AlgemeneVerordeningGegevensbescherming (Privacywet) Document

Transcriptie

1 AlgemeneVerordeningGegevensbescherming (Privacywet) Document OVS Heenvliet KVK.nr auteur: Laura Werring datum: 29 april 2018

2 Inhoud Inleiding AVG-document... 3 Opbouw van het document... 3 Gezinslidmaatschap... 4 Bechrijving... 4 Administratieve gegevens... 4 Omgaan met administratieve gegevens... 4 Multimedia... 4 Geluids- en beeldopnamen die gemaakt en gedeeld worden door het bestuur... 4 Geluids- en beeldopnamen die gemaakt en gedeeld worden door derden... 5 Telefoonnummers delen voor een WhatsApp groep... 5 Donateurs... 6 Beschrijving... 6 Administratieve gegevens... 6 Omgaan met de administratieve gegevens... 6 Sponsoren... 7 Beschrijving... 7 Administratieve gegevens... 7 Omgaan met administratieve gegevens... 7 Partners... 8 Beschrijving... 8 Administratieve gegevens... 8 Beveiliging... 9 Opslag van gegevens... 9 Delen met derden... 9 Beveiliging... 9 Bezwaar maken Gezinslidmaatschap: delen van geluids- en beeldopnamen Bezwaar maken Gezinslidmaatschap: telefoonnummers delen voor een WhatsApp groep... 11

3 Inleiding AVG-document De OntspanningsVerenigingSamenwerking (OVS) slaat gegevens op van haar betrokkenen. Met oog op de nieuwe wetgeving omtrent persoonsgegevens, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft de OVS dit document opgesteld. In dit document beschrijven wij welke gegevens we opslaan van onze betrokkenen, hoe we deze opslaan en bewaren en of ze gedeeld worden met anderen. Ook kunnen sommige betrokkenen bezwaar maken tegen bepaalde afspraken, hoe dat kan beschrijven we ook. Naast dit zogenaamde AVG-document heeft het bestuur ook een Intern beveiligingsdocument (IB) opgesteld. Daarin beschrijven wij hoe de bestuursleden uw gegevens moeten opslaan, wat zij in huis mogen hebben, hoe vaak wachtwoorden moeten worden veranderd etc. Opbouw van het document De OVS heeft vier soorten betrokkenen. We spreken van gezinslidmaatschappen, donateurs, sponsoren en partners. Per betrokken groep geven we een beschrijving van het volgende; - de beschrijving van de betrokken groep zelf, - welke administratieve gegevens we opslaan, - hoe we met de administratieve gegevens omgaan, - multimedia, - bezwaar maken.

4 Gezinslidmaatschap Bechrijving Een gezinslidmaatschap kost 27,50 per jaar. Hiervoor zijn alle gezinsleden die samen op het bij ons bekend zijnde adres lid. Met een gezinslidmaatschap mogen ouders en kinderen mee doen met de verschillende activiteiten die we organiseren. Soms koppelen we hier wel leeftijdsrestricties of maximum aantal deelnemers aan i.v.m. capaciteit of veiligheid. Administratieve gegevens Per gezin worden de adresgegevens opgeslagen (naam, adres, postcode en woonplaats), één of meerdere telefoonnummers en een adres. Van de kinderen woonachtig op het adres worden naam, geslacht en geboortedatum genoteerd. De adresgegevens en het adres worden gebruikt voor de communicatie met de leden. Telefoonnummers gebruiken we om in direct contact te staan met ouders tijdens activiteiten. De gegevens van de kinderen worden gebruikt om te kijken aan welke activiteiten de kinderen mee kunnen doen en om met het Sinterklaasfeest de cadeautjes te kunnen sorteren op leeftijdscategorie en geslacht. Omgaan met administratieve gegevens Bij de jaarcontrole controleert de penningmeester of alle gezinslidmaatschappen voor het komende jaar betalen. Van het afgelopen jaar komt het ledenbestand in het archief terecht. Alle betalende leden voor het nieuwe jaar komen in het lopende ledenbestand terecht. Het archief van de OVS wordt niet vernietigd. We onderscheiden een papieren archief en een digitaal archief. Het papieren en digitale archief worden beide deels bij de penningmeester en de secretaris bewaard. Deze zijn niet ter inzage van derden. Het papieren archief zit achter slot en grendel. Het digitale archief wordt op en externe harde schijf bewaard dit is beveiligd met een wachtwoord. U geeft als gezinslidmaatschap automatisch ondubbelzinnige toestemming tot het gebruik en opslaan van bovenstaande gegevens. Het ledenbestand van de OVS wordt nooit aan derden verstrekt. Het wordt uitsluitend door de secretaris gebruikt. Looplijsten die niet meer nodig zijn worden vernietigd na gebruik. De penningmeester bewaart de kopie van de contributiecontrole voor de financiële administratie. We maken een uitzondering voor geluids- en beeldopnamen (zie: geluids- en beeldopnamen) en voor het delen van telefoonnummers in onze WhatsApp-groepen (zie: Telefoonnummers delen voor een WhatsApp groep). U mag uw eigen gegevens altijd inzien door een aanvraag te doen bij de secretaris van de OVS. Multimedia De bestuursleden maken soms geluids- en beeldopnamen tijdens activiteiten om deze als reclamedoeleinden te gebruiken of om tijdens een activiteit de ouders op de hoogte te houden. Natuurlijk zijn er ook ouders die opnamen kunnen maken tijdens activiteiten. We onderscheiden hierin twee categorieën Geluids- en beeldopnamen die gemaakt en gedeeld worden door het bestuur We vinden het leuk om geluids- en beeldopnamen te delen van de activiteiten die we ondernemen. Daarom publiceren we deze soms op onze website, of op onze Facebookpagina Tijdens onze jaarlijkse reisjes delen we ook foto s met de ouders in de WhatsApp-groep die we speciaal voor deze dagen aanmaken.

