HANDLEIDING KWALITEITSVISITATIE

Transcriptie

1 HANDLEIDING KWALITEITSVISITATIE Versie Scorion is deels nog in ontwikkeling en er worden regelmatig verbeteringen doorgevoerd. De handleiding voor Scorion (hoofdstuk 7) wordt daarom regelmatig geactualiseerd. De laatste versie van deze handleiding is te vinden op onze website: Kwaliteitsbureau NVAB Postbus GC Utrecht T (algemeen) T (visitatie) E visitatie@nvab-online.nl

2 Inhoudsopgave SAMENVATTING... 2 INLEIDING STAPPENPLAN VISITATIE IN HET KORT: WAT, WANNEER, HOEVEEL? Stroomschema visitatie ROL VAN DE VISITATIEGROEP TIJDENS DE VOORBEREIDING VAN DE VISITATIE Tussentijds Ter voorbereiding op de visitatie (stappenplan) Onderlinge feedback in de visitatiegroep Aandachtspunten HET INDIVIDUEEL VERBETERPLAN... 6 Van verbeterpunten naar verbetertrajecten Een terugblik (alleen bij een vervolgvisitatie) en een vooruitblik Nadere toelichting op de Terugblik op het vorige IVP Nadere toelichting op de Verbetertrajecten voor de toekomst BEOORDELING VISITATIE Beoordelingscriteria Terugblik op het vorige IVP (vervolgvisitatie) Beoordelingscriteria Verbetertrajecten voor de toekomst Afronding DE FORMELE VISITATIEBIJEENKOMST Voorbeeldprogramma Visitatie TOELICHTING GEBRUIK FEEDBACKVRAGENLIJSTEN DERDEN (CLIËNTEN, KLANTEN & OPDRACHTGEVERS) Instructie feedbackvragenlijst cliënten Instructie feedbackvragenlijsten klanten& opdrachtgevers HANDLEIDING SCORION (Eerste keer) inloggen in Scorion Startpagina Vragenlijstenoverzicht Het invullen van een vragenlijst Het afdrukken van een vragenlijst Vragenlijst 02. Professioneel functioneren Vragenlijst 03. Dossieronderzoek Het invullen van het dossieronderzoek De vragenlijst Dossieronderzoek afsluiten Feedbackvragenlijsten versturen aan derden (5.1 en 5.2) Een uitnodiging versturen Een uitnodiging intrekken/verwijderen Een herinnering versturen Vragenlijsten voor derden printen en invoeren Een rapport maken van de ontvangen feedback Feedbackvragenlijsten afsluiten Het Individueel verbeterplan (IVP): 00 Terugblik en 07 Verbetertrajecten voor de toekomst Uw IVP ter inzage aanbieden aan uw groepsgenoten De vragenlijst afsluiten De stukken openstellen voor de visitatoren vóór de visitatiedatum Het beoordelingsformulier direct op of z.s.m. ná de visitatie aan de hoofdbeoordelaar versturen De ontvangen beoordeling inzien (Onderdelen van) uw IVP aanpassen en een nieuw beoordelingsformulier versturen... 34

3 Nieuwe versies van een of beide onderdelen van het IVP toevoegen en maken Nieuw beoordelingsformulier toevoegen en versturen Mijn documenten BIJLAGE 1. LIJST VAN VOORBEELDEN VAN BEWIJSSTUKKEN BIJLAGE 2. HULPMIDDELEN VOOR DE BESCHRIJVING VAN VERBETERTRAJECTEN De vijf W-vragen Plan-Do-Check-Act of Kwaliteitscirkel van Deming SMART BIJLAGE 3. ENKELE VOORBEELDEN VAN VERBETERTRAJECTEN Voorbeeld A Op basis van SMART-methodiek Voorbeeld B Op basis van de PDCA-cyclus (rudimentair) Voorbeeld C Op basis van de PDCA-cyclus en een stappenplan Voorbeeld D Op basis van PDCA-cyclus en een stappenplan Voorbeeld E Op Basis van 5 W-vragen Samenvatting Met ingang van 2016 gaat het In de visitatie niet langer om verbeterpunten, maar om verbetertrajecten. Trajecten duiden op het longitudinale karakter; verbeteringen hoeven niet in één keer te worden bereikt, maar in meerdere stappen/fasen. Inhoud IVP T.b.v. de visitatie maakt u een Individueel Verbeterplan (IVP). Het IVP betreft: A. Een terugblik op het proces van kwaliteitsverbetering in de afgelopen vijf jaar; hiertoe vult u de vragenlijst Terugblik op het vorige IVP in. (alleen voor vervolgvisitaties, niet voor de eerste visitatie). B. Een vooruitblik naar de gewenste kwaliteitsverbeteringen in de volgende periode van vijf jaar: hiervoor formuleert u zes verbetertrajecten in de vragenlijst Verbetertrajecten voor de toekomst. A. Terugblik op het vorige IVP Uitgangspunt is uw door de visitatoren geaccordeerde IVP (van enige jaren geleden). Aan de hand daarvan bent u aan de slag gegaan uw verbeterpunten/-trajecten te realiseren. We adviseren u om vanaf het begin een visitatieportfolio bij te houden, waarin u de bewijzen van uw activiteiten en uw eigen ontwikkeling op een gestructureerde manier verzamelt. Aan het eind van de vijfjaarsperiode maakt u de u de balans op. Dit doet u in de Terugblik op het vorige IVP. Hierin zet u per verbeterpunt/-traject kort op een rijtje: welke activiteiten of inspanningen u hebt ingezet om het verbeterpunt/-traject te realiseren; wat de belangrijkste leerervaringen zijn geweest; op welke wijze heeft het realiseren van verbeterpunten geleid tot verdere ontwikkeling van de eigen competenties als bedrijfsarts? Gevraagd wordt dat u over alle verbeterpunten/-trajecten uit uw vorige IVP een verantwoording geeft. Het verslag over activiteiten/inspanningen is bij voorkeur feitelijk, reflectief en beschrijvend. B. Zes verbetertrajecten voor de toekomst Op basis van uw eerdere analyse en met behulp van de instrumenten in Scorion formuleert u zes verbetertrajecten voor de volgende vijfjaarsperiode. Bij verbetertrajecten gaat het om kwaliteitsverbeteringen, die van voldoende gewicht zijn en veelal over een langere termijn kunnen worden gerealiseerd. Een verbetertraject: is planmatig uitgewerkt en geeft blijk van procesdenken; is goed gefaseerd door de tijd;

4 toont voldoende ambitie; inspireert de gevisiteerde en doet een beroep op diens intrinsieke motivatie. Minimaal één (en maximaal twee) verbetertrajecten moeten betrekking hebben op het competentiegebied Medisch handelen. De resterende verbetertrajecten moeten over minimaal vier andere competentiegebieden worden verdeeld. De verbetertrajecten dienen uitgewerkt te zijn volgens bovengenoemde criteria en zijn hierdoor evalueerbaar op het moment van de volgende visitatie. Bij de formele vervolgvisitatie dienen minimaal vier van de zes verbetertrajecten door de visitatoren beoordeeld te kunnen worden. De gevisiteerde is ervoor verantwoordelijk dat de overige (maximaal twee) verbetertrajecten in de aanloop naar de volgende visitatie worden geformuleerd en uitgevoerd. (Visitatiereglement 2016) Visitatie gaat in toenemende mate over reflectie, zowel ten aanzien van de terugblik als ten aanzien van het nieuwe verbeterplan: waarom heb je dit traject uitgezet, wat gaat er nu niet goed, wat kan er beter, en waarom gaat dit traject bijdragen aan beter functioneren als bedrijfsarts? Rol van de visitatiegroep De daadwerkelijke voorbereiding van de formele visitatie (dat is de bespreking met beide visitatoren) doet u in een groep van vier of vijf collega s. Samen met uw collega s bespreekt u antwoorden op vragen en verkregen feedback, uw reflecties daarop, uw conclusies ten aanzien van verbeteringsmogelijkheden in uw professioneel functioneren.. De feedbackrol van uw groepsgenoten is belangrijk. Op het moment dat alle groepsleden een (concept) Terugblik en (concept) Verbetertrajecten voor de toekomst op papier hebben gezet, wisselt u deze onderling uit, opdat u elkaar kunt ondersteunen bij het scherp(er) formuleren van de verrichte inspanningen, eventueel de bereikte resultaten, leerervaringen en de mogelijke verbetertrajecten. Ieder groepslid geeft feedback op de concepten van minstens twee andere groepsleden. U wordt geacht elkaar constructief en kritisch van commentaar te voorzien: dat verdiept de reflectie over eigen functioneren en blijkt een vruchtbare en aangename manier om met elkaar en met het vak bezig te zijn. In deze Handleiding staat bovenstaande verder toegelicht. We adviseren u om deze goed te bestuderen voordat u met de voorbereidingen voor de visitatie begint. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 2

5 Inleiding Visitatie is een gestructureerde manier om te komen tot kwaliteitsverbeteringen in het professionele functioneren. Iedere bedrijfsarts werkt d.m.v. een continue zelfreflectie aan een verbetering van de eigen professionele bekwaamheid. Hierbij wordt hij/zij gesteund door beroepsgenoten, in eerste instantie de medegevisiteerden en in laatste instantie de visitatoren. Het instrumentarium dat hierbij ter beschikking staat is gebaseerd op het competentieprofiel bedrijfsartsen, waarbinnen zeven competentiedomeinen (CanMEDs) worden onderscheiden. Het doorlopen van het visitatieproces leidt tot een persoonlijke kwaliteitsagenda in de vorm van een Individueel Verbeter Plan (IVP). Zowel in de eerste als in de vervolgvisitatie houdt u zich bezig met een vooruitblik (Verbetertrajecten voor de toekomst) naar de gewenste kwaliteitsverbeteringen in de volgende periode van vijf jaar. In de vervolgvisitatie houdt u zich daarnaast bezig met een terugblik (op het vorige IVP) op het proces van kwaliteitsverbetering in de afgelopen vijf jaar. De eerste visitatie is een nulmeting : het IVP wordt voor het eerst vastgesteld en de visitatoren zullen nog geen oordeel uit kunnen spreken over de persoonlijke kwaliteitsinspanningen in de afgelopen jaren. Zij zullen wél de kwaliteit van het IVP beoordelen op basis van de formele criteria. In de loop van 2016 zijn de eisen die worden gesteld aan het IVP voor de eerste visitatie gelijkgesteld aan die voor de vervolgvisitatie. Bij de tweede visitatieronde zal wel de vraag worden gesteld hoe iedere gevisiteerde in de afgelopen periode heeft gewerkt aan eigen kwaliteitsdoelstellingen. Daarbij geldt het eerste IVP als uitgangspunt. Het IVP wordt na afronding van de visitatie bewaard en blijft (inclusief het commentaar van de visitatoren) ter beschikking van de gevisiteerde. Voorafgaand aan de volgende visitatie komt het eveneens ter beschikking van de dan toegewezen visitatoren. Na het succesvol doorlopen en afsluiten van de visitatie ontvangt de gevisiteerde daarvoor 25 accreditatiepunten in GAIA. Deze punten vertegenwoordigen 25 uur overige deskundigheidsbevorderende activiteiten in het kader van herregistratie als bedrijfsarts, en compenseert op grond van artikel D.20.2 Kaderbesluit CSG 25 uur geaccrediteerde bij- en nascholing. Leeswijzer Het stappenplan in hoofdstuk 1 geeft in vogelvlucht weer wat er verwacht wordt van de gevisiteerde, in welke volgorde en hoeveel tijd daarvoor uitgetrokken dient te worden. In het stroomschema is het proces schematisch weergegeven. Hoofdstuk 2 geeft handvatten voor de invulling van de groepsbijeenkomsten en beschrijft wat van de samenwerking in de visitatiegroep verwacht wordt, en welke valkuilen daarbij vermeden kunnen worden. Hoofdstuk 3 is de handleiding voor het IVP: het belangrijkste resultaat na afloop van het visitatietraject is dat ieder afzonderlijk een Individueel Verbeterplan heeft opgesteld, een weloverwogen persoonlijke kwaliteitsagenda. Hier wordt aandacht besteed aan de formulering van Verbetertrajecten voor de toekomst alsmede aan de Terugblik op het vorige IVP. Hoofdstuk 4 gaat in op de beoordelingscriteria van het IVP. Hoofdstuk 5 beschrijft hoe de formele visitatie (met visitatoren) verloopt. In hoofdstuk 6 staan instructies voor het verkrijgen van feedback van klanten/opdrachtgevers en van cliënten. Hoofdstuk 7 is de handleiding voor het werken met het online portfolio Scorion. Geadviseerd wordt om hoofdstuk 1 t/m 4 voorafgaand aan de start van het traject door te nemen. De verdere hoofdstukken vormen een nadere toelichting en kunnen tijdens de verschillende fasen van voorbereiding in het visitatietraject op onderdelen geraadpleegd worden. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 3

