Definitie en inleiding Methodologie en KMO-profiel Aanwezigheid op het internet Maturiteit van de KMO op vlak van ICT...

Transcriptie

1

2 2

3 Inhoudsopgave Definitie en inleiding... 4 Methodologie en KMO-profiel... 5 Aanwezigheid op het internet... 8 Maturiteit van de KMO op vlak van ICT Cloud computing en Software as a Service E-facturatie Het gebruik van opensource software door de Vlaamse KMO Software asset management en software licenties Informatiekanalen van de KMO op vlak van ICT Aankoopgedrag van de KMO inzake ICT Veiligheid en ICT binnen de KMO KMO s en hun vaste ICT-partner KMO s en hun ICT-budget ICT-beleving door KMO s Conclusies Aanbevelingen

4 Definitie en inleiding ICT staat voor Informatie- en Communicatie Technologie: onder informatietechnologie worden hardware-, softwareproducten en -diensten verstaan. Onder communicatietechnologie worden communicatieapparatuur en diensten gerekend. Computers in de ruimste zin van het woord (PC, netwerk, internet, GSM, telefonie) spelen hierbij een cruciale rol. ICT-oplossingen vormen vandaag een onlosmakelijk geheel met de onderneming. Toch haalt lang niet elke onderneming het maximum uit zijn ICT-omgeving. Dit onderzoek wil een zo duidelijk mogelijk beeld schetsen van het gebruik van ICT binnen de Vlaamse KMO. Er wordt in dit onderzoek ondermeer gepolst naar de maturiteitsgraad van KMO s op vlak van ICT, de adaptatie van nieuwe technologieën en hulpmiddelen voor de KMO zoals SaaS en e-facturatie, de aanwezigheid op het internet van KMO s, het aankoopgedrag van KMO s voor wat betreft ICT, de rol van de vaste ICT-partner voor de KMO en ten slotte het software en softwarelicentiebeheer binnen de KMO. Bovendien wil dit onderzoek bijdragen tot het (h)erkennen van de lacunes, het definiëren van de mogelijke knelpunten en het vooropstellen van een aantal aanbevelingen om het efficiënt gebruik van ICT binnen de KMO te verbeteren. 4

5 Methodologie en KMO-profiel Voor deze studie werden in de eerste twee weken van maart 2011, 683 KMO s bevraagd via een online enquête. De grootte van de bevraagde KMO s varieert tussen eenmanszaken en grotere ondernemingen met meer dan 50 werknemers. Grafiek 1: Hoeveel werknemers stelt u tewerk? 35% 32,4% 30% 24,7% 25% 20,2% 20% 17,1% 15% 10% 3,8% 5% 1,8% 0% Geen Eén 2 tot 5 6 tot tot 50 Meer dan 50 De respondenten zijn opgedeeld naar leeftijd, vertrouwdheid met ICT, bedrijfsgrootte en de sector waarbinnen de onderneming actief is. De meerderheid van de respondenten (in 96% van de gevallen ondernemingshoofd) hebben een leeftijd tussen 36 en 60 jaar. 5

6 Grafiek 2: Wat is uw leeftijd? 20% 18% 17,3% 17,9% 19,6% 17,1% 16% 14% 12,9% 12% 10% 9,2% 8% 6% 4,7% 4% 1,3% 2% 0% 20-25j 26-30j 31-35j 36-40j 41-45j 46-50j 51-55j 56+ De overgrote meerderheid van de respondenten geeft aan te beschikken over een zekere ICT-kennis (92,1%), gaande van een basiskennis tot een zeer uitgebreide kennis. Amper 7,9% geeft te kennen over een zeer beperkte ICT-kennis te beschikken. Grafiek 3: In hoeverre bent u vertrouwd met ICT? 50% 45,1% 45% 40% 37,8% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 7,9% 9,2% 5% 0% Weinig kennis Basiskennis Bovengemiddelde kennis Expert 6

7 De dienstensector (niet-ict en ICT) is in deze bevraging het beste vertegenwoordigd (25,6%), gevolgd door de retail- en distributiesector (kleinhandels en groothandels) met 22,2%. Daarnaast is ook een aanzienlijk deel van de respondenten actief in de bouwsector (19,9%) of als vrije beroeper (8,8%). Grafiek 4: In welke sector is uw onderneming actief? Andere 13,2% Gezondheidssector Horeca Transport Landbouw Vrij beroep Distributie (kleinhandel) 1,5% 2,5% 1,3% 1,5% 8,8% 16,3% Distributie (groothandel) 5,9% ICT Diensten (niet-ict) Bouw 8,8% 16,8% 19,9% Industrie 3,7% 0% 2% 4% 6% 8% 10% 12% 14% 16% 18% 20% 7

