Collegebesluit houdende het organiek reglement op de toekenning en de controle op de aanwending van subsidies

Transcriptie

1 Collegebesluit nr Collegebesluit houdende het organiek reglement op de toekenning en de controle op de aanwending van subsidies Het college, Gelet op de artikelen 127, 128, 135, 136, 163, 166 en 178 van de gecoördineerde grondwet van 17 februari 1994; Gelet op de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, gewijzigd bij de bijzondere wet van 8 augustus 1988; Gelet op de bijzondere wet van 12 januari 1989 met betrekking tot de Brusselse instellingen; Gelet op de bijzondere wet van 5 mei 1993 betreffende de internationale betrekkingen van de gemeenschappen en de gewesten; Gelet op de bijzondere wet van 16 juli 1993 tot vervollediging van de federale staatsstructuur; Gelet op de bijzondere wet van 13 juli 2001 houdende overdracht van diverse bevoegdheden aan de gewesten en de gemeenschappen; Gelet op het collegebesluit nr. 08/429 van 17 december 2008 tot vaststelling van het organiek reglement op de toekenning en de controle op de aanwending van subsidies; Gelet op het collegebesluit nr. 08/430 van 17 december 2008 houdende bepalingen inzake de toekenning en de controle op de aanwending van een enveloppensubsidiëring; Na beraadslaging, Besluit Hoofdstuk I. Toepassingsgebied en begripsbepaling Artikel 1.- Dit besluit is van toepassing op de subsidies toegekend door de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Dit reglement is ondergeschikt aan verplichtingen opgenomen in verordeningen, uitvoeringsbesluiten van verordeningen en reglementerende besluiten. Artikel 2.- Onder een subsidie vanwege de Vlaamse Gemeenschapscommissie dient te worden verstaan elke vorm van financiële ondersteuning die wordt verstrekt voor een door derden georganiseerde activiteit die het algemeen belang dient, ongeacht de benaming die aan die ondersteuning wordt gegeven en ongeacht de benaming of de aard van de akte waarmee ze wordt toegekend. Door het toekennen van een subsidie wenst de Vlaamse Gemeenschapscommissie een bepaalde activiteit aan te moedigen of te bestendigen die in haar bevoegdheden kadert. 1

2 Hoofdstuk II. Subsidievormen Artikel 3.- Een subsidie kan toegekend worden onder een van de volgende vormen: - een werkingssubsidie: ter ondersteuning van personeels- en/of werkingskosten verbonden aan de reguliere werking van de begunstigde; - een projectsubsidie: ter ondersteuning van een afgebakend geheel van activiteiten, die zowel in het opzet of de doelstelling als in de tijd beperkt is; - een investeringssubsidie: ter ondersteuning van de aankoop of de verwerving van een zakelijk recht, de bouw, de verbouwing of de uitrusting van een structurele werking die een permanent karakter vertoont. Hoofdstuk III. Enveloppensubsidie Artikel Een enveloppensubsidie is een specifieke vorm van werkingssubsidie waarvan de omvang van het totaalbedrag vastgesteld wordt op basis van vooraf bepaalde parameters en waarvan de besteding door de begunstigde wordt gekozen in functie van het doel waarvoor de subsidie wordt toegekend. 2.- Een enveloppensubsidie wordt vastgesteld op basis van minstens 2 van de volgende parameters: 1 de loonkosten; 2 personeelsgerelateerde werkingskosten en coördinatiekosten De subsidie voor personeelsgerelateerde werkingskosten en coördinatiekosten omvat een bedrag voor de kosten die inherent zijn aan de dagelijkse werking van het personeel en van de kosten voortvloeiend uit het (juridisch) bestaan van de subsidietrekker. Zij wordt forfaitair bepaald op EUR op jaarbasis en per voltijdse tewerkstellingseenheid. Het College kan in een aanpassing van dit bedrag voorzien; 3 specifieke werkingskosten gerelateerd aan het toegewezen takenpakket met inbegrip van de subsidiëring van kosten met betrekking tot tewerkstellingsprogramma s. Hoofdstuk IV. Subsidievoorwaarden Artikel Een subsidie kan toegekend worden aan: 1 een natuurlijk persoon die handelt in eigen naam en zonder winstgevend doel; 2 een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid en zonder winstgevend doel. 3 een rechtspersoon zonder winstgevend doel; 4 een openbaar bestuur of instelling. 2. De subsidie toegekend aan de onder 1 vermelde categorie kan maximaal EUR bedragen, met uitzondering van de trajectsubsidies voor individuele kunstenaars. Dit maximumbedrag is eveneens van toepassing op de onder 2 vermelde categorie, tenzij de vereniging is aangesloten bij een koepelorganisatie. 3. Elke natuurlijke of rechtspersoon die ten opzichte van de Vlaamse Gemeenschapscommissie optreedt als vertegenwoordiger van een vereniging, zoals omschreven onder 1, 2 kan hoofdelijk en onverdeeld aansprakelijk worden gesteld bij alle betwistingen of terugvorderingen met betrekking tot de toegekende subsidie. 2

