HANDLEIDING Certimed-klantenzone

Transcriptie

1 HANDLEIDING Certimed-klantenzone

2 Inhoudstabel Inhoudstabel 2 Inleiding 3 Welke mogelijkheden voorziet de klantenzone? 3 Wat hebt u nodig om gebruik te maken van de klantenzone? 3 Inloggen als lokale beheerder 4 Het aanmaken van een eindgebruiker (enkel voor de lokale beheerder) 5 Inloggen als eindgebruiker 9 Afwezigheden 13 Ingeven, wijzigen of wissen 13 Nieuwe afwezigheid ingeven 14 Bestaande afwezigheid wijzigen 20 Afwezigheden wissen 21 Lijst van afwezigheden ( per periode ) 21 Lijst van openstaande afwezigheden waarvoor geen doktersbriefje werd verstuurd naar Certimed 23 Attesten 24 Lijst ingegeven attesten ( van/tem ) 24 Lijst lopende attesten 26 Lijst attesten, selectie op begindatum of einddatum 27 Controles 29 Aanvragen 29 Ingeven van controles 29 Controle aanvragen voor een volledig nieuwe afwezigheid 29 Controle aanvragen op een lopende afwezigheid 31 Controles in het kader van verminderde prestaties of een Reis buitenland 32 Hercontrole 38 Controleaanvraag wissen 38 Opvolgen 39 Resultaten 40 Firmagegevens 41 Personeel 41 Afdelingen 45

3 Inleiding Welke mogelijkheden voorziet de klantenzone? Opvragen of er al een ziektemelding voor een bepaald personeelslid is ingegeven; Opvragen van het ziekte- en/of controleoverzicht van een bepaald personeelslid van een bepaalde periode; Opvragen of er een controle werd gepland voor een personeelslid Een lijst opvragen van de ingegeven attesten van een bepaalde dag of periode; Een lijst opvragen van de ingegeven attesten, op registratiedatum, op begindatum attest of op einddatum attest Kijken hoever het staat met een controle; Controleresultaten van een bepaalde dag opvragen; Controleresultaat van een personeelslid opvragen; Een lijst van de lopende attesten op een bepaalde dag opvragen; Meldingen ingeven, wijzigen en opvolgen Controles ingeven, wijzigen en opvolgen Personeelsgegevens beheren Wat hebt u nodig om gebruik te maken van de klantenzone? Toegang tot het internet Gebruikerscode en wachtwoord Er is een verschil in het gebruik van deze klantenzone naar gelang de functie die u toebedeeld kreeg. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de lokale beheerder en de eindgebruiker. Lokale beheerder: U bent verantwoordelijk voor het systeem voor uw onderneming. U beslist wie er wat te zien krijgt en wie wat kan doen in het systeem. U hebt zelf alle rechten om het systeem te gebruiken en te beheren. Als lokale beheerder kent u de gebruikerscodes en wachtwoorden toe aan de eindgebruikers. Indien u als lokale beheerder eveneens de klantenzone wenst te consulteren ( ziektemeldingen, controleresultaten, etc.) of gegevens wenst toe te voegen of te wijzigen, dient u voor u zelf ook codes als eindgebruiker aan te maken. Let wel: deze code MOET verschillend zijn aan diegene die u gebruikt om in te loggen als lokale beheerder! Eindgebruiker: U mag het systeem gebruiken, maar het is mogelijk dat u geen toegang heeft tot alle functionaliteiten vermeld in deze handleiding. Het is de lokale systeembeheerder die beslist wat u al dan niet kan bekijken, toevoegen of wijzigen in dit systeem.

4 Inloggen als lokale beheerder Via krijgt u volgend scherm: Hier vult u als lokale beheerder de code in die u door ons werd toegestuurd. Hier kunt u uw taalkeuze doorgeven en inloggen op de klantenzone. Wanneer u uw codes heeft ingegeven, neemt het een tijdje in beslag vooraleer u effectief in de klantenzone terecht komt omwille van de volgende redenen : we werken met een webtoepassing waarmee we een beroep doen op verscheidene servers, afhankelijk van de verkeersdrukte op de servers, komt u al dan niet snel op de klantenzone terecht. In het begin van de toepassing laten we het systeem meteen alle autorisaties die aan u en uw bedrijf werden toegekend, verifiëren om zo wachttijden tijdens het gebruik van het programma te vermijden.

5 Het aanmaken van een eindgebruiker (enkel voor lokale beheerder) Als u als lokale beheerder inlogt, krijgt u volgend scherm: Dit overzicht toont, voor de aan U toegewezen firma s, alle gedefinieerde eindgebruikers gesorteerd op de waarde van het veld eindgebruiker ( = code ). De aan U toegewezen firma s worden bepaald wanneer wij uw (de beheerder) gebruikers-id aanmaken. Dit zijn alle firma s waarvoor U eindgebruikers en hun bijhorende gebruikersrechten kunt aanmaken en beheren. Meldingen worden voor iedereen toegankelijk gemaakt, de velden voor attesten en controles moeten worden toegekend door de lokale beheerder. Opgelet! U ziet hier alle eindgebruikers die U ooit heeft aangemaakt. U kunt geen eindgebruikers wissen, U kunt ze enkel deactiveren. U kunt vrij spelen met de periode gedurende welke een eindgebruiker kan aanmelden door de geldigheidsdatums (kolommen Vanaf tem ) te wijzigen. Indien een eindgebruiker niet meer kan aanmelden situeert de fout zich ofwel bij de geldigheidsdatums ofwel bij het opgebruikt aantal foutieve aanmeldingen. In de kolom Max pogingen staat het aantal keer dat een eindgebruiker foutief mag aanmelden. De kolom # pogingen geeft aan hoeveel keer de eindgebruiker effectief verkeerd heeft aangemeld. Indien het aantal pogingen groter dan of gelijk is aan het maximaal aantal pogingen kan de gebruiker niet meer aanmelden. U kunt de aanmelding opnieuw activeren indien U via de beheerfunctie Wijzigen de waarde van het veld # pogingen opnieuw op nul zet.

6 U kunt een eindgebruiker aanduiden voor de beheerfunctie door er op te klikken. De beheerfunctie: Toevoegen Wijzigen Dupliceren Bekijken Refresh Link eindgebruiker/firma beheren Laat U toe nieuwe eindgebruikers te definiëren. Na de creatie van een nieuwe eindgebruiker springt het programma automatisch naar Beheren eindgebruiker/firma. U bent verplicht de eindgebruiker minstens aan 1 firma te koppelen. Geeft U de mogelijkheid om de detailgegevens van een geselecteerde eindgebruiker te wijzigen. Met deze functie maakt U een nieuwe eindgebruiker op basis van de detailgegevens van een geselecteerde eindgebruiker. U kunt deze detailgegevens nog wijzigen. Na de creatie van een nieuwe eindgebruiker springt het programma automatisch naar Beheren eindgebruiker/firma. U bent verplicht de eindgebruiker minstens aan 1 firma te koppelen. Maakt het mogelijk om de detailgegevens van een geselecteerde eindgebruiker te raadplegen. Vernieuwen van de gegevens in het overzicht. Roept het programma op dat U toelaat eindgebruikers te koppelen aan de aan U toegewezen firma s + machtigingen ( = gebruikersrechten ) aan de eindgebruiker te verlenen.

7 Door op Toevoegen te klikken, krijgt u het volgende scherm: Hier kunt u alle gegevens van de eindgebruiker invullen. De velden met * zijn verplichte velden. Als u op OK klikt, krijgt u volgend scherm:

8 Hier kunt u de bevoegdheden aanklikken voor de eindgebruiker. U hebt de keuze uit: Creatie meldingen/attesten Creatie Controleaanvragen Opvolging meldingen Opvolging attesten Opvolging controles Bekijken controleresultaten Beheren personeelsgegevens Beheren afdelingen Rapporten ( enkel beschikbaar indien contractueel afgesproken ) Knipperlichtparameters ( enkel beschikbaar indien contractueel afgesproken ) Nadat u alles ingegeven hebt en op OK geklikt hebt, krijgt u volgend scherm:

9 Dit overzicht toont voor de door U geselecteerde eindgebruiker alle koppelingen met de aan U toegewezen firma s, gesorteerd op de velden eindgebruiker, firma en filiaal. Het overzicht toont per koppeling met de aan U toegewezen firma s de functionaliteiten waartoe de eindgebruiker toegang heeft op de klantenzone. De hier gedefinieerde actieve koppelingen bepalen de uiteindelijke lijst van firma s waaruit de eindgebruiker bij de aanmelding kan kiezen. Actieve koppelingen die verwijzen naar gewiste firma s bij Mensura komen niet voor in de lijst. Wanneer u de toepassing wenst te verlaten, dient u in de titelbalk bovenaan in het scherm op Afsluiten te klikken. Op deze manier wordt uw verbinding met ons systeem op een correcte manier afgesloten. Dit geldt trouwens voor ieder scherm waar bovenaan Afsluiten vermeld staat. Inloggen als eindgebruiker Via krijgt u volgend scherm: Hier vult u als eindgebruiker de code in die door de lokale beheerder aan u werd toegekend.

