Eenvoudig boekhouden. stap 1-5. Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer. Deel dit e-book:

Transcriptie

1 1 Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer Deel 1 stap 1-5

2 2 Inhoud Introductie 3 Vaste plek 4 Vast moment 6 Factureer snel! 8 Verwerk uw inkomende facturen slim 10 Boek uw bankafschriften (automatisch) in 11 Aan de slag! 13

3 3 Introductie U wilt beginnen met een onderneming of u bent al begonnen. Misschien heeft u nog niets gedaan, misschien heeft u al wat opdrachten uitgevoerd. Misschien bent u zelfs al voorzichtig begonnen met een administratie. Hoe dan ook: er zijn (helaas) spelregels in het leven van een ondernemer voor wat betreft de administratie. Want wees eerlijk: ondernemen is leuk, maar boekhouden voelt voor de meesten van ons als een noodzakelijk kwaad. Natuurlijk kost het tijd. Maar er is een glanzende keerzijde. Inzicht in winst Een goede administratie geeft u inzicht in uw bedrijf. U krijgt inzicht in de winst en in de kostenposten. U kunt zien welke klanten goed betalen en welke niet. U ziet wie u al gefactureerd heeft en wie nog niet. Stap voor stap naar succes Het voeren van een administratie is met een programma als SnelStart niet moeilijk. U kunt een groot deel zelf doen. Of u vraagt een (levens- of zakelijk) partner dit te doen. In alle gevallen zorgen de volgende 10 stappen voor een soepele route naar inzicht en aangifte. De stappen zijn verdeeld over twee e-books. De eerste vijf staan in dit e-book. Stap zes tot en met tien staan in het volgende e-book.

4 4 1 Vaste plek Orde en vindbaarheid zijn van groot belang. Zorg dat u één plek hebt waar u al uw zakelijke, binnenkomende administratie verzamelt. Meteen daar neerleggen, als u geen tijd hebt om het direct te verwerken. Een brievenbakje in A4 formaat op de hoek van uw bureau of werkplek is al genoeg. Verzamel daar de binnenkomende facturen, de ontvangen (kassa)bonnetjes en de eventueel ontvangen bankafschriften. Opgeruimd in twee minuten Gebruik de twee-minuten-regel: Als u binnen twee minuten iets kunt uitvoeren of archiveren, doe dat dan direct. Het zit namelijk nu in uw hoofd. Laat u het even liggen, dan moet u het later opnieuw oppakken en lezen. Dat is jammer. Dan maar nu meteen naar de eindbestemming. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor lege enveloppen, en reclamebrieven. Het postbakje dus alleen gebruiken als de verwerking langer dan twee minuten zou duren. De eindbestemming kan ook zijn het bakje Boekhouding. Dat geldt zeker als iemand anders uw stukken invoert of als u hiervoor een vast moment in de week plant.

5 5 Terugvinden in één minuut Gebruik handige ordners met een helder label op de buitenzijde. Minstens zo belangrijk: een handige perforator die nooit zoek is. (lijm of een ketting doen wonderen). U moet een document eigenlijk binnen 15 seconden kunnen perforeren en deze in de juiste map bij de juiste tab kunnen stoppen. Bij documenten die u op datum ordent, is het het makkelijkste om de nieuwste bovenop te houden. Er is geen verschil tussen een document dat onvindbaar in een map verstopt zit of dat in de prullenbak is gegooid. Back up U zult geen complete kopie maken van uw papieren boekhouding. Met de digitale bestanden ligt dat anders. SnelStart vraagt u bij het afsluiten of u een back up wilt maken. Doe dat ook! Bewaar dat back-up-bestand vervolgens buiten uw huis, bijvoorbeeld bij een familielid of uw boekhouder. Doe dit back-uppen minstens één keer per maand. Het betreffende bestand is heel klein, maar het bevat al het werk tot dan toe. Checklist 1. Is uw boekhouding zo opgezet dat uw partner en uw boekhouder er ook zonder uw aanwezigheid eenvoudig de weg in kunnen vinden? (dit is NIET nodig als u ZEKER weet dat u de komende tien jaar nooit ziek wordt, uw been breekt, overspannen raakt, te druk wordt ) 2. Maakt u minstens eens per maand een back up van uw boekhoudgegevens? Bij voorkeur iedere week, eventueel op uw lokale schijf of op een USB-stick. 3. Wat bent u aan gegevens kwijt als NU uw PC of laptop wordt gestolen? Hoe kunt u deze schade beperken? 4. Wat bent u aan gegevens kwijt als NU uw huis afbrandt? (inclusief uw boekhouding en de USB-sticks in uw nachtkastje)

6 6 2 Vast moment Boekhouden is een werkje dat secuur en netjes moet gebeuren. Plan het bijwerken van uw administratie op vaste momenten in de maand. Hoe vaak dit moet hangt af van de grootte van uw bedrijf. Hou bijvoorbeeld een workload van 1 of 2 uur aan. Bent u veel langer bezig om alles bij te werken, dan is het verstandig om vaker aan de administratie te gaan zitten. Bent u veel korter bezig, dan is het de vraag of de frequentie niet iets omlaag kan. Als u bijvoorbeeld elke dag maar twee boekingen doet, is het jammer van de tijd om hiervoor uw administratie-ordners tevoorschijn te halen en aan de slag te gaan. Verzamel in dat geval uw stukken enkele dagen en werk wekelijks uw boekhouding bij. Een vast moment is wel wijs.

7 7 Een vaste administrateur Veel (kleine) ondernemers kiezen ervoor om iemand anders, bijvoorbeeld een echtgenote, de boekhouding te laten voeren. Een prima keuze als u een prototype ondernemer bent: druk, snel reagerend, met 101 dingen tegelijk bezig. Iemand anders kan zorgen voor de rust en de regelmaat. Die ander krijgt daarmee wel direct veel inzicht in het reilen en zeilen van uw bedrijf. Een dergelijk klankbord kan van onschatbare waarde zijn. Btw binnen een maand aangeven Hou rekening met de btw-aangifte die u binnen een maand na een tijdvak moet indienen. Een kleine ondernemer begint met een jaar periode, maar u zult waarschijnlijk heel snel naar een kwartaal gaan.

8 8 3 Factureer snel! Zonder facturen zal het ondernemen niet lang duren. Als u zelf de facturen maakt, doe dit dan regelmatig. Wacht niet langer dan enkele dagen na het afronden van de werkzaamheden om de factuur te sturen. Dit heeft allerlei redenen: U heeft voldoening van uw werk, want u koppelt beloning aan de inzet. De uitgevoerde zaken liggen nog vers in uw geheugen, zodat u een juiste omschrijving kunt maken. De klant kan direct reageren als hij denkt dat er iets niet klopt. Hoe meer tijd verstrijkt, hoe lastiger om elkaars geheugen in overeenstemming te brengen. Na facturatie verstrijkt er ook nog eens een betalingstermijn. Hoe sneller u de factuur verstuurt, hoe sneller het geld binnen komt. Volgens de wet dient u binnen 15 dagen na afloop van de maand waarin u de goederen of diensten hebt geleverd, een factuur te sturen.

9 9 Liever digitaal dan op papier Verstuur uw facturen digitaal als uw facturatie-pakket die mogelijkheid heeft, en uw klant hiermee instemt. Dit bespaart tijd en geld (envelop, papier, inkt, postzegel e.d.). Bewaar de verzonden facturen op factuurnummer, digitaal of in een order. In de praktijk is het handig, ondanks alle digitalisering, om een papieren kopie van de factuur in een map te doen. Dit is ook afhankelijk hoe intensief u zelf met een boekhoudprogramma wilt werken Of toch soms wachten? Stuur uw facturen niet aan het eind van de maand maar liever aan het begin van de nieuwe maand. Op deze wijze stelt u de afdracht van de omzetbelasting nog een maand uit. Als u aangifte doet per kwartaal, let dan op dat u nooit aan het eind van het kwartaal factureert maar liever aan het begin van het nieuwe kwartaal.

10 10 4 Verwerk uw inkomende facturen slim! Wie kaatst, kan de bal verwachten. Wie factureert, kan soms een factuur verwachten. Verzamel alle boekhoudkundige zaken (facturen, brieven van de Belastingdienst e.d.) bij binnenkomst in een bakje. Als u bijvoorbeeld wekelijks aan uw boekhouding zit, maak dan het bakje leeg en ga de facturen inboeken in het Dagboek Inkoop. U kunt de facturen dan vanuit SnelStart betalen. Sommige boekhouders hebben graag de te betalen facturen in een apart bakje. Kies een vaste routine, zodat betalingen niet te laat zijn. Werk met boekstuknummers Als u de facturen nog op papier bewaart, werk dan met een boekstuknummer. Dit werkt sneller dan ordenen op leverancier of op datum. Alle papieren ingeboekte facturen (betaald of niet) vindt u dan terug in de map Inkomende facturen. In hoeverre ze betaald zijn, kunt u makkelijk nakijken in uw boekhoudpakket. Deze werkwijze zorgt ervoor dat u zo eenvoudig mogelijk de betalingen hebt gedigitaliseerd. U heeft geen omkijken meer naar de papieren facturen. Is dat toch nodig, dan kunt u ze makkelijk terugvinden. Uw boekhoudpakket zorgt voor overzicht, bijvoorbeeld welke facturen nog niet betaald zijn.

11 11 5 Boek uw bankafschriften (automatisch) in Zakelijke bankrekeningen moeten allemaal worden geboekt, ook uw zakelijke spaarrekening en eventuele G-rekening. De meeste boekhoudpakketten kunnen de bankafschriften automatisch inlezen en boeken. Dit scheelt u een hoop werk en de kans op fouten vermindert. U moet wel de boekingen nog even handmatig controleren uiteraard. Bewaar de afschriften van oud naar nieuw Indien u uw bankafschriften op papier ontvangt, dient u ze voor de Belastingdienst ook zo te bewaren. Bewaar de afschriften per bankrekeningen in een mapje. Het handigste is omgekeerd op datum: de nieuwste bovenop.

12 12 Bewaar een digitaal overzicht Veel banken geven de mogelijkheid om afschriften te downloaden in een zogenoemd CSV-bestand. Dit kunt u eenvoudig inlezen in Excel of importeren in uw administratie (indien uw programma deze mogelijkheid biedt). Een goed boekhoudprogramma maakt zoeken simpel, maar iemand die handig is in Excel kan ook heel veel. Sorteren op bedrag (zodat facturen voor hetzelfde product bij elkaar staan), bij elkaar zetten van dezelfde rekening of van alle betalingen via een pin-automaat: het gaat heel simpel. Tips: 1. Gebruikt u SnelStart, maar leest u uw bankoverschrijvingen nog niet automatisch in? Laat u dan zo snel mogelijk hierover adviseren door uw boekhouder. U mist namelijk echt een geweldige optie. 2. Plan regelmatig downloaden van de overzichten. Als u fouten ontdekt in aan u overgemaakte bedragen, kunt u die bijtijds herstellen.

13 13 en nu... Aan de gang! U heeft de eerste vijf stappen doorgenomen. Met SnelStart zet u uw boekhouding zo op een prettige manier in gang. Veel werkt intuïtief. Voor de lastiger vragen kunt u gerust terecht bij een goede (SnelStart)accountant of op onze website. Zo wordt ondernemen succesvol met de administratieve software van SnelStart.