Hoe werken interne en externe audits? Met de billen bloot of een constructieve dialoog?

Transcriptie

1 Hoe werken interne en externe audits? Met de billen bloot of een constructieve dialoog?

2 Auditeren is het controleren of een organisatie voldoet aan de eisen uit de brl en onderliggende protocollen alsmede het begeleiden van de organisatie naar een goede conform brl uitgevoerde bedrijfsvoering.

3 2 Soorten audits Interne audit Externe audit Tijdens beide auditsoorten wordt gekeken of de juiste handelingen door de juiste personen wordt uitgevoerd. De BRL 4000 is een procescertificaat. Borging van de persoonlijke competentie wordt door het register uitgevoerd.

4 Interne audit Par Verplicht volgens KMS Registratie van bevindingen Bespreken in Directie Beoordeling Welke eisen worden beoordeeld? Bepalen welke eisen worden beoordeeld Waar wordt de audit uitgevoerd?

5 Interne audit Samengevat: Controle op eisen Stroomlijen externe audits Borging op uitvoer eisen De interne audit is dus een krachtige tool om je bedrijf klaar te maken voor externe audits.

6 Externe audit Par CI bepaalt welke eisen worden gezien Auditverslag met evt afwijkingen Oorzaak-omvang analyse Bespreken tijdens directie beoordeling Waarop heeft audit betrekking? Waar wordt de audit gehouden?

7 Controle op eisen uit KMS Externe audit Samengevat: Verloopt het soepelst, als deze ook door de auditee is voorbereid De CI bepaalt welke eisen getoetst worden De externe audit is een controle door je CI om te zien of alle eisen in de BRL en protocollen worden nageleefd. Hiervoor moeten zij elke 4 jaar bij de verlenging van het certificaat in ieder geval alle eisen éénmaal getoetst hebben.

8 Auditbevindingen Hoe verder? (par 3.12) Interne audit Externe audit Interne rapportage In werkoverleg of direct met betrokkenen afwijking behandelen Externe rapportage, met evt geconstateerde afwijkingen Oorzaak-omvang analyse aanleveren aan CI Overleg met directie/eigenaar De CI beoordeelt de aangeleverde afhandeling

9 Flowchart externe afwijking Niet akkoord met de omvang-oorzaak analyse geconstateerde afwijking Omvang- oorzaak analyse beoordeling door CI Bij akkoord omvang- oorzaak analyse wordt afwijking afgehandeld

10 Voorbeeld uit de BRL Constatering van afwijking door CI Afwijking: tijdens de externe audit wordt geconstateerd dat in één vestiging geen interne audit is uitgevoerd. Omvang- oorzaak analyse van het archeologisch bureau Reactie: Door drukte en ziekte van de interne auditor is deze vestiging ondergesneeuwd (oorzaak). Inmiddels staat deze vestiging bovenaan in de planning / is inmiddels geaudit (reparatie). Bijgevoegd wordt de auditplanning van de auditor of het audit rapport van de vestiging (auditbewijs). Acceptatie van de analyse of verwerping door CI Reactie: accoord, NC afgehandeld/niet accoord, NC niet afgehandeld, Het archeologisch bureau dient dan een aangepaste omvang- oorzaak analyse aan te leveren.

11 Selectie van reeds gestelde vragen Waarom een interne audit als er ook een externe plaatsvindt? Wat is de reikwijdte van een interne audit? Wat is de reikwijdte van een externe audit? Middels een interen audit loop je zelf je organisatie al door, voordat dat door je CI gedaan wordt. Zo kun je evt problemen zelf al signaleren en eventueel al repareren. Daarnaast weet je dat alle benodigde acties al zijn uitgevoerd die nodig zijn voor de externe audit. De interne audit kan alle eisen uit de brl en de onderliggen protocollen omvatten, maar je mag als organisatie zelf bepalen op welke eisen je de interne audit toepast. De externe audit moet aan het eind van de looptijd van het certificaat alle eisen van de brl en de onderliggende protocollen minimaal éénmaal getoetst hebben.

12 Veldaudit Is een beoordeling van het veldproces. Staan de juiste actoren in het veld? Voeren zij de voorgeschreven handelingen uit? Beschikken de aanwezige actoren over de juiste registraties? Feitelijk wordt beoordeeld of een bedrijf of vestiging conform het kwaliteitssysteem het werk uitvoert, met de daarbij horende personen met de juiste kwalificaties. Kantooraudit Hierbij wordt meer gelet op het hele traject zoals in de BRL beschreven staat Van één of meerdere projecten wordt het gehele traject door de organisatie bekeken. Feitelijk wordt beoordeeld hoe een bedrijf of vestiging omgaat met het kwaliteitssysteem en hoe dit is geïmplementeerd in de bedrijfsprocessen.

13 VRAGEN??