GS1 Safety Data Sheet checker. Servicebeschrijving voor zakelijke eindgebruikers

Transcriptie

1 Servicebeschrijving voor zakelijke eindgebruikers Versie 1.0, augustus 2019

2 Samenvatting Documenteigenschap Naam Waarde Datum augustus 2019 Versie 1.0 Status Beschrijving Definitief - goedgekeurd Servicebeschrijving voor zakelijke eindgebruikers Versiebeheer Versie Datum Aangepast door Samenvatting van revisie augustus 2019 Wendy Bluijs Eerste versie Disclaimer De tekst uit deze publicatie mag zonder toestemming vooraf worden verveelvoudigd op voorwaarde dat de bron wordt vermeld. Hoewel alle zorg is betracht om te garanderen dat de inhoud van dit document juist is, kan GS1 Nederland niet aansprakelijk worden gehouden voor fouten of ontbrekende gegevens in deze publicatie. Neem bij vragen over de inhoud van deze publicatie contact op met de Customer Support van GS1 Nederland. Deze is bereikbaar via telefoonnummer of door een te sturen aan info@gs1.nl. Versie 1.0, Definitief - goedgekeurd, augustus GS1 Nederland Pagina 2 van 7

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Voorwaarden Wat is de scope? Wat controleert de SDS checker? Ondersteuning voor GS1 SDS checker Bijlagen... 6 A.1 Definities... 6 A.2 Metadata... 6 A.3 Steekproefbeleid... 6 Versie 1.0, Definitief - goedgekeurd, augustus GS1 Nederland Pagina 3 van 7

4 1 Inleiding Met de GS1 SDS checker kunnen bedrijven de vereiste documenten - de SDS - voor gevaarlijke en schadelijke producten laten controleren. De service is beschikbaar voor bedrijven in de sectoren levensmiddelen en drogisterij en doe-het-zelf, tuin en dier van GS1 Nederland. Gebruikers nemen de SDS checker bij GS1 af. GS1 besteedt de controle uit aan een externe Data Management Service (DMS). 2 Voorwaarden 1. Direct na de bestelling van de GS1 SDS checker wordt de controle 10% van uw artikelen met een unieke SDS automatisch opgestart. - GS1 onttrekt basisinformatie (metadata) o.a. de URL van de SDS uit GS1 Data Source en stelt deze voor controle aan de DMS ter beschikking. De data moet daarvoor wel aan GS1 gepubliceerd te zijn. - De DMS voert de controle uit en stuurt de uitkomsten van de controle naar GS1. - U ontvangt binnen 10 werkdagen na uw aanvraag of de oproep van GS1 de uitkomsten van de controle via een rapportage per mail met standaard foutcodes (op te vragen bij GS1) die de eventuele fouten n.a.v. de controle weergeven. - U past indien nodig uw data aan. De leverancier blijft eindverantwoordelijk en kan de uitkomsten overrulen. 2. Eén jaar na een positieve score in de initiële check (100%) treedt het monitoringregime in werking. In het monitoringregime wordt op 2,5% op jaarbasis van de (unieke) veiligheidsbladen gecontroleerd, verdeeld over 4 kwartalen. De overgang van de initiële check naar het monitoringregime en het percentage in het monitoringregime is afhankelijk van de behaalde resultaten. Hiervoor is een steekproefbeleid opgesteld. GS1 Nederland behoudt zicht het recht voor om het percentage van de steekproef per leverancier te verhogen wanneer de ontvangende retailer aangeeft dat ondanks de controle de overige SDS sheets van onvoldoende kwaliteit zijn. Over deze verhoging hebben leverancier en retailer vooraf overeenstemming. De deelnemer is zich ervan bewust dat GS1 Nederland de GS1 SDS checker mogelijk niet kan leveren als aan een of meerdere van onderstaande voorwaarden niet is voldaan: De deelnemer publiceert de artikelen ook aan GS1 NL ( ). Deelnemer uploadt de SDS uitsluitend als openbare URL. De GS1 SDS checker vereist dat de leverancier de SDS in het Nederlands aanlevert. De DMS kan de ruwe data waarover zij beschikken om Safety Data Sheets te controleren gebruiken om een dataset te genereren om de geleverde dienst te optimaliseren en te onderhouden. 3 Wat is de scope? De GS1 SDS checker kan gebruikt worden door leveranciers die: Een GS1 Data Source abonnement hebben De GS1 SDS checker afnemen Actief zijn in de sector levensmiddelen en drogisterij en/of doe-het-zelf, tuin en dier De GS1 SDS checker is van toepassing op artikelen die: Een consumenteneenheid zijn Die een actieve GTIN hebben Waaraan een SDS is toegevoegd Per GLN controleren we maximaal 25 bladen per oproep en we doen maximaal 4 oproepen per jaar. Dit zijn enkel unieke SDS bladen. Als een SDS aan meerdere GTIN s gekoppeld is, dan wordt de SDS in de steekproef als één geteld en één keer gecontroleerd. Versie 1.0, Definitief - goedgekeurd, augustus GS1 Nederland Pagina 4 van 7

