Beleidsplan Inleiding. Wat willen de leden? Feiten en cijfers

Transcriptie

1 Beleidsplan Inleiding LTC Bloemendaal is een van de oudste tennisverenigingen in de regio. Sinds 1946 wordt op het park Binnenduin op 6 gravelbanen getennist. De laatste jaren ervaart de vereniging moeite om haar vitaliteit te behouden. Ondanks dat nieuwe leden de weg naar de vereniging wel weten te vinden daalt het ledental gestaag. De dagelijkse gang van zaken steunt op een betrekkelijk kleine groep vrijwilligers. Sterke punten zijn de mooie ligging van het park, de beschikbaarheid van de banen voor vrijspelen, de goed ontwikkelde jeugdafdeling en de actieve tennisschool. Het bestuur geeft in dit beleidsplan haar gedachten weer om op basis van de wensen en ideeën van onze leden een vernieuwd verenigingsleven te ontwikkelen waar naast de sportieve ontmoeting op de tennisbaan ook de gezelligheid daaromheen kan bloeien en we de gemeenschappelijkheid om dit samen mogelijk te maken ondersteunen. Wat willen de leden? In november 2018 hebben we een ledenenquête gehouden. Aan de enquête hebben 123 leden meegedaan, waarvan 80 % seniorleden en 20 % (ouders van) jeugdleden. Het bestuur is blij met deze goede respons, maar ook met de overwegend positieve uitkomsten van de enquête. Onze leden waarderen de club met een ruime 7 en zijn overwegend bereid zich in te zetten voor de vereniging. De leden waarderen het gezellige park, de tennisschool, de mogelijkheden om competitie- en toernooien te spelen en de ruime gelegenheid om vrij te kunnen spelen. Verbeterpunten en wensen zijn er ook: - het park kan wel een opknapbeurt gebruiken, met name de paden, hekken en accessoires als bankjes en prullenbakken. - De bar vraagt aandacht qua bezetting en hygiëne - Betere communicatie via mail/nieuwsbrief over de vereniging en de activiteiten - Meer mogelijkheden om zonder afspraak naar het park te komen en (eventueel onder begeleiding van een trainer) te tennissen met spelers van gelijk niveau. - Whatsapp-groepen of de club-app meer inzetten om tennisafspraken te kunnen maken Het bestuur heeft deze punten mede gebruikt voor de uitwerking van onderstaande voorstellen. Feiten en cijfers Landelijk gezien neemt het aantal KNLTB-leden af. Ook het ledental bij LTC Bloemendaal heeft zich in 2018 niet goed ontwikkeld. Er zijn relatief veel opzeggingen, zowel bij de senioren als bij de jeugd. Uit de analyse die de KNLTB voor ons maakt blijkt dat vooral leden die weinig spelen een hoge kans hebben om op te zeggen. In het bijzonder zijn leden die pas kort lid zijn en niet veel aan spelen toe komen geneigd na een paar jaar weer op te zeggen. Voor jeugdleden geldt dat deelname aan wedstrijdvormen naast de les een belangrijke factor is om tennis als sport te blijven doen. Door meerdere keren per week te spelen gaat het spelniveau sneller omhoog, krijgt de speler meer aansluiting en wordt hij of zij gemotiveerd door de wedstrijdresultaten. Hoewel dus het aantal leden is teruggelopen zien we tegelijkertijd het baangebruik en de deelname aan competitie en toernooien toenemen. Er zijn meer lessen op het park en de baancapaciteit wordt in de competitieweekenden volledig benut. In 2018 zijn in totaal bijna 1000 lesuren op ons park gegeven en speelden meer dan 100 leden in een competitieteam. 1

2 Onderstaand is de ontwikkeling van het ledental in de afgelopen jaren weergegeven: Ledenaantal Seniorleden Juniorleden Dagleden Ereleden/trainer jaar Totaal Ledental op peildatum 30 september, bron: ledenadministratie LTC Bloemendaal Het beleidsplan gaat ervanuit dat op de middellange termijn een ledental van 400 voor LTC Bloemendaal haalbaar moet zijn, waarvan 150 jeugdleden. Daarvoor zal de komende jaren met gerichte werving en met name behoud van leden een extra inspanning gedaan moeten worden. Vooralsnog baseren we onze begroting op 350 betalende leden. Sterkte en zwakte van LTC Sterke punten van LTC zijn: een leuk, mooi gelegen park, veel actief tennissende leden, veel jeugdleden, goede tennisschool, solide financiële positie Zwakke punten: geen verlichting op het park, relatief weinig