6 Bij twijfelgevallen over de juiste voorschriften, eisen en procedures, is het Visitatiereglement, vastgesteld door het bestuur van de NVAB, in alle gevallen doorslaggevend. De laatste versie van dit reglement is altijd te vinden op de website van de NVAB: Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 4

7 1. Stappenplan visitatie in het kort: wat, wanneer, hoeveel? maanden (minimaal) voor herregistratie: aanmelding Vorm een groep van minimaal vier en maximaal vijf beroepsgenoten. Wijs een contactpersoon aan die de groep aanmeldt via de NVAB-website. Hierna wordt ieder groepslid via de mail gevraagd zijn/haar individuele gegevens voor de aanmelding online te completeren. Als u uw aanmeldingsgegevens heeft gecompleteerd, ontvangt u een bevestiging van aanmelding en inloggegevens voor Scorion. Maak nader kennis met elkaar en maak onderlinge werkafspraken maanden voor de formele visitatie: planning traject in visitatiegroep Neem de handleiding visitatie door. Neem globaal kennis van de vragenlijsten en opdrachten in Scorion. Besteed hierbij specifiek aandacht aan de beoordelingscriteria voor (beide delen van) het IVP. Zie hoofdstuk 4. Kom met uw groep bijeen om de vragenlijsten en opdrachten te bespreken. Maak een planning voor het uitvoeren van de diverse opdrachten. Spreek af hoe onderling feedback geven zal worden geregeld. Zie paragraaf 2.3. Leg data vast voor vier of vijf groepsbijeenkomsten en spreek af wat wanneer besproken wordt. Zie paragraaf 2.2 voor een suggestie van de invulling van de groepsbijeenkomsten maanden voor de formele visitatie: verzameling persoonlijke gegevens In deze periode ontvangt de contactpersoon via de mail het verzoek om twee voorkeursdata voor de visitatie op te geven. Stem de voorkeursdata in de groep af en geef ze door. Maak een begin met het uitvoeren van de 360-graden feedback door anderen te verzoeken feedback te geven aan de hand van een vragenlijst. - (min.) 30 vragenlijsten uitzetten bij cliënten (en minimaal 20 verzamelen) - 5 vragenlijsten uitzetten bij klanten/opdrachtgevers (minimaal 5 verzamelen) Indien vervolgvisitatie: vul IVP Terugblik op het vorige IVP in. Hierin biedt u een compleet overzicht van de kwaliteitsinspanningen die u de afgelopen jaren heeft betracht en de conclusies die u daaruit heeft getrokken. Zie paragraaf 3.2 en paragraaf 4.1. Indien vervolgvisitatie: geef twee groepsgenoten inzage in uw IVP Terugblik op het vorige IVP. Zie paragraaf 7.8 voor de instructie in Scorion. Geef indien van toepassing uw groepsgenoten de gevraagde feedback op hun IVP Terugblik op het vorige IVP. Indien vervolgvisitatie: vul de vragenlijst 06.1 Feedback groepsgenoten op Terugblik op het vorige IVP in. Vul de diverse vragenlijsten in en reflecteer naar aanleiding daarvan op uw professioneel functioneren. Formuleer globaal uw voornemens en verbeterpunten. Bespreek de resultaten van uw individuele reflecties met de leden van uw visitatiegroep maanden voor de formele visitatie: opstellen concept IVP Maak een eerste concept van het IVP Verbetertrajecten voor de toekomst. Zie paragraaf 3.3 en paragraaf 4.2. Verzend deze versie nog niet naar de visitatoren; geef twee groepsgenoten inzage in uw IVP Verbetertrajecten voor de toekomst. Zie paragraaf 7.10 voor de instructie in Scorion. Bespreek tijdens een of enkele groepsbijeenkomst(en) de concept IVP s en bespreek hoe de verbetertrajecten scherper kunnen worden geformuleerd. Voorzie elkaar van opbouwend maar kritisch commentaar. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 5

8 Eisen aan het IVP: a. Er dienen minimaal zes verbetertrajecten te worden geformuleerd. (Eventueel kunnen één of twee van de zes trajecten ook later aan het IVP worden toegevoegd.) b. Minimaal één verbetertraject (en maximaal twee) moet betrekking hebben op het competentiegebied Medisch handelen. De resterende verbetertrajecten moeten over minimaal vier andere (verschillende) competentiegebieden worden verdeeld. c. De verbetertrajecten dienen uitgewerkt te zijn volgens de geformuleerde criteria en zijn hierdoor evalueerbaar op het moment van de volgende visitatie. Zie paragraaf 4.2. Vul de vragenlijst 06.1 Feedback groepsgenoten op Verbetertrajecten voor de toekomst in. Check of het Kwaliteitsbureau u heeft bericht over de visitatiedatum en de ingeplande visitatoren (via de mail) ,5 maanden (6 weken) voor de formele visitatie: indienen concept IVP Check of de factuur voor de visitatie al voldaan is; zonder betaling blokkeert Scorion. Pas uw IVP aan naar aanleiding van commentaren uit de groep. Verzend dit (tweede concept) IVP uiterlijk 6 weken voor de visitatie plaatsvindt naar de visitatoren via Scorion, zie paragraaf Visitatiedag: de uitvoering van de formele visitatie Ontvang de beide visitatoren op de vastgestelde datum. Zorg dat de benodigde aanvullende documenten ter beschikking zijn van de visitatoren. Maak aantekeningen van de opmerkingen van de visitatoren over de IVP s. Noteer welke van de visitatoren uw eerste beoordelaar is; vraag hier zo nodig naar. Verstuur in Scorion beoordelingsformulier 09 naar uw eerste beoordelaar, zie paragraaf Afronden: maximaal 3 maanden na formele visitatie Visitatoren geven binnen een maand via Scorion hun commentaar op het IVP aan u door, zie paragraaf Pas indien van toepassing binnen uiterlijk zes weken na ontvangst van het commentaar (een of beide delen van) het IVP aan conform de afspraken met de visitatoren en dien dit aangepaste IVP opnieuw via Scorion in, zie paragraaf Drie maanden na de visitatiedag dient het IVP te zijn afgerond. Indien het IVP is goedgekeurd, ontvangt u daarvan via Scorion bericht. De visitatie in engere zin is nu afgerond. Vul het evaluatieformulier in (vragenlijst 10 in het overzicht). Na de goedkeuring van uw IVP en het invullen van het evaluatieformulier worden de accreditatiepunten voor visitatie automatisch bijgeschreven in GAIA. Houd er rekening mee dat idealiter uw visitatie 2,5 maanden voor uw herregistratiedatum is afgerond, omdat de herregistratieprocedure van de RGS ook de nodige tijd vergt. 8. Uitvoeren van het Verbeterplan: de komende maanden en jaren Ga aan de slag met het plannen en realiseren van uw verbetertrajecten. Maak periodiek (bijvoorbeeld eens per half jaar) tijd vrij om na te gaan of en hoe u bezig bent met het realiseren van uw verbetertrajecten. Documenteer uw inspanningen en resultaten door het bijhouden van een visitatieportfolio. Maak aantekening van waarom en hoe u uw IVP aanpast door veranderende omstandigheden en inzichten: van groot belang voor de volgende visitatie. Het is aan te bevelen om de bijeenkomsten met uw visitatiegroep door te zetten, om periodiek uit te wisselen hoe eenieder bezig is, óf om (onderdelen van) uw IVP tijdens de bijeenkomsten van de eigen ICT-groep te bespreken. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 6

9 1.1 Stroomschema visitatie IVP Terugblik op het vorige IVP Vragenlijst invullen m.b.v. eigen visitatieportfolio Feedback aan twee groepsgenoten vragen 6.1 Feedback groepsgenoten op Terugblik op het vorige IVP invullen VRAGENLIJSTEN 1. Individuele gegevens 2. Professioneel functioneren 3. Dossieronderzoek 6 dossiers min. 2 per richtlijn/leidraad verdeeld over 2 of 3 richtlijnen/leidraden 4. Reflectieverslag Attitude, autonomie en ethiek VRAGENLIJSTEN EXTERNEN Uitzetten van vragenlijsten: 5.1 Feedbackvragenlijst cliënten 30 cliënten uitnodigen minimaal 20 retour 5.2 Feedbackvragenlijst klanten & opdrachtgevers 5 klanten/opdrachtgevers uitnodigen minimaal 5 retour 7. IVP Verbetertrajecten voor de toekomst invullen Feedback aan twee groepsgenoten vragen 6.2 Feedback groepsgenoten op Verbetertrajecten voor de toekomst invullen 8. Vragenlijsten en IVP openstellen voor de visitatiedatum De formele visitatie [De visitatoren geven aan wie uw eerste beoordelaar is.] 9. IVP ter beoordeling aanbieden na de visitatiedatum I Z.s.m. na de visitatie versturen naar uw eerste beoordelaar, hij/zij ontvangt hiervan via de mail bericht. [De eerste beoordelaar noteert de gezamenlijke eerste beoordeling z.s.m. in dit formulier en sluit het af.] De gevisiteerde ontvangt hiervan bericht via de mail en kan de beoordeling inzien. Indien van toepassing max. 2 x Naar aanleiding van commentaar IVP aanpassen Maak een tweede resp. derde versie aan van betreffend onderdeel middels formulier toevoegen, breng uw verbeteringen aan en sluit het formulier. 9.2 IVP ter beoordeling aanbieden na de visitatiedatum II (1 e ronde na de visitatie) of 9.3 IVP ter beoordeling aanbieden na de visitatiedatum III (2 e en laatste ronde na de visitatie) Versturen naar uw eerste beoordelaar, hij/zij ontvangt hiervan via de mail bericht. [De eerste beoordelaar noteert de gezamenlijke tweede resp. derde beoordeling in dit formulier en sluit het af.] De gevisiteerde ontvangt hiervan bericht via de mail en kan de beoordeling inzien. 10. Evaluatie (invullen na goedkeuring van IVP) vervolgvisitatie Toekenning van 25 accreditatiepunten in GAIA Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 1

