GS1 Keurmerk Criteria. Criteria en bewijsvoering voor verlening van het GS1 Keurmerk aan een DMS

Transcriptie

1 Criteria Criteria en bewijsvoering voor verlening van het aan een DMS GS1 versie 1.6, 7 november 2017

2 Samenvatting Documenteigenschap Naam Waarde Criteria Datum 7 november 2017 Versie Versie 1.6 Status Beschrijving Definitief Criteria en bewijsvoering voor verlening van het aan een DMS Versiebeheer Versie Datum Aangepast door Samenvatting van revisie juli 2016 Arno van Rijswijk Eerste versie september 2016 Daniela Mondaca Toevoeging opslag aan middelen (3.5) november 2016 Arno van Rijswijk Toevoeging n.a.v. sessie KPMG december 2016 Petra Geerdink Aanpassing beschrijving benodigde audits, taalkundige review van aanpassingen KPMG februari 2017 Jan Schimmel Aanpassing van de beroepsprocedure maart 2017 Arno van Rijswijk Aanpassing eis voor (tussentijdse) kwaliteitscontrole audit (2.5) november 2017 Arno van Rijswijk Aanpassing tussentijdse controle door GS1 naar 2x per jaar Versie GS1 Nederland Pagina 2 van 25

3 Inhoudsopgave 1 De criteria... 4 Achtergrond en doelstelling... 4 Toelichting criteria... 4 Rollen en verantwoordelijkheden Procesbeschrijving... 6 Audits om een keurmerk te behalen... 6 Audits om een keurmerk te behouden... 6 Aanvraag... 6 Opvolgende aanvraag... 7 Tussentijdse kwaliteitscontrole... 7 Intrekken anders dan naar aanleiding van een tussentijdse controle... 8 Beroep aantekenen tegen het niet toekennen/intrekken van een Locatie Audit Organisatie, mensen en structuur Primaire proces invoer Primaire proces controle Interne kwaliteitscontrole Middelen Kwaliteit audit Algemeen Kwaliteit vastleggen logistieke informatie Kwaliteit vastleggen etiketinformatie levensmiddelen Kwaliteit vastleggen etiketinformatie drogisterij Kwaliteit controle logistieke informatie Kwaliteit controle etiketinformatie levensmiddelen Kwaliteit controle etiketinformatie drogisterij Systeem test Versie GS1 Nederland Pagina 3 van 25

4 1 De criteria Achtergrond en doelstelling GS1 heeft samen met bedrijven uit de Nederlandse levensmiddelen- en drogisterijsector het programma DatakwaliTijd 2.0 ontwikkeld. Het doel van dit programma is om de kwaliteit van product- en logistieke data die via GS1 Data Source wordt uitgewisseld duurzaam te verbeteren. Een belangrijk onderdeel van het programma is het controleren of gegevens van en op de fysieke verpakking overeenkomen met de productinformatie in GS1 Data Source (hierna afgekort als GS1 DAS). Deze controles worden uitgevoerd door externe partijen: Data Management Services (hierna afgekort als DMS). De certificering (GS1 keurmerken) is opgezet om DMS-en te beoordelen op kwaliteit en bekwaamheid voor het vastleggen en controleren van data voor de GS1 DAS deelnemers. Door de certificering toont een DMS aan te voldoen aan de door GS1 gestelde eisen. Daarmee wordt de kwaliteit van de data in GS1 DAS geborgd. De certificering is een randvoorwaarde voor de DMS om de controles voor het DatakwaliTijd 2.0 programma uit te kunnen voeren. Toelichting criteria Dit document bevat criteria voor de verschillende en. De criteria zijn tot stand gekomen op basis van de eerste opzet van GS1 voor en en een inventarisatie van de werkprocessen van een DMS en de risico's die daarmee samenhangen. De criteria zijn onderdeel van het. De spelregels van het zijn in een apart document beschreven: Raamwerkovereenkomst GS1 Keurmerk voor Data Management Services levensmiddelen en drogisterij (hierna Overeenkomst). Naast de criteria staan voorbeelden gegeven voor het bewijs dat een DMS de criteria naleeft. Een bewijs hoeft niet alleen een document of een registratie te zijn. Een bewijs kan ook worden geleverd door consistente verklaringen van meerdere personen of een praktijkobservatie door de auditor. De criteria in dit document zijn toepasbaar op de volgende 6 keurmerken: 1: Vastleggen logistieke informatie 2: Vastleggen etiketinformatie levensmiddelen 3: Vastleggen etiketinformatie drogisterij 4: Controleren logistieke informatie 5: Controleren etiketinformatie levensmiddelen 6: Controleren etiketinformatie drogisterij De indeling van de onderwerpen is als volgt: - Organisatie, mensen, structuur - Primair proces invoer - Primair proces controle - Interne kwaliteitscontrole - Middelen Het Primaire proces controle is niet van toepassing op het keurmerk voor het vastleggen van informatie en vice versa. De andere onderwerpen zijn op elk keurmerk van toepassing. Binnen deze onderwerpen kan het voorkomen dat sommige criteria niet van toepassing zijn op een keurmerk: in de strekking van de vraag is dit dan altijd duidelijk. De criteria voor het keurmerk zijn generiek en van toepassing op elke DMS. In de criteria is niet ingegaan op de technische details van GDSN of de informatietechnologie en uitwisselprotocollen die in de techniek van de gegevensopslag zitten. Dit betekent ook dat geen specifieke eisen zijn gesteld aan medewerkers en Versie GS1 Nederland Pagina 4 van 25

5 processen, anders dan de door het bedrijf gestelde eisen aan haar medewerkers en kernprocessen, zoals ook geldt voor andere generieke certificatieschema's. Deze criteria zijn specifiek vastgesteld voor GS1 Nederland (hierna GS1) en zijn gebaseerd op onze inventarisatie van processen en risico s zoals die in de Nederlandse situatie gelden. GS1 heeft geen verantwoordelijkheid voor de toepasbaarheid in andere landen. Rollen en verantwoordelijkheden Data Management Service: - Verantwoordelijk voor het tijdig, volledig en accuraat invoeren van de data. - Verantwoordelijk voor het tijdig, volledig en accuraat controleren van de data. - Verantwoordelijk voor het tijdig, volledig en accuraat verzenden van uitkomsten van de controles. GS1 Nederland: - Bepaalt en communiceert tijdig aan de DMS welke data zij dienen te controleren. - Verantwoordelijk voor tijdig aangeven van wijzigingen in het proces, de beoordelingscriteria en overige relevante wijzigingen. - Het delen van de uitkomsten van de audits zoals beschreven in de keurmerk criteria. Auditor voor de locatieaudit: - De auditor is een externe partij en is geregistreerd bij NOREA - De auditor voert haar werk uit op basis van specifiek overeengekomen werkzaamheden. - De auditor rapporteert feitelijke bevindingen en geeft geen advies. Op basis van de feitelijke bevindingen beslist GS1 Nederland tot het wel of niet uitgeven van het keurmerk. - De auditor rapporteert bevindingen uitsluitend aan GS1 Nederland Versie GS1 Nederland Pagina 5 van 25

