HANDLEIDING KWALITEITSVISITATIE

Transcriptie

1 HANDLEIDING KWALITEITSVISITATIE Versie Kwaliteitsbureau NVAB Postbus GC Utrecht T E visitatie@nvab-online.nl

2 Inhoudsopgave SAMENVATTING... 2 INLEIDING STAPPENPLAN VISITATIE IN HET KORT: WAT, WANNEER, HOEVEEL? Stroomschema visitatie ROL VAN DE VISITATIEGROEP TIJDENS DE VOORBEREIDING VAN DE VISITATIE Tussentijds Ter voorbereiding op de visitatie (stappenplan) Onderlinge feedback in de visitatiegroep Aandachtspunten HET INDIVIDUEEL VERBETERPLAN Nadere toelichting op de Terugblik op het vorige IVP Nadere toelichting op de Verbetertrajecten voor de toekomst BEOORDELING VISITATIE Beoordelingscriteria Terugblik op het vorige IVP (vervolgvisitatie) Beoordelingscriteria Verbetertrajecten voor de toekomst Afronding DE FORMELE VISITATIEBIJEENKOMST Voorbeeldprogramma Visitatie TOELICHTING GEBRUIK FEEDBACKVRAGENLIJSTEN DERDEN (CLIËNTEN, KLANTEN & OPDRACHTGEVERS) Instructie feedbackvragenlijst cliënten Instructie feedbackvragenlijsten klanten& opdrachtgevers HANDLEIDING SCORION (Eerste keer) inloggen in Scorion Startpagina Vragenlijsten Vragenlijst professioneel functioneren Dossieronderzoek Feedbackvragenlijsten uitzetten Een uitnodiging versturen Een herinnering versturen Vragenlijsten voor derden printen en invoeren Antwoordenoverzicht Het Individueel verbeterplan (IVP) Uw IVP ter inzage aanbieden aan uw groepsgenoten De vragenlijst afsluiten De vragenlijsten en het IVP aanbieden aan de visitatoren (onderdeel volgt nog) Mijn documenten BIJLAGE 1. LIJST VAN VOORBEELDEN VAN BEWIJSSTUKKEN BIJLAGE 2. HULPMIDDELEN VOOR DE BESCHRIJVING VAN VERBETERTRAJECTEN De vijf W-vragen Plan-Do-Check-Act of Kwaliteitscirkel van Deming SMART BIJLAGE 3. ENKELE VOORBEELDEN VAN VERBETERTRAJECTEN Voorbeeld A Verbeterpunt op Medisch Handelen Voorbeeld B Verbeterpunt Samenwerking: Informeren huisarts bij verwijzing Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec Pagina 1 van 43

3 Samenvatting Inhoud IVP T.b.v. de visitatie maakt u een Individueel Verbeterplan (IVP). Het IVP betreft: A. Een terugblik op het proces van kwaliteitsverbetering in de afgelopen vijf jaar; hiertoe vult u de vragenlijst Terugblik op het vorige IVP in. (alleen voor Vervolgvisitaties, niet voor de eerste visitatie). B. Een vooruitblik naar de gewenste kwaliteitsverbeteringen in de volgende periode van vijf jaar: hiervoor formuleert u zes verbetertrajecten in de vragenlijst Verbetertrajecten voor de toekomst. Ad A. Terugblik op het vorige IVP Uitgangspunt is uw door de visitatoren geaccordeerde IVP (van enige jaren geleden). Aan de hand daarvan bent u aan de slag gegaan uw verbeterpunten/-trajecten te realiseren. We adviseren u om vanaf het begin een visitatieportfolio bij te houden, waarin u de bewijzen van uw activiteiten en uw eigen ontwikkeling op een gestructureerde manier verzamelt. Het tussentijds bijhouden kan eenvoudig gebeuren: met een Word-document of Excel-bestand, dat periodiek kan worden bijgewerkt. Aan het eind van de vijfjaarsperiode maakt de u de balans op. Dit doet u in de Terugblik op het vorige IVP. Hierin zet u per verbeterpunt/-traject kort op een rijtje: Welke activiteiten of inspanningen u hebt ingezet om het verbeterpunt te realiseren; Wat dit alles voor u heeft opgeleverd: wat hebt u geleerd, wat bent u beter gaan doen, welke inzichten heeft het u opgeleverd, op welke wijze bent u een betere bedrijfsarts geworden? Zo maakt u uw eigen professionele ontwikkeling zichtbaar voor de visitatoren. Ad B. Het nieuwe IVP: zes Verbetertrajecten Op basis van uw eerdere analyse en met behulp van de instrumenten in Scorion formuleert u zes verbetertrajecten voor de volgende vijfjaarsperiode. Bij verbetertrajecten gaat het om kwaliteitsverbeteringen, die van voldoende gewicht zijn en veelal over een langere termijn kunnen worden gerealiseerd. Bij de formele visitatie dient u minimaal vier van de zes verbetertrajecten geformuleerd te hebben; de overige twee verbetertrajecten wordt u geacht in de periode vóór de volgende visitatie te formuleren. Beoordeling De formele visitatie heeft betrekking op de terugblik (alleen bij een vervolgvisitatie) en op de vooruitblik. De bespreking van de terugblik heeft vooral betrekking op de verbeterinspanningen die u zich hebt getroost in de voorbij periode en de reflectie daarop. Het gaat niet zozeer om de effecten van de inspanningen: Hebt u aannemelijk gemaakt dat u hebt geprobeerd om de geplande verbeterpunten te realiseren (los van het bereikte resultaat)? Hebt u inzichtelijk gemaakt wat deze inspanningen hebben opgeleverd c.q. wat u ervan heeft geleerd (op de diverse competentiegebieden)? Gevraagd wordt dat u over alle verbeterpunten/-trajecten uit uw vorige IVP een verantwoording geeft. Het verslag over activiteiten/inspanningen is bij voorkeur feitelijk, reflectief en beschrijvend (d.w.z. in de vorm van een verhaal ; een afvinklijstje in de trant van gedaan, niet gedaan, gelukt, niet gelukt volstaat niet. Het moet duidelijk zijn waarom en hoe een verbeterpunt is aangepakt c.q. welke inspanning is gedaan om een verbetering te bereiken. Deze reflectie heeft enige omvang; als minimum kan één alinea van regels worden aangehouden.) Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec Pagina 2 van 43

4 De bespreking van de verbetertrajecten voor de toekomst (vooruitblik) vindt plaats op basis van onderstaande criteria: Minimaal één (en maximaal twee) verbetertraject heeft betrekking op het competentiegebied Medisch handelen. De resterende verbetertrajecten moeten over minimaal vier andere (verschillende) competentiegebieden worden verdeeld; Een verbetertraject dient als volgt uitgewerkt te zijn en is hierdoor evalueerbaar op het moment van de volgende visitatie): - is planmatig uitgewerkt en geeft blijk van procesdenken; - is goed gefaseerd door de tijd; - toont voldoende ambitie; - inspireert de gevisiteerde, doet een beroep op intrinsieke motivatie. Zowel de beschrijvingen van de Terugblik als die van de vooruitblik moeten door beide visitatoren positief beoordeeld worden. Indien één of beide onderdelen onvoldoende wordt beoordeeld, dan is de visitatie niet succesvol afgerond. Rol van de visitatiegroep De daadwerkelijke voorbereiding van de formele visitatie (dat is de bespreking met beide visitatoren) doet u in een groep van vier of vijf collega s. Samen met uw collega s bespreekt u antwoorden op vragen en verkregen feedback, uw reflecties daarop, uw conclusies ten aanzien van verbeteringsmogelijkheden in uw professioneel functioneren.. De feedbackrol van uw groepsgenoten is belangrijk. Op het moment dat alle groepsleden een (concept) Terugblik en (concept) Verbetertrajecten voor de toekomst op papier hebben gezet, wisselt u deze onderling uit, opdat u elkaar kunt ondersteunen bij het scherp(er) formuleren van de verrichte inspanningen, eventueel de bereikte resultaten, leerervaringen en de mogelijke verbetertrajecten. Ieder groepslid geeft feedback op de concepten van minstens twee andere groepsleden. U wordt geacht elkaar constructief en kritisch van commentaar te voorzien: dat verdiept de reflectie over eigen functioneren en blijkt een vruchtbare en aangename manier om met elkaar en met het vak bezig te zijn. In deze Handleiding staat bovenstaande verder toegelicht. We adviseren u om deze goed te bestuderen voordat u met de voorbereidingen voor de visitatie begint. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec Pagina 3 van 43

5 Inleiding Visitatie is een gestructureerde manier om te komen tot kwaliteitsverbeteringen in het professionele functioneren. Iedere bedrijfsarts werkt d.m.v. een continue zelfreflectie aan een verbetering van de eigen professionele bekwaamheid. Hierbij wordt hij/zij gesteund door beroepsgenoten, in eerste instantie de medegevisiteerden en in laatste instantie de visitatoren. Het instrumentarium dat hierbij ter beschikking staat is gebaseerd op het competentieprofiel bedrijfsartsen, waarbinnen zeven competentiedomeinen (CanMEDs) worden onderscheiden. Het doorlopen van het visitatieproces leidt tot een persoonlijke kwaliteitsagenda in de vorm van een Individueel Verbeter Plan (IVP). Zowel in de eerste als in de vervolgvisitatie houdt u zich bezig met een vooruitblik (Verbetertrajecten voor de toekomst) naar de gewenste kwaliteitsverbeteringen in de volgende periode van vijf jaar. In de vervolgvisitatie houdt u zich daarnaast bezig met een terugblik (op het vorige IVP) op het proces van kwaliteitsverbetering in de afgelopen vijf jaar. De eerste visitatie is een nulmeting : het IVP wordt voor het eerst vastgesteld en de visitatoren zullen nog geen oordeel uit kunnen spreken over de persoonlijke kwaliteitsinspanningen in de afgelopen jaren. Zij zullen wél de kwaliteit van het IVP beoordelen op basis van de formele criteria. In de loop van 2016 zijn de eisen die worden gesteld aan het IVP voor de eerste visitatie gelijkgesteld aan die voor de vervolgvisitatie. Bij de tweede visitatieronde zal wel de vraag worden gesteld hoe iedere gevisiteerde in de afgelopen periode heeft gewerkt aan eigen kwaliteitsdoelstellingen. Daarbij geldt het eerste IVP als uitgangspunt. Het IVP wordt na afronding van de visitatie bewaard en blijft (inclusief het commentaar van de visitatoren) ter beschikking van de gevisiteerde. Voorafgaand aan de volgende visitatie komt het eveneens ter beschikking van de dan toegewezen visitatoren. Na het succesvol doorlopen en afsluiten van de visitatie ontvangt de gevisiteerde daarvoor 25 accreditatiepunten in GAIA. Deze punten vertegenwoordigen 25 uur overige deskundigheidsbevorderende activiteiten in het kader van herregistratie als bedrijfsarts, en compenseert op grond van artikel D.20.2 Kaderbesluit CSG 25 uur geaccrediteerde bij- en nascholing. Leeswijzer Het stappenplan in hoofdstuk 1 geeft in vogelvlucht weer wat er verwacht wordt van de gevisiteerde, in welke volgorde en hoeveel tijd daarvoor uitgetrokken dient te worden. In het stroomschema is het proces schematisch weergegeven. Hoofdstuk 2 geeft handvatten voor de invulling van de groepsbijeenkomsten en beschrijft wat van de samenwerking in de visitatiegroep verwacht wordt, en welke valkuilen daarbij vermeden kunnen worden. Hoofdstuk 3 is de handleiding voor het IVP: het belangrijkste resultaat na afloop van het visitatietraject is dat ieder afzonderlijk een Individueel Verbeterplan heeft opgesteld, een weloverwogen persoonlijke kwaliteitsagenda. Hier wordt aandacht besteed aan de formulering van Verbetertrajecten voor de toekomst alsmede aan de Terugblik op het vorige IVP. Hoofdstuk 4 gaat in op de beoordelingscriteria van het IVP. Hoofdstuk 5 beschrijft hoe de formele visitatie (met visitatoren) verloopt. In hoofdstuk 6 staan instructies voor het verkrijgen van feedback van klanten/opdrachtgevers en van cliënten. Hoofdstuk 7 is de handleiding voor het werken met het online portfolio Scorion. Geadviseerd wordt om hoofdstuk 1 t/m 4 voorafgaand aan de start van het traject door te nemen. De verdere hoofdstukken vormen een nadere toelichting en kunnen tijdens de verschillende fasen van voorbereiding in het visitatietraject op onderdelen geraadpleegd worden. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec Pagina 4 van 43

6 Bij twijfelgevallen over de juiste voorschriften, eisen en procedures, is het Visitatiereglement, vastgesteld door het bestuur van de NVAB, in alle gevallen doorslaggevend. De laatste versie van dit reglement is altijd te vinden op de website van de NVAB: Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec Pagina 5 van 43

7 1. Stappenplan visitatie in het kort: wat, wanneer, hoeveel? maanden (minimaal) voor herregistratie: aanmelding Vorm een groep van minimaal vier en maximaal vijf beroepsgenoten. Wijs een contactpersoon aan die de groep aanmeldt via de NVAB-website. Hierna wordt ieder groepslid via de mail gevraagd zijn/haar individuele gegevens voor de aanmelding online te completeren. Als u uw aanmeldingsgegevens heeft gecompleteerd, ontvangt u een bevestiging van aanmelding en inloggegevens voor Scorion. Maak nader kennis met elkaar en maak onderlinge werkafspraken maanden voor de formele visitatie: planning traject in visitatiegroep Neem de handleiding visitatie door. Neem globaal kennis van de vragenlijsten en opdrachten in Scorion. Besteed hierbij specifiek aandacht aan de beoordelingscriteria voor (beide delen van) het IVP. Zie hoofdstuk 4. Kom met uw groep bijeen om de vragenlijsten en opdrachten te bespreken. Maak een planning voor het uitvoeren van de diverse opdrachten. Spreek af hoe onderling feedback geven zal worden geregeld. Zie paragraaf 2.3. Leg data vast voor vier of vijf groepsbijeenkomsten en spreek af wat wanneer besproken wordt. Zie paragraaf 2.2 voor een suggestie van de invulling van de groepsbijeenkomsten maanden voor de formele visitatie: verzameling persoonlijke gegevens In deze periode ontvangt de contactpersoon via de mail het verzoek om twee voorkeursdata voor de visitatie op te geven. Stem de voorkeursdata in de groep af en geef ze door. Maak een begin met het uitvoeren van de 360-graden feedback door anderen te verzoeken feedback te geven aan de hand van een vragenlijst. - (min.) 30 vragenlijsten uitzetten bij cliënten (en minimaal 20 verzamelen) - 5 vragenlijsten uitzetten bij klanten/opdrachtgevers (minimaal 5 verzamelen) Indien vervolgvisitatie: vul IVP Terugblik op het vorige IVP in. Hierin biedt u een compleet overzicht van de kwaliteitsinspanningen die u de afgelopen jaren heeft betracht en de conclusies die u daaruit heeft getrokken. Zie paragraaf 3.1 en paragraaf 4.1. Indien vervolgvisitatie: geef twee groepsgenoten inzage in uw IVP Terugblik op het vorige IVP. Zie paragraaf 7.8 voor de instructie in Scorion. Geef indien van toepassing uw groepsgenoten de gevraagde feedback op hun IVP Terugblik op het vorige IVP. Indien vervolgvisitatie: vul de vragenlijst 06.1 Feedback groepsgenoten op Terugblik op het vorige IVP in. Vul de diverse vragenlijsten in en reflecteer naar aanleiding daarvan op uw professioneel functioneren. Formuleer globaal uw voornemens en verbeterpunten. Bespreek de resultaten van uw individuele reflecties met de leden van uw visitatiegroep maanden voor de formele visitatie: opstellen concept IVP Maak een eerste concept van het IVP Verbetertrajecten voor de toekomst. Zie paragraaf 3.2 en paragraaf 4.2. Verzend deze versie nog niet naar de visitatoren; geef twee groepsgenoten inzage in uw IVP Verbetertrajecten voor de toekomst. Zie paragraaf 7.8 voor de instructie in Scorion. Bespreek tijdens een of enkele groepsbijeenkomst(en) de concept IVP s en bespreek hoe de verbetertrajecten scherper kunnen worden geformuleerd. Voorzie elkaar van opbouwend maar kritisch commentaar. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec Pagina 6 van 43

8 Eisen aan het IVP: a. Er dienen minimaal zes verbetertrajecten te worden geformuleerd. (Eventueel kunnen één of twee van de zes trajecten ook later aan het IVP worden toegevoegd.) b. Minimaal één verbetertraject (en maximaal twee) moet betrekking hebben op het competentiegebied Medisch handelen. De resterende verbetertrajecten moeten over minimaal vier andere (verschillende) competentiegebieden worden verdeeld. c. De verbetertrajecten dienen uitgewerkt te zijn volgens de geformuleerde criteria en zijn hierdoor evalueerbaar op het moment van de volgende visitatie. Zie paragraaf 4.2. Vul de vragenlijst 06.1 Feedback groepsgenoten op Verbetertrajecten voor de toekomst in. Check of het Kwaliteitsbureau u heeft bericht over de visitatiedatum en de ingeplande visitatoren (via de mail) ,5 maanden (6 weken) voor de formele visitatie: indienen concept IVP Check of de factuur voor de visitatie al voldaan is; zonder betaling blokkeert Scorion. Pas uw IVP aan naar aanleiding van commentaren uit de groep. Verzend dit (tweede concept) IVP uiterlijk 6 weken voor de visitatie plaatsvindt naar de visitatoren via Scorion, zie paragraaf Visitatiedag: de uitvoering van de formele visitatie Ontvang de beide visitatoren op de vastgestelde datum. Zorg dat de benodigde aanvullende documenten ter beschikking zijn van de visitatoren. Maak aantekeningen van de opmerkingen van de visitatoren over de IVP s. 7. Afronden: maximaal 3 maanden na formele visitatie Visitatoren geven binnen een maand via Scorion hun commentaar op het IVP aan u door. Pas binnen uiterlijk zes weken na ontvangst van het commentaar het IVP aan conform de afspraken met de visitatoren en dien dit aangepaste IVP opnieuw via Scorion in, zie paragraaf Drie maanden na de visitatiedag dient het IVP te zijn afgerond. Indien het IVP is goedgekeurd, ontvangt u daarvan via Scorion bericht. De visitatie in engere zin is nu afgerond. Vul de evaluatievragenlijst Kwaliteitsvisitatie NVAB in, waarvoor u via de mail (direct na de goedkeuring door de visitatoren) wordt uitgenodigd. Twee weken na de goedkeuring van uw IVP worden de accreditatiepunten voor visitatie automatisch bijgeschreven in GAIA. Houd er rekening mee dat idealiter uw visitatie 2,5 maanden voor uw herregistratiedatum is afgerond, omdat de herregistratieprocedure van de RGS ook de nodige tijd vergt. 8. Uitvoeren van het Verbeterplan: de komende maanden en jaren Ga aan de slag met het plannen en realiseren van uw verbetertrajecten. Maak periodiek (bijvoorbeeld eens per half jaar) tijd vrij om na te gaan of en hoe u bezig bent met het realiseren van uw verbetertrajecten. Documenteer uw inspanningen en resultaten door het bijhouden van een visitatieportfolio. Maak aantekening van waarom en hoe u uw IVP aanpast door veranderende omstandigheden en inzichten: van groot belang voor de volgende visitatie. Het is aan te bevelen om de bijeenkomsten met uw visitatiegroep door te zetten, om periodiek uit te wisselen hoe eenieder bezig is, óf om (onderdelen van) uw IVP tijdens de bijeenkomsten van de eigen ICT-groep te bespreken. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec Pagina 7 van 43

9 1.1 Stroomschema visitatie IVP Terugblik op het vorige IVP Vragenlijst invullen m.b.v. eigen visitatieportfolio Feedback aan twee groepsgenoten vragen 6.1 Feedback groepsgenoten op Terugblik op het vorige IVP invullen VRAGENLIJSTEN 1. Individuele gegevens 2. Professioneel functioneren 3. Dossieronderzoek 6 dossiers min. 2 per richtlijn/leidraad verdeeld over 2 of 3 richtlijnen/leidraden 4. Reflectieverslag Attitude, autonomie en ethiek VRAGENLIJSTEN EXTERNEN Uitzetten van vragenlijsten: 5.1 Feedbackvragenlijst cliënten 30 cliënten uitnodigen minimaal 20 retour 5.2 Feedbackvragenlijst klanten & opdrachtgevers 5 klanten/opdrachtgevers uitnodigen minimaal 5 retour 7. IVP Verbetertrajecten voor de toekomst invullen Feedback aan twee groepsgenoten vragen 6.2 Feedback groepsgenoten op Verbetertrajecten voor de toekomst invullen 8. Vragenlijsten en IVP openstellen voor de visitatoren De formele visitatie Naar aanleiding van commentaar IVP aanpassen 9. IVP ter beoordeling aanbieden na de visitatie Na goedkeuring van IVP evaluatie invullen en insturen Toekenning van 25 accreditatiepunten in GAIA vervolgvisitatie Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec Pagina 8 van 43