10 2. Rol van de visitatiegroep tijdens de voorbereiding van de visitatie Het groepsproces in de visitatiegroep is van groot belang. 2.1 Tussentijds Tussen twee visitaties in kunnen groepsleden elkaar ondersteunen bij het realiseren van de verbetertrajecten en het vormgeven van het visitatiedossier. U bent allemaal in uw eigen beroepspraktijk individueel bezig met de eigen verbetertrajecten en houdt uw portfolio bij. Tijdens de groepsbijeenkomst kunt u elkaar informeren hoe u bezig bent geweest met het IVP in de periode daarvoor. Dat is over het algemeen leuk en zinvol; u pikt op die manier ook weer ideeën van elkaar op. Bovendien werkt de wetenschap dat er weer een groepsbijeenkomst aankomt vaak als een positieve stok achter de deur om weer actief met het IVP aan de gang te gaan. 2.2 Ter voorbereiding op de visitatie (stappenplan) De voorbereiding van de visitatie doet u samen met een groep van vier of vijf collega s. Sommige visitatiegroepen blijven na de afronding van de eerste ronde periodiek bij elkaar komen; een dergelijke visitatiegroep kan zich weer als groep aanmelden voor de vervolgvisitatie. Het is ook mogelijk dat het nodig is om een nieuwe visitatiegroep te vormen met een aantal andere collega s. Als u een nieuwe groep vormt, doe dat dan bij voorkeur met personen die in hetzelfde jaar gevisiteerd willen worden. De voorbereiding van de visitatie vergt een aantal voorbereidende bijeenkomsten, waarin de groepsleden elkaar ondersteunen bij het analyseren van de resultaten van de zelfevaluatie en het opstellen van een (concept) IVP. Het aantal benodigde bijeenkomsten is variabel; als minimum kunt u denken aan vier of vijf bijeenkomsten. De bijeenkomsten worden bij voorkeur in de praktijk van een visitatiegroepslid gehouden. Het valt aan te bevelen om een voorzitter te benoemen, die de voorbereidende bijeenkomsten leidt. De leden van een visitatiegroep ontvangen voorafgaand aan de eerste voorbereidende bijeenkomst inloggegevens voor het digitale portfolio in Scorion. In deze beschermde omgeving staan alle vragenlijsten/ instrumenten die de groepsleden gebruiken in de voorbereiding van het Individueel Verbeterplan. Onderstaand traject kan gebruikt worden als basisstructuur; het staat visitatiegroepen vanzelfsprekend vrij om hiervan af te wijken. De eerste bijeenkomst Individuele voorbereiding voor de 1 ste bijeenkomst: Doornemen Handleiding visitatie Bekijken van vragenlijsten/instrumenten in Scorion Invullen vragenlijst 1 Individuele gegevens Tijdens deze eerste bijeenkomst maken de groepsleden kennis met elkaar en maken afspraken over communicatie, vertrouwelijkheid, etc. Daarnaast nemen zij globaal de vragenlijsten en opdrachten in Scorion door. Speciale aandacht hierbij is gewenst voor de beoordelingscriteria voor het IVP. Spreek ook af hoe het onderling feedback geven zal worden geregeld (wie geeft feedback op wie?). Afspraken voor de volgende bijeenkomsten worden in de agenda vastgelegd. De tweede bijeenkomst indien er groepsleden zijn die de vervolgvisitatie doen Individuele voorbereiding voor de 2 e bijeenkomst: Invullen vragenlijst IVP Terugblik op het vorige IVP Aanbieden Terugblik op het vorige IVP aan groepsgenoten (t.b.v. onderlinge feedback) In deze bijeenkomst bespreken de groepsleden hoe het is gegaan met de realisatie van hun vorige IVP. Alle groepsleden hebben hiertoe de vragenlijst IVP Terugblik op het vorige IVP ingevuld. Voorafgaand aan Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 1

11 deze bijeenkomst wordt de vragenlijst IVP Terugblik op het vorige IVP onderling uitgewisseld. Dit kan door het elkaar toesturen van een word-document, maar het is ook mogelijk om de vragenlijst via Scorion tijdelijk voor elkaar open te stellen, zie paragraaf Ieder groepslid geeft schriftelijke feedback op Terugblik van twee groepsleden en ontvangt eveneens feedback van twee groepsleden. Op deze wijze ondersteunen groepsleden elkaar bij het volledig en duidelijk(er) maken van deze Terugblik. Individuele voorbereiding na de 2 e bijeenkomst: Invullen vragenlijst 6.2 Feedback groepsgenoten op IVP - Terugblik op het vorige IVP De derde bijeenkomst Individuele voorbereiding voor de 3 e bijeenkomst: Invullen vragenlijst 2 Professioneel functioneren, 3. Dossieronderzoek, 4. Reflectieverslag Attitude, autonomie en ethiek Uitzetten 5.1 Feedbackvragenlijst cliënten en 5.2 Feedbackvragenlijst klanten & opdrachtgevers Op deze bijeenkomst worden met uitzondering van de feedbackvragenlijsten - alle volledig ingevulde vragenlijsten in de visitatiegroep besproken. Voorlopige conclusies over mogelijke verbeterpunten worden besproken. Zie paragraaf 7.8 voor de instructies voor het uitzetten van feedbackvragenlijsten in Scorion. Bepaal in deze bijeenkomst ook met elkaar welke voorkeursdata kunnen worden doorgegeven voor de formele visitatie. De vierde (en vijfde) voorbereidende bijeenkomst Individuele voorbereiding voor de 4 e en 5 e bijeenkomst: Bestuderen van de feedback van cliënten en klanten Opstellen concept IVP Verbetertrajecten voor de toekomst Aanbieden concept IVP aan groepsgenoten (t.b.v. onderlinge feedback op verbetertrajecten) Check of factuur voor de visitatie is voldaan; zonder betaling blokkeert Scorion Deze 4 e (en zo nodig 5 e ) bijeenkomst van een visitatiegroep staat in het teken van reflectie op het eigen functioneren met behulp van de ingevulde feedbackvragenlijsten en het formuleren van mogelijke verbetertrajecten. Zie paragraaf voor de instructie voor het bekijken van de feedback van cliënten en klanten & opdrachtgevers. Voorafgaand aan deze bijeenkomsten worden de IVP s onderling uitgewisseld. Dit kan eveneens weer via Scorion of via het uitwisselen van documenten via de mail. Zie paragraaf 7.10 voor de instructies in Scorion. Ieder groepslid geeft schriftelijke feedback op de verbetertrajecten van twee groepsleden en ontvangt eveneens feedback van twee groepsleden. Deze onderlinge feedback zorgt ervoor dat de verbetertrajecten kunnen worden aangescherpt, voordat het IVP definitief via Scorion wordt ingediend ter beoordeling door de visitatoren. Individuele voorbereiding na de 4 e of 5e e bijeenkomst: Invullen vragenlijst 6.1 Feedback groepsgenoten op IVP Verbetertrajecten voor de toekomst Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 2

12 Formele visitatie Voorbereiding voor de visitatiebijeenkomst: Openstellen vragenlijsten en IVP voor visitatoren in Scorion (minimaal 6 weken voorafgaand aan formele visitatie) Zie paragraaf 7.12 voor de instructie van het indienen van de stukken in Scorion. Na de voorbereidende bijeenkomsten vindt onder leiding van de visitatoren de visitatie plaats. In de bijeenkomst is aandacht voor de zelfevaluatie en het nieuwe IVP (Terugblik op het vorige IVP en Verbetertrajecten voor de toekomst) van alle individuele deelnemers. Visitatoren stellen vragen; indien (een of beide delen van) een IVP nog verbetering behoeft, geven ze gerichte feedback en aanwijzingen. Tijdens en vlak na de visitatiebijeenkomst: Noteer feedback van de visitatoren of vraag een groepsgenoot dit voor u te doen. Noteer welke visitator uw hoofdbeoordelaar is; vraag hier zo nodig naar. Verstuur in Scorion het beoordelingsformulier naar uw eerste beoordelaar. Zie paragraaf 7.13 voor de instructie voor het versturen van het beoordelingsformulier in Scorion. Afronden: maximaal 3 maanden na formele visitatie Werkzaamheden t.b.v. afronding: Lees de beoordeling van uw visitatoren in Scorion. (Indien van toepassing) Verwerk in een of beide delen van het IVP de feedback van de visitatoren. Indienen definitief IVP via Scorion (uiterlijk 10 weken na de formele visitatie). Invullen evaluatievragenlijst in Scorion. De visitatoren hebben hun feedback op het IVP mondeling besproken tijdens de visitatie. Hierna geven ze binnen een maand hun commentaar op het IVP via Scorion aan u door, zie in paragraaf 7.14 waar in Scorion u de beoordeling kunt lezen. U heeft hierna nog zes weken de tijd om uw IVP aan te passen conform de afspraken met de visitatoren en uw aangepaste IVP opnieuw via Scorion in te dienen. Zie paragraaf 7.15 voor de instructie hoe u een nieuwe versie van uw IVP maakt en deze opnieuw ter beoordeling indient. Uiterlijk drie maanden na de visitatiedag dient het IVP te zijn afgerond. Evaluatie Indien het IVP is goedgekeurd, ontvangt u daarvan via Scorion bericht. Hierin wordt u ook verzocht het evaluatieformulier in Scorion in te vullen (vragenlijst 10 Evaluatie). Nota bene: het invullen van deze evaluatievragenlijst is verplicht. Na het invullen van deze lijst zullen de 25 accreditatiepunten worden ingevoerd in GAIA. De visitatie in engere zin is nu afgerond. 2.3 Onderlinge feedback in de visitatiegroep Met ingang van 2016 is de feedbackrol naar groepsgenoten versterkt. U doet dat op één of twee momenten: 1. Indien vervolgvisitatie: op het moment dat de betreffende groepsleden de Terugblik op het vorige IVP hebben ingevuld, wisselt u deze onderling uit, opdat u elkaar kunt ondersteunen bij het scherp(er) formuleren van de verrichte inspanningen, bereikte resultaten en de leerervaringen. 2. Op het moment dat alle groepsleden de Verbetertrajecten voor de toekomst hebben geformuleerd, wisselt u deze eveneens uit, opnieuw om elkaar te helpen bij het duidelijk op papier zetten van de verbeterplannen. U kunt in Scorion uw IVP ter inzage aanbieden aan uw groepsgenoten. Zie paragraaf 7.10 voor de instructie. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 3

13 Kijk positief kritisch naar beide onderdelen van het IVP. Het is de bedoeling dat u zich probeert te verplaatsen in de rol van visitator en met deze blik kijkt naar de documenten van uw collega. Indien vervolgvisitatie: Is deze erin geslaagd om in de Terugblik op het vorige IVP helder te verwoorden welke activiteiten zijn ondernomen om de verbeterpunten/-trajecten te realiseren? Is duidelijk wat dit alles aan inzichten heeft opgeleverd? Staan alle elementen van de verbetertrajecten helder op papier? Is duidelijk wat betrokkene wil bereiken, waarom dit belangrijk voor hem/haar is en op welke wijze wordt gecheckt of het doel bereikt is? U kunt hierbij als volgt te werk gaan: a. Zet uw feedback op papier voor uw collega. Probeer daarbij zo specifiek en concreet mogelijk te zijn. Wat vindt u onduidelijk? Waar ontbreekt volgens u nog iets? Welke vragen roept de tekst bij u op? Geef zo mogelijk ook suggesties hoe uw groepsgenoot de Terugblik en/of de Verbetertrajecten nog beter zou kunnen maken. b. Stuur de feedback vervolgens aan elkaar toe via de mail. c. Maak ruimte tijdens de groepsbijeenkomsten voor het bespreken van die feedback/vragen, dan kan iedereen zo nodig nog om een nadere toelichting/verduidelijking vragen op het schriftelijk commentaar. Ieder groepslid geeft feedback op het IVP van twee andere groepsleden. Dus: In een groep van vijf leden: A leest het dossier van B en C B leest het dossier van C en D C leest het dossier van D en E D leest het dossier van E en A E leest het dossier van A en B Op deze manier ontvangt iedere gevisiteerde feedback van twee van zijn medegevisiteerden. Hoe maakt u de onderlinge feedback zichtbaar voor de visitatoren? U vult in Scorion de betreffende vragenlijsten in: 6.1 Feedback groepsgenoten op Verbetertrajecten voor de toekomst, en indien van toepassing: 6.2 Feedback groepsgenoten op Terugblik op het vorige IVP. A.d.h.v. de vragen uit deze lijst geeft u een korte beschouwing over de feedback die u heeft ontvangen van uw groepsgenoten: van welke groepsgenoten heeft u de feedback ontvangen? en wat hebt u met hun opmerkingen gedaan bij het maken/verbeteren van uw IVP? 2.4 Aandachtspunten Groepsleden kunnen elkaar behulpzaam zijn, maar groepsprocessen zijn soms complex en kunnen dan blokkerend werken. De volgende aanwijzingen zijn wellicht nuttig om groepen optimaal te benutten: 1. Help elkaar door niet té behulpzaam te zijn. Er ontstaat in groepen soms een sfeer van: hoe kunnen we samen zo'n visitator snel tevreden stellen. Wij tegen zij. Dat kan onder andere door met elkaar slimme, maar enigszins ontwijkende formuleringen te bedenken. Dus: Bedenk dat het SMART formuleren van een IVP vooral behulpzaam is voor de betrokkene zelf, niet voor de visitator. Beter is elkaar te helpen door juist heel kritisch te zijn, kritischer nog dan een visitator waarschijnlijk zal zijn. Dat helpt de betrokkene bij het scherp formuleren van zijn of haar IVP. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 4