8 Aanwezigheid op het internet Laat er geen twijfel meer over bestaan: de aanwezigheid van KMO s op het internet is vandaag cruciaal om hen in staat te stellen zich te profileren naar een brede potentiële klantenkring toe. Met een website en eventueel een webshop kunnen KMO s hun visibiliteit en actieradius aanzienlijk verhogen. Dit leidt in vele gevallen tot meer omzet. Het beschikken over een webshop, al dan niet naast een bestaande fysieke ondernemingsruimte, via dewelke rechtstreeks aan klanten kan worden verkocht, versterkt het potentieel van internet als omzetgenerator alleen maar. De beslissing om een e-strategie al dan niet in elk businessplan te verankeren dient weloverwogen te worden genomen. In de zoektocht van de KMO naar antwoorden op de wijzigende winkelbeleving van de consument en de toenemende mobiliteitsproblemen, kan een e-commerceproject immers een aanzienlijke positieve rol spelen op voorwaarde dat gelijktijdig wordt nagedacht over een performant orderbeheer, een efficiënte e- marketingstrategie en online (maar ook offline) klantenbinding. Voor grensoverschrijdende handel biedt e-commerce bovendien een zeer grote toegevoegde waarde als verkoopsmedium. Uit het onderzoek blijkt dat gemiddeld 73,4% van de KMO s aanwezig is op het wereldwijde web. Grafiek 5: Hebt u een website? Ja 26,6% Neen 73,4% 8

9 Toch zijn er binnen het KMO-landschap grote verschillen. De mate waarin een KMO over een website beschikt, hangt vooral af van de grootte van de KMO, de sector waarin de KMO haar activiteiten ontplooit en de vertrouwdheid van het ondernemingshoofd met ICT. Bij de eenmanszaken bedraagt het aantal ondernemingen met een website 63,9%, bij de ondernemingen met 1 werknemer is dat 71,7%, bij de ondernemingen met 2 tot 5 werknemers 75,1% en bij de ondernemingen tot en met 20 werknemers 84,6%. Hoe groter de KMO hoe vaker deze op het web aanwezig is. Grafiek 6: Aantal ondernemingen met een website in functie van het aantal werknemers 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% eenmanszaak 1 werknemer 2 tot 5 werknemers 6 tot 20 werknemers Ook de mate waarin de ondernemer over ICT-kennis beschikt, is echter een belangrijke factor voor de webaanwezigheid van de onderneming. Uit ons onderzoek blijkt immers dat ondernemers die hebben aangegeven over zeer weinig of geen ICT-kennis te beschikken slechts in 48,1% beschikken over een website. Bij ondernemingen met een basis ICT-kennis stijgt dit percentage tot 66,2% om te pieken bij ondernemers met een bovengemiddelde en/of expert kennis op vlak van ICT. Bij deze laatste groep beschikt respectievelijk 82,6% en 92,1% over een website. 9

10 Grafiek 7: Aantal ondernemingen met een website in functie van de ICT-kennis van de zaakvoerder 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Geen/weinig ICT kennis Basiskennis Redelijke kennis Expert Ook tussen de verschillende sectoren zien we aanzienlijke verschillen in de aanwezigheid op het web. Het is geen verrassing dat de ondernemingen in de ICT-sector het best vertegenwoordigd zijn op het internet (91,7%) onmiddellijk gevolgd door de groothandels (90%) en de dienstensector (niet-ict) met 81,7% webaanwezigheid. De kleinhandel scoort net onder het gemiddelde: 73% beschikt over een website. De bouwsector staat helemaal onderaan wanneer het aankomt op internetaanwezigheid met amper 54,4%. 10

