In zes stappen naar elektronische facturatie IN ZES STAPPEN NAAR ELEKTRONISCHE FACTURATIE 1

Transcriptie

1 In zes stappen naar elektronische facturatie IN ZES STAPPEN NAAR ELEKTRONISCHE FACTURATIE 1

2 Inleiding U bent klaar om te starten met elektronische facturatie of u denkt er ernstig over na? Een logische beslissing, want digitaal factureren levert grote voordelen op. Nu het wettelijke kader versoepeld is en de technologie zeker geen hinderpaal meer vormt, kiezen ook steeds meer KMO s voor digitaal factureren. Achterblijven is geen goed idee. Vaak bent u al verplicht om snel digitaal te gaan omdat uw grote klanten en leveranciers dat eisen. In plaats van te wachten tot iedereen u zijn eigen aanpak oplegt, kunt u er beter voor zorgen dat zij uw werkwijze volgen. Zo vermijdt u dat u verschillende technologieën, formaten en methodes moet voorzien. In ieder geval geldt: waar wacht u nog op? De overgang naar elektronische facturatie is zeer eenvoudig, maar u moet wel een aantal keuzes maken en u werkt best een plan uit. Pak de overgang naar elektronisch factureren aan als een project en geef er de nodige aandacht aan. U zult zich bij de aanvang van dit project verschillende vragen stellen: Hoe overtuigt u leveranciers en klanten van uw nieuwe aanpak? Hoe vermijdt u een stijging van de openstaande facturen? Hoe haalt u zoveel mogelijk voordelen uit elektronische facturatie? Met deze whitepaper willen we u helpen om in zes stappen het einddoel te bereiken: kosten besparen, de operationele efficiëntie verhogen en werken met tevreden klanten. IN ZES STAPPEN NAAR ELEKTRONISCHE FACTURATIE 2

3 STAP 1: De business case: maak een zakelijke analyse Eerst moet u berekenen of de overstap naar elektronische facturatie wel financieel interessant is voor uw bedrijf. U maakt dus een kosten-batenanalyse. Aan de ene kant hebt u dan de kosten voor investeringen in software, opleidingen, eventuele technische aanpassingen en extern advies. Hoe zit het met uw leverancier van uw facturatieen boekhoudsoftware. Welk advies heeft hij voor u? Hebt u nu al de mogelijkheid om vanuit uw software elektronische facturen te versturen? Aan de andere kant zitten de mogelijke besparingen die u haalt dankzij elektronische facturatie. Zo zijn de uitgespaarde verzendkosten eenvoudig te berekenen. Maximaal automatiseren Vraag bij uw softwareleverancier naar de uitgebreide mogelijkheden voor elektronisch factureren. Hoewel het louter versturen van een pdf al kan worden beschouwd als een elektronische factuur, zult u daarbij snel ervaren dat u tegen de limieten van een efficiëntie administratie aanloopt. Zorg er dus voor dat het versturen én het ontvangen zo automatisch mogelijk verloopt, zonder manuele tussenkomsten van u of uw medewerkers. Uit een rapport van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging blijkt dat de overstap van een papieren naar een elektronische factuur een besparing oplevert van 5 tot 9 euro per factuur. Hoeveel kost een factuur? Uit een rapport van de overheidsdienst Administratieve Vereenvoudiging (DAV) blijkt dat de overstap van een papieren naar een elektronische factuur een besparing oplevert van 5 tot 9 euro per factuur. Om de kosten te berekenen voor de administratieve afhandeling van een factuur, ontwikkelde de DAV de volgende formule: Administratieve lasten = ((Tijd X Uurtarief) + Out-of-Pocket) X (Aantal X Frequentie) Tijd: hoeveel tijd kost het voor een medewerker om een verkoopfactuur op te stellen? Uurtarief: wat is de loonkost per uur van de persoon die de taken uitvoert? Out-of-Pocket: wat is de prijs van een postzegel? Aantal: hoeveel verkoopfacturen stelt een onderneming op per jaar? Frequentie: hoe vaak moet een medewerker een bepaalde taak uitvoeren per opgestelde factuur? Verder kijken dan de directe kosten Zuiver financiële voordelen spelen niet altijd de grootste rol. Minstens even belangrijk zijn factoren als: meer efficiëntie een betere klantenservice meer gebruiksvriendelijkheid minder fouten sneller reageren op onbetaalde facturen minder administratie de beperking van papierverbruik en CO2-uitstoot een innovatief bedrijfsimago Wist u dat de federale regering een KB heeft goedgekeurd dat de eenmalige investeringsaftrek uitbreidt naar investeringen in digitale activa, zoals betalingssystemen en cybersecurity. De investeringsaftrek is een fiscaal voordeel waarbij 13,5% van het geïnvesteerde bedrag in één keer kan worden afgetrokken van de belastbare winst. Investeringen voor het digitaliseren van facturen vallen onder dit KB en maken de overstap dus alleen maar aantrekkelijker. Lees er hier meer over. IN ZES STAPPEN NAAR ELEKTRONISCHE FACTURATIE 3

