Deel 1. Deel 2. Deel 1. Handleiding bij het Certificatieschema van. Stichting SCOOR. Deze handleiding is als volgt opgebouwd:

Transcriptie

1 Handleiding bij het Certificatieschema van Stichting SCOOR Deze handleiding is als volgt opgebouwd: Deel 1 1. Inleiding 2. Wat is het Certificatieschema? 3. Doel van en voorwaarden voor certificering door Stichting SCOOR 4. Toetspunten managementsysteem Deel 2 5. Procedure certificeringsaanvraag van opleidingsinstituut 6. Toelichting op de procedure 7. Procedure in tijdschema Deel 1 1. Inleiding Deze handleiding bij het Certificatieschema van Stichting SCOOR dient als hulpmiddel voor het opleidingsinstituut dat voor een SCOOR-certificaat in aanmerking wil komen en zich aan het voorbereiden is op een audit 1. De audit wordt verricht door een extern auditbureau, waarmee Stichting SCOOR daartoe een overeenkomst heeft afgesloten. De audit vindt plaats op basis van de eisen en normen die zijn opgenomen in de Certificeringsregeling, en dan met name het Certificatieschema van Stichting SCOOR. Deze handleiding is dus een gids bij het Certificatieschema en verwijst een aantal maal naar andere onderdelen van de Certificeringsregeling. 2. Wat is het Certificatieschema? In het Certificatieschema is geregeld dat het opleidingsinstituut ten behoeve van de kwaliteit van de opleidingen en de bewaking daarvan een managementsysteem moet hanteren. Ook is vastgelegd hoe het managementsysteem opgetuigd en vastgelegd moet worden in een Kwaliteitshandboek, en welke eisen daarbij gelden. Zie paragraaf 4 van deze handleiding. Uitgangspunt van het verleende certificaat van Stichting SCOOR is de waarborg dat de maatwerktrainingen en/of standaardcursussen van het opleidingsinstituut ook daadwerkelijk op een kwalitatief goede wijze tot stand zijn gekomen. Het goed functionerende managementsysteem van het opleidingsinstituut dient deze waarborg te bieden, ook doordat het geregeld door het auditbureau in opdracht van Stichting SCOOR wordt beoordeeld. Het betreft een vrijwillig certificaat: opleidingsinstituten kunnen er zelf voor kiezen, met het doel om zich op kwaliteit te onderscheiden in de markt van aanbieders van training en opleiding van ondernemingsraden. Nadat het gecertificeerd is dient het opleidingsinstituut zich te houden aan de eisen van het Certificatieschema. 1 Deze handleiding betreft een toelichting op het Certificatieschema. Aan de Handleiding kunnen geen rechten worden ontleend. 1

2 Het Certificatieschema is een leidraad om opleidingsinstituten behulpzaam te zijn bij het opzetten en onderhouden van een managementsysteem voor het verzorgen van maatwerktrainingen en/of standaardcursussen, en met het corresponderende certificaat een toegevoegde waarde te creëren. Het certificaat geeft de garantie dat het opleidingsinstituut een professionele organisatie is die met een verantwoorde aanpak in staat is een scala aan (complexe) scholingsvragen van de opdrachtgever te beantwoorden. Als zij een certificaat hebben ontvangen worden de opleidingsinstituten in het openbare register op de SCOOR-website opgenomen. Daardoor kunnen de certificaten zonodig ook zichtbaar opgeschort en desnoods ingetrokken worden, na een daartoe strekkende beoordeling door het auditbureau en een besluit van Stichting SCOOR. Het auditbureau verricht de audits en de beoordelingen overeenkomstig de Richtlijn organisatie en werkwijze auditbureau van Stichting SCOOR. In een bijlage bij de Richtlijn is nauwkeurig omschreven welke afwijkingen van de certificeringseisen uiteindelijk tot welke consequenties kunnen leiden. Het certificaat moet uiteindelijk de garantie geven dat de opleidingsinstituten met hun dienstverlening de voorwaarden creëren voor het leveren van een constructieve bijdrage aan een goed functionerend sociaal overleg in de onderneming. 3. Doel van en voorwaarden voor certificering door Stichting SCOOR Het doel van certificering door Stichting SCOOR is het bewaken en bevorderen van de kwaliteit van opleidingen ten behoeve van ondernemingsraden. Om dat doel te bereiken heeft Stichting SCOOR het Certificatieschema (als onderdeel van de Certificeringsregeling) opgesteld, verstrekt de Stichting certificaten en plaatst de Stichting de gecertificeerde opleidingsinstituten in het openbare register op haar website. De voorwaarden voor de certificering hebben betrekking op het managementsysteem, de directieverantwoordelijkheid, de middelen (de kennis en vaardigheden van de opleiders), het proces waarbinnen de opleidingen verlopen (van uitvraag, offerte tot afronding) met als afsluiting een evaluatie. Door op deze punten te toetsen kan het auditbureau beoordelen of het opleidingsinstituut voldoende kwaliteit biedt om in aanmerking te komen voor een certificaat van Stichting SCOOR. Het auditbureau zal daarover een advies uitbrengen aan het bestuur van Stichting SCOOR. De voorwaarden voor certificering zijn: - dat aan de eisen in het Certificatieschema aantoonbaar is voldaan; - dat aan de jaarlijkse betalingsverplichting in verband met de certificaatverlening wordt voldaan; - dat aan de overeenkomst met SCOOR, waaronder de jaarlijkse leveringsverplichting van de omzetcijfers, wordt voldaan. Een gecertificeerd opleidingsinstituut krijgt daar het volgende voor terug: - opname in het SCOOR-certificaatregister als gecertificeerd opleidingsinstituut, inclusief bekendmaking daarvan in publicaties van Stichting SCOOR; - het recht om het keurmerk van Stichting SCOOR te mogen dragen; - de mogelijkheid om in eigen publicaties of reclame-uitingen melding te maken van de certificaatverlening, en het recht om daarbij gebruik te maken van het SCOOR- Beeldmerk. 2

3 4. Toetspunten managementsysteem Onderstaand wordt de samenhang tussen de verschillende onderdelen van het systeem weergegeven 2. Deze moeten zorgen voor een goed functionerend managementsysteem. Met dit managementsysteem kan door de directie 3 op een adequate wijze sturing worden gegeven aan maatwerktraining en/of standaardcursussen. Het opleidingsinstituut kan controleren of het een goed functionerend managementsysteem heeft door na te gaan of het aan de volgende toetspunten voldoet: a. op grond van de eisen in hoofdstuk 4 van het Certificatieschema heeft het instituut schriftelijk een samenhangend systeem vastgelegd,van procedures, middelen, processen, werkinstructies, protocollen en andere normerende en ondersteunende documenten. Deze moeten zijn opgenomen in een (digitaal opgeslagen) kwaliteitshandboek. Het opleidingsinstituut stelt dit boek samen en houdt het bij. Het kwaliteitshandboek is dus samengesteld uit kernachtige en levende documenten, waaruit en waarmee daadwerkelijk gewerkt wordt. In het kwaliteitshandboek is ook het kwaliteitsbeleid vastgelegd met betrekking tot maatwerktrainingen en/of standaardcursussen, van de planning van de activiteiten van voorbereiding tot en met activiteiten gedurende de uitvoeringsfase. De verschillende deelprocessen die hierbij komen kijken en de daarbij per proces geldende eisen zijn omschreven in paragrafen 8.2 en 8.3 van het Certificatieschema; b. op grond van de eisen in hoofdstuk 7 van het Certificatieschema is er een management van middelen (met name de inzet van gekwalificeerde medezeggenschapsprofessionals). Samenwerkingsafspraken met externe adviseurs/trainers/coaches dienen zorgvuldig te zijn vastgelegd in een overeenkomst van opdracht. Geregistreerden in het zgn. Register van MZ-opleiders worden geacht medezeggenschapsprofessional te zijn en te