5 4 Wat controleert de SDS checker? De GS1 SDS checker controleert minimaal de in het datamodel gedefinieerde gevaarlijke stoffen-velden op consistentie en plausibiliteit. De SDS checker: 1. Checkt aan de hand van format eisen van EU regels (REACH/CLP) of ECHA richtlijnen. 2. Checkt geldigheid en consistentie van de SDS 3. Checkt de plausibiliteit van een juiste koppeling tussen SDS en artikelen (aan de hand van de artikelnaam) De controles zijn inhoudelijk gebaseerd op: Formateisen zoals die gesteld worden in wettelijke regelgeving en ECHA richtlijnen. Definities van CLP en ADR. Relaties tussen CLP attributen (zoals H-zinnen, P-zinnen, GHS pictogrammen, signaalwoord) zoals vastgelegd in bijlage 1 van CLP. Relatie tussen ADR attributen (zoals UN nummer, ADR klasse, Verpakkingsgroep, ADR code, Tunnelcode) die vastgelegd zijn in Tabel A van ADR 3.2 Uitzonderingsregels die van toepassing zijn binnen ADR en CLP regelgeving. Controle door de GS1 SDS checker betekent dat de verzamelde gevaarlijke stoffen informatie uitsluitend wordt gecontroleerd op tegenstrijdigheden en fouten zoals hierboven beschreven. Dit gebeurt op basis van de relevante wetgeving die op de dag van de controle van kracht is. Als de service van GS1 Nederland ontbrekende of tegenstrijdige productgegevens ontdekt, worden deze aan de leverancier gemeld. 5 Ondersteuning voor GS1 SDS checker GS1 Nederland geeft ondersteuning bij het gebruik van de GS1 SDS checker. GS1 customer support is op werkdagen tijdens kantooruren te bereiken via of info@gs1.nl. Versie 1.0, Definitief - goedgekeurd, augustus GS1 Nederland Pagina 5 van 7

6 6 Bijlagen A.1 Definities SDS L&D DHZTD REACH wetgeving MijnGS1 Metadata GTIN ECHA guidlines CLP ADR Safety Data Sheet, veiligheidsinformatieblad Levensmiddelen en drogisterij Doe-het-zelf, tuin en dier Registration, Evaluation, Authorization and restriction of Chemicals wetgeving Online klantenportaal van GS1 Nederland Gegevens die de karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven Global Trade Item Number, GS1 artikelnummer European chemicals agency Classification, Labelling and Packaging wetgeving Accord européen relatif au transport international des marchandises Dangereuses par Route. Europees verdrag betreffende het internationaal vervoer van gevaarlijke goederen over de weg. A.2 Metadata De volgende metadata is minimaal benodigd om de SDS-bestanden te kunnen verwerken: Metadata 1 GS1-adrescode (GLN) dataleverancier 2 Handelsnaam op SDS 3 GS1-artikelcode (GTIN) 4 Functionele naam 5 URL bestandsnaam SDS 6 SDS taalcode A.3 Steekproefbeleid Initiële check: Versie 1.0, Definitief - goedgekeurd, augustus GS1 Nederland Pagina 6 van 7

7 Monitoringregime: Versie 1.0, Definitief - goedgekeurd, augustus GS1 Nederland Pagina 7 van 7