5 Het kan zijn dat u als ouder(s)/verzorger(s) niet wilt dat wij geluids- en beeldopnamen maken en delen waar uw kind op staat. Dat mag. Als u niet wilt dat wij geluids- en beeldopnamen publiceren waar uw kind op staat dan vragen we u ons daarover te informeren door het formulier bezwaar maken in te vullen en op te sturen. We houden hier dan rekening mee. Mocht er onverhoopt toch een foto verschijnen met uw kind erop dan mag u ons hierop aanspreken en zullen we deze zo snel mogelijk verwijderen. We verwijderen deze dan van de sociale media en zullen deze ook niet in ons archief bewaren. Geluids- en beeldopnamen die gemaakt en gedeeld worden door derden Als vereniging hebben we geen zicht op wat derden doen. Als ouder(s), verzorger(s) en/of omstander(s) opnamen maken dan hebben we hier geen zeggenschap over. We kunnen dan ook niet voorkomen dat er helemaal geen opnamen van onze activiteit in omloop zijn waar uw kind op staat. Telefoonnummers delen voor een WhatsApp groep Bij de jaarreisjes maken we soms een WhatsApp-groep om op de dag zelf foto s en gebeurtenissen met de ouders te delen. Als we deze groep aanmaken wordt uw telefoonnummer automatisch gedeeld met de andere ouders. Het kan zijn dat u dit liever niet wilt. In dat geval kunt u het formulier bezwaar maken invullen en opsturen. We houden hier dan rekening mee. Mocht het onverhoopt fout gaan dan mag u ons hierop aanspreken en wordt u weer uit de groep verwijderd.

6 Donateurs Beschrijving Een donateurlidmaatschap kost min. 10,- per jaar. Hiervoor krijgen de donateurs een bedankje met Sinterklaas omdat ze de vereniging steunen. Met het geld van de donateurs kunnen we onze activiteiten mede financieren. Administratieve gegevens Per donateur worden de adresgegevens opgeslagen (naam, adres, postcode en woonplaats) en een adres. De adresgegevens en het adres worden gebruikt voor de communicatie met de donateurs. Omgaan met de administratieve gegevens Bij de jaarcontrole controleert de penningmeester of alle donateurs voor het komende jaar betalen. Van het afgelopen jaar komt het ledenbestand in het archief terecht. Alle betalende donateurs voor het nieuwe jaar komen in het lopende ledenbestand terecht. Het archief van de OVS wordt niet vernietigd. We onderscheiden een papieren archief en een digitaal archief. Het papieren en digitale archief worden beide deels bij de penningmeester en de secretaris bewaard. Deze zijn niet ter inzage van derden. Het papieren archief zit achter slot en grendel. Het digitale archief wordt op en externe harde schijf bewaard dit is beveiligd met een wachtwoord. U geeft als donateur automatisch ondubbelzinnige toestemming tot het gebruik en opslaan van bovenstaande gegevens. Het ledenbestand van de OVS wordt nooit aan derden verstrekt. Het wordt uitsluitend door de secretaris gebruikt. Looplijsten die niet meer nodig zijn worden vernietigd na gebruik. De penningmeester bewaart de kopie van de contributiecontrole voor de financiële administratie. U mag uw eigen gegevens altijd inzien door een aanvraag te doen bij de secretaris van de OVS.

7 Sponsoren Beschrijving Een sponsor steunt ons door geld te schenken voor het Sinterklaasfeest of andere activiteiten. Omdat we de sponsoren hiervoor willen bedanken krijgen ze een bedankje rond de kerst. Ook wordt hun website (indien beschikbaar) getoond op de onze om zo reclame te maken. Administratieve gegevens Per sponsor worden de adresgegevens opgeslagen (naam, adres, postcode en woonplaats) en een adres. De adresgegevens en het adres worden gebruikt voor de communicatie met de sponsoren. Omgaan met administratieve gegevens Bij de jaarcontrole controleert de penningmeester of alle sponsoren voor het komende sinterklaasfeest sponsoren. Van het afgelopen jaar komt het sponsorenbestand in het archief terecht. Alle betalende sponsoren voor het nieuwe jaar komen in het lopende sponsorenbestand terecht. Het archief van de OVS wordt niet vernietigd. We onderscheiden een papieren archief en een digitaal archief. Het papieren en digitale archief worden beide deels bij de penningmeester en de secretaris bewaard. Deze zijn niet ter inzage van derden. Het papieren archief zit achter slot en grendel. Het digitale archief wordt op en externe harde schijf bewaard dit is beveiligd met een wachtwoord. U geeft als sponsor automatisch ondubbelzinnige toestemming tot het gebruik en opslaan van bovenstaande gegevens.

