Huishoudelijk Reglement Juridische Faculteit der Amsterdamsche Studenten

Transcriptie

1 Huishoudelijk Reglement Juridische Faculteit der Amsterdamsche Studenten Dit huishoudelijk reglement is als volgt ingericht: Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen Hoofdstuk 2. Het Lidmaatschap Hoofdstuk 3. Het Bestuur Hoofdstuk 4. De Commissies Hoofdstuk 5. De Raad van Toezicht Hoofdstuk 6. De Algemene Vergadering Hoofdstuk 7. Overige Bepalingen Hoofdstuk 1. Algemene Bepalingen Artikel 1. Algemene bepalingen 1. De vereniging, genaamd Juridische Faculteit der Amsterdamsche Studenten, hierna te noemen "de vereniging" of JFAS, is bij notariële akte opgericht op achttien april negentienhonderdelf en is gevestigd te Amsterdam. 2. Het huishoudelijk reglement is bindend voor de vereniging in al haar onderdelen en dient gelezen te worden in samenhang met de statuten van de vereniging. Artikel 2. De vereniging bestaat uit: - Leden - Het Bestuur - Commissies - De Raad van Toezicht Hoofdstuk 2. Het lidmaatschap Artikel 3. Het lidmaatschap 1. De aanmelding geschiedt door invulling van een door de secretaris te verstrekken aanmeldingsformulier, waarop in ieder geval de volgende gegevens zijn in te vullen: naam, voornaam (voluit), adres, geboortedatum, telefoonnummer, adres en studierichting. 2. Leden zijn voor de duur van hun lidmaatschap een eenmalige geldelijke bijdrage verschuldigd. De hoogte van de bijdrage wordt ingevolge art. 3.3 van de statuten door de ALV vastgesteld. Deze bijdrage dient bij de aanmelding of op een nader door het bestuur te bepalen tijdstip te worden voldaan. 3. Het bestuur draagt er zorg voor dat degenen die als lid tot de vereniging wensen te worden toegelaten, worden aangemeld bij de JFAS. Artikel 4. Aanneming van leden Het lidmaatschap wordt verkregen door een besluit tot toelating. Dit besluit wordt door de secretaris, namens het bestuur genomen. De secretaris kan niet eigenmachtig iemand het lidmaatschap weigeren; alsdan beslist het bestuur over het al dan niet toelaten. Om lid te worden moet het kandidaat-lid staan ingeschreven als student aan de Faculteit der Rechtsgeleerdheid van de Universiteit van Amsterdam. Het bestuur is bij de aanmelding bevoegd een bewijs van inschrijving te verzoeken om dit te controleren. Artikel 5. Rechten en plichten van leden Buiten de verplichtingen, geregeld in de statuten, hebben alle leden de hierna te noemen rechten en plichten: a. Leden ontvangen op verzoek een kopie van de statuten en/of dit huishoudelijk reglement. b. Leden hebben toegang tot de Algemene Ledenvergadering. Zij hebben spreekrecht en

2 stemrecht. c. Leden hebben het recht om deel te nemen aan alle door de vereniging georganiseerde inhoudelijke en sociale activiteiten voor zover door het bestuur niet anders is bepaald. d. Leden hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze(n) zo spoedig mogelijk te onderzoeken en te behandelen c.q. te doen onderzoeken of te doen behandelen en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend. e. Leden hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van de verandering van de gegevens genoemd in artikel 3.1 van dit huishoudelijk reglement. f. Leden hebben de plicht tot tijdige betaling van de eenmalige geldelijke bijdrage. g. Leden hebben de plicht tot naleving van de statuten en reglementen van de vereniging, alsmede van de door het bestuur en de door het bestuur aangewezen commissies gegeven aanwijzingen. h. Leden kunnen te allen tijde hun lidmaatschap opzeggen zonder opgave van reden. Er vindt, behoudens gevallen door het bestuur aangewezen, geen restitutie van reeds betaalde financiële bijdragen plaats. Artikel 6. Einde lidmaatschap 1. Het lidmaatschap duurt voort zolang het lid aan de eisen van het lidmaatschap zoals genoemd in de statuten voldoet. 