voldoen aan de kennisen vaardigheidsgebieden zoals vermeld in 7.2.2; c. het managementsysteem (a) en het management van middelen (b) moeten samen leiden tot ontwikkeling, realisatie en beheersing van maatwerktrainingen en/of standaardcursussen; d. de directie neemt op grond van hoofdstuk 5 van het Certificatieschema de verantwoordelijkheid voor hetgeen onder a en b is beschreven. In het kader hiervan dient jaarlijks een interne audit en een management review te worden gehouden. Binnen het opleidingsinstituut zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden eenduidig vastgelegd, en kenbaar gemaakt aan de daartoe verantwoordelijke personen, zoals aangegeven in 5.5.1; e. indien het instituut een natuurlijke persoon betreft, wordt voldaan aan hoofdstuk 6 van het Certificatieschema; daar is beschreven hoe de natuurlijke persoon door middel van samenwerking, die in een schriftelijke overeenkomst is vastgelegd, de volle verantwoordelijkheid kan nemen en voor een certificaat in aanmerking kan komen. De directie stuurt met het managementsysteem het proces van het verzorgen van maatwerktraining en/of standaardcursussen aan en controleert of dit proces goed verlopen is alsook of het product daadwerkelijk is gerealiseerd. De directie geeft door middel van het managementsysteem sturing aan en neemt de verantwoordelijkheid voor de inzet van de medezeggenschapsprofessionals en voor het resultaat van de scholingsactiviteiten. 2 Let op. Er wordt niet de indeling gevolgd zoals in het Certificatieschema. 3 Waar in het Certificatieschema wordt gesproken van directie, kan ook sprake zijn van een persoon/directeur. 3

4 Deel 2 5. Procedure certificeringsaanvraag van opleidingsinstituut Indiening van de aanvraag en ondertekening modelovereenkomst 1. Elk opleidingsinstituut dat activiteiten verricht op het gebied van scholing en vorming van OR-en en hun leden kan een aanvraag voor een SCOOR-certificaat indienen bij Stichting SCOOR. 2. De aanvraag wordt schriftelijk ingediend, bij voorkeur met behulp van het digitale en op de SCOOR-website vermelde aanvraagformulier en vergezeld van de benodigde documenten. 3. Stichting SCOOR zendt de aanvrager binnen twee weken een ontvangstbevestiging en legt een overeenkomst met onderlinge afspraken ter ondertekening voor aan het opleidingsinstituut. 4. Stichting SCOOR informeert het auditbureau zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen twee weken, over de ontvangst van de aanvraag en stuurt de ontvangen gegevens met betrekking tot de aanvraag ten behoeve van de verdere behandeling aan het auditbureau door. 5. Nadat de overeenkomst is ondertekend en de factuur voor de certificeringsbijdrage door het opleidingsinstituut is betaald, kan een audit gepland worden. Behandeling en beoordeling door het auditbureau 6. Het auditbureau neemt contact op met het opleidingsinstituut en informeert het instituut over de werkwijze en de te volgen certificeringsprocedure zoals vastgelegd in hoofdstuk 2 van de Richtlijn, en beantwoord daarbij eventuele vragen over de verdere procedure. 7. Het opleidingsinstituut loopt de toetspunten a t/m d en eventueel e van het managementsysteem in paragraaf 4 van deze Handleiding af. Het opleidingsinstituut legt volgens paragraaf van het Certificatieschema de benodigde documenten vast in een Kwaliteitshandboek en stuurt dit (bij voorkeur digitaal) op naar het auditbureau. 8. Het auditbureau voert binnen drie weken na ontvangst een beoordeling van de documentatie (vooronderzoek) uit op het toegezonden Kwaliteitshandboek en stuurt deze beoordeling aan het opleidingsinstituut. 9. Indien deze beoordeling uitwijst dat het opleidingsinstituut nog niet voldoet aan de eisen in het Certificatieschema, stelt het auditbureau het opleidingsinstituut in de gelegenheid om binnen twee weken alsnog de nodige documentatie aan te leveren waaruit blijkt dat dit wel het geval is. 10. Het auditbureau voert binnen drie weken na de beoordeling van de documentatie de beoordeling van de implementatie (initiële certificeringsaudit) uit, aan de hand van één of meer beoordelingen ter plekke van het opleidingsinstituut. Daarbij zullen aan de kant van het opleidingsinstituut verschillende functionarissen betrokken worden en liggen de documenten (zoals hierboven onder punt 7 genoemd) ter inzage voor het auditbureau. 11. Indien er tijdens de audit door het auditbureau onvoldoende bewijs is dat aan de eisen in het Certificatieschema wordt voldaan, kan een extra beoordeling plaatsvinden. 12. Indien de toetsing uitwijst dat de aanvrager voldoet aan de eisen zal het auditbureau positief adviseren. 4

5 13. Indien de audit uitwijst dat de aanvrager niet voldoet aan de eisen, zal het auditbureau een negatief advies uitbrengen aan het bestuur van stichting SCOOR. Het opleidingsinstituut kan tegen een negatief advies in bezwaar gaan bij stichting SCOOR volgens de Bezwaar- en klachtenregeling. Besluit omtrent verlening door stichting SCOOR 14. Na ontvangst van het advies van het auditbureau neemt het bestuur van Stichting SCOOR een definitief besluit. 15. Indien het bestuur van Stichting SCOOR een negatief besluit neemt, wordt geen certificaat verleend. Het opleidingsinstituut kan tegen dit besluit in bezwaar gaan volgens de Bezwaar- en klachtenregeling. 16. Indien het bestuur van Stichting SCOOR tot een positief besluit komt, wordt een certificaat verleend. Het certificaat heeft in beginsel een looptijd van drie jaar. Indien het een voorlopige certificering betreft geldt de looptijd van het certificaat voor één jaar. 17. Het gecertificeerde opleidinginstituut kan gedurende de looptijd van het certificaat in aanmerking komen voor een steekproefsgewijze audit, welke jaarlijks onder 25% van de gecertificeerde opleidinginstituten verricht wordt. 18. Bij het voorlopig gecertificeerde opleidinginstituut volgt binnen de looptijd van één jaar de herhalingsaudit, om te beoordelen of op dat moment aan alle eisen van het Certificatieschema wordt voldaan. Indien voldaan wordt aan de eisen, volgt verlenging van het certificaat met twee jaar. 6. Toelichting op de procedure Hieronder volgt een toelichting op de punten 10 t/m 13, 16 en 18 van de procedurebeschrijving Audit Het doel van de audit is de beoordeling van (de implementatie van) het gedocumenteerde systeem bij het opleidingsinstituut in relatie tot de eisen die gesteld worden in het Certificatieschema. Tijdens het auditbezoek vindt een klantdossier-beoordeling plaats en worden gesprekken gevoerd met personen/functionarissen van het opleidingsinstituut. Het programma wordt door de auditor in overleg met het opleidingsinstituut samengesteld. In het laatste gesprek op de (laatste) bezoekdag koppelt de auditor de voorlopige bevindingen terug aan de directie van het opleidingsinstituut. Ten behoeve van de audit moet het opleidingsinstituut voor het volgende zorgen: - de beschikbaarheid van een persoon die aanvullende informatie kan verzorgen; - de beschikbaarheid van een persoon die het auditbureau door het klantenbeheersysteem (zoals beschreven in paragraaf 5.5.1, vierde bullit, van het Certificatieschema) kan leiden; - de aanwezigheid van klantendossiers voor maatwerktrainingen en standaardcursussen, met daarin de offertes, het programma van een cursus, cursusmateriaal, evaluaties en verslag, waarvan ter plekke door het auditbureau steekproefsgewijs meerdere ter beoordeling kunnen worden aangewezen; - tijdens het bezoek kan de auditor inzage vragen in een of meer aanvullende dossiers. - een aparte ruimte waar de documenten klaarliggen en waar de gesprekken worden gevoerd; - een set in hard copy van de digitaal toegestuurde documenten. Rapportage Na afloop van het bezoek schrijft de auditor een rapportage van bevindingen op basis van het bestudeerde materiaal en de gevoerde gesprekken. Het rapport wordt voorgelegd aan 5

