INTERNE ORGANISATIE ANALYSE

Transcriptie

1 INTERNE ORGANISATIE ANALYSE Gemeente en OCMW Grimbergen 9 mei 2018

2 Inhoud PRO MEMORIE INTERNE ORGANISATIE ANALYSE TENDENS ANALYSE VERVOLG & AFSPRAKEN 2

3 Inhoud PRO MEMORIE INTERNE ORGANISATIE ANALYSE TENDENS ANALYSE VERVOLG & AFSPRAKEN 3

4 Pro memorie - Doelstelling project Gemeente en OCMW Grimbergen wensen een omgevingsanalyse op te maken ter voorbereiding van het meerjarenplan om antwoord te bieden op: Waar liggen de uitdagingen voor de toekomst? Wat zijn de noden en verwachtingen? Voor de opmaak van de omgevingsanalyse wenst gemeente en OCMW diverse stakeholders te betrekken, zowel intern als extern. CC Consult begeleidt gemeente en OCMW doorheen dit proces. 4

5 Omgevingsanalyse- Scope in / scope out Scope in: 2 fasen Interne analyse: Organisatieanalyse Enkel a.h.v. documentenanalyse! Externe analyse: Stakeholdersanalyse Tendensanalyse Resultaat na 2 analyses: het eindrapport / inspiratienota Scope out: Doorlichting of zelfevaluatie van de interne organisatie Opzet organisatiebeheersingssysteem Financiële analyse Doorlichting wet- en regelgeving (juridische vragen) 5

6 Beleidsvoorbereiding Beleidsbepaling INTERN ORGANISATIE- ANALYSE EXTERN STAKEHOLDERS- ANALYSE INSPIRATIE- NOTA Noden Behoeften Sterktes Zwaktes DOEL- STELLINGEN ACTIE- PLANNEN TENDENSANALYSE OMGEVINGSANALYSE Opportuniteiten Bedreigingen ACTIES 6

7 Organisatieanalyse Omgevings - analyse Stakeholdersanalyse Tendensanalyse Hoe ziet onze eigen organisatie eruit (SW) en met welke factoren moeten we rekening houden (OT)? Missie Visie Beleid Strategie Beleidsdoelstellingen Actieplannen Acties Wat zijn de externe noden en verwachtingen van onze stakeholders? Welke tendensen komen op ons af? 7

8 PRO MEMORIE Organisatieanalyse Enkel documentenanalyse Basis vooral organisatie audit Audit Vlaanderen 2017 Andere documenten aanvullend gebruikt Tendensanalyse: Vastleggen vragenlijst Datum denkdag 8

9 Inhoud PRO MEMORIE INTERNE ORGANISATIE ANALYSE TENDENS ANALYSE VERVOLG & AFSPRAKEN 10

10 Interne organisatieanalyse Inzicht verwerven in eigen organisatie aan de hand van een documentenanalyse Detecteren van aandachtspunten en sterke punten Gebruik achtbouwstenen-model Doel: zoeken naar mogelijkheden om de efficiëntie en effectiviteit binnen de organisatie te verhogen met oog op het optimaliseren van dienstverlening voor burgers 11

11 Interne organisatieanalyse van de gehele organisatie Structuur van de presentatie Wat zijn de sterktes op vlak van elk van de bouwstenen? Welke stappen hebben de organisaties reeds gezet? Wat zijn de aandachtspunten van de organisaties en wat zijn de concrete acties voor de toekomst op vlak van elk van de bouwstenen? 12

12 Interne organisatieanalyse: documentenanalyse Enkel o.b.v. afgeleverde documenten Zijn documenten nog actueel? Geven ze een correct en volledig beeld? 13

13 Interne organisatieanalyse: STRATEGIE Sterktes OCMW Missie, visie en waarden in 2014 geactualiseerd Meer traditie van strategisch onderzoek (bv. studie Probis ouderenzorg) Budget & meerjarenplan Kalender voor 2018 voor de opmaak van het jaarlijkse budget en meerjarenplan is opgemaakt Elk jaar op te maken Aandachtspunten G&O Gezamenlijke omgevingsanalyse nog uit te werken Formuleren van doelstellingen op basis van omgevingsanalyse OCMW reeds een doelstellingenboom opgemaakt in 2017, doel om in 2019 een gemeenschappelijke doelstellingenboom op te maken) Integratie verder uitbouwen Financiële rapportering op punt stellen Gemeente Budget Nog beperkt gelinkt aan doelstellingen Management weinig gezamenlijk betrokken bij de budgetopmaak en opvolging Jaarplanning voor het MAT met vaste agendapunten op te stellen OCMW Onderbouwing meerjarenplan 14

14 Interne organisatieanalyse: STRUCTUUR G&O Sterktes Reeds enkele gemeenschappelijke functies tussen beide organisaties Gemeente Enkele noodzakelijke aanwervingen werden afgerond OCMW Aangepaste personeelsformatie aan de noden G&O Aandachtspunten Studie nieuwe geïntegreerde organisatiestructuur onvolledig Nog geen definitief geïntegreerd organogram Organogram OCMW recent wel goedgekeurd Wel een eerste tussentijdse versie van het geïntegreerd organogram Onduidelijke taakverdeling tussen diensten Gemeente Enkele noodzakelijk functies wel ingevuld maar sommige acties on hold door te weinig personeel 20