2. Het lidmaatschap duurt maximaal vijf jaar met uitzondering van (ex-)bestuursleden welke lid blijven voor het leven. 3. Het lidmaatschap eindigt: a. door de dood; b. door opzegging van het lid; c. door opzegging namens de vereniging door het bestuur; d. door ontzetting, welke geschied bij besluit door de Algemene Ledenvergadering; e. door verloop van de lidmaatschapstermijn. Hoofdstuk 3. Het Bestuur Artikel 7. Het Bestuur 1. Het bestuur bestaat uit een voorzitter, een vicevoorzitter, een secretaris, een penningmeester, een commissaris intern, een commissaris extern en een commissaris media. 2. Onder het bestuur van de vereniging valt, onverminderd het bepaalde dienaangaande in de statuten, elders in het huishoudelijk reglement of in andere reglementen: a. de algemene leiding van zaken; b. de uitvoering van de door de algemene vergadering genomen besluiten; c. het toezicht op de naleving van de statuten en reglementen; d. benoeming, ontslag en schorsing van personen werkzaam ten behoeve van de vereniging; e. het onderhouden van de banden met de broeder- en zusterverenigingen. 3. Bestuursleden zijn verplicht tot geheimhouding van alle informatie die zij in hun hoedanigheid van bestuurslid vernemen en waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen, behoren te kennen dan wel redelijkerwijs kunnen vermoeden. Deze geheimhoudingsplicht vervalt niet nadat zij uit hun functie zijn ontheven en hen decharge is verleend. Artikel 8. Takenomschrijving van bestuursleden. Bestuursleden hebben de volgende taken: 1. De voorzitter: a. geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven; b. is bij alle officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen; c. is verantwoordelijk voor de algehele acquisitie; d. draagt zorg voor de bijeenroeping van vergaderingen. 2. De secretaris: a. voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het Bestuur, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften ervan te houden en deze evenals de ingekomen stukken te bewaren; b. heeft het beheer over het archief en is aansprakelijk voor goederen die hem van verenigingswege zijn toevertrouwd; c. zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen;

3 d. houdt een voor het bestuur toegankelijke lijst bij, waarin de persoonsgegevens van alle leden zijn opgenomen; e. draagt zorg voor de inkoop van kantoorartikelen en promotiematerialen. f. draagt zorg voor de ontwikkeling van een jaarboek dan wel in lustrumjaren voor de ontwikkeling van een almanak. 3. De penningmeester: a. beheert de gelden van de vereniging; b. zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het Bestuur en de algemene vergadering goedgekeurde uitgaven; c. houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven; d. voert de briefwisseling, voor zover deze betrekking heeft op de uitvoering van de in de voorgaande leden van dit artikel vermelde taken, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften te houden en deze, evenals de op de uitvoering van eerder genoemde taken betrekking hebbende ingekomen stukken te bewaren; e. brengt in de Algemene Ledenvergadering verslag uit van de financiële toestand en overlegt daarbij de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelopen verenigingsjaar en een begroting voor het komende verenigingsjaar; f. informeert de kascontrolecommissie op regelmatige basis, in ieder geval op verzoek van de kascontrolecommissieleden over haar werkzaamheden; g. informeert de overige Bestuursleden op regelmatige basis, in ieder geval op verzoek van de bestuursleden over de financiële situatie van de vereniging. 