14 2. Ga niet voor consensus, beslis zélf over je verbeterdoelen. Het is bekend dat groepen spanningen liever uit de weg gaan en neigen naar consensus. Je probeert het allemaal eens te zijn met de formulering van het IVP van een ander groepslid. In Nederland - polderland vergeten we wel eens dat je soms helemaal alleen voor jezelf moet kiezen. Dat is bij het vaststellen van individuele verbeterdoelen beslist het geval, want niemand lijdt eronder als je een verbeterdoel kiest dat ingaat tegen adviezen van (een deel van) de groepsleden. Dus: laat u uitgebreid bevragen en adviseren, maar kies uiteindelijk zélf en wees niet te benauwd om af te wijken van wat de groep vindt. Het is uw IVP, u moet er mee verder. 3. Hoed u voor al te snelle probleemoplossing. Stel dat iemand in zijn/haar werkpraktijk kritische opmerkingen heeft gekregen op zijn of haar professioneel functioneren en de betrokkene meldt dit werkprobleem in de visitatiegroep, omdat hij of zij deze kwestie op wil nemen in het IVP. Wat er dan vaak gebeurt is: men gaat het probleem uit het hoofd van de betrokkene praten: welnee, zo ben jij helemaal niet, dat was een uitzonderlijke situatie. iemand wordt overladen met even snelle als goedbedoelde oplossingen waar de betrokkene niets aan heeft. Deze ongevraagde reddingspogingen helpen vaak niet, want ze zijn al eerder uitgeprobeerd en verworpen. De houding die beter past, is die van probleemverhelderaar : geef geen snelle oordelen of oplossingen maar vraag dóór, waardoor de betrokkene scherp krijgt waar de schoen precies wringt. Tijdens de voorbereiding op de visitatie hoeft u eigenlijk niet verder te komen dan dat de verbetertrajecten (en de wegen die daar naartoe leiden), scherp worden geformuleerd. Daarmee kan iemand de komende jaren verder. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 5

15 3. Het Individueel Verbeterplan Van verbeterpunten naar verbetertrajecten In de visitatie gaat het niet langer om verbeterpunten, maar om verbetertrajecten. Trajecten duiden op het longitudinale karakter; verbeteringen hoeven niet in één keer te worden bereikt, maar in meerdere stappen/fasen. 3.1 Een terugblik (alleen bij een vervolgvisitatie) en een vooruitblik In de eerste visitatieronde gaat het om een nulmeting : u maakt uw eerste IVP en de visitatoren kunnen nog niet ingaan op de persoonlijke kwaliteitsinspanningen in de afgelopen jaren. Iedere vijf jaar herhaalt de visitatie zich; we spreken daarom over de vervolgvisitatie. In deze vervolgvisitatie houdt u zich bezig met twee zaken: A. Een terugblik op het proces van kwaliteitsverbetering in de afgelopen vijf jaar; B. Een vooruitblik naar de gewenste kwaliteitsverbeteringen in de volgende periode van vijf jaar. Bij de tweede visitatieronde zal dus wel de vraag worden gesteld hoe iedere gevisiteerde in de afgelopen periode heeft gewerkt aan eigen kwaliteitsdoelstellingen. Daarbij geldt het eerste IVP als uitgangspunt. Dit IVP wordt na afronding van de visitatie bewaard door uzelf en het Kwaliteitsbureau NVAB en komt (inclusief het commentaar van de visitatoren) voorafgaand aan de volgende visitatie in Scorion ter beschikking van de dan fungerende visitatoren. 3.2 Nadere toelichting op de Terugblik op het vorige IVP In de vervolgvisitatie houdt u zich bezig met een terugblik op het proces van kwaliteitsverbetering in de afgelopen vijf jaar. Tussentijds bijhouden van uw vorderingen in een visitatieportfolio Uitgangspunt is uw door de visitatoren geaccordeerde IVP van de vorige visitatie. Aan de hand daarvan bent u aan de slag gegaan uw verbeterpunten te realiseren. We adviseren u om vanaf het begin een visitatieportfolio bij te houden. Het bijhouden van een portfolio helpt u om de bewijzen van de eigen ontwikkeling op een gestructureerde manier te verzamelen. Het portfolio dient meerdere doelen: Het is een instrument om de afgelegde weg te documenteren: tussen de twee visitaties in werkt u aan de realisering van uw persoonlijke verbeterpunten. Gaandeweg dit proces verzamelt u relevant materiaal en houdt u dit bij in een portfolio; hierbij kan worden gedacht aan ontwikkelde werkproducten, reflecties op de eigen leerervaringen, evaluaties van klanten en cliënten, feedbackverslagen van leidinggevenden en collega s, video-opnames, etc. (Het spreekt voor zich dat dit proces het gemakkelijkst verloopt als u daar meteen na de eerste visitatie mee begint. Achteraf verzamelen is lastiger.) Het is een leermiddel: in het portfolio beschrijft u periodiek uw eigen ervaringen tijdens de periode tussen de visitaties in; daarmee houdt u bij welke ontwikkeling u hebt doorgemaakt op de diverse competentiegebieden en bent u in staat om tijdig bij te sturen. Aan de hand van het door u bijgehouden visitatieportfolio vult u uw Terugblik op het vorige IVP in. Deze vragenlijst vormt de basis voor de beoordeling bij de vervolgvisitatie: een gefundeerd bewijs van uw eigen competentieontwikkeling. Het tussentijds bijhouden kan eenvoudig gebeuren: met een Word document of Excel-bestand, dat periodiek kan worden bijgewerkt. In dit document plaatst u allereerst het oorspronkelijke verbeterpunt/- traject. Hierna beschrijft u periodiek welke acties u rond dit verbeterpunt/-traject hebt ingezet en welke effecten die hebben gehad. Het verdient aanbeveling om het verslag ieder half jaar bij te werken: u weet dan nog goed wat u hebt gedaan en waarom u het zo hebt aangepakt. U noteert wanneer een verbeterpunt/-traject is afgerond en eventueel of er een nieuw (vervolg)punt aan wordt gekoppeld. Als aan een bepaald verbeterpunt/-traject niets is gedaan, noteert u dit eveneens, met Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 6

16 een korte toelichting. Het kan voorkomen dat u een verbeterpunt/-traject bij nader inzien niet meer zinvol of relevant vindt; in dat geval beschrijft u ook dit inzicht kort. Bij voorkeur kiest u ter vervanging van een vervallen verbeterpunt/-traject een nieuw verbeterpunt/-traject en beschrijft wat hiermee is gebeurd. Op deze manier laat het verslag duidelijk zien hoe de verbeterpunten/-trajecten zijn gerealiseerd en hoe uw ontwikkeling is verlopen. Ons advies is om bij ieder punt gelijk te noteren welke achterliggende documenten de realisatie van het verbeterpunt/-traject kunnen onderbouwen en deze documenten ook gelijk aan het portfolio toe te voegen. Aan het eind van de vijfjaarsperiode maakt u de balans op. Dit doet u in de Terugblik op het vorige IVP hierin zet u per verbeterpunt/-traject kort op een rijtje: Welke activiteiten of inspanningen u hebt ingezet om het verbeterpunt/-traject te realiseren; Wat dit alles u heeft opgeleverd: wat hebt u geleerd, wat bent u beter gaan doen, welke inzichten heeft het u opgeleverd; Op welke wijze heeft het realiseren van verbeterpunten geleid tot verdere ontwikkeling van de eigen competenties als bedrijfsarts? Zo maakt u uw eigen professionele ontwikkeling zichtbaar voor de visitatoren. Door het maken van de visitatieportfolio en het invullen van de Terugblik op het vorige IVP maakt u voor uzelf de balans op over de afgelopen vijf jaar: wat heb ik ondernomen en waar sta ik nu? Dit vormt tevens de opstap naar het tweede deel van uw dossier: de verbetertrajecten voor de komende periode. Het is belangrijk dat de Terugblik op het vorige IVP een weerspiegeling is van het traject dat u persoonlijk hebt afgelegd. Wellicht bent u met uw visitatiegroep blijven bijeenkomen in de afgelopen jaren en heeft u gesproken over verbeterpunten/-trajecten, die in de IVP s van meerdere groepsleden voorkwamen. Wellicht werkt u bij dezelfde werkgever, waardoor de context waarbinnen u uw IVP uitwerkt ook veel op elkaar lijkt. Maar ook als u dezelfde of soortgelijke inspanningen hebt verricht, kan het leereffect per persoon anders zijn. Als je goed doorvraagt blijkt dat wat de een leert van een ervaring toch totaal anders is dan wat de ander ervan leert. Probeer dus nieuwsgierig te zijn naar elkaars ervaringen en door goed doorvragen de verdieping te zoeken. Dat zal ervoor zorgen dat uw Terugblik op het vorige IVP echt uw persoonlijke verhaal wordt. Welke achterliggende documenten kunnen worden verzameld? In uw IVP heeft u een aantal zelf gekozen, persoonlijke verbeterpunten/-trajecten geformuleerd. Het ligt dus voor de hand dat ook de documenten, die de competentieontwikkeling van de bedrijfsarts onderbouwen, allerlei inhouden en vormen kennen. Bijvoorbeeld: indien u als verbeterpunt heeft geformuleerd dat u een cursus over een bepaald onderwerp wilde volgen, kunt u als achterliggend document het certificaat van deelname aan deze cursus noemen. Maar ook een uitdraai van GAIA kan als achterliggend document fungeren. Om u een indruk te geven van de veelheid aan mogelijkheden is in bijlage 1 een lijst met voorbeelden opgenomen. In de Terugblik op het vorige IVP noemt u één of twee documenten, die uw handelen het best onderbouwen. Deze onderliggende documenten, die het verslag ondersteunen, behoeven dus niet te worden toegevoegd in Scorion. De documenten zijn eventueel wel opvraagbaar tijdens de formele visitatie. Format/inhoudsopgave Een portfolio dat tussentijds wordt bijgehouden kan elke mogelijke vorm krijgen, naar eigen keuze van de gevisiteerde: een papieren map, een schoenendoos of een digitaal bestand. De Terugblik op het vorige IVP die voor de formele vervolgvisitatie wordt gemaakt, heeft een vast omschreven format. Hiervoor is gekozen om de beoordeling door de visitatoren te vereenvoudigen. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 7