11 Grafiek 8: Aantal ondernemingen met een website gerelateerd aan de sector Gezondheidsector 50,0% Horeca 70,6% Transport 77,8% Landbouw 70,0% Vrij beroep 63,3% Kleinhandel 73,0% Groothandel ICT 90,0% 91,7% Diensten (niet ICT) 81,7% Bouw 54,4% Industrie 72,0% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% De kers op de taart is het online verkopen via een eigen georganiseerd systeem. Hier merken we echter dat onze KMO s nog steeds weigerachtig staan met betrekking tot het opzetten van een webshop. Slechts 13,6% van de bevraagde ondernemingen (zowel B2B als B2C) verkoopt haar diensten of producten via een eigen online verkoopskanaal. Grafiek 9: Hebt u een webshop? 13,6% Ja Neen 86,4% 11

12 Ook hier zien we echter belangrijke sectorspecifieke verschillen. De retailsector beschikt in ongeveer 1 op 4 gevallen over een webshop (26,1%) gevolgd door de horeca (23,5%), groothandel (22,5%) en ICT-sector (20%). De dienstensector (13,9%), de landbouwsector (10%), de industrie (8%) en de bouwsector (2,9%) scoren onder het gemiddelde. Grafiek 10: Aantal ondernemingen met een webshop gerelateerd aan de sector Gezondheidsector 0,0% Horeca 23,5% Transport 0,0% Landbouw 10,0% Vrij beroep 0,0% Kleinhandel 26,1% Groothandel 22,5% ICT 20,0% Diensten (niet-ict) 13,9% Bouw 2,9% Industrie 8,0% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% Ook de graad van ICT-kennis van het ondernemingshoofd bepaalt aanzienlijk de mate van de aanwezigheid van een webshop. Van de ondernemers met weinig tot geen ICT-kennis heeft slechts 7,4% een webshop. Bij ondernemers met een basis tot bovengemiddelde ICT-kennis is dat 10,1% tot 14%. Bij de ICT-experts ten slotte bezit 34,9% van de respondenten een webshop. De grootte van de onderneming heeft geen noemenswaardige invloed op de aanwezigheid van een webshop. Toch hoeft het opzetten van een webshop, ook voor ondernemers met een eerder beperkte ICT-kennis, geen onoverkomelijke drempel te zijn. Mits de juiste begeleiding door een webshopontwikkelaar en een efficiënte e-marketingstrategie kan heel veel worden bereikt. Algemene conclusie is dat zowel in de B2B als in de B2C handel er dus nog een belangrijk groeipotentieel bestaat inzake de online verkoop. 12

13 Maturiteit van de KMO op vlak van ICT Bij 84% van de KMO s stellen we vast dat er binnen de onderneming niemand fulltime bezig is met het beheer van de ICT-infrastructuur. Dat cijfer ligt binnen de verwachtingen. Bij veel KMO s heeft ICT vooral een ondersteunende functie en gebeurt de maximale personeelsinzet op het niveau van de core-business. Toch heeft dit enkele belangrijke gevolgen. De KMO zal vaker afhankelijk zijn van externe ICT-consultants voor wat betreft ondersteuning en probleemoplossing en zal voor wat betreft het in kaart brengen van ICTbedrijfsprocessen, ICT-behoeften en strategische ICT-investeringen minder vaak kunnen terugvallen op eigen kennis. Er is dan ook een belangrijke rol weggelegd voor de ICTpartners van de KMO (zie verder). Grafiek 11: Is er binnen de onderneming minstens 1 persoon fulltime bezig met het beheer van de ICT-infrastructuur? 12,0% Ja Neen 88,0% 52,4 % van de ondernemingen geeft wel aan over 1 of meer servers te beschikken. 13

14 Grafiek 12: Beschikt u binnen de onderneming over een server? ,0 Ja, meer dan 1 40 Ja ,0 47,0 Neen of meer servers Geen server De grote meerderheid van de KMO s (77,6%) beschikt binnen de onderneming bovendien over 1 tot 5 computers. Grafiek 13: Hoeveel computers telt uw onderneming? 60% 57,5% 50% 40% 30% 20,1% 18,3% 20% 10% 2,5% 1,5% 0% 1 2 tot 5 6 tot tot tot