6 2 Procesbeschrijving Audits om een keurmerk te behalen Voor dat een bedrijf een traject in kan gaan om een of meerdere keurmerken te halen, vindt er een intakegesprek plaats. Hierin wordt besproken wat de minimale vereisten zijn waaraan een DMS moet voldoen om een keurmerk te behalen en of dat realistisch is. Voordat een keurmerk wordt toegekend worden de volgende audits uitgevoerd en moeten deze met goed resultaat worden afgerond: Locatie audit - hierin wordt o.a. gekeken of de DMS voldoet aan de criteria die gesteld worden aan de organisatie, de vaardigheden en het kennisniveau van de medewerkers en de structuur van processen voor het invoeren en /of het controleren van artikelgegevens (zie hoofdstuk 3). Systeem onderzoek - voordat de kwaliteit audit kan plaatsvinden wordt gekeken of de systemen van de DMS kunnen communiceren met de systemen van GS1: of zij de resultaten van de controles goed kunnen verwerken en terugkoppelen aan GS1 (zie hoofdstuk 5). Kwaliteit audit - hierin wordt gekeken of een DMS gegevens daadwerkelijk goed kan vastleggen en/of controleren met oefeningen en toetsen (zie hoofdstuk 4). Audits om een keurmerk te behouden Om een keurmerk te behouden wordt een keer per jaar een locatie audit uitgevoerd om te beoordelen of de DMS nog steeds aan de daarvoor gestelde eisen voldoet. Daarnaast wordt zes keer per jaar de toetsing van de kwaliteit audit uitgevoerd, de zogenaamde tussentijdse controle (zie paragraaf 2.5). Aanvraag De aanvrager kan bij GS1 een aanvraag indienen voor het behalen van een of meerdere en die zijn omschreven in het document ' Criteria'. De aanvraag kan worden verstuurd naar: GS1 Nederland, de afdeling 'Datakwaliteit & Analyses' Amsterdamseweg 206, 1182 HL Amstelveen Binnen maximaal 15 werkdagen na ontvangst van de aanvraag wordt de DMS voor een intakegesprek uitgenodigd. In dit gesprek licht GS1 de eisen voor het behalen van een op hoofdlijnen toe en biedt inzicht in de kosten voor het behalen van een. Hierna kan de aanvrager besluiten of ze het aanvraagproces doorzetten. Na ondertekening van de Overeenkomst (voor zover DSM deze niet reeds heeft ondertekend) en betaling van de bijbehorende fee, start GS1 het auditproces op, zoals omschreven in deze Criteria. In overleg met de aanvrager worden afspraken gemaakt over het uitvoeren van de audits, zoals toegelicht in de Criteria. GS1 zal de audits binnen maximaal 30 werkdagen na ondertekening van de GS1 Keurmerk Overeenkomst en betaling van de bijbehorende fee uitvoeren. De audits worden uitgevoerd zoals beschreven in het document Criteria. Dit document staat op de website van GS1. Versie GS1 Nederland Pagina 6 van 25

7 Van elke audit volgt, binnen 5 werkdagen na de uitvoering van de audit, een schriftelijk verslag waarin het besluit tot het wel of niet slagen voor de audit wordt toegelicht. Als de aanvrager voor alle bij de aanvraag horende audits is geslaagd, zal GS1 het betreffende toekennen. De DMS ontvangt hiervoor gelijktijdig met het auditverslag het desbetreffende certificaat. Bij het niet slagen voor een of meerdere audits zal GS1 met motivatie meedelen waarom de audit niet is behaald en kan de aanvrager een her-audit aanvragen. Na betaling van de bijbehorende fee zal GS1 binnen 5 werkdagen de her-audits uitvoeren. Het her-audit proces vindt op de wijze plaats zoals het beschreven proces voor de audits. Evaluatie De DMS heeft altijd de mogelijkheid om d een negatieve uitkomst van een e audit te bespreken, als dit binnen 5 werkdagen na terugkoppeling van de resultaten wordt aangevraagd. De uitkomst kan zijn dat de audits worden voortgezet als hier plausibele redenen voor zijn. Als dit niet het geval is, dan wordt het officiële besluit voor het niet slagen van de audit gehandhaafd. Opvolgende aanvraag De geldigheidsduur van het is 1 jaar na de datum van afgifte. Hierna moet opnieuw een aanvraag ingediend worden. De houder moet zelf op tijd deze aanvraag indienen en daarbij rekening houden met de doorlooptijd van de aanvraag. Tussentijdse kwaliteitscontrole Gedurende de looptijd van het toegekende controleert GS1 regelmatig of de DMS nog aan de kwaliteitscriteria voldoet die in Criteria staan. GS1 zal doorgaans 2x per jaar deze tussentijdse controle uitvoeren. GS1 checkt in iedere tussentijdse controle van minimaal 40 GTIN s of de data voldoen aan de eisen die zijn gesteld in de Criteria. GS1 streeft naar een situatie waarin de data in GS1 Data Source volledig overeenkomt met de werkelijkheid. Daarom zijn wij terughoudend in het uitdrukken van de auditresultaten in data kwaliteitspercentages. GS1 hanteert de volgende uitgangspunten: 1. Maximaal 1% fout op alle gecontroleerde velden binnen de controle(maximaal 5 unieke fouten, los van te veel opgevoerd of onterecht beoordeeld) 2. én maximaal 1 allergeen wordt gemist (type allergeen of bevat of ingrediëntendeclaratie of allergieinformatie) 3. én een door GS1 goedgekeurd verbeterplan voor gemaakte fouten (niet van toepassing bij 0 fouten) Als er aan 1 van de 3 bovenstaande punten niet voldaan wordt, is de uitkomst van de audit onvoldoende. Deze kwaliteitseisen gelden voor In 2018 zal de eis verder aangescherpt worden. Herstelwerkzaamheden Na de afgesproken termijn van de herstelwerkzaamheden zal GS1 weer een controle uitvoeren waarbij de resultaten correct moeten zijn en voldoen aan de eerder genoemde voorwaarden. Versie GS1 Nederland Pagina 7 van 25

8 Voorbeeld situatie tussentijdse controle: Tussentijdse controle Steekproef 3 = goed bevonden Fase 1 Steekproef 4 = fout bevonden Terugkoppeling naar DMS vanuit GS1 inclusief waarschuwing. DMS geeft bij GS1 aan wanneer herstelwerkzaamheden gereed zijn. Steekproef 5 (wordt direct getrokken na herstelwerkzaamheden DMS). GTIN's worden uit Fase 1 getrokken. Als hierbij wederom fouten worden geconstateerd, of als de DMS de geconstateerde fouten niet heeft hersteld binnen de daarvoor gegeven termijn, trekt GS1 het betreffende in. GS1 stuurt daarvan een schriftelijke kennisgeving aan de DMS. De intrekking heeft effect op de dag nadat (i) de termijn voor het instellen van beroep tegen het besluit tot intrekking bij de beroepscommissie is verstreken zonder dat DMS een dergelijk beroep heeft ingesteld, of (ii) de beroepscommissie schriftelijk aan de DMS kenbaar heeft gemaakt dat zij het beroep tegen het besluit tot intrekking afwijst of niet in behandeling neemt. Vanaf het moment dat GS1 het besluit tot intrekking bekend heeft gemaakt aan de DMS zal GS1 de gegevensleveranciers schriftelijk informeren over dit besluit. Intrekken anders dan naar aanleiding van een tussentijdse controle GS1 maakt het voornemen om een aan een DMS afgegeven in te trekken (anders dan naar aanleiding van een tussentijdse controle) schriftelijk kenbaar aan de DMS en onderbouwt dit met redenen. De DMS heeft dan de mogelijkheid om binnen 4 werkdagen schriftelijk op dit voornemen te reageren. Voor zover herstel mogelijk is, zal GS1 de DMS een redelijk termijn gunnen om datgene te doen waardoor de reden voor het intrekken wordt weggenomen, tenzij GS1 reeds een dergelijk termijn heeft gegund. Na voornoemde termijnen maakt GS1 schriftelijke aan de DMS kenbaar of het wordt ingetrokken. Als tijdens de herstelperiode alle redenen voor het intrekken zijn weggenomen, zal GS1 het niet intrekken. Intrekking heeft effect op de dag nadat (i) de termijn voor het instellen van beroep tegen het besluit tot intrekking bij de beroepscommissie is verstreken zonder dat de DMS een dergelijk beroep heeft ingesteld, of (ii) de beroepscommissie schriftelijk aan de DMS kenbaar heeft gemaakt dat zij het beroep tegen het besluit tot intrekking afwijst of niet in behandeling neemt. Vanaf het moment dat GS1 het besluit tot intrekking bekend heeft gemaakt aan de DMS, zal GS1 de gegevensleveranciers schriftelijk informeren over dit besluit. De DMS kan opnieuw een aanvraag voor het betreffende indienen, maar niet eerder dan 1 maand na de datum van het intrekken van het. Versie GS1 Nederland Pagina 8 van 25

9 Beroep aantekenen tegen het niet toekennen/intrekken van een GS1 Keurmerk Tegen een besluit van GS1 om een aangevraagd niet af te geven of om een afgegeven GS1 Keurmerk in te trekken, staat voor de desbetreffende DMS beroep open bij de door GS1 aangestelde beroepscommissie. De beroepscommissie bestaat uit minimaal 3 onafhankelijke GS1 medewerkers die niet direct zijn verbonden aan het programma DatakwalTijd 2.0. De leden van de beroepscommissie zijn niet eerder betrokken geweest bij het besluit waartegen de DMS het beroep heeft ingesteld. De DMS kan schriftelijk beroep instellen bij de beroepscommissie, door het beroepschrift te sturen of te mailen naar: GS1 Nederland, Beroepscommissie DatakwaliTijd 2.0, Amsterdamseweg 206, 1182 HL Amstelveen beroepscommissie@gs1.nl Dit beroep dient ingesteld te worden binnen 5 werkdagen na bekendmaking van het desbetreffende besluit door GS1 aan de DMS en bevat de gronden van het beroep. Als vergoeding voor de onkosten wordt een bedrag van 100 euro in rekening gebracht. Het bedrag dient te worden overgemaakt op de bankrekening van GS1: NL77DEUT De beroepscommissie neemt het beroep niet in behandeling als het beroep niet tijdig is ingesteld. De beroepscommissie zal de DMS schriftelijk informeren wanneer het beroep niet in behandeling wordt genomen. De beroepscommissie beoordeelt aan de hand van de gronden van het beroep en de schriftelijke reactie daarop door GS1 of het desbetreffende besluit van GS1 in overeenstemming is met de bepalingen van de GS1 Keurmerk Overeenkomst, de door GS1 bekendgemaakte procedures en de Criteria en neemt zo nodig een nieuw besluit over de aanvraag of trekt het besluit van de intrekking in. De beroepscommissie zal haar besluit binnen 10 werkdagen nadat het beroep is ingesteld schriftelijk mededelen aan beide partijen. Als de DMS door de beroepscommissie volledig in het gelijk wordt gesteld, zal GS1 de door DMS betaalde vergoeding voor het instellen van het beroep crediteren. In alle gevallen waarin deze beschrijving van de beroepsprocedure niet voorziet, beslist de beroepscommissie. Versie GS1 Nederland Pagina 9 van 25

10 3 Locatie Audit Organisatie, mensen en structuur Criteria Bewijs Organisatie en verantwoordelijkheden De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van elke medewerker zijn vastgesteld Functieomschrijvingen en/of consistente toelichting van werkzaamheden De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van elke medewerker zijn gecommuniceerd met de betreffende medewerker Mondeling bevestigd door medewerkers De personeelsformatie van het bedrijf voldoet aan de volgende eisen: Voldoende medewerkers (vast of flexibel) om de opdrachten binnen de tijdsplanning uit te voeren Voldoende dekking (aantal medewerkers) binnen de kennisdomeinen en met de vaardigheden die het bedrijf heeft vastgesteld Inzicht in planning, rekening houdend met benodigde tijd per opdracht Bevestiging van medewerkers over werkdruk Overzicht van competenties voor de verschillende kennisdomeinen Toekenning kennisdomeinen aan medewerkers Planning van uitvoering van opdrachten bij verschillende medewerkers Kennis medewerkers Specifiek zorgt het bedrijf voor de borging van voldoende kennis over: Relevante wet- en regelgeving over productinformatie Werking van de gebruikte software, onder meer na volgen van de GS1 online training Voor invoer logistieke informatie kennis van hoofdstuk 1 en 2 van de GS1 Data Source - toelichting op invoervelden voor de levensmiddelen- en drogisterijsector Kennis van de Internationale regels voor het meten van producten en Meetregels voor veelvoorkomende verpakkingen in de levensmiddelen- en drogisterijsector Inhoud van een introductiesessie voor nieuwe medewerkers Bewijs van aanwezigheid bij de introductiesessie of getekende verklaring Overzicht van relevante wet- en regelgeving Vastgestelde competenties per medewerker Afschriften van diploma's, certificaten, e.d. in personeelsdossier Vastgelegde werkinstructies Registratie gevolgde training Registratie (certificaten e.d.) van met goed gevolg afgelegde cursussen, waar van toepassing Vastgelegde meetinstructies Registratie gevolgde training Registratie (certificaten e.d.) van met goed gevolg afgelegde cursussen e.d. Versie GS1 Nederland Pagina 10 van 25

11 Criteria Voor invoer etiketinformatie levensmiddelen kennis van vastleggen etiketinformatie uit hoofdstuk 3 van de GS1 Data Source - toelichting op invoervelden voor de levensmiddelen- en drogisterijsector Voor invoer etiketinformatie drogisterijartikelen kennis van vastleggen etiketinformatie uit hoofdstuk 4 van de GS1 Data Source - toelichting op invoervelden voor de levensmiddelen en drogisterijsector Besef van het belang van accuraat invoeren en de risico's bij verkeerd invoeren van informatie Toepassing van vereiste kennis op basis van interne wijzigingen (inclusief trends in de uitkomsten van de interne kwaliteitscontroles), externe wijzigingen en eisen Bewijs Vastgelegde werkinstructies Registratie gevolgde training Registratie (certificaten e.d.) van met goed gevolg afgelegde cursussen, waar van toepassing Vastgelegde werkinstructies Registratie gevolgde training Registratie (certificaten e.d.) van met goed gevolg afgelegde cursussen, waar van toepassing Aantoonbaar in een introductiesessie Bevestiging in interview met medewerker Aantoonbare wijzigingen in instructies en trainingsmateriaal zoals hierboven genoemd Invoerinstructie De invoerinstructie is voor elke medewerker beschikbaar De invoerinstructie wordt geactualiseerd als GS1, wet- en regelgeving of andere factoren dit eisen Elke wijziging van de invoerinstructie wordt aan alle medewerkers kenbaar gemaakt Het bedrijf heeft tenminste twee personen aangewezen die voldoende kennis hebben om de invoerinstructie toe te lichten en eventueel noodzakelijk wijzigingsverzoeken in te dienen. Vastlegging van invoerinstructies met focus op te controleren velden Registratie (certificaten e.d.) van met goed gevolg afgelegde cursussen e.d. Proces voor bijhouden van relevante veranderingen Registratie van relevante wijzigingen in de invoerinstructies Vastgelegde communicatie over wijzigingen in invoerinstructies Registraties dat wijzigingen zijn gelezen of instructies m.b.t. wijzigingen zijn gevolgd. Functiebeschrijvingen Bewijs waaruit competentie blijkt (diploma's e.d.) Selectie en verloop van medewerkers Het bedrijf selecteert medewerkers op basis van vastgestelde selectiecriteria die proportioneel zijn voor de werkzaamheden Vastgestelde en vastgelegde selectiecriteria voor denkniveau, specifieke kennis en ervaring Het bedrijf heeft een methode om te bepalen dat tijdelijke medewerkers het aangewezen werk kunnen uitvoeren Toelichting en idealiter vastlegging van methode Versie GS1 Nederland Pagina 11 van 25

12 Criteria Het bedrijf heeft geborgd dat essentiële kennis (bijvoorbeeld wet- en regelgeving) en vaardigheden (bijvoorbeeld software) niet verloren gaan met het verloop van medewerkers Bewijs Duidelijkheid over wie welke essentiële kennis en vaardigheden bezit en opvolging/vervanging bij vertrek van deze persoon Documentatie De documentatie die het bedrijf moet bijhouden van de producent en GS1 wordt beheerst. Dit houdt onder meer in: Het bedrijf heeft een overzicht van de verplichte documentatie Documentatie is toegankelijk voor de mensen die dit nodig hebben Vertrouwelijke informatie is beschermd tegen inzage door onbevoegden Versiebeheer wordt toegepast als documentatie wordt geactualiseerd en elke medewerker heeft beschikking over de laatste versie De verantwoordelijke voor documentatie is vastgesteld Locatie en toegankelijkheid van documentatie (fysiek) tonen en eventueel een register van relevante documentatie en classificatie van documentatie (mate van vertrouwelijkheid) Werkomstandigheden Het bedrijf creëert een werkomgeving waarin medewerkers zich voldoende kunnen concentreren op de werkzaamheden De werkplekken zijn ergonomisch geschikt Repeterend werk dat leidt tot concentratieverlies en invoerfouten wordt voorkomen Het bedrijf voldoet aan Business Social Compliance Initiative (BSCI) Interviews met medewerkers over werkomgeving Medewerkers geven aan dat ze geen klachten hebben of dat bij klachten hun werkplek ten goede is aangepast Toelichting op hoe repeterend werk wordt voorkomen, bevestigd door medewerker Versie GS1 Nederland Pagina 12 van 25

13 Primaire proces invoer Criteria Bewijs Primaire proces Het bedrijf heeft het primaire proces in kaart gebracht en vastgelegd De beschrijving van dit primaire proces bevat tenminste de volgende onderdelen: - Binnenkomend verzoek van de leverancier - Contractvorming met de leverancier conform contracteisen GS1 - Ontvangst van en handling en opslag van producten - Meten van de producten - Invoer of uploaden van logistieke informatie in GS1 Data Source of eigen systeem leverancier (als dit een bedrijfsactiviteit is) - Invoer of uploaden van etiketinformatie in GS1 Data Source of eigen systeem leverancier (als dit een bedrijfsactiviteit is) - Gereed melden van de invoer bij de opdrachtgever Vastgesteld proces toegelicht en idealiter ook vastgelegd Vastlegging proces met waar nodig werkinstructies per processtap Steekproef op uitvoering proces bij medewerkers Steekproef op documentatie zoals een contract, communicatie, gereed melding Eisen van GS1 voor vastlegging in het contract met de leverancier van: Naam leverancier GLN leverancier Datum overeenkomst Waarvoor de overeenkomst is gesloten Toestemming van de leverancier aan bedrijf om vastgelegde data vast te leggen in GS1 Data Source of te uploaden in zijn systeem Duur van de overeenkomst Contract direct opzegbaar door de leverancier als het bedrijf het GS1 Keurmerk (of een onderdeel daarvan) verliest Tijdsplanning Het bedrijf stelt bij het aannemen van de opdracht de tijdsplanning vast De tijdsplanning komt overeen met de termijnen die GS1 stelt Het bedrijf heeft een methode voor intern toezicht op het halen van de tijdsplanning Het bedrijf legt het gereedkomen van de stappen vast inclusief de datum, conform de GS1 eisen Tijdsplanning in contract of intern document Toets van tijdsplanning met vastgestelde termijnen Borging van vastgestelde termijnen in planningsproces Wijze van monitoring (bijv. m.b.v. prestatieindicatoren) Registratie van gereedkomen planning Traceerbaarheid Het bedrijf registreert welke medewerker op welk tijdstip welke gegevens heeft ingevoerd Registratie binnen de software waarin gegevens ingevoerd zijn of bevestiging van een voldoende gedetailleerde werkplanning Versie GS1 Nederland Pagina 13 van 25

14 Criteria Bewijs Handling en opslag van producten en informatie Het bedrijf heeft een vastgesteld proces voor handling, bewaren, opslag en verwijdering van producten en informatiedragers van de producent Het bedrijf slaat producten op zodat deze in vorm en samenstelling behouden blijven, en, indien van toepassing, niet bederven en niet toegankelijk zijn voor niet-bevoegden Het bedrijf volgt bij de handling, opslag en verwijdering van producten en informatie waar van toepassing de instructies van de producent Bedrijf voldoet aan dutch data protection act. Vastgesteld proces idealiter ook vastgelegd Steekproef in de uitvoering van het proces op een aantal producten Aantonen instructies van producent. Steekproef over het volgen van deze instructies Interpretatie van informatie en gegevens Er een instructie voor de medewerkers over de beoordeling en acceptatie van de gegevens bij de ontvangst ervan Er is een duidelijk escalatieprotocol voor de ontvangst van onduidelijke, onvolledige, verkeerde en inconsistente gegevens. Dit protocol wordt toegepast en het bedrijf registreert wanneer dit protocol is toegepast Bij het vastleggen van de logistieke en/of etiketinformatie heeft het bedrijf voor de medewerker duidelijk gemaakt op welke wijze de informatie van en op het fysieke product in GS1 Data Source vastgelegd moet worden. Hiervoor is een gedocumenteerde instructie aanwezig. Gedocumenteerde interne instructie en gedocumenteerd escalatieprotocol Gedocumenteerde instructie Registratie dat deze instructie is verstrekt en gevolgd Communicatie algemeen Het bedrijf communiceert over GS1 gerelateerde producten, diensten en programma s in lijn met de manier waarop GS1 Nederland dit doet Vastgelegd in werkproces of in toelichting aan medewerkers hoe en wanneer te communiceren Versie GS1 Nederland Pagina 14 van 25

15 Primaire proces controle Criteria Bewijs Primaire proces Het bedrijf heeft het primaire proces in kaart gebracht en vastgelegd De beschrijving van dit primaire proces bevat tenminste de volgende onderdelen: Binnenkomend verzoek van de leverancier Contractvorming met de leverancier Ontvangst van en handling en opslag van producten Controle van logistieke informatie in GS1 Data Source (als dit een bedrijfsactiviteit is) Controle van etiketinformatie in GS1 Data Source (als dit een bedrijfsactiviteit is) Rapporteren van de bevindingen Her-controle van ingevoerde data Rapportage van de bevindingen van de hercontrole Escalatie (communicatie naar GS1) van herhaalde bevindingen uit her-controles Vastgesteld proces toegelicht en idealiter ook vastgelegd Vastlegging proces Steekproef op uitvoering proces bij medewerkers Steekproef op documentatie zoals een contract, communicatie, gereed melding Tijdsplanning Het bedrijf stelt bij het aannemen van de opdracht de tijdsplanning vast De tijdsplanning komt overeen met de termijnen die GS1 stelt Het bedrijf heeft een methode voor intern toezicht op het halen van de tijdsplanning Het bedrijf legt het gereedkomen van de stappen vast inclusief de datum conform de GS1 eisen Tijdsplanning in contract of intern document Toets van tijdsplanning met vastgestelde termijnen Borging van vastgestelde termijnen in planningsproces Wijze van monitoring (bijv. met prestatieindicatoren Registratie van gereedkomen planning Handling en opslag van producten en informatie Het bedrijf heeft een vastgesteld proces voor handling, bewaren, opslag en verwijdering van producten en informatiedragers van de producent Het bedrijf slaat producten op zodat deze in vorm en samenstelling behouden blijven, indien van toepassing niet bederven en niet toegankelijk zijn voor niet-bevoegden Het bedrijf volgt bij de handling, opslag en verwijdering van producten en informatie waar van toepassing de instructies van de producent Vragen over producten of informatie die niet kan worden gecontroleerd stelt het bedrijf aan GS1 Voldoen aan dutch data protection act Vastgesteld proces idealiter ook vastgelegd Steekproef in de uitvoering van het proces op een aantal producten Vastgesteld proces idealiter ook vastgelegd Steekproef in de uitvoering van het proces op een aantal producten Aantonen instructies van producent Steekproef over het volgen van deze instructies Toelichting medewerker en management is voldoende Versie GS1 Nederland Pagina 15 van 25

16 Criteria Bewijs Interpretatie van informatie Er is een instructie voor de medewerkers over de beoordeling en acceptatie van de gegevens bij de ontvangst ervan. Er is een duidelijk escalatieproces voor de ontvangst van onduidelijke, onvolledige, verkeerde en inconsistente gegevens. Dit protocol wordt toegepast en het bedrijf registreert wanneer dit protocol is toegepast Bij het vastleggen van de logistieke en/of etiketinformatie heeft het bedrijf voor de medewerker duidelijk gemaakt op welke wijze de informatie van en op het fysieke product in GS1 Data Source vastgelegd moet worden. Hiervoor is een gedocumenteerde instructie aanwezig. Gedocumenteerde interne instructie en gedocumenteerd escalatieprotocol Gedocumenteerde instructie Registratie dat deze instructie is verstrekt en gevolgd Voorkomen van belangenverstrengeling Het bedrijf heeft zichzelf tijdens de contractvorming ervan verzekerd dat zij geen commerciële belangen heeft bij de gevolgen (positief dan wel negatief) van de controle van de gegevens van de opdrachtgever Toelichting door management van welke opdrachtgevers zij de gegevens niet zou mogen controleren Eventueel steekproef door auditor op een aantal contracten Versie GS1 Nederland Pagina 16 van 25

17 Interne kwaliteitscontrole Criteria Bewijs Kwaliteitsborging invoer Het bedrijf laat kwaliteitscontroles door hiervoor kundige medewerkers uitvoeren Het bedrijf heeft een methode voor kwaliteitscontroles vastgesteld. Deze bevat tenminste: o Regels voor het bepalen van de steekproef op ingevoerde informatie. Deze regels zorgen voor een steekproef waarmee met een vastgestelde waarschijnlijkheid kan worden vastgesteld dat de o ingevoerde informatie correct is Procedure voor het vervolg bij het vinden van afwijkingen in de controle, inclusief Vastleggen van de afwijking in een register Uitvoeren van een 100% controle als vervolg Bepalen van de nodige correcties naast het corrigeren van de invoer zelf Bepalen van oorzaken en waar nodig nemen van maatregelen om herhaling te voorkomen Het bedrijf analyseert jaarlijks het register van afwijkingen en bepaalt of verbeteringen in de invoer nodig zijn Het bedrijf voert wijzigingen door in haar invoerproces en waar nodig in de interne opleiding en instructie van medewerkers, waar dit blijkt nodig te zijn p basis van de kwaliteitscontrole Functiebeschrijvingen en benodigde competenties, mag mondeling, idealiter vastgelegd Proces van kwaliteitscontroles vastgesteld en idealiter vastgelegd Steekproef bij betreffende medewerker kwaliteitscontrole Vastlegging van regels voor steekproef Risicoanalyse van invoerprocessen Vastlegging afwijkingenprocedure Register van afwijkingen en afhandeling Analyse en verbeterplannen Koppeling tussen register van afwijkingen en wijzigingen in het proces en instructiemateriaal Versie GS1 Nederland Pagina 17 van 25

