OPENBAAR documentnummer Zaaknummer verwijsnummer

Transcriptie

1 h Beslisnota GS CRMo OPENBAAR documentnummer Zaaknummer verwijsnummer / * * onderwerp Subsidie voor organisatie Roosevelt Four Freedoms Awards 2019 voorgesteld besluit aanleiding Subsidie 2019 (arrangement 2) verlenen aan de Roosevelt Foundation van maximaal ,-- en voorschot verlenen van 100%. Afwijken van artikel 1.8.3, lid 1, van het Algemeen subsidiebesluit Zeeland Afwijken van artikel 1.4.1, lid 1, van het Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2013 (indieningstermijn). Dekking ten laste van activiteit FFA/Roosevelt Foundation. Onderzoeken van mogelijkheden van sponsoring voor FFA ceremonie 2020 in Middelburg. Subsidieverzoek van de Roosevelt Foundation voor de organisatie van de Roosevelt Four Freedoms Awards en side-events in portefeuillehouder - portefeuille drs. J. de Bat Financiën paraaf afdelingshoofd paraaf portefeuillehouder paraaf secretaris voor agendering datum GS vergadering (in te vullen door agendakamer) Nee besluit GS paraaf secretaris voor uitvoering

2 Beslisnota GS overwegingen en advies motivering besluit Sinds 1982 vindt de uitreiking van de Roosevelt Four Freedoms Awards (FFA) in de even jaren in Middelburg plaats en in de oneven jaren in New York. De uitreiking biedt een platform aan internationaal gerenommeerde voorvechters van 4 vrijheden en is daarmee een evenement van allure, met een brede uitstraling, waarmee aandacht wordt gevraagd voor de mensenrechten en waarmee Zeeland op de kaart wordt gezet. Het evenement biedt eveneens de gelegenheid en is een instrument om voor de Provincie belangrijke relaties te onderhouden en te versterken. Het evenement in Middelburg wordt traditiegetrouw bijgewoond door leden van het Koninklijk Huis en hoogwaardigheidsbekleders uit binnen- en buitenland. De uitreiking wordt georganiseerd door de Roosevelt Foundation in nauwe samenwerking met het Franklin en Eleanor Roosevelt Institute in New York en geeft daarmee invulling aan de goede Nederlands-Amerikaanse betrekkingen. De uitreikingsplechtigheid vindt dit najaar plaats in New York. Bij de behandeling van het subsidieverzoek van de Roosevelt Foundation in 2017 is afgesproken in uw college dat de subsidie in de oneven jaren gekort wordt met de ticket- en hotelkosten van 2 gedeputeerden. Het bedrag dat hiervoor in mindering wordt gebracht is het gemiddelde van de gemaakte kosten in 2013, 2015 en 2017, te weten 2.600,- De subsidie wordt verleend voor de organisatie van de Roosevelt Four Freedoms Awards en sideevents in Aangezien de subsidie wordt verleend voor het gehele jaar 2019 en het subsidieverzoek is ingediend door middel van een brief d.d. 5 december 2018 stellen we voor om af te wijken van artikel 1.4.1, lid 1, van het Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2013 (indieningstermijn). Tevens wordt voorgesteld om overeenkomstig het verzoek van de Roosevelt Foundation een voorschot te verlenen van 100% van de verleende subsidie (op basis van artikel 1.8.3, lid 3 van het Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2013, in afwijking van lid 1: 75% van de verleende subsidie). De FFA en het gedachtengoed van de Roosevelts maken deel uit van de onderscheidende identiteit van Zeeland. In 2016 is met de ontwikkeling van het concept 'Zeeland Land van Vrijheid' een eerste stap gezet om het bijzondere verhaal van de Roosevelts, de historische verbinding van Zeeland met de VS (New York) en de actuele aandacht voor vrijheid met elkaar te verbinden. De Roosevelt Foundation (en andere betrokken partners) zetten zich in om dit verhaal te laten horen, maar we denken dat de potentie voor de positionering van Zeeland nog niet volledig benut wordt. Sinds november 2017 beschikt de Provincie over de mogelijkheid om evenementen te sponsoren. Dit instrument wordt nu nog niet ingezet voor de FFA, maar het leent zich er wel goed voor. Bij sponsoring wordt met een evenementorganisator een overeenkomst gesloten waarin afspraken staan over doelen op het gebied van de zichtbaarheid van Zeeland en relatiedoelen die de Provincie wil bereiken. Met het verlenen van subsidie is het maken van dergelijke afspraken niet mogelijk. In 2019 willen we verkennen of de Provinciale financiering voor het organiseren van de uitreiking van de Four Freedoms Awards in 2020 in Middelburg (voor een deel) door middel van sponsoring kan gebeuren. In dat geval kunnen concretere afspraken gemaakt worden met de Roosevelt Foundation dan wanneer er alleen sprake is van subsidieverlening. Afwijking t.o.v. provinciale doelstellingen en/of beleid bestuurlijke planning en doorlooptijd indien van toepassing consequenties besluit 2

3 financiële consequenties Subsidie 2019 (arrangement 2) verlenen aan de Roosevelt Foundation van maximaal ,-- en dekken ten laste van activiteit FFA/Roosevelt Foundation juridische consequenties Geen bijzonderheden. personele consequenties en inhuur Er is geen externe inhuur nodig. voor een bedrag van 0,00. inkoop & aanbesteding Inkoop is niet van toepassing. 3

4 Gedeputeerde Staten het bestuur van de Roosevelt Foundation Postbus LA MIDDELBURG NeeNee onderwerp kenmerk behandeld door Verzonden Subsidie voor organisatie Roosevelt Four Freedoms Awards * * Geacht bestuur, Middelburg, Naar aanleiding van uw brief van 5 december 2018, waarin u verzoekt om een subsidie ten behoeve van de organisatie van de Roosevelt Four Freedoms Awards in 2019, en de door u verstrekte aanvullende informatie d.d. 28 januari 2019 delen wij u het volgende mede. Besluit Wij verlenen u een subsidie van maximaal ,-- ten behoeve van de organisatie van de Roosevelt Four Freedoms Awards en diverse side-events in de periode 1 januari tot en met 31 december Vanuit transparantieoogpunt zullen evenals in 2017 de provinciale reiskosten van de afvaardiging van ons college naar de plechtigheid in New York rechtstreeks worden betaald door de Provincie Zeeland. Wij hebben dan ook besloten om het bedrag van het bezoek van twee leden van ons college aan New York in mindering te brengen op onze subsidie. Gelet op het voorgaande is de subsidie als volgt berekend: - Reguliere subsidie: ,-- - Af: Reis- en hotelkosten gedeputeerden, conform uw opgave d.d. 28 januari 2019: -/ ,-- Provinciale subsidie 2019: ,-- In artikel van het Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2013 is bepaald dat een subsidieverzoek tenminste acht weken voor het begin van de activiteit moet zijn ingediend. Wij hebben besloten in uw geval af te wijken van deze termijn. Wij verzoeken u bij toekomstige correspondentie over deze subsidie het kenmerk van deze brief te vermelden. Motivering Uw activiteit wordt gesubsidieerd op basis van het besluit van Provinciale Staten van Zeeland van 5 juni 1992 met betrekking tot de organisatie van de Four Freedoms Awards. De doelstelling van uw Foundation is het gedachtengoed van de Roosevelts te verspreiden en op een hoger niveau te brengen bij nieuwe generaties en doelgroepen, zodat de principiële waarden doorgegeven worden. In uw subsidieverzoek geeft u aan dat de uitreiking van de Roosevelt Four Freedoms Awards een bijzonder evenement is, dat de potentie heeft om meer (inter)nationale aandacht