15 Certificaten worden vaak door software- en hardwarefabrikanten toegekend aan resellers en consultants die een bijzondere specialisatie hebben verworven met betrekking tot de producten van de fabrikant en de implementatie daarvan bij de eindgebruiker. Soms zijn deze certificaten overkoepelend, maar er bestaan ook certificaten waarbij de specialisatie van de certificaathouder zich richt tot een bepaalde doelgroep (bv. KMO s ). We vroegen onze respondenten of zij een aantal courante certificaten kennen. Bijna de helft van de respondenten zegt geen enkel certificaat te kennen. De meest bekende certificaten zijn: Belgacom business partner, Microsoft certified partner en Microsoft KMO specialist. Grafiek 14: Kent u volgende certificaten? Ik ken geen certificaten 47,1% Andere 2,5% Belgacom Business partner 36,2% HP preferred partner 21,4% Microsoft certified partner 29,7% Microsoft Gold partner 20,4% Microsoft KMO specialist 22,5% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 15

16 Cloud computing en Software as a Service Uit het onderzoek blijkt dat Cloud computing en SaaS nog niet echt hun intrede hebben gedaan in het KMO-landschap. Slechts 14,8% van de respondenten geeft aan al gebruik te maken van Cloud computing- of SaaS oplossingen. Cloud computing is de ruime noemer waaronder het via internet op aanvraag beschikbaar stellen van hardware, software en data wordt begrepen. De cloud staat voor het internet en de delen en acties van de toepassingen (bv. software) die niet op de machine van de gebruiker plaatsvinden. De gebruiker is dan geen eigenaar meer van gebruikte hard- en software en is niet verantwoordelijk voor het onderhoud. De gebruiker kan zo over een eigen, in omvang en mogelijkheden schaalbare, virtuele infrastructuur beschikken. Software as a Service, vaak afgekort als SaaS, ook wel eens Software on Demand genoemd, is een verschijningsvorm van Cloud computing waarbij software als een online dienst wordt aangeboden. De klant hoeft de software niet aan te schaffen, maar sluit bijvoorbeeld een contract per maand en per gebruiker, eventueel in combinatie met andere parameters. De SaaS-aanbieder zorgt voor installatie, onderhoud en beheer, de gebruiker benadert de software via het internet bij de SaaS-aanbieder. De kenmerken van de diensten via Cloud computing en SaaS zijn: De klant hoeft de software en de daarvoor benodigde hardware niet aan te schaffen, maar betaalt slechts voor het gebruik ervan. De software en hardware wordt niet bij de klant geïnstalleerd, maar bij de leverancier. De klant heeft toegang tot de software via Internet of een privénetwerk. De leverancier verzorgt het applicatiebeheer, zoals het maken van back-ups, het onderhoud en de installatie van nieuwe versies en updates, beveiliging tegen ongeautoriseerde toegang, en dergelijke. Gebruikersbeheer kan zowel bij de leverancier als bij de klant liggen. De applicatie/software wordt benaderd via een webbrowser. De leverancier kan vanaf één centrale plek met één handeling updates (verbeteringen) en zelfs upgrades (nieuwe versies) kan doorvoeren. De klant/onderneming hoeft, doordat hij geen eigenaar is van de middelen, ook geen kapitaalinvestering te doen en moet tevens geen beheer doen van een complexe ITinfrastructuur. 16

17 Een aandachtspunt bij Cloud computing is dat de gegevens niet langer in eigen huis worden beheerd, zodat in een contract met de aanbieder aandacht voor het aspect informatiebeveiliging op zijn plaats is. Een breedbandinternetverbinding is bovendien noodzakelijk aangezien de toegang tot de software via internet moet gebeuren (ongeveer 97,4% van de Belgische ondernemingen beschikt volgens het ISPA Belgium Market Survey over een breedband internetverbinding). Ten slotte zijn overeenkomsten inzake SaaS en Cloud computing vaak toetredingscontracten met bijgevolg weinig ruimte voor onderhandeling. De klant doet er dus goed aan zijn overeenkomsten grondig na te lezen (al dan niet met bijstand van een advocaat/expert) alvorens ze te ondertekenen. Grafiek 15: maakt u reeds gebruik van SaaS en/of Cloud computing oplossingen? 14,8% Ja Neen 85,2% 17

