Introductie voor de nieuwe leden van

Transcriptie

1 Introductie voor de nieuwe leden van versie: mei 15

2 Voorwoord. Bij dit koor doen wij, leden en bestuur, veel zaken zoals we dat gewend zijn te doen. Wij kunnen ons voorstellen dat die manier voor nieuwe leden misschien niet zo vanzelfsprekend is. Daarom hebben wij dit introductiedocument geschreven, waarin wij weergeven hoe dingen binnen dit koor geregeld zijn en waarom dit zo is. Mochten er bij u na het lezen van dit document nog vragen zijn, aarzel niet ze aan ons te stellen. Inhoud: Concertprogramma en repetitieschema. Hulpmiddelen, aanwezigheid en hoe wij ons afmelden. Bestuursvergaderingen en de communicatie van besluiten e.d. naar de leden.. Algemene Leden Vergadering (ALV) Bibliotheek. Contributie. Lief-en-Leedfonds. Ledenlijst. Procedure Stemtesten. Procedure Calamiteiten Informatie m.b.t. de concerten. Website + als bijlage een gebruikershandleiding.. blz.: versie: mei 15

3 Concertprogramma en repetitieschema Het concertprogramma en repetitieschema wordt gepubliceerd op 2 pagina s. Op de eerste pagina het Concertprogramma met een opgave van de naam van het programma, waar we het gaan zingen, data en tijden, informatie over de begeleiding en of er solisten worden uitgenodigd. Daarna waar het programma uit bestaat: Componist en titel van het muziekstuk Daaronder staat dan een muziek opgave onder de kop: Side map. Hier staan nummers en titels van muziekstukken uit ons repertoire genoemd die wij bij de repetities bij ons moeten hebben. Deze muziek zingen wij bij de repetities ter afwisseling van het repeteren van het komende concertprogramma Op de tweede pagina is in een Repetitieschema weergegeven op welke dag wij welk deel van het concertprogramma repeteren. Alle koorleden dienen zich thuis door zelfstudie hierop voor te bereiden. Het concertprogramma en het repetitieschema worden gepubliceerd in dat deel van onze website wat alleen toegankelijk is voor koorleden. De koorleden worden hierover geïnformeerd door een bericht. Ook als er gedurende de voorbereidingsperiode van het concert wijzigingen komen in het programma en/of repetitieschema, ontvangen de leden daarover de nodige informatie door een bericht. Het concert en repetitieschema staan op de website Inloggen Leden --> Programma- en Repetitieschema Pagina 3 van 12 introductie nw leden versie: mei

4 Hulpmiddelen en MIDI files. Voor het instuderen van uw partij is het makkelijk als u noten kunt lezen en/of zelf een instrument bespeelt. Het zelf de muziek spelen op een piano of eenvoudig keyboard kan het instuderen van uw partij vereenvoudigen. Ook kunnen Midi files welke u m.b.v. uw computer kunt beluisteren u helpen bij het studeren. Een paar koorleden zijn instaat deze Midi-bestanden per stemsoort te maken en zenden u die toe, zodat u ook hiermee een hulpmiddel heeft bij het instuderen van uw partij. Aanwezigheid bij repetities en hoe wij ons afmelden Van de koorleden wordt verwacht dat ze bij minimaal 80% van de repetities aanwezig zijn. Tijdens de twee laatste repetities voor een concert dient iedereen aanwezig te zijn. Wanneer leden door omstandigheden niet aan een repetitie kunnen deelnemen, moeten ze zich afmelden door het zenden van een bericht aan afmelden@koorsurplus.nl Omdat de data voor het concertprogramma en het repetitieschema tijdig bij alle koorleden bekend zijn, moet het mogelijk zijn uw vakanties zo te plannen dat u bij voldoende repetities, en de twee laatste voor het concert aanwezig kunt zijn. De data van de concerten en het repetitieschema staan in de agenda op de website Inloggen Leden --> Agenda. Pagina 4 van 12

5 Bestuursvergaderingen Het bestuur vergadert gemiddeld 10 keer per jaar. De vergaderingen vinden bij toerbeurt plaats bij een van de bestuursleden thuis. De vergaderingen zijn openbaar en elk koorlid mag, indien gewenst, hierbij aanwezig zijn. A.u.b. wel graag even een berichtje sturen waarin u uw bezoek aankondigt. Van elke bestuursvergadering (BV) wordt een schriftelijk verslag opgemaakt, dat door de leden, indien gewenst, kan worden ingezien. De data van de BV staan in de agenda op de website Inloggen Leden --> Agenda. Communicatie naar de leden Op de eerst volgende repetitie na een BV doet de voorzitter in het kort verslag van de onderwerpen die bij de BV ter sprake zijn gekomen en welke besluiten er zijn genomen. Ook zendt de secretaris in de daarop volgende week aan de leden een schriftelijk verslag Mededelingen (maand) met daarin de van belang zijnde zaken. Ook deze mededelingen worden gepubliceerd op de website Inloggen Leden --> Mededelingen en verslagen. Alle documenten die het bestuur op de website plaatst en/of verzendt aan leden, zijn voorzien van een voettekst met daarin de bestandsnaam en datum. Mocht u er de voorkeur aan geven documenten uit te printen, dan kunt u hieraan na verloop van tijd zien of u de laatste uitgave heeft. Pagina 5 van 12 introductie nw leden versie: mei

