoordeel WIE ( en uitvoerders) HOE (Middelen) Personeelsblad, beeldkrant, mail/community Jaarverslag, verificatie footprint, Nieuwsbrief MVO Personeelsblad, beeldkrant, mail/community Jaarverslag, verificatie footprint, Nieuwsbrief MVO DOELGROEP WANNEER (Planning & frequentie) WAAROM (Communicatiedoelstelling) Intern Halfjaarlijks Bewustwording van de CO 2 footprint intern vergroten Extern Intern Halfjaarlijks Maand(en) Halfjaarlijks Maand(en) Bewustwording van de footprint onder externe partijen vergroten Bewustwording van de doelstelling en maatregelen onder medewerkers vergroten Extern Jaarlijks Bekendheid van de doelstelling en maatregelen onder externe partijen vergroten Mogelijkheden voor individuele bijdrage, huidig energiegebruik en trends binnen het bedrijf en projecten Personeelsblad, beeldkrant, mail/community Intern Halfjaarlijks Maand(en) Betrokkenheid medewerkers stimuleren en medewerkers aanzetten tot CO 2 reductie Communicatieberichten Jaarverslag, verificatie footprint, Nieuwsbrief MVO Extern Halfjaarlijks Betrokkenheid externe belanghebbenden stimuleren CO 2 Management Plan 8

9 Website updaten Publicatieplicht SKAO Website Extern Halfjaarlijks Documenten updaten Website SKAO SKAO Jaarlijks Publiceren van documentatie behorende bij eis 3D1 en jaarlijks updaten maatregelenlijst CO 2 Management Plan 9

10 1.7 Website Op de website van Shanks is een pagina ingericht over het beleid van het bedrijf. Op deze pagina wordt de nodige informatie over het CO 2-beleid weergegeven en zijn de laatste versies van de documenten terug te vinden Tekstuele informatie Op de CO 2-Prestatieladder pagina op de website bevindt zich te allen tijde up-to-date informatie over: Het beleid; De CO 2 footprint; De doelstellingen (en de voortgang hiervan); De subdoelstellingen (en de voortgang hiervan); De maatregelen (en de voortgang hiervan); Acties en initiatieven waarvan Shanks deelnemer of oprichter is; Een verwijzing naar de bedrijfspagina op de website van de SKAO; De voortgang zal beschreven worden middels het publiceren van de halfjaarlijkse communicatieberichten. Om daadwerkelijk transparant te kunnen zijn over deze voortgang, zullen de communicatieberichten minimaal twee jaar op de website zichtbaar blijven Gedeelde documenten Tevens bevinden zich op deze pagina te allen tijde de meest actuele versies van onderstaande documenten (te downloaden als PDF). Communicatiebericht Het plan Het CO 2 Management Plan Actieve deelname initiatieven Certificaat CO 2-Prestatieladder (eis 3.C.1) (eis 3.B.1) (eis 2.C.3 & 3.B.2) (eis 3.D.1) Website SKAO Op de website van de SKAO bevinden zich te allen tijde de meest actuele versies van onderstaande documenten: Actieve deelname initiatieven Ingevulde maatregelenlijst (eis 3.D.1) Op de website van de SKAO dienst elk document een PDF te zijn, met vermelding van een versienummer, een handtekening van de autoriserende verantwoordelijke manager en de autorisatiedatum. CO 2 Management Plan 10

11 Colofon Auteur: Machteld Houben Kenmerk: CO 2 Management Plan Datum: Versie: 2.0 Autoriserende manager: Jan Thewissen Handtekening autoriserende manager: CO 2 Management Plan 11