RUD Utrecht. De RUD Utrecht in uitvoering

Transcriptie

1 RUD Utrecht De RUD Utrecht in uitvoering 5 september

2 Voorwoord Beste teamgenoten en leden van het bestuur van de RUD Utrecht, Met trots bied ik u het ontwikkelplan van de RUD Utrecht aan. Het is een meerjarenplan dat u meeneemt naar een RUD die uitblinkt. Door het uitvoeren van de dienstverleningsovereenkomsten die gemaakt zijn met alle deelnemende partijen, werken we samen aan een duurzame, veilige en leefbare samenleving in de provincie Utrecht. Maar we willen meer. We willen een RUD in uitvoering zijn die steeds beter in staat is kwaliteit te leveren, die processen en procedures eenvoudiger maakt en een betrouwbare partner is. Een betrouwbare partner voor onze collega s, voor onze opdrachtgevers en voor de bedrijven, ondernemers en burgers in ons werkgebied. Om dit waar te maken investeren we zowel in ons primaire proces alsook in de bedrijfsvoering. En we wachten niet. We hebben keuzes gemaakt voor programma s en projecten die we al dít jaar zeker gerealiseerd willen hebben. Op 1 juli jl. liepen de medewerkers vanuit de latende organisaties nog over de rode loper. Een groot aantal van hen heeft in de vakantieperiode de schouders gezet onder dit ontwikkelplan. We hebben samen nagedacht over de maanden die nog voor ons liggen. We hebben de plannen, die het komende jaar moeten resulteren in een uitstekende uitvoering van de afspraken uit de dienstverleningsovereenkomsten, concreet gemaakt. We zijn trots op de uitkomst - het resultaat ligt voor u. Op de 10e verdieping van het provinciehuis werken we aan de weg naar die uitblinkende omgevingsdienst. De manier waarop we dit doen is volgens de methode van A naar B via B. In deze methode zijn ambities niet slechts dromen voor de toekomst. Het eindpunt is B, daar ligt het doel en daarom staat alles in het teken van B de benodigde verandering zit verankerd in het proces erheen. Vandaag begint het, vandaag blinken we uit. We zetten hiervoor al het talent in wat we in huis hebben. Iedereen heeft zijn of haar steentje bijgedragen aan het tot stand komen van dit plan. Tijdens de ronde tafel gesprekken heeft iedereen een wens of ambitie in het vakgebied uitgesproken. Ook hebben we tijdens deze bijeenkomst gesproken over hoe we samenwerken. Door de projecten op deze manier een intrinsieke waarde mee te geven worden zij concreet en betekenisvol. Zodat we een RUD zijn die nog meer gaat stralen. Namens alle schrijvers en meedenkers van dit ontwikkelplan bied ik u dit aan. Saskia Borgers Directeur RUD Utrecht 2/22

3 Inhoudsopgave 1 Stip op de horizon Belofte aan de partners Stip op de horizon Van uitzicht naar inzicht Doelstellingen Kwaliteit Eenvoud Betrouwbaarheid Strategische uitgangspunten Operationalisatie en financiën Uitvoeringsvrijheid en partnerschap Uitvoeringsvrijheid Partnerschap Opdrachtgevers Bedrijven en burgers Overige partners Collegiaal partnerschap Optimalisatie en toekomstbestendigheid Optimalisatie Kwaliteit Eenvoud Betrouwbaarheid Monitoren resultaat Toekomstbestendige RUD Actuele ontwikkelingen in wetgeving Ontwikkelingen bij opdrachtgevers Ontwikkelingen bij bedrijven Houding en gedrag Van A naar B, via B Kernwaarden Opzetten, moderniseren en verbeteren van processen Fasering Programma s en projecten Financiën en control Visie op control Planning & Control cyclus Financiën ontwikkelplan Bijlage: Planning /22

4 Leeswijzer 1 Missie: Hoofdstuk 1 De RUD Utrecht staat voor het waarborgen en ontwikkelen van een gezonde, veilige en duurzame leefomgeving. Bij de uitvoering hiervan zijn onze opdrachtgevers, bedrijven en burgers richtinggevend: door goed te luisteren naar hun wensen en behoeften werken wij aan wederzijds vertrouwen. Visie: Hoofdstuk 1 Door de gemaakte afspraken in de DVO s structureel waar te maken hebben we een gezonde, veilige en duurzame leefomgeving gerealiseerd. Onze stip op de horizon: in 2018 is onze uitvoering van hogere kwaliteit, eenvoudiger en betrouwbaarder en realiseren we een goede prijskwaliteitsverhouding Doelstellingen: Hoofdstuk 2 Kwaliteit Eenvoud Betrouwbaarheid DVO s 100% Strategie: Hoofdstuk 3, 4, 5 Uitvoeringsvrijheid & Partnerschap - Opdrachtgevers - Bedrijven en burgers - Partners - Collega s Via B & Kernwaarden - Duurzaam - Voor en met elkaar - Bouwen aan resultaat - Talent en ontwikkeling - Energiek en betrokken Optimalisatie & Toekomstbestendig - Kwaliteit, eenvoud, betrouwbaarheid. - Inspelen op veranderingen. Uitvoering: Hoofdstuk 6 & 7 Basis op orde Doorontwikkeling DVO s 100%* - Basis op orde: prio s - Start doorontwikkeling 1 *Tenzij er gegronde argumenten zijn voor afwijkingen. - DVO s 100%* - Basis op orde - Aantoonbaar resultaat op kwaliteit, eenvoud en betrouwbaarheid Stip op de horizon 4/22

