Een innovatieve totaaloplossing voor zorgaanbieders

Transcriptie

1 Een innovatieve totaaloplossing voor zorgaanbieders zocus.nl

2 Herkent u de volgende uitdagingen? De administratie is onoverzichtelijk U moet wachten op rapportages U maakt gebruik van allerlei verschillende applicaties U ervaart onnodige bureaucratie Het is lastig om resultaten te verantwoorden Contracten, resultaten, productiviteit van medewerkers, caseload management en urenverantwoording. U hoeft hier niet langer verschillende applicaties voor te gebruiken. ZOCUS is een innovatieve totaaloplossing voor zorgaanbieders.

3 ZOCUS is in 2013 ontstaan uit een samenwerking tussen Lean expert Marcel Halff en zorginstelling MEE Amstel en Zaan met als doel een totaaloplossing te maken om grip te krijgen op het sociale domein. ZOCUS biedt zorgaanbieders een innovatieve totaaloplossing: van intakegesprek, zorgregistratie en inzicht in caseload tot contractbeheer, zorginkoop en verantwoording. Een significante stijging van de productiviteit en een aangename werkomgeving is het gevolg. Minder bureaucratie en meer tijd voor zorg! ZOCUS is zó ontworpen dat zeer snel, en tegen lage kosten, maatwerk geleverd kan worden. ZOCUS is modulair opgebouwd waardoor 85% van het fundament universeel toepasbaar is op de meeste vraagstukken. Ditzelfde geldt voor het koppelen met de applicaties die reeds in gebruik zijn bij de organisatie. Een innovatieve totaaloplossing voor zorgaanbieders In deze brochure krijgt u een indruk van de mogelijkheden die voor de zorgsector zijn ontworpen. De Jeugdzorg, GGZ, GGD, verslavingszorg, maar ook speciaal onderwijs kunnen met ZOCUS moeiteloos worden bediend. Wij komen graag bij u langs om een presentatie te geven en uw vraag te verkennen.

4 Aanmelding ZOCUS bevat intake-gereedschap om de inventarisatie en doorgeleiding van cliënten met een hulpvraag efficiënt, gestandaardiseerd en objectief te laten verlopen. Bij de intake worden daarbij direct alle cruciale gegevens ingevoerd. De ingevoerde gegevens worden automatisch gewogen naar complexiteit en de te verwachten zorgintensiteit. Hierdoor ontstaat een objectief beeld van de cliënt. ZOCUS zorgt dat essentiële informatie direct en online overdraagbaar is. Zowel intern als aan de partijen die het ondersteuningstraject kunnen verzorgen. De beschikbare data vanuit de intake kan worden gebruikt voor periodieke rapportages, statistieken en trendanalyses. Denk hierbij aan type cliënten, hun beperkingen en complicerende factoren en het soort ondersteuning. ZOCUS heeft een interactieve zelfredzaamheidmatrix die gebruikt kan worden wanneer de organisatie dat wil. In deze ZRM wordt aangegeven welke (informele) ondersteuners/ partijen er rondom een cliënt aanwezig zijn en aan Welke functionaliteiten biedt ZOCUS? Caseloadbeheer ZOCUS maakt de caseloadzwaarte en omvang voor medewerkers en leidinggevenden inzichtelijk. Een grafisch overzicht toont de totale caseload van een medewerker, een team of de hele organisatie. Het overzicht toont hoe zwaar de cliënten in de caseload zijn en het aantal weken dat er ondersteuning bij een cliënt wordt geboden. Ook het aantal bestede uren bij een cliënt is hierop te zien. Het inzichtelijk hebben van de caseload maakt duidelijk of er wel of niet ruimte zit in de caseload van een medewerker. Het geeft een basis voor de discussie waar langdurige trajecten begrensd of afgesloten zouden moeten worden. Uiteraard volgens de policy van uw organisatie. Een caseload-gesprek tussen leidinggevende en medewerker krijgt met deze gegevens een andere dimensie en kan gevoerd worden op basis van beschikbare feiten. Medewerkers kunnen op ieder moment zelf hun dashboard samenstellen en inzien. Het dashboard toont alle relevante informatie die een medewerker nodig heeft. caseloadgegevens, de welke doelen er door welke partij wordt gewerkt. Cliëntdossier Resultaten en Performance in- en uitstroomgegevens, omvang van de wachtlijst, Direct wordt ook het beschikbare netwerk rondom ZOCUS bevat een digitaal cliëntdossier waarin alle Het inhoudelijke resultaat van de geboden productiviteit gegevens en automatische triggers de cliënt zichtbaar. interventies en documenten rond de cliënt kunnen ondersteuning wordt steeds belangrijker. De voor geagendeerde acties. worden aangemaakt, geüpload en beheerd. Het focus bij inkoop en aanbesteding van zorg zal naar dossier heeft een chronologische indeling vanaf de verwachting volledig opschuiven naar resultaat aanmelding tot en met de archivering. In dit dossier monitoring. ZOCUS is daar op voorbereid en wordt ook de voortgang op voorgenomen doelen en ingericht. ZOCUS houdt na het uitvoeren van een resultaten gerapporteerd en geëvalueerd. ZOCUS evaluatie bij een cliënt automatisch bij welke doelen bevat een geïntegreerde document-builder waarmee wel, niet of deels zijn behaald. Op medewerker-, de organisatie zelf de door haar gebruikte templates team- of organisatieniveau kunnen overzichten met en documentsjablonen voor het dossier kan maken één druk worden getoond. Uiteraard is hierbij de en gebruiken. mogelijkheid om zelf overzichten uit de beschikbare data samen te stellen en deze automatisch en periodiek te laten rapporteren. Belangrijk om bijvoorbeeld strategische beleidsbeslissingen te kunnen nemen.

5 Contractbeheer In ZOCUS beheert u alle contracten en contractafspraken. Direct is zichtbaar hoeveel uren en kosten er zijn geboekt op een contract en of het gewenste resultaat is behaald. De Contractmodule stelt uw organisatie in staat om inhoudelijke en financiële risico s binnen contracten te ontdekken en te bewaken. Real-time contract monitoring is cruciaal voor de bedrijfsvoering. Met één druk op de knop wordt de actuele situatie getoond van alle teams en partijen waarmee contractafspraken zijn gemaakt. Tijdens de looptijd van het contract wordt direct gemonitord of het tijdspad en de voortgang op de overeengekomen doelen niet in gevaar komt. Risico s worden automatisch getriggerd naar betrokkenen. Ook de risico s voor de eigen cashflow, begroting en facturering zijn geïntegreerd. Het inzoomniveau geeft uitgebreid inzicht in de specificatie van de Maar dat is nog niet alles... Management stuurinformatie ZOCUS biedt real-time stuurinformatie in de vorm van een dashboard. Dit dashboard kan naar eigen wens worden samengesteld. Alle data uit ZOCUS is beschikbaar om patronen en trends te kunnen signaleren. U kunt hierdoor tijdig anticiperen op veranderingen, en risico s reduceren. U kunt met ZOCUS maatwerk overzichten genereren uit de beschikbare data. Slimme filters stellen eindgebruikers in staat om zelf de criteria voor rapportages die weergegeven moeten worden te bepalen. Deze overzichten en dwarsdoorsneden kunnen van pas komen als onderlegger bij beleidsbeslissingen, verantwoording of presentaties. Dit krachtige stuk gereedschap biedt niet alleen waarde voor de eigen organisatie maar ook voor inzichten waarmee u uw opdrachtgevers kunt voeden. Alle ZOCUS data is bewerkbaar en urenboekingen tot op cliënt- of leerlingniveau. Urenverantwoording ZOCUS beschikt over een slimme oplossing voor medewerkers om snel en eenvoudig uren te kunnen verantwoorden. Dit is een agenda -zoals Outlookwaaraan functionaliteiten zijn toegevoegd. De agenda bewaakt bijvoorbeeld het urencontract en het aantal uren dat een ondersteuner aan items in zijn of haar weekplan heeft staan. Deze items zijn ook direct de verantwoording van uren op de achtergrond. Dit scheelt dubbel werk. De boekingen worden automatisch gelinkt aan de contracten en de cliënten of leerlingen waaraan de ondersteuner is gekoppeld. Een specificatie van de uren ten behoeve van de opdrachtgevers is daardoor ook direct geregeld. Tenslotte genereert de urenverantwoording op de achtergrond automatisch een gespecificeerd plaatje van de productiviteit. Tot op detailniveau is inzichtelijk waar de uren aan opgaan. Cliënttevredenheid ZOCUS kan de cliënttevredenheid monitoren en inzichtelijk maken. De cliëntwaardering wordt met de inhoudelijke resultaatverantwoording steeds belangrijker voor opdrachtgevers. Clienttevredenheid geeft ook direct handen en voeten aan de mogelijkheid om interne werkprocessen te verbeteren en medewerkers te betrekken bij het HRM beleid. De module stelt uw organisatie in staat om zelf vragensets samen te stellen voor ieder type ondersteuning. presentabel op alle soorten pc s, laptops, tablets en smartphones.

6 Medewerkers MEE Amstel & Zaan enthousiast over ZOCUS Vanuit een LEAN verbeterprogramma werd in 2013 bij MEE Amstel & Zaan vastgesteld dat er geen gestandaardiseerde werkwijze was om een intake voor cliënten met een hulpvraag in het sociale domein uit te kunnen voeren. Er was ook geen zicht en grip op de caseloadomvang en caseloadzwaarte van een consulent. Ditzelfde werd geconstateerd op het gebied van netto beschikbare productiviteit en verantwoording over de bereikte resultaten vanuit de voorgenomen ondersteuningsdoelen. Drs. Cees van der wal. Bestuurder MEE Amstel & Zaan Met de decentralisatie van zorgtaken naar gemeenten was het logisch te bedenken dat transparantie in performance en prijs-kwaliteitverhouding steeds zwaarder zouden gaan wegen. MEE zou moeten kunnen concurreren met andere spelers op de markt. Ongewijzigde voortzetting was voor het management dan ook geen optie. Ik heb nu zicht en grip op alle aspecten van de bedrijfsvoering.