MODELCONVENANT TUSSEN HET COLLEGE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE EN DE VZW GEMEENSCHAPSCENTRUM

Transcriptie

1 BIJLAGE Bijlage nr. 1. MODELCONVENANT TUSSEN HET COLLEGE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE EN DE VZW GEMEENSCHAPSCENTRUM MODEL - CONVENANT TUSSEN HET COLLEGE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE EN DE VZW GEMEENSCHAPSCENTRUM (naam van het centrum ) Tussen Vlaamse Gemeenschapscommissie van het Brussels hoofdstedelijk gewest, vertegenwoordigd door het College waarvoor optreedt de heer Pascal Smet, Collegelid bevoegd voor Cultuur, hierna Inrichtende Overheid genoemd en de vzw Gemeenschapscentrum (naam) te.., vertegenwoordigd door.., voorzitter, wordt, in uitvoering van de verordening nr. 02/11 van 22 mei 2003 houdende erkenning van de Gemeenschapsraden en van de vzw s Gemeenschapscentrum in het Brussels hoofdstedelijk gewest, hierna de verordening genoemd en de Collegenota van 19 juli 2007 betreffende de gemeenschapscentra als stedelijke motor van een lokaal beleid, hierna de collegenota genoemd, overeengekomen wat volgt : Hoofdstuk I : ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1.- De Inrichtende Overheid erkent de Gemeenschapsraad en de vzw Gemeenschapscentrum (naam), die voldoen aan de voorwaarden bepaald in de verordening. Artikel 2.- Hiertoe dient de vzw Gemeenschapscentrum (naam) een aanvraagdossier in bij de administratie van de Inrichtende Overheid, binnen de bij afzonderlijk rondschrijven aangegeven termijn, dat de volgende stukken bevat : De samenstelling van de Gemeenschapsraad. De onderschrijving door alle leden van de Gemeenschapsraad dat zij, overeenkomstig artikel 9 van de verordening de missie, de doelstellingen, het gemeenschappelijk programma van het gemeenschapscentrum, evenals het verdraagzaamheidsprincipe onderschrijven. 1

2 De bevestiging dat alle leden zich bekennen tot een ideologische of filosofische strekking, of zich niet tot een strekking wensen te bekennen. De leidraad die gehanteerd wordt voor het onderzoek naar de representativiteit van de verenigingen, organisaties of instellingen die wensen toe te treden tot de Gemeenschapsraad Het verslag over de samenstelling van de algemene vergadering, raad van bestuur en de functies binnen de vzw Gemeenschapscentrum en het resultaat. De statuten en het huishoudelijk reglement van de vzw Gemeenschapscentrum. Het beleidsplan en het actieplan met begroting van het gemeenschapscentrum. Artikel 3.- In uitvoering van dit convenant dient de vzw Gemeenschapscentrum jaarlijks vóór 1 december zijn actieplan met begroting voor het komende werkjaar in bij de Inrichtende Overheid. In uitvoering van dit convenant dient de vzw Gemeenschapscentrum jaarlijks vóór 1 april een dossier in bij de Inrichtende Overheid, dat volgende stukken bevat : Een werkingsverslag en evaluatie over het voorbije werkjaar. Een financieel verslag en balans over het voorbije werkjaar. Een geactualiseerd actieplan met begroting voor het lopende werkjaar. Een door de voorzitter en de secretaris ondertekend verslag van de algemene vergadering waarin alle bovenstaande documenten werden goedgekeurd. Artikel 4.- De vzw Gemeenschapscentrum geeft aan de Inrichtende Overheid alle nodige informatie, voor de erkenning van het Cultuurcentrum Brussel, zoals bedoeld in het decreet van 13 juli 2001 houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid. Hoofdstuk II : SAMENSTELLING EN BESTUUR Artikel 5.- Overeenkomstig artikel 14 en15 van de verordening is de algemene vergadering van de vzw Gemeenschapscentrum (naam) samengesteld uit afgevaardigden van de verenigingen, organisaties en instellingen en de gecoöpteerde leden van de gemeenschapsraad. Bij wijziging van deze leden worden de nieuwe leden getoetst aan de uitgangspunten gesteld in de collegenota. De algemene vergadering kiest een raad van bestuur, overeenkomstig artikel 16 van de verordening. De Inrichtende overheid wijst afgevaardigden aan als waarnemer in de Gemeenschapsraad die eveneens zetelen in de algemene vergadering en de raad van bestuur. Hoofdstuk III : OPDRACHTEN EN ACTIVITEITEN Artikel 6.- De vzw Gemeenschapscentrum (naam) ontwikkelt activiteiten in het kader van de missie, de algemene doelstellingen en het gemeenschappelijk programma van de gemeenschapscentra zoals geformuleerd in artikel 5 van de verordening. De basisfuncties van het gemeenschapscentrum worden uitgebreid naar de globale noemer integrale leefkwaliteit ingevuld op maat van het centrum. Onthaal en ontmoeting staan hierbij centraal en vanuit een omgevingsanalyse wordt gestreefd naar dwarsverbindingen met cultuur, welzijn en onderwijs. 2

3 Het gemeenschapscentrum wordt verankerd als lokale netwerkontwikkelaar binnen het stedelijke beleid. Een belangrijk gegeven in dit netwerk is de samenwerking tussen het gemeenschapscentrum, de lokale bibliotheek en de gemeentelijke culturele dienst op basis van het geïntegreerd beleidsplan lokaal cultuurbeleid voor de gemeenten die erkend zijn in het decreet op het lokaal cultuurbeleid.. Dit concretiseert zich ondermeer in een actieve deelname aan de gemeentelijke adviesraad cultuur en de samenwerking rond projecten. De activiteiten zijn gevat in een beleidsplan en een jaarlijks actieplan dat een lokale invulling geeft van de algemene doelstellingen en het gemeenschappelijk programma van de gemeenschapscentra. Ook de acties, die voortvloeien uit de doelstellingen opgenomen in het geïntegreerd beleidsplan lokaal cultuurbeleid worden opgenomen in het jaarlijks actieplan. Op basis van het overleg met de vzw Gemeenschapscentrum (naam), voorzien in artikel 20, wordt een resultaatverbintenis opgesteld waarin de opdrachten en activiteiten in uitvoering van dit convenant worden vastgelegd. Deze verbintenis wordt als bijlage 1 bij dit convenant gevoegd. Hoofdstuk IV : BEHEER VAN DE OVERHEIDSINFRASTRUCTUUR Artikel 7.- De Inrichtende Overheid geeft aan de vzw Gemeenschapscentrum (naam) de toestemming om een infrastructuur te gebruiken ter realisatie van de in hoofdstuk III van dit convenant bepaalde opdrachten en activiteiten. Als bijlage 2 bij dit convenant wordt de lijst van de in gebruik gegeven infrastructuur gevoegd. De inrichtende overheid verbindt er zich toe om de infrastructuur die door de vzw Gemeenschapscentrum (naam) wordt gebruikt met bijhorende grond en uitrustingen in goede staat te onderhouden, te bewaren en de nodige vervangings- en optimaliseringsinvesteringen uit te voeren. Dit moet kaderen in de globale onderhoudsportefeuille en het investeringsplan van de Inrichtende overheid. De vzw gemeenschapscentrum (naam) mag in de door haar gebruikte gebouwen geen veranderingswerken uitvoeren. Artikel 8.- De vzw Gemeenschapscentrum (naam)moet het gebruik van de infrastructuur uitsluitend voorbehouden voor manifestaties en activiteiten die op een of andere wijze samenhangen met de opdracht en de doelstellingen van de vzw Gemeenschapscentrum (naam) in de meest ruime zin van het woord. De vzw Gemeenschapscentrum (naam) zal deze infrastructuur na voorafgaand overleg ter beschikking stellen van de Inrichtende Overheid voor activiteiten die strikt behoren tot de eigen werking. Artikel 9.- De Inrichtende Overheid heeft de verantwoordelijkheid voor de water- en energievoorziening, de gebouwgebonden onderhoudscontracten en de uitrusting van de in gebruik gegeven infrastructuur. Artikel 10.- De Inrichtende Overheid gaat voor de krachtens artikel 7 toegewezen gebouwen en uitrustingsgoederen de nodige verzekeringen aan, in elk geval tegen brand, water- en stormschade en burgerlijke aansprakelijkheid 3

4 Artikel 11.- In uitvoering van artikel 19 van de verordening stelt de vzw Gemeenschapscentrum (naam) de infrastructuur van het gemeenschapscentrum ter beschikking van de gemeente in het kader van de uitvoering van het decreet op het kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid. De modaliteiten voor deze ter beschikkingstelling worden in overleg tussen de betrokkenen (Vlaamse Gemeenschapscommissie, Gemeente en vzw Gemeenschapscentrum) en op basis van de realisatie van het gemeentelijk cultuurbeleidsplan jaarlijks vastgelegd en als bijlage gevoegd bij de overeenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschapscommissie en de gemeente. Artikel 12.- Over de gebruikmodaliteiten van sportaccommodatie, gelegen in de in gebruik gegeven infrastructuur wordt tussen de Inrichtende overheid en de vzw Gemeenschapscentrum (naam) een apart samenwerkingsakkoord gesloten. Dit samenwerkingsakkoord wordt als bijlage 3 bij dit convenant gevoegd. Artikel 13.- Overeenkomsten voor exclusief gebruik worden afgesloten door de Inrichtende Overheid na overleg met vzw Gemeenschapscentrum (naam). Artikel 14.- De inrichtende overheid staat in voor de aanstelling van een extern uitbater en de ter beschikkingstelling van een drankgelegenheid indien er een concessie wordt verleend. Deze overeenkomst van concessie voldoet aan de modelconcessie goedgekeurd door het college op 19 juli De huidige overeenkomsten van bepaalde duur gelden tot hun einddatum. De overeenkomsten van onbepaalde duur zullen voorwerp uitmaken van onderhandeling met de concessiehouder (zie artikel 13). De overeenkomst tot het verlenen van een concessie wordt als bijlage 4 bij dit convenant gevoegd. HOOFDSTUK V : HET PERSONEEL Artikel 15.- De personeelsleden van de Inrichtende Overheid met standplaats in het gemeenschapscentrum (naam) worden in overleg met de vzw Gemeenschapscentrum (naam) ingezet voor de realisatie van de opdrachten bepaald in hoofdstuk III van dit convenant. De vzw gemeenschapscentrum (naam) heeft inspraak in de bepaling van het takenpakket van het gemeenschapscentrum. In kader van de regionale samenwerkingsverbanden en op basis van specifieke noden en behoeften wordt het technisch- en dienstpersoneel gezamenlijk ingezet via de dienst Gemeenschapscentra na overleg met de vzw gemeenschapscentrum (naam). De personeelsinvulling door de Inrichtende Overheid wordt als bijlage 5 bij dit convenant gevoegd. Artikel 16.- Aanwerving, ontslag en wijzigingen met betrekking tot de personeelsinvulling geschieden in overleg met de vzw Gemeenschapscentrum. 4

5 Artikel 17.- De Inrichtende Overheid wijst in overleg met de vzw Gemeenschapscentrum een centrumverantwoordelijke aan. Artikel 18.- De vzw Gemeenschapscentrum (naam) stemt in met de overheveling van de vzw personeelsleden die instaan voor de uitvoering van de basisfuncties na onderling akkoord. Na het afsluiten van dit convenant zal de vzw Gemeenschapscentrum (naam) geen bijkomende personeelsleden meer aanwerven, tenzij voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van de Inrichtende Overheid. Indien de vzw Gemeenschapscentrum (naam) financiering vraagt bij een derde overheid voor aanwerving van personeel zal de vzw voorafgaandelijk aan de aanvraag schriftelijk de toestemming vragen aan de Inrichtende Overheid. Voor de niet-overgehevelde vzw personeelsleden waarvoor de Inrichtende overheid na onderling overleg geen akkoord geeft zal overgegaan worden tot de oprichting van een aparte rechtspersoon. HOOFDSTUK VI : DE FINANCIELE MIDDELEN Artikel 19.- De Inrichtende Overheid stelt binnen, de perken van de begroting, jaarlijks middelen ter beschikking van de vzw Gemeenschapscentrum (naam) voor de uitvoering van zijn opdracht. Het basisbedrag voor de werkingssubsidie voor de vzw Gemeenschapscentrum (naam) voor de duur van dit convenant is minimum even hoog als de subsidie van Artikel 20.- Na onderzoek van de stukken vermeld onder artikel 2 van dit convenant, na overleg met de vzw Gemeenschapscentrum (naam) in het kader van het afsluiten van dit convenant wordt het bedrag voor de enveloppensubsidie bepaald. Artikel 21.- De toekenning van het subsidiebedrag gebeurt jaarlijks bij afzonderlijk collegebesluit. Jaarlijks wordt in het eerste kwartaal een voorschot van de subsidie uitbetaald aan vzw Gemeenschapscentrum (naam). Na onderzoek van de stukken vermeld onder artikel 3 van dit convenant wordt het resterende saldo uitbetaald. Artikel 22.- De vzw Gemeenschapscentrum (naam) kan eigen werkingsmiddelen verwerven voor de ontplooiing van de werking o.m. via de uitbating van de in gebruik gegeven infrastructuur en via ondersteuning door andere overheids- en privé-partners. De vzw Gemeenschapscentrum schrijft zich in in een globaal prijzenbeleid voor de 22 gemeenschapscentra. Het globaal financieel beheer en de ondersteuning van de lokale boekhouding worden georganiseerd door de dienst Gemeenschapscentra. 5

6 HOOFDSTUK VII : HET OVERLEG EN TOEZICHT Artikel 23.- Jaarlijks, na ontvangst van het dossier vermeld in artikel 3 van dit convenant, vindt een overleg plaats tussen een afvaardiging van de vzw Gemeenschapscentrum en de inrichtende Overheid over de uitvoering van het convenant. Op vraag van een van beide partijen kan altijd een bijkomend overleg plaatsvinden. Artikel 24.- De Inrichtende Overheid houdt toezicht op de vzw Gemeenschapscentrum (naam) en de statutaire werking ervan. Zij past hierbij de bepalingen van dit convenant toe, evenals alle regelingen over de toekenning en aanwending van subsidies en de bepalingen van het decreet van 13 juli 2001 houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal cultuurbeleid. Artikel 25.- De vzw Gemeenschapscentrum (naam) past bij het voeren van haar boekhouding het rekeningenstelsel en de richtlijnen hieromtrent toe die door de Inrichtende Overheid aan het gemeenschapscentrum worden opgelegd. Artikel 26.- De vzw Gemeenschapscentrum (naam) gebruikt de VGC-huisstijl (in overleg met de Entiteit ICT en Communicatie). In alle geschreven en gedrukte communicatie met anderen over de werking van het gemeenschapscentrum wordt de Inrichtende overheid vermeld. HOOFDSTUK VIII : DE SAMENWERKING Artikel 27.- De vzw Gemeenschapscentrum (naam) engageert zich tot samenwerking in het netwerk van de 22 gemeenschapscentra zoals bepaald in het VGC-beleidsplan Cultuurcentrum Brussel. Dit netwerk vormt de basis voor de erkenning als Cultuurcentrum Brussel door de Vlaamse Gemeenschap, Artikel 28.- De vzw Gemeenschapscentrum (naam) engageert zich tot samenwerking met het geïntegreerd lokaal cultuurbeleid en de gemeente. Artikel 29.- De vzw Gemeenschapscentrum (naam) engageert zich tot samenwerking met andere lokale en regionale culturele-, onderwijs- en welzijnspartners. HOOFDSTUK VIII : SLOT- EN OVERGANGSBEPALINGEN Artikel 30.- Wat niet in dit convenant is opgenomen wordt door de betrokken partijen afzonderlijk schriftelijk overeengekomen. Artikel 31.- Dit convenant treedt in werking bij de ondertekening en geldt voor een periode van twee jaar. 6

7 Bij afzonderlijk collegebesluit kan deze periode verlengd worden. Latere convenants kunnen de termijnen volgen van de beleidsplannen VGC-Cultuurcentrum Brussel zoals gestipuleerd in art. 10. van het Convenant tussen de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse Gemeenschapscommissie met betrekking tot de cultuurcentra in het tweetalige gebied Brussel Hoofdstad. Artikel 32.- Dit convenant vervangt het convenant afgesloten op 21 april 2004 tussen de vzw Gemeenschapscentrum (naam) en de Inrichtende Overheid. Opgemaakt te Brussel in twee exemplaren op 10 juni 2008 Elke partij erkent een exemplaar ontvangen te hebben. Namens het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie de Inrichtende overheid Namens de vzw Gemeenschapscentrum (naam) Gezien om gevoegd te worden bij het collegebesluit nr. 08/201 van 10 juni 2008 houdende de goedkeuring van een modelconvenant tussen de Vlaamse Gemeenschapscommissie en de vzw s Gemeenschapscentrum in het Brussels hoofdstedelijk gewest. De Collegeleden, Brigitte GROUWELS Pascal SMET Guy VANHENGEL 7