De vergadering vond plaats op 9 februari 2012 in Den Haag, NH hotel, Margrietplantsoen.

Transcriptie

1 Bezoekadres: Wilhelmina v Pruisenweg AN Den Haag JE Den Haag Inlichtingen bij G.A. Diepens Accountmanager Data Model / Single Window M +31(0) ger.diepens@logius.nl Betreft Verslag eerste NPDM vergadering Vergaderdatum 9 februari 2012 Aanwezig zie verslag Afwezig zie verslag Bijlage(n) 2 De vergadering vond plaats op 9 februari 2012 in Den Haag, NH hotel, Margrietplantsoen. Voorzitter: Cor Franke, Secretariaat: Ger Diepens, Notulisten: Marc van Hilvoorde en Lup van de Bunt Aanwezig waren: Aalbers Jan-Peter Nederlandse Voedsel- en WarenAutoriteit Bootsma Sybrand Douane, Landelijk kantoor Bunt Lup van de Douane, Landelijk kantoor Degenkamp Fred ASKA Diepens Ger Franke Cor Greven Hans Douane, Landelijk kantoor Hanekamp Herman World Port Rotterdam Hilvoorde Marc van Kleintjes Pieter Koninklijke Marechaussee Kok Jan-Willem de Portbase Luitjens Steven Monster Aart Nederlandse Voedsel- en WarenAutoriteit Plas Martin van der Ministerie BZK Saraber Paul Portbase Wieland Paul Royal Dirkzwager Afgemeld hebben zich: Wit Jacques de Pagina 1 van 7

2 Beulens Adrie Universiteit van Wageningen Pol Edwin van der Kustwacht Hofman Wout NTO Niet aanwezig, niet afgemeld: Klaassen Gijsbert Dienst Zeehavenpolitie De directeur, dhr. Steven Luitjens heette alle deelnemers van harte welkom en vond het jammer dat vanwege openbaarvervoerperikelenniet alle genodigden aanwezig konden zijn. Hij schetste in het kort de voorgeschiedenis. Het College Standaardisatie heeft op voorstel van het Forum Standaardisatie in 2008 verzocht om de nationale coördinatie en promotie van het Data Model op zich te nemen. Dit resulteerde in twee taken 1) de adoptie van het Data Model door andere partijen 2) het organiseren van een nationale tafel (platform) om gegevens uit te wisselen, elkaar op de hoogte te houden van ontwikkelingen, nationaal en internationaal en het inventariseren van nationale eisen en/of wensen met betrekking tot aanpassing of uitbreiding van het WCO Data Model. Dit laatste is impliciet de voeding voor Douane om deze eisen/wensen bij de internationale beheerder van het Data Model, de World Customs Organisation (WCO) te Brussel in te brengen en te verdedigen. Vandaag, zo ging Steven verder, is de aftrap van dit platform en hij wenste allen een vruchtbare vergadering toe. De voorzitter gaf in het kort weer wat volgens hem de drie doelen van vandaag waren; 1. Presentaties te zien met het doel dat iedereen over hetzelfde kennisniveau beschikt 2. Het bespreken en goedkeuren van de Terms of Reference met bijlage, zoals door de secretaris. 3. Het opzetten en bespreken van een werkplan en activiteiten. Vervolgens nodigde de voorzitter uit tot een introductieronde van de deelnemers en verzocht hen ook aan te geven wat hun verwachting of wens was m.b.t. deze bijeenkomst en/of m.b.t. het Data Model. De verwachtingen/wensen: - In relatie tot de werkgroepen waar nu of in de toekomst over gesproken gaat worden, een van die werkgroepen zal zeer waarschijnlijk Data Requirements and Modelling zijn. Daar zal rekening gehouden dienen te worden met de uitlevering van het Data Model met zowel EDIFACT als XML berichtstructuren. Vooral in de maritieme sector wordt nog ontzettend veel gebruik gemaakt van EDI- FACT en is er weinig vraag naar XML. Veel aandacht zal moeten worden besteed aan berichtontwikkeling met daarbij een Message Implementation Guideline (MIG) functioneel, technisch en processen. Probeer aan te sluiten bij wat bedrijven al hebben. Voor een bredere implementatie zijn er wellicht meer MIG s nodig. Pagina 2 van 7

3 Misschien is er behoefte aan een nationale MIG of een MIG per sector met daarin aandacht voor begrippen zoals die door de bedrijven worden gehanteerd. Referentiegegevens zoals bijv. Gevaarlijke Stoffen e.d. moet het NPDM incorporeren in het Data Model. Een nationale aanvulling op internationale standaarden moeten we ook standaardiseren en proberen in die betreffende internationale standaard opgenomen te krijgen. Het zou mogelijk kunnen zijn dat zich een spanning voordoet tussen een (inter)nationale standaard en het Data Model. Daar moeten we zorgvuldig mee om gaan. Het uitgangspunt van de WCO is dat gebruik gemaakt wordt van zoveel mogelijk internationale standaarden en beschikbare internationaal gestandaardiseerde codes. Bij dit alles mogen we de invloed van de Europese regelgeving ook niet negeren. - Het doel van het NPDM is ook, vast te stellen wat er nodig is om het data model te implementeren, hierover afspraken maken. Noodzakelijk is dan wel te weten wie, hoe geïmplementeerd heeft (buiten Douane, want dat is bekend en deze organisatie heeft dit gedocumenteerd). Een standaard implementatie zou beschikbaar moeten zijn. - Wij zullen ook aandacht moeten hebben voor het hergebruik van forms en formats. - Wanneer heb je het Data Model in feite geïmplementeerd? - Governance mag zeker niet vergeten worden. Samenvattend, zei de voorzitter, 1. We moeten meer weten over wat nodig is om te implementeren -buiten douane-, 2. Zo weinig mogelijk dicteren maar kijken wat er bij de bedrijven al is, 3. Nagaan of er behoefte is aan een nationale MIG dan wel sectorale MIG s, 4. De relatie tussen de WCO en UN/CEFACT borgen, 5. De aanwezige kennis uitwisselen en het wiel niet opnieuw uitvinden, 6. Een paar andere niet aanwezige belangengroepen uitnodigen voor de volgende vergaderingen. De KvK, CBS, ECP, Productschappen, Cargonaut, RWS, Milieu. Naar aanleiding van de discussies die plaats vonden distilleerde de voorzitter de volgende Let-Op-Gebieden : Aandacht voor de definities in de MIG s. De naam is indicatief maar de definitie is normatief. Aandacht voor de Single Window activiteiten. Het Data Model kan zonder een Single Window omgeving geïmplementeerd worden maar komt veel beter tot zijn recht als kern van een Single Window omgeving. Aandacht voor ICAO gerelateerde gegevens van luchtvaartpassagiers Pagina 3 van 7

4 Aandacht voor IATA luchtvracht gerelateerde ontwikkelingen (e- Freight project) Wanneer wordt het data model goed geïmplementeerd? Wie is bezig met implementatie? Zoveel mogelijk aansluiten bij hetgeen dienstverleners kunnen bieden. De synchronisatie tussen het WCO Data Model en UN/CEFACT zo veel als mogelijk te waarborgen via WCO Secretariaat. De initiatieven gerelateerd aan het Data Model zoals die er zijn bij IATA, Universal Postal Union (UPU), e-tir, e-ata en andere internationale organisaties volgen en het NPDM hierover informeren. De secretaris gaf de stand van zaken weer met betrekking tot het data model. Hij ging in het kort in op de in januari/februari gehouden Data Model Project Team (DMPT) vergadering die in Brussel bij de WCO plaats vond. In ieder geval van belang voor deze vergadering is de bespreking en besluitvorming die plaats vond rond de scope van versie 3.3. en dan met name de beslissing dat passagiers- en hun bagagegegevens zullen worden geïncorporeerd. Dit voor zowel voor de maritieme (IMO) vereisten als voor de luchtvaart (API, PNR) vereisten. Nationaal, zo gaf de secretaris weer, is er een flink aantal acties uitgevoerd om meer bekendheid te geven aan het Data Model. Er is flink geïnvesteerd in de voorbije anderhalf jaar en nu worden daar de vruchten van geplukt. Er is duidelijk interesse van overheden, de transportsector, de universitaire wereld en van betrokken instanties en bedrijven betrokken bij Veiligheid. Bij dit verslag, zo zegde de secretaris toe, zullen het verslag van de DMPT en de status van het data model nationaal- worden gevoegd ter kennisneming. Naar aanleiding van de stand van zaken werd de opmerking gemaakt dat de werkzaamheden m.b.t. de passagiersgegevens enz. met verve opgepakt dient te worden. De secretaris was het hiermee eens temeer omdat anders de mogelijke deadline -15 april voor het indienen van de noodzakelijke Data Maintenance Requests (DMRs) overschreden wordt en we de boot missen. De voorzitter vroeg hoe we als NPDM tijdig zaken kunnen bespreken en commentaren bundelen die door moeten naar Brussel. De vergadering was het eens dat tenminste een maand voor de DMPT plaats vindt, de NPDM bijeenkomt. In dit geval vroeg de secretaris de vergadering om dispensatie van de regel dat zaken voor dat ze naar Brussel gaan tijdens de NPDM besproken en beoordeeld worden. De Deadline is 15 maart a.s. en er zal geen NPDM vergadering meer voor die tijd plaats vinden. De vergadering had hier geen problemen mee. De voorzitter stelde voor dat een petit comité van betrokkenen bijeenkomt en de zaken regelt. In de volgende bijeenkomst kan mededeling gedaan worden van die activiteit en de mogelijke uitkomst van de WCO. Hij verzocht de secretaris deze bijeenkomst te organiseren. Hij verzocht voorts om een opsomming te maken van andere zaken die Pagina 4 van 7

5 worden opgenomen of gewijzigd in het Data Model zodat de deelnemers kunnen beoordelen of hier zaken bij zitten die mogelijk een invloed hebben op hun bedrijfsprocessen en dus besproken dienen te worden. Dit is overigens, zo zei hij, een steeds terugkerend agendapunt. De Terms of Reference (ToR) of wel de taakomschrijving. De vergadering was akkoord met de ToR maar wilde wel graag wat meer toelichting op wat de taak is van de nationaal coördinator Data Model, het DMPT, taken/rollen en verantwoordelijkheden en zag graag de begrippenlijst aangevuld met de ontbrekende gegevens. In het kort weergegeven zouden mensen die met het Data Model aan de slag willen en die zeggenschap hebben over de implementatie deel moeten aan de NPDM bijeenkomsten. Het plannen van vergaderingen is noodzakelijk, zo gaf de voorzitter aan, en introduceerde dit agendapunt. De NPDM vergaderingen moeten gesynchroniseerd zijn met de vergaderingen van het DMPT in Brussel. Zeker een maand voor deze vergaderingen moet de nationale vergadering plaats vinden. Zoals gezegd vind de eerstvolgende DMPT vergadering al vrij snel plaats - 19 maart- en kan er geen NPDM vergadering vóór die tijd plaats vinden. De daaropvolgende DMPT vergadering vindt plaats 11,12 en 13 juni De vergadering was het eens om op 8 mei 2012 de volgende NPDM vergadering te houden. De besluitvorming zoals bedoeld in de ToR behoeft enige toelichting, ging de voorzitter verder. Het streven is, zoals vermeld in de ToR, bij consensus (zie begrippenlijst). In het geval consensus echt niet haalbaar is zal bij meerderheid van stemmen besloten worden. Uiteraard dient rekening gehouden te worden met de internationaal wettelijke verplichtingen, dit moet gewoon meegenomen worden in verdere ontwikkelingen. De secretaris werd verzocht de ToR op dit gebied aan te passen. Deelnemen aan het platform, voorbereiden, ondersteuning verlenen, acties uitvoeren enz. kost tijd, zo introduceerde de voorzitter dit onderwerp. Omdat m.b.t het verlenen van ondersteuning nog voor een groot gedeelte op de schouders van de Douanecollega s en in mindere mate op die van terecht komt zal op managementniveau een commitment gegeven moeten worden dat hiervoor tijd bestemd wordt. De douanecollega s gaven aan dat als ondersteuning incidenteel en van zeer korte duur is, het wel inpasbaar en verantwoord kan worden binnen de huidige werkzaamheden. Om problemen in de toekomst voor te blijven werd het idee om een brief richting directeur Douane te sturen zeer geapprecieerd. De voorzitter in samenwerking met de secretaris zullen dit actiepunt op zich nemen. In het kader tijd verzocht de voorzitter de deelnemers na te denken over mogelijke onderwerpen die behandeld zouden moeten worden en het tijdsbeslag of tijd nodig in zijn algemeenheid. In die gevallen noodzakelijk, kan ook naar dat betreffende management een verzoek gestuurd worden. Pagina 5 van 7

6 Tijdens het middagdeel werden drie presentaties gegeven waarbij op het Data Model in zijn algemeenheid en in het kort op een aantal technische aspecten van business proces modelling, de data sets, informatie modelling, de berichtstructuren en de relatie met UN/CEFACT, EDIFACT enz. De deelnemer van het Centrum informeerde de vergadering over de relatie van het Data Model dat ook deel uit maakt van Standard Business Reporting (SBR). De presentaties werden gewaardeerd en genereerden een aantal vragen die beantwoord werden. Zoals door de voorzitter eerder al aangegeven zijn presentaties noodzakelijk om tenminste hetzelfde kennisniveau te hebben. In dit kader ging de vergadering akkoord met presentaties voor het volgend NPDM t.w.: - Het Data Model en een Single Window omgeving () - Inzicht in lopende iniatieven () - Inzicht bij voornemens/acties bij deelnemers / reacties op Data Model (allen) - Beheermogelijkheden voor het Data Model / project CASSANDRA (dr. ir. Wout Hofman TNO/Delft) [tbc] Door de voorzitter werden een aantal inhoudelijke thema s voorgesteld die in de loop van de bijeenkomsten besproken kunnen worden. Enkele thema s kunnen zijn; - Op welke manier kun je als overheid het Data Model implementeren en evt. ook SWL(?) De volgende vergadering zal de Douane een hierover een presentatie voorbereiden. In deze presentatie mee proberen te nemen het onderwerp begripsdefinities waarover enige discussie ontstond [Douane] - Op welke manier kun je als bedrijfsleven het Data Model implementeren? Wat is de visie van het bedrijfsleven achter het Data Model ( waarom zou ik dat doen? ) [ASKA, Portbase, Ger] - Message Implementation Guidelines, per sector of op nationaal niveau of een mengvorm hiervan? Dit mede met het oog van harmonisatie van de output (geen 6 verschillende vormen!) De NL MIG is een afbeelding van de Nederlandse situatie en wordt gebruikt bij B2G en G2G. De volgende vergadering zal de Douane een hierover een presentatie voorbereiden [Douane] - Enige discussie ontstond ook m.b.t. een eventuele certificering: wanneer heb je het Data Model goed geïmplementeerd? Wanneer ben je Data Model compliant? - De relatie Data Model en SBR en dan specifiek het uitwisselingsformaat XBRL. - Is er een verschil tussen de UN/CEFACT Core Components en XBRL [] Tijdens de Rondvraag werd opgemerkt dat er ook sprake moet zijn van Publicatie / Promotie en Public Relations. als nationaal coördinator Pagina 6 van 7

7 Data Model neemt deze voor haar rekening. Na dit laatste agendapunt dankte de voorzitter alle aanwezigen voor hun constructieve deelname en geslaagde eerste NPDM vergadering. Hij bracht in herinnering dat de volgende vergadering op 8 mei a.s. zal plaats vinden bij en sprak de wens uit dat alle aanwezigen weer aanwezig zullen zijn. Het verslag met de door de secretaris toegezegde bijlagen zullen zo snel mogelijk worden toegestuurd. Op- en aanmerkingen op het verslag worden graag per door de secretaris ontvangen tenminste vijf werkdagen voor de 8 e mei. De voorzitter nodigde de aanwezigen uit voor een netwerkborrel en wenste allen alvast een voorspoedige reis terug. Actiepunten: - Een paar andere niet aanwezige belangengroepen uitnodigen voor de volgende vergaderingen. De KvK, CBS, ECP, Productschappen, Cargonaut, RWS, Milieu. [] - Een petit comité van betrokkenen opzetten dat bijeenkomt en de zaken regelt. [Ger Diepens] - Opsomming van andere zaken die worden opgenomen of gewijzigd in het Data Model maken. Zodat de deelnemers kunnen beoordelen of hier zaken bij zitten die mogelijk een invloed hebben op hun bedrijfsprocessen. [Ger Diepens] - De Terms of Reference (ToR) of wel de taakomschrijving extra toelichten op wat de taak is van de nationaal coördinator Data Model, het DMPT, taken/rollen en verantwoordelijkheden en aanvullen met ontbrekende gegevens [Ger Diepens] - Een brief richting directeur Douane sturen m.b.t. het verlenen van ondersteuning van de Douanecollega s. Hier zal op managementniveau een commitment gegeven moeten worden dat hiervoor tijd bestemd wordt. [Cor Franke en Ger Diepens] Voor akkoord:. 08-mei-2012 De Voorzitter, Dhr. Cor Franke. 08-mei-2012 De Secretaris, Ger Diepens Bijlage 1: Terms of Reference, versie 0.2 Bijlage 2: Stand van zaken Data Model,. Pagina 7 van 7