4. De vicevoorzitter: a. vervangt de voorzitter wanneer deze verhinderd is; b. draagt zorg voor de boekenverkoop; c. is verantwoordelijk voor het alumnibestand; d. draagt zorg voor de verhoudingen binnen de vereniging en het Bestuur; e. houdt toezicht op de commissies. 5. De commissaris intern organiseert sociale activiteiten waaronder in ieder geval verstaan wordt: a. studiereizen; b. borrels; c. feesten. 6. De commissaris extern organiseert de inhoudelijke activiteiten waaronder in ieder geval verstaan wordt: a. kantoorbezoeken; b. rechtbankbezoeken. 7. De commissaris media: a. verzorgt de uitgave van het kwartaalblad van de vereniging: de Nota Bene; b. beheert de (sociale) media; c. beheert de website(s) van de vereniging; d. verstuurt de mailings mede daaronder begrepen de maandelijkse nieuwsbrief. 8. Taken toegeschreven aan specifieke bestuursleden zijn niet limitatief opgesomd en zijn overdraagbaar. Artikel 9. Bestuursvergadering: 1. Het Bestuur vergadert tenminste één maal per week. 2. Het Bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste 4 leden van het Bestuur wensen. 3. Een oproep voor een vergadering dient minimaal 48 uur vóór aanvang van de vergadering in het bezit van de bestuursleden te zijn, terwijl een vergadering op verzoek van bestuursleden binnen maximaal één week dient te worden belegd. 4. Bestuursleden zijn aanwezig bij de vergaderingen tenzij deze zich tenminste 24 uur voor aanvang hebben afgemeld onder vermelding van reden van afwezigheid. 5. De vergadering worden voorgezeten door de voorzitter. Bij afwezigheid van de voorzitter

4 worden de vergaderingen voorgezeten door een ander bestuurslid, bij voorkeur de vicevoorzitter. 6. De vergaderingen worden genotuleerd door de secretaris. 7. Het bestuur kan besluiten anderen dan bestuursleden tot de vergadering toe te laten, en hen spreekrecht en/of stemrecht te geven. 8. Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. 9. Stemmingen geschieden mondeling tenzij het een stemming over een persoon betreft in welk geval de stemming schriftelijk plaatsvindt. 10. Het bestuur besluit bij gewone meerderheid van stemmen, met dien verstande dat stemmen bij volmacht niet mogelijk is en ieder bestuurslid één stem heeft. 11. Indien bij een stemming over zaken de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Heeft bij een stemming over personen bij de eerste stemming niemand de meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen verkregen, dan vindt een herstemming plaats over de personen, die de meeste of zo nodig op één na de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Artikel 10. Bestuursverkiezing 1. Ieder bestuurslid treedt maximaal een jaar na zijn verkiezing af op een mede daartoe georganiseerde Algemene Ledenvergadering. 2. Het bestuur stelt na afloop van een sollicitatieperiode uit haar leden het kandidaatsbestuur vast. 3. Het bestuur garandeert een onafhankelijke sollicitatieprocedure. Hiertoe zal een lid van de Raad van Toezicht op verzoek toegang krijgen bij de vergadering waarop het kandidaatsbestuur wordt vastgesteld. 4. De namen van de aftredende bestuursleden, alsmede van de door het bestuur gestelde kandidaten, dienen gepubliceerd te worden in de agenda van de halfjaarlijkse vergadering waarin de bestuursverkiezing aan de orde is. 5. De Algemene Ledenvergadering besluit over de aanstelling van een nieuw bestuur. 6. Een bestuurswissel geschiedt als volgt: De voorzitter doet een voorstel voor decharge van een bestuurslid. De Algemene Ledenvergadering gaat daar al dan niet onder voorwaarden mee akkoord. Hierna doet de voorzitter een voorstel voor het kandidaatsbestuurslid. De Algemene Ledenvergadering besluit over het aanstellen van de voorgedragen persoon. De voorzitter doet als laatst een voorstel tot zijn eigen decharge. De secretaris doet het voorstel voor de kandidaatsvoorzitter. Hoofdstuk 4. Commissies Artikel 11. Instellen commissies 1. Het bestuur en de Algemene Vergadering kunnen commissies instellen. 