15 Interne organisatieanalyse: CULTUUR Sterktes OCMW Communicatie en informatie aandacht voor overlegorganen en overlegmomenten informatiedoorstroom naar het personeel via verschillende kanalen Waarden & normen duidelijk bepaald Aandachtspunten G&O Concretisering en doen leven van de deontologische codes Opgenomen in actiepunt ICS 2017 OCMW: opmaak i.s.m. de gemeente Sfeer op het werk Werkdruk Interne samenwerking tussen diensten te optimaliseren Gemeente Communicatie en informatie Strategie & aanpak m.b.t. communicatie onvoldoende uitgewerkt Onvoldoende richtlijnen om een uniforme informatiedoorstroom te bekomen Waarden & normen nog niet voldoende duidelijk bepaald 24

16 Interne organisatieanalyse: MENSEN Sterktes G&O Welzijn op het werk Beide hebben hier aandacht voor Personeelsbeheer- en beleid Functionerings- en evaluatiecyclus samen herzien OCMW Welzijn op het werk Risicoanalyse is gebeurd Actieplan uitgewerkt Personeelsbeheer en -beleid Duidelijke afspraken RPR en arbeidsreglement geactualiseerd Aandachtspunten G&O Personeelsbeheer en -beleid Decretale graden niet periodiek geëvalueerd Geen gecoördineerd vormingsplan Gemeente zou verdere uitrol in 2017 opnemen Gemeente Welzijn op het werk Nog geen allesomvattend actieplan uitgewerkt Personeelsbeheer- en beleid Niet alle functiebeschrijvingen opgemaakt/geactualiseerd OCMW Personeelsbeheer en beleid Klemtonen personeelsbeleid beter bepalen Betere opvolging van het personeelsbeheer nodig (personeelsovereenkomsten, afwezigheden e.d.) Verbeteractiepunt bij het OCMW met als termijn 30/6/

17 Interne organisatieanalyse: MIDDELEN G&O Sterktes Infrastructuur OCMW voorziet nieuwbouw in meerjarenplan met mogelijkheden voor gemeentelijke diensten Archiefbeleid Beide organisaties werken hieraan (maar wel afzonderlijk) OCMW: goed archief en duidelijke richtlijnen voor het beheer Gemeente: werknota documenten archiefbeheer 2014 G&O Aandachtspunten Facilitair beheer langetermijnvisie verder uit te bouwen OCMW heeft reeds een aantal verbeteracties uitgewerkt Bestaande tools Gemeente ICT Inventaris hard- en software niet actueel OCMW ICT een structurele langetermijnvisie ontbreekt nog 32

18 Interne organisatieanalyse: SYSTEMEN Sterktes G&O Overheidscontracten maximaal samen opgemaakt Gemeente Budgetopmaak Eenduidig proces budgetopmaak met gestandaardiseerde sjablonen Informatieveiligheid Informatieveiligheidsplan wordt opgemaakt OCMW ICS Zelfevaluatie en actieplan Jaarlijks gerapporteerd Aantal financiële processen uitgewerkt, maar een aantal nog verder uit te werken (bv. visum, rapporteringssysteem voor budgethouders) Informatieveiligheid Veiligheidsbeleid en veiligheidsplan 2017 Maandelijks veiligheidsconsulent voor de uitvoering van het veiligheidsplan Sensibiliseringsvorming rond informatieveiligheid voor het personeel Aandachtspunten G&O Projectopvolging Nog geen duidelijke en uniforme projectmethodologie Verbetering van bepaald processen Gemeente Informatiebeheer Weinig structurele aandacht voor Gedecentraliseerd Weinig expliciete afspraken ICS Nog geen organisatiebrede implementatie OCMW Uitschrijven en updaten van een aantal kernprocedures Opgenomen als 1 van de verbeteracties 2018 met 31/12/2018 als vooropgestelde termijn Financiële analysecapaciteit beperkt en planningsproces onvoldoende duidelijk 36

19 Interne organisatieanalyse: LEIDERSCHAP Aandachtspunten Gemeente MAT vervult onvoldoende de rol van coördinator van de gemeentelijke werking 41

20 Interne organisatieanalyse: KLANTEN Sterktes G&O Aanzet tot dienstverleningsconcept en actieplan OCMW Externe communicatie Duidelijk communicatieplan Huisstijlgids Tevredenheidsonderzoek bij cliënten in 2012 Aandachtspunten G&O Klachtenprocedures optimaliseren OCMW Hoogdrempelige klachtenprocedure Maar klachten op dienstniveau worden snel behandeld Gemeente Geen algemene richtlijnen en onvoldoende rapportering Gemeente Externe communicatie Nog onvoldoende structureel 43

21 Interne organisatieanalyse Bepaling van prioriteiten in actieplan (zie Excel) 47

22 Inhoud PRO MEMORIE INTERNE ORGANISATIE ANALYSE TENDENS ANALYSE VERVOLG & AFSPRAKEN 48

23 Organisatieanalyse Omgevings - analyse Stakeholdersanalyse Tendensanalyse Hoe ziet onze eigen organisatie eruit (SW) en met welke factoren moeten we rekening houden (OT)? Missie Visie Beleid Strategie Beleidsdoelstellingen Actieplannen Acties Wat zijn de externe noden en verwachtingen van onze stakeholders? Welke tendensen komen op ons af? 49

24 Tendensanalyse: SWOT-analyse 50

25 Tendensanalyse: Doelstelling A.h.v. het DESTEP-model = Model voor analyse van de impact van externe factoren op de huidige en toekomstige organisatie 51

26 Tendensanalyse DESTEP-model 52

27 Tendensanalyse: Vragenlijst Vragenlijst voor de medewerkers: Inventariseren data Bevraging bij diensthoofden op basis van DESTEP-analyse Vragenlijst zal doorgestuurd worden ter goedkeuring TO DO: Lijst adressen deelnemers vragenlijst/deelnemers denkdag Datum bepalen voor afname vragenlijst 54

28 Grimbergen vergeleken Gegevens Laatste gegevens Grimbergen Belfius cluster (gemeenten in de stadsrand) Vlaams Gewest Laatste meting Inwoners Grijze druk* 34,5% 31,8% 33,7% 2017 Groene druk* 41,1% 42,2% 36,8% 2017 Tot. vreemdelingen t.o.v. Tot. Inwoners Voorziene groei alleenwonende mannen ( ) Voorziene groei alleenwonende vrouwen ( ) Aanvullende personenbelasting (APB in %) 11% 12% 8% ,4 107,3 107, ,8 110,0 111, % 6% 7% 2016 Waarde 1% APB Onroerende voorheffing Grijze druk: verhouding tussen het aantal inwoners ouder dan 65 jaar en het aantal inwoners tussen jaar. Groene druk: verhouding tussen het aantal inwoners jonger 55 dan 20 jaar en het aantal inwoners tussen jaar.

29 Grimbergen vergeleken Gegevens Laatste gegevens Grimbergen Belfius cluster (gemeenten in de stadsrand) Vlaams Gewest Laatste meting Waarde 100 opcentiemen onroerende voorheffing Koppen personeel /1000 inw Gemeente ,4 10,9 11, Bevolkingsdichtheid (inw/km²) Groei ondernemingen ( ) (Detailhandelszaken) 60,3% 64,8% 72,1% 2016 Oprichtingsratio 10,5% 15,01% 9,81% 2016 Gem. verkoopprijs bouwgrond/m² 170,1 183,6 176, Aantal sociale woningen t.o.v. aantal private huishoudens, per 100 huishoudens 2,6 5,0 5, Werkzaamheidsgraad 72,8% 72% 72% Werkloosheidsgraad 7,4% 7,5% 7,8% 2016

30 Grimbergen vergeleken Gegevens Laatste gegevens Grimbergen Belfius cluster (gemeenten in de stadsrand) Vlaams Gewest Laatste meeting Gemiddeld inkomen/inwoner Leefloontrekkenden/1000 inw 4,7 5,1 3, Plaatsen in wzc/ ,5 74, Kansarmoede-index 6,8 / 12, Totaal aantal kinderopvangplaatsen (capaciteit) t.o.v. de doelgroep 0-2,5 jarigen (in %) Inkomensgarantie voor ouderen (IGO) (per 1000 inwoners) gewaarborgd inkomen voor bejaarden (GIB) (per 1000 inwoners) Het aantal personen met een achterstand op hun leningen per inwoners van 18 jaar en ouder Aantal gerechtigden mantel & thuiszorg per plussers 28, , ,8 1,5 2, ,0 3,1 2, ,8 57,7 100,

31 Tendensanalyse: Denkdag Wie? Alle beschikbare diensthoofden Waar? Locatie? 58

32 Tendensanalyse: Denkdag TO DO: Locatie? Wifi aanwezig? Indelen van de medewerkers in een aantal groepen (aantal afh. van aantal deelnemers, max 6 8 medewerkers per groep) Diverse groepen die over de diensten en over gemeente-en OCMW grenzen heen gaan Indien er meer dan 3 à 4 groepen zijn, wordt best een afzonderlijke ruimte voorzien 59

33 Inhoud PRO MEMORIE INTERNE ORGANISATIE ANALYSE TENDENS ANALYSE VERVOLG & AFSPRAKEN 60

34 Vervolg Rapport interne analyse & voorbereiding tendensanalyse : 9/5 Burgerpeiling: 7/5 tot 4/6 Rapport burgerpeiling en voorbereiding gesprekstafels: 14/6 Vragenlijst tendensanalyse: xx tot xx Gesprekstafels: 21/6 Denkdag: september Rapportering tendensanalyse & bepalen prioriteiten: september Inspiratienota: september 61

35 62

36 Contact Luc De Bock Joni Desmeth CC Consult Vliegvelddreef Brussel Tel: lucdebock@ccconsult.be jonidesmeth@ccconsult.be 63