18 E-facturatie Door het schrappen van de bijzondere vormvereisten waaraan een elektronische factuur moet voldoen, is het eenvoudiger geworden om facturen elektronisch te versturen en te bewaren. Sinds 1 januari 2010 is het niet langer noodzakelijk een e-factuur te voorzien van een elektronische handtekening of deze te verzenden via een EDI-systeem (Electronic Data Interchange). Ook het versturen van facturen via een gewone PDF (23,9% van de respondenten maakt gebruik van deze eenvoudige methode) is voortaan mogelijk op voorwaarde dat men een bewijskrachtige boekhouding voert. e-facturen moeten dus steeds gekoppeld worden aan geldige bestelbonnen, leveringsdocumenten, edm. De reglementering ter zake eist dus een zogenaamde audit trail. Deze wijzigingen betekenen een enorme vooruitgang en zullen de ondernemingen toelaten om hun administratiekosten gevoelig te verminderen. Een recente studie van de Belgian Task Force E-invoicing (een initiatief van verschillende werkgeversorganisaties, opgericht in de zomer van 2009, met als doel te ijveren voor de definitieve doorbraak van elektronische facturen in België) heeft de potentiële besparing voor Belgische ondernemingen alleen al op meer dan 3, 5 miljard euro begroot. Deze besparingen kunnen bovendien verder gaan dan enkel de kosten van papier, postzegels of archief. Ook de snelheid van verzenden, het gemak om betalingen op te volgen en de mogelijkheid om de facturen elektronisch aan te leveren aan het boekhoudsysteem van de klant betekenen een enorme tijdswinst en kostenbesparing. De cijfers tonen echter aan dat de overgrote meerderheid van de KMO s nog geen gebruik maakt van de mogelijkheden van elektronische facturatie (72,5%). Bij degenen die het wel doen, stuurt maar liefst 23,9% haar facturen via gewone PDF. Slecht een zeer klein aantal KMO s verstuurt de e-factuur via een specifiek platform (2,8%) of met een certificaat (0,9%). 18

19 Grafiek 16: Verstuurt u uw facturen reeds elektronisch? 80% 70% 60% 72,5% Neen ja, via een platform Ja, met een pdf en certificaat Ja, per gewone pdf 50% 40% 2,8% 30% 0,9% 20% 23,9% 10% 0% Ja Neen Voor wat betreft de manier waarop elektronisch wordt gefactureerd zien we belangwekkende verschillen in functie van de grootte van de onderneming. Bij de grotere KMO s (+20 werknemers) wordt het meeste gebruik gemaakt van platforms om facturen elektronisch te versturen, met name 11,5 % voor de KMO s met werknemers en 16,7% bij de KMO s met werknemers. Bij deze laatste groep wordt ook nog regelmatig met een versleutelde PDF gewerkt (certificaat), namelijk bij 8,3% van de ondernemingen. Grafiek 17: Gebruik van een e-facturatieplatform gerelateerd aan de grootte van de onderneming > 50 werknemers 16,7% 21 tot 50 werknemers 11,5% 6 tot 20 werknemers 1,7% 2 tot 5 werknemers 2,7% 1 werknemer 0,7% Eenmanszaak 3,0% 0% 2% 4% 6% 8% 10% 12% 14% 16% 18% 19

20 De gewone PDF is het populairst bij de kleinere KMO s. Bij de eenmanszaken worden e- facturen in 24,3% van de gevallen met een gewone PDF verstuurd. Bij de groep met 1 werknemer is dat 32,6%, bij de KMO s met 2-5 werknemers 19,7% en bij de KMO s met 6-20 werknemers ten slotte verstuurt 7,7% de facturen via gewone PDF. Grafiek 18: Gebruik van een gewone PDF als e-factuur gerelateerd aan de grootte van de onderneming > 50 werknemers 0,0% 21 tot 50 werknemers 7,7% 6 tot 20 werknemers 19,7% 2 tot 5 werknemers 23,5% 1 werknemer 32,6% Eenmanszaak 24,3% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% De correlatie tussen de grootte van de onderneming en de manier waarop facturen elektronisch worden verstuurd, kan te maken hebben met de relatief hoge kostprijs van geïntegreerde oplossingen (koppeling e-facturatieplatform met boekhoudsoftware en ERP systeem). Voor vele kleine KMO s is het opzetten van dergelijk systeem vermoedelijk (nog) geen haalbare kaart. Nochtans kunnen de grootste efficiëntiewinsten pas worden geboekt wanneer alle bedrijfsbrede software op mekaar wordt afgestemd en e-facturatie verloopt binnen een eenvoudig softwarematig georganiseerd systeem, dat bovendien compatibel is met de oplossingen van alle aanbieders van e-facturatie toepassingen. Hoewel er de jure dus geen beperkingen meer bestaan voor wat de vorm van de e-factuur betreft, is er de facto toch nood aan een eenvoudige e-factuur, die technologieneutraal maar ook technologieoverkoepelend kan worden verstuurd, ingelezen en verwerkt door alle e-facturatiesoftwarepakketten. Bij de ontwikkeling van dergelijke oplossingen is vanzelfsprekend ook een goede afstemming nodig met de boekhouders en accountants. 20