8 Partners Beschrijving Onder partners verstaan we mensen of bedrijven waarmee wij een korte of langdurige samenwerking aangaan. Denk hierbij aan een artiest voor het Sinterklaasfeest, de pietenband die dan komt spelen (de Prometoeters) etc. Administratieve gegevens Als wij van partners gegevens op slaan is dit alleen voor communicatiedoeleinden met de betrokken partij. Deze worden niet met derden gedeeld, behalve als de betreffende partner hier zelf toestemming voor geeft.

9 Beveiliging Opslag van gegevens Het ledenbestand van de OVS, waarin alle bovengenoemde gegevens van gezinslidmaatschap en donateurs worden opgeslagen, staan op een USB-stick die zich bij de secretaris bevindt. Deze lijst wordt alleen gedeeld onder de bestuursleden en alleen dan als dit nodig is. Zo krijgt de penningmeester een kopie om elk jaar de contributie van de leden en donateurs te kunnen controleren. Voor het rondbrengen van folder krijgen de bestuursleden een looplijst zodat zij weten waar ze moeten zijn. Het sponsorenbestand van de OVS, waarin alle bovengenoemde gegevens van sponsoren worden opgeslagen, staan op een USB-stick die zich bij de penningmeester bevindt. Delen met derden De bestanden van de OVS wordt nooit aan derden verstrekt. Zij worden uitsluitend door de secretaris en de penningmeester gebruikt. Beveiliging De website waarmee de OVS werkt heeft een HTTPS beveiliging. De gegevens die de OVS opslaat bestaan uit twee vormen; papieren stukken en digitale stukken. De secretaris en de penningmeester zijn de enige bestuursleden die papieren en digitale stukken mogen bewaren. De papieren stukken zijn zorgvuldig opgeborgen in een afgesloten kast. De digitale stukken worden alleen gebruikt en beheert op een laptop met een actieve beveiliging. Zowel secretaris als penningmeester zorgen voor een actieve, up-to-date, beveiliging vanaf moment dat dit document is vastgelegd door de bestuursvergadering. In het geval van een datalek melden wij dit bij het AP (Autoriteit Persoonsgegevens) zoals verplicht en informeren wij onze betrokkenen door hen alleen per mail op de hoogte te stellen.

10 Bezwaar maken Gezinslidmaatschap: delen van geluids- en beeldopnamen De bestuursleden maken soms geluids- en beeldopnamen tijdens activiteiten om deze als reclamedoeleinden te gebruiken of om tijdens een activiteit de ouders op de hoogte te houden. Als u niet wilt dat wij geluids- en beeldopnamen publiceren waar uw kind op staat dan houden we daar rekening mee. U stuurt ons dit formulier op zodat wij dit weten. Mocht er onverhoopt toch een foto verschijnen met uw kind erop dan mag u ons hierop aanspreken en zullen we deze zo snel mogelijk verwijderen. We verwijderen deze dan van de sociale media en zullen deze ook niet in ons archief bewaren. Naam: Handtekening: Adres:... Woonplaats:. Bij deze geef ik aan dat ik en mijn gezin niet op geluids- en beeldopnamen willen staan die worden gepubliceerd door leden van het OVS-bestuur. Opsturen naar: secretaris@ovsheenvliet.nl of afgeven: de Vroon 17, 3218XH, Heenvliet

11 Bezwaar maken Gezinslidmaatschap: telefoonnummers delen voor een WhatsApp groep Bij de jaarreisjes maken we soms een WhatsApp-groep om op de dag zelf foto s en gebeurtenissen met de ouders te delen. Als we deze groep aanmaken wordt uw telefoonnummer automatisch gedeeld met de andere ouders. Het kan zijn dat u dit liever niet wilt. U stuurt ons dit formulier op zodat wij dit weten. Mocht het onverhoopt fout gaan dan mag u ons hierop aanspreken en wordt u weer uit de groep verwijderd. Naam: Telefoonnr. 1: Naam: Telefoonnr. 2: Naam: Thuis nummer: Adres:... Woonplaats:... Handtekening: Bij deze geef ik aan dat de volgende telefoonnummers niet gedeeld mogen worden in whatsapp groepen. Ik ben / Wij zijn wel op deze telefoonnummers bereikbaar zodat het OVS-bestuur mij/ons kan bereiken mocht er onverhoopt iets met mijn kind aan de hand zijn. Opsturen naar: secretaris@ovsheenvliet.nl of afgeven: de Vroon 17, 3218XH, Heenvliet