2. Behoudens bepalingen uit de statuten worden commissieleden aangewezen door het bestuur. 3. De benoeming tot lid van een commissie geschiedt, behoudens tussentijds bedanken, voor één jaar of tot de opdracht is volbracht of ingetrokken. 4. Bij het besluit tot instelling van een commissie worden de samenstelling, taak, bevoegdheid en werkwijze van de commissie in een instructie vastgelegd. Deze instructie wordt beschouwd als een onlosmakelijk deel van het huishoudelijk reglement. 5. Elke commissie rapporteert zo dikwijls het bestuur dit wenselijk acht over de voortgang van zijn werkzaamheden aan het bestuur. 6. Een commissie vergadert zo dikwijls het bestuur dit wenselijk acht. 7. Het bestuur kan besluiten commissieleden korting te geven op hun bijdrage aan de door hen medegeorganiseerde activiteiten. 8. Commissieleden zijn verplicht tot geheimhouding van alle informatie die zij in hun hoedanigheid van commissielid vernemen en waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen, behoren te kennen dan wel redelijkerwijze vermoeden. Deze geheimhoudingsplicht vervalt niet aan het eind van het lidmaatschap van de commissie. Artikel 12. Commissies De vereniging kent in ieder geval de volgende commissies: a. de Almanak- of jaarboekcommissie; b. de Alumnicommissie; c. de Borrelcommissie; d. de Commissie Externe Activiteiten;

5 e. de Kascontrolecommissie; f. de Nota Bene redactie; g. de Reiscommissie(s) Artikel 13. Kascommissie 1. De kascontrolecommissie bestaat conform artikel 9 lid 4 van de statuten uit twee leden, benoemd door de Algemene Ledenvergadering, die meerdere jaren onderdeel uit kunnen maken van deze commissie. De kascontrolecommissie bestaat in ieder geval uit de penningmeester van het voorgaande bestuur. 2. De kascontrolecommissie houdt toezicht op de werkzaamheden van de penningmeester zoals genoemd in artikel 10 lid 3. Zij is gehouden tenminste eenmaal per jaar de kas, de saldi, de boeken en bescheiden van de penningmeester na te zien. Van de uitkomst van dit onderzoek wordt verslag uitgebracht aan het bestuur. 3. Indien de kascommissie termen aanwezig acht om de penningmeester te dechargeren, zal zij een betreffend voorstel doen aan de algemene vergadering. 4. De kascommissie is bevoegd aan het bestuur voorstellen betreffende het financiële beheer te doen. Hoofdstuk 5. De Raad van Toezicht Artikel 14. De Raad van Toezicht 1. Er is een Raad van Toezicht bestaande uit ten minste drie (3) personen, te weten: a. een persoon gelieerd aan de Faculteit der Rechtsgeleerdheid van de Universiteit van Amsterdam; b. een bestuurslid van het voorgaande bestuur; c. een lid van de vereniging. 2. De Raad van Toezicht wordt voor de duur van een jaar door het bestuur ingesteld op de Algemene Ledenvergadering alvorens decharge wordt verleend en het kandidaatsbestuur aangesteld wordt. 3. Het bestuur onderhoudt goed contact met de Raad van Toezicht en raadpleegt de Raad van Toezicht ten minste tweemaal per jaar. 4. De Raad van Toezicht houdt toezicht op het bestuur van de vereniging, het beleidsplan en de begroting. 5. Voor uitgaven van boven de is toestemming van de Raad van Toezicht nodig. Hoofdstuk 6. De Algemene Vergadering Artikel 15. Organisatie 1. Het bestuur roept gedurende het collegejaar een tweetal Algemene Ledenvergaderingen bijeen waar zij het beleidsplan en de begroting presenteert. De begroting en het beleidsplan dienen door de Algemene Ledenvergadering te worden goedgekeurd. Het bestuur legt tevens verantwoording af voor het gevoerde beleid en legt indien vereist het jaarverslag als bedoeld in artikel 9 lid 1 van de statuten aan de Algemene Ledenvergadering voor. 2. Leden kunnen bij de secretaris een verzoek indienen tot het bijeenroepen van de ALV. Ingevolge art. 5(1) is de secretaris verplicht te voldoen aan dit verzoek indien het verzoek door ten minste tien leden is gedaan. 3. Uiterlijk zeven dagen voorafgaand aan de Algemene Ledenvergadering legt de secretaris de agenda en de notulen van voorgaande Algemene Ledenvergadering op een voor alle leden toegankelijke plaats waaronder in ieder geval de website, ter inzage alsmede alle andere voor de Algemene Ledenvergadering relevante stukken. 4. Voor aanvang van de vergadering draagt de secretaris zorg voor het rondgaan van presentielijsten. De secretaris controleert de presentielijsten voor sluiting van de vergadering op onjuistheden. 5. Om besluiten te kunnen nemen dient de ALV ingevolge art. 5(3) van de statuten door ten minste vijf leden, niet zijnde bestuursleden, bijgewoond te worden. 6. De secretaris draagt zorg voor een verslag van het ter vergadering behandelde en voor een nauwkeurige weergave van de daar genomen besluiten. Het bestuur verzekert openbaarheid van dit verslag. 7. De voorzitter van de vereniging zit de Algemene Ledenvergadering voor. Zij kan ten aanzien van een aanwezige die de vergaderorde naar zijn oordeel ernstig en/of meermalen verstoort dan wel onredelijk belemmert ordemaatregelen treffen te weten het ontnemen van spreekrecht, het

6 ontnemen van stemrecht en/of het ontzeggen van de toegang tot de Algemene Ledenvergadering. 8. De Algemene Vergadering besluit in laatste instantie over het treffen van ordemaatregelen zoals genoemd in lid De Algemene Ledenvergadering kan besluiten anderen, niet-leden, toe te laten op de Algemene ledenvergadering en deze eventueel spreekrecht te verlenen. Artikel 16. Stemming 1. De Algemene Ledenvergadering besluit bij een gewone meerderheid van stemmen, voor zover uit de wet, statuten of huishoudelijk reglement niet anders voortvloeit. 2. Stemming geschied door handopsteken. Echter, de voorzitter kan bepalen dat stemmen mondeling dan wel schriftelijk worden uitgebracht. 3. Een stemming betreffende personen kan op verzoek van een van de stemgerechtigden schriftelijk plaatsvinden. Schriftelijk stemmen geschiedt bij ongetekende, gesloten briefjes. 4. Het is in geen geval mogelijk een ander te machtigen te stemmen dan wel meer dan één stem uit te brengen. 5. Besluitvorming bij acclamatie is mogelijk tenzij een stemgerechtigde anders verlangt. 6. Bestuursleden hebben geen stemrecht op de Algemene Ledenvergadering Hoofdstuk 7. Overige Bepalingen Artikel 17. Aansprakelijkheid van de leden Ieder der leden is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond. Artikel 18. Het Verenigingsblad Het verenigingsblad 'Nota Bene' verschijnt eenmaal per kwartaal. De inhoud en strekking van de opgenomen artikelen mogen het belang van de vereniging in het algemeen niet schaden. De Commissaris media zal daartoe als hoofdredacteur in de redactie plaatsnemen. Artikel 19. Wijziging van het huishoudelijk reglement Het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering en kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de Algemene Ledenvergadering. Artikel 20. Slotbepalingen 1. Ieder lid en verenigingsorgaan heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement. 2. Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden. Dit huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden in werking op de dag volgende op de dag waarop de Algemene Ledenvergadering dit huishoudelijk reglement aanneemt. Aldus vastgesteld in de algemene vergadering van de vereniging op 8 december 2014 Namens het bestuur van de vereniging. De voorzitter: De secretaris: