Notulen bestuursvergadering Eemnesser Popkoor Dijksound

Transcriptie

1 Notulen bestuursvergadering Eemnesser Popkoor Dijksound Datum : donderdag 30 maart 2017 Tijd : uur Plaats : bij Carla (Ijsbaankade 193 Huizen) Aanwezig : Carla, Willeke, Erik, Heleen & Petra Afwezig : Judith Opening - Notulen/Actielijst 2 februari 2017 Notulen worden ongewijzigd vastgesteld. Aktielijst: Geen contract met Imna te vinden in het archief Er wordt over gesproken hoe het contract met Rosana Sanchez er uit zou moeten zien. Ook haar status is onduidelijk: is zij zzp-er? Wellicht kan er dan een contract worden opgesteld conform dat van Olaf. De secretaris en penningmeester gaan op zoek naar dat contract. In het contract met Rosana moet in ieder geval iets worden opgenomen over het intellectueel eigendom van de choreo's. Daarnaast moet worden opgenomen dat Rosana tot het concert onze choreografe is en dat daarna een evaluatie plaatsvindt. Myriam en Rob vragen voor het WGO. Myriam sluit bij het WGO aan en Rob heeft geen officiële functie maar is altijd bereidwillig als hij wordt gevraagd voor een specifieke klus. Het WGO bestaat nu uit: Sandra Peters, Esther Lok, Sonja Beemsterboer, Myriam Wijgman, Peter Oosting & Johan Schmidt. Vanuit het bestuur sluit Carla Toes aan en valt indien nodig voor Carla in. Mededelingen van de voorzitter Carla wil nog even terugkijken op het overleg van gister met de dirigent, een van de koorleden en het bestuur. Het overleg ging over een verschil van inzicht in het handelen van het koorlid en de daarop volgende mailwisseling. Het verschil van inzicht is blijven bestaan.. Leermomentje hierin is dat dit soort discussies niet over de mail moeten plaatsvinden. Het bestuur steekt hierbij hand in eigen boezem en had wellicht na de eerste mail van de dirigent even moeten bellen met zowel de dirigent als het koorlid om ervoor te zorgen dat ze met elkaar in gesprek zouden gaan. 1

2 Ook wordt erover gesproken of een aparte ruimte wellicht een goed idee was geweest. Er wordt verder besloten om hierover niet verder met het koor te communiceren en bij eventuele vragen aan te geven dat het bestuur hiermee bezig is. (Nb: Een week na deze vergadering heeft het koorlid, tot spijt van het bestuur, besloten haar lidmaatschap op te zeggen.) Mededelingen van de secretaris De Hilt heeft gevraagd of wij op de laatste woensdag voor de zomervakantie de zaal nodig hebben ivm een school musical. We hebben bij de Hilt aangegeven, dat ze de zaal mogen gebruiken, omdat wij gaan bbq-en. Carla vraagt Frieda Bos of ze dit wil organiseren. De Hilt heeft aangegeven te willen weten of wij in ook weer de zaal willen huren en daarop heeft Petra een tijdspad gemaakt. Carla geeft aan dat we meestal niet repeteren tussen kerst en oud & nieuw en de repetitie op 27 december wordt daarom uit het tijdspad verwijderd. We komen dan voor dat seizoen op 46 repetities. Petra stuurt het tijdspad door aan de Hilt. Mededelingen van de Penningmeester Erik heeft een vergadering met de wethouder bijgewoond over de Hilt bestemming/ nieuwbouw. Aanbesteding etc. gaat nu gebeuren. Als het aan de wethouder ligt staat er binnen 2 jaar iets nieuws. Maar er zijn wat protest bewegingen, dus het is nog onduidelijk hoe dit verder gaat aflopen. Mededelingen uit de Commissies: Muziek commissie: In de muziek commissie is wat irritatie over mensen die in de pauze vertrekken naar voren gebracht. Er wordt vastgesteld dat het hier om 1 a 2 personen gaat en we dit niet te groot moeten maken. Het bestuur houdt de vinger aan de pols. Verder geeft Willeke aan dat er volgende week weer een vergadering is en dan komt de vocal coach weer ter sprake. De vraag is dan of we met Robin verder gaan of ook met andere coaches. De leden waren erg tevreden over Robin. Guido heeft ook nog aangegeven tijdens het koorweekend dat hij vindt dat het koor ontzettend is gegroeid. 2

3 PR commissie: Er is 9 maart overleg geweest. Carla Hornsveld heeft aangegeven uit de commissie te stappen. Anne-Marie Hooijer is bij de kledingcommissie ingestapt en blijft ook onze Facebook pagina beheren. Heleen heeft nog heel veel fysieke en digitale foto s en zij gaat met Annemarie aan de slag om digitale fotoalbums te maken. Samen met de overige digitale foto s gaan ze die online plaatsen. Sonja Beemsterboer maakt ook vaak foto s en Heleen gaat met haar kijken hoe die foto s toe te voegen aan de PR albums. Frieda & Judith hebben aangegeven het WGO voor het koorweekend 2018 te willen vormen. Het bestuur geeft dit WGO mee om te overwegen om een accommodatie op maximaal 30 minuten te zoeken. Hiermee geven we de leden die beslist thuis willen slapen de mogelijkheid om zondag weer aan te sluiten. De kraamhuur voor Koningsdag gaat niet door in verband met te weinig animo. Ongetwijfeld komt dit door de meivakantie die in deze week al start. We hebben ons niet opgegeven voor Vestival Vocal vanwege te weinig mensen. Besloten wordt om de lijst nog een keer te laten rondgaan. Verder denkt de PR na over een ander logo, waarbij de koe heilig is verklaard. Er worden nu ontwerpen gemaakt en een voorzet wordt aan het bestuur voorgelegd. Het Leo concert: kosten zijn nog niet helemaal bekend. Er zijn 145 kaarten verkocht, dit is waarschijnlijk te weinig om alle kosten te dekken. ALV 2015/2016 Op de rondgestuurde mail met daarin de voorgestemde bestemming van de reserve zijn 4 reacties ontvangen. Met deze mail in gedachten worden de volgende beslissingen genomen: De wordt in zijn totaliteit de bestemmingsreserve. De zangtechniek moet een boost krijgen. We kiezen voor 2 of 3x per jaar. Dit kan met Robin (vrij duur) of met andere coaches (die goedkoper zijn). Hiervoor wordt 500, per jaar extra gereserveerd. Tezamen met de 250,- die al is/ wordt opgenomen in de begroting komt het totaal bedrag voor zangtechniek op 750,- per jaar voor de komende drie jaar. Schoonmaken mengpaneel blijft erop de cd speler Aanschaf standaard piano 50,-. Erik gaat nog met de technische commissie in gesprek over de opname microfoon (+ tabet) a 250,-. Wellicht zou dit bedrag ook nog naar de reserve voor het volgende concert kunnen. Reclame banners (à la Leo) 200,- extra in de bestemmingsreserve. 3

4 Promotie film: PR heeft een duidelijke onderbouwing waarom deze nodig is. Het wordt een kort filmpje. Voor het knippen en plakken uit oude dvd s, wat erg arbeidsintensief is, komt er 200,= bij de offerte van 680,=. De offerte ligt al ver onder de eerder begrootte 1.200,= Er komt ook een bedrag uit de bestemmingsreserve voor het concert van 1.350,- (en eventueel nog 250,- vanuit de TC). Al blijft het streven om het concert kosten neutraal te laten zijn. De bestemmingsreserve ziet er dan als volgt uit: Bestemmingsreserve Bestedingen bestemmingsreserve Totalen 2016/ / /2019 Omschrijving zangtechniek (MC) 1.500,00 500,00 500,00 500,00 schoonmaken mengpaneel (TC) 200,00 200,00 aanschaf cd speler (TC) 450,00 450,00 opnamemicrofoon met tablet (TC) 250,00 250,00 aanschaf standaard piano (TC) 50,00 50,00 meerkosten banners 200,00 200,00 promotiefilm (PR) 900,00 900,00 reserve concert , ,00 bestemmingsreserve totaal 4.900, ,00 500,00 500,00 Effect op balans van Vermogen ,00 af: toets 6.800,00 reserve 4.900,00 af: bestemmingsreserve 4.900,00 Petra maakt een onderbouwing zodat deze bestemmingsreserve in een extra ALV voorgelegd kan worden. Deze ALV wordt op 10 mei gehouden. Zowel Erik als Heleen leveren nog input voor deze onderbouwing. Hierna stuurt Petra een uitnodiging voor de extra ALV en de onderbouwing rond. 4

5 WGO -> voorstelling 2018 WGO: Sandra Peters, Esther Lok, Sonja Beemsterboer, Myriam Wijgman, Peter Oosting & Johan Schmidt. Eerste afspraak 20 april, tijdens deze vergadering worden de taken verdeeld en wordt een datum geprikt voor het concert. Opgemerkt wordt dat hierbij rekening moet worden gehouden met het voetbal. Het bestuur bespreekt nog welke zalen de voorkeur hebben: Singer (400 plaatsen) of t Spant (700 plaatsen) waarbij wordt opgemerkt dat t Spant wel 3.000,- duurder was. Rondvraag Volgende vergadering bij Willeke, Scholekster 23 Driebergen, op 1 juni. Aktielijst Wie Secretaris/ Penningmeester Voorzitter Wat Contract Olaf BBQ -> Frieda vragen om dit te organiseren 5