5 te genereren en daarmee kansen biedt om Zeeland, als een van de twee thuishavens van de Roosevelt Four Freedoms Awards, blijvend onder de aandacht te brengen. Naar onze mening sluit uw subsidieverzoek hiermee aan bij de provinciale beleidsdoelstelling Zichtbaar Zeeland, die zich richt op het herpositioneren (versterken) van het Zeeuwse imago. Prestatieafspraken en prestatiebewijzen Aan deze subsidie wordt de volgende prestatieafspraak gekoppeld: - U ontvangt voor de organisatie van de Roosevelt Four Freedoms Awards en side-events in 2019 een bedrag van maximaal ,--. Als prestatiebewijs geldt: Een rapportage van de gehouden side-events in het kader van de Roosevelt Four Freedoms Awards in 2019 (met datumlijst), alsmede een exemplaar van het programma van de uitreikingsplechtigheid die in het najaar van 2019 in New York zal plaatsvinden. Bij deze plechtigheid zal (een afvaardiging van) het provinciaal bestuur aanwezig zijn. Meldplicht Het is belangrijk dat u zaken meldt die eventuele gevolgen kunnen hebben voor de subsidie. Wij wijzen u hierbij op artikel van het Algemeen subsidiebesluit Zeeland Hierin staat dat u ons onverwijld schriftelijk in kennis dient te stellen zodra aannemelijk is dat: - de activiteit of de prestatieafspraak waarvoor subsidie is verleend niet, niet tijdig of niet geheel zal worden verricht (bijvoorbeeld wijzigingen in de realisatie van de prestatieafspraken, het niet kunnen leveren van het prestatiebewijs); of - niet, niet tijdig of niet geheel aan de aan de subsidie verbonden voorwaarden en verplichtingen zal worden voldaan (bijvoorbeeld eventuele uitloop van de activiteit, het niet op tijd kunnen indienen van de aanvraag tot vaststelling van de subsidie). Daarnaast dient u wijzigingen in de begroting (uitgaven en inkomsten) van de activiteit schriftelijk bij ons te melden. Overige verplichtingen Aan deze subsidie verbinden wij de verplichting dat u kenbaar maakt dat de activiteit mede mogelijk is gemaakt door een subsidie van de Provincie Zeeland. Deze vermelding dient te geschieden via de door u te gebruiken publieksuitingen, zoals door vermelding van de Provincie Zeeland op de website van de Roosevelt Four Freedoms Awards. Hiervan dient u bij de aanvraag tot vaststelling van deze subsidie een bewijsstuk (bijvoorbeeld een printscreen van de vermelding op de website) te overleggen. Wij wijzen u hierbij op artikel van het Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2013, waarin staat dat indien u niet kan aantonen dat voldaan is aan deze verplichting, de subsidie met 5% van het toegezegde subsidiebedrag met een maximum van 2.370,-- wordt verlaagd. U dient een exemplaar van uw jaarrekening 2019 ter informatie toe te zenden aan ons college. Bevoorschotting Wij verlenen u een voorschot van 100% van de verleende subsidie. Dit voorschot van ,-- zullen wij binnenkort overmaken op uw rekeningnummer onder vermelding van het kenmerk van deze brief. Verantwoording en vaststelling U dient vóór 1 april 2020 ten behoeve van de subsidievaststelling de verantwoording in te dienen. De verantwoording bestaat uit het hierboven genoemde prestatiebewijs en een bewijs waaruit blijkt dat u heeft kenbaar gemaakt dat uw activiteit mede mogelijk is gemaakt door een subsidie van de Provincie Zeeland. U dient deze stukken toe te zenden aan: Provincie Zeeland, t.a.v. afdeling Personeel, Omgeving en Juridische Zaken (POJZ), Cluster subsidies Postbus LA MIDDELBURG. Behoort bij brief d.d. met ons kenmerk:

6 Op basis van de ingediende stukken zullen wij overgaan tot vaststelling van de subsidie. Dit houdt in dat wij beoordelen of u heeft voldaan aan de gestelde verplichtingen om vervolgens het subsidiebedrag definitief te bepalen. De subsidie zal worden vastgesteld op basis van artikel van het Algemeen subsidiebesluit Zeeland Hierin staat dat de subsidie wordt vastgesteld naar evenredigheid van de werkelijk gerealiseerde, uit het prestatiebewijs blijkende, prestatieafspraak. Openbaar De informatie aangaande de aanvrager, de subsidieomschrijving en het verleende subsidiebedrag is openbaar en wordt gepubliceerd op onze website. Bij privépersonen zijn de persoons- en adresgegevens, die de persoonlijke levenssfeer raken, daarvan uitgesloten. Deze worden geanonimiseerd. Subsidieverordening/-besluit Op deze subsidie zijn de regels van de Algemene subsidieverordening Zeeland 2013 en het Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2013 van toepassing. Omdat uw subsidie wordt verleend op basis van arrangement 2, wijzen wij u met name op de artikelen tot en met en tot en met van het Algemeen subsidiebesluit Zeeland Meer informatie is te vinden op onze website Met vriendelijke groet, gedeputeerde staten, Drs. J.M.M. Polman, voorzitter A.W. Smit, secretaris Rechtsmiddelen Belanghebbenden kunnen schriftelijk bezwaar maken tegen dit besluit bij: Gedeputeerde Staten van Zeeland, t.a.v. de secretaris van de commissie voor bezwaarschriften, Postbus 6001, 4330 LA Middelburg. In het bezwaarschrift neemt u ten minste op uw naam en adres, de dagtekening van het bezwaarschrift, tegen welk besluit u bezwaar maakt en waarom. Het bezwaarschrift dient te worden ondertekend. U moet het bezwaarschrift indienen binnen zes weken na de dag waarop dit besluit is bekendgemaakt. Doorgaans is dat de dag na de datum van verzending. Overschrijding van de inzendtermijn kan ertoe leiden dat met uw bezwaren geen rekening wordt gehouden. Als u overweegt bezwaar te maken, kunt u een informatiefolder aanvragen op telefoonnummer U kunt de informatie ook downloaden via Wij wijzen u erop dat het bezwaar niet de werking van het besluit schorst. U kunt een verzoek doen tot het treffen van een voorlopige voorziening. U richt het verzoek aan de voorzieningenrechter van de rechtbank Zeeland-West-Brabant, locatie Breda, team bestuursrecht, Postbus 90006, 4800 PA Breda. Voor de behandeling van het verzoek is griffierecht verschuldigd. Behoort bij brief d.d. met ons kenmerk: