GS1 Data Source. Handleiding beheer digitale bestanden voor leveranciers

Transcriptie

1 Handleiding beheer digitale bestanden voor leveranciers Versie 1.3, Definitief - goedgekeurd, 25 mei 2018

2 Samenvatting Documenteigenschap Naam Waarde GS1 Data Source Datum 25 mei 2018 Versie 1.3 Status Beschrijving Definitief - goedgekeurd Handleiding beheer digitale bestanden Versiebeheer Versie Datum Aangepast door Samenvatting van revisie 0.1 November 2016 Luc van den Abeelen Eerste concept 1.0 December 2016 Luc van den Abeelen Eerste versie mei 2018 Mirjam Vermaas Update o.a. van print screens Disclaimer GS1 tracht middels haar beleid ten aanzien van intellectueel eigendom (hierna: IE-beleid) mogelijke onzekerheid betreffende aanspraken op intellectueel eigendom weg te nemen. Dit doet GS1 door van de deelnemers aan de Werkgroep die dit document heeft ontwikkeld te eisen dat ze ermee akkoord gaan om GS1-leden een royaltyvrije licentie of een RANDlicentie voor essentiële octrooien te verlenen, zoals dit is gedefinieerd in het IE-beleid van GS1. Daarnaast wordt er de aandacht op gevestigd dat de mogelijke invoering van een of meer onderdelen van deze Specificatie onderhevig kan zijn aan een octrooi of ander intellectueel eigendomsrecht waarvoor geen essentieel octrooi geldt. Een dergelijk octrooi of ander intellectueel eigendomsrecht valt niet onder de licentieverplichtingen van GS1. Bovendien is de overeenkomst om licenties te verlenen onder het IE-beleid van GS1 niet van toepassing op intellectuele eigendomsrechten en aanspraken van derden die geen deelnemers waren aan de Werkgroep. Daarom worden alle organisaties die werken aan implementatie in overeenstemming met deze Specificatie, door GS1 aangeraden om te bepalen of er octrooien zijn waarvoor geldt dat ze mogelijk een specifieke implementatie omvatten die de organisatie aan het ontwikkelen is in overeenstemming met de Specificatie en of er een licentie onder een octrooi of ander intellectueel eigendomsrecht nodig is. De vaststelling of er al dan niet een licentie nodig is, dient te worden gemaakt in het kader van de details van het specifieke systeem dat door de organisatie is ontwikkeld in overleg met de eigen octrooiadviseur. DIT DOCUMENT WORDT ALS ZODANIG AANGEBODEN ZONDER VERDERE GARANTIES IN WELKE VORM DAN OOK, WAARONDER GARANTIES VAN VERKOOPBAARHEID, NIET-INBREUK, GESCHIKTHEID VOOR EEN BEPAALD DOEL OF ENIGE GARANTIE VOORTVLOEIEND UIT DEZE SPECIFICATIE. GS1 aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade die voortvloeit uit het gebruik of misbruik van deze Norm, of het nu gaat om bijzondere of indirecte schade, gevolgschade of schadevergoedingen. GS1 aanvaardt eveneens geen aansprakelijkheid voor inbreuk op intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot het gebruik van of het zich beroepen op informatie uit dit document. GS1 behoudt zich het recht voor om te allen tijde wijzigingen aan te brengen zonder voorafgaande kennisgeving. GS1 geeft geen garantie voor het gebruik van dit document, aanvaardt geen aansprakelijkheid voor fouten die dit document zou kunnen bevatten en is niet verplicht om de hierin opgenomen informatie te actualiseren. Versie 1.3, Definitief - goedgekeurd, 25 mei GS1 Nederland Pagina 2 van 15

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Systeemcontext Digitale bestanden beheren Werken met digitale bestanden en GTIN s Route A: digitaal bestand toevoegen en koppelen aan GTIN Route B: digitaal bestand toevoegen en beheren Digitale bestanden toevoegen Digitale bestanden onderhouden Digitale bestanden verwijderen Zoeken naar digitale bestanden Digitale bestanden verspreiden Versie 1.3, Definitief - goedgekeurd, 25 mei GS1 Nederland Pagina 3 van 15

4 1 Inleiding Leveranciers kunnen aan hun productgegevens in GS1 Data Source zogenaamde digitale bestanden toevoegen. Dit zijn afbeeldingen of documenten die leveranciers kunnen vastleggen naast de gegevens over hun producten. Deze handleiding beschrijft de functionaliteiten van de userinterface en het proces van het toevoegen en onderhouden van digitale bestanden. 1.1 Systeemcontext U kunt digitale bestanden uploaden met behulp van de GS1 Data Source webinterface. Deze applicatie slaat het digitale bestand op in een externe cloud voor digitale bestanden, waar deze veilig en altijd toegankelijk zijn. De cloud genereert een link naar het opgeslagen digitale bestand en stuurt deze automatisch op. Deze link en alle metadata over het bestand worden opgeslagen in GS1 Data Source. Om informatie over digitale bestanden te kunnen uitwisselen zijn er diverse GDSN-kenmerken en object-metadata beschikbaar die worden opgenomen in de referentie naar het bestand, die is gekoppeld aan de externe cloud met digitale bestanden. Versie 1.3, Definitief - goedgekeurd, 25 mei GS1 Nederland Pagina 4 van 15

5 2 Digitale bestanden beheren Met de tool in de webinterface kunt u digitale bestanden toevoegen, verwijderen, updaten en zoeken in GS1 Data Source. U opent de tool door te klikken op de tab Digitale bestanden in de menubalk bovenaan. Op dit tabblad worden al uw opgeslagen digitale bestanden weergegeven: Tab Digitale bestanden Als u voor het eerst met digitale bestanden gaat werken, is deze tab vanzelfsprekend nog leeg. 2.1 Werken met digitale bestanden en GTIN s Er zijn twee manieren waarop u met digitale bestanden en GTIN s kunt werken. In deze handleiding beschrijven we die als Route A en Route B. In Route A maakt u een digitaal bestand aan en wijst u dit direct toe (koppelt het) aan een GTIN. Route B beschrijft hoe u een digitaal bestand aanmaakt en het bewaart, om het op een later moment te beheren Route A: digitaal bestand toevoegen en koppelen aan GTIN Om een digitaal bestand te koppelen aan een GTIN, opent u de GTIN eerst door erop te dubbelklikken: Beschikbare opties voor het toevoegen van digitale bestanden Versie 1.3, Definitief - goedgekeurd, 25 mei GS1 Nederland Pagina 5 van 15

6 U voegt een nieuw digitaal bestand toe door op de volgende knop te klikken: Let op: U kunt maar één digitaal bestand tegelijk uploaden. Er verschijnt een bestandselectievenster. Upload het digitale bestand vanuit de gewenste bron en klik vervolgens op Aanmaken: Selectiedialoogvenster Hiermee opent u een venster met invoervelden voor alle mogelijke kenmerken van digitale bestanden. De thumbnail/het pictogram links wordt vanzelf ingevuld: Editor voor het toevoegen van digitale bestanden Versie 1.3, Definitief - goedgekeurd, 25 mei GS1 Nederland Pagina 6 van 15

7 U kunt hier diverse velden invullen, waarvan er drie verplicht zijn: Type informatie (productfoto, veiligheidsblad etc) Extensietype van de productafbeelding (pdf, jpg, xl etc.) Naam van productafbeelding (de bestandsnaam zelf) Klik vervolgens op het icoontje om het bestand te bewaren: een conceptversie wordt opgeslagen: Klik dan op het icoontje vrijgeven: pas daarna kunt u het digitale bestand toewijzen aan een GTIN: Het volgende scherm wordt getoond. Klik op Ja als u de bestanden vrij wil geven. Versie 1.3, Definitief - goedgekeurd, 25 mei GS1 Nederland Pagina 7 van 15

8 Let op: Als u terugkeert naar het overzicht van uw digitale bestanden, moet u deze verversen en op verversen klikken om het toegevoegde bestand in de lijst zichtbaar te maken: Als een digitaal bestand aan een GTIN is toegevoegd en dit artikel is vrijgegeven en al is gepubliceerd, dan moeten alle wijzigingen in het digitale bestand aan alle betrokken retailers worden verzonden door de GTIN opnieuw te publiceren. Let op: Een GTIN waaraan u een digitaal bestand heeft toegevoegd, moet u altijd op CE-niveau vrijgeven om het bestand in GS1 Data Source zichtbaar te maken. Digitale bestanden worden niet individueel doorgegeven, maar alleen in combinatie met de GTIN s waaraan ze zijn toegevoegd Route B: digitaal bestand toevoegen en beheren Om een digitaal bestand toe te voegen, opent u het tabblad Digitale bestanden. De lijst met resultaten wordt weergegeven. Met de knoppen op de functiebalk kunt u verschillende handelingen uitvoeren. Beschikbare opties zijn altijd zichtbaar; niet-actieve opties worden grijs weergegeven. Alle gemaakte digitale bestanden worden in eerste instantie hier opgeslagen en kunnen later aan hun respectieve artikelen worden toegevoegd (zie digitale bestanden toevoegen): Tab Digitale bestanden Versie 1.3, Definitief - goedgekeurd, 25 mei GS1 Nederland Pagina 8 van 15

9 Klik vervolgens voor de optie Create a new digital asset door op te klikken: Beschikbare opties voor het toevoegen van digitale bestanden Er verschijnt een bestandselectievenster. Upload het digitale bestand vanuit de gewenste bron en klik vervolgens op Create: Bestandselectievenster Hiermee opent u een venster met invoervelden voor alle mogelijke kenmerken van digitale bestanden. De thumbnail/het pictogram links wordt vanzelf ingevuld: Versie 1.3, Definitief - goedgekeurd, 25 mei GS1 Nederland Pagina 9 van 15

10 Editor voor het toevoegen van digitale bestanden U kunt hier diverse velden invullen, waarvan er drie verplicht zijn: Type informatie (productfoto, veiligheidsblad etc) Extensietype van de productafbeelding (pdf, jpg, xl etc.) Naam van productafbeelding (de bestandsnaam zelf) Vul de vereiste informatie in om het gemaakte digitale bestand en de bestaande gegevens te classificeren en er zeker van te zijn dat de verplichte gegevens correct worden ingevoerd. Sla het bestand op om het proces te voltooien. Voordat het digitale bestand aan een artikel kan worden toegekend, moet het eerst worden vrijgegeven. GS1 Data Source slaat het bestand op als conceptversie: Klik op het icoontje om het bestand te bewaren. Een conceptversie wordt opgeslagen: Versie 1.3, Definitief - goedgekeurd, 25 mei GS1 Nederland Pagina 10 van 15

11 Klik dan op het icoontje vrijgeven. Pas daarna kunt u het mediaobject toewijzen aan een GTIN: Digitale bestanden toevoegen Als u een digitaal bestand aan een GTIN toevoegt, creëert u een relatie tussen die twee. Het is niet mogelijk om een GTIN vrij te geven als het daaraan toegevoegde digitale bestand geen vrijgegeven versie heeft. Een vrijgegeven revisie van een artikel verwijst altijd naar de bijbehorende vrijgegeven versie van het daaraan toegevoegde digitale bestand. Om digitale bestanden aan GTIN s toe te voegen, opent u Mijn artikelen op de menubalk van het dashboard. Vervolgens selecteert u het artikel door te dubbelklikken op het vakje vooraan de regel in de lijst met resultaten. De detailweergave van het GTIN wordt daarmee geopend. Klik op de te voegen. knop in het vak rechts op het scherm om een bestaand digitaal bestand toe Knop add existing asset Op het scherm worden nu alle bestaande digitale bestanden weergegeven, inclusief de bestandsnaam en het type informatie. U selecteert een digitaal bestand met behulp van de zoekfunctie of door op het vakje vooraan de regel van het betreffende bestand te klikken. Klik op de knop Component toevoegen om het bestand toe te voegen aan het corresponderende artikel. Versie 1.3, Definitief - goedgekeurd, 25 mei GS1 Nederland Pagina 11 van 15

12 Toevoegen aan een artikel Het vrijgegeven digitale bestand wordt weergegeven in het venster rechts op het scherm. Let op: Een GTIN waaraan u een digitaal bestand heeft toegevoegd, moet u altijd op CE-niveau vrijgeven om het bestand in GS1 Data Source zichtbaar te maken Digitale bestanden onderhouden Door te dubbelklikken op een digitaal bestand opent u de editor. Met de mediaobject-editor kunt u digitale bestanden bijwerken, opslaan en vrijgeven. Het venster met digitale bestanden links bovenaan het scherm bevat thumbnails of pictogrammen van de bestanden en de verwijzingen daarnaar in de cloud met digitale bestanden. De verwijzing kan niet worden bewerkt. De taakbalk van het venster met digitale bestanden bevat een knop Upload: Versie 1.3, Definitief - goedgekeurd, 25 mei GS1 Nederland Pagina 12 van 15

13 Uploadfunctie Klik op deze knop om het mediaobject-bestand te wijzigen of te vervangen Digitale bestanden verwijderen Soms kan het tijdens een productcyclus nodig zijn om een vrijgegeven digitaal bestand bij te werken of te vervangen. Daarvoor moet het bestand eerst van het artikel worden verwijderd. Het bestand zelf wordt daarbij niet verwijderd; alleen de connectie tussen de GTIN en het digitale bestand in de cloud wordt verbroken. Om een digitaal bestand te verwijderen, opent u de detailweergave van de GTIN. Het venster Assets rechts op het scherm geeft alle digitale bestanden weer die aan de GTIN zijn toegevoegd. Om de verbinding te verbreken, klikt u op het digitale bestanden gebruikt u de knop om het geselecteerde bestand te verwijderen. GS1 Data Source maakt het mediaobject los van deze GTIN: Het geselecteerde digitale bestand verwijderen Zoeken naar digitale bestanden U kunt alle bestaande digital assets weergeven met de zoekoptie. Open daarvoor het tabblad Digitale bestanden in het hoofdmenu bovenaan het scherm. Versie 1.3, Definitief - goedgekeurd, 25 mei GS1 Nederland Pagina 13 van 15

14 Lijst met opgeslagen mediaobjecten De lijst met resultaten (rechts) bevat alle opgeslagen digitale bestanden (al dan niet toegevoegd); het venster links op het scherm bevat de zoekparameters. U kunt opgeslagen digital assets zoeken aan de hand van de Werkcontext: - Meest recente versies - Vrijgegeven - Nooit vrijgegeven - Digital Asset Update: wordt binnenkort vrijgegeven Werkcontext Gebruik het linkervenster om de zoekresultaten te verfijnen. Selecteer het type informatie, naam van de productafbeelding, de inhoud beschrijving of de extensietype van de productafbeelding. De werkcontext is standaard ingesteld op de laatste zoekopdracht. Klik op Reset om de invoervelden te wissen. U gaat vervolgens naar de zoekfunctie door te klikken op de knop Search. GS1 Data Source zoekt de overeenstemmende digitale bestanden en geeft ze in een lijst weer. Versie 1.3, Definitief - goedgekeurd, 25 mei GS1 Nederland Pagina 14 van 15

15 2.1.7 Digitale bestanden verspreiden Zodra er een digitaal bestand is gemaakt, vrijgegeven en toegekend aan een artikel, wordt dat als onderdeel van een CIN bij de retailer bezorgd als er opnieuw wordt gepubliceerd. Het bestand wordt opgeslagen in de cloud voor digitale bestanden; alleen de referentie wordt samen met het CIN-bericht aan de retailer verzonden. Aan een GTIN kunnen meerdere digitale bestanden worden toegevoegd. Na voltooiing van het bewerkingsproces wordt het GTIN vrijgegeven. Als een GTIN naar ten minste één retailer is gepubliceerd of deel uitmaakt van een gepubliceerde hiërarchie, worden de artikelgegevens ook naar GS1 Data Source verzonden en gesynchroniseerd met de retailers die op het artikel zijn geabonneerd. Als een toegevoegd digitaal bestand een conceptversie is, kan de GTIN waaraan het is toegevoegd niet worden vrijgegeven. Als de revisie van een GTIN wordt vrijgegeven, worden de bijbehorende gegevens altijd verzonden. Als van een artikel alleen een conceptversie bestaat, wordt er geen CIN doorgegeven. Versie 1.3, Definitief - goedgekeurd, 25 mei GS1 Nederland Pagina 15 van 15