2 Werving en selectie 2.1 Vooraf 2.2 Taken selectiecommissie Samenstelling van de selectiecommissie

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Westerveld. Nr. CVDR277113_2 15 mei 2018 Werving en selectie Werving en selectie Werving en selectie protocol Inleiding 1 Het voortraject 1.1 De vacature Toetsing vacatures in MT Vacature voor nieuwe functies 1.2 Inhoud van de vacature 2 Werving en selectie 2.1 Vooraf 2.2 Taken selectiecommissie Samenstelling van de selectiecommissie 2.3 Werving Interne Werving Procedure Interne Vacature Externe werving Reactietermijnen interne en externe werving Informatie aan sollicitanten 2.4 Selectie Voorbereiding selectiecommissie De selectiegesprekken Speeddaten Hulpmiddelen bij selectie Referenties Belangrijke documenten Assessment Geneeskundig onderzoek 3 Afronding 3.1 Definitieve keuze voor kandidaat 3.2 Arbeidsvoorwaardengesprek 3.3 Afwijzing van sollicitanten 3.4 Voorkeursbeleid 3.5 De aanstelling 4 Open sollicitaties Dit protocol is bedoeld als handleiding voor werving en selectieprocedures binnen onze gemeente en kan aangehaald worden als het Werving en selectie protocol.werving en selectie vormen belangrijke onderdelen van het personeelsbeleid. Doel van een goede werving- en selectieprocedure is te komen tot een keuze van de juiste man of vrouw op de juiste plaats. Dit werving & selectieprotocol beschrijft de richtlijnen en werkwijze rondom werving en selectie van personeel van de gemeente Westerveld. Wisselwerk vervult in de werving en selectie van de gemeente Westerveld een grote rol. Wisselwerk is een samenwerkingsverband met de gemeenten Meppel, Midden-Drenthe, Steenwijkerland, Westerveld en de Wolden, de Kamer van Koophandel Noord Nederland, Waterschap Reest en Wieden en Rabobank Meppel Steenwijkerland, de intergemeentelijke sociale dienst (IGSD) Steenwijkerland en Westerveld en Astron in Dwingeloo,met als doel de interne arbeidsmarkt in beweging te brengen. Daar waar in de tekst de mannelijke vorm is gebruikt kan ook de vrouwelijke vorm worden gelezen. Als de situatie daartoe aanleiding geeft, kan gemotiveerd van dit protocol worden afgeweken. De beslissingsbevoegdheid hiervoor ligt bij de gemeentesecretaris. 1

2 Na het ontstaan van een vacature beoordelen leidinggevende en afdelingshoofd of er sprake is van directe noodzaak tot invulling van de ontstane vacature en overleggen met de P&O-adviseur over de wijze waarop en de termijn waarbinnen de ontstane vacature moet worden ingevuld. Om adequaat in te kunnen spelen op interne carrièremogelijkheden of personele knelpunten binnen de verschillende afdelingen worden vacatures altijd in het MT besproken. Daarbij toetst het MT de vacature aan het formatieplan en beoordeelt ze óf en voor welk deel de vacature per direct moet worden ingevuld, of dat vacatureruimte voorlopig niet ingevuld wordt en daarom wordt weggezet in de zogenaamde`flexibele schil`. Deze flexibele schil wordt geleidelijk uit de bestaande formatie gerealiseerd. Wanneer op een later tijdstip tijdelijke invulling van de vacatureruimte nodig is, kan dat uit deze flexibele schil worden bekostigd. Bij wijziging ten opzichte van de oorspronkelijke invulling van de functie bespreekt de leidinggevende dit met de P&O-adviseur en legt hij dit voor aan het MT. Slechts bij formeel besluit van de gemeentesecretaris kan een functieprofiel worden gewijzigd en vacant worden gesteld. Ook voor een eventuele herinpassing van de functie in het functiegebouw is een formeel besluit vereist. De P&O-adviseur vraagt hiervoor advies aan de externe deskundige en legt dit advies voor aan het MT. Het uiteindelijke besluit valt onder het mandaat van de gemeentesecretaris. De betrokken leidinggevende stelt in overleg met de P&O-adviseur een vacaturebeschrijving vast. Het format hiervoor is weergegeven in bijlage 1. De vacaturebeschrijving is de basis van de uiteindelijke interne en/of externe advertentie. De leidinggevende en de P&O-adviseur overleggen over de samenstelling van de selectiecommissie en bepalen de media waarin de vacature kenbaar wordt gemaakt. De P&O-adviseur maakt vervolgens een planning en hanteert daarbij de checklist werving en selectie (bijlage 2). - voorbespreking procedure; - selectie van uit te nodigen kandidaten; - sollicitatiegesprekken; - advisering over de benoeming van een kandidaat. De selectiecommissie is een integrale commissie. Dit houdt in dat ze zowel selecteert als adviseert. In situaties waar dat wenselijk is bestaat de mogelijkheid om te kiezen voor samenstelling van een afzonderlijke selectie- en adviescommissie.de samenstelling van de selectiecommissie verschilt per functie. De commissie bestaat uit maximaal 5 personen (per gesprek). De direct leidinggevende van de nieuwe medewerker maakt als voorzitter altijd deel uit van de selectiecommissie, evenals een directe collega. De voorzitter bepaalt uiteindelijk de samenstelling van de selectiecommissie.de gemeentesecretaris is voorzitter bij een selectieprocedure voor een afdelingshoofd, de burgemeester is voorzitter bij een selectieprocedure voor de gemeentesecretaris. Vanwege de bewakende en coördinerende rol in het verloop van de procedure maakt de P&O-adviseur deel uit van de selectiecommissie. Ook moet hij de rechtspositionele en salaristechnische onderwerpen kunnen toelichten. De P&O-adviseur hoeft niet bij elke gespreksronde aanwezig te zijn, hij kan ook bij alleen het eerste of het tweede gesprek aanwezig zijn. De naast hogere leidinggevende, dan wel zijn plaatsvervanger, is altijd bij het laatste gesprek aanwezig. Bij de selectie van kandidaten voor de functies van teamleider, afdelingshoofd en gemeentesecretaris, is bij het tweede selectiegesprek een lid van het College en een lid van de OR aanwezig. Vanuit het oogpunt van interne mobiliteit, loopbaanbeleid en persoonlijke ontwikkeling hebben medewerkers die al in dienst zijn van de gemeente een voorrangspositie bij de invulling van een vacature (CAR/UWO (artikel 2:4:2). Medewerkers van Wisselwerk-organisaties mogen tijdens de interne werving echter ook solliciteren op de vacatures van andere aan Wisselwerk deelnemende organisaties.in principe stellen we de vacature altijd eerst intern (via Wisselwerk) open. De reactietermijn hiervoor bedraagt minimaal 5 werkdagen. Interne kandidaten zijn: a medewerkers die in vaste of tijdelijke dienst zijn bij gemeente op grond van artikel 2:4 van de CAR/UWO; b medewerkers die op het moment van de vacaturemelding bij één van de Wisselwerkorganisaties in vaste of tijdelijke dienst zijn op grond van artikel 2:4 van de CAR/UWO; c ingehuurde medewerkers die op het moment van de vacaturemelding, tenminste langer dan een half jaar, aan het werk zijn bij de gemeente Westerveld; - op basis van een arbeidsovereenkomst op grond van artikel 2:5 van de CAR/UWO; - op basis van uitzend- en detacheringconstructies, stage, etc. Bij gelijk geachte geschiktheid heeft a.voorrang op b. en b. voorrang op c. Extern is elke persoon die niet in dienst is bij de gemeente Westerveld of bij één van de andere deelnemers van Wisselwerk.Bij grote spoed voor het invullen van een vacature, kan de vacature gelijktijdig intern en extern worden opengesteld.tijdelijke functies (buiten de formatie) van één jaar of korter kunnen direct extern worden opengesteld. Tijdelijke vacatures kunnen ook eerst binnen Wisselwerk worden ingebracht. 2

3 Voordat de werving via Wisselwerk van start gaat wordt eerst gekeken of de vacature kan worden vervuld via interne selectie. De werkwijze van interne vacaturebemiddeling is beschreven in de Spelregels voor interne vacaturebemiddeling. P&O coördineert de verspreiding van de (interne) vacature. Melding vindt plaats door verspreiding via intranet en de site van Wisselwerk. P&O informeert de buitendienst via over de vacature, de voorman zorgt voor bekendmaking.belangstellenden maken hun interesse voor de interne vacature kenbaar bij de afdeling door middel van een sollicitatiebrief (met CV).Een interne kandidaat, die in onze eigen organisatie in dienst is, nodigen we altijd uit voor een gesprek. Dit gesprek hoeft niet altijd een selectiegesprek te zijn. Als deze kandidaat niet in aanmerking komt voor de functie, dan informeert het afdelingshoofd of de betreffende teamleider hem/haar zo snel mogelijk hierover in een gesprek, eventueel in aanwezigheid van de P&O-adviseur.Overige niet-geschikt geachte Wisselwerk-kandidaten ontvangen een telefonische reactie. Geschikt geachte interne kandidaten nodigen we uit voor een gesprek. Afhankelijk van het verloop van dat gesprek wordt de kandidaat voorgedragen voor benoeming of gaat de externe werving van start. Als de interne werving geen benoembare kandidaten oplevert, start en coördineert de P&O-adviseur in overleg met de leidinggevende de externe werving. Zij overleggen en beslissen samen over de wijze van werven (plaatsen van advertenties, etc.). Als sluitingsdatum bij interne werving hanteren we: minimaal 5 werkdagen na publicatie.als sluitingsdatum bij externe werving hanteren we minimaal 7 werkdagen na publicatie. P&O verzorgt de reacties op informatieverzoeken van sollicitanten. De administratie stuurt iedere sollicitant per mail een ontvangstbevestiging. Minimaal 3 dagen na de sluitingsdatum vindt de briefselectie plaats in de selectiecommissie.de kandidaten voor het eerste gesprek ontvangen een uitnodiging per mail. Sollicitanten die niet in aanmerking komen voor de vacature ontvangen direct per mail een afwijzing. Als de procedure helemaal afgerond is ontvangen ook de overige niet uitgenodigde sollicitanten een afwijzing. De leden van de selectiecommissie ontvangen van P&O ter voorbereiding op de selectiegesprekken tijdig een tijdschema (checklist, zie 2.1) voor de gesprekken. Voorafgaand aan de selectiegesprekken houdt de selectiecommissie een voorbespreking, waarbij in ieder geval de volgende zaken aan de orde komen: - de selectiecriteria; - eventuele oordelen ten opzichte van de kandidaten; - het maken van een rolverdeling. Tijdens het werving- en selectietraject gaan de leden van de selectiecommissie vertrouwelijk om met de gegevens over de sollicitanten en spreken hierover niet met collega s of externen. Met de uitgenodigde kandidaten wordt in ieder geval één gesprek gevoerd. De eerste gespreksronde heeft als doel om op basis van onderlinge informatie-uitwisseling tot een nadere selectie te komen. De volgende zaken kunnen centraal staan in de eerste gespreksronde: - kennismaking met de sollicitant; - geven van informatie over de organisatie, de vacante functie en de verdere procedure; - informatie van de sollicitant over zijn eigen persoon, opleiding, ervaring, arbeidsverleden, deskundigheid, etc; - vragen van de sollicitant zelf. De P&O-adviseur voorkomt, dat sollicitanten voor één en dezelfde functie tijdens het bezoek met elkaar in contact komen. De organisatie verstrekt de sollicitant alle benodigde informatie om zich een zo volledig mogelijk beeld te kunnen vormen. Het gaat hier o.a. om informatie over het aantal (opgeroepen) kandidaten, over de wijze waarop de vacature is ontstaan en eventueel over het maximaal bereikbare inkomen. De overige arbeidsvoorwaarden en de ontwikkelingsmogelijkheden komen meestal in het arbeidsvoorwaardengesprek aan de orde, maar kunnen wel onderdeel uitmaken van een selectiegesprek. De leden van de commissie(s) stellen geen vragen die voor de functie en/of de functievervulling niet relevant zijn (bijv. vragen over zwangerschap, seksuele geaardheid, etc.) Speeddaten is een methode waarbij in zo kort mogelijke tijd van zoveel mogelijk kandidaten mondelinge informatie wordt verkregen. Aan de hand van een presentatie van ongeveer 15 minuten stellen de kandidaten zichzelf voor en onderbouwen ze hun sollicitatie. Daarna stelt de selectiecommissie 5 minuten vragen aan de kandidaten. Na de speeddate worden er een aantal kandidaten uitgenodigd voor een selectiegesprek. De selectiecommissie selecteert de kandidaten die in aanmerking komen voor dit gesprek. Bij het selecteren van nieuwe medewerkers maken we gebruik van een aantal hulpmiddelen. De kandidaten kan worden gevraagd eventuele referenties op te geven. De voorzitter van de selectiecommissie wint de referenties in. P&O vraagt de aan te stellen kandidaat om een kopie van relevante documenten op te sturen, zoals: - behaalde diploma s en/of getuigschriften; - geldige legitimatie; 3

4 Een assessment is een methode om het gedrag van de toekomstige medewerker in de desbetreffende functie in de praktijk te voorspellen. D.m.v. testen en simulaties van de verwachte werkzaamheden wordt de sollicitant gescreend op verschillende gedragsdimensies.als een assessment wordt ingezet bij de werving is dit vooraf kenbaar gemaakt in de advertentie. Bij de volgende functies wordt in ieder geval een assessment afgenomen: - gemeentesecretaris; - afdelingshoofd; - teamleider; - afdelingscontroller; - beleidscoördinator; - coördinator; - voorvrouw; - voorman. De uitslag van het assessment speelt een rol bij de beslissing om de kandidaat al dan niet te benoemen en kan ook worden gebruikt als een persoonlijk ontwikkelingsplan voor de benoemde medewerker. Dit onderzoek vindt alleen plaats als het wettelijk is toegestaan of voorgeschreven. Het onderzoek wordt pas in het laatste stadium van het selectietraject uitgevoerd. Het is niet een hulpmiddel bij selectie, maar kan wel een rol spelen bij de definitieve aanstelling (artikel 2:3 CAR/UWO), bijvoorbeeld bij functies die zware fysieke arbeid bevatten. De daarvoor aangewezen arts voert de aanstellings-keuringen uit, de afspraak daarvoor regelt P&O. De kosten van de medische keuring komen voor rekening van de gemeente.als een geneeskundig onderzoek onderdeel uitmaakt van de procedure, dan is dat ook vermeld in de advertentie. Naar aanleiding van de selectiegesprekken en eventueel nader onderzoek komt de selectiecommissie tot een advies. Dit gebeurt zo spoedig mogelijk na afloop van de gesprekken.de P&O-adviseur stelt een adviesnota op voor besluit bij mandaat aan de gemeentesecretaris. Als het besluit van de gemeentesecretaris afwijkt van het advies van de selectiecommissie, ontvangt de commissie bij het besluit de vermelding van de redenen daarvoor. Bij de keuze voor de definitieve kandidaat zijn er twee mogelijkheden: consensus en geen consensus. Van geen consensus is sprake indien een lid van de selectiecommissie zich definitief niet kan vinden in de mening van de meerderheid van de commissie. Het spreekt voor zich dat onderling overleg een eerste middel is om tot elkaar te komen. Uitgangspunt is dat de meerderheid van stemmen doorslaggevend is. De voorzitter van de commissie, danwel de hoogst leidinggevende, heeft echter het recht om een veto uit te spreken. De P&O-adviseur neemt de eventueel afwijkende standpunten van commissieleden mee in het advies aan de gemeentesecretaris of het college van B&W. De aan te stellen kandidaat ontvangt telefonisch bericht over zijn mogelijke aanstelling. Wanneer betrokkene hier positief tegenover staat maken we een afspraak voor een arbeidsvoorwaardengesprek. De direct leidinggevende en de P&O-adviseur voeren dit gesprek.indien zich knelpunten voordoen omtrent de arbeidsvoorwaarden gaan de P&O-adviseur en de leidinggevende met elkaar in overleg. De gemeentesecretaris neemt besluiten over van het organisatiebeleid afwijkende arbeidsvoorwaarden. De kandidaat verstrekt op verzoek van de P&O-adviseur het laatste loonstrookje; dit is echter geen verplichting. De voorzitter van de selectiecommissie of de P&O-adviseur stelt de externe sollicitanten, die na deelname in de selectiegesprekken niet in aanmerking komen voor de vacante functie, hiervan telefonisch op de hoogte.kopieën van sollicitatiebrieven en bijlagen vernietigen we binnen twee weken na afronding van de procedure. In de gemeente Westerveld is geen lokaal voorkeursbeleid ontwikkeld. Wel nemen we de wettelijke bepalingen betreffende voorkeursbeleid in acht. De werving- en selectieprocedure sluit met een adviesnota van P&O voor benoeming van de kandidaat. De benoeming gebeurt bij mandaatbesluit van de gemeentesecretaris.betreft het de aanstelling van een leidinggevende dan vindt vooraf overleg plaats tussen de gemeentesecretaris en de portefeuillehouder. P&O zorgt voor de administratieve afwikkeling van het advies. De open sollicitaties die binnenkomen worden doorgestuurd naar de desbetreffende leidinggevende en/of naar P&O. Wanneer er op dat moment een toepasselijke vacature bestaat dan wordt de brief meegenomen in de desbetreffende procedure. In andere gevallen bericht P&O de sollicitant dat er geen vacature is en verwijzen we de sollicitant naar de gemeentelijke website. Aldus vastgesteld door het college van Burgemeester en wethouders van Westerveld op.. juni Hiermee komt het Werving en Selectie protocol uit 2010 te vervallen. Bijlage 1 Voorbeeld standaardtekst(en) Een dynamische baan in een gemeente zonder verkeerslichten en betaald parkeren, kan dat?bij de gemeente Westerveld wel! De gemeente met 450 kilometer aan wegen zoekt namelijk een Flitsende Verkeersdeskundige (aantal uren)beleidsmedewerker Verkeer & Vervoer Welke, talentvolle P&O-er komt ons versterken in het nieuwe gemeentehuis in Diever?De gemeente Westerveld is op zoek naar een: 4

5 Talentvolle Adviseur (aantal uren) Durf jij het aan om in tijden van een financiële crisis aan de slag te gaan als financieel adviseur?dan zoeken wij jou! Enthousiaste Financieel Adviseur (aantal uren) Westerveld is een jonge gemeente in het zuidwesten van Drenthe. De gemeente Westerveld telt inwoners en omvat de hoofdkernen Havelte, Diever, Dwingeloo en Vledder. De oppervlakte van de gemeente is hectare. De gemeente Westerveld is in bezit van twee Nationale Parken, te weten het Dwingelderveld en het Drents Friese Wold. De gemeentelijke organisatie heeft oog voor het verleden, maar richt zich vooral op de toekomst. Met veel enthousiasme en ambitie werken we aan het versterken van Westerveld als recreatieve bestemming en het bouwen van een klantgerichte organisatie voor bestuur, bedrijven, burgers en bezoekers. Daarvoor zoeken wij medewerkers met goede communicatieve vaardigheden en een proactieve en servicegerichte instelling. Met onze beperkte omvang hechten wij sterk aan een prettige, informele werksfeer en bieden we medewerkers volop kansen voor zowel verbreding als verdieping van hun werkzaamheden. Algemene gegevens: - De gemeentelijke organisatie telt in totaal ongeveer 155 medewerkers. - De gemeentelijke organisatie bestaat uit twee afdelingen, Ondersteuning en Dienstverlening. - De afdeling Ondersteuning bestaat uit drie teams, Faciliteiten, Financiën & Belastingen en Bestuursen Management Ondersteuning. - De afdeling Dienstverlening bestaat uit vier teams, Maatschappelijk Welzijn, Openbare Werken, Leefomgeving en Frontoffice. Taken behorende bij de functie. Afgeronde opleiding op HBO-niveau, bijvoorbeeld.kennis op het gebied van Tevens een aantal jaren vergelijkbare werkervaringen/of werkervaring bij een overheid is een pré. Hier komen de competenties, die in het functieboek staan bij de betreffende organieke functie. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring, minimaal.en maximaal.bruto per maand. Dit is salarisschaal.(fulltime norm per.).de gemeente Westerveld kent goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een woon- werkverkeer vergoeding en studiefaciliteiten. Meer informatie over de functie kun je inwinnen bij , teamleider Heb je vragen over de procedure dan kun je contact opnemen met van P&O. Beide zijn te bereiken via telefoonnummer Ben jij de persoon die in de gemeente Westerveld..? Dan vragen wij jou om te reageren vóór.(datum). Je kunt je reactie uitsluitend via de sturen ter attentie van het college van Burgemeester en Wethouders van Westerveld, Postbus 50, 7970 AB Havelte naar het volgende adres: info@gemeentewesterveld.nl Bijlage 2 Checklist sollicitatieprocedure Checklist sollicitatieprocedure 5