21 Het gebruik van opensource software door de Vlaamse KMO Uit onze bevraging blijkt dat meer dan één derde van de ondernemingen gebruik maakt van opensource software oplossingen. 6% van de respondenten gebruikt zelfs uitsluitend opensource software terwijl toch een aanzienlijke 28,3% van de ondernemingen voor een deel gebruikt maakt van opensource software. 65,7% geeft echter te kennen geen opensource oplossingen te gebruiken (zie grafiek). Grafiek 19: Maakt u gebruik van opensource oplossingen? 70% 65,7% 60% 50% 40% 28,3% 30% 20% 6,0% 10% 0% Ja, alle software is open source Ja, gedeeltelijk Neen Opensource software (soms ook openbronsoftware) is computerprogrammatuur waarvan de broncode in te kijken en te veranderen is. Bij de meeste commerciële software is de broncode een bedrijfsgeheim: de gebruiker 'koopt' of 'huurt' een programma en gebruikt dat (licentie). Indien de software aangepast 21

22 moet worden zijn de mogelijkheden vaak beperkt. Meestal moet men dan immers naar de leverancier van de originele software stappen. Opensource software voorkomt de verkoperlock-in van een enkele softwareproducent. Opensource software geeft de vrijheid om eenvoudig van software te wisselen als de producent stopt met de verkoop, de prijs voor het product verhoogt, veranderingen aan de software aanbrengt of veranderingen in de licenties van de software doorvoert naar een minder acceptabele vorm. Voor de eindgebruiker zijn opensource oplossingen meestal gratis, voornamelijk omdat de broncode is opengesteld voor het publiek. Het is wel zo dat opensource niet per se gratis moet zijn. Er is namelijk nog steeds ondersteuning en hardware nodig. Opensource wordt vaak onterecht verward met freeware. Opensource is voor de eindgebruiker vaak gratis zoals freeware, maar bij freeware wordt de broncode zelf niet opengesteld voor het publiek. UNIZO is van mening dat het gebruik van opensource software voordelen kan opleveren voor een KMO. Wanneer commerciële software met opensource wordt gecombineerd valt zeker een besparing op de operationele kosten (met name op de aankoopprijs van de software) te realiseren. Zo hebben sommige medewerkers binnen een onderneming vaak voldoende aan de functionaliteit van een opensource kantoorsuite (tekstverwerker, spreadsheet, edm.). Voor andere medewerkers die zeer intensief gebruik maken van dergelijke suite kan een commerciële softwareoplossing dan weer zinvol zijn (vooral wanneer zij vaak met externe ondernemingen documenten uitwisselen). Hoewel de meeste compatibiliteitsproblemen tussen opensource en commerciële software met behulp van converteersoftware van de baan zijn, is het toch aangewezen om eventuele voornemens om op opensource oplossingen over te schakelen eerst uitgebreid in de kantooromgeving te testen. Ook op vlak van CRM en ERP-software, tekensoftware en besturingssystemen zijn voor de meeste gangbare commerciële pakketten, interessante opensource alternatieven beschikbaar. Een goede ondersteuning is echter noodzakelijk. Ondernemingen dienen zich dus goed te laten adviseren en bijstaan. 22