6 het opleidingsinstituut, dat kan reageren op feitelijke onjuistheden in het rapport. De auditor verwerkt feitelijke onjuistheden en maakt het eindrapport op. Weging Aan alle onderdelen van het certificatieschema moet worden voldaan. Als blijkt dat het opleidingsinstituut niet voldoet aan een of meerdere eisen in het certificatieschema wordt de volgende procedure gevolgd: de auditor schrijft het rapport en vermeldt daarin aan welke eisen het opleidingsinstituut niet voldoet. De auditor geeft daarbij aan om welke categorie(ën) tekortkomingen (A en/of B afwijkingen) het gaat en ook of de tekortkomingen op korte termijn op te lossen zijn, of dat de tekortkomingen dusdanig fundamenteel zijn, dat van certificering op korte termijn geen sprake kan zijn. De auditor spreekt daarvoor in overleg met het opleidinginstituut een termijn af waarop de tekortkomingen (indien mogelijk)zijn opgelost. Deze termijn bedraagt maximaal 30 werkdagen. Vervolgens vindt er een herbeoordeling plaats op de onderdelen van het kader die de tekortkomingen bevatten. Bij een negatief oordeel vindt altijd contact plaats tussen het opleidinginstituut en de auditor. Het rapport wordt ter voorbereiding aan het opleidingsinstituut gezonden. Het opleidinginstituut kan argumenten aandragen op basis van feitelijke onjuistheden, waaruit blijkt dat het mogelijk wel aan de eisen voldoet. Het opleidingsinstituut kan om een toelichting op het rapport van de auditor vragen. Nieuw opleidingsinstituut en voorlopige certificering Wanneer het opleidingsinstituut nog onvoldoende aantoonbare ervaring heeft met het verzorgen van maatwerktrainingen of open inschrijvingscursussen kan een certificaat voor één jaar worden verleend. Na een jaar volgt een herhalingsaudit. Als het opleidingsinstituut daarin aantoont dat het in de praktijk voldoet aan de gestelde eisen, wordt het certificaat vervolgens verlengd met twee jaar. Daarna treedt het gangbare traject in werking, waarbij na elke drie jaar in het kader van hercertificering een volledige herbeoordeling zal plaatsvinden. 6

7 7. Procedure in tijdschema De te volgen procedure bij de certificering wordt in het onderstaande schema in tijd weergegeven. Het betreft hier de maximale behandeltijd. De procedure bestaat uit verschillende stappen, in onderstaand schema zijn de stappen en de gemiddelde doorlooptijd van het beoordelingsproces weergegeven. Op onderdelen kan daarvan worden afgeweken. De planning wordt per traject in overleg tussen het auditbureau en het opleidingsinstituut vastgesteld. Voorbeeld schema doorlooptijd in weken (de afkorting o.i. staat voor: opleidingsinstituut) Week Stap 1. aanvraag indienen bij Stichting SCOOR (punten 1 en 2) 2. ontvangstbevestiging, ondertekenen modelovereenkomst, informeren auditbureau en betaling factuur door o.i. (punten 3 t/m 5) 3. auditbureau neemt contact op met o.i. (punt 6) 4. o.i. stelt Kwaliteitshandboek samen en levert dit aan bij auditbureau (punt 7) 5. auditbureau beoordeelt de documentatie (punten 8 en 9) 6. auditbureau beoordeelt de implementatie van het gedocumenteerde systeem en stelt beoordelingsrapportage op (punten 10 en 11) 7. o.i. kan eenmalig reageren op conceptrapportage (toelichting op rapportage) 8. auditbureau stelt advies vast (punten 12 en 13) 9. Bestuur van Stichting SCOOR besluit tot al dan niet verlening van certificaat o.b.v. advies van auditbureau (punten 14 e.v.) x x x x 7