10 Hier kunt u uw taalkeuze doorgeven en inloggen op de klantenzone.

11 U krijgt dan volgend scherm: Op elke pagina vindt u rechts onderaan een vraagteken : op deze manier bereikt u de helpfunctie die u pagina per pagina meer achtergrondinformatie verschaft, waardoor u telkens een antwoord op uw vragen vindt. Selectie: hier ziet u telkens waar u zich in de klantenzone bevindt. Gebruiker: hier ziet u steeds onder welke firma/filiaal u bent ingelogd. Wijzig Paswoord : Hier kunt u uw paswoord aanpassen Afsluiten: hiermee verbreekt u de verbinding met ons systeem op een correcte manier Andere firma: Als u met verschillende afdelingen of entiteiten werkt, kan u hier één van die andere afdelingen of entiteiten openen. Enter/Refresh: op deze manier selecteert u uw keuze. Release : Deze button geeft een overzicht van de releases vanaf 22/10/2015. Wanneer u klikt op de datum in de linkerkolom, krijgt u aan de rechterkant van de tabel de inhoud van de release van die bepaalde datum te zien. Dit symbool laat u toe de gegevens te exporteren naar Excel waar u dan verder de informatie kan bewerken.

12 U selecteert in dit scherm de firma/het filiaal dat u wilt bekijken. Als u dan op Enter klikt, dan komt u in het volgende scherm. Hier kunt u dan de verdere selectie maken onder Afwezigheden, Attesten, Controles, Firmagegevens of Controleaanvraag ( enkel zichtbaar indien de functionaliteit aan uw gebruikerscode werd toegekend door de lokale beheerder ): Afwezigheden: is onderverdeeld in Ingeven, wijzigen of wissen, Volledige lijst (per periode) en Lijst zonder doktersbriefje (per periode). Attesten: is onderverdeeld in Lijst ingegeven attesten (van/tem), Lijst lopende attesten en lijst attesten, selectie op begindatum of einddatum. Controles: is onderverdeeld in Aanvragen, Opvolgen en Resultaten (van/tem). Firmagegevens : is onderverdeeld in Ingeven, wijzigen personeel en Ingeven, wijzigen afdelingen Controleaanvraag Als u als eindgebruiker geen toegang heeft tot een bepaald gedeelte, en u dient toch toegang hiertoe te hebben, kan u te rade gaan bij uw lokale beheerder. U kunt de zoekfunctie onderaan de pagina gebruiken om een bepaald personeelslid te zoeken op stamnummer, rijksregisternummer, afdeling(en) of type afwezigheid.

13 AFWEZIGHEDEN Ingeven, wijzigen of wissen afwezigheden Indien u klikt op Afwezigheden, Ingeven, wijzigen of wissen afwezigheden krijgt u in eerste instantie een leeg scherm. Met de zoekfuncties beneden aan het scherm (zie beneden) kunt u de personeelsleden opzoeken. Wanneer u bvb. het personeelsnummer of het rijksregisternummer ingeeft, dient u dit steeds te bevestigen met uw tab-toets ( voorbij het rijksregisternummer zodat het systeem het personeelslid effectief gaat zoeken. Na enkele ogenblikken krijgt u een lijst van de afwezigheden van dat desbetreffend personeelslid. Deze afwezigheden geven u een volledig ziekteoverzicht van de persoon in kwestie. U kunt de lijst exporteren naar Excel om verder te bewerken. Het overzicht toont eventueel gewiste afwezigheden steeds in een rode kleur ( Gewiste lijn ). Als u het stamnummer of het rijksregisternummer niet kent, kan u op het vraagteken achter het veld klikken. U ziet dan volgend scherm:

14 Hier kunt u gewoon zoeken op naam en/of voornaam of op geboortedatum. U drukt op Zoek en het systeem zal een lijstje aanbieden van alle personeelsleden met deze achternaam en/ of voornaam of in het desbetreffend geval een lijstje met alle personeelsleden met de geboortedatum die u heeft ingetikt. U klikt met de muis op de gewenste naam en drukt daarna op de knop OK Nieuwe afwezigheid ingeven: U zoekt uw personeelslid op, zoals hierboven op pagina gemeld. U ziet dan volgend scherm:

15 U kunt ook een persoon selecteren uit de lijst. U ziet de ingegeven afwezigheden van dit personeelslid. Daar vindt u dan alle informatie die over die persoon in ons bezit is. Het verdere vervolg van deze afwezigheden kunt u via de knop Extra info over geselecteerde lijn opvragen. U krijgt dan volgend scherm:

16 Wenst u de inhoud te zien van iedere beweging die ingegeven werd op deze ziektemelding kunt u dat opvragen via de knop Inhoud geselecteerde lijn. Van een lijn met attestgegevens of controleresultaat kunt u een mooi overzicht krijgen van de ingegeven gegevens door op te klikken hetgeen u eventueel kan gebruiken om in het personeelsdossier van desbetreffende persoon te bewaren. Wanneer we nu een nieuwe afwezigheid wensen in te geven, moeten we dit via het volgend scherm doen.

17 In dit scherm kunt u een nieuwe afwezigheid ingeven of een afwezigheid wijzigen door op de knop afwezigheden/ controles toevoegen of wijzigen te klikken. Het volgend scherm verschijnt:

18 Dit scherm is opgedeeld in 3 kolommen: Nieuwe afwezigheid, Aanvullen bestaande afwezigheid en Controle. Indien u geen rechten werden verleend om een controle aan te vragen, zal dit laatste blok leeg zijn. Indien u wel controleaanvragen moet kunnen ingeven, kunt u dit best opnemen met uw lokale beheerder. Indien u een nieuwe afwezigheid wilt toevoegen moet u altijd het gewenste type afwezigheid kiezen, dit gegeven is achteraf niet meer wijzigbaar. U kan kiezen tussen Ziekte, Reis buitenland, Verminderde prestaties, Arbeidsongeval, Beroepsziekte en Ziekte ten gevolge van zwangerschap. (afhankelijk van de afspraken met uw bedrijf ) Nadat u het type afwezigheid hebt aangeduid drukt u op Creatie M1 en komt u in volgend scherm:

19 In dit scherm ziet u verschillende tabbladen: Persoonsgegevens, Verblijfsadressen, Afwezigheid, Hosp./Blokk., Aanvraagtekst, Relatie getroffene-firma. U dient alle tabbladen te doorlopen, ook al is het niet nodig dat u gegevens op een bepaald tabblad toevoegt of wijzigt. Indien u klikt op de tab Persoonsgegevens kunt u de gegevens wijzigen van uw personeelslid ( afhankelijk van de afspraken met de klant wordt deze wijziging permanent mee opgenomen in het personeelsbestand of enkel voor deze ziektemelding ). Met de pijltjes (>>) aan de rechterkant van het scherm kunt u naar het volgend tabblad gaan. Vervolgens komt u in het tabblad Verblijfsadressen. Het verblijfsadres is het adres waar de zieke tijdens zijn ziekteperiode verblijft en is altijd verschillend met het adres vermeld in de tab Persoonsgegevens. Het is belangrijk dit in te vullen als u weet dat uw personeelslid elders verblijft, zodat in geval van een controle de arts zich op het juiste adres aanbiedt. Het is eveneens verplicht een periode door te geven waartussen het personeelslid op dit verblijfsadres te vinden is. Het verblijfsadres wordt enkel aangepast in deze afwezigheid en niet in het personeelsbestand. Men kan met de pijltjes (>>) weer naar het volgend tabblad gaan Afwezigheid. Op dit tabblad dient men alle gegevens van de afwezigheid in te vullen: de oorzaak verlet (indien men klikt op het pijltje, verschijnen de verschillende keuzemogelijkheden) toegelaten of verboden (hier kan men ook weer op het pijltje klikken) soort attest (klik op het pijltje om keuze te maken) hoeveelste verlenging (enkel in te vullen in geval van verlenging) ziek vanaf (begindatum ziekte) eventueel dossiernummer naam en telefoonnummer van de behandelende arts datum / uur van uitgifte attest Het volgende tabblad is Hospitalisaties/blokkering. Hier kunt u de datums van een hospitalisatie ingeven. Bij een voorlopige blokkering (vb. verblijf in buitenland) kunt u uw keuze maken door op het pijltje te klikken.

