Florecom - Werkgroep Standaarden Terms of Reference

Transcriptie

1 Florecom - Werkgroep Standaarden Terms of Reference Bestandsnaam : WGS Bestandsnummer : MvdS/ Datum laatste wijziging : 16 maart 2011 Documentversie/release : V 1.0 Documentstatus : Gereed

2 Copyright Florecom, 2011 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van stichting Florecom. Voor toestemming neemt u contact op met: Stichting Florecom, Postbus 205, 1430 AE Aalsmeer. Disclaimer Florecom besteedt de uiterste aandacht aan de informatie die zij via haar website en FTP-site verspreidt. Florecom kan echter niet instaan voor de juistheid, volledigheid en tijdigheid van die informatie. Aan de informatie op de website en FTP-site kunnen dan ook geen rechten worden ontleend. Florecom sluit alle aansprakelijkheid uit voor enigerlei schade, direct of indirect en van welke aard dan ook, die voortvloeit uit of in enig opzicht verband houdt met het gebruik van deze sites of de daarop geplaatste informatie, danwel met de onmogelijkheid om deze sites of de daarop geplaatste informatie op enig moment te raadplegen. Verwijzingen naar andere websites en hyperlinks zijn slechts opgenomen ter informatie van de bezoeker van deze site. Florecom staat niet in voor de inhoud of betrouwbaarheid, in welk opzicht dan ook, van die websites en hyperlinks. Florecom behoudt zich alle rechten voor met betrekking tot de op deze sites geplaatste informatie. Openbaarmaking langs andere weg of bewerking van die informatie is niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van Florecom. Pagina 2 14 maart 2011

3 Inhoud 1. Wijzigingsblad 3 2. Inleiding Doel van dit document Bestemd voor Afkortingen en begrippen 5 3. Doelstelling Werkgroep Standaarden 6 4. Scope 6 5. Werkwijze 7 6. Vergaderingen 7 7. Aanpak 7 8. Samenstelling WGS Florecom 7 9. Gewenste expertise WGS Florecom-lid Benodigde inspanning WGS Florecom leden Kosten 8 Pagina 3 14 maart 2011

4 1. Wijzigingsblad Versie Auteur Wijzigingen 0.1 Stef Spaan - GS1 Initiële versie 1.0 Marjo van der Sman Publicatie Akkoord Datum Functionaris Paraaf 11 nov. Werkgroep Standaarden 2010 Gecontroleerd 11 nov Werkgroep Standaarden Geaccepteerd namens Werkgroep CMG NVT Geaccepteerd namens Werkgroep standaarden Rapportage Bestuur 11 nov maart 2011 Publicatie 14 maart 2011 Marjo van der Sman (Releasemanager) Leo van der Zon Marjo van der Sman Pagina 4 14 maart 2011

5 2. Inleiding 2.1 Doel van dit document Het proces voor het realiseren en publiceren van een nieuw release van de Florecom Standaarden is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: Grote betrokkenheid, inbreng en verantwoordelijkheid door/bij de communities Snel een nieuwe release (voornamelijk XML) uit kunnen brengen Beheersbaar proces voor de Florecom organisatie Binnen de Florecom organisatie zorgt een releasemanager voor de bewaking van het proces en een kwaliteitsmanager voor de inhoudelijke beoordeling. Zij geven aan wanneer een wijzigingsverzoek in behandeling wordt genomen en wie of welke organisaties worden geraadpleegd. Sturing vindt plaats op basis van vertrouwen en resultaat. Door deze andere aanpak staan de communities aan het roer en bepalen de frequenties (max. 1x/maand voor XML) van de release voor hun eigen community. Door de decentrale verantwoordelijkheden is het releaseproces voldoende flexibel en werkbaar voor de Florecom organisatie. De standaardberichten blijven generiek maar de invulling per community kan verschillen. Deze TOR beschrijft de rol van de WGS Florecom in dit proces. 2.2 Bestemd voor... Dit document is als rapportage bestemd voor Managementberaad en Bestuur van de Stichting Florecom en ter publicatie op de website van Florecom. 2.3 Afkortingen en begrippen WGS TOR Werkgroep Standaarden Florecom Terms of Reference Pagina 5 14 maart 2011

6 3. Doelstelling Werkgroep Standaarden Florecom De WGS Florecom heeft als belangrijkste doelstellingen: Zorgdragen voor een maximale consistentie en optimale kwaliteit van de Florecom Standaarden 1 en de bijbehorende documentatie voor de diverse communities Zorgdragen voor het (technische) standaardisatiebeleid en toezien op de correcte naleving van het standaardisatieproces Zorgdragen voor een optimale aansluiting van de Florecom Standaarden aan de internationale UN/CEFACT standaarden Uit deze doelstellingen kunnen de volgende taken voor de WGS Florecom worden afgeleid: bewaken van proces- en productkwaliteit onderhouden van externe relaties en partnerships initiëren van nieuwe ontwikkelingen gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de Florecom organisatie en haar gebruikers t.a.v. het gebruik en toepassing van de Florecom Standaarden 4. Scope De WGS Florecom zal zich bezig houden met de volgende onderwerpen: Releaseproces o Toezien op de correcte naleving van het releaseproces o Beoordelen van verzoeken tot wijzigen releaseproces o Afhandelen van naar de WGS geëscaleerde beleidsmatige zaken aangaande standaardisatie. Dat betekent dat communities als het ware in beroep kunnen gaan als een wijzigingsverzoek niet naar tevredenheid wordt opgepakt of afgewikkeld door de release- of kwaliteitsmanager Releasebeleid o Bepalen van het standaardisatiebeleid (incl. releaseproces) en indien nodig de besturing ervan Het beoordelen van een initiatief voor een nieuwe Florecom standaard Verzorgen van de technische borging van het standaardisatiebeleid richting UN/CEFACT en GS1 Zorg dragen voor de sierteeltvertegenwoordiging in de GS1 Tactical Group Do-It- Yourself & Tuin Certificering o Bepalen van het beleid van de certificering en indien nodig de bijsturing ervan o Het samenstellen en bewaken van de richtlijnen voor certificering o Afhandelen van naar de WGS Florecom geëscaleerde certificeringszaken Algemeen o Bepalen van het beleid van de ondersteunende middelen zoals de Software Development Kit (SDK) en het Test Centre en indien nodig de bijsturing ervan o Het vertegenwoordigen van de sierteeltsector op bijeenkomsten en seminars o Adviseren van het Florecom management en managementberaad o In algemene zin het bijstaan van de Florecom organisatie met raad en daad 1 Florecom Standaarden zijn gestandaardiseerde berichten en codes voor het uitwisselen van (zakelijke) transacties Pagina 6 14 maart 2011

7 5. Werkwijze De WGS Florecom maakt gebruik van een virtuele web based community portal (Sharepoint). In deze portal worden de vergaderstukken en overige documenten geplaatst, kunnen de leden van de WGS Florecom commentaar op documenten geven, discussies voeren, e.d. Ook worden in de portal de vergaderingen vermeld, datum/tijd van de vergadering en overige vergaderdetails. De leden van de WGS Florecom worden per geïnformeerd over nieuwe/gewijzigde documenten (vergaderstukken, presentaties, notities, rapporten, e.d.) op de portal. 6. Vergaderingen De WGS Florecom vergadert 6x per jaar plenair. De vergaderingen duren max. 2 uur. De vergaderingen worden voorbereid door Florecom in samenspraak met de voorzitter. Ook draagt Florecom zorg voor de verslaglegging. 7. Aanpak Florecom zal zorg dragen voor het opzetten, inrichten, beheren en onderhouden van web based community portal. Florecom faciliteert de vergaderingen (opstellen en versturen agenda/uitnodigingen, verslaglegging van de vergaderingen, e.d.). De voorzitter van de WGS Florecom wordt door de leden van de WGS Florecom gekozen. 8. Samenstelling WGS Florecom De WGS Florecom bestaat uit vertegenwoordigers van de belangrijkste ketenpartijen, waaraan toegevoegd vertegenwoordigers van solution providers en GS1. De leden van de WGS Florecom kiezen een voorzitter en eventueel een vice-voorzitter. Florecom is permanent vertegenwoordigd in de WGS Florecom met 2 materie deskundige medewerkers, die zorgen voor de verslaglegging en als process manager de WGS Florecom beheert. 9. Gewenste expertise WGS Florecom-lid Leden hebben een grote affiniteit met EDI/eCom (en/of productcodering) vanuit het stroomlijnen van bedrijfsprocessen en ervaring met het inrichten van deze bedrijfsprocessen Leden hebben bij voorkeur ervaring met de implementatie van EDI/eCom in de bedrijfsprocessen Leden zijn geen belangenbehartiger voor hun bedrijf/belangenorganisatie, maar brengen hun kennis en ervaring in vanuit hun bedrijf/belangenorganisatie en de community/communities waarin het bedrijf actief is. Pagina 7 14 maart 2011

8 10. Benodigde inspanning WGS Florecom leden De benodigde inspanning per lid van de WGS Florecom is naar schatting: Plenaire vergadering ca. 2 uur per vergadering (exclusief reistijd), 6 x per jaar Voorbereiding vergaderingen Is erg afhankelijk van aanbod en intensiteit van te behandelen onderwerpen en te bestuderen documenten. Naar schatting zal deze voorbereiding 1-4 uur per vergadering bedragen. Op jaarbasis is de benodigde inspanning per lid van de WGS Florecom tussen ca. 30 en 60 uur, exclusief reistijd. 11. Kosten De kosten voor deelneming aan een WGS Florecom (uren, telefoonkosten, reizen, internet) worden door het deelnemende bedrijf, dat een medewerker afvaardigt in de WGS Florecom, zelf gedragen. Alle overige kosten (community portal, kosten voor het opzetten van telefonische vergaderingen, uren Florecom medewerkers) komen uit de algemene middelen van Florecom. Pagina 8 14 maart 2011