vrijwilligers voor activiteiten en bestuurswerk, geen pachter of permanente bezetting clubhuis, geen vaste activiteiten in een weekrooster Kansen: meer gemeenschappelijkheid organiseren, meer mensen uit de directe omgeving voor de club interesseren, jeugdtennis verder uitbouwen, voorspelbaarheid in activiteiten, betere communicatie met en tussen de leden, nieuwe leden beter begeleiden Bedreigingen: afname van het ledental, te weinig spelers om op eigen niveau te kunnen tennissen, wintertijd hele jaar rond Bovenstaande sterkte/zwakte analyse geeft houvast voor ons beleid. Hoogste prioriteit is het vasthouden van leden door het bieden van een echte meerwaarde van het lidmaatschap in de vorm van tennisactiviteiten en een gezellig verenigingsleven. Voor de jeugd willen we perspectief bieden op een tennisloopbaan waarin de jeugdleden met hun leeftijdsgenoten in een sportieve en competitieve sfeer aan hun tenniskwaliteiten werken en een niveau bereiken dat bij hun talent en ambitie past. Beleidskeuzes De belangrijkste prioriteiten van het bestuur in dit beleidsplan zijn binden en actief betrekken van onze bestaande leden. Daarnaast werven en behouden van nieuwe leden en ontwikkelen van lidmaatschapsvormen die met name voor de jeugd een grotere continuïteit geven. Daarnaast willen we veel aandacht geven aan het aantrekken van tennisgezinnen (met jonge kinderen). We zien het tennisgezin als belangrijke bouwsteen voor de club en basis voor verdere groei omdat: - Bij meer leden uit een gezin is de kans op uitstroom kleiner - Samenspelen van ouders en kinderen/kleinkinderen is een unieke mogelijkheid bij tennis - Jeugdleden en ouders elkaar betrekken bij de sport en de vereniging en jeugdleden die bijvoorbeeld via schooltennis geworven worden ook toegang geven tot hun ouders We doen daarom de volgende voorstellen: - Introductie van de clubavonden volgens een weekrooster, met onder andere toss-avonden en begeleide wedstrijdtraining. - Alles-in-een jeugdlidmaatschap met les, deelname clubkampioenschappen en competitiedeelname in 1 pakket voor jeugdleden 2

3 - Lesrooster met vrije deelname voor de jeugdleden rood, oranje en groen, zodat op meerdere dagdelen getraind kan worden - Vrijdagmiddag/avond activiteiten voor de oudere jeugd - Twee dagdelen begeleide toss voor volwassenen overdag, bijvoorbeeld dinsdagochtend en donderdagmiddag - Barbezetting op clubavonden grotendeels door leden van het barteam, aangevuld tijdens evenementen met leden die daarvoor intekenen/beschikbaar zijn - Investeren in het opknappen van het park: reparaties hekwerk, herstel paden en plaatsen nieuwe bankjes van duurzaam materiaal - Voortzetting van de exploitatie van de bar in eigen beheer om bovenstaande voorstellen te kunnen bekostigen - Voor het opvangen en begeleiden van nieuwe leden het instellen van een Nieuwe Leden Begeleider die hen wegwijs maakt op de club en introduceert bij de verschillende activiteiten. - Organiseren van gemengde activiteiten, waarbij naast het tennis ook gezelligheid geboden wordt zoals een bier- of wijnproeverij of een klaverjastoernooi voor leden. - Actiever betrekken van ouders van jeugdleden bij de vereniging, ook als zij zelf niet spelen. - Uitbrengen van een maandelijkse nieuwsbrief die per mail aan de leden wordt gestuurd en op de website gepubliceerd. Met deze voorstellen beoogt het bestuur een kader te bieden waarbinnen de leden elkaar kunnen ontmoeten, met elkaar kunnen tennissen en in verenigingsverband bijbehorende activiteiten organiseren. De basis blijft uiteraard het tennis, waarbij we voor de senioren naar een situatie toe willen dat leden die willen spelen op vaste tijdstippen naar de club kunnen komen en daar partners vinden of georganiseerde tennisactiviteiten zoals training op wedstrijdsituaties. Dit komt naast de bestaande lesactiviteiten van de Tennisschool zodat we verwachten ook op doordeweekse avonden een vol park te hebben. Omdat ook meerdere leden hebben aangegeven graag overdag onder begeleiding te kunnen tennissen willen we starten met twee dagdelen toss om te zien of daar animo voor is. Doordat