18 Criteria Bewijs Kwaliteitsborging controle Het bedrijf laat kwaliteitscontroles door daarvoor kundige medewerkers uitvoeren Het bedrijf heeft een methode voor kwaliteitscontroles vastgesteld waarbij controlerende medewerkers gevolgd (observatie) worden in het controleproces: o Het uitvoeren van het volgen van medewerkers is vastgesteld en vastgelegd o Er is vastgesteld hoeveel observaties er jaarlijks plaatsvinden en op welke wijze een spreiding van medewerkers en opdrachten wordt gedaan o De uitkomsten van de observaties worden vastgelegd o Bij afwijkingen wordt met de controlerende medewerker een plan voor aanvullende observaties opgesteld o Bij afwijkingen wordt bepaald of overige correcties nodig zijn Het bedrijf analyseert jaarlijks het register van afwijkingen en bepaalt of verbeteringen in de controle nodig zijn Functiebeschrijvingen en benodigde competenties bij betreffende medewerker kwaliteitscontrole voor een steekproef Proces van kwaliteitscontrole Monitoringsproces van kwaliteitscontroles Wijze van bepaling van steekproef Planning van controles Vastlegging uitkomsten Vastlegging van plannen van aanvullende observaties Hantering van afwijkingenprocedure Analyse en verbeterplannen Middelen Criteria Bewijs Meetmiddelen Het bedrijf gebruikt de meetmiddelen in lijn met instructies van de producent Iedereen die de meetmiddelen gebruikt, is hiervoor capabel Het bedrijf heeft een register van meetmiddelen die het in gebruik heeft Meetmiddelen worden volgens instructie van de producent regelmatig geïnspecteerd en onderhouden Meetmiddelen worden volgens instructie van de producent regelmatig geijkt en waar nodig gejusteerd conform EN Het meetmiddel heeft en behoudt de vereiste markeringen (onder andere die gelden bij de Metrologiewet) Instructies van de producent zijn bekend bij medewerkers Instructie/toelichting aan medewerkers Register/lijst van meetmiddelen Planning van inspectie en onderhoud Afschriften van uitgevoerde inspecties, ijkingen en aanpassingen Vaststellen dat de markeringen zichtbaar en herkenbaar zijn Versie GS1 Nederland Pagina 18 van 25

19 Criteria Bewijs Invoersysteem Van de middelen die gebruikt worden voor invoer (hardware, software, etc.) is vastgesteld dat deze geen risico's op fouten veroorzaken. Dit houdt onder andere in: Als eigen software wordt gebruikt voor invoer, dan is gevalideerd dat de gegevensconversie tussen eigen software en de GS1 database foutloos verloopt Computer, netwerk en aanvullende hardware zijn geschikt voor gebruik Daar waar dit wettelijk verplicht is, geëist wordt door de producent of geëist wordt door GS1, worden gegevens beschermd tegen inzage voor onbevoegden Daar waar dit wettelijk verplicht is, geëist wordt door de producent of geëist wordt door GS1, worden gegevens beschermd tegen wijzigingen voor onbevoegden Bewijs dat validatie heeft plaatsgevonden, ook voor de laatste versies van de GS1 tools en de laatste versies van de software gebruikt door het bedrijf Vast te stellen door de auditor bij rondgang en eventueel uit terugkoppeling medewerkers Koppeling tussen de in kaart gebrachte gegevensbeschermingseisen die gelden voor het bedrijf en interne maatregelen (in protocollen of ander bewijs dat ze bestaan, bijvoorbeeld ingebouwd in software) Opslag Het aantal producten kan variëren van weinig naar heel veel. Indien nodig moet het mogelijk zijn om op te schalen naar meer opslagcapaciteit. Diepvriesmogelijkheden en/of koelingen zijn aanwezig, mocht dit nodig zijn (denk aan diepvriesproducten, verse producten etc.). Het omgaan met de afvoer van de producten (terugsturen, doneren voedselbank o.i.d. of weggooien). Aantonen dat het mogelijk is om op te schalen naar meer ruimte om grote hoeveelheden producten op te slaan en te bewaren. Vaststellen dat er diepvries en/of koelmogelijkheden zijn en/of zullen worden aangeschaft. Bewijs dat er een proces is voor de afvoer van producten. Versie GS1 Nederland Pagina 19 van 25

20 4 Kwaliteit audit Algemeen Data Management Services kunnen een behalen. Er zijn zes verschillende keurmerken voor de levensmiddelen- en drogisterijsector: en 1. Vastleggen logistieke gegevens Het verzamelen en vastleggen van logistieke gegevens (o.a. hoogte/breedte/diepte en gewicht) voor derden conform de GDSN standaard, internationale meetregels en sectorafspraken. 2. Vastleggen etiketinformatie levensmiddelen Het verzamelen en vastleggen van etiketinformatie van voorverpakte levensmiddelen voor derden conform de GDSN standaard en sectorafspraken. 3. Vastleggen etiketinformatie drogisterij Het verzamelen en vastleggen van etiketinformatie van drogisterij-artikelen voor derden conform de GDSN standaard en sectorafspraken. 4. Controleren logistieke gegevens Het controleren van logistieke gegevens in het kader van het datakwaliteitsprogramma voor de levensmiddelen- en drogisterijsector conform de GDSN standaard, internationale meetregels en sectorafspraken. Dit keurmerk kan alleen worden behaald als het - Vastleggen logistieke gegevens behaald is. 5. Controleren etiketinformatie levensmiddelen Het controleren van etiketinformatie van levensmiddelen in het kader van het datakwaliteitsprogramma voor de levensmiddelen- en drogisterijsector conform de GDSN standaard en sectorafspraken. Dit keurmerk kan alleen worden behaald als het - Vastleggen etiketinformatie levensmiddelen behaald is. 6. Controleren etiketinformatie drogisterij Het controleren van etiketinformatie van drogisterij/artikelen) in het kader van het datakwaliteitsprogramma voor de levensmiddelen- en drogisterijsector conform de GDSN standaard en sectorafspraken. Dit keurmerk kan alleen worden behaald als het - Vastleggen etiketinformatie behaald is. Benodigde documenten voor het behalen van de diverse keurmerken: - Overeenkomst - Criteria - Internationale meetregels - Meetregels voor veelvoorkomende verpakkingen - GS1 Data Source toelichting op invoervelden voor de levensmiddelen- en drogisterijsector - Beoordelingscriteria - Voorbeeldrapport - Lijst met foutcodes voor beoordeling Versie GS1 Nederland Pagina 20 van 25

21 Kwaliteit vastleggen logistieke informatie De DMS informeert GS1 voordat hij begint aan het traject om een keurmerk te halen welke geijkte weeg- en meetinstrumenten hij gaat gebruiken. De DMS overhandigt een kopie van een onderhoudsovereenkomst/ garantiecertificaat o.i.d. aan GS1. Weegapparatuur moet voldoen aan wettelijke goedkeuring en de methodiek van kalibreren (het bepalen van nauwkeurigheid van weegapparatuur ten opzichte van een gedefinieerde massastandaard) conform Europese Norm EN Eenmaal goedgekeurde weegapparatuur wordt bij her-certificering gekalibreerd en dient indien nodig te worden gejusteerd (het binnen gedefinieerde toleranties afregelen van weegapparatuur). Een meetinstrument dat aan de Metrologiewet voldoet, is voorzien van metrologische markeringen. Een metrologische markering is een kenmerk dat op een meetinstrument wordt geplaatst door de IJkinstelling, de fabrikant of een Erkende Keurder. Indien de opdrachten voor metingen ook op locatie gedaan kunnen worden met mobiele meetapparatuur dan is dit een toegevoegde waarde. Onderstaande stappen zijn verplicht en dienen succesvol te worden doorlopen. Er wordt geoefend met 25 verschillende producten, zodat de meest voorkomende verpakkingen aanbod komen. Stappen - Vastleggen logistieke informatie 1 Training en documentatie Volg de gehele online training en bestudeer de documenten Meetregels voor veelvoorkomende verpakkingen in de levensmiddelen en drogisterij en GS1 Data Source - Internationale regels voor het meten van producten. 2 Oefening eenvoudige set producten (10 producten) Voer de door GS1 aangegeven logistieke velden (zoals afmetingen en gewichten) in van 10 door GS1 aangeleverde producten) in de GS1 template. GS1 bespreekt de resultaten van de oefening en beoordeelt of de volgende stap kan worden gestart. 3 Workshopsessie Tijdens de workshopsessie worden de resultaten van de oefening besproken en kunnen er vragen worden gesteld. GS1 geeft aan wat de belangrijkste velden zijn, waar veel fouten gemaakt worden en hoe die te voorkomen zijn. 4 Oefening uitgebreidere set producten (25 producten) Voer de door GS1 aangegeven logistieke velden (zoals afmetingen en gewichten) in van een aanvullende set producten die aangeleverd zijn door GS1 Nederland. De resultaten van de oefening worden besproken en na het succesvol afronden van deze oefening, kan men door naar de volgende stap. Er is sprake van succesvol afronden als er geen ondersteuning nodig was en er geen fouten zijn gemaakt. Anders moet deze stap worden herhaald. Dit kan maximaal twee keer. Als er na oordeel van GS1 Nederland te weinig voortgang wordt gemaakt in deze stap, vindt er een gesprek plaats waarin wordt afgestemd of en hoe het proces wordt voortgezet. 5 Toetsing complexe set producten (40 producten) Voer de door GS1 aangegeven logistieke velden (zoals afmetingen en gewichten) in, van de door GS1 aangeleverde (meer complexe) 40 producten in de GS1 template. GS1 toetst of deze juist zijn ingevoerd. Er is sprake van succesvol afronden van de toets als er geen ondersteuning nodig was en is voldaan aan de eisen (zie 2.5 Tussentijdse kwaliteitcontrole ). Deze stap kan maximaal één keer herhaald worden. Versie GS1 Nederland Pagina 21 van 25

22 Kwaliteit vastleggen etiketinformatie levensmiddelen Criteria en bewijsvoering voor het Stappen - Vastleggen etiketinformatie levensmiddelen 1 Training en documentatie Volg de online training en bestudeer hoofdstuk 3 van het document GS1 Data Source - Toelichting op invoervelden voor de levensmiddelen- en drogisterijsector. 2 Oefening eenvoudige set producten (10 producten) Voer de etiketinformatie in van 10 producten (aangeleverd door GS1 Nederland) in de GS1-template. GS1 bespreekt de resultaten van de oefening en beoordeelt of gestart kan worden met de volgende stap. 3 Workshopsessie Tijdens de workshopsessie worden de resultaten van de oefening besproken en kunnen er vragen worden gesteld. GS1 geeft aan wat de belangrijkste velden zijn, waar veel fouten gemaakt worden en hoe die te voorkomen zijn. 4 Oefening uitgebreide set producten (25 producten) Voer etiketinformatie in van nog eens 25 producten die aangeleverd zijn door GS1 Nederland. De resultaten van de oefening worden besproken en na het succesvol afronden van deze oefening, kan men door naar de volgende stap. Er is sprake van succesvol afronden als er geen ondersteuning nodig was en is voldaan aan de eisen. Anders moet deze stap worden herhaald. Dit kan maximaal twee keer. Als er naar oordeel van GS1 Nederland te weinig voortgang wordt gemaakt in deze stap, vindt er een gesprek plaats waarin wordt afgestemd of en hoe het proces wordt voortgezet. 5 Toetsing complexe set producten (40 producten) Voer de etiketinformatie in van de door GS1 aangeleverde 40 producten op in de GS1 template. GS1 toetst of deze juist zijn ingevoerd. Er is sprake van succesvol afronden van de toets als er geen ondersteuning nodig was en is voldaan aan de eisen (zie 2.5 Tussentijdse kwaliteitcontrole ). Deze stap kan maximaal één keer herhaald worden. Kwaliteit vastleggen etiketinformatie drogisterij Stappen - Vastleggen etiketinformatie drogisterij 1 Documentatie Volg de online training en bestudeer hoofdstuk 4 van het document GS1 Data Source - Toelichting op invoervelden voor de levensmiddelen- en drogisterijsector. 2 Oefening producten (10 producten) Voer de etiketinformatie van 10 producten (aangeleverd door GS1 Nederland) in de GS1 template. De producten komen elk uit een van de vijf categorieën drogisterij-artikelen waarvan etiketinformatie vastgelegd moet worden. GS1 bespreekt de resultaten van de oefening en beoordeelt of gestart kan worden met de volgende stap. 3 Workshopsessie Tijdens de workshopsessie worden de resultaten van de oefening besproken en kunnen er vragen worden gesteld. GS1 geeft aan wat de belangrijkste velden zijn, waar veel fouten gemaakt worden en hoe die te voorkomen zijn. Versie GS1 Nederland Pagina 22 van 25

23 Stappen - Vastleggen etiketinformatie drogisterij 4 Oefening uitgebreide set producten (25 producten) Voer gegevens in van nog eens 25 producten die aangeleverd zijn door GS1 Nederland. De resultaten van de oefening worden besproken en na het succesvol afronden van deze oefening, kan men door naar de volgende stap. Er is sprake van succesvol afronden als er geen ondersteuning nodig was en is voldaan aan de eisen. Anders dient deze stap maximaal twee keer te worden herhaald. Als er na oordeel van GS1 Nederland te weinig voortgang wordt gemaakt in deze stap, vindt er een gesprek plaats waarin wordt afgestemd of en hoe het proces wordt voortgezet. 5 Toetsing complexe set producten (40 producten) Voer de gegevens in van de door GS1 aangeleverde 40 producten in de GS1 template. GS1 toetst of deze juist zijn ingevoerd. In deze toets zijn uitzonderingen en specifieke afspraken meegenomen. Er is sprake van succesvol afronden van de toets als er geen ondersteuning nodig was en is voldaan aan de eisen (zie 2.5 Tussentijdse kwaliteitcontrole ). Deze stap kan maximaal één keer herhaald worden. Kwaliteit controle logistieke informatie Bedrijven kunnen dit keurmerk behalen als ze minimaal het Vastleggen logistieke gegevens hebben gehaald. Het controleren van artikelgegevens gebeurt met de beoordelingscriteria die door GS1 zijn opgesteld. De DMS zorgt dat bij de controles de geldende toleranties in acht worden genomen. Stappen - Controleren logistieke informatie 1 Oefening controle (25 producten) GS1 levert een voorbeeldrapport aan op basis waarvan de DMS de uitkomsten van de controles moet verwerken. GS1 levert data en producten aan de DMS die vervolgens de controle uitvoert en het controlerapport aan GS1 oplevert. Mogelijke afwijkingen worden door de DMS in een rapport vastgelegd met codes die staan in de lijst Foutcodes controles Data Management Service. Daarbij wordt aangegeven wat de juiste invoer moet zijn. De resultaten van de oefening worden besproken en na het succesvol afronden van deze oefening, kan de DMS door naar de volgende stap. Er is sprake van succesvol afronden als er geen ondersteuning nodig was en is voldaan aan de eisen. Anders kan deze stap maximaal twee keer worden herhaald. 2 Toetsing controle (40 producten) GS1 levert data en producten aan de DMS die vervolgens de controle uitvoert en het controlerapport aan GS1 oplevert. Mogelijke afwijkingen worden door de DMS in een rapport vastgelegd met codes die staan in de lijst Foutcodes controles Data Management Service. Daarbij wordt aangegeven wat de juiste invoer moet zijn. Na het zelfstandig en in één keer succesvol afronden van de toets, heeft de DMS het keurmerk behaald. Er is sprake van succesvol afronden als er geen ondersteuning nodig was en is voldaan aan de eisen (zie 2.5 Tussentijdse kwaliteitcontrole ). Er kan maar één keer een herkansing worden gedaan. De DMS is in de praktijk verantwoordelijk voor het op de hoogte brengen van het resultaat van de controles richting de leverancier en GS1. Versie GS1 Nederland Pagina 23 van 25

24 Kwaliteit controle etiketinformatie levensmiddelen Bedrijven kunnen dit keurmerk behalen als ze het Vastleggen etiketinformatie levensmiddelen hebben gehaald. Het controleren van artikelgegevens gebeurt met de beoordelingscriteria die door GS1 zijn opgesteld. De DMS zorgt dat bij de controles de toleranties in acht worden genomen. Stappen - Controleren etiketinformatie levensmiddelen 1. Oefening controle (25 producten) GS1 levert een voorbeeldrapport aan op basis waarvan de DMS de uitkomsten van de controles moet verwerken. GS1 levert data en producten aan de DMS die vervolgens de controle uitvoert en het controlerapport aan GS1 oplevert. Mogelijke afwijkingen worden door de DMS in een rapport vastgelegd met codes die staan in de lijst Foutcodes controles Data Management Service. Daarbij wordt aangegeven wat de juiste invoer moet zijn. De resultaten van de oefening worden besproken en na het succesvol afronden van deze oefening, kan men door naar de volgende stap. Er is sprake van succesvol afronden als er geen ondersteuning nodig was en is voldaan aan de eisen. Anders kan deze stap maximaal twee keer worden herhaald. 2. Toetsing controle (40 producten) GS1 levert data en producten aan de DMS die vervolgens de controle uitvoert en het controlerapport aan GS1 oplevert. Mogelijke afwijkingen worden door de DMS in een rapport vastgelegd met codes die staan in de lijst Foutcodes controles Data Management Service. Daarbij wordt aangegeven wat de juiste invoer moet zijn. Na het zelfstandig en in één keer succesvol afronden van de toets, heeft de DMS het keurmerk behaald. Er is sprake van succesvol afronden als er geen ondersteuning nodig was en is voldaan aan de eisen (zie 2.5 Tussentijdse kwaliteitcontrole ). Er kan maar één keer een herkansing worden. Kwaliteit controle etiketinformatie drogisterij Bedrijven kunnen dit keurmerk behalen als ze het Vastleggen etiketinformatie drogisterij hebben gehaald. Het controleren van artikelgegevens gebeurt met de beoordelingscriteria die door GS1 zijn opgesteld. De DMS zorgt dat bij de controles de toleranties in acht worden genomen. Stappen - Controleren etiketinformatie drogisterij 1. Oefening controle (25 producten) GS1 levert een voorbeeldrapport aan op basis waarvan de DMS de uitkomsten van de controles moet verwerken. GS1 levert data en producten aan de DMS t service die vervolgens de controle uitvoert en het controlerapport aan GS1 oplevert. Mogelijke afwijkingen worden door de DMS in een rapport vastgelegd met codes die staan in de lijst Foutcodes controles Data Management Service. Daarbij wordt aangegeven wat de juiste invoer moet zijn. De resultaten van de oefening worden besproken en na het succesvol afronden van deze oefening, kan men door naar de volgende stap. Er is sprake van succesvol afronden als er geen ondersteuning nodig was en is voldaan aan de eisen. Anders kan deze stap maximaal twee keer worden herhaald. 2. Toetsing controle (40 producten) GS1 levert data en producten aan de DMS die vervolgens de controle uitvoert en het controlerapport aan GS1 oplevert. Mogelijke afwijkingen worden door de DMS in een rapport vastgelegd met codes die staan in de lijst Foutcodes controles Data Management Service. Daarbij wordt aangegeven wat de juiste invoer moet zijn. Na het zelfstandig en in één keer succesvol afronden van de toets, heeft de DMS het keurmerk behaald. Er is sprake van succesvol afronden als er geen ondersteuning nodig was en er geen fouten zijn gemaakt (zie 2.5 Tussentijdse kwaliteitcontrole ). Er kan maar één keer een herkansing worden. De DMS is in de praktijk verantwoordelijk voor het op de hoogte brengen van het resultaat van de controles richting de leverancier en GS1. Versie GS1 Nederland Pagina 24 van 25