OPENBAAR. Beslisnota GS -9 M Integrale kostensubsidie 2016 ZB I Planbureau en Bibliotheek van Zeeland. voorgesteld besluit 1.

Transcriptie

1 -9 M 2016 U;>> Beslisnota GS Provincie Zeeland OPENBAAR onderwerp Integrale kostensubsidie 2016 ZB I Planbureau en Bibliotheek van Zeeland voorgesteld besluit Instemmen met prestatieaanbod 2016 ZB en integrale kosten subsidie 2016 verlenen aan Stichting ZB - Planbureau en Bibliotheek van Zeeland, van maximaal ,- (exclusief BTW); Voorschot van 100% verlenen en in maandelijkse termijnen uitbetalen; Afwijken van artikel van het Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2013 (indieningstermijn), alsmede afwijken van artikel van het Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2013 (PR-bepaling) voor wat betreft de bibliotheek gerelateerde taken; Dekking tl.v. activiteit ZB Planbureau Bibliotheek Zeeland: ,-, t.i.v. activiteit Leefbaarheid De Zelfstandige Zeeuw: 1.885,- en tl.v. activiteit Amateurkunst: ,-; ZB via inliggende brief over voorgaande besluitvorming informeren. aanleiding Op 1 december 2015 is de begroting 2016 ZB, inclusief prestatieaanbod 2016 ontvangen. Recent heeft de ZB op ambtelijk verzoek aan de provincie inzicht gegeven in de financiële systematiek / toerekening van kosten aan de verschillende onderdelen in het prestatieaanbod. Algemene indruk hiervan is positief. portefeuillehouder - portefeuille Reu, B.J. de Cultuur paraaf afdelingshoofd paraaf portejéuillehouder paraaf secretaris voor agendering datum GS vergadering (in te vullen door agendakamer) besluit GS paraaf secretaris voor uitvoering g:\mijn documenten\scoop-zb\iaarstukken\gsbeslisnota iks 2016 zb.docx

2 Beslisnota GS Provincie Zeeland overwegingen en advies motivering besluit Op 1 december jl. is van ZB I Planbureau en Bibliotheek van Zeeland de begroting 2016 (hierna kortweg ZB), inclusief het prestatieaanbod ontvangen. Het aanbod 2016 sluit aan bij de eerder door uw college vastgestelde prestatieverwachtingen 2015 richting de nieuwe organisatie d.d De nieuwe organisatie is ontstaan door fusie tussen Scoop en Zeeuwse Bibliotheek per , een veel later moment dan eerder was voorzien. Diverse en bij uw college bekende omstandigheden hebben hiertoe geleid. Vanaf het moment van daadwerkelijke fusie is hard gewerkt om het prestatieaanbod 2016 op te stellen. Daarvoor is regelmatig ambtelijk afgestemd met de Provincie over de aansluiting van de provinciale verwachtingen versus het te leveren aanbod. Het thans voorliggende aanbod is gelet op voorgaande op een aantal onderdelen nog globaal in de beschrijving van acties / activiteiten, maar zal - zo wordt ook in het aanbod vermeld - in de loop van 2016 verder worden geconcretiseerd. Verder zal door ZB 2 keer per jaar een voortgangsrapportage worden aangeleverd (april en september), die in bestuurlijk overleg wordt besproken. Via frequent ambtelijk overleg vindt tussentijds afstemming plaats over de voortgang van de overeengekomen activiteiten Recent heeft de ZB op ambtelijk verzoek aan de provincie inzicht gegeven in de financiële systematiek / toerekening van kosten aan de verschillende onderdelen in het prestatieaanbod. Algemene indruk van JIS en Financiën hiervan is positief. In de begroting bij het aanbod ZB 2016 wordt aangegeven dat in de gevraagde subsidie ad een bedrag is inbegrepen voor uitvoering van de activiteiten Kunstbende Zeeland, ad , Pop ad en Zeelandscan ad De activiteiten Kunstbende en Pop kunnen net als in voorgaande jaren worden gedekt uit het cultuurbudget Amateurkunst, activiteit Amateurkunst en bijdrage aan de Zeelandscan uit het budget Leefbaarheid De Zelfstandige Zeeuw, activiteit De resterende ,- kan worden gedekt door de in de provinciale begroting 2016 opgenomen activiteit ZB Planbureau en Bibliotheek van Zeeland. Uw college wordt naar aanleiding van voorgaande geadviseerd te besluiten: 1. Instemmen met prestatieaanbod 2016 ZB en integrale kosten subsidie 2016 verlenen