17 3.3 Nadere toelichting op de Verbetertrajecten voor de toekomst Zowel in de eerste als in de vervolgvisitatie houdt u zich bezig met een vooruitblik naar de gewenste kwaliteitsverbeteringen in de volgende periode van vijf jaar. Het ligt voor de hand dat de reflectie op de eigen ontwikkeling in de voorgaande periode al zicht geeft op mogelijke verbeteringen voor de volgende periode. We adviseren u om na het invullen van de Terugblik op het vorige IVP eerst eens achterover te leunen en uzelf af te vragen waar u nu staat als professional en wat dat betekent voor de komende vijf jaar. Op welke gebieden wilt u zichzelf verder ontwikkelen, hetzij door het verder uitbouwen van uw sterke punten, hetzij door verbetering van uw zwakke punten. Vervolgens gaat u aan de slag met de instrumenten in Scorion. Deze instrumenten kunnen enerzijds een bevestiging geven van wat u zelf al bedacht had; anderzijds komt u wellicht nog andere verbetermogelijkheden op het spoor. De eisen voor de eerste en de vervolgvisitatie zijn met ingang van 2016 grotendeels gelijk getrokken. De volgende instrumenten worden gebruikt (bij voorkeur niet eerder dan twee jaar voorafgaand aan de visitatie ingevuld): 1. Individuele gegevens bedrijfsarts 2. Vragenlijst Professioneel functioneren; 3. Dossieronderzoek (medical audit):het toetsen van minimaal zes dossiers verdeeld over minimaal twee richtlijnen/leidraden (te kiezen uit meerdere mogelijkheden); 4. Reflectieverslag Attitude, autonomie & ethiek; 5.1 Feedbackvragenlijsten voor cliënten; 5.2 Feedbackvragenlijsten voor klanten & opdrachtgevers; 6.1 Vragenlijst Feedback groepsgenoten op Verbetertrajecten voor de toekomst; 7. IVP - Verbetertrajecten voor de toekomst; 10. Evaluatie In de vervolgvisitatie worden hieraan de volgende instrumenten toegevoegd: 0 IVP Terugblik op het vorige IVP; 6.2 Vragenlijst Feedback groepsgenoten op Terugblik op het vorige IVP. Er dienen minimaal zes verbetertrajecten te worden geformuleerd: Minimaal één (en maximaal twee) verbetertraject heeft betrekking op het competentiegebied Medisch handelen. De resterende verbetertrajecten moeten over minimaal vier andere (verschillende) competentiegebieden worden verdeeld; Een verbetertraject dient als volgt uitgewerkt te zijn en is hierdoor evalueerbaar op het moment van de volgende visitatie): - is planmatig uitgewerkt en geeft blijk van procesdenken; - is goed gefaseerd door de tijd; - toont voldoende ambitie; - inspireert de gevisiteerde, doet een beroep op intrinsieke motivatie. Nota Bene: gebleken is dat het soms lastig is om in één keer zes verbetertrajecten te formuleren. Van de (minimaal) vereiste zes nieuwe verbetertrajecten, mogen er één of twee later worden aangevuld, maximaal 2,5 jaar na de formele vervolgvisitatie. Als één of meerdere verbetertrajecten halverwege afvallen (om welke reden dan ook), moet er een alternatief verbetertraject worden geformuleerd. In ieder geval moet bij de volgende visitatie een terugrapportage plaatsvinden over minimaal zes verbetertrajecten. Bij verbetertrajecten gaat het om kwaliteitsverbeteringen, die van voldoende gewicht zijn en veelal over een langere termijn kunnen worden gerealiseerd. Verbeteringen worden vaak niet in één keer bereikt, maar kunnen in meerdere stappen/fasen opgedeeld worden. Kleine(re) stappen zijn te overzien, leiden tot tussentijdse succeservaringen en verhogen de motivatie om door te gaan. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 8

18 Voorts is het van belang dat het verbeteringen betreft die u echt aan het hart gaan. Alleen dan zult u voldoende motivatie eraan ontlenen en zich (blijven) inspannen om het verbetertraject daadwerkelijk te doorlopen. Om te komen tot een goede beschrijving van een verbetertraject kunt u meerdere hulpmiddelen gebruiken, zoals de SMART-methodiek, de PDCA-cirkel of het beantwoorden van de 5 W-vragen. In bijlage 2 vindt u een aantal voorbeelden van hulpmiddelen die u kunt gebruiken. In bijlage 3 vindt u twee voorbeelden van verbetertrajecten. Samenvattend: het IVP dient dus aan de volgende eisen te voldoen: De Terugblik op het vorige IVP biedt een compleet overzicht van de kwaliteitsinspanningen die u de afgelopen jaren heeft betracht en de conclusies die u daaruit heeft getrokken over uw eigen ontwikkeling als professional. (alleen bij een vervolgvisitatie) De Verbetertrajecten voor de toekomst: Er dienen minimaal zes verbetertrajecten te worden geformuleerd (eventueel kunnen één of twee van de zes trajecten ook later aan het IVP worden toegevoegd). Minimaal één verbetertraject (en maximaal twee) moet betrekking hebben op het competentiegebied Medisch handelen. De resterende verbetertrajecten moeten over minimaal vier andere (verschillende) competentiegebieden worden verdeeld. De verbetertrajecten dienen uitgewerkt te zijn volgens de geformuleerde criteria en zijn hierdoor evalueerbaar op het moment van de volgende visitatie. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 9

19 4. Beoordeling visitatie De beoordeling heeft betrekking op het gehele IVP, dus zowel op de terugblik (bij een vervolgvisitatie) als de vooruitblik (verbetertrajecten). 4.1 Beoordelingscriteria Terugblik op het vorige IVP (vervolgvisitatie) De beoordeling heeft vooral betrekking op de verbeterinspanningen die u zich hebt getroost in de voorbije periode, niet zozeer op de effecten daarvan. Dus: hebt u daadwerkelijk geprobeerd de eigen kwaliteit te verbeteren? Het gaat dus om beoordeling van zaken als: Hebt u aannemelijk gemaakt dat u hebt geprobeerd om de geplande verbeterpunten/-trajecten te realiseren (los van het bereikte resultaat)? Hebt u inzichtelijk gemaakt wat deze inspanningen hebben opgeleverd c.q. wat u ervan heeft geleerd (op de diverse competentiegebieden)? Gevraagd wordt dat u over alle verbeterpunten/-trajecten uit uw vorige IVP een verantwoording geeft. Het verslag over activiteiten/inspanningen is bij voorkeur feitelijk, reflectief en beschrijvend (d.w.z. in de vorm van een verhaal ; een afvinklijstje in de trant van gedaan, niet gedaan, gelukt, niet gelukt volstaat niet. Het moet duidelijk zijn waarom en hoe een verbeterpunt is aangepakt c.q. welke inspanning is gedaan om een verbetering te bereiken. Deze reflectie heeft enige omvang; als minimum kan één alinea van regels worden aangehouden.) 4.2 Beoordelingscriteria Verbetertrajecten voor de toekomst Beoordeling van de verbetertrajecten vindt plaats op basis van onderstaande criteria: Er dienen minimaal zes verbetertrajecten te worden geformuleerd; Minimaal één (en maximaal twee) verbetertraject heeft betrekking op het competentiegebied Medisch handelen. De resterende verbetertrajecten moeten over minimaal vier andere (verschillende) competentiegebieden worden verdeeld; Een verbetertraject dient als volgt uitgewerkt te zijn en is hierdoor evalueerbaar op het moment van de volgende visitatie): - is planmatig uitgewerkt en geeft blijk van procesdenken; - is goed gefaseerd door de tijd; - toont voldoende ambitie; - inspireert de gevisiteerde, doet een beroep op intrinsieke motivatie. Het gehele IVP, dus zowel deel A Terugblik op het vorige IVP (vervolgvisitatie) als deel B Verbetertrajecten voor de toekomst moet voldoende beoordeeld worden. Indien één of beide onderdelen onvoldoende wordt beoordeeld, dan is de visitatie niet succesvol afgerond. Als deel A (Terugblik op het vorige IVP) niet akkoord wordt bevonden, betekent het dat u onvoldoende aannemelijk heeft gemaakt dat u voldoende inspanningen hebt verricht om de eigen kwaliteit te verbeteren. Het kan zijn dat u wel de nodige inspanningen hebt verricht, maar deze nog onvoldoende duidelijk hebt beschreven. Er is dus sprake van een tekstueel tekort. In dat geval betekent het dat u uw Terugblik op het vorige IVP dient te herschrijven (aanvullen, verhelderen, etc.). U heeft hiervoor twee maanden de tijd. Drie maanden na de formele visitatie dient de verbeterde versie van de Terugblik op het vorige IVP ter beoordeling te zijn ingeleverd. Indien u daadwerkelijk onvoldoende inspanningen hebt verricht om uw verbeterpunten/-trajecten te realiseren, wordt uw Terugblik op het vorige IVP als onvoldoende beoordeeld. Dit betekent dat uw vervolgvisitatie niet succesvol kan worden afgerond. Er zijn dan twee mogelijkheden: indien uw herregistratiedatum dit toelaat kunt u een individuele hervisitatie aanvragen (binnen één jaar, zie reglement artikel 6.08); u ontvangt (van de RGS) een tijdelijke herregistratie voor de duur van twee jaar. In die termijn kunt u opnieuw een (vervolg)visitatietraject doorlopen. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 10

20 Als deel B (Verbetertrajecten voor de toekomst) als onvoldoende beoordeeld wordt, dan krijgt u de kans om de Verbetertrajecten te herschrijven, conform art van het visitatiereglement. Ook hiervoor geldt een termijn van maximaal drie maanden; u dient binnen drie maanden na de formele visitatiedatum een verbeterde versie voor te leggen aan de visitatoren. Mocht ook de herziene versie van de Verbetertrajecten niet de toets der kritiek kunnen doorstaan, dan gelden dezelfde opties als hierboven: een individuele hervisitatie of een tijdelijke herregistratie door de RGS. 4.3 Afronding Termijnen Tijdens de formele visitatie ontvangt u mondelinge feedback op uw concept IVP. Voor de finale afronding gelden de volgende termijnen: de visitatoren geven aan iedere gevisiteerde bedrijfsarts (indien van toepassing) binnen een maand na de visitatie commentaar op het eerste concept van (beide delen van) het IVP. Het is de bedoeling dat u deze feedback na afloop van de visitatie verwerkt in uw definitieve IVP. Hiervoor heeft u na ontvangst van het commentaar van de visitator nog maximaal zes weken de tijd. De visitatoren hebben dan nog twee weken de gelegenheid om het definitieve IVP nog een keer te beoordelen. Daarna geven de visitatoren de visitatieverklaring af, al of niet met kanttekeningen daarbij. Binnen drie maanden na de visitatiedatum dient de visitatie te zijn afgerond. De visitatoren hebben vanaf de afronding van de visitatie geen toegang meer tot de gegevens van de gevisiteerde in Scorion. Het IVP blijft alleen digitaal beschikbaar voor de betreffende bedrijfsarts tot aan het moment van de volgende visitatie, vijf jaar later, twee nieuwe visitatoren worden toegewezen. Het IVP blijft voor de gevisiteerde op de persoonlijke pagina in Scorion bewaard. Wij raden u aan ook een hardcopy van het IVP te bewaren. Na het succesvol afronden van de visitatie kent het Kwaliteitsbureau NVAB de 25 accreditatiepunten in GAIA toe. Kanttekeningen bij het IVP Indien de visitatoren kanttekeningen maken bij de eindversie van het IVP, dan zijn die voor de betrokken bedrijfsarts niet vrijblijvend: in de komende cyclus zal moeten worden gewerkt aan de door de visitatoren als wenselijk aangegeven verbeterpunten, en daarover zal verantwoording moeten worden afgelegd. Het geaccordeerde IVP, dat door gevisiteerde en visitatoren wordt overeengekomen, is het formele eindpunt van de visitatie. Indien één of beide visitatoren ook na aanpassing van mening zijn dat het IVP niet aan de eisen (zie hierboven) voldoet, dan wordt de visitatie niet geaccordeerd en derhalve niet als succesvol afgerond gekwalificeerd. Kosten van een nieuw op te starten visitatie zijn voor rekening van de gevisiteerde. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 11