6 Algemene Leden Vergadering Conform het gestelde in de Statuten en Huishoudelijk Reglement (HR) nodigt het bestuur eenmaal per jaar de koorleden uit voor een ALV. Deze vergadering wordt meestal gehouden in de maand september en wel om de volgende reden. Het koorjaar loopt van augustus tot juli van het daarop volgende jaar. De maand september is voldoende verwijderd van de datum voor het volgende concert zodat de repetities daarvoor zo min mogelijk worden onderbroken. Minimaal 3 weken voor de datum van de ALV ontvangen de koorleden de agenda met de daarin genoemde bijlagen. Als u verhinderd bent om de ALV bij te wonen, kunt een stemvolmacht afgeven aan een ander koorlid. Alle koorleden die aanwezig zijn bij de ALV, dienen de presentielijst te tekenen. De Statuten, het HR en Stemvolmacht formulier staan op het voor koorleden toegankelijke deel van de Website Inloggen Leden --> Vereniging. Het bestuur van de vereniging bestaat uit 5 leden. Verder zijn er nog 5 leden actief met ondersteunende taken. Hieronder volgen de functies en adressen: Voorzitter Secretaris Penningmeester Concert Coördinator PR functionaris Bibliothecaris Beheer Midi files Lief en Leedfonds Aanwezigheid registratie voorzitter@koorsurplus.nl secretaris@koorsurplus.nl penningmeester@koorsurplus.nl concertcoordinator@koorsurplus.nl PR@koorsurplus.nl bibliotheek@koorsurplus.nl liefenleedfonds@koorsurplus.nl afmelden@koorsurplus.nl Pagina 6 van 12

7 Bibliotheek De bibliotheek wordt beheerd door een van onze koorleden. Deze Bibliothecaris zorgt er voor dat wij de juiste uitgave van de muziek krijgen en dat die wordt opgenomen in het overzicht: Chronologisch repertoire. Zie Inloggen Leden --> Overige bestanden. Bij de start van een nieuw concertprogramma zorgt de bibliothecaris ervoor dat wij de juiste muziekpartituren ontvangen. De hieraan verbonden kosten moeten door de leden worden betaald. Veel van de muziek die is gebruikt voordat u zich bij het koor aansloot, staat op de website. Zie Inloggen Leden --> Archief --> Muziek. Wanneer deze muziek opnieuw in het concertprogramma wordt opgenomen kunnen de leden deze zelf uitprinten of downloaden. Het downloaden en gebruiken van de muziekpartituren van het internet, anders dan wat op onze website door ons wordt aangeboden, wordt u ten zeerste ontraden, omdat de kans groot is dat u dan een verkeerde versie gebruikt. Pagina 7 van 12 introductie nw leden versie: mei

8 Contributie en andere inkomsten Behalve de muzikale en organisatorische inbreng van de leden heeft het koor ook financiële middelen nodig. Deze middelen bestaan uit contributie van leden, de kaartverkoop bij de concerten, advertenties op de website en in publicaties van het koor en door sponsoring. Ook kent ons koor een supportersgroep: Vrienden van Surplus geheten. Voor informatie over deze laatste groep verwijs ik u graag naar onze website. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks vastgesteld bij de ALV. Het huidige contributie bedrag is 200,- per jaar en wordt in twee termijnen betaald: in augustus en februari. Het verenigingsjaar loopt van 1 augustus t/m 31 juli. Bij nieuwe leden hanteert de penningmeester de volgende procedure: wordt men halverwege het verenigingsjaar lid, dan wordt gerekend met een contributiebedrag van 17,- per maand voor het resterende jaar. Verder brengt hij nog een bedrag in rekening voor de aan u geleverde partituren U ontvangt een kosten overzicht met het verzoek dit bedrag over te maken op bankrekeningnummer NL39 RABO ten name van Koor Surplus te Nijmegen. Note: Koorleden die vertrekken of om andere redenen hun lidmaatschap beëindigen laten soms hun muziekmap achter. Deze kunt u dan overnemen tegen de prijs waarvoor het vertrekkende koorlid deze map heeft afgegeven. Pagina 8 van 12

9 Lief-en-Leedfonds Er is een Lief-en-Leedfonds binnen dit koor, dat beheerd wordt door een van de koorleden. Het beheer van dit fonds gebeurt buiten de verantwoordelijkheid van het bestuur. Dit fonds is bedoeld om namens het koor aandacht te kunnen schenken aan koorleden door het sturen van een kaartje of een bos bloemen bij b.v. langdurige ziekte of wanneer koorleden door omstandigheden niet kunnen deelnemen aan concertuitvoeringen. Wanneer de bodem van de kas van dit fonds in zicht komt, vraagt de beheerder u weer om een bijdrage om de kas te kunnen aanvullen. De beheerder van dit fonds stuurt voor de ALV aan de penningmeester een kort verslag met een opsomming van de gedane uitgaven. Ledenlijst Een overzicht van de gegevens van alle koorleden vindt u in de ledenlijst. Een update van deze lijst wordt regelmatig gepubliceerd op de website. Op dezelfde pagina staat ook de fotogalerij van alle koorleden zodat u kunt zien wie bij welke naam hoort. Deze informatie staat op het voor koorleden toegankelijke deel van de Website Inloggen Leden --> Ledenlijst. Pagina 9 van 12 introductie nw leden versie: mei

