KADEROVEREENKOMST BTC VLAAMSE PARTNERS. Programma Kleur Bekennen / Annoncer la Couleur. Hoofdfase: 1 januari augustus 2014

Transcriptie

1 KADEROVEREENKOMST BTC VLAAMSE PARTNERS Programma Kleur Bekennen / Annoncer la Couleur Hoofdfase: 1 januari augustus 2014 Tussen 1. De Belgische Technische Coöperatie, vertegenwoordigd door., bestuurder en., bestuurder. hierna BTC genoemd en 2. De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), vertegenwoordigd door de heer Jean-Luc Vanraes, collegevoorzitter bevoegd voor Onderwijs en Vorming, De Provincie Vlaams Brabant, vertegenwoordigd door de heer Erik Van den Begin, directeur sociaal beleid en de heer Walter Zelderloo, gedeputeerde voor ontwikkelingssamenwerking, De Provincie Oost-Vlaanderen, vertegenwoordigd door de heer Eddy Couckuyt, gedeputeerde voor ontwikkelingssamenwerking en de heer Albert De Smet, provinciegriffier, De Provincie West-Vlaanderen, vertegenwoordigd door de heer Hilaire Ost, provinciegriffier en de heer Dirk De Fauw, gedeputeerde Noord-Zuidbeleid, De Provincie Antwerpen met ondernemingsnummer en maatschappelijke zetel te Koningin Elisabethlei 22, 2018 Antwerpen, vertegenwoordigd door mevrouw Inga Verhaert, bevoegde gedeputeerde en de heer Danny Toelen, provinciegriffier, handelend in uitvoering van het besluit van de deputatie d.d.., De Provincie Limburg, vertegenwoordigd door mevrouw Erika Thijs, gedeputeerde voor Welzijn, Gezondheid en Gelijke Kansen en mevrouw Renata Camps, provinciegriffier, hierna de partners genoemd. Wordt overeengekomen wat volgt: INLEIDING Kleur Bekennen/Annoncer la Couleur is het programma voor opvoeden tot wereldburgerschap van de Belgische staat, uitgevoerd door BTC. Het programma wordt uitgevoerd in samenwerking met partners op het gehele Belgische grondgebied. De partners verbinden zich ertoe, onder coördinatie van BTC, een samenhangend educatief beleid te voeren op het gehele Belgische grondgebied. Het programma Kleur Bekennen/Annoncer la Couleur heeft de opdracht om opvoeden tot wereldburgerschap te promoten en te stimuleren bij jongeren van 10 tot 18 jaar in de scholen en de pagina 1 van 14