10 2. Rol van de visitatiegroep tijdens de voorbereiding van de visitatie Het groepsproces in de visitatiegroep is van groot belang. 2.1 Tussentijds Tussen twee visitaties in kunnen groepsleden elkaar ondersteunen bij het realiseren van de verbetertrajecten en het vormgeven van het visitatiedossier. U bent allemaal in uw eigen beroepspraktijk individueel bezig met de eigen verbetertrajecten en houdt uw portfolio bij. Tijdens de groepsbijeenkomst kunt u elkaar informeren hoe u bezig bent geweest met het IVP in de periode daarvoor. Dat is over het algemeen leuk en zinvol; u pikt op die manier ook weer ideeën van elkaar op. Bovendien werkt de wetenschap dat er weer een groepsbijeenkomst aankomt vaak als een positieve stok achter de deur om weer actief met het IVP aan de gang te gaan. 2.2 Ter voorbereiding op de visitatie (stappenplan) De voorbereiding van de visitatie doet u samen met een groep van vier of vijf collega s. Sommige visitatiegroepen blijven na de afronding van de eerste ronde periodiek bij elkaar komen; een dergelijke visitatiegroep kan zich weer als groep aanmelden voor de vervolgvisitatie. Het is ook mogelijk dat het nodig is om een nieuwe visitatiegroep te vormen met een aantal andere collega s. Als u een nieuwe groep vormt, doe dat dan bij voorkeur met personen die in hetzelfde jaar gevisiteerd willen worden. De voorbereiding van de visitatie vergt een aantal voorbereidende bijeenkomsten, waarin de groepsleden elkaar ondersteunen bij het analyseren van de resultaten van de zelfevaluatie en het opstellen van een (concept) IVP. Het aantal benodigde bijeenkomsten is variabel; als minimum kunt u denken aan vier of vijf bijeenkomsten. De bijeenkomsten worden bij voorkeur in de praktijk van een visitatiegroepslid gehouden. Het valt aan te bevelen om een voorzitter te benoemen, die de voorbereidende bijeenkomsten leidt. De leden van een visitatiegroep ontvangen voorafgaand aan de eerste voorbereidende bijeenkomst inloggegevens voor het digitale portfolio in Scorion. In deze beschermde omgeving staan alle vragenlijsten/ instrumenten die de groepsleden gebruiken in de voorbereiding van het Individueel Verbeterplan. Onderstaand traject kan gebruikt worden als basisstructuur; het staat visitatiegroepen vanzelfsprekend vrij om hiervan af te wijken. De eerste bijeenkomst Individuele voorbereiding voor de 1 ste bijeenkomst: Doornemen Handleiding visitatie Bekijken van vragenlijsten/instrumenten in Scorion Invullen vragenlijst 1 Individuele gegevens Tijdens deze eerste bijeenkomst maken de groepsleden kennis met elkaar en maken afspraken over communicatie, vertrouwelijkheid, etc. Daarnaast nemen zij globaal de vragenlijsten en opdrachten in Scorion door. Speciale aandacht hierbij is gewenst voor de beoordelingscriteria voor het IVP. Spreek ook af hoe het onderling feedback geven zal worden geregeld (wie geeft feedback op wie?). Afspraken voor de volgende bijeenkomsten worden in de agenda vastgelegd. De tweede bijeenkomst indien er groepsleden zijn die de vervolgvisitatie doen Individuele voorbereiding voor de 2 e bijeenkomst: Invullen vragenlijst IVP Terugblik op het vorige IVP Aanbieden Terugblik op het vorige IVP aan groepsgenoten (t.b.v. onderlinge feedback) In deze bijeenkomst bespreken de groepsleden hoe het is gegaan met de realisatie van hun vorige IVP. Alle groepsleden hebben hiertoe de vragenlijst IVP Terugblik op het vorige IVP ingevuld. Voorafgaand aan Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec Pagina 9 van 43

11 deze bijeenkomst wordt de vragenlijst IVP Terugblik op het vorige IVP onderling uitgewisseld. Dit kan door het elkaar toesturen van een word-document, maar het is ook mogelijk om de vragenlijst via Scorion tijdelijk voor elkaar open te stellen, zie paragraaf 7.8. Ieder groepslid geeft schriftelijke feedback op Terugblik van twee groepsleden en ontvangt eveneens feedback van twee groepsleden. Op deze wijze ondersteunen groepsleden elkaar bij het volledig en duidelijk(er) maken van deze Terugblik. Individuele voorbereiding na de 2 e bijeenkomst: Invullen vragenlijst 6.2 Feedback groepsgenoten op IVP - Terugblik op het vorige IVP De derde bijeenkomst Individuele voorbereiding voor de 3 e bijeenkomst: Invullen vragenlijst 2 Professioneel functioneren, 3. Dossieronderzoek, 4. Reflectieverslag Attitude, autonomie en ethiek Uitzetten 5.1 Feedbackvragenlijst cliënten en 5.2 Feedbackvragenlijst klanten & opdrachtgevers Op deze bijeenkomst worden met uitzondering van de feedbackvragenlijsten - alle volledig ingevulde vragenlijsten in de visitatiegroep besproken. Voorlopige conclusies over mogelijke verbeterpunten worden besproken. Zie paragraaf 7.6 voor de instructies voor het uitzetten van feedbackvragenlijsten in Scorion. Bepaal in deze bijeenkomst ook met elkaar welke voorkeursdata kunnen worden doorgegeven voor de formele visitatie. De vierde (en vijfde) voorbereidende bijeenkomst Individuele voorbereiding voor de 4 e en 5 e bijeenkomst: Bestuderen van de feedback van cliënten en klanten Opstellen concept IVP Verbetertrajecten voor de toekomst Aanbieden concept IVP aan groepsgenoten (t.b.v. onderlinge feedback op verbetertrajecten) Check of factuur voor de visitatie is voldaan; zonder betaling blokkeert Scorion Deze 4 e (en zo nodig 5 e ) bijeenkomst van een visitatiegroep staat in het teken van reflectie op het eigen functioneren met behulp van de ingevulde feedbackvragenlijsten en het formuleren van mogelijke verbetertrajecten. Voorafgaand aan deze bijeenkomsten worden de IVP s onderling uitgewisseld. Dit kan eveneens weer via Scorion of via het uitwisselen van documenten via de mail. Zie paragraaf 7.8 voor de instructies in Scorion. Ieder groepslid geeft schriftelijke feedback op de verbetertrajecten van twee groepsleden en ontvangt eveneens feedback van twee groepsleden. Deze onderlinge feedback zorgt ervoor dat de verbetertrajecten kunnen worden aangescherpt, voordat het IVP definitief via Scorion wordt ingediend ter beoordeling door de visitatoren. Formele visitatie Voorbereiding voor de visitatiebijeenkomst: Verwerking van de feedback van groepsleden in het IVP Openstellen vragenlijsten en IVP voor visitatoren in Scorion (minimaal 6 weken voorafgaand aan formele visitatie) Na de voorbereidende bijeenkomsten vindt onder leiding van de visitatoren de visitatie plaats. In de bijeenkomst is aandacht voor de zelfevaluatie en het nieuwe IVP (Terugblik op het vorige IVP en Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec Pagina 10 van 43