21 5. De formele visitatiebijeenkomst Het Kwaliteitsbureau NVAB benadert u om een datum te kiezen voor de formele visitatie. Bij de aanmelding heeft u aangegeven in welk kwartaal u gevisiteerd wilt worden. Circa een half jaar voor dit kwartaal wordt u verzocht om twee data door te geven waarop de voltallige groep gedurende een dagdeel aanwezig kan zijn. Visitatoren krijgen vervolgens de gelegenheid om in te tekenen op die beschikbare data. Als de match lukt, ontvangt u een bevestiging van de definitieve datum en de namen van de ingeplande visitatoren. Het kan zijn dat de groep opnieuw twee data moet voorstellen als het Kwaliteitsbureau er niet in slaagt twee visitatoren te vinden. Reserveer een vergaderruimte die geschikt is voor een intensieve bespreking van minimaal acht personen gedurende een dagdeel (meestal tussen en uur of tussen en uur). De groep is verantwoordelijk voor het organiseren van deze faciliteit. Spreek als groep de wensen en verwachtingen door t.a.v. het gesprek met de visitatoren. Geef specifieke wensen tevoren door aan de visitatoren minimaal twee weken voor de visitatiedatum. Mochten er speciale omstandigheden spelen rond een bepaald groepslid, dan is het raadzaam om de visitatoren daar ook van op de hoogte te stellen. Visitatoren geven tijdens de formele visitatie van de groep in ieder geval feedback op het Individuele Verbeterplan (IVP). Visitatoren kunnen gezien de beperkte tijdsduur van de visitatie geen feedback geven op en aandacht besteden aan álle individuele informatie die middels de visitatie -instrumenten gegenereerd is. Het is aan te bevelen om zelf aantekeningen van de bespreking van uw IVP te maken (of een collega te vragen om dit te doen). Zorg dat eventueel aanvullend materiaal aanwezig is en door visitatoren kan worden ingezien. Het is echter niet nodig om de medische dossiers, die u heeft gebruikt voor uw dossieronderzoek, geanonimiseerd mee te nemen naar de visitatie. Visitatoren zijn wel bevoegd inzage te vragen als zij daar aanleiding toe zien. Inzage kan dan na de formele visitatie verstrekt worden. Het is belangrijk te beseffen dat de visitatoren: gewone collega s zijn, die zelf ook zijn gevisiteerd, u niet de maat komen nemen, omdat die maat niet bestaat, geen inhoudelijk oordeel vormen maar vooral procesgericht zijn, een soort van externe spiegel zijn waardoor u wat andere dingen ziet van uzelf dan gewoonlijk, niet moeilijk doen als er redelijke argumenten zijn, ook als die erg persoonsgebonden zijn. Dus: gebruik de visitatoren als buitenstaanders met verstand van zaken die u kunnen helpen uw IVP verder aan te scherpen en zo de beroepsgroep, zowel individueel als collectief, verder te helpen. Op de volgende pagina treft u op hoofdlijnen een programma voor de formele visitatie: de eenmalige bijeenkomst van de visitatiegroep met twee visitatoren. De visitatoren leiden de bijeenkomst en bepalen de agenda in overleg. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 12

22 5.1 Voorbeeldprogramma Visitatie 1. Introductie Kennismaking: visitatoren lichten toe wie ze zijn en hoe hun professionele loopbaan er uitziet. Toelichting op doel en werkwijze bij het visiteren. Programma uiteenzetten en aanvullende agendapunten invoegen. [15 min] 2. Visitatie-ervaringen van gevisiteerden [30 min] Bevindingen en gevoelens van gevisiteerden bij het visitatieproces: - wat zijn vondsten, nieuwe inzichten, potentiële ontwikkelingen? - wat zijn leerpunten en wat behoeft meer aandacht? - lusten en lasten van de voorbereidingsfase? Beschouwing op visitatieproces als geheel dat de groep heeft doorgemaakt. Aandacht voor de ontwikkelcomponent van het visitatiemodel, inhoudelijk, methodisch, technisch. 3. Algemene beschouwing van visitatoren op basis van IVP s [30 min] Vorm: in hoeverre is het gelukt om de voornemens scherp te formuleren? Inhoud: wat zijn grote gemene delers, wat valt op, wat ontbreekt? Wat is de relatie van de inhoud van de IVP s met het overig materiaal? 4. Bespreking per persoon van visitatiegegevens [max. 90 min] (gemiddeld 15 min. p.p. met tussentijds pauze van 15 min.) Visitatoren gaan op basis van het individuele materiaal in detail o.a. in op: Het dossieronderzoek: eventueel check op een dossier en de gescoorde items. Bevindingen van groepsgenoten, cliënten en klanten. Het Individueel Verbeterplan, inclusief bespreekpunten aangegeven door betreffende gevisiteerde voor zover niet expliciet aangegeven als privé. (De gevisiteerde of een collega maakt aantekening van de opmerkingen tijdens de visitatie ter aanpassing van het IVP.) 5. Bespreking van reflectie-instrument Attitude, autonomie en ethiek [30 min] Dit onderdeel kan ook deel uitmaken van de individuele bespreking onder 4. Enkele thema s/kwesties worden, voor zover niet individueel besproken, plenair en beschouwend besproken. 6. Evaluatie en vooruitblik [30 min] Terugblik op het verloop van de formele visitatie en optreden visitatoren. Vooruitblik op het realiseren/de realiseerbaarheid van verbeterdoelen. De visitatoren geven per gevisiteerde aan wie de hoofdbeoordelaar is; na de visitatie verstuurt u beoordelingsformulier 9 en vult u de betreffende naam in. Signalen aan de NVAB en de beroepsgroep: - waar behoeft het visitatiemodel aanpassing? - wat zeggen de Verbeterplannen over het beleid van de NVAB? Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 13

23 6. Toelichting gebruik feedbackvragenlijsten derden (cliënten, klanten & opdrachtgevers) Er zijn twee feedbackvragenlijsten beschikbaar: 6.1 Feedbackvragenlijst voor cliënten 6.2 Feedbackvragenlijst voor opdrachtgevers & klanten De vragenlijsten kunnen digitaal worden ingevuld, maar u kunt ook papieren versies ter invulling aanbieden. Voor elke vragenlijst is een voorbeeld aanbiedingsbrief beschikbaar. Deze is opgenomen in Scorion en kan als Word-bestand worden gedownload van de website van de NVAB, zodat u deze eventueel naar eigen inzicht kunt aanpassen. 6.1 Instructie feedbackvragenlijst cliënten De vragenlijst is ter beoordeling voorgelegd aan Welder (voorheen: het Breed Platform Verzekerden en Werk), met als oogmerk het cliëntenperspectief optimaal tot uitdrukking te laten komen. Op basis van de bevindingen van het Platform zijn aanpassingen in deze lijst aangebracht. 1. Het is de bedoeling dat u dertig vragenlijsten onder uw cliënten/patiënten/werknemers ter beantwoording uitzet: schriftelijk en/of digitaal. Voor uw analyse heeft u minimaal twintig ingevulde vragenlijsten nodig. 2. Het is van belang om niet alle cliënten van één spreekuur te enquêteren, maar om de enquêtes te verdelen over minstens drie spreekuren op verschillende dagen. Op deze wijze kan voorkomen worden dat de uitslag wordt beïnvloed door een te specifieke situatie. 3. Zorg dat er een systeem zit in welke cliënten u laat meedoen. Neem bijvoorbeeld de eerste drie cliënten van het spreekuur, of de laatste vijf. 4. Het is belangrijk dat cliënten het ingevulde formulier anoniem ergens kunnen deponeren in een bus of doos, om te voorkomen dat cliënten beïnvloed worden, omdat zij het formulier persoonlijk aan iemand moeten overhandigen. 5. Door de gegevens zelf in te vullen in Scorion of door de werknemer/patiënt dit zelf te laten doen, worden de gegevens overzichtelijk gepresenteerd en kunt u conclusies trekken voor uw Verbeterplan: wat gaat goed en wat kan beter vanuit de optiek van uw cliënten. 6.2 Instructie feedbackvragenlijsten klanten& opdrachtgevers Met behulp van deze vragenlijsten kunt u informatie verzamelen over hoe klanten & opdrachtgevers aankijken tegen uw functioneren als bedrijfsarts. De lijsten zijn bestemd voor mensen die zicht hebben op en zich een oordeel kunnen vormen over (een deel van) uw functioneren. Het is de bedoeling dat u minimaal vijf vragenlijsten ter beantwoording uitzet onder uw klanten/opdrachtgevers. U kunt hierbij denken aan: een leidinggevende waarmee u direct samenwerkt een vertegenwoordiger van het management van een klant, een vertegenwoordiger van een medezeggenschapsorgaan van een klant, een vertegenwoordiger van de afdeling P&O van één van uw opdrachtgevers Afhankelijk van uw persoonlijke werksituatie kan het voor de hand liggen om anderen dan de hierboven genoemde personen te vragen de lijst in te vullen. Het is aan u om te kiezen welke personen de meest zinvolle informatie kunnen geven. Voor uw analyse heeft u minimaal vijf ingevulde vragenlijsten nodig. Als u alle vragenlijsten retour hebt ontvangen, bestudeert u de ontvangen feedback en gaat u na of deze verbetermogelijkheden oplevert en zo ja, welke u zou willen opnemen in uw IVP. Zie voor de instructies voor het uitzetten van vragenlijsten in Scorion paragraaf 7.8. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 14

24 7. Handleiding Scorion Inleiding De NVAB maakt ter ondersteuning van de visitatie gebruik van het digitale portfoliosysteem Scorion. Scorion is ontwikkeld door Parantion. Het is een systeem waarin gebruikers een persoonlijk portfolio kunnen opbouwen en geheel of gedeeltelijk ter inzage kunnen aanbieden aan anderen. Scorion wordt gebruikt door veel (medische) opleidingen, waaronder de SGBO in Nijmegen. Alle voor de visitatie benodigde vragenlijsten worden u in Scorion ter beschikking gesteld. 7.1 (Eerste keer) inloggen in Scorion Na aanmelding bij het Kwaliteitsbureau ontvangt u een mail met uw gebruikersnaam. Er is geen wachtwoord voor u aangemaakt, dat kunt u zelf kiezen. Wanneer u op de link Wachtwoord instellen klikt, komt u op onderstaande pagina terecht waar u uw zelfgekozen wachtwoord tweemaal invult. Let op! Het wachtwoord moet aan de volgende voorwaarden voldoen: tenminste 8 karakters tenminste 1 hoofdletter tenminste 1 kleine letter tenminste 1 cijfer geen andere tekens (dus geen uitroepteken, punt etc.) U wordt daarna vanzelf ingelogd. NB: Het instellen van het wachtwoord kan tot 2 weken na de verzenddatum van de . Daarna kunt u klikken op de link Wachtwoord vergeten op de inlogpagina van Scorion. Vul in het volgende scherm uw gebruikersnaam in en klik op verzenden. U ontvangt vervolgens een met een nieuwe link naar Scorion. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 15

25 Als u uw wachtwoord bent vergeten, doet u hetzelfde: klik op de link Wachtwoord vergeten? en vul in het volgende scherm uw gebruikersnaam in en klik op verzenden. U ontvangt vervolgens een met een link naar Scorion. Daar kunt u een nieuw zelfgekozen wachtwoord opgeven. Als u inloggegevens heeft, kunt u via het internetadres naar de applicatie gaan. Vervolgens kunt u inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Let op: als u inlogt in Scorion, wordt het systeem altijd geopend op de pagina waar u voor het uitloggen actief was. 7.2 Startpagina Na inloggen komt u op de volgende pagina terecht. NB. Deze startpagina is nog in ontwikkeling. U ziet nu al de opmaat naar een takenlijst. Dit onderdeel wordt pas relevant na de visitatie. De links aan de linkerkant zijn het belangrijkst. Ga naar de startpagina. Ga naar de vragenlijsten. Ga naar mijn documenten (hier vindt u de pdf van uw vorige IVP en door u aangemaakte rapporten) Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 16

26 7.3 Vragenlijstenoverzicht Om bij de vragenlijsten te komen, klikt u op de startpagina op het menu-item Vragenlijsten links onderin. Het menu Vragenlijsten vervolgvisitatie (datum) klapt meestal automatisch uit waarna rechts een overzicht van alle vragenlijsten te zien is. Als het menu niet automatisch openklapt, klik dan op de titel (Vragenlijsten vervolgvisitatie (datum)). 7.4 Het invullen van een vragenlijst Klik op het icoon in de kolom Invullen. Vervolgens wordt de vragenlijst in een pop-upscherm geopend. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 17

27 Met de buttons Volgende en Vorige kunt u door een vragenlijst heen lopen. 7.5 Het afdrukken van een vragenlijst U kunt een print maken van uw vragenlijsten door achter de vragenlijst op het icoontje in de kolom Ingevulde antwoorden te klikken. U kunt vanuit de pop-up die dan verschijnt, de vragenlijst printen door te klikken op de knop Afdrukken linksonder. NB1: in deze print worden alleen de ingevulde vragen en antwoorden meegenomen. NB2: een minpuntje van deze functie is (nog) dat titels niet worden meegenomen, waardoor bijvoorbeeld niet direct duidelijk is op welk dossieronderzoek de vragen en antwoorden betrekking hebben. NB3: Een betere printfunctie is in ontwikkeling en kan naar verwachting medio september 2016 in gebruik worden genomen. Voor de Terugblik op het vorige IVP en Verbetertrajecten voor de toekomst kan een rapportage worden gemaakt en afgedrukt, dit zorgt voor een betere print. Dat doet u door de betreffende vragenlijst te selecteren en bovenaan in het menu op Rapportage te klikken. Kies rapport en klik in de pop-up op Ok. Een pdf van de vragenlijst wordt dan opgeslagen in de map Rapportages onder Mijn documenten. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 18

28 Bij het indienen van de stukken voor de visitatie dient u van de feedbackvragenlijsten een rapport te maken, zodat de visitatoren de antwoorden ook kunnen inzien. Zie ook: Een rapport maken van de ontvangen feedback. 7.6 Vragenlijst 02. Professioneel functioneren Onder iedere vraag/stelling ziet u twee kolommen, met de beschrijving huidige situatie en belang. Voor beide vult u de waarde in zoals u die voor uzelf ziet. Uit deze twee scores wordt een signaalwaarde of prioriteit gegenereerd. De resultaten worden weergegeven in de vorm van een staafdiagram. Kies bij huidige situatie een score op de schaal 1 t/m 5 waarbij geldt dat de situatie zoals beschreven: 1 = in zeer geringe mate geldt voor u 2 = in geringe mate van toepassing is op u 3 = enigszins van toepassing is op u 4 = in hoge mate van toepassing is op u 5 = altijd van toepassing is op u Voor de waardering van de stelling kiest u bij belang dat u de situatie: 1 = zeer onbelangrijk vindt 2 = onbelangrijk vindt 3 = enigszins van belang vindt 4 = belangrijk vindt 5 = zeer belangrijk vindt Berekening Het resultaat van beide kolommen, de signaalwaarde of mate van prioriteit, wordt voor u berekend. Het staafdiagram met de resultaten van de berekening vindt u terug na elke competentie en in een totaaloverzicht aan het einde van de vragenlijst. Om de grafiek(en) te bekijken, klikt u op Klik hier om uw prioriteitswaarde te bekijken. De berekening is als volgt: 5 minus de score eerste kolom x score tweede kolom = uw prioriteitswaarde Verondersteld wordt dat de gewenste score in de eerste kolom 5 bedraagt: dat is het ideaalbeeld van de bedrijfsarts die alles kan en alles weet volgens de in het competentieprofiel gestelde professionele regels. Die bestaat natuurlijk niet! Het verschil tussen deze ideaalsituatie (5 punten) en uw huidige situatie (uw score in kolom 1) wordt vermenigvuldigd met het belang dat u toegekend heeft aan de uitspraak (in kolom 2). Deze uitkomst bepaalt de prioriteit. Uw prioriteitswaarde kan in theorie variëren tussen: 0 (dat betekent dat u het item géén prioriteit geeft, u doet het namelijk altijd al) en 20 (u geeft daarmee aan dat het betreffende situatie nu nog in zeer geringe mate op u van toepassing is, maar u vindt dat item wél zeer belangrijk: daaruit volgt een zeer hoge prioriteit). De scores worden weergegeven in een staafdiagram, waarop hoge prioriteiten onmiddellijk opvallen. Aan het slot van elk onderdeel wordt u gevraagd conclusies te trekken uit deze gegevens. Mede op grond van de uitkomsten van deze weging kunt u vervolgens zelf bepalen welke onderwerpen u wilt opnemen in uw Individueel Verbeterplan. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 19

29 Bekijken quickscan grafiek Na het invullen van elk onderdeel kunt u de prioriteitswaarden bij de vragen bekijken. In onderstaand voorbeeld is de berekening als volgt: Huidige situatie = 2 Belang = 3 Prioriteit = (5-2) x 3 = 9 Er is geen norm waaraan de waarde zou moeten voldoen. Wel kunt u ervan uitgaan dat hoe hoger de waarde is, hoe meer dit punt aandacht vraagt. Want u vindt dit punt wel belangrijk, maar momenteel is het (nog) niet op u van toepassing. Na de scorevragen kunt u per onderdeel voor uzelf een voorlopig aandachtspunt formuleren. 7.7 Vragenlijst 03. Dossieronderzoek Het invullen van het dossieronderzoek Wanneer u de vragenlijsten bij de dossieronderzoeken gaat invullen, krijgt u eerst een algemene toelichting te zien. Vervolgens klikt u onderaan op Inhoudsopgave. U komt dan op onderstaand scherm. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 20

30 Hier ziet u per richtlijn/leidraad een toelichting, en de mogelijkheid om bij elk 5 dossiers in te vullen. Een groen vinkje betekent dat u dat dossieronderzoek heeft ingevuld. Wanneer u nu bijv. op Rugklachten 1 klikt, komt u bij de vragenlijst terecht, zie onderstaande afbeelding. Klik op het driehoekje rechts naast Kies een antwoord Nu verschijnen alle antwoordopties. Klik op de gewenste optie De vragenlijst Dossieronderzoek afsluiten Deze vragenlijst kunt u net zoals de andere vragenlijsten op de laatste pagina afsluiten. Ga naar de Inhoudsopgave en scrol helemaal naar beneden. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 21

31 Klik op Ik heb alle dossieronderzoeken ingevuld. U krijgt dan een overzicht van de dossieronderzoeken die u heeft ingevuld. Hier kunt u controleren of u er zes heeft ingevuld. Als u dat heeft gedaan, klik dan op Volgende. U komt dan op de laatste pagina van de vragenlijst die u definitief kunt sluiten door te klikken op Voltooien en definitief afsluiten. 7.8 Feedbackvragenlijsten versturen aan derden (5.1 en 5.2) Er zijn vragenlijsten beschikbaar die u zelf kunt uitzetten aan derden. Derden zijn in dit geval cliënten en klanten/opdrachtgevers Een uitnodiging versturen Om derden uit te nodigen, klikt u achter de betreffende vragenlijst op het icoon Versturen. in de kolom U kunt dit menu ook benaderen door te klikken op Versturen in het menu Bewerken. Alvorens u dit doet, dient u eerst de betreffende vragenlijst te selecteren. Vervolgens verschijnt de volgende pop-up: Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 22

32 Vul het mailadres in van de derde die u wilt uitnodigen en klik op Toevoegen. Kies vervolgens bij Feedbacktype of het om een cliënt of een opdrachtgever gaat. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 23

33 Klik onderaan op Ok en verzenden. Vervolgens ziet u onderstaande pop-up: Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 24

34 Pas eventueel de tekst aan en klik op Ok en verzenden. NB1: verwijder hierbij niet de link naar de vragenlijst en/of het internetadres dat onderaan in de mail wordt genoemd. Kopieer ook geen link uit een eerder aangepaste mail; dat geeft iemand toegang tot een vragenlijst van een andere derde. NB2: de afzender staat standaard op U kunt dit aanpassen naar uw eigen mailadres, maar bedenk dan wel dat dit adres voor de geadresseerde zichtbaar is. Als u dat niet wilt, kunt u het NVAB-adres laten staan. NB3: Let op: het versturen van meerdere uitnodigingen kan niet in een keer, u dient de uitnodigingen een voor een te versturen. Dit betekent dat u voor elke uitnodiging alle stappen moet uitvoeren. De derde ontvangt een met daarin een link naar het webformulier met de vragenlijst. Hij of zij krijgt geen gebruikersnaam en/of wachtwoord Een uitnodiging intrekken/verwijderen U kunt na het verzenden van een uitnodiging deze nog intrekken/verwijderen, bijvoorbeeld als u per abuis een verkeerd adres heeft ingevuld of een uitnodiging twee keer aan dezelfde persoon heeft gestuurd. Dit kan door op het icoontje met het kruisje achter de betreffende persoon te klikken: Als de derde de vragenlijst al heeft geopend/is begonnen met invullen, dan kan de uitnodiging niet meer worden verwijderd Een herinnering versturen Vink de betreffende vragenlijst feedbackvragenlijst aan. Klik op Bestand > Verzenden > Herinnering. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 25

35 U krijgt nu de volgende pop-up: Op het tabblad Gebruikers kunt u selecteren naar wie de herinnering moet worden verstuurd. Standaard ontvangen alle derden die de vragenlijst nog niet hebben ingevuld en afgesloten de herinneringsmails. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 26

36 Bij Verzenden aan staan de mailadressen van de personen die de vragenlijst nog niet hebben afgesloten. U heeft in dit scherm de mogelijkheid om personen uit te sluiten van de herinnering, bijvoorbeeld omdat u ze pas zeer recent de uitnodiging heeft gestuurd. U kunt personen met behulp van de pijltjes in het midden verhuizen van het ene naar het andere vakje. Als u klaar bent met de selectie en alle personen die u een herinnering wilt mailen in het linker vak Versturen aan heeft staan, klikt u op de knop OK en verzenden. De geselecteerde derden ontvangen nu de herinneringsmail. NB: een herinnering verstuurt u altijd op deze manier, niet door iemand opnieuw een uitnodiging te versturen! Vragenlijsten voor derden printen en invoeren Omdat niet iedereen over internet beschikt, is het ook mogelijk om derden een papieren vragenlijst voor te leggen. U kunt de Word-versie van de vragenlijsten vinden op de website van de NVAB. Let op: er zijn verschillende versies van de vragenlijsten beschikbaar! U heeft de versies voor Scorion nodig. U kunt de papieren vragenlijsten zelf invoeren in Scorion. Dit doet u door per vragenlijst een uitnodiging naar uzelf te mailen, zie paragraaf Een uitnodiging versturen. U ontvangt een met daarin een link naar het webformulier met de vragenlijst en u kunt deze vervolgens invoeren. Let op: het versturen van meerdere uitnodigingen kan niet in een keer, u dient de uitnodigingen een voor een te versturen. Dit betekent dat u voor elke uitnodiging alle stappen uit paragraaf moet uitvoeren Een rapport maken van de ontvangen feedback Wanneer minimaal 3 derden de vragenlijst hebben ingevuld, kunt u de antwoorden bekijken. Vink de vragenlijst aan en klik op Rapportage > Rapport. Er wordt dan een pdf aangemaakt met een geaggregeerd overzicht van de antwoorden. Deze wordt automatisch opgeslagen in een map in Mijn documenten en is inzichtelijk voor de visitatoren. U kunt meerdere malen een rapport aanmaken. NB: Vergeet u niet voordat u alles aanbiedt aan de visitatoren, nog een laatste rapport te maken Feedbackvragenlijsten afsluiten Om met behulp van formulier 8 de stukken te kunnen indienen, dienen alle vragenlijsten te zijn gesloten. De feedbackvragenlijsten kunt u als volgt afsluiten: Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 27

37 Selecteer de betreffende vragenlijst met een vinkje, en ga in de menubalk naar Bewerken en klik op Sluiten. 7.9 Het Individueel verbeterplan (IVP): 00 Terugblik en 07 Verbetertrajecten voor de toekomst Bij beide delen van het IVP (00 Terugblik op het vorige IVP en 07 Verbetertrajecten voor de toekomst) vult u per verbeterpunt/-traject uw antwoorden op de vragen in. Alle vragen in deze vragenlijsten zijn verplicht. NB: Als het uw eerste visitatie betreft, beslaat uw IVP één onderdeel: 07 Verbetertrajecten voor de toekomst Uw IVP ter inzage aanbieden aan uw groepsgenoten Deze optie hoeft u alleen te gebruiken voor de onderdelen van het IVP (00 Terugblik en 07 Verbetertrajecten) Selecteer het betreffende onderdeel van het IVP dat u ter inzage wilt aanbieden aan (een aantal van) uw groepsgenoten door de betreffende vragenlijst aan te vinken. Ga bovenin de menubalk naar Invoegen > Formulier toegang (In Scorion wordt waar wij over vragenlijsten spreken, standaard over formulieren gesproken.) Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 28