20 Daarna geeft u de periode in dat het personeelslid niet mag geselecteerd worden voor controle. Op deze manier is uw personeelslid voor die bepaalde periode geblokkeerd en zal hij/zij geen controlearts op bezoek krijgen. Indien u klikt op de pijltjes (>>) komt u in het volgende tabblad Aanvraagtekst. In dit scherm kunt u een vrije tekst typen, vb. extra info bij een ziektemelding. In het laatste tabblad Relatie getroffene-firma ziet u de firmagerelateerde gegevens van het personeelslid vermeld staan. Men kan steeds op de pijltjes achter de rubriek klikken om te zien wat de mogelijkheden zijn. Het heeft echter geen zin om hier wijzigingen door te voeren; dit scherm is enkel informatief bedoeld. U ziet ook de mogelijkheid vermeld staan of een personeelslid al dan niet mag gecontroleerd worden. Indien er vermeld staat dat het personeelslid mag gecontroleerd worden wil dit niet zeggen dat er nu automatisch een controle wordt georganiseerd; dit wil enkel zeggen dat via het personeelsbestand werd doorgegeven dat dit personeelslid vatbaar is voor controle als er controlewaardige attesten blijken te zijn. Deze info kunt u hier niet wijzigen. Indien firmagerelateerde info blijvend dient gewijzigd te worden, kunt u dit best bij de rubriek Firmagegevens, Ingeven, wijzigen personeel ( zie p.41 ) doen. Indien alle gegevens van de nieuwe melding zijn ingevuld, klikt men op Verifiëren en vervolgens op Opslaan. U krijgt dan de melding: Gegevens zijn verwerkt. Bestaande afwezigheid wijzigen Om een afwezigheid te kunnen wijzigen vertrekt men opnieuw vanaf het beginscherm Ingeven, wijzigen of wissen afwezigheden ( zie p.17 ). U selecteert weer het gewenste personeelslid en in het overzicht van zijn/ haar afwezigheden klikt u de afwezigheid aan die u wil wijzigen: Druk op de knop Afwezigheden/ controles ingeven of wijzigen, kies in de eerste kolom het juiste type afwezigheid ( dit staat in eerste instantie standaard op Ziekte ), dan maakt u een keuze uit de tweede kolom Aanvullen bestaande afwezigheid. U kan kiezen tussen Aanvullen/ wijzigen afwezigheid (enkel mogelijk indien het doktersbriefje nog niet werd ingegeven afhankelijk van het te wijzigen veld), Toevoegen verblijfsadres, Toevoegen datum vervroegde werkhervatting, Toevoegen hospitalisatieperiodes, Toevoegen periodes blokkering voor controle ( enkel geldig voor de geselecteerde afwezigheid ), en Wissen afwezigheid ( gelieve Mensura steeds te contacteren ). Na de wijziging klikken op Verifiëren en daarna op Opslaan. In het beginscherm kunt u de wijziging dan meteen zien. Afwezigheden wissen Om een melding te kunnen wissen vertrekt men opnieuw vanaf beginscherm Ingeven, wijzigen of wissen afwezigheden (zie p 17). Druk op de knop Afwezigheden/controles toevoegen of wijzigen en kies in de tweede kolom Wissen afwezigheid, ga vervolgens naar het tabblad Afwezigheid, druk op Verifiëren en dan op de knop Opslaan. De afwezigheid is nu gewist. In het overzicht zult u de gewiste afwezigheid in een rode kleur zien.

21 Lijst van afwezigheden ( per periode ) Indien u klikt op Afwezigheden, Volledige lijst ( per periode ) komt u in volgend scherm: In dit scherm kunt u beneden begin- en einddatum ingeven van de registratieperiode die u wenst te bekijken. Let wel: hier is een beperking van maximum 1 volledige maand (30 dagen). Daarna klikt u op Zoek. De registratiedatum toont u steeds de huidige datum en dus ook de afwezigheden die op die dag tot nog toe werden ingegeven. De verschillende acties die gebeurden op iedere ingegeven afwezigheid ( historiek) kunt u opvragen via de knop Extra info over geselecteerde lijn. U krijgt een overzicht van de acties die op deze melding werden toegepast. Van ieder van deze acties kunt u de inhoud opvragen door op de knop Inhoud geselecteerde lijn te drukken. ( zie uitleg p )

22 Lijst van de openstaande afwezigheden waarvoor geen doktersbriefje werd verstuurd naar Certimed (enkel voor de klanten waarvoor Certimed de ziekteattesten beheert) Indien u klikt op Afwezigheden, Lijst zonder doktersbriefje ( per periode ), ziet u een lijst van alle afwezigheden waarvoor we nog geen attest ontvangen hebben. Links bovenaan het scherm ziet u het aantal lijnen/personen waarvoor we nog geen attest ontvangen hebben. Ook hier kunt u weer beneden begin- en einddatum ingeven van de periode die u wenst te bekijken. Let wel: hier is een beperking van maximum 1 volledige maand (30 dagen). Daarna klikt u op Zoek. U zult een lijst krijgen van alle afwezigheden ingegeven in de opgevraagde periode waarvoor Certimed nog geen attest heeft ontvangen. De verschillende acties die gebeurden op iedere openstaande afwezigheid ( historiek) kunt u opvragen via de knop Extra info over geselecteerde lijn. U krijgt een overzicht van de acties die op deze melding werden toegepast. Van ieder van deze acties kunt u de inhoud opvragen door op de knop Inhoud geselecteerde lijn te drukken. ( zie uitleg p.15-16).

23 Attesten Lijst Ingegeven attesten (van/tem): Indien u klikt op Attesten, Lijst ingegeven attesten ( van /tem ) komt u in volgend scherm: Dit scherm toont u in eerste instantie de attesten die op de datum beneden in het scherm, werden ingegeven. In dit scherm kunt u beneden begin- en einddatum (registratiedatum) ingeven van de periode die u wenst te bekijken. Let wel: hier is een beperking van maximum 1 volledige maand (30 dagen). Daarna klikt u op Zoek. De verscheidene registraties van elk ingegeven attest ( historiek) kunt u opvragen via de knop Extra info over geselecteerde lijn. U krijgt een overzicht van de acties die op dit attest werden toegepast. Van ieder van deze acties kunt u de inhoud opvragen door op de knop Inhoud geselecteerde lijn te drukken.

