Kosten voor het behalen en behouden van GS1 Keurmerken. Voor Data Management Services

Transcriptie

1 Kosten voor het behalen en behouden van GS1 Keurmerken Voor Data Management Services Versie 2.0, November 2017

2 Als Data Management Service (DMS) wilt u weten wat het kost om een GS1 Keurmerk te behalen en te behouden, ook wel certificering genoemd. Voordat we de kosten op een rij zetten, delen we graag onze uitgangspunten voor de prijsstelling: GS1 is een not-for-profit organisatie en heeft een transparant kostenbeleid. De berekende kosten voor het begeleiden van het behalen en behouden van een keurmerk zijn kostendekkend voor GS1. In de kostenberekening zijn personeels-, innovatie- en automatiseringskosten voor GS1 opgenomen en een post voor onvoorziene kosten. De begrote kosten voor 2018 zijn gebaseerd op het certificeren van vier Data Management Services. GS1 streeft naar een hoge kwaliteit en continuïteit van het certificeringsprogramma. Het opzetten en onderhouden van het programma is arbeidsintensief. De kosten en activiteiten van GS1 zijn op te delen in drie deelgebieden: 1. Kosten om keurmerk te behalen 2. Kosten om keurmerk te behouden 3. Kosten voor het onderhouden van de certificering 1. Kosten om een keurmerk te behalen Voordat u besluit een traject in te gaan om een of meerdere keurmerken te halen, vindt er een intakegesprek plaats. We bespreken met u wat de minimale vereisten zijn waaraan een DMS moet voldoen om een keurmerk te behalen. Voordat een keurmerk wordt toegekend worden audits uitgevoerd en moeten deze met goed resultaat worden afgerond: Locatie audit - hierin wordt o.a. gekeken of de DMS voldoet aan de criteria die gesteld worden aan de organisatie, de vaardigheden en het kennisniveau van de medewerkers en de structuur van processen voor het invoeren en/of het controleren van artikelgegevens (zie hoofdstuk 3 van GS1 Keurmerk criteria). Deze locatie audit wordt uitgevoerd door een externe partij die geregistreerd is bij NOREA. Systeem onderzoek - voordat de kwaliteit audit plaatsvindt wordt gekeken of de systemen van de DMS kunnen communiceren met de systemen van de leverancier waarvoor zij gegevens vastleggen en of zij de resultaten van de controles goed kunnen verwerken en terugkoppelen aan GS1 en de leverancier (zie hoofdstuk 5 van GS1 Keurmerk criteria). Kwaliteit audit - hierin wordt gekeken of een DMS gegevens daadwerkelijk goed kan vastleggen en/of controleren met oefeningen en toetsen (zie hoofdstuk 4 van GS1 Keurmerk criteria). Zie bijlage 1 en 2 en hoofdstuk 3, 4 en 5 van GS1 Keurmerk criteria. De kosten (~ 5.000,-) voor de eerste locatie audit zijn voor GS1. Als er extra kosten worden gemaakt omdat de DMS een herkansing moet doen van de kwaliteit audit, dan worden deze kosten doorberekend aan de DMS. Geschatte kosten o.b.v. personeelskosten zijn ~ 4.000,-. De exacte kosten worden vastgesteld nadat werkzaamheden zijn uitgevoerd. Versie 2.0, November GS1 Nederland Pagina 2 van 5

3 2. Kosten om een keurmerk te behouden Om een keurmerk te behouden wordt één keer per jaar een locatie audit uitgevoerd om te beoordelen of de DMS nog steeds aan de daarvoor gestelde eisen voldoet. Daarnaast wordt 2 keer per jaar een kwaliteit audit (tussentijdse controle) uitgevoerd waarin getoetst wordt of DMS nog voldoet aan de geldende kwaliteitseisen. Zie bijlage 2 en 4 en paragraaf 2.5 van GS1 Keurmerk Criteria. De kosten voor jaarlijks terugkerende locatie audit (~ 3500,-) worden doorberekend aan de DMS. De exacte kosten worden vastgesteld nadat de werkzaamheden zijn uitgevoerd. Wanneer bij een tussentijdse controle blijkt dat de gecertificeerde DMS niet voldoet aan de kwaliteitsnormen, worden de kosten voor de herkansing doorberekend aan de DMS. Geschatte kosten o.b.v. personeelskosten (~ 3.000,-). De exacte kosten worden vastgesteld nadat de werkzaamheden zijn uitgevoerd. 3. Kosten voor het onderhouden van het certificeringsprogramma Om de certificering operationeel te kunnen onderhouden worden veel kosten gemaakt door GS1. Denk hierbij aan personeelskosten, innovatie- en automatiseringskosten en kosten voor de aanschaf van producten. Om al deze kosten te dekken berekent GS1 kosten door bij iedere DMS met een keurmerk per ingevoerde en/of gecontroleerde GTIN. De kosten per gecontroleerde of ingevoerde GTIN is 1,50. De kosten worden berekend o.b.v. het aantal ingevoerde of gecontroleerde GTIN s. Er wordt nu uitgegaan van in totaal GTIN s per jaar bij een volledig uitgerold DatakwaliTijd 2.0 programma. De DMS ontvangt per kwartaal een afrekening voor het daadwerkelijke aantal ingevoerde of gecontroleerde GTIN s. Inclusief een overzicht van de GTIN s die in de betreffende periode gefactureerd worden. De kosten per GTIN worden jaarlijks vastgesteld. Verhoging of verlaging van de kosten zullen redelijk zijn en vooraf worden aangekondigd. Als de inkomsten hoger zijn dan de kosten die GS1 maakt voor het onderhoud, zal het verschil pro rato worden terugbetaald aan de DMS. Versie 2.0, November GS1 Nederland Pagina 3 van 5

