// Beleidsplan '17 - '18

Transcriptie

1 Younes Moustaghfir Merlijn van der Baan Willem Datema Zoë Meinen Nick van Unen 1

2 Inhoudsopgave 1 Voorwoord 4 2 Algemeen 5 3 Voortzettingen Algemene voortzettingen Binding tussen eerstejaars en ouderejaars Boekenverkoop Contact met andere studieverenigingen Merchandise Overdrachtsverslagen Sociale Media Commissie voortzettingen AlmanakCie CarriereCie IntroCie LiftCie WebCie Veranderingen Algemene veranderingen Betalingen BHV cursus Ledentevredenheidsonderzoek Maandelijkse borrels Oud-besturenactiviteit Samenwerking met de studie Shortlist Voorzittersvergaderingen Commissie veranderingen

3 4.2.1 AcCie AlumCie CompetiCie MediaCie ReisCie Functies Voorzitter - Younes Moustaghfir Secretaris - Merlijn van der Baan Penningmeester - Willem Datema Commissaris Intern - Zoe Meinen Commissaris Extern - Nick van Unen

4 1 Voorwoord Hierbij presenteert het zevende bestuur van ASCI, bestaande uit vijf personen, zijn beleidsplan. In dit beleidsplan zal achtereenvolgens de algemene informatie over ASCI, de voortzettingen binnen ASCI, de veranderingen binnen ASCI en een functieomschrijving voor elk lid worden beschreven. Dit beleidsplan bestaat uit vijf koppen, waarvan Algemeen de eerste is na het voorwoord. Onder het kopje Algemeen zal beknopt onze kijk op ASCI beschreven worden. Vervolgens zal onder de kop Algemene voortzettingen beschreven worden welke voortzettingen (niet gerelateerd aan commissies) we zullen aanhouden. Onder het kopje Commissie voortzettingen zullen alle voortzettingen binnen commissies besproken worden. De koppen Algemene veranderingen en Commissie veranderingen zullen beide beschrijven welke veranderingen we dit jaar gaan doorvoeren. Algemene veranderingen zal gaan over niet-commissiegerelateerde veranderingen. Het kopje Commissie veranderingen zal over veranderingen gaan gerelateerd aan commissies. Als laatste heeft elk bestuurslid zijn functie en verantwoordelijkheden omschreven onder het kopje Taakverdeling. 4

5 2 Algemeen ASCI is een gezonde studievereniging die de verbinding tussen de studie Informatiekunde aan de Rijksuniversiteit Groningen en de relevante bedrijven realiseert. Binnen ASCI heerst een goede sociale sfeer. De actieve leden binnen ASCI versterken elkaar vaak als het gaat om de studie en daarbuiten. Het bestuur wil deze sociale aspecten ook dit jaar graag terug zien komen door activiteiten te organiseren voor haar leden. Tevens heeft de studievereniging momenteel goede banden met andere studieverenigingen binnen de universiteit. Om deze te benutten zullen er ook dit jaar weer gemixte activiteiten plaatsvinden waarbij de leden van ASCI kennis kunnen maken met de leden van andere studieverenigingen. 5

6 3 Voortzettingen 3.1 Algemene voortzettingen Binding tussen eerstejaars en ouderejaars Het vorige bestuur heeft zijn best gedaan om de binding tussen de eerstejaars en ouderejaars te vergroten. Dit vinden wij een zeer belangrijk punt en daarom willen wij dit graag voortzetten. Dit doen wij door de commissies zo in te delen dat er een zo groot mogelijke spreiding tussen jaarlagen is. Ook zetten wij voort dat het bestuur en het kandidaatsbestuur mee blijven gaan op het introkamp om zo snel mogelijk een band op te bouwen met de eerstejaars Boekenverkoop De boekenverkoop zal vanaf dit jaar niet meer geregeld worden door boekenservice maar door StudyStore. Hier heeft ASCI geen invloed op gehad, StudyStore heeft de dienstverlening van Boekenservice overgenomen. Alle leden zullen net als voorgaande jaren korting krijgen op de boeken. Het bestuur gaat kijken naar een betere optie voor de tweede helft van het jaar Contact met andere studieverenigingen De afgelopen jaren is er altijd goed contact geweest tussen andere studieverenigingen en ASCI. Uiteraard willen wij dit voortzetten. Dit zal gerealiseerd worden door het organiseren van mixactiviteiten zoals de St. Patricksday borrel en het meedoen aan grotere evenementen zoals het Alfabetfeest en een gala Merchandise Het bestuur zal de ASCI-merchandise voortzetten. uitgebracht worden Overdrachtsverslagen Er zal één merchandise item Vorig jaar is het concept van overdrachtsverslagen, voor elke commissie die haar jaar afsluit, geïntroduceerd. Het bestuur gaat de overdrachtsverslagen behouden. Een 6

7 nieuwe commissie weet hierdoor beter wat er van ze verwacht wordt en wat eventuele knelpunten waren in voorgaande jaren. Ook krijgen de nieuwe commissieleden een handleiding met de alle benodigde informatie. Deze wordt ook wel de Actieve leden handleiding genoemd Sociale Media Het bestuur heeft besloten om alle sociale media kanalen voort te zetten. Dit zijn Twitter, Facebook, Instagram en Snapchat. De taken omtrent sociale media zullen verdeeld worden binnen het bestuur, waarbij de secretaris de eindverantwoordelijkheid draagt. De deadline voor aankondigingen van evenementen op sociale media en mail zal op twee weken liggen om zo te waarborgen dat iedereen op tijd op de hoogte is. 3.2 Commissie voortzettingen Van de commissies die het afgelopen jaar actief waren binnen ASCI zullen wij er dit jaar vijf in dezelfde opzet voortzetten. Dat betekent dat de almanakcommissie (AlmanakCie), carrièrecommissie (CarrièreCie), introductiecommissie (IntroCie), liftcommissie (LiftCie) en de websitecommissie (WebCie) hetzelfde zullen blijven. Binnen de activiteitencommissie (AcCie), competitiecommissie (CompetiCie), reiscommissie (ReisCie) en de mediacommissie (MediaCie) zullen enkele veranderingen worden doorgevoerd. Tot slot zal een nieuwe ondersteunende commissie worden geïntroduceerd, namelijk de Alumnicommissie (AlumCie) AlmanakCie Na drie succesvolle jaren zal de AlmanakCie ook dit jaar weer gaan zorgen voor een prachtige almanak. Aangezien de almanak vanaf dag één een zeer grote populariteit kent onder de leden, kan deze uiteraard niet ontbreken CarriereCie Na een geslaagd eerste jaar zal de CarrièreCie dit jaar opnieuw studiegerelateerde activiteiten opstellen in het belang van de studenten en de externe contacten. Er zullen vijf carrièregerichte activiteiten plaatsvinden in het studiejaar Dit 7

8 69 70 betreft een beroependag, een bedrijvendag, twee kroegcolleges en een student-docent activiteit IntroCie De IntroCie gaat evenals de afgelopen vier jaar een introductiekamp organiseren voor de nieuwe eerstejaars Informatiekundestudenten. Het introkamp heeft als doel om kennis te maken met medestudenten en de vereniging LiftCie De LiftCie gaat net als voorgaande jaren een liftwedstrijd organiseren. De afgelopen twee jaren is ervoor gekozen om dit niet in samenwerking met andere studieverenigingen op te zetten. Dit is beide jaren goed bevallen en daarom zal ook dit jaar de liftwedstrijd slechts vanuit ASCI georganiseerd worden WebCie De WebCie zal net zoals afgelopen jaar zorgen voor het onderhouden van de ASCIsite. 8

9 4 Veranderingen 4.1 Algemene veranderingen Betalingen Dit jaar wil het bestuur betalingen gemakkelijker maken voor de leden van ASCI door gebruik te maken van de applicatie Tikkie. Door middel van Tikkie kan elk lid eenvoudig zijn of haar betalingen doen via ideal BHV cursus Het is van belang om de veiligheid te allen tijde te kunnen waarborgen op de ASCIactiviteiten. Daarom moet ten minste één van de bestuursleden in het bezit zijn van een bedrijfshulpverleningscertificaat. Op deze manier is er altijd iemand aanwezig op activiteiten die in het bezit is van een BHV-certificaat Ledentevredenheidsonderzoek Om te ontdekken hoe tevreden de leden van ASCI zijn met de vereniging komt er een ledentevredenheidsonderzoek. Er zal er één voor de halv plaatsvinden en één voor het einde van het studiejaar. Op deze manier kan het bestuur tijdens de halv zien waar de verbeterpunten liggen en kan het volgende bestuur zich goed oriënteren op de behoefte van de leden van ASCI. Zo kan ieder studiejaar in kaart worden gebracht waar de leden tevreden over zijn en waar ze minder tevreden over zijn. Wij hopen dat de leden zich hierdoor meer betrokken zullen voelen bij ASCI Maandelijkse borrels De borrels zullen dit jaar een andere vorm aan gaan nemen. De borrels zullen nog wel gewoon op de eerste maandag van de maand in The Dog s Bollocks plaatsvinden. Er zal echter geen gratis bier meer aangeboden worden. In plaats hiervan zal het bier en fris voor 0,75 en wijn voor 1,75 worden aangeboden tot het bedrag waar normaal het gratis bier van betaald wordt is bereikt. Normaal gesproken kwam dit neer op 100 gratis bier, nu kunnen wij 200 bier voor deze gereduceerde prijs aanbieden. Dit besluit hebben wij genomen zodat iedereen zoveel mogelijk van de 9

10 borrel kan genieten. Deze beslissing is onder andere genomen omdat afgelopen jaar het bier dusdanig snel op was dat het grootste deel van de leden niet van het gratis bier kon profiteren. Tevens gaan wij strenger letten op de alcoholconsumptie van minderjarigen. Indien minderjarigen toch blijven drinken zullen zij in overleg met de Dog s Bollocks van de borrels geweerd worden Oud-besturenactiviteit Afgelopen jaar was de eerste oud-besturenactiviteit. Na het succes hiervan willen wij er graag een jaarlijkse traditie van maken. Dit vanwege het steeds grotere aantal oud-bestuursleden die wij op deze manier nog willen blijven bedanken voor hun inzet voor de vereniging Samenwerking met de studie Dit jaar zal ASCI meer betrokken zijn bij de afdeling Informatiekunde. Zoë zal hier de belangrijkste contactpersoon voor zijn. De belangrijkste rede hiervoor is het aantrekken van meer eerstejaarsstudenten. Dit gaan wij bereiken door meer betrokken te zijn bij meeloopdagen en open dagen. Ook gaan wij één keer per blok met de afdeling vergaderen Shortlist Dit jaar gaat de studievereniging ASCI een zogenaamde shortlist realiseren. Deze shortlist zal via het bedrijf The Shortlist gaan. Leden van studievereniging ASCI kunnen vrijwillig hun persoonlijke curriculum vitae en LinkedIn gratis online plaatsen op deze shortlist. De commissaris extern zal externe partijen vinden die deze lijst tegen betaling mogen inzien. Het bestuur zal er tevens op toezien dat alleen vertrouwde bedrijven toegang krijgen tot deze lijst. The Shortlist garandeert veiligheid voor de persoonsgegevens van de leden die gebruik maken van The Shortlist. Ook worden de persoonsgegevens niet gebruikt voor spam of reclame. De bedrijven betalen van tevoren een extra bedrag bovenop het sponsorbedrag. Dit bedrag zal door het bedrijf en de commissaris extern worden bepaald. The Shortlist ontvangt een commissie die één derde van dit vastgestelde bedrag zal betreffen. Hierdoor zullen er geen kosten verbonden zijn aan het opzetten en beheren van The Shortlist voor 10

11 ASCI. De bedrijven kunnen vervolgens de leden van studievereniging ASCI contacteren voor carriere gerelateerde zaken. Op deze manier wordt het contact tussen bedrijven en leden van studievereniging ASCI bevorderd. Ook zal het voor de leden van ASCI gemakkelijker worden om een carriere te kunnen starten via de studievereniging. De shortlist zal georganiseerd en gepromoot worden door de commissaris extern. Om te controleren of het allemaal daadwerkelijk goed loopt met de shortlist en of wij als vereniging hier iets uit halen zal er tijdens de halv een evaluatie moment zijn waar de stand van zaken bekeken zal worden Voorzittersvergaderingen De afgelopen jaren is door een grote toename van commissies dikwijls gebleken dat het voor de commissaris intern niet mogelijk was om aanwezig te zijn bij alle relevante commissievergaderingen. Wij willen voorkomen dat de commissaris intern het overzicht kwijt raakt ofwel bij sommige commissies te weinig present is. Dit jaar zullen daarom voor het eerst voorzittersvergaderingen worden gepland. Deze zullen drie keer per jaar plaatsvinden. Een voorzittersvergadering houdt in dat de commissaris intern met alle voorzitters van de commissies gaat doornemen hoe de commissies ervoor staan. De voorzitters zullen één voor één verslag doen van de stand van zaken, om de commissaris intern volledig op de hoogte te stellen. Een voorzittersvergadering is zeer nuttig voor de commissaris intern, alsook voor de voorzitters zelf, aangezien zij op deze wijze van elkaars fouten kunnen leren. 4.2 Commissie veranderingen AcCie Dit jaar zullen net als afgelopen jaar drie grote activiteiten worden georganiseerd. We willen er dit jaar strenger op toezien dat deze activiteiten geen competitief element bevatten, omdat de activiteiten van deze commissie uitsluitend op gezelligheid gericht dienen te zijn. De invulling van de eerste twee activiteiten is nog open. De laatste activiteit zal een eind-bbq bevatten. Hoe dit ingevuld wordt is aan de commissie zelf. 11

12 4.2.2 AlumCie ASCI bestaat al zes jaar en heeft momenteel een aantal Informatiekunde-alumni. Veel van hen blijven lid bij ASCI, echter voelen zij zich mogelijk minder betrokken, aangezien zij de nieuwe leden niet goed kennen. Om verdeeldheid tussen de leden te voorkomen, zou het fijn zijn als er meer voor deze groep gedaan zou worden. Het idee is daarom een ad hoc commissie op te starten genaamd de AlumCie, wat kortom geen officiële en blijvende commissie betreft. Desalniettemin zal in het vervolg van dit stuk verwezen worden naar de AlumCie als commissie. De commissie zal bestaan uit een subgroep van oud-bestuursleden die zullen kijken naar wat hier aan gedaan kan worden. De taken van de AlumCie zijn het animo peilen bij oud-leden en oudbestuurders voor alumni-gerelateerde activiteiten, bij andere verenigingen kijken wat zij hier aan doen, achter de administratie van oud-leden aangaan en, indien mogelijk, hier iets voor opzetten. Deze commissie zal een samenwerkingsverband zijn met oudbestuursleden om meer betrokkenheid van alumni te creëren CompetiCie De CompetiCie zal dit jaar vier in plaats van drie activiteiten organiseren. Net als afgelopen jaar vallen de LAN-party, het FIFA-toernooi en het Beerpongtoernooi onder deze commissie. Dit jaar zal de commissie nog een competitieve activiteit organiseren, die in het begin van het studiejaar plaats zal vinden. De invulling van deze activiteit bedenkt de commissie zelf MediaCie De MediaCie zal een andere vorm aannemen ten opzichte van vorig jaar. Het zal niet slechts een ondersteunende commissie zijn, maar het zal weer een conventionele commissie worden. Dit houdt in dat binnen de commissie een voorzitter en secretaris worden aangesteld en dat de commissie af en toe vergadert. Wij hebben hiervoor gekozen, omdat de afgelopen jaren is gebleken dat door te weinig interne communicatie de taken niet goed genoeg verdeeld werden en alle verantwoordelijkheid op één commissielid werd geschoven. Wat betreft de taken van de MediaCie zullen de commissieleden, evenals voorheen, het bestuur en andere commissies voorzien van promotiemateriaal zoals foto s, video s en banners voor evenementen. Zodoende waarborgen we een eenduidige ASCI-huisstijl. Indien de MediaCie aangeeft 12

13 dat promotiemateriaal niet binnen een bepaalde tijd geleverd kan worden, zullen de commissies zelf het promotiemateriaal maken. De MediaCie zal wederom verantwoordelijk zijn voor het maken van foto s bij borrels en activiteiten. Vanaf dit jaar zal de MediaCie tot slot een nieuwe taak op zich nemen, namelijk de nieuwsbrief. Het afgelopen jaar was dit een taak van de AlmanakCie, maar aangezien zij het al erg druk hebben, willen wij deze taak verplaatsen naar de MediaCie ReisCie De ReisCie zal, net zoals voorgaande jaren, weer een buitenlandse reis gaan organiseren. Aangezien de reis door veel leden te duur werd bevonden vorig jaar, zijn wij dit jaar eerder begonnen met het opzetten van de reiscommissie. Op deze manier kunnen wij de reis goedkoper maken. 13

14 5 Functies Voorzitter - Younes Moustaghfir De voorzitter is verantwoordelijk voor coördinatie binnen het bestuur. Daarom zal hij alle taken die zich tijdens dit jaar voordoen en niet onder een van de functieomschrijvingen vallen, toewijzen aan een van de bestuursleden. De ALV, halv en alle bestuursvergaderingen zullen worden geleid door de voorzitter. Tevens zullen de agenda s voor deze evenementen door de voorzitter gemaakt worden. De voorzitter zal zich daarnaast bezighouden met contacten met externe besturen, de faculteit en Career Services. Externe vergaderingen zullen tot slot ook bijgewoond worden door de voorzitter. Ook zal de voorzitter het Instagram account beheren. 5.2 Secretaris - Merlijn van der Baan De secretaris is verantwoordelijk voor het grootste deel van de communicatie binnen ASCI. Dit betreft de inkomende en uitgaande mail en post. Verder zijn de administratieve taken met betrekking tot de leden de taak van de secretaris. De notulen van bestuursvergaderingen, de ALV en de halv zullen ook door de secretaris gemaakt worden. Tevens zal de secretaris er dit jaar voor zorgen dat alle commissies een vergelijkbare template hebben om hun eigen notulen in te maken. Ten slotte zal de secretaris het Snapchat, Twitter en Facebook account beheren en ook de eindverantwoordelijkheid dragen voor alle sociale media. 5.3 Penningmeester - Willem Datema De penningmeester is verantwoordelijk voor de geldzaken binnen de vereniging. Hij zorgt ervoor dat de vereniging liquide blijft door de inkomsten en uitgaven in de gaten te houden. Daarnaast draagt hij de verantwoordelijkheid voor de begroting en de boekenverkoop. Het systeem dat al meerdere jaren goed functioneert, zal ook dit jaar weer gebruikt worden. Tevens zal de penningmeester gebruik gaan maken van Tikkie om de betalingen voor leden gemakkelijker te maken. 14

15 Commissaris Intern - Zoe Meinen Dit jaar heeft de studievereniging ASCI voor het eerst een vrouwelijke commissaris intern. De commissaris intern coördineert de commissies en is daarom zo efficiënt mogelijk aanwezig bij commissievergaderingen. Zij is verantwoordelijk voor de sturing en het goed op elkaar afstemmen van alle commissies, op de CarrièreCie na. De commissaris intern zal dit jaar voor het eerst voorzittersvergaderingen plannen, zoals beschreven onder het kopje Algemene veranderingen. De commissaris intern zal ook dit jaar weer de schakel zijn tussen het bestuur, de leden en de opleiding. Tevens is zij het centrale aanspreekpunt voor zowel leden als docenten. 5.5 Commissaris Extern - Nick van Unen De commissaris extern is verantwoordelijk voor het onderhouden en bevorderen van contact tussen de studievereniging en externe partijen. Bij externe partijen kan gedacht worden aan bedrijven, universiteiten of andere organisaties. Ook dient de commissaris extern contact te leggen met nieuwe externe partijen om een eventuele nieuwe samenwerking te realiseren. Tevens behoudt de commissaris extern sterk contact met de CarrièreCie en is hij eindverantwoordelijk voor de organisatie en resultaten van deze commissie. Samen met de CarrièreCie zal de commissaris extern studiegerelateerde activiteiten organiseren om het contact met de externe partijen te bevorderen. Voor deze activiteiten zal de commissaris extern het contact leggen met de externe partijen. Op deze manier is de commissaris extern een tussenpersoon voor de CarrièreCie en de externe partijen. Dit zullen activiteiten zijn om de leden van studievereniging ASCI in contact te brengen met bedrijven of om een goed beeld te kunnen geven van het bedrijfsleven. 15