38 U krijgt dan de volgende pop-up: Vul hier in voor welke periode u de betreffende persoon toegang geeft tot uw vragenlijst. Vul bij Aan het mailadres van de betreffende persoon in (u kunt maar één adres tegelijkertijd invoeren) In het veld Opmerking kunt u eventueel extra tekst aan de uitnodigingsmail toevoegen. Laat de vinkjes bij het veld Toegangscode staan. Controleer bij Formulier of het de juiste vragenlijst betreft. LET OP: vink bij type link Alleen lezen link aan. Als u dit doet, kan de genodigde uw vragenlijst lezen, maar daar niets in aanpassen. Als u hier Invullink aanvinkt, kan de genodigde de tekst in uw vragenlijst aanpassen! Klik op Ok en verzenden U krijgt dan de volgende pop-up: Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 29

39 Hier kunt u eventueel de tekst van de mail nog aanpassen. Klik vervolgens op Ok om de mail te versturen. De genodigde ontvangt nu twee mails: een met de link naar de betreffende vragenlijst, en een met de toegangscode hiervoor De vragenlijst afsluiten Eenmaal uitgekomen op de laatste pagina van de vragenlijst(en) heeft u de keuze om de vragenlijst direct af te sluiten. Daarvoor dient u dan wel alle verplichte vragen te hebben beantwoord. U kunt een vragenlijst ook direct vanuit het vragenlijstenoverzicht afsluiten: Selecteer de betreffende vragenlijst Ga bovenaan in de menubalk naar Bewerken Klik op Sluiten De feedbackvragenlijsten kunnen alleen via het overzicht worden afgesloten, zie ook Feedbackvragenlijsten afsluiten. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 30

40 De vragenlijst Dossieronderzoek kunt u ook op de laatste pagina afsluiten, zie ook De vragenlijst Dossieronderzoek afsluiten De stukken openstellen voor de visitatoren vóór de visitatiedatum Wanneer u alle vragenlijsten heeft ingevuld en afgesloten, kunt u de stukken openstellen voor de visitatoren. Dit dient u minimaal zes weken voor de visitatiedatum te doen. NB: Vergeet u niet ook een rapport te maken van de antwoorden op de vragenlijsten voor cliënten en voor klanten & opdrachtgevers. Zie Een rapport maken van de ontvangen feedback voor de instructie. Nadat u dat heeft gedaan, kunt u de visitatoren toegang geven door formulier 08 Vragenlijsten en IVP openstelen voor de visitatiedatum in te vullen: klik achter het formulier op invullen De volgende pop-up verschijnt: vul eventueel in het invoerveld nog opmerkingen voor de visitatoren in. Klik op Indienen en visitatoren op de hoogte brengen. In het volgende scherm klikt u op Voltooien en definitief afsluiten. De visitatoren krijgen vervolgens via de mail bericht dat ze uw gegevens kunnen bekijken. Als u een foutmelding ontvangt, heeft u waarschijnlijk nog niet alle vragenlijsten afgesloten. Controleer of u dit heeft gedaan en sluit zo nodig openstaande vragenlijsten alsnog. Een andere mogelijkheid is dat uw visitatie nog niet is ingepland en/of er nog geen visitatoren zijn toegekend. In dat geval dient u te wachten Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 31

41 tot uw groep de definitieve visitatiedatum en de namen van de visitatoren van het Kwaliteitsbureau NVAB heeft ontvangen. Als u voorgaande mogelijkheden heeft uitgesloten en u kunt het formulier nog niet verzenden, neem dan contact op met het Kwaliteitsbureau Het beoordelingsformulier direct op of z.s.m. ná de visitatie aan de hoofdbeoordelaar versturen Direct na de formele visitatie verstuurt u formulier 09 IVP ter beoordeling aanbieden na de visitatiedatum (1) naar de visitator die uw hoofdbeoordelaar is. De visitatoren hebben tijdens de visitatie aangegeven wie voor welke gevisiteerde de hoofdbeoordelaar is. Zij hebben u waarschijnlijk al tijdens de visitatie hun beoordeling gegeven. Via dit formulier leggen zij die beoordeling vast in Scorion. Klik in het overzicht op het Versturen -icoon in de laatste kolom. Kies in het pop-upscherm de naam van uw hoofdbeoordelaar en klik op Toevoegen. Klik op OK en verzenden In het volgende scherm kunt u eventueel de tekst nog bewerken en klikt u nogmaals op OK en Verzenden De visitatoren krijgen nu een mail toegestuurd vanuit Scorion met daarin het verzoek uw IVP te beoordelen. U ontvangt een mail als de visitatoren het beoordelingsformulier hebben ingevuld De ontvangen beoordeling inzien Na de visitatie ontvangt u via de mail bericht als de visitatoren hun beoordeling van (beide delen van) uw IVP in Scorion hebben ingevuld. U kunt de beoordeling in Scorion inzien. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 32

42 Hiertoe gaat u naar het betreffende beoordelingsformulier en klikt u op het icoontje ingevuld formulier. in de kolom Hier ziet u op twee pagina s de beoordeling van de visitatoren. Op de eerste pagina in de pop-up ziet u de algemene beoordeling met verdere instructies. Deze kan er als volgt uitzien: Er zijn een aantal opties: U wordt verzocht de gewenste verbeteringen aan te brengen in uw Terugblik op het vorige IVP en in uw Verbetertrajecten voor de toekomst, en uw nieuwe versie opnieuw ter beoordeling aan te bieden. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 33

43 U wordt verzocht de gewenste verbeteringen aan te brengen in uw Terugblik op het vorige IVP en uw nieuwe versie opnieuw ter beoordeling aan te bieden. Uw Verbetertrajecten voor de toekomst zijn goedgekeurd. U wordt verzocht de gewenste verbeteringen aan te brengen in uw Verbetertrajecten voor de toekomst en uw nieuwe versie opnieuw ter beoordeling aan te bieden. Uw Terugblik op het vorige IVP (indien van toepassing) is goedgekeurd. U heeft uw visitatie succesvol afgerond. U heeft uw visitatie niet succesvol afgerond. Klik op de knop Volgende om naar de tweede en laatste pagina van de beoordeling te gaan. Op die pagina vindt u de eventuele opmerkingen van de visitatoren. Die pagina kan er als volgt uitzien: Als de visitatoren u verzoeken verbeteringen aan te brengen in een of beide onderdelen van het IVP en deze opnieuw ter beoordeling aan te bieden, dan dient u hiertoe nieuwe versies van de betreffende vragenlijsten en het beoordelingsformulier toe te voegen. Dit wordt in onderstaande paragraaf nader uitgelegd (Onderdelen van) uw IVP aanpassen en een nieuw beoordelingsformulier versturen Als de visitatoren van mening zijn dat een of beide delen van uw IVP nog verbetering behoeven alvorens zij deze kunnen goedkeuren, dan dient u deze aan de hand van de feedback van de visitatoren aan te passen. Hiertoe maakt u een nieuwe versie aan van de betreffende IVP-vragenlijsten. Deze stap staat uitgelegd in paragraaf Als u de onderdelen naar tevredenheid hebt aangepast, kunt u ze opnieuw ter beoordeling aan de visitatoren aanbieden. Hiertoe voegt u een nieuw beoordelingsformulier en verstuurt u dit naar uw hoofdbeoordelaar. Deze stap staat uitgelegd in paragraaf Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 34

44 Nieuwe versies van een of beide onderdelen van het IVP toevoegen en maken Om een onderdeel van uw IVP te kunnen aanpassen, dient u eerst voor een of beide delen een nieuwe versie aan te maken. Dit doet u in twee stappen: eerst voegt u een nieuw formulier toe en vervolgens kopieert u de inhoud uit uw huidige IVP in het nieuwe formulier. Dit doet u voor beide vragenlijsten afzonderlijk. Ga bovenaan in de menubalk naar Invoegen, en klik op Formulier. De volgende pop-up verschijnt: Selecteer de eerstvolgende optie (1 of 2) bij het betreffende formulier (00 Terugblik op het vorige IVP / 07 Verbetertrajecten voor de toekomst) en klik op Ok. Er is nu een nieuw formulier toegevoegd aan uw overzicht Vragenlijsten. Het wordt automatisch bovenaan in het overzicht geplaatst, maar als u selecteert op Titel, komt het formulier na de vorige versie in het overzicht te staan. De laatste versie is te herkennen aan het nummer dat tussen haakjes achter de titel van de betreffende vragenlijst staat. U gaat nu de inhoud van de vorige versie in het nieuwe formulier kopiëren. Ga naar het formulier (versie 2 of 3) door op Invullen te klikken. Scrol helemaal naar beneden en klik op de knop Kopieer. De volgende pop-up verschijnt: Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 35

45 Selecteer de vorige versie van het betreffende onderdeel (1 of 2) en klik op Ok. Scorion heeft nu alle informatie uit uw IVP-onderdeel gekopieerd. Sla de gegevens op met behulp van de knop Tussentijds opslaan: U kunt nu uw verbeteringen in de nieuwe versies van de IVP-onderdelen aanbrengen; de voorgaande versies blijven behouden. Als u beide onderdelen naar tevredenheid hebt aangepast, kunt u ze opnieuw ter beoordeling aan de visitatoren aanbieden. U dient hiertoe eerst de vragenlijsten af te sluiten door op de laatste pagina van elke vragenlijst op de knop Afsluiten te klikken. Let op: hierna kunt u de vragenlijsten niet meer wijzigen Nieuw beoordelingsformulier toevoegen en versturen Om de vragenlijsten opnieuw ter beoordeling aan te bieden, dient u een nieuw beoordelingsformulier toe te voegen en te versturen. Het beoordelingsformulier wordt op dezelfde manier toegevoegd als de IVP-onderdelen. Ga bovenaan in het menu naar Invoegen en klik vervolgens op Formulier. De volgende pop-up verschijnt: Selecteer de eerst mogelijke optie bij 09 IVP ter beoordeling aanbieden na de visitatiedatum (1 of 2) en klik op Ok. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 36

46 In het vragenlijstenoverzicht verschijnt nu bovenaan een nieuwe versie van het beoordelingsformulier. Als u selecteert op Titel, komt het formulier na de vorige versie in het overzicht te staan. De laatste versie is te herkennen aan het nummer dat tussen haakjes achter de titel van de betreffende vragenlijst staat. U dient nu zoals de vorige keer het beoordelingsformulier aan de visitatoren te versturen. Klik in het overzicht op het Versturen -icoon in de laatste kolom. Kies in het pop-upscherm de naam van uw hoofdbeoordelaar en klik op Toevoegen. Klik op OK en verzenden In het volgende scherm kunt u eventueel de tekst nog bewerken en klikt u nogmaals op OK en Verzenden De visitatoren krijgen nu een mail toegestuurd vanuit Scorion met daarin het verzoek uw IVP te beoordelen. U ontvangt een mail als de visitatoren het beoordelingsformulier hebben ingevuld. Versiebeheer NB1: uw initiële stukken legt u ter beoordeling voor aan de visitatoren met behulp van de eerste versie van het beoordelingsformulier 09, dit doet u direct na de visitatie. Versies 2 van onderdelen van het IVP legt u ter beoordeling voor aan de visitatoren met behulp van formulier 09.2, en versies 3 met behulp van formulier De ontvangen feedback tijdens en n.a.v. de visitatie die in de eerste versie van het beoordelingsformulier 09 staat, is de eerste beoordelingsronde. Hierna krijgt u nog maximaal twee keer de kans om uw IVP te verbeteren. NB2: u kunt de vragenlijsten in alfabetische volgorde plaatsen door op de kolomkop Titel te klikken. Als u deze wijziging in de weergave wilt opslaan, klikt u onderaan de overzichtspagina op het icoontje Instellingen bewaren, zie de volgende afbeelding. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 37

47 7.16 Mijn documenten In Scorion kunt u zelf documenten opslaan die voor u relevant zijn voor de visitatie. U kunt hier zelf mappen aanmaken (map-icoon links bovenaan) en documenten toevoegen (2 e icoon linksboven). Het IVP van uw vorige visitatie (indien van toepassing) vindt u hier als pdf. Met het indienen van uw stukken voor de visitatie met behulp van de formulieren 8 en 9 geeft u de visitatoren ook direct inzage in uw documenten die u onder Mijn documenten heeft geplaatst. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, 20 januari 2017 Pagina 38