4 Vervolg stap 1 Bent u er klaar voor? Bent u klaar voor elektronische facturatie? En is uw sector er klaar voor? In België staan de meeste ondernemingen nu op het punt te investeren in elektronische facturatie. De juridische en technologische drempels zijn weggewerkt en we zijn vertrouwd met het concept, onder meer door de elektronische facturen van energiebedrijven en overheden. Wat als ik het niet doe? Wanneer uw grote klanten elektronische facturatie eisen, dan is de keuze al voor u gemaakt. Hoe dan ook, bekijk vooraf wat de invloed zal zijn op uw processen en pas uw interne aanpak waar nodig aan. Het gaat dan niet alleen om alle interne processen voor het verzenden, ontvangen en verwerken van facturen maar ook over andere processen die daarmee verband houden, zoals inkoop, logistiek en voorraadbeheer. Minder onbetaalde facturen Onbetaalde en moeilijk te innen facturen zijn een grote bekommernis voor de KMO. Met een strakkere en striktere opvolging van de openstaande bedragen, het efficiënter opvolgen van eventuele klachten en betwistingen én het sneller verzenden van facturen via elektronische weg, kunt u deze problematiek efficiënt aanpakken. IN ZES STAPPEN NAAR ELEKTRONISCHE FACTURATIE 4

5 STAP 2: Motiveer uw medewerkers Elk automatiseringsproject kan alleen slagen wanneer alle medewerkers die erbij betrokken zijn, goed geïnformeerd worden. Alleen door juiste en duidelijke informatie te geven over de aanpak en de doelstellingen van uw overstap naar elektronische facturatie, krijgt u iedereen gemotiveerd om eraan mee te werken. Wie zijn de stakeholders binnen uw organisatie? Elektronische facturatie is niet alleen een zaak van de boekhouding of de financieel directeur. Ook andere medewerkers hebben er rechtstreeks of onrechtstreeks mee te maken, zoals de verkopers, de administratie en marketing - iedereen die te maken heeft met facturen. Iedereen ambassadeur Bekijk goed wat de gevolgen zijn van elektronische facturatie voor elke betrokken afdeling of medewerker. Zo kunt u hen ook inschakelen voor het communiceren van uw nieuwe werkwijze naar uw klanten en leveranciers. Ook de manier waarop ze dat doen, zal per functie verschillen en legt u best op voorhand vast. Alles onder controle Uw stakeholders moeten weten dat de facturen in de toekomst via twee kanalen kunnen binnenkomen: op papier en elektronisch. Bepaal vooraf hoe u die stromen onder controle zult houden zodat u zeker bent van een vlotte opvolging en archivering. Zo moet u vermijden dat medewerkers veronderstellen dat de elektronische factuur alleen een elektronische kopie is van een papieren exemplaar en dat iemand anders de papieren factuur zal verwerken of omgekeerd. U riskeert door dergelijke misverstanden ook dubbele betalingen aan leveranciers. Elk automatiseringsproject kan alleen slagen wanneer alle medewerkers die erbij betrokken zijn, goed geïnformeerd worden. Schuiven met taken en verantwoordelijkheden Besef dat u sommige medewerkers uit hun comfortzone haalt. Daarom is een goede begeleiding heel belangrijk. Het betekent dat u opleidingen voorziet waar nodig. Schakel daarvoor eventueel een externe lesgever in als dat efficiënter is. Wanneer de nieuwe processen ingeburgerd zijn, kunnen uw medewerkers mogelijk andere of nieuwe verantwoordelijkheden opnemen doordat er een stuk papierwerk verdwijnt. Dat kan voor hen erg motiverend zijn, omdat ze een nieuwe uitdaging krijgen en een meer gevarieerd of boeiender takenpakket. Aandacht voor change management Het menselijke en organisatorische aspect wordt vaak onderschat ten voordele van de technische aspecten van een automatiseringsproject. Denk dus goed na over change management: hoe begeleid ik mijn medewerkers bij de verandering in hun vertrouwde werkmethodes en gewoonten? IN ZES STAPPEN NAAR ELEKTRONISCHE FACTURATIE 5

6 STAP 3: Overtuig uw klanten Net als bij uw medewerkers, is ook een goede communicatie naar uw klanten van het grootste belang om zoveel mogelijk klanten te laten overstappen naar elektronische facturatie. Uw klanten moeten de perceptie hebben dat u deze investering doet in hun voordeel. Een succesvolle overschakeling naar elektronisch factureren kan alleen door snel te schakelen, de klant duidelijke en begrijpelijke informatie te bezorgen, hem persoonlijk te begeleiden en hem gerust te stellen, door de voordelen voor de klant in de verf te zetten en vooral door overtuigend te zijn. Beantwoord daarom eerst de volgende vragen: Kies ik voor opt-in of opt-out : een expliciet of een impliciet akkoord van de klant? Bij opt-in start u pas met het elektronisch verzenden van facturen nadat de klant actief (expliciet) heeft bevestigd dat hij daarvoor kiest. Bij opt-out is elektronische facturatie de standaardprocedure dus een impliciete keuze - maar heeft de klant de mogelijkheid om zich hiervoor af te melden en dus weer te kiezen voor papieren facturen. Zorg bij elk scenario voor een duidelijke uitleg. Moet ik meteen iedereen trachten te overtuigen? Het is soms zinvoller om eerst te focussen op de klanten die een groot aantal facturen ontvangen. Zo haalt u sneller voordeel met minder inspanningen. Hoe kan ik mijn klanten overtuigen? Hoe help of informeer ik hen zodat ze ook zelf voordeel halen uit elektronische facturatie? Op welke manier kunnen mijn medewerkers over de overstap communiceren met de klanten? Zorg voor een consistent antwoord op alle klantenvragen. Van en aan het juiste adres De beste aanpak is om uw klanten te vragen naar welk adres u de factuur mag versturen. Dat adres bewaart u vervolgens in uw software die de facturen verstuurt, zodat ook bij de klant alle digitale facturen automatisch in de juiste mailbox belanden. Vergeet ook niet het adres van waaruit u de facturen straks wilt versturen, mee te delen aan de klant. Het kan niet de bedoeling zijn dat dat adres als een bron van spam wordt gecategoriseerd en dat daardoor de facturen niet bij uw klant terechtkomen. Vraag dus aan uw klant om uw verzendadres in zijn mailsysteem aan te duiden als een betrouwbare bron. Vertrouwen scheppen Vertrouwen speelt een grote rol wanneer u klanten wilt overtuigen van uw nieuwe aanpak. U wil tonen aan uw klanten dat het u menens is, dat u betrouwbaar bent en niet over een nacht ijs bent gegaan? Onderteken dan de Gedragscode e-invoicing van de Belgische overheid. Vermeld bovendien op uw website, in uw verkoopsvoorwaarden en zelfs op uw facturen uw toetreding tot de gedragscode. Daarmee schept u een duidelijk en veilig kader voor uw klanten. Zo staat in de gedragscode dat de klant in geen geval extra kosten zal moeten betalen als gevolg van zijn keuze voor elektronische facturatie. Vertrouwen speelt een grote rol wanneer u klanten wilt overtuigen van uw nieuwe aanpak. Wilt u vermijden dat uw digitale factuur verdrinkt tussen alle andere mails in de mailbox van de klanten en daardoor niet wordt opgevolgd? Adviseer uw klant om een regel in te stellen in zijn programma waardoor berichten van uw adres automatisch terechtkomen in een hiervoor speciaal aangemaakte folder e-invoices. U gebruikt dan zelf het verzendadres <einvoice@mycompany.com>. U vindt de gedragscode en de mogelijkheid om die te ondertekenen op gedragscode IN ZES STAPPEN NAAR ELEKTRONISCHE FACTURATIE 6

7 STAP 4: Bouw garanties in voor een snelle betaling Een van de voordelen van elektronische facturatie is een snellere betaling van uw facturen, zodat er een minder groot te vorderen bedrag (Days Sales Outstanding of DSO) blijft openstaan. Dat lukt echter alleen wanneer u van bij het begin zorgt voor een goede opvolging en een maximale automatisering. Als een lagere DSO een belangrijk argument is in uw businesscase, is het dus cruciaal dat u hier aandacht aan besteedt. Wat kunt u doen om openstaande facturen te vermijden? Houd bij wat de verstuurdatum is Stuur een herinnering net voor de betaaltermijn verstreken is De juiste software Een dergelijke opvolging van de betaaltermijn is perfect te automatiseren, zodat u niets over het hoofd ziet en u geen tijd hoeft te investeren in manuele controles. Kort op de bal spelen Door kort op de bal te spelen en uw openstaande facturen nog strikter op te volgen, vermijdt u een plotse stijging in de openstaande facturen na uw overstap naar digitaal factureren. Sommige klanten zijn niet meteen mee met het verhaal maar mogelijk zijn er ook klanten die profiteren van de verandering om lakser om te gaan met betalingen. Controleer de eerste maanden dus nog voor de factuur is vervallen of uw klant wel degelijk zijn factuur heeft ontvangen. Blijf klantvriendelijk Geef uw klanten in ieder geval voldoende tijd om te wennen aan de elektronische facturatie. Het kan en zal zeker gebeuren dat in de startperiode een factuur onbehandeld in een mailbox blijft zitten. Ook hier is duidelijke communicatie weer heel belangrijk. Dat is zeker het geval wanneer uw klanten zelf geen vragende partij waren voor elektronische facturatie. IN ZES STAPPEN NAAR ELEKTRONISCHE FACTURATIE 7

8 STAP 5: Overtuig uw leveranciers Leg duidelijke processen vast en automatiseer ze zo veel mogelijk. Uw leveranciers zijn soms moeilijker te overtuigen dan uw medewerkers en uw klanten; u hebt immers niet de touwtjes in handen. Alleen als u een heel grote klant bent, kunt u bij een leverancier misschien uw eisen stellen. Bovendien hebben grotere leveranciers niet altijd dezelfde prioriteiten als hun klanten. Veelal gaat het hier om internationale bedrijven die er door de wildgroei van verschillende formaten voor kiezen om de overstap nog even uit te stellen. De prioriteiten van de klantendienst zijn ook anders dan die van de IT-afdeling. Technologische standaarden Gelukkig zijn er vandaag een aantal standaarden die internationaal en onder bedrijven worden gebruikt, waardoor de elektronische communicatie tussen klant en leverancier nu gemakkelijker te organiseren is. De bewustwording bij de grote verzenders is er al, nu nog de juiste prioriteiten. De grote voordelen voor uzelf liggen duidelijk niet alleen in het versturen (out-bound) van facturen maar misschien nog meer in het digitaal ontvangen (in-bound) van documenten, te beginnen met de factuur. Focus op de leveranciers met het grootste aantal facturen Ook bij uw leveranciers geldt de 80/20-regel: 80% van het totale volume aan facturen krijgt u van 20% van uw leveranciers. Focus dus eerst op die groep leveranciers. Zij zullen ook sneller bereid zijn om in uw digitale aanpak mee te stappen. Denk daarbij meteen ook aan de andere documenten die u elektronisch kunt ontvangen. Zo kan het ontvangen van een digitale zendnota (Dispatch Advice) die u vervolgens koppelt aan de digitale aankoopfactuur, een aanzienlijke tijdwinst opleveren. Streef naar maximale efficiëntie Voor binnenkomende facturen geldt, net als voor uitgaande: maak vooraf goede afspraken met uw medewerkers zodat iedereen weet wat hij/zij moet doen met een digitale factuur. Leg duidelijke processen vast en automatiseer ze zo veel mogelijk. Op die manier haalt u een maximale efficiëntie- en tijdwinst. Ongetwijfeld kunt u de ervaringen bij het engageren van uw klanten nu gebruiken bij het uitwerken van een plan met uw leveranciers. U weet inmiddels perfect wat nodig is om een goede communicatie op gang te brengen. Formuleer uw eisen en verwijs naar uw eigen ervaringen met uw klanten. IN ZES STAPPEN NAAR ELEKTRONISCHE FACTURATIE 8

9 Een digitaal uitwisselingsplatform gebruiken of niet? Grotere verzenders maken vaak gebruik van een platform voor het versturen van hun facturen. Ze geven daarmee het organiseren en het afstemmen van de uitwisseling van elektronische documenten uit handen. Zo n platform biedt zeker voordelen maar die komen pas echt tot uiting wanneer we spreken over grote volumes en grote aantallen klanten met uiteenlopende eisen rond de uitwisseling van facturen en eventueel andere documenten zoals zendnota s, orders, bevestigingen en betalingsoverzichten. Een digitaal communicatieplatform is echter geen verplichting en het overgrote deel van de KMO s in België gebruikt dan ook zijn eigen facturatie- en boekhoudsoftware als basis voor de verzending en ontvangst. Het is goed om weten dat bepaalde leveranciers u waarschijnlijk zullen verwijzen naar sommige van deze platformen. Let er dan op dat u duidelijk de gewenste communicatiemiddelen schetst, dat u goede afspraken maakt over het formaat en vooral dat u waakt over uw voordelen. Het is immers niet de bedoeling dat u uiteindelijk moet werken met een zoveelste kanaal of formaat dat uiteindelijk resulteert in het afdrukken van de ontvangen pdf s. IN ZES STAPPEN NAAR ELEKTRONISCHE FACTURATIE 9

10 STAP 6: Ga op zoek naar extra voordelen Elektronische facturatie maakt deel uit van een breed scala bedrijfsprocessen. Door ook de andere schakels in die processen te automatiseren, haalt u nog meer voordelen uit elektronische facturatie. We hadden het in stap 5 al over de digitale uitwisseling van andere commerciële documenten. Hebt u al stilgestaan bij de mogelijkheden om bestellingen digitaal door te sturen of te ontvangen? Of ziet u misschien voordelen in het elektronisch ontvangen of versturen van een zendnota? We kunnen ons voorstellen dat u een verstuurde factuur morgen wilt laten verdisconteren of financieren door een externe partij die bij goedkeuring het document op zijn beurt voorziet van de nodige gegevens. Of wat dacht u van het betalen van de factuur door de QRcode op het document in te scannen met een app? Meer comfort voor uw klanten Ook uw klanten halen dankzij een meer doorgedreven automatisering zelf voordelen uit uw elektronische facturen. Zo kunt u hen de mogelijkheid bieden om via een link in de elektronische factuur meteen online te betalen. U kunt hen ook online toegang geven tot de historiek van hun betaalde en openstaande facturen. Blijf op de hoogte Wanneer u met een digitaal document werkt, zijn de mogelijkheden ontelbaar. Wij houden u graag op de hoogte van de evolutie van de slimme factuur. Op onze website be/business-advice vindt u regelmatig nieuwe inzichten, advies en opinies over digitale facturatie. De meest recente richtlijnen en publicaties van de overheid vindt u op belgium.be/ IN ZES STAPPEN NAAR ELEKTRONISCHE FACTURATIE 10

11 Hulp nodig bij het opstellen van uw businesscase of wenst u een gesprek met een van onze specialisten? Contacteer ons: Sage Tel. 0800/ Over Sage Sage is wereldleider onder de uitgevers van bedrijfsbrede software voor boekhouding en business management voor Kleine en Middelgrote bedrijven. We werken voor meer dan 6 miljoen bedrijven in meer dan 70 landen. In België heeft Sage klanten in diverse sectoren die hun bedrijf runnen met onze software. Sage nv Noordkustlaan 16C 1702 Groot-Bijgaarden t: +32 (0) Sage (BE) nv 2016 registered in Belgium No. BE IN ZES STAPPEN NAAR ELEKTRONISCHE FACTURATIE 11