2 jeugdsector. Opvoeden tot wereldburgerschap is een gemeenschappelijke noemer voor activiteiten en thema s rond ontwikkelingseducatie, Noord-Zuid en internationale verhoudingen, interculturaliteit, duurzame ontwikkeling, vredesopvoeding en mensenrechteneducatie. De Vlaamse provincies en de Vlaamse Gemeenschapcommissie treden op als partner voor de uitvoering van het programma naar het onderwijs in Vlaanderen en Brussel (Nederlandstalig onderwijs in het Brussels hoofdstedelijk gewest). De Vereniging van de Vlaamse Provincies neemt als vereniging deel aan het regelmatig overleg tussen de Vlaamse provinciebesturen, VGC en BTC. ARTIKEL 1: VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST Deze overeenkomst past in het kader van het educatief programma Kleur Bekennen/Annoncer la Couleur waarvan de doelstellingen zijn vastgelegd in het Financieel en Technische Dossier van 9 juni 2009, de beslissingen van de stuurgroep van 9 november 2009 en een overeenkomst afgesloten tussen de Belgische Staat en BTC voor de periode van 1 januari 2010 tot en met 31 augustus 2014, en waarvan de uitvoeringsmodaliteiten zijn vastgelegd in jaarlijkse actieplannen. 1. De overeenkomst tussen de Belgische Staat en BTC bepaalt de nadere regels voor de organisatie van het programma Kleur Bekennen/Annoncer la Couleur door BTC gedurende deze periode. Het Technisch en Financieel Dossier (september 2009 augustus 2014) van het programma evenals de wijzigingen die werden goedgekeurd naar aanleiding van de vergadering van de stuurgroep van 9 november 2009, zijn als bijlage bij de overeenkomst gevoegd. 2. Het actieplan Kleur Bekennen/Annoncer la Couleur maakt deel uit van het jaarplan van BTC, dit in uitvoering van de overeenkomst tussen de Belgische staat en BTC. ARTIKEL 2: VERPLICHTINGEN VAN BTC BTC is verantwoordelijk ten aanzien van de Belgische Staat voor de resultaten zoals beschreven in het Technisch en Financieel Dossier. Zij stelt de nodige middelen ter beschikking, waaronder personeel, voor de goede uitvoering van het programma. Zij stelt een coördinatiecel in die en beroep kan doen op de ondersteunende diensten van de BTC. 1 : S P E C I F I E K E V E R A N T W O O R D E L I J K H E D E N C O Ö R D I N A T I E C E L : - De operationele assen bepalen zoals gespecificeerd in het Technisch en Financieel Dossier, zowel voor de specifieke activiteiten van het programma als voor de activiteiten van de coördinatie en de activiteiten van de partners. - In samenwerking met de partners een jaarlijks actieplan opstellen voor het programma. Dit wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Stuurgroep. - Jaarlijks het activiteitenverslag van het programma opstellen dat gebaseerd is op de activiteiten van alle partners en de activiteiten van de coördinatie. Het jaarverslag wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Stuurgroep. - Toezien op het respect en de uitvoering van de overeenkomst met de partners. - Evalueren van de activiteitenplannen van de partners. - Coördineren van de ontwikkeling en het dagelijks beheer van het programma. - Waken over de kwaliteit van het programma. - Instaan voor de promotie en de communicatie van het programma. - Zorgen voor vorming en pedagogische ondersteuning van de actoren van het programma. - De samenwerking met andere betrokken partijen zoals de onderwijswereld, de culturele sector, het verenigingsleven, bevorderen. - Met elke operationele partner ten minste een overlegmoment per jaar organiseren. - Het secretariaat van de Stuurgroep en het Overlegcomité waarnemen. pagina 2 van 14

3 2 : V E R P L I C H T I N G E N T E G E N O V E R D E O P E R A T I O N E L E P A R T N E R : De BTC verbindt zich ertoe om, binnen de perken van het beschikbare budget, financiële middelen ter beschikking te stellen van de partner om de in het goedgekeurde activiteitenplan vastgestelde resultaten te verwezenlijken. ARTIKEL 3: VERPLICHTINGEN VAN DE PARTNER 1. Elke partner is verantwoordelijk voor het verwezenlijken van de resultaten van het programma binnen zijn werkveld, zoals beschreven in het logisch kader voor de partner. Dit is als bijlage bij de overeenkomst gevoegd. Hij stelt hiervoor de nodige middelen ter beschikking, zowel logistiek, administratief als wat het personeel betreft. Het personeel dat door het programma gefinancierd wordt, staat 100% ter beschikking van het programma. Bij langdurige afwezigheid of vertrek van personeel worden de nodige inspanningen gedaan om zo spoedig mogelijk de vrijgekomen betrekking in te vullen on de continuïteit van het programma te verzekeren. De aanwerving gebeurt in overleg met de coördinator van het programma. De partner sluit zich aan bij de visie en pedagogische principes van het programma en maakt gebruik van de coördinatiemechanismen en ondersteuning die door de coördinatie worden ontwikkeld: registratie voor administratieve opvolging van het programma, promotiemateriaal, opleidingen Jaarlijks activiteitenplan De partners leggen ten laatste op 1 juni een activiteitenplan en een ontwerpbegroting voor het volgende schooljaar aan de coördinatie voor. De partners kunnen hiervoor samenwerken, maar in de rapportering moet wel duidelijk worden welke resultaten door welke partner en met welke middelen gerealiseerd worden. 3. Jaarlijkse rapportering Elke partner legt volgende activiteitenverslagen voor: Een narratief verslag over het voorbije schooljaar, inclusief een indicatieve lijst van de uitgaven voor de periode januari tot en met juni van het lopende jaar: voor 31 augustus; Een financieel verslag per kalenderjaar: voor 15 april van volgende kalenderjaar. De financiële rapportering bevat: een overzicht van de uitgaven in detail, een budgetopvolgingsrapport en alle bewijsstukken kunnen gedurende 5 jaar ter inzage geraadpleegd worden. 4. De partner neemt deel aan de vergaderingen van het Overlegcomité, zoals beschreven in het Financieel en Technisch Dossier. De teamleden van het programma nemen deel aan het teamoverleg. pagina 3 van 14

4 ARTIKEL 4 FINANCIËLE UITVOERINGSMODALITEITEN 1 De financiering aan de partners gebeurt jaarlijks op basis van de budgetten zoals voorgesteld in hoofdstuk 5.1 van het TFD, alsook van een activiteitenplan en een eventueel bijgestuurd budget, goedgekeurd door de Stuurgroep. Het verwachte budget voor alle partners samen is in onderstaande tabel opgenomen en bedraagt Naast een vast bedrag voor de werking van de documentatiecentra (Gent en Antwerpen), wordt het budget aangewend voor de werking naar het onderwijs ( ). Vanaf 2012 kan jaarlijks tot een maximum van 15 % van het budget aangewend worden voor de werking naar de jeugdsector. Het is als volgt verdeeld over de verschillende kalender -en schooljaren. Per kalenderjaar Hoofdfase Werking partner onderwijs Vlaamse partners Franstalige partners Werking partner jeugd Vlaamse partners Franstalige partners Werking documentatiecentra Totaal Per schooljaar Hoofdfase Jan-aug Werking partner onderwijs Vlaamse partners Franstalige partners Werking partner jeugd Vlaamse partners Franstalige partners Werking doucmentatiecentra Totaal pagina 4 van 14

5 De Vlaamse partners (de Vlaamse Provincies en de Vlaamse Gemeenschapscommissie) beschikken voor de kalenderjaren 2010 en 2011 respectievelijk over een budget van ( ) en ( ). De budgetaanvraag moet gemotiveerd worden aan de hand van het activiteitenplan. Bij de uitvoering houden de partners rekening met de opmerkingen die tijdens de evaluatie van het activiteitenplan geformuleerd worden. De beoordeling van het activiteitenplan gebeurt aan de hand van volgende criteria: - Coherentie met de doelstellingen van het programma: inhoud, doelgroep. - Groeipad om de indicatoren zoals bepaald in het logisch kader voor de operationele partner te verwezenlijken (over de duur van het programma). - Synergie en complementariteit met andere actoren binnen de provincie. - Transparantie over in te zetten middelen en activiteiten. - Mate waarin rekening wordt gehouden met aanbevelingen naar aanleiding van voorgaande activiteitenplannen. - Administratieve kwaliteit van het activiteitenplan: timing, format, - Doelmatigheid: evenwichtige verhouding tussen de loonkost en activiteitskost. - Duurzaamheid: mobilisatorkracht, multiplicatoreffect De beoordeling van het activiteitenplan is bepalend voor de volledige toekenning van de vooropgestelde budgetten (voor 10% van het budget). De budgetten vanaf 2012 worden via een bijakte vastgelegd, na de midterm review. 2 De betaling van de partner gebeurt in 2 schijven. Een eerste schijf, gelijk aan 70% van het jaarbudget zoals bepaald in het goedgekeurde activiteitenplan en budget, kan door de partner gevraagd worden in de maand januari van elk jaar. Dit gebeurt door een schrijven aan de BTC met de vraag tot betaling van 70% van het budget en een overzicht van de uitgaven voor de periode juli - december. Voor 2010 gebeurt dit na notificatie van de invoegetreding van de hoofdfase. De vraag tot betaling van de eerste schijf is vergezeld van het activiteitenplan van de partner. De facturatie van de eerste schijf gebeurt in eenmaal of in verschillende malen rekening houdende met de kalender van de ter beschikkingstelling van de vereffeningskredieten van de Belgische Staat in de betreffende periode. Een tweede schijf, gelijk aan 30% van het jaarbudget verminderd met het eventuele budgetsaldo van het voorgaande jaar, zal door de partner gevraagd kunnen worden vanaf de maand juli van het betreffende jaar. Indien de besteding lager ligt dan 70% wordt dit vervolgens in mindering gebracht op de volgende schijf van 70 %. De aanvraag van de 2 de schijf gebeurt door een schrijven gericht aan de BTC met de vraag tot betaling van 30% van het budget vergezeld van het activiteitenplan voor het komende schooljaar, het (narratief) verslag van het voorbije schooljaar, een indicatieve lijst met uitgaven voor de periode januari - juni en een raming van het budget voor de periode juli - december. BTC ontvangt de vraag tot betaling van de 2 de schijf ten laatste op 30 september. De storting volgt ten laatste op 15 oktober. ARTIKEL 5: INTELLECTUELE RECHTEN EN PROMOTIE De BTC blijft eigenaar van de intellectuele rechten van alle documenten en aangemaakte educatieve materialen ontworpen en verworven in het kader van het programma Kleur Bekennen/Annoncer la Couleur. Alle middelen die aangekocht en gefinancierd worden door BTC in het kader van het programma blijven te allen tijde ter beschikking van het programma. De persoonsgegevens die in het kader van het programma Annoncer la Couleur/Kleur Bekennen door de partners en de coördinatie worden verworven, worden uitsluitend voor het programma aangewend. De partners van het programma Kleur Bekennen worden vermeld op de gemeenschappelijke documenten die in het kader van de activiteiten worden uitgegeven. pagina 5 van 14

6 De partner verbindt zich ertoe de huisstijl van het programma te gebruiken. De huisstijl verleent zichtbaarheid aan het programma en de verschillende partners door het gebruik van de logo s en (of) een verklarende tekst. ARTIKEL 6: OVERGANG VORIG PROGRAMMA 1 Gebruik naam Kleur Bekennen De Vlaamse partners kunnen blijvend gebruik maken van de naam Kleur Bekennen voor hun programma naar 10-jarigen dat niet langer onder het federale programma gefinancierd wordt, voor: Educatieve activiteiten naar het onderwijs; die de pedagogische principes van het huidige programma volgen: procesmatig werken, actief participeren, ervaringsgericht leren, geïntegreerde aanpak, alle partners in en om de school betrekken, evalueren en bijsturen. Er wordt een duidelijk onderscheid gemaakt met het programma onder de coördinatie van BTC in de naamgeving en het logo door het gebruik van de term Kleur Bekennen met toevoeging van een verwijzing naar de jongere leeftijdsgroep en een geografische aanduiding. Er ontstaat geen wildgroei aan namen in combinatie met de term Kleur Bekennen: er bestaat overeenstemming en gelijkvormigheid over de manier waarop de verschillende provincies de naam gebruiken. Dit gebeurt als volgt: Kleur Bekennnen Kids + naam van de provincie. Er is een duidelijk onderscheid met de naam en het logo dat gebruikt wordt voor de provinciale activiteiten die deel uitmaken van het federale programma. De provincies informeren BTC van het gebruik van de naam en logo en eventuele veranderingen. 2 Materiaal voormalige documentatiecentra Kleur Bekennen Het materiaal van de documentatiecentra die gesloten worden onder het huidige programma, blijft ter beschikking van het programma in afwachting van een definitieve bestemming. Dit wordt in samenspraak met de partner beslist. Ondertussen kan het verder gebruikt worden in functie van de doelstellingen van het nieuwe programma. 3 Sensibilisering Jeugdsector De partners die instaan voor de uitvoering van het programma in het onderwijs worden geïnformeerd over de werking van het programma via de jeugdsector. De samenwerking en uitwisseling van ervaring tussen de verschillende uitvoerende partners wordt waar mogelijk bevorderd. ARTIKEL 7: EVALUATIE EN AUDIT Het volledige programma, van de partners en de coördinatie, wordt jaarlijks geëvalueerd door de Stuurgroep. Een tussentijdse evaluatie van het volledige programma vindt plaats op het einde van het schooljaar Jaarlijks vindt een evaluatie plaats van het activiteitenplan en het budget van de partner. Met uitzondering van het eerste werkjaar (schooljaar ), gebeurt dit door BTC samen met een externe deskundige. Er kan een financiële controle van het gebruik van de middelen die aan de partners toegekend zijn, gebeuren. pagina 6 van 14

7 ARTIKEL 8: DUUR EN OPZEG Deze overeenkomst loopt van 1 januari 2010 tot en met 31 augustus Wanneer één van de partners de overeenkomst wenst te beëindigen, of er andere voorwaarden wenst aan te koppelen, kan hij dit doen via een opzegging per aangetekend schrijven, ten laatste voor 30 maart van het lopende schooljaar. De opzeggingstermijn loopt tot het einde van het schooljaar (30 juni). BTC kan de overeenkomst met een partner beëindigen bij niet nakoming van de verplichtingen die in de overeenkomst zijn opgenomen of bij niet uitvoering van de goedgekeurde activiteitenplannen. Dit gebeurt met aangetekend schrijven aan de partner. De opzeggingstermijn bedraagt 3 maand. Deze bepaling sluit niet uit dat tijdens de looptijd van deze overeenkomst aanpassingen via een bijakte kunnen worden aangebracht. Deze overeenkomst wordt rechtmatig opgezegd bij stopzetting van de financiering vanwege de federale overheid aan BTC. ARTIKEL 9: GESCHILLEN Geschillen die voortvloeien uit de toepassing van deze kaderovereenkomst en de uitvoeringsmogelijkheden worden in der minne geregeld. Indien dit mislukt zijn enkel de rechtbanken van Brussel bevoegd om juridische stappen te ondernemen. ARTIKEL 10: SLOTBEPALINGEN De huidige overeenkomst wordt voor een duur van 4 jaar en 8 maand (januari 2010 tot augustus 2014) afgesloten en treedt in werking op de dag dat de laatste partij heeft ondertekend. Iedere wijziging van de bepalingen van de huidige overeenkomst moet het voorwerp zijn van een bijakte ondertekend door alle partijen. Opgesteld in 7 originele exemplaren, waarvan elke partij erkent een exemplaar te hebben ontvangen. Opgemaakt te Brussel, op.. Voor de BTC, Bestuurder Bestuurder pagina 7 van 14

8 Voor het provinciebestuur van West-Vlaanderen, bij deputatiebesluit van Hilaire Ost Provinciegriffier Dirk De Fauw Gedeputeerde pagina 8 van 14

9 Voor het provinciebestuur van Oost-Vlaanderen, bij deputatiebesluit van Albert De Smet Provinciegriffier Eddy Couckuyt Gedeputeerde pagina 9 van 14

10 Voor het provinciebestuur van Vlaams-Brabant, bij deputatiebesluit van Erik Van den Begin Directeur Sociaal Beleid Walter Zelderloo Gedeputeerde pagina 10 van 14

11 Voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie, bij collegebesluit nr. van.. houdende een overeenkomst inzake het educatief programma Kleur Bekennen Jean-Luc Vanraes Voorzitter van het College, bevoegd voor Onderwijs en Vorming pagina 11 van 14

12 Voor het provinciebestuur van Antwerpen, bij deputatiebesluit van namens de deputatie Danny Toelen Provinciegriffier Inga Verhaert Gedeputeerde pagina 12 van 14

13 Voor het provinciebestuur van Limburg, bij deputatiebesluit van Renata Camps Provinciegriffier Erika Thijs Gedeputeerde pagina 13 van 14

14 BIJLAGEN: 1/ TECHNISCH EN FINANCIEEL DOSSIER KLB/ALC 2/ LOGISCH KADER PARTNERS pagina 14 van 14