23 Software asset management en software licenties Een softwarelicentie is een vergunning om een computerprogramma te gebruiken. Computerprogramma's zijn auteursrechtelijk beschermd. Ze mogen dus niet zomaar worden vermenigvuldigd of openbaar gemaakt. Het installeren van een programma, vanaf DVD of vanaf het internet, geldt als een vorm van vermenigvuldigen, maar ook het louter bezit van illegale software is verboden. De vergunning om een computerprogramma te mogen gebruiken wordt vastgelegd in een contract, de licentie, en bevat veelal beperkende voorwaarden t.a.v. het kopiëren van het programma of het aantal gebruikers dat gelijktijdig het programma mag gebruiken. Veelal wordt voor het benutten een vergoeding gevraagd door de softwareproducent. Doordat softwarelicenties juridisch gezien contracten zijn, kunnen computerprogramma's onder meerdere licenties gelijktijdig uitgegeven worden. Er bestaat bovendien een veelheid aan verschillende licenties (OEM, Volume licenties, single user licenses, enz.) Naast commerciële software is er ook opensource software verkrijgbaar (zie hoger). Bij opensourcesoftware krijgt de gebruiker, naast een onbeperkt gebruiksrecht, ook de broncode van het programma en mag deze vrijwel zonder beperkingen wijzigingen aanbrengen en opnieuw uitgeven. In werd UNIZO regelmatig geconfronteerd met controles binnen bedrijven op het legaal gebruik van software (i.e. software met een geldige licentie). Deze controles werden aangestuurd door de BSA (Business Software Alliance) waarin de belangrijkste commerciële software producenten (waaronder Microsoft, Adobe, Autodesk, Symantec, Apple, enz) zijn vertegenwoordigd. Een overleg tussen UNIZO mondde uit in een akkoord over een amnestieperiode van 4 maanden, waarbinnen ondernemingen de kans kregen om hun softwarelicenties op orde te stellen. Waar nodig diende illegale software te worden verwijderd of werden bijkomende softwarelicenties aangekocht. Tijdens die 4 maanden hebben verschillende ICTondernemingen zich geëngageerd om audits bij andere ondernemingen uit te voeren en optimalisatieaanbevelingen te formuleren. De amnestieperiode ging bovendien gepaard met een breed scala aan informatieve communicatie naar de KMO toe (waaronder infosessies, brochures, checklists, enz.). 23

24 Eén jaar na deze campagne is het daarom ook tijd om een stand van zaken op te maken. Om die reden hebben we in het onderzoek gepeild naar de (il)legaliteit van software binnen de KMO. 84,50% van de bevraagde Vlaamse KMO s geeft aan voor alle software die in het bedrijf aanwezig is te beschikken over een geldige licentie. Uit cijfers van de BSA zelf, weliswaar van 2010, bleek echter dat slechts 75% van de bedrijfssoftware in België legaal was. De resultaten uit dit onderzoek moeten dan ook worden genuanceerd in de mate dat het met zekerheid aanwezig zijn van geldige softwarelicenties vaak wordt overschat of in ieder geval slechts een momentopname is. Een onderneming die vandaag legaal is op vlak van software is dat morgen misschien niet meer. De eerder beperkte aanwezigheid van good practices inzake softwarebeheer binnen de KMO (zie verder) en de Microsoft/Data News cijfers, waaruit blijkt dat 40% van de illegale software onbewust wordt gebruikt (men denkt legaal te werk te gaan, terwijl dit niet altijd zo is), wijzen erop dat er verder inspanningen moeten worden gedaan inzake het sensibiliseren van KMO s voor goed softwarebeheer. Grafiek 20: Hebt u voor alle software in uw bedrijf een geldige softwarelicentie? 4,0% 11,6% Ja Neen Geen idee 84,5% In ons onderzoek hebben we ook een aantal good practices inzake softwarebeheer bevraagd. Zo heeft het centraal bewaren van licenties en aankoopfacturen van bedrijfssoftware het voordeel dat de bewijzen van alle aangekochte software eenvoudig kunnen worden 24

25 teruggevonden en dat men dus zeer snel een overzicht heeft van alle software waarvoor men een geldige licentie bezit. De aanwezige softwarelicenties kunnen dan op geregelde tijdstippen worden getoetst aan de werkelijk aanwezige software in het bedrijf. Inconsistenties kunnen zo op een efficiënte manier worden weggewerkt, door bijvoorbeeld software die niet langer wordt gebruikt te verwijderen of door, indien nodig bijkomende licenties aan te kopen, bestaande licenties te optimaliseren in onder andere een volume licentieovereenkomst of door bepaalde software door opensource oplossingen te vervangen. 58,6 % van de respondenten geeft aan al haar softwarelicenties (en eventuele aankoopbewijzen) op een centrale plaats te bewaren. 33,1 % doet dit nog niet. Grafiek 21: Bewaart u uw softwarelicenties en bijhorende aankoopfacturen op een centrale plaats in uw bedrijf? 8,3% Ja Neen Geen idee 33,1% 58,6% We hebben bij de KMO s die werknemers in dienst hebben ook gepeild naar de aanwezigheid van een ICT-policy. In dergelijke policy staan de rechten en plichten van de werknemers inzake ICT geschreven. Aangezien de bedrijfs-ict eigendom is van de werkgever, kan hij het gebruik van de aan de werknemer ter beschikking gestelde middelen aan banden leggen. Zo kan een ICT-policy bepalen dat de werknemer zelf geen software mag binnenbrengen in het bedrijf en/of zelf geen software op de bedrijfssystemen mag installeren. Ook het internetgebruik van de werknemer kan worden gedefinieerd. De policy kan immers bepalen dat de werknemer geen websites mag bezoeken waar illegale content of niet-werkgerelateerde content op wordt aangeboden. De ICT-policy kan bovendien ook het controlerecht van de werkgever en de daaraan verbonden procedures omschrijven. Zo is de werknemer perfect op de hoogte van toegelaten en verboden gebruik van bedrijfs-ict. 25