3 Artikel 6.- Om voor subsidies van de Vlaamse Gemeenschapscommissie in aanmerking te komen moet het initiatief zich prioritair richten naar een doelgroep die aansluiting zoekt of heeft bij de Nederlandstaligegemeenschap in het Brussels hoofdstedelijk gewest, of moeten de activiteiten en de werkingplaatsvinden in het Brussels hoofdstedelijk gewest of moet het initiatief bijdragen tot de uitstraling vanhet Brussels hoofdstedelijk gewest. Artikel 7.- Tenzij anders bepaald in de reglementering, kan een subsidie slechts toegekend worden als de aanvraag of het voorstel vanwege de begunstigde voorafgaat aan de activiteit waarop de subsidie betrekking heeft en kan slechts op die periode betrekking hebben die volgt op de datum van het voorstel of de aanvraag. Artikel 8.- Een subsidie kan slechts worden verleend binnen de perken van de beschikbare kredieten op de begroting. Hoofdstuk V Toekenningsmodaliteiten Artikel 9.- De Vlaamse Gemeenschapscommissie kent, na een inhoudelijk en financiële analyse, subsidies toe via een collegebesluit, een collegelidbesluit of een besluit van de gemachtigde ambtenaar, al dan niet in uitvoering van een wet, decreet, verordening of ander reglement. Artikel 10.- Een besluit tot subsidiëring, zoals vermeld in artikel 9, vermeldt naast de begunstigde minstens het bedrag van de subsidie, de beoogde doelstelling, de periode waarvoor de subsidie wordt toegekend, het uitbetalingsritme en de financieringswijze bij gebruik van gealloceerde middelen. Artikel 11.- Bij de toekenning van een subsidie wordt in de volgende gevallen verplicht een overeenkomst gesloten: - wanneer geen verordening of reglementering van toepassing is en de subsidie het bedrag van EUR overschrijdt; - bij de toekenning van een enveloppensubsidie In de andere gevallen beoordeelt het College(lid) de opportuniteit van het sluiten van een overeenkomst. Hoofdstuk VI. Uitbetalingsmodaliteiten Artikel 12.- De subsidies toegekend op basis van een nominatim-inschrijving in de begroting worden behoudens een andersluidende beslissing en binnen de perken van de begrotings- en thesauriemogelijkheden, trimestrieel uitbetaald vanaf 15 januari, 15 april, 15 juli en 15 oktober. Artikel Voor niet nominatim in de begroting ingeschreven subsidies gelden de betalingsmodaliteiten vermeld in het reglement of in het besluit waarbij de subsidie wordt toegekend. 3

4 2. In het geval het betalingsritme wordt bepaald in het besluit, wordt verplicht één van de volgende betalingsritmes aangewend: - de betaling in één schijf; - de betaling in 4 gelijke schijven; - de betaling van een voorschot gelijk aan 90% van het totaalbedrag en het saldo van10 % na indiening van de financiële en inhoudelijke verantwoording. Hoofdstuk VII. Verantwoording Artikel 14.- De verantwoording voor de aanwending en besteding van de subsidies omvat een inhoudelijke verantwoording en een financiële verantwoording. Artikel 15.- De inhoudelijke verantwoording bestaat uit het aftoetsen van de behaalde resultaten aan de doelstellingen gesteld in het reglement, het besluit of de overeenkomst. Deze verantwoording gebeurt via een verslag. Artikel 16.- De financiële verantwoording bestaat uit een opgave van de kosten die werden gemaakt voor de realisatie van het doel waarvoor de subsidie werd toegekend en van de opbrengsten die in het kader van het doel zelf of uit andere bronnen werden verworven. De administratie van het College stelt voor de financiële verantwoording formulieren ter beschikking. De financiële verantwoording mag vervangen worden door een uittreksel uit de boekhouding van de begunstigde dat een gelijkwaardige informatie verschaft. Indien de begunstigde van een subsidie van EUR en meer, een rechtspersoon is en indien de opmaak van een jaarrekening verplicht is, worden de jaarrekening met betrekking tot het jaar waarin de subsidie is toegekend en de begroting van het lopende jaar, eveneens ingediend voor 15 juni van het jaar volgend op het jaar waarin de subsidie is toegekend. De verplichting tot het indienen van de jaarrekening en de begroting geldt niet voor openbare besturen, openbare instellingen en scholen. Enkel uitgaven waarvoor een origineel verantwoordingsstuk beschikbaar is dat aan de minimale vormvereisten voldoet, die in de boekhouding werden opgenomen en die bij controle van de boekhouding, identificeerbaar en controleerbaar zijn, kunnen opgenomen worden. Artikel 17.- Behoudens andersluidende bepaling in een reglement, in het besluit waarbij de subsidie wordt toegekend of in de overeenkomst die met de begunstigde wordt gesloten, wordt de inhoudelijke en financiële verantwoording uiterlijk op 31 maart van het jaar volgend op het jaar waarin de subsidie is toegekend, ingediend. Artikel 18.- De organisatie die een subsidie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie ontvangt, verbindt zich er toe een boekhouding te voeren conform de wettelijke voorschriften. Artikel 19.- Voor de financiële verantwoording van de subsidietrekkers die van de Vlaamse Gemeenschapscommissie een bedrag van EUR en meer ontvangen, is de controle vereist van een bedrijfsrevisor die lid is van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren of van een extern accountant die lid is van het Instituut van de Accountants en Belastingconsulenten, die geen andere opdrachten vervult voor de vereniging. Het controleverslag wordt toegevoegd aan de verantwoording. 4

5 Hoofdstuk VIII Specifieke bepalingen voor investeringssubsidies Artikel De betaling van een investeringssubsidie gebeurt hetzij op voorlegging van de akte waarin het zakelijk recht wordt gevestigd, hetzij op basis van de vorderingsstaten van de werken vergezeld van een factuur voor hetzelfde bedrag of aankoopfacturen ingeval van leveringen. 2. De verantwoording voor de aanwending en de besteding van een investeringssubsidie gebeurt op basis van de documenten die aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie worden voorgelegd met het oog op uitbetaling van de subsidie. Indien het subsidiebesluit specifieke subsidievoorwaarden stelt, maakt de naleving van deze voorwaarden deel uit van de inhoudelijke en financiële verantwoording. 3. Indien de begunstigde de bestemming van het gesubsidieerde goed wijzigt of het gesubsidieerde goed vervreemdt, wordt de investeringssubsidie teruggevorderd voor een bedrag pro rata het op dat ogenblik niet afgelopen gedeelte van de boekhoudkundige afschrijvingsduur. Hoofdstuk IX. Controles en sancties Artikel 21.- De administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie kan te allen tijde ter plaatse bij een gesubsidieerde organisatie controles uitvoeren en alle noodzakelijke documenten die het gebruik van de subsidie staven opvragen. Artikel 22.- De subsidies kunnen geschorst worden wanneer: 1. de subsidies worden aangewend voor andere doelstellingen dan deze bepaald in het reglement, het subsidiebesluit of de overeenkomst; 2. de inhoudelijke en/of de financiële verantwoording als onvoldoende wordt beoordeeld; 3. de voorgeschreven wettelijke voorschriften in het kader van het voeren van de boekhouding niet worden nageleefd; 4. verkeerde of bedrieglijke informatie werd verstrekt; 5. de in artikel 21 bedoelde controle werd verhinderd. Artikel 23.- De toegekende en uitbetaalde subsidies kunnen geheel of gedeeltelijk teruggevorderd worden in de gevallen vermeld in artikel 22, onverminderd het nemen van gerechtelijke stappen. Artikel 24.- De gemotiveerde beslissing van het College(lid) of van de gemachtigde ambtenaar tot schorsing of tot gehele of gedeeltelijke terugvordering van de subsidie wordt aan de begunstigde meegedeeld met een aangetekend schrijven, waarin de mogelijkheid en de voorwaarden om een bezwaarschrift in te dienen worden vermeld. Op straffe van niet-ontvankelijkheid kan de begunstigde binnen een termijn van dertig kalenderdagen na ontvangst van de beslissing, tegen die beslissing een gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De begunstigde kan daarin uitdrukkelijk verzoeken om gehoord te worden. Het College(lid) of de gemachtigde ambtenaar zal binnen een termijn van zestig kalenderdagen na ontvangst van dit bezwaarschrift de eerdere beslissing intrekken of bevestigen. Als de begunstigde geen bezwaarschrift binnen de gestelde termijn heeft ingediend of als het College(lid) of de gemachtigde ambtenaar de eerdere beslissing bevestigt, blijft de subsidie geschorst of geheel of gedeeltelijk teruggevorderd. Als het College(lid) of de gemachtigde ambtenaar de eerdere beslissing intrekt of als de eerdere beslissing binnen de gestelde termijn niet wordt bevestigd, blijft de subsidie behouden. 5