24 Als u op klikt ( enkel mogelijk voor de lijnen met attestgegevens en controleresultaten ), krijgt u een gedetailleerd overzicht dat u eventueel kan gebruiken om in het personeelsdossier van desbetreffende persoon te bewaren.

25 Lopende attesten: Indien u klikt op Attesten, Lijst lopende attesten, ziet u een lijst van alle personeelsleden waar momenteel een attest voor lopende is. Zo kunt u voor een bepaalde periode of een specifieke dag opzoeken wie er op dat moment allemaal ziek was. Let wel! Op deze zoekroutine zit een beperking in de tijd : u kunt tot maximaal de eerste kalenderdag van de voorgaande maand teruggaan. Deze lijst kan u weer exporteren naar Excel om daar verder te bewerken. In dit overzicht kunt u weer een bepaalde persoon selecteren om de details te bekijken. Deze gegevens kunnen ook weer geëxporteerd worden naar Excel of gedrukt worden in.pdf.

26 Attesten, selectie op begindatum of einddatum Indien u klikt op Attesten, Lijst attesten, selectie op begindatum of einddatum komt u in volgend scherm: In dit scherm kunt u beneden attesten met een begindatum ( of een einddatum ) van de periode die u wenst te bekijken, opvragen. Let wel: hier is een beperking van maximum 1 volledige maand (30 dagen). Het is evenmin mogelijk om een combinatie van een selectie op begindatum én een selectie op einddatum op te zoeken. Ofwel selecteert een periode aan de hand van de begindatum ofwel aan de hand van de einddatum. Daarna klikt u op Zoek. De verscheidene registraties van elk ingegeven attest ( historiek) kunt u opvragen via de knop Extra info over geselecteerde lijn. U krijgt een overzicht van de acties die op dit attest werden toegepast. Van ieder van deze acties kunt u de inhoud opvragen door op de knop Inhoud geselecteerde lijn te drukken.

27 Als u op klikt ( enkel mogelijk voor de lijnen met attestgegevens en controleresultaten ), krijgt u een gedetailleerd overzicht dat u eventueel kan gebruiken om in het personeelsdossier van desbetreffende persoon te bewaren.

28 Controles Aanvragen Indien u klikt op Controles, Aanvragen krijgt u een lijst van controles die gepland zijn om uit te voeren. Deze lijst kan u weer exporteren naar Excel om verder te bewerken. Ingeven van controles: Om het ingeven van controles te veréénvoudigen, bieden we sinds begin 2015 een makkelijkere manier aan via de klantenzone. Wanneer u een controle wil aanvragen van het type afwezigheid Ziekte doet u dit via het blok Controleaanvraag. U kunt er controles voor een nieuwe afwezigheid, een bestaande afwezigheid en een hercontrole aanvragen. Een controle aanvragen voor een volledig nieuwe afwezigheid : Indien u op het blokje Controleaanvraag klikt, komt in het volgend scherm :

29 In de uitrollijst naast het label werknemers tikt u de naam in van het personeelslid dat u wenst te controleren. Staat het personeelslid nog niet in deze uitrollijst, dan klikt u eventjes buiten de lijst in het scherm en kunt u de gegevens van het personeelslid ingeven in de daaropvolgende velden, te beginnen met het rijksregisternummer. Indien u het personeelslid wel in de uitrollijst hebt gevonden en geselecteerd, zult u zien dat de personeelsgegevens die in ons systeem opgeslagen zijn, in het scherm verschijnen. De verplichte firmagerelateerde velden voor uw firma ( overeengekomen in het begin van de overeenkomst ) zult u in dit scherm eveneens zien en eventuele lege velden moeten dan ook opgevuld worden. U vult vervolgens de ziektegegevens verder aan. Bij velden met keuzemogelijkheden, kunt u steeds op klikken om te zien welke keuzes u kunt selecteren. Door op de scrolbalk te drukken, komt u onderaan het scherm en klikt u op de knop Verstuur.

30 Deze actie zorgt ervoor dat uw controleaanvraag meteen in onze systemen wordt opgenomen en verwerkt. U ziet dan volgend scherm : Een controle aanvragen op een lopende afwezigheid U herneemt de acties vanaf p.29. Wanneer u het personeelslid in de uitrollijst heeft geselecteerd, ziet u de volgende melding in het scherm :

31 Indien u de controle wilt koppelen aan de lopende afwezigheid, kiest u Toevoegen aan lopende afwezigheid. Wenst u een nieuwe afwezigheid te creëren, dan kiest u Nieuwe afwezigheid. Nadat u uw selectie heeft gemaakt, komt u terug in het voorgaande scherm en kunt u de controleaanvraag verder afwerken en versturen. Via bovenstaande manier kunt u eveneens een hercontrole op een lopende afwezigheid aanvragen. U kan slechts éénmaal een hercontrole ingeven voor dezelfde afwezigheidsperiode. U kunt geen nieuwe hercontrole vragen voor een reeds aanvaarde afwezigheid door de controlearts. Controles in het kader van verminderde prestaties of reis buitenland Ingeval van controles in het kader van verminderde prestaties wegens ziekte of reis buitenland, doet u dit best via het blok Afwezigheden, Ingeven, wijzigen of wissen afwezigheden op het volgende scherm :

32 In bovenstaand scherm gaat u het personeelslid zoeken waarvoor u een controle wil aanvragen ( zie zoekprocedure p.13-14) of tikt u het stamnummer of rijksregisternummer in in het daartoe voorziene veld. Bij selectie van het personeelslid komt u terecht in het volgende scherm :.

33 U kunt een controle aanvragen voor een reeds eerder ingegeven afwezigheid of u kunt een controle aanvragen voor een volledig nieuwe afwezigheid. Een controle aanvragen voor een volledig nieuwe afwezigheid : In bovenstaand scherm kiest u de knop Ingeven, wijzigen of wissen afwezigheid. U krijgt dan het volgende scherm :

34 Hier gaat u in de eerste kolom het type afwezigheid selecteren ( reis buitenland of verminderde prestaties, in de derde kolom kiest u vervolgens : Toevoegen controle, waarna u in het volgend scherm de nodige gegevens kunt aanvullen :

35 Dit scherm toont u de volgende tabbladen: Persoonsgegevens, Aanvraag reis buitenland of Aanvraag verminderde prestaties naargelang uw keuze, Controleinformatie, Aanvraagtekst, Verblijfsadressen en Relatie getroffene-firma. U dient elk tabblad te doorlopen om de controle te kunnen registreren. U kan op elk tabblad gegevens invullen of wijzigen. Om naar een volgend tabblad te gaan dient u op de pijltjes >> te klikken. Indien het toekennen van de opdrachten reeds is afgesloten, verschijnt er een rode tekst in dit venster. De controle verschuift dan naar de datum die het systeem voorstelt. U kunt de opdrachtdatum wel nog wijzigen, maar indien de controle toch nog de dag zelf dient uitgevoerd te worden, kunt u ons best een seintje geven. Om de controle te bevestigen dient men eerst op Verifiëren te klikken en nadien op Opslaan. Een controle aanvragen voor een periode van een reeds ingegeven afwezigheid U vertrekt vanuit het blok Afwezigheden. U gaat het personeelslid zoeken waarvoor u een controle wenst aan te vragen ( zie p ). Wanneer u het personeelslid geselecteerd heeft, gaat u de afwezigheid in het overzicht aanduiden waarvoor u een controle wenst aan te vragen. Zie onderstaand scherm.

36 U klikt op de knop Afwezigheden/controles toevoegen of wijzigen en komt terecht in het volgende scherm :

37 Hier kiest u het type afwezigheid en Toevoegen controle op bestaande afwezigheid en herhaalt de procedure van p Hercontrole: Voor een hercontrole geldt dezelfde procedure als voor een controle. U kan slechts éénmaal een hercontrole ingeven voor dezelfde afwezigheidsperiode. U kunt geen nieuwe hercontrole vragen voor een reeds aanvaarde afwezigheid door de controlearts. Controleaanvraag wissen: Opgelet! Dit heeft enkel zin wanneer u een controle pas heeft ingegeven en u realiseert zich dat de controleaanvraag een vergissing is. Voor controles die meer dan 5 minuten geleden zijn ingegeven, kunt u best onze diensten verwittigen om de controle te wissen aangezien de organisatie van de controle dan al van start is gegaan. Indien u de controle toch via de klantenzone wil wissen, vertrekt u vanuit het blok Afwezigheden. U gaat het personeelslid zoeken waarvoor u een controle wenst te wissen ( zie p.13-14). Wanneer u het personeelslid geselecteerd heeft, gaat u de afwezigheid met de aangevraagde controle in het overzicht aanduiden. U drukt op de knop Afwezigheden/ controles toevoegen of wijzigen. In de eerste kolom kiest u het juiste type afwezigheid en in de derde kolom kiest u in de tabel Controle voor Wissen controleaanvraag.

38 Het volgend scherm verschijnt: Op dit scherm is er een tabblad Persoonsgegevens en een tabblad Afwezigheid. U kunt weer wisselen tussen de verschillende tabbladen met de pijltjes >>. Als u op het tabblad Afwezigheid, op Verifiëren klikt en nadien op Opslaan is de controle gewist. U komt terug terecht in het scherm met het overzicht van de afwezigheden van uw personeelslid. Indien u de afwezigheid met de controle die u gewist heeft, aanklikt en beneden in het scherm klikt u op de knop Extra info over geselecteerde lijn kunt u zien dat de controle effectief werd gewist. De afwezigheid wordt niet in het rood getoond omdat enkel de controle diende gewist en niet de volledige afwezigheid. Opvolgen Indien u klikt op Controles, Opvolgen krijgt u een lijst van controles die op dat moment in uitvoering zijn: d.w.z. voor die dag gepland zijn of controles die al uitgevoerd zijn, maar waarvan het resultaat nog niet bekend is (normaal gezien de dag na controle voor 12u). Hier kan men ook weer de lijst exporteren naar Excel en de details per persoon bekijken. Deze details kunnen weer naar Excel geëxporteerd of in.pdf geprint worden om zo bij te houden. Resultaten Indien u klikt op Controles, Resultaten van/tem krijgt u een lijst van de resultaten verstuurd gedurende de periode die onderaan het scherm vermeld is. Let wel: de resultaten van vandaag tonen u de controles die gisteren uitgevoerd werden! U kunt die periode veranderen om aan uw specifieke wensen tegemoet te komen. De verkregen lijst kunt u weer exporteren naar Excel om daar verder te bewerken.

39

40 Firmagegevens: Personeel: Indien u klikt op Firmagegevens, Ingeven, wijzigen personeel komt u in volgend scherm: We willen toch benadrukken dat het bedoeling blijft dat u op regelmatige basis een elektronische update van het volledige personeelsbestand aan onze diensten bezorgt. Indien u echter dringend een afwezigheid of controle wenst door te geven van een nieuw personeelslid, of er werd tegelijk met een afwezigheid een definitieve adreswijziging doorgegeven, dan kunt u deze personeelsgegevens snel via Firmagegevens, Ingeven, wijzigen personeel aanpassen. Hier kan u uw personeelsgegevens gemakkelijk beheren: U kunt eveneens firmagerelateerde gegevens aanpassen (vb. stamnummer, andere afdeling, statuut, ). U zoekt het desbetreffende personeelslid op stamnummer, rijksregisternummer, geboortedatum of op naam. U selecteert de persoon en klikt op Algemene gegevens. U krijgt dan volgend scherm:

41 De gegevens met een sterretje zijn verplichte velden. U vult ze aan en klikt op OK. Het veld rijksregisternummer is nu ook een verplicht veld geworden! U komt terug in het scherm van p.41. Via dit scherm kan u ook de firmagerelateerde gegevens aanpassen. U selecteert Firmagerelateerde gegevens en komt in volgend scherm:

42 De gegevens met een sterretje zijn verplichte velden. U vult ze aan en klikt op OK. Indien u een nieuw personeelslid wenst in te geven, dan klikt u op Nieuw personeelslid. Ook hier vult u weer alle gegevens met een sterretje in en klikt op OK. Dan komt u automatisch in het scherm terecht waar u de firmagerelateerde gegevens kunt u invullen. Wanneer u alle nodige gegevens in dit scherm heeft ingevuld, klikt u op OK. U heeft het personeelslid toegevoegd.

43 Afdelingen: Indien u klikt op Firmagegevens, Ingeven, wijzigen afdelingen komt u in volgend scherm: In dit scherm kan u de bestaande afdelingen beheren: U kunt de namen van de verschillende afdelingniveau s wijzigen door op de knop Wijzigen omschrijving te drukken. Elk van deze onderverdeling kan op zijn beurt aangepast, gedupliceerd, gedeactiveerd worden. U kan dit doen door op de knop Detail te klikken. U komt dan in het volgende scherm terecht:

44 U vindt beneden aan de pagina de verschillende keuzemogelijkheden (Toevoegen, Wijzigen, Dupliceren, Bekijken, Refresh, Annuleren. Let wel!! Indien u afdelingen toevoegt dat dit steeds volgens dezelfde indeling gebeurt zoals de afdelingen die al in dit afdelingniveau werden opgenomen. Dit is van belang voor eventuele statistieken of analyses die aan de hand van deze informatie worden gemaakt. Indien er een andere indeling van afdelingen moet ingegeven, raden we aan om dit te doen bij het begin van een nieuw kalenderjaar. Hierbij zijn we bij het einde gekomen om de klantenzone stap voor stap met u te doorlopen. Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben, mag u ons steeds contacteren; Met vriendelijke groeten, Certimed Taxandria center ( gelijkvloers ) Gouverneur Roppesingel Hasselt Tel: 011/ Fax: 011/ Click here to enter text.