aan Stichting ZB - Planbureau en Bibliotheek van Zeeland, van maximaal ,-- (exclusief BTW); 2. Voorschot van 100% verlenen en in maandelijkse termijnen uitbetalen; 3. Afwijken van artikel van het Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2013 (indieningstermijn), alsmede afwijken van artikel van het Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2013 (PR-bepaling) voor wat betreft de bibliotheek gerelateerde taken; 4. Dekking t.l.v. activiteit Scoop: , tl.v. activiteit Zeeuwse Bibliotheek; , t.l.v. activiteit Leefbaarheid De Zelfstandige Zeeuw: 1.885,-- en tl.v. activiteit Amateurkunst: ,--; 5. ZB via inliggende brief over voorgaande besluitvorming informeren. aansluiting bij provinciale doelstellingen en/of beleid Kerntaken Provincie en provinciaal cultuurbeleid bestuurlijke planning en doorlooptijd indien van toepassing: eenmalig consequenties besluit Financiële consequenties: 4. Dekking tl.v. activiteit ZB Planbureau Bibliotheek Zeeland: ,-, tl.v. activiteit Leefbaarheid De Zelfstandige Zeeuw: 1.885,-- en tl.v. activiteit Amateurkunst: ,--; Juridische consequenties: geen personele consequenties en inhuur Geen externe inhuur nodig. inkoop & aanbesteding: n.v.t -2- g:\mijn documenten\scoop-zb\jaarstukken\gsbesllsnota Iks 2016 zb.docx

3 Werkveld Beleid bericht op brief van: 30 november 2015 en 3 maart 2016 het bestuur van de Stichting ZB - Planbureau en Bibliotheek van Zeeland uw kenmerk: Postbus EA MIDDELBURG ons kenmerk: afdeling: bijlage(n): Mobiliteit en Samenleving 1 (bijgevoegd) behandeld door: doorkiesnummer: ondenwerp: Integrale kosten subsidie 2016 Stichting ZB - Planbureau en Bibliotheek van Zeeland. verzonden: Middelburg, Geacht bestuur, Naar aanleiding van uw brief van 30 november 2015, waarmee u ons uw prestatieaanbod "Prestatieplan 2016" en uw begroting 2016 toezond, en door u toegezonden aanvullende informatie d.d. 3 maart 2016 delen wij u het volgende mede. Motivering Wij hebben uw begroting 2016 en de geformuleerde activiteiten in het document "Prestatieplan 2016 van ZB - Planbureau en Bibliotheek van Zeeland" beoordeeld en komen tot de conclusie dat de activiteiten van uw instelling bijdragen aan ons provinciaal beleid, zoals dit is geformuleerd in diverse beleidsnota's, waaronder het Omgevingsplan Zeeland , de Economische Agenda (deze nota is verlengd tot de nieuwe Economische Agenda van kracht wordt, tot uiterlijk 31 december 2016), het Provinciaal Verkeers- en Vervoersplan (PWP), 'Nieuwe Wegen, Nota Leefbaarheid & Bevolking ', de Nota provinciaal cultuurbeleid (verlengd met één jaar tot en met 2016) en het Uitvoeringsprogramma cultuur Besluit Wij verlenen u een integrale kosten subsidie van in totaal maximaal ,- (exclusief BTW) voor uw activiteiten in de periode 1 januari 2016 tot en met 31 december Het subsidiebedrag voor 2016 is als volgt opgebouwd: Omschrijving: Subsidiebedrag ( ): Reguliere integrale kosten subsidie ,- Verhogingen van de integrale kosten subsidie (niet structureel): Project De Kunstbende ,- Popcultuur Zeeland 2016 (inclusief Popsport) ,- Zeelandscan 1.885,- Totaal integrale kosten subsidie: ,- Behoort bij brief d.d. met ons kenmerk: 1

4 De subsidie wordt verleend in de kosten ten behoeve van het realiseren van de prestatievelden 1. Podium voor ontmoeting en debat, 2. Schatkamer van kennis en informatie, 3. Centrum voor culturele en educatieve activiteiten, 4. Ondersteuning Prins Bernhard Cultuurfonds Zeeland en 5. Ontwikkeling eigen ondernemerschap en opdrachten voor overige financiers. Het subsidiebedrag en het subsidiepercentage zijn gebaseerd op uw Begroting 2016 en met name op de hiervan afgeleide Prestatiebegroting 2016 met een kostentotaal van ,-. In deze Prestatiebegroting zijn de kosten voor de subsidiabele prestatievelden (exclusief kosten Bussen) geraamd op ,- en verzoekt u om een provinciale subsidie van ,-. Hiervan afgeleid bedraagt de provinciale subsidie 68% (afgerond) van de subsidiabele kosten van uw instelling in Uit uw Begroting 2016 blijkt een geraamd tekort van ,-. U geeft aan dit tekort te dekken uit uw algemene reserve. Met betrekking tot het bedrag voor de reguliere integrale kosten subsidie 2016 merken wij het volgende op: - In dit bedrag is rekening gehouden met de verlaging van de subsidie zoals omschreven in onze brieven van 14 mei 2013 (kenmerk en ) inzake de gevolgen van de besluitvorming van Provinciale Staten van 21 december 2012 in verband met de provinciale kerntakendiscussie. In deze brieven is vermeld dat de aan de Stichting SCOOP en de Zeeuwse Bibliotheek verstrekte subsidies gezamenlijk in 2014 worden verlaagd met ,-, in 2015 met ,- en vanaf 2016 structureel met ,-. In 2016 is hiermee deze verlaging van de subsidie volledig gerealiseerd. - In dit bedrag is tevens opgenomen de verrekening i.v.m. de 57+ maatregel ad ,- overeenkomstig onze brief aan de Zeeuwse Bibliotheek van 6 februari 2009 met kenmerk Provinciale Staten van Zeeland hebben in hun vergadering van 26 september 2014 besloten in te stemmen om ten behoeve van de dakrenovatie van het gebouw van de Zeeuwse Bibliotheek de subsidie vanaf 2015 structureel te verhogen. Deze verhoging is in het subsidiebedrag verwerkt. - Op het bedrag voor de reguliere integrale kosten subsidie voor 2016 is een indexering toegepast met 2%. Provinciale Staten hebben in hun vergadering van 11 december 2015 besloten om het budget 2016 voor instellingen die in aanmerking komen voor een integrale kosten subsidie alsnog te indexeren met 2%. De integrale kosten subsidie is (voor 2016) verhoogd met ,- ten behoeve van het project De Kunstbende en Popcultuur Zeeland (inclusief Popsport) en met 1.885,- ten behoeve van de Zeelandscan. Tevens willen wij u erop wijzen dat de subsidiemogelijkheden voor 2017 afhankelijk zijn van het resultaat van de besluitvorming over de zero-based begroting van de Provincie Zeeland. In de aanloop naar de definitieve besluitvorming zullen wij u tijdig informeren welke financiële consequenties dit voor uw organisatie heeft vanaf In artikel van het Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2013 is bepaald dat een aanvraag voor een integrale kosten subsidie tenminste acht weken voor aanvang van het boekjaar van de instelling moet zijn ingediend. Bij brief van 30 september 2015 met kenmerk ZB/1875 verzocht u af te mogen wijken van genoemde termijn van acht weken. Overeenkomstig uw verzoek hebben wij besloten af te wijken van deze termijn. Wij verzoeken u bij toekomstige correspondentie over deze subsidie het kenmerk van deze brief te vermelden. Prestatieafspraken en prestatiebewiizen Wij stemmen in met uw prestatieaanbod "Prestatieplan 2016" en de daarin opgenomen uitwerking van onze prestatieverwachtingen. Uw prestatieaanbod is als bijlage bij deze beschikking gevoegd. Aan deze subsidie worden de volgende prestatieafspraken gekoppeld: 1. U ontvangt voor de activiteiten in het kader van het prestatieveld Podium voor ontmoeting en debat een bedrag van maximaal ,-. 2. U ontvangt voor de activiteiten in het kader van het prestatieveld Schatkamer van kennis en informatie een bedrag van maximaal ,-. 3. U ontvangt voor de activiteiten in het kader van het prestatieveld Centrum voor culturele en educatieve activiteiten een bedrag van maximaal ,-. 4. U ontvangt voor de activiteiten in het kader van het prestatieveld Ondersteuning Prins Bernhard Cultuurfonds Zeeland een bedrag van maximaal ,-. 5. U ontvangt voor de activiteiten in het kader van het prestatieveld Ontwikkeling eigen ondernemerschap en opdrachten voor overige financiers een bedrag van maximaal ,-. Behoort bij brief d.d. met ons kenmeric 2

5 Als prestatiebewijs voor deze integrale kosten subsidie geldt: het jaarverslag 2016, bij voorkeur als onderdeel van de jaarrekening 2016, waarin duidelijk en puntsgewijs wordt gerapporteerd over bovenstaande prestatieafspraken. Het bestuur van de Stichting ZB - Planbureau en Bibliotheek van Zeeland dient te verklaren dat het jaarverslag een getrouw beeld geeft van de uitgevoerde werkzaamheden. Overige verplichtingen Naamsvermelding Provincie Zeeland Aan deze subsidieverlening verbinden wij de verplichting dat u kenbaar maakt dat uw activiteiten mede mogelijk zijn gemaakt door een subsidie van de Provincie Zeeland. Dit dient u in uw rapporten, publiciteitsmateriaal en andere relevante externe communicatie-uitingen kenbaar te maken. Hiervan dient u bij de aanvraag tot vaststelling van deze subsidie bewijsstukken in te zenden. Deze verplichting geldt niet voor uw bibliotheek gerelateerde taken. Wij wijzen u hierbij op artikel van het Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2013, waarin staat dat indien u niet kan aantonen dat voldaan is aan deze verplichting, de subsidie met 5% van het toegezegde subsidiebedrag met een maximum van 5.000,- wordt verlaagd. Meldplicht Het is belangrijk dat u zaken meldt die eventuele gevolgen kunnen hebben voor de subsidie. Wij wijzen u hierbij op artikel van het Algemeen subsidiebesluit Zeeland Hierin staat dat u ons onverwijld schriftelijk in kennis dient te stellen zodra aannemelijk is dat: de activiteit of de prestatieafspraak waarvoor subsidie is verleend niet, niet tijdig of niet geheel zal worden verricht (bijvoorbeeld wijzigingen in de realisatie van de prestatieafspraken, het niet kunnen leveren van het prestatiebewijs); of niet, niet tijdig of niet geheel aan de aan de subsidie verbonden voorwaarden en verplichtingen zal worden voldaan (bijvoorbeeld eventuele uitloop van de activiteiten, het niet op tijd kunnen indienen van de aanvraag tot vaststelling van de subsidie). Daarnaast dient u wijzigingen in de begroting (uitgaven en inkomsten) van de activiteiten schriftelijk bij ons te melden. Het gaat daarbij om wijzigingen waarvan u redelijkerwijs kunt vermoeden dat die gevolgen kunnen hebben voor de provinciale subsidieverlening. Als u twijfelt of het noodzakelijk is een specifieke wijziging te melden, verzoeken wij u contact op te nemen met de ambtelijke accountmanager van uw instelling, de heer J.L. Verduijn. Bestuurliik overleg en tussentiidse rapportage. Met uw organisatie vindt twee maal per jaar een bestuurlijk overleg plaats. Evenals in de afgelopen jaren levert u in 2016 twee voortgangsrapportages met daarin de stand van zaken van het werkplan (respectievelijk peildatum 1 mei 2016 en 1 september 2016). In het voorjaarsoverleg komen tenminste aan de orde; de (concept)jaarrekening over het vorige boekjaar en de inhoudelijke en financiële voortgangsrapportage over de realisatie van de prestatieafspraken met peildatum 1 mei In het najaarsoverleg komen tenminste aan de orde: de begroting en aanvraag van de subsidie voor het volgende jaar, de inhoudelijke en financiële voortgangsrapportage met peildatum 1 september 2016 en andere relevante onderwerpen. Bevoorschottinq Wij hebben besloten de subsidie in 2016 in zijn geheel door middel van maandelijkse voorschotten aan u over te maken. Het voorschot voor de maand januari, februari en maart 2016 bedraagt: ,00 verhoging met de BTW-component van 21 %: ,68 Totaal: ,00 De voorschotten voor de maanden april tot en met december 2016 bedragen: ,00 verhoging met de BTW-component van 21 %: ,70 Totaal: ,70 Vóór uitbetaling van de maandelijkse voorschotten op de subsidie dient u eerst een factuur aan ons te sturen overeenkomstig onze brief van 23 maart De voorschotten zullen daarna worden overgemaakt op uw rekeningnummer Verantwoording en vaststelling Behoort bij brief d.d. met ons kenmeric 3

6 Uiterlijks maanden na afloop van het boekjaar2016, derhalve vóór 1 juli 2017, dient u ten behoeve van de subsidievaststelling de verantwoording in te dienen. De verantwoording bestaat uit; - De hierboven genoemde prestatiebewijzen. - Bewijsstukken waaruit blijkt dat u heeft kenbaar gemaakt dat uw activiteiten mede mogelijk zijn gemaakt door een subsidie van de Provincie Zeeland. - Uw jaarverslag over het boekjaar Een verantwoording over de werkelijke kosten en opbrengsten van de in de beschikking tot subsidieverlening opgenomen activiteiten als onderdeel van de jaarrekening, conform de indeling van de door u bij uw subsidieverzoek ingediende begroting 2016 per prestatieveld. - De jaarrekening over het boekjaar 2016 van uw instelling, voorzien van een controleverklaring van de accountant (conform het Controleprotocol voor de accountant in bijlage A van het Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2013). U dient deze stukken toe te zenden aan: Provincie Zeeland, t.a.v. afdeling Juridisch, Inkoop en Subsidies (JIS), Cluster subsidies Postbus LA MIDDELBURG. Op basis van de ingediende stukken zullen wij overgaan tot vaststelling van de subsidie. Dit houdt in dat wij beoordelen of u heeft voldaan aan de gestelde verplichtingen om vervolgens het subsidiebedrag definitief te bepalen. De subsidie zal worden vastgesteld op basis van artikel van het Algemeen subsidiebesluit Zeeland Hierin is bepaald dat de subsidie wordt vastgesteld op basis van de werkelijk gerealiseerde prestatieafspraken, waarbij het vast te stellen subsidiebedrag niet meer kan bedragen dan het provinciaal percentage van 68% in het totaal van de uit de door de accountant gewaarmerkte financiële eindrapportage blijkende werkelijk gemaakte (subsidiabel geachte) kosten met een maximum van ,- (exclusief BTW). Hierbij geldt overigens dat extra opbrengsten op de activiteit ten opzichte van de begroting bij de aanvraag van de subsidie in mindering worden gebracht op de totale werkelijk gemaakte subsidiabel geachte kosten. Rekenvoorbeelden met betrekking tot de vaststelling van de subsidie vindt u in de toelichting op het Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2013 bij artikel Openbaar De informatie aangaande de aanvrager, de subsidieomschrijving en het verleende subsidiebedrag is openbaar en wordt gepubliceerd op onze website. Bij privépersonen zijn de persoons- en adresgegevens, die de persoonlijke levenssfeer raken, daarvan uitgesloten. Deze worden geanonimiseerd. SubsidieverordeningZ-besluit Op deze subsidie zijn de regels van de Algemene subsidieverordening Zeeland 2013 en het Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2013 van toepassing. Omdat een integrale kosten subsidie wordt verleend wijzen wij u met name op de artikelen toten met 1.6.6, tot en met en Hoofdstuk 2 Bijzondere bepalingen voor verstrekking van integrale kostensubsidie (artikelen tot en ) van het Algemeen suldsidiebesluit Zeeland Meer informatie is te vinden op onze website Bezwaar Belanghebbenden kunnen schriftelijk bezwaar maken tegen dit besluit bij: Gedeputeerde Staten van Zeeland, t.a.v. de secretaris van de commissie voor bezwaarschriften. Postbus 6001, 4330 LA Middelburg. In het bezwaarschrift neemt u ten minste op uw naam en adres, de dagtekening van het bezwaarschrift, tegen welk besluit u bezwaar maakt en waarom. Het bezwaarschrift dient te worden ondertekend. U moet het bezwaarschrift indienen binnen zes weken na de dag waarop dit besluit is bekendgemaakt. Doorgaans is dat de dag na de datum van verzending. Overschrijding van de inzendtermijn kan ertoe leiden dat met uw bezwaren geen rekening wordt gehouden. Als u overweegt bezwaar te maken, kunt u een informatiefolder aanvragen op telefoonnummer U kunt de informatie ook downloaden via Wij wijzen u erop dat het bezwaar niet de werking van het besluit schorst. U kunt een verzoek doen tot het treffen van een voorlopige voorziening. U richt het verzoek aan de voorzieningenrechter van de rechtbank Zeeland-West Brabant, locatie Breda, team bestuursrecht, Postbus 90006, 4800 PA Breda. Voor de behandeling van het verzoek is griffierecht verschuldigd. Behoort bij brief d.d. met ons kenmerk: 4

7 Hoogachtend, gedeputeerde staten, Drs. J.M.M. Polman, voorzitter A.W. Smit, secretaris Behoort bij brief d.d. met ons kenmerk: