Huurdersvereniging In De Goede Woning. Huurdersvereniging In De Goede Woning. Jaarverslag 2015

Transcriptie

1 Jaarverslag Jaarverslag IDGW 2015

2 INHOUD Blz. 2 INLEIDING Doel van het jaarverslag en verantwoording van het beleid. 3 ALGEMEEN Algemene informatie met betrekking tot de huurdersvereniging IDGW, zoals datum van oprichting, doelstelling van de vereniging en beleidsplannen. 4 BELEIDSPLAN Plannen met betrekking tot diverse onderwerpen, zoals ledenwerving, deskundigheidsbevordering evenals communicatie. werving van vrijwilligers, 4 ORGANISATIE De interne organisatie van de vereniging, bestaande uit Dagelijks Bestuur (DB), Algemeen bestuur (AB) en diverse werkgroepen ter ondersteuning van het bestuur 6 BESTUUR De namen en functies van bestuursleden en de verdeling van de externe contacten in het desbetreffende verslagjaar. 7 BESTUURSVERGADERING Aantallen vergaderingen en onderwerpen die daar zijn besproken. 8 BEWONERSCOMMISSIES Namen van actuele Bewonerscommissies. 9 ALGEMENE LEDENVERGADERING Datum Algemene Ledenvergadering en onderwerpen die daar zijn besproken. 9 OVERLEG MET DGW EN RAAD VAN COMMISSARISSEN Aantal vergaderingen en onderwerpen die daar zijn besproken. 10 TOETSINGSCOMMISSIE PALENSTEIN Commissie die klachten behandelt van huurders n.a.v. regels uit het Sociaal Statuut Palenstein 11 ACTIVITEITEN Een overzicht van activiteiten die door IDGW in het verslagjaar zijn uitgevoerd. 12 JOINT VENTURE WOONKOEPEL ZOETERMEER Bijzonderheden met betrekking tot samenwerking met andere huurdersbelangengroepen in Zoetermeer 13 FINANCIEN Het financiële reilen en zeilen van de vereniging in de vorm van een exploitatierekening en een balans. 1 Jaarverslag IDGW 2015

3 INLEIDING Voor u ligt het jaarverslag 2015 van de huurdersvereniging In De Goede W oning. Met dit jaarverslag doet het bestuur u verslag van de activiteiten en gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden in De huurdersvereniging In De Goede Woning (IDGW) heeft ten doel het behartigen van de belangen van haar leden die wonen in een woning van R.K. Woningbouwstichting De Goede Woning. Het jaarverslag is het middel om expliciet verantwoording af te leggen over de invulling van haar taakopvatting. Verder wordt aandacht besteed aan commissies, werkgroepen en vrijwilligers, waar iedere non-profit organisatie niet buiten kan. Tenslotte wordt in hoofdstuk Financiën een complete verantwoording gegeven over het verslagjaar 2015 en geeft de balans en de exploitatierekening een goed beeld van de financiële positie van huurdersvereniging In De Goede Woning in 2015 Zoetermeer, februari 2016 Het bestuur van In De Goede Woning Oosterheem 2 Jaarverslag IDGW 2015

4 ALGEMEEN De huurdersvereniging In De Goede Woning (IDGW) is opgericht op 9 december 1997 en notarieel vastgelegd op 26 januari 1998.De vereniging is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Haaglanden onder nummer De vereniging stelt zich ten doel het behartigen van de belangen van huurders van DGW, hun medebewoners en woningzoekenden en in het bijzonder haar eigen leden. De belangenbehartiging heeft zowel betrekking op de woning als de woonomgeving. Leden van de vereniging zijn personen die een woning huren bij DGW of met toestemming van DGW huren van een huurder van DGW en die zich voor het lidmaatschap hebben aangemeld bij de vereniging. De vereniging tracht haar doel te bereiken door: Het inventariseren van behoeften van haar leden en knelpunten die zijn ontstaan met betrekking tot de woning en woonomgeving Het voeren van overleg met DGW, gemeente en andere organisaties Het verzorgen van nieuwsbrieven Ondersteunen van haar leden door informatie en advies Bevorderen van deskundigheid van haar bestuur, leden en vrijwilligers 3 Jaarverslag IDGW 2015

5 BELEIDSPLAN: Speerpunten In de diverse onderwerpen die in het beleidsplan zijn opgenomen worden twee zaken steeds belicht: het doel en de middelen die daarbij worden gebruikt. Tot de speerpunten in 2015 worden gerekend: 1. Ledenwerving 2. Deskundigheidsbevordering Het werven van leden De wervingsacties zijn voortgezet met de verstrekking van brochures en inschrijfformulieren aan bewoners via Bewonerscommissies van DGW. Daarnaast is via de Nieuwsbrieven huurders gevraagd lid te worden. Thans telt de vereniging ruim 700 leden. Deskundigheidsbevordering Doelstelling: het bevorderen van deskundigheid op het brede terrein van het de volkshuisvesting voor leden van bewonerscommissies en bestuursleden. Jaarlijks wordt in overleg met DGW diverse Vergadertechnieken aan de orde. thema bijeenkomsten georganiseerd. Voor 2015 kwam de thema ORGANISATIE Teneinde de leden van huurdersvereniging IDGW op een zo goed en volledig mogelijke wijze te voorzien van adequate informatie heeft de vereniging een interne organisatie tot haar beschikking. Allereerst is er een taakverdeling tussen het Dagelijks Bestuur (DB) en het Algemeen Bestuur (AB) van de vereniging. Het DB bestaat statutair uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester; het bestuur benoemt deze functionarissen uit hun midden. Dit drietal onderhoudt de rechtstreekse contacten met de Directeur van de R.K. Woningbouwstichting De Goede Woning. Het DB regelt in feite de dagelijkse gang van zaken. Het AB ontwikkelt beleid, stelt dit beleid vast en voert dit uit ten behoeve van haar leden. Het bestuur van de huurdersvereniging wordt gekozen door de gezamenlijke leden van de vereniging, tijdens de jaarlijks te houden Algemene Ledenvergadering (ALV). Bestuursleden worden om de twee jaar gekozen. Daarnaast zijn vijf werkgroepen in het leven geroepen, die het bestuur met raad en daad bijstaan en uitvoering geven aan specifieke activiteiten. Voorzitter van een werkgroep is een bestuurslid. Werkgroep huurbeleidsplan en financiën De belangrijkste taak van deze werkgroep is om het concept huurbeleidsplan, het ondernemingsplan, de jaarrekening en het onderhoudsplan van DGW kritisch te beoordelen en het AB op dat gebied adviseert. Coördinator van de werkgroep is dhr. Breijman. Werkgroep kantoorbeheer en administratie De belangrijkste taak van deze werkgroep is het algemeen beheer van het kantoor van de huurdersvereniging, het beheer van de apparatuur en daarnaast de ledenadministratie. Daarnaast zorgt deze werkgroep voor het kopieerwerk en de verzending van nieuwsbrieven en andere documenten. Verder de opslag van relevante documentatie. Coördinatoren van de werkgroep zijn de heren Egberts en Smits. 4 Jaarverslag IDGW 2015

6 Werkgroep PR en Communicatie De taak van deze werkgroep is om zoveel mogelijk relevante informatie aan huurders te verstrekken in de vorm van nieuwsbrieven en brochures. Daarnaast draagt zij zorg voor ledenwerfacties, teneinde het aantal leden te verhogen. Coördinator van de werkgroep is dhr. Mallée. Werkgroep Klachtenafhandeling De taak van deze werkgroep is om in overleg met DGW en aan de hand van een door de huurdersvereniging opgestelde procedure de afwikkeling van klachten van huurders snel en efficiënt te laten verlopen. De werkgroep inventariseert klachten van Bewonerscommissies en van bewoners van woningen van DGW. Samen met een vertegenwoordiger van DGW vormen de coördinatoren van IDGW de klachtencommissie. Coördinatoren van deze werkgroep zijn de heren Smit en Baart.. Werkgroep juridische zaken, HR en Statuten De taak van deze werkgroep is om participatie- /Huishoudelijk Reglementen, Statuten, Samenwerkingsovereenkomsten e.d. te analyseren en eventueel te herzien. Coördinator van de werkgroep is dhr. Breijman. DGW IDGW Huurders IDGW Werkgroepen Bewonerscommisies Cyclus van activiteiten 5 Jaarverslag IDGW 2015

7 BESTUUR Voorzitter, lid DB A.M. Breijman Vertegenwoordigt de vereniging naar buiten. Coördineert de werkgroepen Huurbeleidsplan/ Financiën en Juridische zaken, HR en Statuten. Neemt deel aan de Woonkoepel Zoetermeer. Neemt deel aan het overleg met de Directeur van DGW. Leidt de vergaderingen van IDGW, ALV en om de beurt met de Directeur van DGW het overleg tussen DGW en IDGW. Is lid van de Toetsingscommissie Palenstein. Secretaris, lid DB R.J.M. Baart Beheert de administratie van IDGW, verzorgt de interne en externe correspondentie. Neemt deel aan de Woonkoepel Zoetermeer. Neemt deel aan het overleg met de Directeur van DGW. Is lid van een Bewonerscommissie. Coördineert de werkgroep klachtenafhandeling Penningmeester, lid DB J. Mallée Beheert de financiële administratie; doet financiële transacties. Verzorgt tussentijdse rapportages. Coördineert de werkgroep PR en Communicatie. Verzorgt de Nieuwsbrief en beheert de website van IDGW. Neemt deel aan het overleg met de Directeur van DGW. Is lid van een Bewonerscommissie Algemeen bestuurslid J. Smit Coördineert de werkgroep klachtenafhandeling. Onderhoudt contacten met BC s. Beheert kantoor Verzorgt de spreekuren van IDGW; draagt mede zorg voor de ledenadministratie, Verzorgt de catering van IDGW Algemeen bestuurslid P.A. Egberts Beheert het kantoor van IDGW, verzorgt de ledenadministratie, verzorgt spreekuren van IDGW. Verzorgt het kopieerwerk en de verspreiding van poststukken. Algemeen bestuurslid Mw. C. Marbus Coördineert cursussen t.b.v. bestuur en Bewonerscommissies. Verzorgt de catering tijdens bijeenkomsten van IDGW. Is lid van een Bewonerscommissie. Algemeen bestuurslid Mw. N. Verver-Lachman Draagt zorg voor de financiële boekingen. Stelt m samenspraak met penningmeester de financiële rapporten samen. Verzorgt de catering bij bijeenkomsten van IDGW 6 Jaarverslag IDGW 2015

8 BESTUURSVERGADERINGEN Het bestuur vergadert eenmaal per maand, met uitzondering van de maanden juli en december, zodat in maal door het bestuur werd vergaderd. Voornaamste onderwerpen zijn: Huurbeleid, onderhoudsbegrotingen, wijkvernieuwing Palenstein, jaarrekeningen, werving (bestuurs-) leden en beleid huurdersvereniging IDGW. Daarnaast kwamen de volgende onderwerpen ter sprake: Onderhouden Sociale contacten Woonkoepel/J.V. Woonkoepel o.a. financiën Financiële zaken Voorbereiding gesprek met Raad van Commissarissen Evaluatie gesprek met Raad van Commissarissen Enquête Woonbond Evaluatie gesprek met DGW betreffende de (mis)communicatie Evaluatie ALV 2015 en bespreking verslag ALV2015 Nieuwsbrief Huurdersvereniging, o.a. frequentie Advies verzoek i.v.m. vervolg op verkoopprogramma van DGW Korte terugblik op Kick-off (lokale)prestatieafspraken 4 juni 2015 Joint Venture Woonkoepel Zoetermeer Nieuwsbrief Huurdersvereniging verspreiding door betreffende BC Bestuursperikelen Schouw complexen DGW Verslag gesprek met mw. Weber i.v.m. Lokale Prestatie Afspraken Verslag aanbieden definitieve Woonvisie Verslag voortgang Lokale Prestatie Afspraken Prioriteiten volgens IDGW t.b.v. inbreng Woonkoepel in LPA Lidmaatschap Joint Venture Woonkoepel De vergaderingen vonden plaats in het kantoor van IDGW, Savelsbos 1A te Zoetermeer 7 Jaarverslag IDGW 2015

9 BEWONERSCOMMISSIES De Bewonerscommissies (BC s) zijn van groot belang voor de desbetreffende complexen. De meeste voor de bewoners van een bepaald complex belangrijke zaken worden immers door de BC s rechtstreeks met DGW behandeld. Dit komt de snelheid en betrokkenheid ten goede. De BC s worden rechtstreeks door de huurders van DGW in het desbetreffende complex gekozen. Dit jaar heeft de evaluatie van de Samenwerkingsovereenkomst plaatsgevonden. De evaluatie zal per BC in hun overleg met DGW plaatsvinden. Uit de evaluatie moet blijken of de zaken die in de overeenkomst zijn geregeld voor beide partijen nog acceptabel zijn of aan wijzigingen onderhevig zijn. In complexen waar geen BC actief is; worden de zaken door de huurdersvereniging overgenomen. Aan het einde van het verslagjaar 2015 zijn de BC s van de volgende complexen actief: Alferbos Camee De Hoge AcaciAbeel De Chrysant De Rodes Diederik van Teilingen Dionyx Hoevenbos Hateenheden (Seghwaert) Jacob du Mee Jagersbos JeeVeeBee (Jan van Beierenlaan) Jong CP La Dame Blanche Laveibos Meer Inzicht Rakkersveld 44 Rokkeveen Savelsbos 8 Jaarverslag IDGW 2015

10 ALGEMENE LEDENVERGADERING De Algemene ledenvergadering werd gehouden op 15 april 2015 in het kantoor van onze vereniging Savelsbos 1A te Zoetermeer, Aanwezig waren 18 leden. Na een korte inleiding door de voorzitter werden de volgende agendapunten behandeld: Verslag vorige Algemene Ledenvergadering Jaarstukken 2014 Bestuursverkiezing Financieel jaarverslag 2014 Begroting 2016 Activiteitenplan IDGW Vaststellen Huishoudelijk Reglement Vragenronde Tijdens de vergadering werd door de leden decharge verleend aan het bestuur voor het gevoerde beleid. Diverse vragen en opmerkingen van algemene dan wel van individuele aard werden door de voorzitter en de penningmeester beantwoord. Andere niet door het bestuur te beantwoorden vragen werden meegenomen naar het overleg tussen DGW en IDGW. Het bestuur werd door de vergadering bedankt voor de werkzaamheden die zij in het verslagjaar voor de vereniging heeft verricht. OVERLEG MET DE GOEDE WONING EN RAAD VAN COMMISSARISSEN (RVC) Met de directeur van De Goede Woning wordt normaliter vier keer per jaar overleg gevoerd. twee extra vergadering werden belegd in verband met de invoering van de nieuwe Woningwet. In het overleg met de directeur van De Goede Woning kwamen diverse andere zaken aan de orde die voor de huurdersvereniging of haar leden van belang zijn, zoals: o Huurprijsbeleid o Themabijeenkomsten 2015 o Voortgang project Duurzaamheid De Goede Woning o Schoonmaak o Warmtewet o Evaluatie gesprek m.b.t. communicatie o Verzending nieuwsbrieven 9 Jaarverslag IDGW 2015

11 o Joint Venture Woonkoepel o Aanpak prestatieafspraken o Spelregelnotitie Woonruimteverdeling o Schoonmaak op zaterdag Laveibos o Stand van zaken bouw jongerenwoningen Stadshart o Stand van zaken herstructurering Palenstein o Stand van zaken verkoop woningen o Communicatie intern o Evaluatie samenwerkingsovereenkomst procesafspraken maken o Huisvesting statushouders o Voornemens Volkshuisvestelijke werkzaamheden De Goede Woning 2016 o Jaarbegroting Onderhoud en Beheer 2015 o Meerjarenbegroting Onderhoud & Beheer o Sociaal statuut Palenstein o Evaluatie samenwerkingsovereenkomst BC s voorstel IDGW Het overleg vond steeds plaats in een goede sfeer met wederzijds respect van standpunten. Met de leden van de Raad van Commissarissen is een gesprek gehouden ten kantore van DGW; aan de orde kwamen met name het rapport van Ecorys uit 2013 voor wat betreft de relatie tussen DGW en IDGW, het ondernemingsplan 2014/2015 en de vier jaar daarna, het Huurprijsbeleid, de samenwerking tussen de bestuurder van DGW en IDGW en de relatie IDGW en de RvC. Tenslotte werd vanuit het bestuur Palenstein nog toegevoegd. TOETSINGSCOMMISSIE PALENSTEIN (TCP) De eind mei 2014 aangetreden / geïnstalleerde toetsingscommissie Palenstein bestaat uit drie leden: één op voordracht van de corporaties, één op voordracht van de huurdersbelangen-vertegenwoordigers en een onafhankelijk voorzitter voorgedragen door voornoemde leden. De leden zijn door hun achterban gemandateerd om zonder ruggespraak te oordelen. aftredend de heer A.M. Breijman voordracht van de huurdersorganisaties 1 juni 2017 mevrouw M.L. Smulders-Suermondt voordracht van de corporaties, q.q. secretaris juni 2017 de heer F.H.J. Brouwers onafhankelijk voorzitter december 2018 mevrouw R. Monshouwer treedt op als ambtelijk secretaris van de commissie. De zittingstermijn van de op voordracht van de corporaties benoemde leden bedraagt drie jaar; deze leden zijn niet herbenoembaar. De zittingstermijn van de op voordracht van de huurdersorganisaties benoemde leden is eveneens drie jaar. De huurdersorganisaties wijzen een plaatsvervangend lid aan, dat na het verstrijken van de zittingstermijn lid zal zijn van de toetsingscommissie. Om de continuïteit te borgen, is de zittingstermijn van de voorzitter bepaald op viereneenhalf jaar. Een eventuele herbenoeming is alleen mogelijk op uitdrukkelijk verzoek daartoe van de overige twee leden van de commissie. Alle commissieleden zijn op persoonlijke titel benoemd en worden geacht niet het belang van hun achterban te vertegenwoordigen maar als team te handelen in de geest van het Sociaal Statuut Palenstein. Besluitvorming geschiedt in consensus. In 2015 had de Toetsingscommissie 4 klachten behandeld, waarvan er drie niet-ontvankelijk werden verklaard. 10 Jaarverslag IDGW 2015

12 ACTIVITEITEN De huurdersvereniging In De Goede Woning heeft ook dit jaar diverse activiteiten kunnen ontplooien ten behoeve van haar leden en anderen. Ook zijn de speerpunten van beleid voor het grootste deel gerealiseerd dan wel in gang gezet. Algemeen De Algemene ledenvergadering en de bestuursvergaderingen werden voorgezeten door de heer Breijman en de externe contacten met Woonkoepel, Gemeente Zoetermeer en diverse werkgroepen met betrekking tot de wijkvernieuwing Palenstein zijn verricht door de heer Breijman. De besprekingen met DGW werden wisselend voorgezeten door de heer Pannebakker en de heer Breijman. Public Relations & Voorlichting (PR&V) De doelstelling van PR&V is het geven van voorlichting over diverse onderwerpen met betrekking tot de volkshuisvesting, het huurbeleid en alle andere zaken die van belang kunnen zijn voor de bewoners van de woningen van DGW. Een middel om de leden te informeren is de Nieuwsbrief In De Goede Woning en de Website: Nieuwsbrieven Ook in dit jaar zijn er weer vier nieuwsbrieven uitgegeven onder redactie van de heer Mallée. Kopij voor de nieuwsbrieven worden aangeleverd door de voorzitter en diverse bestuursleden, aangevuld met redactionele onderwerpen dan wel ledenwerfacties vanuit de werkgroep P&R en publicatie. In de nieuwsbrief komen onder meer onderwerpen m.b.t. de volkshuisvesting, het huurbeleid, wijkvernieuwingsplannen en andere voor de bewoners van belang zijnde onderwerpen aan de orde, zoals: - Algemene Ledenvergadering - Huren en huurbeleid - Volkshuisvesting - Nieuws uit de samenleving - Beveiligd tegen inbraak - Bestuursleden gezocht - Ouderenhuisvesting - Energie - Maak uw buren lid - Tips en trucs rond het huis - Waarborgsommen - Een hondenleven Website: In de website worden stukken geplaatst die voor leden en derden van belang kunnen zijn. Ledenwervingsacties De in 2014 in gang gezette ledenwervingsacties werden in 2015 gecontinueerd. 11 Jaarverslag IDGW 2015

13 Deskundigheidsbevordering Via Internet, publicaties van de Woonbond en via een overkoepelend orgaan van huurdersveenigingen en stichtingen zijn de ontwikkelingen m.b.t. de volkshuisvesting, het huurbeleid en diverse andere onderwerpen nauwlettend gevolgd. Waar nodig is daarover gemeld in de nieuwsbrieven. In 2015 is de cursus Vergadertechniek georganiseerd, vooral geënt op het functioneren van bewonerscommissies.. JOINT VENTURE WOONKOEPEL ZOETERMEER Als gevolg van de reorganisatie van de huurdersbelangengroepen van Vestia en Vidomes Zoetermeer is met ingang van 1 februari 2015 de Stichting Woonkoepel Zoetermeer opgeheven en zal de samenwerking tussen de drie huurdersbelangengroepen in Zoetermeer worden gecontinueerd in de vorm van een Joint Venture Woonkoepel Zoetermeer, bedoeld om gezamenlijk adviezen aan de Gemeente Zoetermeer te kunnen geven en de Zoetermeerse huisvestingsproblematiek van de drie partijen te bundelen en naar gezamenlijke oplossingen te zoeken. Deze samenwerking is aan het einde van 2015 ten einde gekomen. 12 Jaarverslag IDGW 2015

14 FINANCIEN BEGROTING EN EXPLOIT ATIE Begroting Exploitatie Baten Contributies Bijdrage DGW Verhuur aan derden Overige opbrengsten Ontvangen rente Totaal Lasten Huisvestingskosten Bestuurs- en secretariaatskosten, vergaderkosten Drukwerk, porti en nieuwsbrief Advies- en accountantskosten Algemene kantoorkosten Totaal Buitengewone baten en lasten Buitengewone baten minus buitengewone lasten Totaal 0 0 Exploitatie saldo Jaarverslag IDGW 2015

15 BALANS PER 31 DECEMBER ACTIVA VASTE ACTIVA Materiële vaste activa VLOTTENDE ACTIVA Liquide middelen Vorderingen en vooruitbetalingen Kortlopende schulden, te betalen posten, kruisposten PASSIVA Totaal Eigen vermogen * Stand einde boekjaar * Resultaat betreffende verslagjaar Reservering jubilea en andere reserveringen Totaal Jaarverslag IDGW 2015