26 Gekoppeld aan eventuele technische beperkingen inzake de lokale computer beheersrechten is een ICT-policy dan ook een zeer nuttig instrument om de onderneming te helpen vrijwaren van illegale software. Uit ons onderzoek blijkt dat van de ondernemingen met 1 of meer werknemers in dienst de overgrote meerderheid 83% niet over ICT-policy beschikt. Grafiek 22: Hebt u in uw onderneming een ICT-policy? 16,3% Ja Neen 83,7% 26

27 Informatiekanalen van de KMO op vlak van ICT Voor het opzoeken van ICT-gerelateerde informatie doet maar liefst 45,1% van de bevraagde ondernemingen een beroep op de vaste ICT-leverancier. Deze vaste ICT-leverancier wordt dus gezien als een werkelijke vertrouwenspersoon wanneer het aankomt op ICT-advies en ondersteuning. Grafiek 23: Wat is voor u het belangrijkste kanaal om informatie op te zoeken over verschillende ICT-producten? Beroeps- en ondernemersverenigingen 1,5% Vakliteratuur 4,8% Websites van mogelijke leveranciers 7,6% Zoekmachines (bv. google) 18,4% Vrienden/kennissen 7,3% ICT Consultant Fabrikant Interne IT-specialist 3,8% 3,2% 4,1% Vaste IT-partner 45,1% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% Slechts een zeer beperkt aantal (1,5%) van de respondenten gaat te rade bij beroepsorganisaties of ondernemingsverenigingen voor wat betreft ICT-advies. Toch kent 19,6% ICT-coach, een UNIZO-initiatief dat werd opgestart begin 2010 en wordt gesubsidieerd door EFRO (het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling). 27

28 Grafiek 24: Kent u ICT-coach? 19,6% Ja Neen 80,4% ICT-coach richt zich tot KMO s die actief zijn in de voedingsketen: landbouw, levensmiddelenindustrie, distributie en verpakkers, maar ook ondersteunende diensten zoals dienstverleners en alle vrije en intellectuele beroepen waar zij terecht kunnen voor advies. Met het project ICT-coach reikt Europa de actoren in de voedingsketen een gratis instrument aan om zelf de ICT-noden in de sector te definiëren en problemen op te lossen. Denk aan: hoeveel moet ik investeren in automatisatie?, welke return on investment mag ik verwachten en binnen welke termijn?, hoe kan IT mijn werk vereenvoudigen?, welke systemen bestaan er en wat is mijn bedrijf op het lijf geschreven? Veel moeilijke vragen waar weinig mensen een objectief antwoord kunnen op geven. ICT-coach staat voor neutraal en gratis advies en haar dienstverlening bestaat uit 4 luiken: Eerstelijnsadvies: deskundige antwoorden op algemene ICT-vragen. Een duidelijk beeld van de ICT-behoeften van een onderneming na een on-site audit. Na de audit krijgt de ondernemer een rapport met een advies op maat van zijn behoeften. Trajectbegeleiding, waarbij het advies wordt omgezet in actie. Het advies luidt bijvoorbeeld: schaf een boekhoudpakket aan. In de trajectbegeleiding wordt u dan verder op weg geholpen om een geschikt pakket te vinden. Infoavonden en roadshows waarin ICT-coach haar dienstverlening toelicht, maar de ondernemers meteen ook al op weg zet om zelf hun behoeften in kaart te brengen. Bij 28