4 4. Bijlagen: werkzaamheden en tijdsinschatting Bijlage 1 Werkzaamheden en tijdsinschatting voor het behalen van een keurmerk. Werkzaamheden 1. Locatie audit door derde partij Voorbereiding ½ dag Bedrijfsbezoek voor de audit 1 dag Rapportage van de audit ½ dag Aanpassen rapportage, toelichting Uitkomsten en vervolg ½ dag 2. Intakegesprek van 1,5 uur In dit gesprek licht GS1 de eisen voor het behalen van een GS1 Keurmerk op hoofdlijnen toe en biedt inzicht in de kosten voor het behalen van een GS1 Keurmerk. Hierna kan de aanvrager besluiten of ze het aanvraagproces doorzetten. 3. Training en documentatie De DMS volgt de onlinetraining en bestudeert de documenten Meetregels voor veelvoorkomende verpakkingen in de levensmiddelen en drogisterij en GS1 Data Source - Internationale regels voor het meten van producten en hoofdstuk 3 van het document GS1 Data Source - Toelichting op invoervelden voor de levensmiddelen- en drogisterijsector. 4. Oefening eenvoudige set producten (10 producten) 5. Workshopsessie GS1 bespreekt in een workshopsessie de resultaten van de oefening en beantwoord vragen. GS1 legt uit wat de belangrijkste velden zijn, waar veel fouten gemaakt worden en hoe die te voorkomen zijn. 2,5 werkdag 2 personen x 1,5 uur = 3 uur 2 werkdagen 2 personen x 1 werkdag = 2 werkdagen 6. Oefening uitgebreidere set producten (25 producten) GS1 beoordeelt de resultaten van de oefening en of de volgende stap kan worden gestart. Als er na oordeel van GS1 Nederland te weinig voortgang wordt gemaakt in deze stap, vindt er een gesprek plaats waarin wordt afgestemd of en hoe het proces wordt voortgezet. 7. Toetsing complexe set producten (40 producten) 5 werkdagen 7,5 werkdag Versie 2.0, November GS1 Nederland Pagina 4 van 5

5 Bijlage 2 Werkzaamheden en tijdsinschatting voor herkansing(en) bij het behalen van een keurmerk. Werkzaamheden door GS1 Workshopsessie GS1 bespreekt in de workshopsessie de resultaten van de oefening en beantwoord vragen. GS1 legt uit wat de belangrijkste velden zijn, waar veel fouten gemaakt worden en hoe die te voorkomen zijn. Toetsing complexe set producten (40 producten) 2 personen x 0,5 werkdag = 1 werkdag 7,5 werkdag Bijlage 3 Jaarlijks terugkerende locatie audit door derde partij voor het behouden van een keurmerk. Werkzaamheden door derde partij Jaarlijks terugkerende locatie audit Voorbereiding 1/4 dag Bedrijfsbezoek voor de audit 1/2 dag Rapportage van de audit 1/4 dag Aanpassen rapportage, toelichting Uitkomsten en vervolg 1/2 dag 1,5 dag Bijlage 4 2x per jaar kwaliteit audit voor het behouden van een keurmerk. Werkzaamheden door GS1 2x per jaar tussentijdse kwaliteit audit (40 producten) Gedurende de looptijd van het toegekende GS1 Keurmerk controleert GS1 of de DMS nog aan de kwaliteitscriteria voldoet die in GS1 Keurmerk Criteria staan. GS1 voert 6x per jaar deze tussentijdse controle uit. 10 werkdagen Versie 2.0, November GS1 Nederland Pagina 5 van 5