altijd een begeleider aanwezig zal zijn is het niet nodig met anderen af te spreken, er kan gewoon gespeeld worden! Voor de jeugd zijn de voorstellen gebaseerd op het inzicht dat voor een blijvende interesse in tennis tenminste een tweede speelmoment in een week moet worden geboden aan de jeugdleden. Alleen dan wordt voldoende progressie gemaakt en blijft de sport levend. Het indelen van de jeugdlessen is door de vele andere verplichtingen van de kinderen al tijden een lastige zaak, daarom stellen we nu voor met vrije opkomst te gaan werken. Voor de categorieën Rood, Oranje en Groen zijn meerdere tijdvensters per week beschikbaar waarop getraind kan worden, en wie wil mag ook aan meerdere trainingen per week deelnemen. Voor de jeugd in de categorie Geel is dit niet haalbaar vanwege de verschillen in leeftijd en niveau. Daarnaast is uitgangspunt voor alle jeugdleden in de rode, oranje en groene speelsterkte dat naast de lessen ook aan de competitie wordt deelgenomen. Ook voor de jeugd in Geel is het bestuur van mening dat bij voorkeur competitie gespeeld moet worden, maar vindt indeling plaats op basis van eigen inschrijving van deze jeugdleden. De jeugdcompetities vinden in alle gevallen op zondagochtend plaats als gevolg van besluitvorming daarover van de KNLTB. Voor alle jeugdleden geldt dat de competitiebijdrage en de (basis)-lessen zijn inbegrepen in de contributie. Uitvoering LTC Bloemendaal is een vereniging met een eenvoudige structuur: een bestuur voor coördinatie en beheer van financiën en contracten en een aantal commissies voor specifieke taken: de Jeugdcommissie, Technische Commissie en Barcommissie. Daarnaast zijn groepen leden die zich inzetten voor het organiseren van toernooien, met name de Open Toernooien en het 50 + toernooi. De Tuingroep beheert en onderhoudt het groen op ons park. Het bestuur is blij met deze inzet van vele leden en wil graag op deze wijze verder en de commissies en vrijwilligers hun rol geven in de uitvoering van het beleidsplan. Als de ALV instemt met de voorgestelde aanpak komt het aan op de uitvoering. Basis voor het verenigingsleven is de week- en jaarkalender. Op de weekkalender komen de vaste activiteiten, waaronder de clubavonden en toss-activiteiten. De jaarkalender bevat de data van competitie, 3

4 toernooien, jeugd- en seniorenclubkampioenschappen en evenementen zoals ouder-kindtoernooi en gezelligheidsevenementen. De jaarkalender willen we vaststellen voor 1 maart, zodat bij de seizoensopening voor iedereen bekend is wat er op de agenda staat. Op basis hiervan willen we ook de leden die mee willen helpen in de bar vragen aan te geven wanneer zij beschikbaar zijn. Voor de competitieweekends houdt het bestuur vast aan de werkwijze dat de competitiespelende teams met elkaar de bardiensten verzorgen. De captains krijgen daarvoor een dag toegewezen en kunnen zelf hun barteam voor die dag samenstellen. De Jeugdcommissie is met de voorbereiding van het Alles-in-een-lidmaatschap en de nieuwe lesindeling al begonnen. In samenwerking met de Tennisschool wordt daarvoor voorlichting aan de ouders georganiseerd en de nieuwe aanpak op de website gepresenteerd. De jeugdcommissie zal ook haar netwerk bij de ouders van de jeugdleden inzetten om hen meer te betrekken bij de vereniging. Voor de begeleide activiteiten zal het bestuur afzonderlijke afspraken met de trainers maken over hun inzet. De kosten hiervan zullen gedeeltelijk moeten worden terugverdiend door de betere baanbezetting en daarbij horende opbrengsten in het clubhuis. Het gehele financiële plaatje is door de penningmeester opgenomen in de begroting Hieruit blijkt dat bij gelijkblijvende omzet in het clubhuis bij iets verbeterde inkoop en enkele besparingen voldoende ruimte ontstaat om aan de leden van het barteam een vrijwilligersvergoeding uit te betalen alsmede de trainers te betalen voor hun inzet bij de begeleide activiteiten. Voor de begeleiding van nieuwe leden wil het bestuur graag een beroep doen op de leden om een of enkele nieuwe leden op te vangen, wegwijs te maken en bij de andere leden en de activiteiten van de club te introduceren. Hiervoor zullen wij in eerste instantie leden die in de enquête hebben aangegeven te willen helpen benaderen, maar uiteraard is alle hulp hier welkom. Het bestuur hoopt uitbreiding te vinden met 1 bestuurslid voor de taken op het gebied van communicatie en met name de maandelijkse nieuwsbrief. Mocht dit niet lukken dan neemt de secretaris deze taak op zich. Randvoorwaarden: banen, park, clubhuis, bar, terras Voor de uitvoering van het beleidsplan is het natuurlijk van belang dat de randvoorwaarden in orde zijn. Om te beginnen het baanonderhoud: goede banen zijn een belangrijk bezit van de vereniging. Het bestuur is van mening dat de gravelbanen een belangrijk meerwaarde bieden boven andere mogelijke ondergronden. Uit een uitgevoerde banenscan blijkt dat de banen niet op korte termijn vervangen hoeven te worden. In 2018 heeft het bestuur zwaarder materieel aangeschaft zodat het voorjaarsonderhoud ook in eigen beheer kan worden uitgevoerd. Voor 2019 willen we het voorjaarsonderhoud in een pakket met het dagelijks onderhoud opdragen aan THM. Veel leden geven aan dat het park er wat verwaarloosd uitziet. Daarom stelt het bestuur voor in 2019 te investeren in herstel van de hekwerken, de bestrating van de paden en nieuwe bankjes voor op de banen. Het clubhuis is in 2018 door de vereniging in eigen beheer geexploiteerd. Veel leden hebben meegeholpen met de bardiensten en ook tijdens de toernooien en evenementen is de bar, mede dankzij de inzet van de barcommissie en het barteam goed en op niveau gerund. Voor het realiseren van de doelstellingen van dit beleidsplan is het echter gewenst om meer vastheid in de barbezetting te hebben. Daarom willen we voor de vaste clubavonden zoveel mogelijk bardienst door barvrijwilligers laten doen die daarvoor een vrijwilligersvergoeding krijgen. Zij kunnen dan ook bijkomende taken op zich nemen zoals het schoonhouden van de keuken en het clubhuis en het voorraadbeheer. Voor het overige wil het bestuur het gevoerde beleid voor de bar zoals voorgesteld door de barcommissie in 2019 volgen. Dit betekent een overzichtelijk, maar kwalitatief goed assortiment tegen redelijke prijzen. 4

5 Het terras heeft met het nieuwe meubilair een goede uitstraling. De loungeset is aan vervanging toe, het bestuur wil deze graag behouden en stelt voor te investeren in een duurzamere houtsoort voor de vervangende set. Door stapsgewijze vernieuwing en onderhoud van park en clubhuis blijft ons park een prettige plaats om te tennissen en te verblijven. Communicatie Contact met de leden is voor het slagen van dit plan van het grootste belang. Binnen het bestuur en de vereniging is de communicatie de laatste jaren minder goed verlopen. Voor de betreffende bestuursfunctie kon niemand gevonden worden en in afwachting van de nieuwe website met de daaraan gekoppelde communicatiemogelijkheden is te weinig contact geweest met de leden. In 2018 is de vernieuwde website opgeleverd, en kan door middel van mailberichten aan groepen leden gerichte communicatie worden ingezet. Ook is het makkelijker om op de website berichten te plaatsen en biedt de clubapp vele mogelijkheden voor communicatie op maat. Voor de onderlinge communicatie biedt de app ook voorzieningen, zoals een functie om tennismaatjes te zoeken en afspraken te maken. Het bestuur wil graag deze mogelijkheden beter benutten en zoekt een klein groepje leden die de introductie van de clubapp en het gebruik daarvan door bestuur, commissies en leden wil begeleiden. De maandelijkse nieuwsbrief waarin de kalender voor de komende maand wordt toegelicht en andere mededelingen en berichten kunnen worden geplaatst zal door het bestuur worden verzorgd. De sponsors van de vereniging zijn belangrijk om ons tennis mogelijk te maken. Het sponsorbeleid is onderdeel van de communicatie en PR van de vereniging. Uitgangspunt is dat sponsors betrokken zijn bij de club, meerwaarde ervaren in ruil voor hun bijdrage en dat in het sponsorbeleid afstemming plaatsvindt tussen verenigingssponsoring en de sponsors die zich aan evenementen en toernooien binden. 5