5 1 Stip op de horizon 1.1 Belofte aan de partners De RUD Utrecht staat voor het waarborgen en ontwikkelen van een gezonde, veilige en duurzame leefomgeving. Bij de uitvoering hiervan zijn onze opdrachtgevers, bedrijven en burgers richtinggevend: door goed te luisteren naar hun wensen en behoeften werken wij aan wederzijds vertrouwen. Deze missie is algemener geformuleerd dan de oorspronkelijke missie in het bedrijfsplan. De huidige formulering geeft naar ons idee meer ruimte aan onze opdrachtgevers om naar voortschrijdend inzicht bij te sturen in de ontwikkeling van de RUD Utrecht. 1.2 Stip op de horizon De RUD Utrecht is op 1 juli gestart als zelfstandig vormgegeven samenwerkingsverband van en voor elf gemeenten en de provincie Utrecht. Het betreft de gemeenten Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Houten, Leusden, Lopik, Nieuwegein, Soest, Utrecht en Woudenberg. Het is een gemeenschappelijke regeling, er is dus sprake van een verlengd openbaar bestuur. De provincie en de deelnemende gemeenten zijn samen eigenaar van RUD Utrecht. Dit plan focust zich op de ontwikkeling van de RUD Utrecht. Het is zowel geschreven voor opdrachtgevers als medewerkers: onze ambities worden vertaald naar strategie en uitvoering. De vorming van RUD s is het gevolg van het rapport van de commissie-mans (2008). De kern van de analyse van deze commissie is dat de problemen bij toezicht en handhaving met name worden veroorzaakt door de versnippering van de toezicht- en handhavingstaken over meer dan 500 instanties, door de vrijblijvendheid van de samenwerking en door het ontbreken van een cultuur en structuur voor informatie-uitwisseling. Door het vormen van RUD s kunnen deze ongewenste effecten bestreden worden, zo ook in Utrecht door de RUD Utrecht. Als deze organisatie eenmaal stevig staat, gaan we een fusie met de Omgevingsdienst regio Utrecht onderzoeken. Op termijn is er één RUD voor de provincie Utrecht. De RUD Utrecht onderscheidt zich in zijn taken niet van andere RUD s. RUD Utrecht is wel de hekkensluiter in een reeks van 28. We maken dan ook dankbaar gebruik van de andere RUD s om te leren van hun ervaringen en om ons te laten inspireren. Het is onze ambitie om door te groeien tot een omgevingsdienst die uitblinkt. Voor ons betekent uitblinken in de eerste plaats dat wij het maximale halen uit de door onze opdrachtgevers beschikbaar gestelde mensen en middelen. Het betekent dat we kwaliteit leveren, zowel inhoudelijk als procesmatig; niet alleen lokaal op individueel niveau, maar ook regionaal in de keten. Dat ons werk eenvoudig is ingericht, zodat onze processen voor bedrijven en burgers niet meer bureaucratische rompslomp met zich meebrengen dan strikt noodzakelijk. Ook zijn we betrouwbaar: opdrachtgevers, bedrijven en burgers kunnen er vanuit gaan dat de uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving eerlijk en uniform is. We zijn een organisatie die naar buiten kijkt. Kwaliteit, eenvoud en betrouwbaarheid moeten zichtbaar en merkbaar zijn in onze uitvoering. Daarom blijven we voortdurend in gesprek met opdrachtgevers, bedrijven en burgers. Op die manier zijn we in staat onze doelstellingen lading te geven en structureel te actualiseren. De RUD Utrecht is een betrouwbare partner voor de twaalf opdrachtgevers. Ons voornaamste doel is dat we waar maken wat beschreven staat in de DVO s. De RUD Utrecht profileert zich als uitvoeringsorganisatie; de deelnemende opdrachtgevers bepalen het beleid. Door in de uitvoering van 5/22

6 dit beleid proactief met opdrachtgevers en bedrijven mee te denken, willen we zoveel mogelijk problemen en klachten voorkómen in plaats van ze in een later stadium te moeten verhelpen. We willen zoveel comfort bieden dat de opdrachtgevers de uitvoering van de andere plustaken, zoals groene vergunningverlening (bijvoorbeeld de natuurbeschermingswet), handhaving op het onderwerp asbest en de ruimtelijke ordeningstaken op termijn met vertrouwen bij de RUD kunnen beleggen. In ons eerste jaar ligt de prioriteit bij het uitvoeren van de gemaakte afspraken in de DVO s. Daarna willen we doorbouwen naar de stip op de horizon: de RUD zijn die niet alleen zijn taken uitvoert, maar dit door de bundeling van kennis en ervaring ook kwalitatief hoogwaardiger, eenvoudiger en betrouwbaarder doet dan het instapniveau van de individuele latende organisaties. Dit plan beschrijft per jaar waar we op willen acteren, waar we naar toe willen. De uitgangspunten blijven hetzelfde, deze veranderen we niet. Wel streven we ieder jaar naar een optimale inzet van middelen en mensen om te blijven werken aan een RUD die uitblinkt. Over twee jaar kijken we terug op een fantastische samenwerking die maximale tevredenheid en resultaat heeft opgeleverd. Samen bouwen we verder aan onze RUD. Door gezamenlijk de stenen te stapelen bouwen we een RUD waar we trots op kunnen zijn! Piet is veehouder. Hij heeft een mooi bedrijf; niet te klein, niet te groot. Zo n vijftig koeien, twintig schapen en in het voorjaar veel huppelende lammetjes. Er scharrelen ook nog wat kippen rond op het erf. Hij runt het bedrijf samen met zijn vrouw Annie. Piet wil een nieuwe mesthoop en is al bijna begonnen met het storten van de ondergrond als hij zich net op tijd herinnert dat de Rob, de toezichthouder die het bedrijf van tijd tot tijd bezoekt, onlangs vertelde dat er nieuwe normen gelden sinds de laatste keer dat hij een mesthoop bouwde. Piet besluit Rob te bellen voor advies en niet veel later komt Rob langs op het bedrijf. Na het drinken van de traditionele bak koffie met verse melkvan Annie aan de keukentafel, loopt Rob met Piet over het bedrijf. Rob vertelt Piet over de gewijzigde voorwaarden voor het bouwen van een nieuwe mesthoop, -de geurcontouren, de benodigde ondergrond - en wijst hem en passant op een asbest schuurdak waarvan wat platen los liggen. Door de adviezen en suggesties die Rob gaf op te volgen, voorkomt Piet bezwaren van omwonenden en mogelijke incidenten. 6/22

7 2 Van uitzicht naar inzicht Om onze ambities te verwezenlijken komen we in dit hoofdstuk van uitzicht naar inzicht. We geven antwoord op de vraag op welke doelstellingen we de komende jaren zullen sturen om de gemaakte afspraken in de DVO s structureel waar te maken; zichtbaar en merkbaar van hogere kwaliteit, eenvoudiger en betrouwbaarder dan nu het geval is. Aan de hand van deze doelstellingen stippelen we onze strategie uit. 2.1 Doelstellingen Het is onze ambitie om door te groeien tot een omgevingsdienst die uitblinkt. Voor ons betekent uitblinken in de eerste plaats dat wij een gezonde, veilige en duurzame leefomgeving realiseren. Onze doelstelling ten aanzien van de DVO s is duidelijk: we willen de gemaakte afspraken structureel en voor de volle honderd procent waarmaken, tenzij er gegronde argumenten zijn voor afwijking. Onze stip op de horizon ligt in 2018: dan zullen we dit met een aantoonbare hogere kwaliteit, eenvoudiger en betrouwbaarder doen dan nu. Door uniformering van onze werkzaamheden voor de gezamenlijke partners zorgen we daarbij ook voor eenduidigheid, daar waar de aanpak van de individuele partners tot nu toe begrijpelijkerwijs nog verschillend was. Daarbij blinken we ook uit in prijskwaliteitsverhouding. In samenspraak met onze opdrachtgevers zullen we onze KPI s verder concretiseren en jaarlijks actualiseren. Natuurlijk bruisen we van de ideeën. Deze ideeën geven we vorm door te luisteren naar de wensen en behoeften van opdrachtgevers, bedrijven en burgers. Welke indicatoren maken voor hen het verschil? Hoe denken zij over spanningsvelden? Welke afweging maken zij tussen kwaliteit, kosten en snelheid? Hun antwoorden schetsen een beeld. Eind moet dit beeld niet alleen helder zijn: we willen dan ook de juiste instrumenten en processen hebben ingericht om te kunnen sturen. Ons voorstel voor dit jaar is: Vooruitzicht RUD Utrecht Op 1-1- is er een helder beeld van de wensen van opdrachtgevers en klanten, en; zijn de doelstellingen ten aanzien van kwaliteit, eenvoud en betrouwbaarheid gezamenlijk met opdrachtgevers, burgers en bedrijven geconcretiseerd. is op prioriteiten de basis op orde voor de bedrijfsvoering zijn de DVO s voor honderd procent gerealiseerd, tenzij er gegronde argumenten zijn voor afwijking; en is het prestatieniveau dat van het instap niveau van de latende organisaties. Vanaf hebben we jaarlijks de DVO s voor honderd procent gerealiseerd, tenzij er gegronde argumenten zijn voor afwijking; denken we mee met de prioritering en de mogelijke uniformering van beleid van onze opdrachtgevers onze basis voor de bedrijfsvoering op orde en geactualiseerd; en afhankelijk van welke prioriteiten er door opdrachtgevers en bedrijven worden gesteld: is onze kwaliteit verhoogd; zijn onze werkwijzen vereenvoudigd; is onze uitvoering betrouwbaarder. Stip op de horizon (ijkpunt 2018) een gezonde, veilige en duurzame leefomgeving; een goede prijs-kwaliteit verhouding; een aanzienlijke verbetering op het vlak van kwaliteit, eenvoud en betrouwbaarheid. 7/22

8 2.1.1 Kwaliteit Door een excellente werkwijze en een professionele- en proactieve houding zijn we in staat om goede resultaten te boeken en ook de juiste kwaliteit te bieden. Doelstellingen We voldoen volledig aan de kwaliteitscriteria 2.1 (uitvoering met ambitie.nl); We hebben een adequaat kwaliteitsmanagement systeem; We prioriteren op basis van belangrijk en urgent Eenvoud Eenvoudig betekent dat vergunningverlening en handhaving voor bedrijven en burgers niet meer bureaucratie dan strikt noodzakelijk met zich meebrengt. Doelstellingen Bedrijven zijn snel in staat om te achterhalen wat er van hen verwacht wordt; We voorkomen zoveel mogelijk problemen in plaats van ze achteraf te moeten verhelpen; Systemen en processen binnen primair proces en bedrijfsvoering zijn efficiënt ingericht Betrouwbaarheid Betrouwbaar betekent dat burgers en bedrijven ervan uit mogen gaan dat het systeem van vergunningverlening toezicht en handhaving eerlijk en uniform is, waar ze zich ook bevinden. Tegelijkertijd moet de RUD Utrecht flexibel genoeg zijn om regionale accenten aan te brengen, mits goed gemotiveerd kan worden waarom er sprake is van een afwijkende situatie. Doelstellingen De uitvoering is zichtbaar en merkbaar rechtvaardig en uniform; Besluiten zijn goed onderbouwd. 2.2 Strategische uitgangspunten We sturen op onze doelstellingen aan de hand van onderstaande strategische uitgangspunten: uitvoeringsvrijheid, partnerschap, optimalisatie, toekomstbestendigheid, expertise en onze kernwaarden (houding en gedrag). Uitvoeringsvrijheid. Uitvoeringsvrijheid betekent voor ons dat wij de ruimte hebben om bij het uitvoeren van de gemaakte afspraken de juiste beslissingen te nemen. Een belangrijke voorwaarde voor het realiseren van de DVO s is dat wij onafhankelijk kunnen opereren. De opdrachtgevers moeten de RUD Utrecht daarom kunnen vertrouwen, waarderen en respecteren om haar professionaliteit. Uitvoeringsvrijheid is verder uitgewerkt in hoofdstuk 3. Partnerschap. Wij zijn ons bewust dat we vertrouwen, waardering en respect zullen moeten verdienen. In de eerste plaats door het nakomen van de gemaakte afspraken, maar daarnaast zullen we moeten investeren in de relatie met opdrachtgevers, bedrijven, burgers en overige partners in het werkveld. Samen werken we aan een gezonde, veilige en duurzame leefomgeving. Partnerschap is verder uitgewerkt in hoofdstuk 3. Optimalisatie. Niet alleen willen we onze afspraken nakomen; we willen dit doen met een verbetering in kwaliteit, eenvoud en betrouwbaarheid ten opzichte van het prestatieniveau van de latende organisaties op het instapmoment. Op basis van deze doelstellingen wordt gestuurd op een optimalisatie van zowel ons primair proces als onze bedrijfsvoering. De vertaling van doelstellingen naar strategie is verder uitgewerkt in hoofdstuk 4. 8/22

9 Toekomstbestendigheid. Het werk van de RUD Utrecht speelt zich af in een dynamische omgeving. Wij zijn daarom altijd alert op veranderingen. Deze veranderingen kunnen voorspelbaar zijn, maar ook turbulent. We willen in staat zijn om snel in te spelen op zowel geplande als onverwachte externe ontwikkelingen. Toekomstbestendigheid is verder uitgewerkt in hoofdstuk 4. Via B. De juiste mensen met de juiste expertise in de juiste rollen zien wij als belangrijke voorwaarde om onze resultaten te boeken en optimaliseringen te realiseren. Wij vinden het belangrijk dat onze mensen hun werk met plezier kunnen doen, hun talent kunnen ontwikkelen en bereid zijn samen te werken aan een uitblinkende omgevingsdienst. In hoofdstuk 5 gaan we nader in op de manier waarop wij de verschillende bloedgroepen gaan laten samenvloeien en elkaar versterken. Van A naar B, via B, oftewel: we zijn de verandering die we wensen te zien. Kernwaarden RUD Utrecht. Om onze ambities meer te laten zijn dan een verwoorde droom is het belangrijk dat ze gedragen worden door de medewerkers van de RUD Utrecht. Om de gewenste doorontwikkeling richting te geven, zijn samen met managers en medewerkers vijf kernwaarden geformuleerd: duurzaam, samen bouwen aan resultaat, voor en met elkaar, talent en ontwikkeling, energie en betrokkenheid. De kernwaarden en onze strategie voor houding en gedrag zijn verder uitgewerkt in hoofdstuk Operationalisatie en financiën Een vertaling van bovenstaande strategie naar de inrichting en verbetering van systemen en processen is uitgewerkt in hoofdstuk 6. De basis op orde krijgen heeft prioriteit: onze systemen en processen in het primair proces en in de bedrijfsvoering moeten zo snel mogelijk zo zijn ingericht dat vergunningverleners, toezichthouders, handhavers en managers hun werk zonder belemmeringen kunnen uitvoeren. Tevens krijgen de opdrachtgevers hierdoor heldere managementinfo. Na 1-1- verleggen we de focus van opbouwen naar doorbouwen: de clustering van werkzaamheden op het gebied van vergunningverlening en handhaving van 11 gemeenten en de provincie moet kwaliteitsverbeteringen en efficiëntie-voordelen opleveren. In hoofdstuk 7 vertalen we deze opgave naar benodigde middelen. Een gloednieuw zwembad glinstert in het zonlicht. Dit zwembad oogt schoon, er is voldoende toezicht in en om het bad. Jeffrey inspecteert in de kelder of de vloeistoffen in de bakken staan, hij controleert het zand waardoor het water gefilterd wordt en de haarfilters worden schoon gemaakt. Het enige minpuntje dat zijn waakzame ogen opmerken is het peuterbadje wat vol ligt met zand van de naastgelegen zandbak. De eigenaar volgt het inspectieproces met interesse. Hij wil graag horen wat er nog beter kan. Na afloop van de inspectie drinkt Jeffrey een kop koffie met hem en spreekt nog wat puntjes door. Als hij in zijn auto stapt en naar de volgende zwemwaterlocatie rijdt, weet Jeffrey dat hij hier het komende jaar, en misschien zelfs het jaar daarop, niet terug hoeft te komen. Ze hebben het hier piekfijn voor elkaar. Dagelijks zijn er checks en balances waardoor Jeffrey de verrichtingen op afstand kan volgen en hij ontvangt maandelijks een rapport met de gegevens van de zwemwaterkwaliteit. De volgende locatie op Jeffrey s route is een zwembad wat al wat ouder is. Een heel ander verhaal. De kwaliteit is niet altijd even goed en de veiligheidsvoorschriften zijn in het verleden nog wel eens met voeten getreden. Dit zwembad eist veel meer tijd van hem. Hier zal hij zeker vaker moeten komen. 9/22

10 3 Uitvoeringsvrijheid en partnerschap 3.1 Uitvoeringsvrijheid De RUD Utrecht werkt voor en aan een duurzame leefomgeving. Het waarmaken van de DVO's is onze hoofddoelstelling. Een belangrijke voorwaarde voor het realiseren van de DVO s is dat de RUD Utrecht onafhankelijk opereert. Dat vergt een stelsel van duidelijke afspraken, met name met de bestuurders/ opdrachtgevers binnen de context van de regelgeving en het stelsel voor VTH. Uitvoeringsvrijheid binnen dit stelsel is nodig om de afspraken in de DVO s te vertalen in een goed resultaat. Het vereist flexibiliteit bij zowel de RUD Utrecht als haar opdrachtgevers. Uitvoeringsvrijheid betekent voor ons dat wij de ruimte hebben om bij het uitvoeren van de gemaakte afspraken de juiste beslissingen te nemen. De RUD is daarin professioneel en deskundig. Natuurlijk respecteren we hierbij het beleidsprimaat van onze opdrachtgevers Conform afspraken met onze opdrachtgevers leveren we producten. We voeren het gesprek met opdrachtgevers over de vraag of de gemaakte afspraken tot het gewenste effect leiden of hebben geleid. We zijn wendbaar en proactief zodra we in samenspraak met opdrachtgevers constateren dat er wat anders nodig is dan waarop oorspronkelijk gerekend werd. Ook afwijkende beslissingen, die we in eerste instantie zelfstandig binnen de RUD hebben moeten maken, koppelen wij zo spoedig mogelijk terug. 3.2 Partnerschap Bij de uitvoering van onze taken zijn opdrachtgevers, bedrijven en burgers richtinggevend: door goed te luisteren naar hun wensen en behoeften werken wij aan wederzijds vertrouwen. Goed partnerschap is daarom een belangrijk uitgangspunt. Wij werken structureel aan het uitbouwen van de relatie met opdrachtgevers, bedrijven, burgers, overige partners en collega s Opdrachtgevers Het uitbouwen van de relatie met onze opdrachtgevers is fundamenteel voor het tot stand komen van het effect dat wij samen willen bereiken (zie paragraaf 3.1). Daarnaast komen wij onze opdrachtgevers ook tegen in andere rollen: bijvoorbeeld als adviseur of als klant. We gaan professioneel, rechtvaardig en begripvol om met conflicterende belangen, als die zich voordoen. Om goed partnerschap met opdrachtgevers vorm te geven vindt intensief contact plaats tussen directeur en bestuurders en maken de teamleiders regelmatig een rondje langs de velden. De medewerkers van de RUD versterken de relatie met hun collega s bij de opdrachtgevers door hen regelmatig te bezoeken Bedrijven en burgers De RUD Utrecht neemt een proactieve houding aan waar het gaat om het informeren en meedenken met burgers en bedrijven. Door te investeren in het contact wordt zoveel mogelijk voorkomen dat aanvragen en meldingen verkeerd worden ingediend, er overtredingen worden begaan die leiden tot bestuursrechtelijke vervolging en er aanleiding is voor burgers om klachten in te dienen. De RUD Utrecht moet gezien worden als logisch eerste contact waar het gaat om vragen en informatie. Dit bereiken wij door een relatie te leggen tussen eenvoud, dienstverlening en tevredenheid. We participeren in - of initiëren zo nodig - overlegstructuren met de buitenwereld, zoals bedrijvenkringen of door gemeenten of provincie georganiseerde burgerbijeenkomsten. We richten een duidelijke website in voor eenieder die informatie zoekt. 10/22

11 3.2.3 Overige partners In het rapport van de commissie Mans is aangegeven dat de handhaving van het omgevingsrecht teveel gefragmenteerd en vrijblijvend is. Verschillende organisaties zijn actief in processen die elkaar raken of van elkaar afhankelijk zijn, zonder hierover voldoende met elkaar te communiceren. De RUD s hebben dan ook als doel om deze diverse taken en activiteiten met elkaar te verbinden waardoor zij elkaar versterken. De RUD Utrecht investeert daarom in de relatie met ketenpartners zoals politie, OM, waterschappen, de provincie in de rol als regisseur, inspectiediensten, faunabeheereenheden etc. De RUD neemt hiertoe deel aan diverse overlegfora zoals omgevingsdienst.nl (opvolger Landelijk Overleg Regionale Milieudiensten) en het SIKB (Stichting Infrastructuur Kwaliteitsborging Bodembeheer). De RUD neemt actief deel aan handhavingssamenwerking Collegiaal partnerschap Vergunningverleners houden bij het maken van keuzes rekening met de consequenties voor handhaving en vice versa. Daarvoor is het belangrijk dat collega s goed van elkaar weten wie waarvoor verantwoordelijk is en wat ervoor nodig is om de processen goed, eenvoudig en betrouwbaar af te ronden. De bedrijfsvoering is erop gericht dat iedereen binnen de RUD Utrecht zijn werk zonder belemmeringen kan uitvoeren. Medewerkers in de bedrijfsvoering begrijpen de behoeften van het primair proces en zorgen voor een proactieve dienstverlening. Kim heeft een stapel gemaakt van alle poststukken die ze straks in de postzak kan doen. Het is kwart voor drie, om drie uur gaat de post naar beneden. Het is een enorme hoeveelheid dit keer. Net als Kim de stukken in de zak wil doen komt Alexander aanrennen. Hij heeft een brief in zijn hand. Deze brief móet echt nu de deur uit, roept hij naar Kim. Zweet parelt op zijn voorhoofd, paniek klinkt door in zijn stem. Het is een belangrijke brief waar Alexander behoorlijk op heeft zitten zwoegen. De brief moet nog gecheckt worden op juistheid en zorgvuldigheid, hij moet getekend worden en ook moet hij nog ingeboekt worden. Maar het is al bijna drie uur. Kim en Alexander kijken elkaar aan. Vooruit, zegt Kim dan, aan het werk. Alexander spoort Saskia op voor de handtekening, Ellen kijkt de brief na op juistheid en zorgvuldigheid, Kim boekt m in volgens de condities van Utrecht en Nathalie belt naar de postkamer van de provincie, met de boodschap dat de post vandaag iets later komt. Teamwork! Het resultaat telt en zo helpen we elkaar. 11/22

12 4 Optimalisatie en toekomstbestendigheid 4.1 Optimalisatie We willen structureel de gemaakte afspraken realiseren met een verbetering in kwaliteit, eenvoud en betrouwbaarheid ten opzichte van het prestatieniveau van de latende organisaties op het instapmoment. Deze optimalisatie laat zich met name zien in de uniformiteit, maar ook doordat de kennis en ervaring van de latende organisaties nu gebundeld zijn. Op basis van deze doelstellingen wordt gestuurd op een optimalisatie van zowel ons primair proces als onze bedrijfsvoering Kwaliteit Een voorwaarde voor het leveren van kwaliteit is dat de RUD voldoende deskundigheid en vaardigheden in huis heeft voor een gestructureerde en effectieve aanpak van vergunningverlening en handhaving. Medewerkers behoren voldoende op de hoogte te zijn om goede besluiten te nemen, en brieven te schrijven. Daartoe inventariseren we de aanwezige kwaliteiten en de benodigde aanvullingen en opleidingen. Door de samenvoeging van alle partners heeft de RUD diverse kwaliteiten en expertises aan boord. We beleggen alle taken bij de juiste medewerkers met de juiste en voldoende deskundigheid. We zorgen ervoor dat de medewerkers voldoende omvang van het werkpakket toegewezen krijgen om de benodigde ervaring te blijven behouden. We houden de organisatie en de medewerkers regelmatig tegen het licht van de vastgestelde kwaliteitscriteria 2.1. en eventuele toekomstige aanpassingen hierin. De uitvoering van vergunningverlening en handhaving zijn verplicht gescheiden. Met behoud van deze gescheiden verantwoordelijkheden zorgen we voor een goede afstemming om het gewenste effect op de leefomgeving te bereiken. De medewerkers overleggen wat er nodig is om verbeteringen door te voeren. De voorschriften bij de vergunning zijn handhaafbaar. Dit wordt in het proces geborgd door de handhaver te betrekken voordat de (concept-) vergunning de deur uit gaat. Om de uitvoering van de handhaving goed te kunnen prioriteren stellen we een nalevingsstrategie op voor de onderdelen toezicht en handhaving. Prioritering op belangrijk en urgent maakt essentieel onderdeel uit van de strategie. Wij leggen onze ideeën hierover ter besluitvorming voor aan onze opdrachtgevers Bij toezicht maken we een bewuste keuze voor die vorm van toezicht die past bij de situatie en bij de genomen eigen verantwoordelijkheid van degene waarop toezicht wordt gehouden. We stellen een uitvoeringsbeleid op waarin ook aandacht is voor een optimale mix van strafrechtelijk en bestuursrechtelijk handhaven Eenvoud Eenvoud betekent voor ons dat we proactief meedenken om problemen zoveel mogelijk te voorkomen in plaats van ze naderhand op te lossen. Dit begint bij heldere en volledige informatie aan de voorkant. Er is één loket waar burgers en bedrijven met (aan)vragen terecht kunnen. We zorgen voor een goede website, eenduidige briefstructuur en duidelijke aanspreekpunten. Om overmatige bureaucratie te voorkomen zorgen we dat onze systemen en processen, van zowel het primair proces als de bedrijfsvoering, overzichtelijk en eenduidig zijn. De clustering van werkzaamheden op het gebied van vergunningverlening en handhaving van 11 gemeenten en de provincie moet efficiëntie-voordelen opleveren. Daartoe worden systemen en processen in zowel het primair proces als de bedrijfsvoering lean ingericht Betrouwbaarheid De aanpak en strategie van de partners kan bij aanvang nog verschillen, daarom werkt de RUD actief aan een eenduidig beleid. We borgen de verschillende kwaliteiten en verbinden ze aan elkaar. Schotten 12/22

13 worden actief verwijderd. Daarmee bevordert de RUD een flexibele inzet van de medewerkers op diverse taken voor alle partners. Door iedere handhaver dezelfde beslissingsmomenten en instructies te laten volgen, ontstaat meer rechtvaardigheid en uniformiteit in de uiteindelijke besluitvorming. Door de eerder genoemde uniformering wordt het besluitvormingsproces ook transparant voor zowel bedrijven, burgers, instanties, overtreders, handhavingspartners en derden. Een strategie maakt de afhandeling ook reproduceerbaar. Beslissingen van handhavers en besturen zijn niet vrijblijvend. Een goede onderbouwing van beslissingen, met de strategie als uitgangspunt, is noodzakelijk. Zowel in situaties waarbij de strategie gevolgd wordt, als wanneer er van wordt afgeweken. Rechtsgelijkheid moet de inzet zijn. Dat biedt ondersteuning bij eventuele rechtsgangen Monitoren resultaat Monitoring, evaluatie en bijsturing is onderdeel van onze jaarcyclus. We stellen een kwaliteitsmeetlat in, waarin we de kwaliteitsnorm, KPI s etc. vastleggen. We zorgen ervoor dat we als organisatie blijven leren. Met de inbreng van burgers en bedrijven die voortvloeit uit de kwaliteitsonderzoeken, gaan we het gesprek met elkaar aan. De uitkomsten van onderzoek over- en gesprekken met de buitenwereld vormen de agenda voor wat we binnen de organisatie met elkaar bespreken. Als lerende organisatie kijken we verder dan individuele casuïstiek en evalueren ook de achterliggende principes die ten grondslag liggen aan ons handelen. Op deze wijze bereiken we structurele oplossingen en kunnen we effectief reageren op veranderingen om ons heen. 4.2 Toekomstbestendige RUD Het werk van de RUD speelt zich af in een dynamische omgeving. Wij zijn daarom altijd alert op veranderingen. Deze veranderingen kunnen voorspelbaar zijn, zoals aangekondigde wijzigingen in wetof regelgeving. Het komt daarnaast veelvuldig voor dat zich op korte termijn wijzigingen voordoen, soms zelfs onverwacht. Dit vraagt om een wendbare organisatie met flexibele medewerkers. Omdat Regionale uitvoeringsdiensten verhoudingsgewijs jong zijn, wordt er in Nederland nog volop gediscussieerd over diverse zaken. Hierbij denken we onder andere aan de verdere verdieping van de verhouding Opdrachtgever- Opdrachtnemer en de rol van de kwaliteitscriteria 2.1, waarbij bijvoorbeeld wordt bekeken hoe de deskundigheidseisen eenduidig kunnen worden beoordeeld. Deze ontwikkelingen houden we goed in de gaten Actuele ontwikkelingen in wetgeving Op dit moment zien wij een aantal (ingrijpende) wetswijzigingen in de maak (oa. 4 e tranche Activiteitenbesluit en omgevingswet). Wij anticiperen op veranderingen in de wetgeving door onze vergunningen waar nodig aan te passen. Door aan de voorkant mee te praten over ontwikkelingen behartigen we de belangen van onze opdrachtgevers. Daarnaast brengen externe ontwikkelingen ook een interne opgave met zich mee. We bereiden ons tijdig voor op wetswijzigingen, zodat we in staat zijn snel in te spelen op geplande veranderingen. Gelet op de frequente en ingrijpende wijzigingen van wet- en regelgeving, is periodieke bijscholing van de medewerkers essentieel. Een up to date kennisniveau van de wet- en regelgeving waaraan de RUD uitvoering geeft, is een voorwaarde voor kwalitatief goede uitvoering van de opgedragen taken. Op termijn biedt de nieuwe omgevingswet kansen om als omgevingsdienst op een breder terrein te acteren. De grootste impact van de omgevingswet zal wellicht de flexibiliteit bij de afwegingsruimte zijn. Dat vraagt bij de RUD s nieuwe vaardigheden, aanpassing van werkprocessen en digitale systemen. We houden de ontwikkelingen rondom de omgevingswet scherp in de gaten om tijdig te kunnen anticiperen. Voor nu concentreren we ons op de taken waarvoor we hebben ingetekend Ontwikkelingen bij opdrachtgevers De bestuurlijke houdbaarheid van dit plan is vier jaar. Duurzaamheid is per definitie een doelstelling die een lange termijn visie nodig heeft. Daarom is het ons doel om samen met onze opdrachtgevers te werken aan een resultaat dat ook buiten de bestuurskamers op draagvlak kan rekenen. Ons werk moet 13/22

14 tot een zichtbaar resultaat leiden voor de buitenwereld (zie paragraaf 4.1). Daarnaast richten wij de organisatie zo in dat we in staat zijn om snel te kunnen reageren op veranderingen in de wensen van onze opdrachtgevers. Met onze ervaren beleidsadviseurs of toezichthouders A (en ruimte /beschikbare capaciteit houden) zijn we in staat om strategische projecten/plan uit te voeren Ontwikkelingen bij bedrijven Het komt veelvuldig voor dat zich op korte termijn wijzigingen voordoen in bedrijfsmatigheid. Die wijzigingen kunnen gevolgen hebben voor de rechtspositie van bedrijven, soms zelfs onverwacht. Het is daarom van belang om bij vergunningverlening enige flexibiliteit in acht te nemen, zodat veranderingen dusdanig kunnen worden opgepakt dat de dagelijkse taakuitvoering van de RUD daar niet onder lijdt. 14/22

15 5 Houding en gedrag 5.1 Van A naar B, via B Op 1 juli zijn medewerkers uit 12 organisaties ondergebracht in één RUD Utrecht. Wij beschouwen deze diversiteit als een kans om van elkaar te leren. We zijn immers een nieuwe organisatie met een nieuwe opgave. In die nieuwe organisatie zien wij de juiste mensen met de juiste expertise in de juiste rollen als belangrijke voorwaarde om onze resultaten te boeken en optimaliseringen te realiseren. Wij vinden het belangrijk dat onze mensen hun werk met plezier kunnen doen, hun talent kunnen ontwikkelen en bereid zijn samen te werken aan een uitblinkende omgevingsdienst. We beschouwen sturing op houding en gedrag als een dynamisch proces dat constant aandacht verdient. We kiezen er voor om de gewenste vernieuwing uit te voeren op de manier die past bij de nieuwe organisatie. Van A naar B, via B, oftewel: we zijn de verandering die we wensen te zien. We dagen elkaar uit om ons handelen constant langs de meetlat van de kernwaarden te leggen. Onze kernwaarden geven ons focus in de richting waar we naar toe willen groeien. Ze staan echter niet vast: we blijven regelmatig toetsen of dat wat we doen past bij wat we willen bereiken. De discussie over wat we doen en wie we willen zijn vindt haar vaste basis in het dagelijkse werk. Houding en gedrag is bij ons daarom een vast onderwerp van gesprek in de teamoverleggen. Met behulp van concrete voorbeelden leren we waarderend en kritisch naar onze prestaties te kijken. Managers en medewerkers worden uitgedaagd om blijvend op zoek te gaan naar verbetering. 5.2 Kernwaarden De kernwaarden van de RUD Utrecht zijn: Duurzaam: We werken aan een gezonde, veilige en duurzame leefomgeving en geven zelf het goede voorbeeld We omarmen verandering en voeren deze zelf door We hebben een duurzame relatie met opdrachtgevers en collega s. Samen bouwen aan resultaat: We luisteren goed naar de wensen van opdrachtgevers, bedrijven en burgers We zijn proactief en denken mee met opdrachtgevers, burgers en bedrijven We lossen het op waar het hoort (korte lijntjes). Voor en met elkaar: We houden ons aan gemaakte afspraken We geven burgers en bedrijven het vertrouwen dat hun vragen, aanvragen, klachten etc. goed opgepakt worden We staan constant in contact met de buitenwereld. Talent en ontwikkeling We kennen elkaars talent en zetten dit actief in We doen het samen, hebben tijd voor elkaar en luisteren echt We blijven onze professionaliteit ontwikkelen. Energiek en betrokken We stralen enthousiasme en betrokkenheid uit We zetten de schouders eronder We laten zaken niet in een lade belanden, maar pakken ze op. 15/22

16 6 Opzetten, moderniseren en verbeteren van processen 6.1 Fasering Bij de opstart van een nieuwe organisatie zijn er veel zaken die de aandacht verdienen. Onze systemen en processen in het primaire proces en in de bedrijfsvoering moeten zo snel mogelijk zo ingericht zijn dat iedereen binnen de RUD Utrecht zijn of haar werk zonder belemmeringen kan uitvoeren. Tot 1 januari heeft de basis onze prioriteit. Veel acties die hieruit voortvloeien hebben het doel om de bedrijfsvoering op orde te krijgen. Na 1 januari verleggen we de focus van opbouwen naar doorbouwen: de clustering van werkzaamheden moet kwaliteitsverbeteringen en efficiëntie-voordelen opleveren. Op 1 januari 2016 willen we een significante verbetering hebben doorgevoerd. Wat die significante verbetering is, wordt de komende maanden afgestemd op de wens van opdrachtgevers, burgers en bedrijven. 6.2 Programma s en projecten. De planning van de diverse actiepunten die wij nu al hebben weten te identificeren is in de bijlage te vinden. De selectie is geordend in Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Automatisering/Administratie en Huisvesting. De planning is per kwartaal gespecificeerd (zie bijlage). We hanteren vijf criteria om tot een prioritering te komen van wat we het eerst geregeld willen hebben. 1. We hebben een beheersbare organisatie. 2. We regelen randvoorwaarden voor werknemers. 3. We hanteren vitale systemen en processen t.b.v. DVO functioneren. 4. We voorkomen onnodige toekomstige kostenposten. 5. We zijn bereikbaar voor onze opdrachtgevers, burgers en bedrijven. De selectie is omvangrijk, maar zeker niet uitputtend. Onze bedoeling is om de acties onderdeel te laten zijn van nog nader te benoemen gestructureerde programma s. De programma s zijn gerelateerd aan de eerder genoemde doelstellingen en strategische uitgangspunten. 16/22

17 7 Financiën en control 7.1 Visie op control De RUD is een gemeenschappelijke regeling, het is verlengd lokaal bestuur. Het is om die reden van groot belang dat wij zorgen voor proof. Dat betekent dat de organisatie van onze financiën voor de deelnemers inzichtelijk en betrouwbaar is, kwaliteit kent en eenvoudig is. Betrouwbaarheid: we zorgen voor een juist, tijdig en volledig inzicht in de ontwikkeling van de begroting. Dit doen wij om ervoor te zorgen dat de deelnemers niet voor (financiële) verrassingen komen te staan. Kwaliteit: onze financiële presentaties zijn zodanig dat de deelnemers erop kunnen vertrouwen dat onze cijfers, analyses en conclusies gedegen zijn. Eenvoudig: de inrichting van onze financiële organisatie is dusdanig eenvoudig dat we snel inzicht hebben in hoe we er financieel voor staan. We gaan bijvoorbeeld geen ingewikkelde kostentoerekenings-systematiek toepassen. Ook proberen we te voorkomen dat we onszelf dicht regelen. Dat geldt bijvoorbeeld voor ons inkoop- en aanbestedingsbeleid. Wij zorgen ervoor dat we deelnemers proactief (vanuit de gedachte van actieve informatie plicht ) informeren over mogelijke (financiële) afwijkingen van de uitvoering van het werk. 7.2 Planning & Control cyclus Om goed te kunnen sturen en in control te blijven hebben de deelnemers aan de RUD afspraken gemaakt over de planning & control cyclus. Afgesproken is welke sturings- en control instrumenten gebruikt worden door de RUD (bijvoorbeeld: Jaarverslag en rekening) en wanneer deze instrumenten besproken worden in bestuursvergaderingen van de deelnemers. Daarnaast is er sprake van interne sturing en control. Daarvoor ontwikkelt de RUD een management dashboard waarmee de leiding van de RUD de innovatie en operatie aanstuurt. Het management dashboard vormt de basis voor de externe rapportages die de RUD maakt voor de deelnemers. In het management dashboard zijn financiële sturingsvariabelen (bijvoorbeeld: operationeel en investeringsbudget) en inhoudelijke sturingsvariabelen (bijvoorbeeld: geleverde prestaties vanuit de DVO s) opgenomen. De planning & control cyclus is in hoofdlijn hieronder toegevoegd als een totaaloverzicht dat is opgesteld vanuit de afspraken die hierover door de deelnemers zijn gemaakt. DB AB Kadernota Week 3 Week 5 Vaststellen Jaarstukken Week 3 Week 5 Vaststellen Begroting + Meerjarenraming Week 7 Week 13 Vaststellen ontwerp Gemeenten + Provincie Week 6 Ministerie Week 6 Week 29 Week 14 tm 21 Zienswijze Week 29 Week 27 Vaststellen Productenraming Week 7 Week 27 Vaststellen Bestuursrapportage Q1 Week 21 Week 23 17/22

18 Bestuursrapportage Week 47 Week Financiën ontwikkelplan De innovatie, oftewel de ontwikkelingen zoals geschetst in dit plan, zijn getoetst op financiële haalbaarheid. De voorgenomen innovatie en ontwikkelingen kunnen in grote lijnen uit de huidige financiële begroting betaald worden (zie tabel 1). We streven ernaar om de projectkosten zo snel mogelijk terug te betalen. Daarnaast vindt de RUD het belangrijk om wat vet op de botten te krijgen. Hiertoe richten wij een weerstandsvermogen voor de bedrijfsvoering in. Het opbouwen van een weerstandsvermogen is nodig om ervoor te zorgen dat bij fluctuaties in de bedrijfsvoering de deelnemers niet onmiddellijk geconfronteerd worden met de vraag naar een financiële bijdrage. In de begroting is een bedrag gereserveerd voor de opbouw van het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen bedraagt maximaal 5% van de jaaromzet van de RUD. Het meerdere gaat terug naar de deelnemers. Zoals in dit jaarplan beschreven voeren we een aantal activiteiten uit om de basis op orde te brengen en verder te ontwikkelen van RUD als een zelfstandige organisatie. Deze activiteiten zijn weergegeven in de bijlage. Veel van deze activiteiten worden binnen de RUD zelf opgepakt door teamleiders, medewerkers bedrijfsvoering en door ervaren medewerkers binnen de beschikbare improductieve uren. De financiële middelen ( ,-) die in de begroting gereserveerd zijn voor organisatieontwikkeling, worden dit jaar ingezet voor onderzoeken, een ontwikkeldag, trainingen, teambuilding en het inhuren van expertise (zie tabel 2). De uren die medewerkers hieraan kwijt zijn worden eveneens binnen de beschikbare improductieve uren ingevuld. 18/22

19 Tabel 1: Financieel meerjarenperspectief RUD Utrecht Financieel meerjarenperspectief Lasten Lasten programma s 1. Handhaving Vergunningverlening Advisering Overige lasten Ontwikkelkosten Onvoorzien Projectkosten Toevoegingen aan de reserve Totale lasten Baten Bijdragen deelnemers Materiele budgetten provincie Onttrekkingen aan de reserve Totale baten Saldo (totale baten totale lasten) Tabel 2: Verantwoording ontwikkelbudget Verantwoording ontwikkelbudget Kostenbudget Onderzoeken en eventueel aanpassen werkpakketten ,- Ontwikkeldag voor gehele organisatie ,- Trainingen; effectiviteit ,- Teambuilding ,- Basis op orde, expertise ,- Totaal kostenbudget ,- 19/22

20 Bijlage: Planning Personeel Q4 Q1 Q2 Q Benoemen van een vertrouwenspersoon Aanstellen BHV'ers en afspraken opleiding en vergoeding Risico Inventarisatie en Evaluatie en PSA Opstellen verzuimbeleid Opstellen ARBO-beleid Benoemen bedrijfsarts Starten functionerings- en beoordelingscyclus Opstellen opleidingsplan Opstellen integriteitscode Afspraken over werkkostenregeling en woon-werkverkeer Vaststellen gratificaties Vaststellen vaccinatiebeleid Opstellen algemene inkoopvoorwaarden Inregelen e-hrm en externe dienstverlening P&S-administratie Sociaal plan Sociaal statuut Plaatsingsplan Conversietabel Regelingen over arbeidsvoorwaarden Afspraken over functieboek en plaatsingsprocedure Regelen ondermandaat MT Vaststellen systematiek e-portfolio Opstellen privacyreglement informatiesystemen OR verkiezing Agressie protocol Doorontwikkeling e-portfolio Medewerkers Tevredenheidsonderzoek (MTO) 20/22