6 Hoofdstuk X. Reserves Artikel 25.- De opbouw van reserves is enkel toegelaten voor werkingssubsidies. Projectsubsidies en investeringssubsidies zijn uitgesloten van de mogelijkheid van reservevorming. De reserve dient aangewend te worden voor hetzelfde doel als waarvoor de subsidie oorspronkelijk is verstrekt, hetzij aangewend te worden voor een nieuwe bestemming mits uitdrukkelijke instemming van het College. Artikel 26.- De evaluatie van de reserves maakt expliciet deel uit van de jaarlijkse financiële en inhoudelijke evaluatie. Op basis van een gemotiveerd advies van de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, kan de aangroei van de reserves als excessief beschouwd worden. Bij de beoordeling wordt ondermeer rekening gehouden met het bedrag van de toegekende subsidie, de aard van de activiteiten, het personeelsbestand en de verschillende inkomsten van de begunstigde. Excessieve reserves kunnen in mindering gebracht worden van toekomstige subsidies, teruggevorderd worden of een herbestemming krijgen. Hoofdstuk XI. Bepalingen over prijzen Artikel 27.- Onder een prijs vanwege de Vlaamse Gemeenschapscommissie moet worden verstaan: elke vorm van financiële tegemoetkoming door de Vlaamse Gemeenschapscommissie ten gunste van derden als waardering of beloning voor door hen geleverde prestaties. De prijs kan bestaan uit het toekennen van geld of uit het verlenen van een voordeel in natura waarvan de financiële last gedragen wordt door de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Artikel 28.- De toekenning van een prijs is gebaseerd op een eenzijdige handeling vanwege de Vlaamse Gemeenschapscommissie zonder dat de begunstigde ertoe gehouden is de prijs te aanvaarden. Aan de toekenning van een prijs is geen enkele verantwoording vanwege de begunstigde verbonden. Hoofdstuk XII. Slotbepalingen Artikel 29.- De volgende collegebesluiten worden opgeheven: - collegebesluit nr. 08/429 van 17 december 2008 tot vaststelling van het organiek reglement op de toekenning en de controle op de aanwending van subsidies; - collegebesluit nr. 08/430 van 17 december 2008 houdende bepalingen inzake de toekenning en de controle op de aanwending van een enveloppensubsidiëring. Artikel 30.- Dit reglement treedt onmiddellijk in werking. De collegeleden, Bruno DE LILLE Brigitte GROUWELS Guy VANHENGEL 6