10 Procedure Stemtesten Naast de entree-stemtest, die u gedaan heeft toen u lid werd van het koor, hebben wij ook de periodieke stemtesten. Deze stemtesten doen alle koorleden minimaal eenmaal in de drie jaar. De wijze waarop wij deze stemtesten afleggen, is vastgelegd in de Procedure Stemtesten. Deze procedure en het registratieformulier staan op het voor koorleden toegankelijke deel van de Website Inloggen Leden --> Vereniging. Procedure Calamiteiten In de procedure Calamiteiten is omschreven hoe wij handelen in geval van een calamiteit. Onder een Calamiteit verstaan wij gebeurtenissen die plaatsvinden buiten de normale gang van zaken en waarbij het welzijn van een koorlid of koorleden in gevaar komt. Ook de persoonlijke omstandigheden kunnen van invloed zijn op het effectief handelen bij zo n calamiteit. Daarom verzoeken wij de koorleden om, wanneer er onderwerpen zijn die van belang kunnen zijn voor reddingsdiensten, een registratieformulier in te vullen, zodat wij weten waarmee wij rekening dienen te houden en wie wij moeten waarschuwen in geval van een calamiteit. Het invullen van dit formulier is geheel vrijblijvend, wij kunnen en willen u daartoe niet verplichten. Deze procedure en het registratieformulier staan op het voor koorleden toegankelijke deel van de Website Inloggen Leden --> Vereniging Pagina 10 van 12

11 Informatie m.b.t. de concerten Bij elk concert is het van belang dat alle koorleden de juiste informatie krijgen m.b.t. de Locatie, bereikbaarheid, koorkleding, Ruimte koorleden, Sanitaire voorzieningen, beschikbaarheid van koffie/thee e.d. Vaak is de informatie bij elk concert gelijk maar in de Mededelingen (zie blz.5 Communicatie aan de leden) vooraf gaande aan het concert ontvangt u alle benodigde informatie. Bereikbaarheid concertlocatie Adres gegevens en telefoonnummer van de locatie. Informatie over hoe de locatie te bereiken is over de weg en met het Openbaar Vervoer. Beschikbaarheid van parkeerruimte. Ruimte koorleden. Of deze ruimte beschikbaar is en hoe deze te bereiken, zijn er sanitaire voorzieningen in de directe omgeving of anders. Beschikbaarheid van koffie/thee en of water en een garderobe. Aanvangstijden De koorleden worden minstens één uur vooraanvang van het concert verwacht in de Ruimte koorleden. Hier kunnen zij zich rustig voorbereiden op het concert en is er tijd om in te zingen. De koorkleding De gebruikelijke koorkleding is Dames: lang zwart, (lange rok of pantalon) en zwarte kousen en schoenen. Heren: zwart pak, wit overhemd met zwarte vlinderdas en ook zwarte kousen en schoenen. Nazit Als het kan wordt er een Nazit georganiseerd waar wij met elkaar en onze gasten kunnen napraten over het concert. Contactmogelijkheden Zorg dat u altijd een 06 nummer van een bestuurslid bij u draagt wanneer u op weg bent naar een concert, zodat u bij vertragingen e.d. het bestuur hierover kunt informeren. Pagina 11 van 12 introductie nw leden versie: mei

12 Website De website van ons koor heeft een tweeledig doel. Enerzijds heeft het een publicitair doel n.l. het genereren van belangstelling voor ons koor en het concertprogramma. Tevens biedt de website aan belanghebbende een platform om tegen een financiële vergoeding hun producten en diensten onder de aandacht van het publiek te brengen. Anderzijds is de site een communicatiemiddel. Via deze website communiceren wij ook met onze koorleden. Alle van belang zijnde informatie over concerten die komen en die geweest zijn, staan op de website. In de tekst van dit introductiedocument is steeds aangegeven waar u deze informatie kunt vinden op de website. Bij elke wijziging in documenten of mededeling van het bestuur ontvangen de koorleden een met daarin een link naar die wijziging. Door op die link te klikken met uw muis opent zich het document op uw computerscherm, zodat u die direct kunt inzien. Het is mogelijk alle documenten te printen of die in het geheugen van uw PC op te slaan. Om hier alle mogelijkheden van de website aan u uit een te zetten gaat te ver. Een gebruikershandleiding is als bijlage bij deze introductie gevoegd. Tevens ontvangt u van ons uw Username en Password om toegang te krijgen tot het voor koorleden bestemde deel. Pagina 12 van 12