Plan van aanpak I love it when a plan comes together...

Transcriptie

1 Plan van aanpak I love it when a plan comes together... Algemene aanpak Dit document beschrijft, op de volgende pagina s, uitgebreid de SMARTdoc implementatie bij grote en kleine bedrijven. Er is echter één regel die steeds geldt: voor u SMARTdoc gaat gebruiken vragen wij een aantal uren van uw tijd om het SMARTdoc implementatie project op de rails te zetten. We overlopen samen met u welke de noden zijn en hoe we SMARTdoc daar in passen. We beginnen op dat ogenblik met uw persoonlijke implementatie handleiding. Aan de hand van uw noden bepalen we hoeveel dagen implementatie we nodig hebben om SMARTdoc in uw omgeving volledig up and running te hebben. We bespreken wat door u gedaan wordt en wat wij voor onze rekening nemen. Op het einde wordt de implementatie handleiding afgewerkt en opgeleverd; deze handleiding is uw persoonlijke SMARTdoc leidraad. Daarna wordt de gebruikersopleiding besproken. Een opleiding voor een SMARTdoc gebruiker duurt meestal slechts 2 uur. Dus: steeds eerst een uitgebreide project onderzoek met de start van de implementatie handleiding, dan de implementatie die afgerond wordt met het opleveren van de handleiding en daarna pas de gebruikers opleiding. Wanneer we deze volgorde aanhouden hebben we a plan that comes together. 1

2 Plan van aanpak volgens ISO richtlijnen voor project management Plan Elke SMARTdoc implementatie vraag wordt projectmatig benaderd en afgehandeld. In al onze projecten werken we bij SMARTdoc zoveel mogelijk volgens onderstaand plan. We maken een onderscheid tussen de kleine implementaties (tot 20 gebruikers) en de grotere die een meer projectmatige aanpak nodig hebben. Bij ons eerste gesprek leggen we de werkwijze vast: de kortere versie of de meer uitgebreide project management aanpak. De hoofdbedoeling is u op de hoogte te houden van de gang van zaken en ervoor te zorgen dat u een goed overzicht hebt van wat we doen en op welke manier. Geregelde samenkomsten zorgen er dan ook voor dat we steeds kort op de bal spelen en eventuele problemen snel kunnen aanpakken. Door deze volledig voor u toegankelijke informatie komt u niet voor verrassingen te staan en kan u steeds zelf de leiding nemen binnen het project. Alle informatie die we verzamelen, functioneel, technisch, komt u toe. Hiermee behoudt u steeds voor de toekomst de vrijheid van keuze. Voor een project heb u één centrale contactpersoon die u steeds telefonisch kan bereiken en die 100% voor u klaar staat. We werken een project uit volgens de richtlijnen en de ethiek van het Project Management Institute. We houden ons dan ook strikt aan de ethische code, die we u desgewenst kunnen bezorgen. We volgen ook de zeer recente ISO richtlijnen voor project management, die u steeds kunt raadplegen. 2

3 Kleinere implementatie wie het kleine niet eert Overzicht Deze projecten vragen meestal niet meer dan 3 à 4 dagen implementatie. We spreken van projecten met maximaal 20 gebruikers en een goed definieerbare werkomgeving. Dit plan van aanpak wordt voor kleine projecten die een dag of drie implementatie vragen uiteraard verkort toegepast, maar de ethische aanpak blijft voor ons zeer belangrijk. Bij kleine projecten overlopen we samen met u de document soorten die u in SMARTdoc wilt verwerken. We stellen een lijst op van nodige herkenningen, beveiligingen en workflows. Dit vatten we samen in een document dat ons werkdocument wordt. Hierin staan de te realiseren doelen en welke opleveringen er dienen te gebeuren. We spreken dan een eerste implementatie dag af waarin we samen een paar herkenningen maken. U krijgt dan de tijd om dit uit te testen en zelf templates te maken. Na een paar weken (de datum spreken we de eerste dag af), komen we opnieuw samen om de gemaakte templates samen te overlopen. We stellen bij waar nodig en werken het project verder uit. Indien nodig blijkt spreken we nog een derde dag implementatie dag af. Daarna plannen we de gebruikersopleiding. Die duurt normaal gezien twee uur voor een groep van 8 mensen. Na de opleiding blijven we ter beschikking voor bijkomende vragen. Als alles goed draait maken we een PV van oplevering op waarin beide partijen stellen dat alles goed werkt. Uiteraard blijven we daarna nog steeds bereikbaar voor bijkomende vragen. 3

4 Grotere implementaties mag het ietsje meer zijn Overzicht Analyse Omschrijving van de opdracht: project scope statement Plan van aanpak: project management plan (verantwoordelijkheden vastleggen) Uitwerking: Gedetailleerd stappenplan: Work Breakdown Structure Uitgewerkte tijdsindeling: timeline & resources planning Kwaliteit beheersing (QA) Informatie uitwisseling: communication Risico beheer Afsluiting Elk project wordt afgesloten met een lessons learned sessie Elk onderdeel van het stappenplan wordt verder meer in detail uitgewerkt 4

5 U weet wat u wil weet u ook hoe? Analyse Na een eerste kennismakings gesprek spreken we een analyse plan af. Indien nodig komen we een tijd bij u kamperen. Dat betekent dat we ons een tijd onder uw werknemers/collega s begeven en kijken hoe er nu gewerkt wordt. We maken een lijst op van dingen die goed werken en zaken die verbeterd kunnen worden. We gaan uiteraard zeer discreet te werk en mengen ons niet in de werkwijze van de mensen. We verzamelen alleen zoveel mogelijk informatie. Bij dit project gaat onze aandacht zeker ook uit naar de consulteerbaarheid en toegangsbeveiliging van de informatie. Welke weg volgt een document dat binnenkomt? Welke weg volgt een document dat intern gecreëerd werd? Welke weg volgt een document dat extern verstuurd wordt? Heeft iedereen toegang tot de documenten-informatie hij nodig heeft of die nuttig is voor hem? We inventariseren samen met u de huidige projecten, bekijken hoe ze samen hangen en gaan na of er bepaalde projecten niet overlappen. We besteden ook aandacht aan het feit dat bepaalde acties geen meerdere keren opnieuw gedaan worden of dat technische middelen niet gedeeld kunnen worden. We gaan na in hoeverre alles tot één overkoepelend project gereduceerd kan worden, dit onder leiding van één verantwoordelijke. Vooral de integratie tussen verschillende afdelingen is belangrijk in ons onderzoek. Bovenstaande zoeken we voor u uit en documenteren we voor u. Deze informatie maakt deel uit van de analyse en is uw eigendom. Na deze studieronde maken we een uitgebreid verslag op voor u. Aan de hand van dit verslag kunt u zien waar de knelpunten in de implementatie zitten. We geven ook reeds een paar adviezen waar in de toekomst naar uitgekeken moet worden, waar de mogelijkheden en uitdagingen liggen. We bezorgen u een werkbeschrijving van het te uitvoeren werk, waarop de latere documenten gebaseerd worden (projectplannen). Met deze analyse in de hand kunt u twee dingen doen: U beslist om met ons in zee te gaan en dan komen we automatisch aan de volgende stap in ons project: de scope statement U beslist met een andere partner te werken of zelf één en ander te doen; geen probleem, we blijven even goede vrienden en blijven bereid u verder te adviseren. Vandaar dat deze analyse betaalbaar is per gepresteerde dag, dit zorgt ervoor dat we na de analyse afscheid kunnen nemen zonder discussies over wie wat betaalt. 5

6 Project Scope Statement wat? we leggen het u uit Omschrijving De project scope is een officieel document dat de opdracht omschrijft. Dit document wordt door ons opgesteld en samen met u goedgekeurd. Dit document omschrijft in detail wat de opdracht inhoudt en welke prijs er aan de opdracht gekoppeld wordt. Dit document wordt door beide partijen getekend en is de officiële start van het project. In de scope bepalen we in detail wat we gaan doen en ook wat niet in het project zit. Bij eventuele misverstanden kan dit document ons altijd helpen. De scope bepaalt welke deliverables onze opdracht inhoudt: wat verwacht u aan het einde van het project en wat verwacht u niet! We voorzien een lijst van producten/diensten die moeten verzekerd worden (WBS). In de scope wordt aangeven wat binnen welke termijn gerealiseerd moet worden. De duur van het project wordt zo exact mogelijk aangegeven. Wanneer er in de loop van de opdracht vragen bijkomen, maken we addenda aan de scope statement en wordt de prijs/ tijdsduur herberekend. We houden altijd rekening met de verhouding: prijs, tijd, kwaliteit en scope. Wanneer één van deze factoren verandert heeft dit direct invloed op één of meerdere van de andere. Het scope statement bekrachtigt onze overeenkomst en bindt ons aan een aantal goed gedefinieerde afspraken. 6

7 Project Management Plan we love it when a plan comes together Beschrijving Het project management plan is de handleiding van het project. We beschrijven hierin hoe we het project uitwerken. Voor elk onderdeel van de scope vindt u hier de uitleg hoe we het gaan aanpakken. We vertellen u wie voor wat verantwoordelijk is. We maken een verantwoordelijkheidsmatrix op, waarin we ook vermelden wie binnen uw organisatie betrokken wordt bij welk onderdeel van het project. We vermelden ook welke technische hulpmiddelen we gaan gebruiken, zoals bijvoorbeeld MsProject voor de tijdslijn. Het management plan is een werkdocument dat in de loop van het project bijgestuurd kan/zal worden; bij het verschuiven van verantwoordelijkheden bijvoorbeeld. We vertellen in dit document hoe we gaan waken over de kwaliteit van het project en hoe we risico s gaan aanpakken en proberen te vermijden. U zult hier ook een lijst met mogelijke risico s terugvinden. Kortom in het management plan vindt u: Hoe we gaan werken Wie wat gaat doen Hoe we de kwaliteit gaan verzekeren Hoe we risico s aanpakken Hoe we communiceren Welke zijn de te realiseren mijlpalen Algemeen: we spreken van een huishoudelijk reglement 7

8 Uitwerking we walk our talk Uitvoering De uitwerking van het project bestaat er in dat we doen wat we afgesproken hebben en u laten weten wat we doen. We gebruiken een Projectplan dat constant actueel gehouden wordt en naar u gecommuniceerd wordt. We walk our talk ; we doen wat we zeggen en zeggen wat we doen. Daarvoor gebruiken we meerdere hulpmiddelen, met als centraal werkdocument de tijdslijn. Deze bespreken we op geregelde tijdstippen en wordt door beide partijen nauw opgevolgd, zowel qua timing als qua budgettering. Op die manier zien we onmiddellijk elke ontsporing en kunnen samen beslissen welke actie te ondernemen. We volgen goed op of de mijlpalen gehaald worden en grijpen indien nodig direct in. We werken met een open boek, u kunt op elk moment de kosten die we maken raadplegen en kunt steeds zien waar we mee bezig zijn. Aan de hand van meeting verslagen, werkdocumenten hebt u steeds een accuraat beeld van ons project. U hebt één centrale contactpersoon die u in de loop van het project steeds kunt interpelleren en om uitleg vragen. We houden een kwaliteitsmap bij, waar u alle documenten in terug vindt die perfect tonen waar we mee bezig zijn. Deze map is door u op elk moment op te vragen en kan door ons becommentarieerd worden, zodat u weet welke informatie we bijhouden. Elke aanpassing van een document krijgt een nieuw versienummer zodat we altijd historisch ons project kunnen opvolgen. We gaan ervan uit dat we geregeld samenkomen om bovenstaande informatie uit te wisselen en te bespreken. Tijdens deze meeting lichten we de tijdslijn toe en wijzen we op de kritische punten, die we samen met u bewaken. 8

9 Afsluiting bent u tevreden Succes Elk project wordt officieel afgesloten. We gaan dan na of aan alle criteria voldaan is om van een succesvol project te spreken. We maken een document op waar we opsommen wat gerealiseerd is, op welke termijn en binnen welk budget. We maken een lessons learned document op waarbij we bijhouden wat volgende keer beter kan en wat we uit fouten geleerd hebben. Na dit document is het project afgesloten en kan ofwel een nieuw project gestart worden of nemen we voorlopig afscheid van mekaar. Na deze afsluiting blijven we nog steeds beschikbaar voor vragen en/of opmerkingen van uw kant. 9

10 Voordelen wij werken graag met u samen Ervaring Wij hebben een jarenlange ervaring met verschillende bedrijfsculturen en zijn gewoon ons in verschillende omgevingen te integreren. We voldoen steeds aan de hoge kwaliteitseisen van elke omgeving en houden ons zeer discreet. Alle informatie die u ons verschaft is confidentieel en wordt door ons enkel en alleen voor uw project gebruikt. Wij werken heel praktijk gericht, niet teveel hoogdravende theorieën, maar to the basics. We hebben voldoende project ervaring om snel inzicht in lopende projecten te krijgen en bijsturing te adviseren. De ISO richtlijnen is een internationaal document dat door iedereen raadpleegbaar is. Daardoor houdt onze werkwijze geen verrassingen in en zijn onze vorderingen meetbaar. Het grootste voordeel dat wij u echter bieden is dat van de volledig vrije en onafhankelijke informatie. Met de analyse die wij maken, bent u niet aan ons gebonden, maar kunt u werken met de leverancier die u wenst. 10