12 Verbetertrajecten voor de toekomst) van alle individuele deelnemers. Visitatoren stellen vragen; indien een IVP nog aangepast dient te worden, geven ze gerichte feedback en aanwijzingen. Afronden: maximaal 3 maanden na formele visitatie Werkzaamheden t.b.v. afronding: Verwerking van de feedback van de visitatoren in het IVP Indienen finale IVP via Scorion (uiterlijk 10 weken na de formele visitatie) Invullen evaluatievragenlijst (in Scorion) De visitatoren hebben hun feedback op het IVP mondeling besproken tijdens de visitatie. Hierna geven ze binnen een maand hun commentaar op het IVP via Scorion aan u door. U heeft hierna nog zes weken de tijd om uw IVP aan te passen conform de afspraken met de visitatoren en uw aangepaste IVP opnieuw via Scorion in te dienen. Uiterlijk drie maanden na de visitatiedag dient het IVP te zijn afgerond. Evaluatie Indien het IVP is goedgekeurd, ontvangt u daarvan via Scorion bericht. U ontvangt dan eveneens een uitnodiging om een evaluatievragenlijst in te vullen. Nota bene: het invullen van deze evaluatievragenlijst is verplicht. Na het invullen van deze lijst zullen de 25 accreditatiepunten worden ingevoerd in GAIA. De visitatie in engere zin is nu afgerond. 2.3 Onderlinge feedback in de visitatiegroep Met ingang van 2016 is de feedbackrol naar groepsgenoten versterkt. U doet dat op één of twee momenten: 1. Indien vervolgvisitatie: op het moment dat de betreffende groepsleden de Terugblik op het vorige IVP hebben ingevuld, wisselt u deze onderling uit, opdat u elkaar kunt ondersteunen bij het scherp(er) formuleren van de verrichte inspanningen, bereikte resultaten en de leerervaringen. 2. Op het moment dat alle groepsleden de Verbetertrajecten voor de toekomst hebben geformuleerd, wisselt u deze eveneens uit, opnieuw om elkaar te helpen bij het duidelijk op papier zetten van de verbeterplannen. U kunt in Scorion uw IVP ter inzage aanbieden aan uw groepsgenoten. Zie paragraaf 7.8 voor de instructie. Kijk positief kritisch naar beide onderdelen van het IVP. Het is de bedoeling dat u zich probeert te verplaatsen in de rol van visitator en met deze blik kijkt naar de documenten van uw collega. Indien vervolgvisitatie: Is deze erin geslaagd om in de Terugblik op het vorige IVP helder te verwoorden welke activiteiten zijn ondernomen om de verbeterpunten/-trajecten te realiseren? Is duidelijk wat dit alles aan inzichten heeft opgeleverd? Staan alle elementen van de verbetertrajecten helder op papier? Is duidelijk wat betrokkene wil bereiken, waarom dit belangrijk voor hem/haar is en op welke wijze wordt gecheckt of het doel bereikt is? U kunt hierbij als volgt te werk gaan: a. Zet uw feedback op papier voor uw collega. Probeer daarbij zo specifiek en concreet mogelijk te zijn. Wat vindt u onduidelijk? Waar ontbreekt volgens u nog iets? Welke vragen roept de tekst bij u op? Geef zo mogelijk ook suggesties hoe uw groepsgenoot de Terugblik en/of de Verbetertrajecten nog beter zou kunnen maken. b. Stuur de feedback vervolgens aan elkaar toe via de mail. c. Maak ruimte tijdens de groepsbijeenkomsten voor het bespreken van die feedback/vragen, dan kan iedereen zo nodig nog om een nadere toelichting/verduidelijking vragen op het schriftelijk commentaar. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec Pagina 11 van 43

13 Ieder groepslid geeft feedback op het IVP van twee andere groepsleden. Dus: In een groep van vijf leden: A leest het dossier van B en C B leest het dossier van C en D C leest het dossier van D en E D leest het dossier van E en A E leest het dossier van A en B Op deze manier ontvangt iedere gevisiteerde feedback van twee van zijn medegevisiteerden. Hoe maakt u de onderlinge feedback zichtbaar voor de visitatoren? U vult in Scorion de betreffende vragenlijsten in: 6.1 Feedback groepsgenoten op Verbetertrajecten voor de toekomst, en indien van toepassing: 6.2 Feedback groepsgenoten op Terugblik op het vorige IVP. A.d.h.v. de vragen uit deze lijst geeft u een korte beschouwing over de feedback die u heeft ontvangen van uw groepsgenoten: van welke groepsgenoten heeft u de feedback ontvangen? en wat hebt u met hun opmerkingen gedaan bij het maken/verbeteren van uw IVP? 2.4 Aandachtspunten Groepsleden kunnen elkaar behulpzaam zijn, maar groepsprocessen zijn soms complex en kunnen dan blokkerend werken. De volgende aanwijzingen zijn wellicht nuttig om groepen optimaal te benutten: 1. Help elkaar door niet té behulpzaam te zijn. Er ontstaat in groepen soms een sfeer van: hoe kunnen we samen zo'n visitator snel tevreden stellen. Wij tegen zij. Dat kan onder andere door met elkaar slimme, maar enigszins ontwijkende formuleringen te bedenken. Dus: Bedenk dat het SMART formuleren van een IVP vooral behulpzaam is voor de betrokkene zelf, niet voor de visitator. Beter is elkaar te helpen door juist heel kritisch te zijn, kritischer nog dan een visitator waarschijnlijk zal zijn. Dat helpt de betrokkene bij het scherp formuleren van zijn of haar IVP. 2. Ga niet voor consensus, beslis zélf over je verbeterdoelen. Het is bekend dat groepen spanningen liever uit de weg gaan en neigen naar consensus. Je probeert het allemaal eens te zijn met de formulering van het IVP van een ander groepslid. In Nederland - polderland vergeten we wel eens dat je soms helemaal alleen voor jezelf moet kiezen. Dat is bij het vaststellen van individuele verbeterdoelen beslist het geval, want niemand lijdt eronder als je een verbeterdoel kiest dat ingaat tegen adviezen van (een deel van) de groepsleden. Dus: laat u uitgebreid bevragen en adviseren, maar kies uiteindelijk zélf en wees niet te benauwd om af te wijken van wat de groep vindt. Het is uw IVP, u moet er mee verder. 3. Hoed u voor al te snelle probleemoplossing. Stel dat iemand in zijn/haar werkpraktijk kritische opmerkingen heeft gekregen op zijn of haar professioneel functioneren en de betrokkene meldt dit werkprobleem in de visitatiegroep, omdat hij of zij deze kwestie op wil nemen in het IVP. Wat er dan vaak gebeurt is: men gaat het probleem uit het hoofd van de betrokkene praten: welnee, zo ben jij helemaal niet, dat was een uitzonderlijke situatie. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec Pagina 12 van 43

14 iemand wordt overladen met even snelle als goedbedoelde oplossingen waar de betrokkene niets aan heeft. Deze ongevraagde reddingspogingen helpen vaak niet, want ze zijn al eerder uitgeprobeerd en verworpen. De houding die beter past, is die van probleemverhelderaar : geef geen snelle oordelen of oplossingen maar vraag dóór, waardoor de betrokkene scherp krijgt waar de schoen precies wringt. Tijdens de voorbereiding op de visitatie hoeft u eigenlijk niet verder te komen dan dat de verbetertrajecten (en de wegen die daar naartoe leiden), scherp worden geformuleerd. Daarmee kan iemand de komende jaren verder. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec Pagina 13 van 43

15 3. Het Individueel Verbeterplan In de eerste visitatieronde gaat het om een nulmeting : u maakt uw eerste IVP en de visitatoren kunnen nog niet ingaan op de persoonlijke kwaliteitsinspanningen in de afgelopen jaren. Iedere vijf jaar herhaalt de visitatie zich; we spreken daarom over de vervolgvisitatie. In deze vervolgvisitatie houdt u zich bezig met twee zaken: A. Een terugblik op het proces van kwaliteitsverbetering in de afgelopen vijf jaar; B. Een vooruitblik naar de gewenste kwaliteitsverbeteringen in de volgende periode van vijf jaar. Bij de tweede visitatieronde zal dus wel de vraag worden gesteld hoe iedere gevisiteerde in de afgelopen periode heeft gewerkt aan eigen kwaliteitsdoelstellingen. Daarbij geldt het eerste IVP als uitgangspunt. Dit IVP wordt na afronding van de visitatie bewaard door uzelf en het Kwaliteitsbureau NVAB en komt (inclusief het commentaar van de visitatoren) voorafgaand aan de volgende visitatie ter beschikking van de dan fungerende visitatoren. 3.1 Nadere toelichting op de Terugblik op het vorige IVP In de vervolgvisitatie houdt u zich bezig met een terugblik op het proces van kwaliteitsverbetering in de afgelopen vijf jaar. Tussentijds bijhouden van uw vorderingen in een visitatieportfolio Uitgangspunt is uw door de visitatoren geaccordeerde IVP van de vorige visitatie. Aan de hand daarvan bent u aan de slag gegaan uw verbeterpunten te realiseren. We adviseren u om vanaf het begin een visitatieportfolio bij te houden. Het bijhouden van een portfolio helpt u om de bewijzen van de eigen ontwikkeling op een gestructureerde manier te verzamelen. Het portfolio dient meerdere doelen: Het is een instrument om de afgelegde weg te documenteren: tussen de twee visitaties in werkt u aan de realisering van uw persoonlijke verbeterpunten. Gaandeweg dit proces verzamelt u relevant materiaal en houdt u dit bij in een portfolio; hierbij kan worden gedacht aan ontwikkelde werkproducten, reflecties op de eigen leerervaringen, evaluaties van klanten en cliënten, feedbackverslagen van leidinggevenden en collega s, video-opnames, etc. (Het spreekt voor zich dat dit proces het gemakkelijkst verloopt als u daar meteen na de eerste visitatie mee begint. Achteraf verzamelen is lastiger.) Het is een leermiddel: in het portfolio beschrijft u periodiek uw eigen ervaringen tijdens de periode tussen de visitaties in; daarmee houdt u bij welke ontwikkeling u hebt doorgemaakt op de diverse competentiegebieden en bent u in staat om tijdig bij te sturen. Aan de hand van het door u bijgehouden visitatieportfolio vult u uw Terugblik op het vorige IVP in. Deze vragenlijst vormt de basis voor de beoordeling bij de vervolgvisitatie: een gefundeerd bewijs van uw eigen competentieontwikkeling. Het tussentijds bijhouden kan eenvoudig gebeuren: met een Word document of Excel-bestand, dat periodiek kan worden bijgewerkt. In dit document plaatst u allereerst het oorspronkelijke verbeterpunt/- traject. Hierna beschrijft u periodiek welke acties u rond dit verbeterpunt/-traject hebt ingezet en welke effecten die hebben gehad. Het verdient aanbeveling om het verslag ieder half jaar bij te werken: u weet dan nog goed wat u hebt gedaan en waarom u het zo hebt aangepakt. U noteert wanneer een verbeterpunt/-traject is afgerond en eventueel of er een nieuw (vervolg)punt aan wordt gekoppeld. Als aan een bepaald verbeterpunt/-traject niets is gedaan, noteert u dit eveneens, met een korte toelichting. Het kan voorkomen dat u een verbeterpunt/-traject bij nader inzien niet meer zinvol of relevant vindt; in dat geval beschrijft u ook dit inzicht kort. Bij voorkeur kiest u ter vervanging van een vervallen verbeterpunt/-traject een nieuw verbeterpunt/-traject en beschrijft wat hiermee is gebeurd. Op deze manier laat het verslag duidelijk zien hoe de verbeterpunten/-trajecten zijn gerealiseerd en hoe uw ontwikkeling is verlopen. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec Pagina 14 van 43

16 Ons advies is om bij ieder punt gelijk te noteren welke achterliggende documenten de realisatie van het verbeterpunt/-traject kunnen onderbouwen en deze documenten ook gelijk aan het portfolio toe te voegen. Aan het eind van de vijfjaarsperiode maakt u de balans op. Dit doet u in de Terugblik op het vorige IVP hierin zet u per verbeterpunt/-traject kort op een rijtje: Welke activiteiten of inspanningen u hebt ingezet om het verbeterpunt/-traject te realiseren; Wat dit alles u heeft opgeleverd: wat hebt u geleerd, wat bent u beter gaan doen, welke inzichten heeft het u opgeleverd, op welke wijze bent u een betere bedrijfsarts geworden? Zo maakt u uw eigen professionele ontwikkeling zichtbaar voor de visitatoren. Door het maken van de visitatieportfolio en het invullen van de Terugblik op het vorige IVP maakt u voor uzelf de balans op over de afgelopen vijf jaar: wat heb ik ondernomen en waar sta ik nu? Dit vormt tevens de opstap naar het tweede deel van uw dossier: de verbetertrajecten voor de komende periode. Het is belangrijk dat de Terugblik op het vorige IVP een weerspiegeling is van het traject dat u persoonlijk hebt afgelegd. Wellicht bent u met uw visitatiegroep blijven bijeenkomen in de afgelopen jaren en heeft u gesproken over verbeterpunten/-trajecten, die in de IVP s van meerdere groepsleden voorkwamen. Wellicht werkt u bij dezelfde werkgever, waardoor de context waarbinnen u uw IVP uitwerkt ook veel op elkaar lijkt. Maar ook als u dezelfde of soortgelijke inspanningen hebt verricht, kan het leereffect per persoon anders zijn. Als je goed doorvraagt blijkt dat wat de een leert van een ervaring toch totaal anders is dan wat de ander ervan leert. Probeer dus nieuwsgierig te zijn naar elkaars ervaringen en door goed doorvragen de verdieping te zoeken. Dat zal ervoor zorgen dat uw Terugblik op het vorige IVP echt uw persoonlijke verhaal wordt. Welke achterliggende documenten kunnen worden verzameld? In uw IVP heeft u een aantal zelf gekozen, persoonlijke verbeterpunten/-trajecten geformuleerd. Het ligt dus voor de hand dat ook de documenten, die de competentieontwikkeling van de bedrijfsarts onderbouwen, allerlei inhouden en vormen kennen. Bijvoorbeeld: indien u als verbeterpunt heeft geformuleerd dat u een cursus over een bepaald onderwerp wilde volgen, kunt u als achterliggend document het certificaat van deelname aan deze cursus noemen. Maar ook een uitdraai van GAIA kan als achterliggend document fungeren. Om u een indruk te geven van de veelheid aan mogelijkheden is in bijlage 1 een lijst met voorbeelden opgenomen. In de Terugblik op het vorige IVP noemt u één of twee documenten, die uw handelen het best onderbouwen. Deze onderliggende documenten, die het verslag ondersteunen, behoeven dus niet te worden toegevoegd in Scorion. De documenten zijn eventueel wel opvraagbaar tijdens de formele visitatie. Format/inhoudsopgave Een portfolio dat tussentijds wordt bijgehouden kan elke mogelijke vorm krijgen, naar eigen keuze van de gevisiteerde: een papieren map, een schoenendoos of een digitaal bestand. De Terugblik op het vorige IVP die voor de formele vervolgvisitatie wordt gemaakt, heeft een vast omschreven format. Hiervoor is gekozen om de beoordeling door de visitatoren te vereenvoudigen. 3.2 Nadere toelichting op de Verbetertrajecten voor de toekomst Zowel in de eerste als in de vervolgvisitatie houdt u zich bezig met een vooruitblik naar de gewenste kwaliteitsverbeteringen in de volgende periode van vijf jaar. Het ligt voor de hand dat de reflectie op de eigen ontwikkeling in de voorgaande periode al zicht geeft op mogelijke verbeteringen voor de volgende periode. We adviseren u om na het invullen van de Terugblik op het vorige IVP eerst eens achterover te leunen en uzelf af te vragen waar u nu staat als professional en wat dat betekent voor de komende vijf jaar. Op welke gebieden wilt u zichzelf verder ontwikkelen, hetzij door het verder uitbouwen van uw sterke punten, hetzij door verbetering van uw zwakke punten. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec Pagina 15 van 43

17 Vervolgens gaat u aan de slag met de instrumenten in Scorion. Deze instrumenten kunnen enerzijds een bevestiging geven van wat u zelf al bedacht had; anderzijds komt u wellicht nog andere verbetermogelijkheden op het spoor. De eisen voor de eerste en de vervolgvisitatie zijn met ingang van 2016 grotendeels gelijk getrokken. De volgende instrumenten worden gebruikt (bij voorkeur niet eerder dan twee jaar voorafgaand aan de visitatie ingevuld): 1. Individuele gegevens bedrijfsarts 2. Vragenlijst Professioneel functioneren; 3. Dossieronderzoek (medical audit):het toetsen van minimaal zes dossiers verdeeld over minimaal twee richtlijnen/leidraden (te kiezen uit meerdere mogelijkheden); 4. Reflectieverslag Attitude, autonomie & ethiek; 5.1 Feedbackvragenlijsten voor cliënten; 5.2 Feedbackvragenlijsten voor klanten & opdrachtgevers; 6.1 Vragenlijst Feedback groepsgenoten op Verbetertrajecten voor de toekomst; 7. IVP - Verbetertrajecten voor de toekomst; 10. Evaluatie In de vervolgvisitatie worden hieraan de volgende instrumenten toegevoegd: 0 IVP Terugblik op het vorige IVP; 6.2 Vragenlijst Feedback groepsgenoten op Terugblik op het vorige IVP. De eisen die aan het IVP worden gesteld, zijn gewijzigd: 1. het onderscheid tussen verbeterpunten op de korte termijn en op de lange termijn is vervallen; 2. I.p.v. verbeterpunten worden er verbetertrajecten geformuleerd; er dienen minimaal zes verbetertrajecten te worden geformuleerd voor de volgende visitatie; 3. Een verbetertraject dient evalueerbaar te zijn op het moment van de volgende visitatie. Nota Bene: gebleken is dat het soms lastig is om in één keer zes verbetertrajecten te formuleren. Van de (minimaal) vereiste zes nieuwe verbetertrajecten, mogen er één of twee later worden aangevuld, maximaal 2,5 jaar na de formele vervolgvisitatie. Als één of meerdere verbetertrajecten halverwege afvallen (om welke reden dan ook), moet er een alternatief verbetertraject worden geformuleerd. In ieder geval moet bij de volgende visitatie een terugrapportage plaatsvinden over minimaal zes verbetertrajecten. Bij verbetertrajecten gaat het om kwaliteitsverbeteringen, die van voldoende gewicht zijn en veelal over een langere termijn kunnen worden gerealiseerd. Verbeteringen worden vaak niet in één keer bereikt, maar kunnen in meerdere stappen/fasen opgedeeld worden. Kleine(re) stappen zijn te overzien, leiden tot tussentijdse succeservaringen en verhogen de motivatie om door te gaan. Voorts is het van belang dat het verbeteringen betreft die u echt aan het hart gaan. Alleen dan zult u voldoende motivatie eraan ontlenen en zich (blijven) inspannen om het verbetertraject daadwerkelijk te doorlopen. Om te komen tot een goede beschrijving van een verbetertraject kunt u meerdere hulpmiddelen gebruiken, zoals de SMART-methodiek, de PDCA-cirkel of het beantwoorden van de 5 W-vragen. In bijlage 2 vindt u een aantal voorbeelden van hulpmiddelen die u kunt gebruiken. In bijlage 3 vindt u twee voorbeelden van verbetertrajecten. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec Pagina 16 van 43

18 Samenvattend: het IVP Verbetertrajecten voor de toekomst dient dus aan de volgende eisen te voldoen: De Terugblik op het vorige IVP biedt een compleet overzicht van de kwaliteitsinspanningen die u de afgelopen jaren heeft betracht en de conclusies die u daaruit heeft getrokken over uw eigen ontwikkeling als professional. Er dienen minimaal zes verbetertrajecten te worden geformuleerd (eventueel kunnen één of twee van de zes trajecten ook later aan het IVP worden toegevoegd). Minimaal één verbetertraject (en maximaal twee) moet betrekking hebben op het competentiegebied Medisch handelen. De resterende verbetertrajecten moeten over minimaal vier andere (verschillende) competentiegebieden worden verdeeld. De verbetertrajecten dienen uitgewerkt te zijn volgens de geformuleerde criteria en zijn hierdoor evalueerbaar op het moment van de volgende visitatie. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec Pagina 17 van 43

19 4. Beoordeling visitatie De beoordeling heeft betrekking op het gehele IVP, dus zowel op de terugblik (bij een vervolgvisitatie) als de vooruitblik (verbetertrajecten). 4.1 Beoordelingscriteria Terugblik op het vorige IVP (vervolgvisitatie) De beoordeling heeft vooral betrekking op de verbeterinspanningen die u zich hebt getroost in de voorbije periode, niet zozeer op de effecten daarvan. Dus: hebt u daadwerkelijk geprobeerd de eigen kwaliteit te verbeteren? Het gaat dus om beoordeling van zaken als: Hebt u aannemelijk gemaakt dat u hebt geprobeerd om de geplande verbeterpunten/-trajecten te realiseren (los van het bereikte resultaat)? Hebt u inzichtelijk gemaakt wat deze inspanningen hebben opgeleverd c.q. wat u ervan heeft geleerd (op de diverse competentiegebieden)? Gevraagd wordt dat u over alle verbeterpunten/-trajecten uit uw vorige IVP een verantwoording geeft. Het verslag over activiteiten/inspanningen is bij voorkeur feitelijk, reflectief en beschrijvend (d.w.z. in de vorm van een verhaal ; een afvinklijstje in de trant van gedaan, niet gedaan, gelukt, niet gelukt volstaat niet. Het moet duidelijk zijn waarom en hoe een verbeterpunt is aangepakt c.q. welke inspanning is gedaan om een verbetering te bereiken. Deze reflectie heeft enige omvang; als minimum kan één alinea van regels worden aangehouden.) 4.2 Beoordelingscriteria Verbetertrajecten voor de toekomst Beoordeling van de verbetertrajecten vindt plaats op basis van onderstaande criteria: Er dienen minimaal zes verbetertrajecten te worden geformuleerd; Minimaal één (en maximaal twee) verbetertraject heeft betrekking op het competentiegebied Medisch handelen. De resterende verbetertrajecten moeten over minimaal vier andere (verschillende) competentiegebieden worden verdeeld; Een verbetertraject dient als volgt uitgewerkt te zijn en is hierdoor evalueerbaar op het moment van de volgende visitatie): - is planmatig uitgewerkt en geeft blijk van procesdenken; - is goed gefaseerd door de tijd; - toont voldoende ambitie; - inspireert de gevisiteerde, doet een beroep op intrinsieke motivatie. Het gehele IVP, dus zowel deel A Terugblik op het vorige IVP (vervolgvisitatie) als deel B Verbetertrajecten voor de toekomst moet voldoende beoordeeld worden. Indien één of beide onderdelen onvoldoende wordt beoordeeld, dan is de visitatie niet succesvol afgerond. Als deel A (Terugblik op het vorige IVP) niet akkoord wordt bevonden, betekent het dat u onvoldoende aannemelijk heeft gemaakt dat u voldoende inspanningen hebt verricht om de eigen kwaliteit te verbeteren. Het kan zijn dat u wel de nodige inspanningen hebt verricht, maar deze nog onvoldoende duidelijk hebt beschreven. Er is dus sprake van een tekstueel tekort. In dat geval betekent het dat u uw Terugblik op het vorige IVP dient te herschrijven (aanvullen, verhelderen, etc.). U heeft hiervoor twee maanden de tijd. Drie maanden na de formele visitatie dient de verbeterde versie van de Terugblik op het vorige IVP ter beoordeling te zijn ingeleverd. Indien u daadwerkelijk onvoldoende inspanningen hebt verricht om uw verbeterpunten/-trajecten te realiseren, wordt uw Terugblik op het vorige IVP als onvoldoende beoordeeld. Dit betekent dat uw vervolgvisitatie niet succesvol kan worden afgerond. Er zijn dan twee mogelijkheden: indien uw herregistratiedatum dit toelaat kunt u een individuele hervisitatie aanvragen (binnen één jaar, zie reglement artikel 6.08); u ontvangt (van de RGS) een tijdelijke herregistratie voor de duur van twee jaar. In die termijn kunt u opnieuw een (vervolg)visitatietraject doorlopen. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec Pagina 18 van 43

20 Als deel B (Verbetertrajecten voor de toekomst) als onvoldoende beoordeeld wordt, dan krijgt u de kans om de Verbetertrajecten te herschrijven, conform art van het visitatiereglement. Ook hiervoor geldt een termijn van maximaal drie maanden; u dient binnen drie maanden na de formele visitatiedatum een verbeterde versie voor te leggen aan de visitatoren. Mocht ook de herziene versie van de Verbetertrajecten niet de toets der kritiek kunnen doorstaan, dan gelden dezelfde opties als hierboven: een individuele hervisitatie of een tijdelijke herregistratie door de RGS. 4.3 Afronding Termijnen Tijdens de formele visitatie ontvangt u mondelinge feedback op uw concept IVP. Voor de finale afronding gelden de volgende termijnen: de visitatoren geven aan iedere gevisiteerde bedrijfsarts (indien van toepassing) binnen een maand na de visitatie commentaar op het eerste concept van (beide delen van) het IVP. Het is de bedoeling dat u deze feedback na afloop van de visitatie verwerkt in uw definitieve IVP. Hiervoor heeft u na ontvangst van het commentaar van de visitator nog maximaal zes weken de tijd. De visitatoren hebben dan nog twee weken de gelegenheid om het definitieve IVP nog een keer te beoordelen. Daarna geven de visitatoren de visitatieverklaring af, al of niet met kanttekeningen daarbij. Binnen drie maanden na de visitatiedatum dient de visitatie te zijn afgerond. De visitatoren hebben vanaf de afronding van de visitatie geen toegang meer tot de gegevens van de gevisiteerde in Scorion. Het IVP blijft alleen digitaal beschikbaar voor de betreffende bedrijfsarts tot aan het moment van de volgende visitatie, vijf jaar later, twee nieuwe visitatoren worden toegewezen. Het IVP blijft voor de gevisiteerde op de persoonlijke pagina in Scorion bewaard. Wij raden u aan ook een hardcopy van het IVP te bewaren. Na het succesvol afronden van de visitatie kent het Kwaliteitsbureau NVAB de 25 accreditatiepunten in GAIA toe. Kanttekeningen bij het IVP Indien de visitatoren kanttekeningen maken bij de eindversie van het IVP, dan zijn die voor de betrokken bedrijfsarts niet vrijblijvend: in de komende cyclus zal moeten worden gewerkt aan de door de visitatoren als wenselijk aangegeven verbeterpunten, en daarover zal verantwoording moeten worden afgelegd. Het geaccordeerde IVP, dat door gevisiteerde en visitatoren wordt overeengekomen, is het formele eindpunt van de visitatie. Indien één of beide visitatoren ook na aanpassing van mening zijn dat het IVP niet aan de eisen (zie hierboven) voldoet, dan wordt de visitatie niet geaccordeerd en derhalve niet als succesvol afgerond gekwalificeerd. Kosten van een nieuw op te starten visitatie zijn voor rekening van de gevisiteerde. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec Pagina 19 van 43