INHOUDSOPGAVE FACTURATIE...

Transcriptie

1 INHOUDSOPGAVE FACTURATIE... 1 INGEVEN FACTUREN - BONS... 1 Creditnota... 7 Extra mogelijkheden... 7 WIJZIGEN FACTUREN - BONS... 8 AFDRUK BESTELBON OF AFLEVERINGSBON... 9 AFDRUK FACTUUR... 9 AFDRUKKEN VAN FACTUREN PER KLANT DOORLOPEN FACTUREN BONS HERAFDRUK -BEHEER FACTURATIE Bekijken afgedrukte facturen Doorlopen afgedrukte facturen Herafdruk van facturen Duplicaat Teksten op factuur Teksten op ticket Verwijderen afgedrukte facturen Aanmaken / Wijzigen Dagboektabel Instellen Licentie Wijzigen Printertype... 20

2 Handleiding Datum: 11/02/01 :Date Taal: :Langue Printer = Laser Dossier: :Dossier lic. ELECTRO-SOFT Paswoord: :Mot de passe Als je het programma opstart, kom je in een openingsscherm waar een aantal gegevens ingegeven moeten worden : - Datum : datum van vandaag, deze is standaard ingevuld, dus in principe hoeft hier niets aan gewijzigd te worden. - Taal : N van Nederlands. - Dossier : de naam van het dossier. - Paswoord : paswoord. Het paswoord is bijgevoegd, ter bescherming en geheimhouding van gegevens, dit kan variëren van dossier tot dossier. Dit paswoord is hoofdlettergevoelig, ter extra beveiliging. Afhankelijk van dit ingegeven paswoord, is het ook mogelijk dat er een ander menu ter beschikking komt tezamen met een andere standaard printer. Na de controle van het paswoord, kom je in de hoofdmenu terecht. Links onderaan zie je de licentienemer en daarnaast zie je de standaard printer voor dit menu.

3 Zo kom je dan uiteindelijk in het hoofdmenu, dat een aantal keuzes bevat. Is een keuze in drukletters geschreven duidt dit erop dat het nog een submenu bevat. Is het anderzijds in kleine letters, dan hebben we te maken met een invul programma. Om een optie te selecteren hebben we twee mogelijkheden: of we kunnen met de pijltjestoetsen naar de gewenste optie gaan en dan op ENTER drukken, of je kan ook gewoon het nummer dat vermeld is voor de gewenste optie intikken zonder op enter te drukken. Als je in het eerste invulvakje van een ingaveveld, een letter ingeeft, zal eerst het hele veld leeggemaakt worden, deze letter als enige in het ingave veld verschijnen en kan je verder gaan met heel het veld in te vullen. Als je verder een leeg invulvakje wenst, kan je op den toets INSERT drukken. Voor een letter te verwijderen, druk je op DELETE, voor de letter op de cursor, of BACKSAPCE voor de letter links van de cursor. Telkens je iets hebt ingevuld, of het gegeven wil accepteren, druk je op ENTER zodat je automatisch naar het volgende veld springt. Op ieder scherm staat onderaan een witte balk: deze geeft aan welke functietoetsen we kunnen gebruiken, bv.: 8=terug, dan kan je door op de toets F8 te drukken, terug gaan naar het vorige scherm of vorig invulveld. Er wordt zoveel mogelijk naar gestreefd dat een bepaalde functietoets steeds dezelfde betekenis heeft. Zo is F8 steeds de toets om terug te gaan en F10 om te eindigen, maar let op dit is enkel zo indien ze onderaan vermeld zijn. Deze werkwijze wordt gevolgd in het ganse programma, tenzij anders vermeld.

4

5 Facturatie pagina 1 Facturatie Ingeven facturen - bons Eerst wordt een bestelbon aangemaakt en van deze bon kan een leveringsbon en/of een factuur afgedrukt worden. Bovenaan worden de algemene gegevens van deze bon weergegeven, alsook de gegevens van de klant. ELECTRO - SOFT - ELE AANMAKEN FACTUREN - BONS 24/02/01 H0111A Klantnummer : Bonnummer: 1 Ref.: Voorschot: BestelD. : 11/02/01 Bedien.: LEO Prijs : Munt. : Tr: Lever.D. : 11/02/01 Bet.Per: K.Kont: Groep : Doc.Type: Lyn Artikelnr. Benaming P Aantal EH prijs KnKeB Voorr.= Pr.Incl Best. = Prijs 1 Incl.btw Excl.btw Geres.= Prijs 2 EP.per= Prijs 3 2=ZOEK 3=MAAK 10=EINDE Klantnummer : De klant die de bestelling bij ons geplaatst heeft. Hierbij zijn de volgende mogelijkheden actief: - We kunnen de klant nummer ingeven, indien deze gekend is. - De alfanum code ingeven, daarbij is er wel een beperking tot de eerste zeven lettertekens (een klantnummer is maximum 7 cijfers lang). Nadat er op enter is gedrukt, zal er gezocht worden op die referentie. Is er slechts een keuze mogelijk, dan zal automatisch de bijhorende klant nummer geselecteerd worden, en gaat men verder naar het volgende invulveld. Zijn er daarentegen meerdere keuzes mogelijk, dan zal er verder gegaan worden alsof de zoekoptie, F2 gebruikt werd. Deze functionaliteit is overal ter beschikking, waar je een klant of leverancier nummer dient in te vullen. - Ofwel kun je gebruik maken van de zoekoptie, door op F2 te drukken. Hierbij is de mogelijkheid om tot twaalf letters in te geven, waarop gezocht kan worden, op gegevens die zijn ingegeven in het veld Alfanum, dit is interessant voor de veel voorkomende namen. Wil je de klant ELECTRO - Soft opzoeken, dan

6 Facturatie pagina 2 geef je vb. 'ele' in gevolgd door enter. Daarna wordt er een keuzevenster getoond waarin alle klanten staan vermeld die aan deze 'ele' voldoen en komen we met onze selectiebar op de eerste in de lijst te staan (we noemen dit POSITIONEREN). Zijn dit er meerdere, dan kan je met de pijltjestoetsen naar ELECTRO - Soft gaan. Staat het gezochte nu niet in de lijst, dan hebben we de volgende mogelijkheden: Pijltje naar beneden, hierbij selecteren we de volgende in de lijst. Zijn we onderaan de lijst gekomen, dan zal de eerste in de lijst verdwijnen, en komt er onderaan een nieuwe bij. De lijnen die bovenaan verdwenen zijn kunnen nu niet meer bereikt worden. De lijst kan ook in een maal vernieuwd worden door op PgDn te drukken, hierbij zullen alle lijnen vernieuwd worden door de volgende die beantwoorden aan de zoekoptie. Selecteren kunnen we met de enter toets, Annuleren gebeurt via F8. Deze selectiemogelijkheden zijn overal in Tasc aanwezig waar men een klant of een leveranciernummer dient in te geven nieuwe klant maken we aan met F3. Dit gebeurt dan op identiek dezelfde wijze als "Aanmaken/Wijzigen klanten". Bonnummer : Bestelbonnummer ( wordt zelf door het systeem voorgesteld ). Referentie : Je kan eender welke referentie meegeven. Deze zal afgedrukt worden op de verzendnota en op de factuur. Wil je de extra gegevens aanpassen, kies je voor F3 : wijzigen extra gegevens. Daarbij zijn de volgende ingaven mogelijk: Voorschot : Het bedrag dat de klant al betaald heeft voor deze bon. BestelD. : Besteldatum, deze is standaard de huidige datum, maar kan aangepast worden. Lever.D. : Leveringsdatum. Ook hier wordt automatisch de datum van vandaag ingevuld. Deze is ook wijzigbaar. Bediener : De persoon die de bon heeft ingegeven. Bet.per. : Het aantal dagen betalingsuitstel. Dit wordt opgehaald uit de klantenfiche. Prijs : De prijs die voor deze klant van toepassing is. Deze wordt uit het klantenbestand overgenomen, maar je kan deze ook per verkoop aanpassen. Deze prijscodes verwijzen naar de verschillende prijzen die in het voorraadbeheer kunnen ingegeven worden. Bij facturen exclusief BTW

7 Facturatie pagina 3 1=prijs1 2=prijs2 3=prijs3 Bij facturen inclusief BTW zijn de volgende prijscodes mogelijk: 4 = kassaprijs 5=prijs1+btw 6=prijs2+btw 7=prijs3+btw K.Kont : Korting kontant. Doc.Type : B = B.T.W. plichtig M = medecontractant I=intra E = export Dit is noodzakelijk om te bepalen of er BTW dient gerekend te worden op dit document. Ook noodzakelijk voor de automatische verbinding van de uitgaande facturen naar de boekhouding. Wil je iets wijzigen aan de drie volgende gegevens, moet je deze wijzigingen aanbrengen in de klantenfiche. Munt. : Muntcode. De bon zal ook in deze munt worden opgemaakt: de eenheidsprijzen zullen automatisch worden omgerekend naar de waarde van de vreemde munt. Vert. : Of Transport : Groep : Vertegenwoordiger van de klant. Bij de Bedieners / Vertegenwoordigers module zal dit gegeven bepalen wie de commissie verkrijgt op deze verkoop. Bedrag dat we normaal rekenen om de bestelling af te leveren bij de klant. Dit is een indicatief gegeven dat is ingegeven op de klantenfiche. Indien we transport zouden rekenen kunnen we dit nog altijd ingeven als een artikel of manuele lijn. Groep waartoe de klant behoort, gebruikt om automatische kortingen te verstrekken.

8 Facturatie pagina 4 ELECTRO - SOFT - ELE AANMAKEN FACTUREN - BONS 11/02/01 H0111A Klantnummer : 10 Bonnummer: 1 ELECTRO - Soft Ref.: Melding op bon en fa Voorschot: Rijkevorselseweg BEERSE Belgie BestelD. : 11/02/01 Bedien.: LEO Prijs : 1 Munt. : 1 EUR Tr: 78,43 Lever.D. : 16/02/01 Bet.Per: D 30 K.Kont: 0 Groep : 1 Doc.Type: B Lyn Artikelnr. Benaming P Aantal EH prijs KnKeB 11 Artikel Tekst ingegeven op bon en fak Artikel 1 Voorr.= Pr.Incl 338, Best. = 0.00 Prijs 1 280,00 Incl.btw Excl.btw Geres.= 0.00 Prijs 2 270, ,23 950,60 EP.per= 1.00 Prijs 3 250,00 1=ZK NR 2=ZK OMS 3=MAAK 4=MANUEEL 5=TEKST 7=LN.WEG SH-7=LN.INV 8=TERUG 10=EINDE Lijn : Het lijnnummer van de bestelbon. (max. 250 lijnen per bon) Artikelnummer : F1 : F2 : Shift-F1 : Shift-F2 : F3 : F4 : Artikel, groep, tekstnummer ingeven of inscannen via de barcode scanner. Zoeken op nummer. Zoeken op benaming of omschrijving. Artikel zoeken op link. Artikel zoeken op plaats in magazijn. Een artikel aanmaken: dit gebeurt op dezelfde wijze als "Aanmaken/wijzigen artikel". Je kan manueel een artikel ingeven, bv. een artikel dat normaal niet tot ons productenassortiment behoort en waarvoor het dus onnodig is om er gegevens over bij te houden. Men kan ook eerst een artikelnummer (alle soorten, ook tekstartikels) ingeven. Dan zal eerst de omschrijving van dat artikel opgehaald worden. Dan kan men er nog tekst aan toevoegen. Daarna kan men een aantal en een eenheidsprijs ingeven, vervolledigd met de kortingen en het BTW-percentage. F5 : Tekst. Vrij in te geven naar keuze. Ook is het mogelijk een artikel, tekst of groepsnummer in te geven, waarna de omschrijving opgehaald wordt die daarna nog is aan te vullen. Zo kan je vrije tekst op factuur zetten. Opm. dit geldt enkel voor deze bon.

9 Facturatie pagina 5 bv. Extra korting: Showroom model. F6 : F7 : SHIFT-F7 : Verwijderen bon. Enkel mogelijk in wijzigen van een bon. Indien men bij het aanmaken van een bon, deze niet wenst te vervolledigen, kan men altijd met F8 terug tot bovenaan gaan tot op klant nummer en kan men met F10 de ingave afsluiten. Lijn verwijderen. Invoeren van een lijn. De bestaande lijnen zullen naar onderen gedrukt worden om plaats te maken voor de lege lijn. F8 : F10 : Terug naar voorgaande zone. Einde invoerscherm. De gegevens worden nu weggeschreven voor verdere verwerking. In alle bon programma s waar er een artikel dient ingevoerd te worden, zijn er nog 2 sneltoetsen ingevoerd, voor snelle ingaven, waarbij de prijs, kortingen, en de BTW niet meer gewijzigd dienen te worden. F12 : F11 : Aantal ingeven voor volgende barcode scanning of volgende manuele artikel ingave als sneltoets (deze mag ook voorafgegaan worden door opzoeking op benaming F2, of door opzoeking op artikelnummer F1. Sneltoets. Werkwijze: Men geeft het artikelnummer in en drukt op F11. De ingavelijn zal dan automatisch verder worden ingevuld. Was er voordien een snelaantal - F12 ingegeven dan zal dit nu terug ingesteld worden op 1. Benaming : P : Benaming wordt getoond na ingave van het artikelnummer. Bij F4 en F5 zal er een langere balk komen om de omschrijving of melding in te vullen. Je hebt ingegeven welke prijscode voor de klant van toepassing is, maar per artikel kan je dit eventueel nog wijzigen, bv. wegens grote afname van dit artikel. Prijscode 8 heeft nog als extra's : bij facturen excl. BTW kan je de eenheidsprijs ingeven incl. BTW. Deze zal er dan automatisch worden uitgehaald. Bij facturen incl. BTW kan je de eenheidsprijs ingeven excl. BTW. De BTW zal er dan bijgeteld worden. Aantal : Eh.prijs : Het aantal van dit artikel gekocht door de klant. als P=1 is de eenheidsprijs prijs1 als P=2 is de eenheidsprijs prijs2 als P=3 is de eenheidsprijs prijs3 als P=4 is de eenheidsprijs de kassaprijs als P=5 is de eenheidsprijs prijs1 + btw als P=6 is de eenheidsprijs prijs2 + btw als P=7 is de eenheidsprijs prijs3 + btw

10 Facturatie pagina 6 Als P=8 bij facturen excl. BTW kan je het bedrag incl. BTW ingeven. Daarna wordt de BTW uit het bedrag gehaald. Als P=8 bij facturen incl. BTW kan je het bedrag excl. BTW ingeven. Daarna wordt de BTW bij het bedrag geteld. Deze prijzen kunnen daarna nog wel aangepast worden. Kn : Ke : B : Op de eenheidsprijs kan een procentuele korting toegekend worden. Op deze eenheidsprijs - Kn kan nog een korting gegeven worden, bv. korting afhaling. B.T.W. code 0= 0% 1= 6% 2=12% 3=21% 5 = medecontractant 6 = intracommunotaire leveringen 7 = export De aantallen die ingegeven worden als bestelling, zullen in het voorraadbeheer bij die artikels in bestelling komen te staan. Deze zullen dan ook mee verwerkt worden in de Automatische bestellingen leverancier.

11 Facturatie pagina 7 Creditnota Om een creditnota in te geven, ga je op dezelfde manier tewerk, maar bij aantal geef je dan - het aantal stuks dat gecrediteerd moet worden (vb. -10). Extra mogelijkheden Om een artikel in te geven waarvan de klant één aantal koopt, en waarbij je de eenheidsprijs, prijscode en de BTW-code gewoon wil overnemen zonder dat je korting wil geven, kan je gebruik maken van de sneltoets F11. De werkwijze is als volgt: je geeft het artikelnummer in, drukt op F11 en de rest gebeurt automatisch. Het is echter ook mogelijk het aantal van een artikel mee te geven: dit gebeurt met F12. Heb je bvb. 7 stuks van artikel 1 in te geven, dan geef je bij artikelnummer 7 in (van het aantal stuks) en je drukt op F12, waardoor de ingave bij artikelnummer blijft staan, hier kan je dan 1 ingeven (van artikelnummer 1). Daarna druk je op F11. Als de bestelbon volledig ingevuld is, druk je op F10, waardoor de gegevens worden bijgewerkt. Dan heb je volgende mogelijkheden: F7 : F9 : F10 : Afdruk van deze bestelbon / afleveringsbon. Afdruk van factuur voor deze bon. Volgende bon.

12 Facturatie pagina 8 Wijzigen facturen - bons Als je een bestelbon hebt ingegeven en al dan niet hebt afgedrukt als bestelbon, kan je deze nog altijd wijzigen. Maar hebben we een factuur afgedrukt, dan is wijzigen niet meer mogelijk. Raadplegen wel, maar hiervoor moet je "Bekijken afgedrukte facturen" uit het menu selecteren. ELECTRO - SOFT - ELE WIJZIGEN FACTUREN - BONS 11/02/01 H0211A Klantnummer : 10 Bonnummer: 1 ELECTRO - Soft Ref.: Melding op bon en fa Voorschot: Rijkevorselseweg BEERSE Belgie BestelD. : 11/02/01 Bedien.: Leo Prijs : Munt. : 1 EUR Tr: 78,43 Lever.D. : 11/02/01 Bet.Per: D 30 K.Kont: 0 Groep : 150 Doc.Type: B Lyn Artikelnr. Benaming P Aantal EH prijs KnKeB 11 Artikel tekst op bon en factuur vrij T 3 manuele lijn M Artikel 1 Voorr.= Pr.Incl 338, Best. = 0.00 Prijs 1 280,00 Incl.btw Excl.btw Geres.= Prijs 2 270, , ,60 EP.per= 1.00 Prijs 3 250,00 1=ZK NR 2=ZK OMS 3=MAAK 4=MANUEEL 5=TEKST 6=BON WEG 7=LIJN WEG 8=TERUG 10=EINDE Om een bestelbon te wijzigen of te raadplegen, moeten we eerst ingeven van welke klant we welke bestelbon willen. Klantnummer : Bestelbonnr : Het nummer van de klant kunnen we handmatig ingeven, maar we kunnen ook hier weer gebruik maken van de zoekfunctie (F2) (POSITIONEREN). Deze kunnen we ook ingeven of opzoeken met F2. Indien je gebruik maakt van de zoekoptie, verschijnt een tabelletje op het scherm met alle bonnummers met bondatum van deze klant, de recentste bons eerst. De verdere manier van werken is identiek aan "ingeven facturen - bons". Wensen we de bon te verwijderen dan drukken we bij artikelnummer op F6 - bon weg. Hierbij wordt er om bevestiging gevraagd om alle referenties naar deze bon en de bon zelf te verwijderen. Om het wijzigen of raadplegen te beëindigen, moeten we F10 drukken, zodat de eventueel gewijzigde gegevens opgeslagen worden.

13 Facturatie pagina 9 Afdruk bestelbon of afleveringsbon Het principe van bestelbon afdrukken en afdruk factuur is gelijk. Je moet begin- en eindbon ingeven evenals de afdrukdatum. Deze datum is standaard ingesteld op de huidige datum, ingegeven bij het starten van het programma, maar is altijd wijzigbaar. Vanaf het moment dat er afgedrukt wordt, heb je altijd de mogelijkheid om dit te beëindigen, namelijk d.m.v. de Escape - toets. Het huidig document wordt verder afgedrukt en daarna wordt de module beëindigd. ELECTRO - SOFT - ELE AFDRUK BESTELBONNEN 11/02/01 ELE311 A f d r u k v a n B O N N E N Van bonnummer : 1 Tot bonnummer : 1 Bondatum : 11/02/01 Afdr.Prijzen : J 8=TERUG 10=EINDE Afdruk factuur Als je een factuur afdrukt, worden de gegevens bijgewerkt. Dit wil zeggen dat de voorraad, alsook de omzet, commissie bediener/vertegenwoordiger enz.... worden aangepast. ELECTRO - SOFT - ELE AFDRUK FACTUREN 11/02/01 ELE311 A f d r u k v a n F A C T U R E N Van bonnummer : 1 Tot bonnummer : 1 Bondatum : 11/02/01 8=TERUG 10=EINDE

14 Facturatie pagina 10 Afdrukken van facturen per klant Met deze optie worden alle bestelbons van een bepaalde klant, die nog niet gefactureerd zijn, verzameld. Hiervan wordt één factuur gemaakt. Hierbij kan je ingeven van welke en tot welke klant je een verzamelfactuur wil. ELECTRO - SOFT - ELE AFDRUK FACTUREN PER KLANT 11/02/01 ELE334 A f d r u k v a n F A K T U R E N P e r K L A N T Van klantnr. : 10 Tot klantnr. : 10 Factuurdatum : 11/02/01 Factureren tot datum : 11/02/01 8=TERUG 10=EINDE Standaard worden hier alle klanten voorgesteld waarvoor er nog een factuur afgedrukt dient te worden. Als er geen klantnummer wordt voorgesteld, zijn er geen bons meer om af te drukken. Van klantnr : Tot klantnr : Dus indien we enkel voor klant 918 alle bons willen factureren, moeten we 2 keer 918 invullen. Factuurdatum : Factureren tot datum : Hier kan je ingeven welke datum je op de factuur wil zetten. Enkel de bons met besteldatum tot en met deze datum, zullen op de factuur komen. Zodra er een recentere bon wordt gevonden, zal de afdruk afgesloten worden voor deze klant.

15 Facturatie pagina 11 Doorlopen facturen bons Hiermee kan men alle bons doorlopen (bekijken) die nog gefactureerd dienen te worden. ELECTRO - SOFT - ELE DOORLOPEN FACTUREN - BONS 11/02/01 H0811A Klantnummer : 10 Bonnummer: 1 ELECTRO - Soft Ref.: Melding op bon en factuur Rijkevorselseweg BEERSE Belgie BestelD. : 11/02/01 Bedien.: LEO Prijs : 1 Munt. : 1 EUR Tr: 78,43 Lever.D. : 11/02/01 Bet.Per: D 30 K.Kont: 0 Groep : 150 Doc.Type: B Lyn Artikelnr. Benaming P Aantal EH prijs KnKeB 11 Artikel Tekst op bon vrij in te geven T =ZOEK 4=VOLG BON 5=VORIG BON PgDn=VOLGEND BLOK PgUp=VORIG BLOK 10=EINDE Klantnummer : Bonnummer : F2 : F4, F5 : PgDn, PgUp : F10 : Men een klantnummer ingeven, of gebruik maken van de zoekfunctie (F2). Men kan ook GEEN nummer ingeven. hier kunnen we een bonnummer ingeven. De zoekfunctie dient om een bon te selecteren. Heeft men een klantnummer ingegeven dan zullen enkel de bons voor de desbetreffende klant getoond worden, als volgorde de recentste eerst. Is er daarentegen geen klant ingegeven dan zullen alle bons getoond worden. Als er geen klant is ingegeven of geselecteerd (gele klantnummer) dan kun je met F4 naar de volgende, en met F5 naar de vorige bon springen. Deze functies werken NIET als men een klant heeft ingegeven of geselecteerd (witte klantnummer). Page Down (Volgende Pagina), Page Up (Vorige Pagina). Deze toetsen bevinden zich boven de pijltjestoetsen en kunnen worden gebruikt om de volgende of vorige pagina te tonen. vb.: bij het selecteren van een bon wordt altijd de eerste pagina getoond (lijn 1-15), de volgende pagina bevat de volgende lijnen (16-30), enz... tot het maximum van 250 lijnen. Einde module.

16 Facturatie pagina 12 Herafdruk - Beheer facturatie Bekijken afgedrukte facturen We kunnen hiermee in detail een afgedrukt factuur bekijken, inclusief de totalen. ELECTRO - SOFT - ELE BEKIJKEN. AFGEDR.FAKT. 11/02/01 H0231A Klantnummer : 10 Bonnummer: 1 ELECTRO - Soft Ref.: Melding op bon en fa Voorschot: Rijkevorselseweg BEERSE Belgie Totaal : 1.452,73 Bedien.: Leo Prijs : Munt. : 1 EUR Tr: 78,43 Doc.Datum: 16/08/99 Bet.Per: D 30 K.Kont: 0 Groep : 150 Doc.Type: B Lyn Artikelnr. Benaming P Aantal EH prijs KnKeB 11 Artikel tekst op bon en factuur vrij T 3 manuele lijn M Artikel 1 Voorr.= Pr.Incl 338, Best. = 0.00 Prijs 1 280,00 Incl.btw Excl.btw Geres.= Prijs 2 270, , ,60 EP.per= 1.00 Prijs 3 250,00 1=ZK NR 2=ZK OMS 3=MAAK 4=MANUEEL 5=TEKST 6=BON WEG 7=LIJN WEG 8=TERUG 10=EINDE Hierbij zijn de zelfde mogelijkheden beschikbaar als bij wijzigen facturen - bons. Het is hier echter niet de bedoeling van de reeds afgedrukte facturen te wijzigen. Hiervoor dient men een creditnota te maken en daarna een correct factuur. Na het afsluiten van het afgewerkt factuur, is er ook de mogelijkheid deze rechtstreeks terug af te drukken.

17 Facturatie pagina 13 Doorlopen afgedrukte facturen Een factuur die reeds afgedrukt is, kan je door "doorlopen afgedrukte facturen" raadplegen. Klantnummer : Men een klantnummer ingeven, of gebruik maken van de zoekfunctie (F2). Men kan ook GEEN nummer ingeven. ELECTRO - SOFT - ELE DOORLOPEN AFGEDR. FACT/TICK. 11/02/01 H0831A Klantnummer : 10 Fakt/Tick: ELECTRO - Soft Ref.: Voorschot: Rijkevorselseweg BEERSE Belgie Totaal : Bedien.: LEO Prijs : 1 Munt. : 1 EUR Tr 78,43 Doc.Datum: Bet.Per: D 30 K.Kont: 0 Groep : 150 Doc.Type: B Fakt/Tiknr Sts Tot.Bedr Fakt.dat P Aantal EH prijs KnKeB 1 F /02/01 2=ZOEK 4=VOLG BON 5=VORIG BON PgDn=VOLGEND BLOK PgUp=VORIG BLOK 10=EINDE Bij de zoekfunctie ( F2 ) krijgt men hier nog extra informatie : - factuur of ticketnummer - status F = factuur, T = Ticket - totaal factuurbedrag - documentdatum

18 Facturatie pagina 14 ELECTRO - SOFT - ELE DOORLOPEN AFGEDR. FAKT/TICK. 11/02/01 H0831A Klantnummer : 10 Fakt/Tick: 1 ELECTRO - Soft Ref.: Melding op bon en faktuur Rijkevorselseweg BEERSE Belgie Totaal : 1.452,73 Bedien.: LEO Prijs : Munt. : 1 EUR Tr 78,43 Doc.Datum: 11/02/01 Bet.Per: D 30 K.Kont: 0 Groep : 150 Doc.Type: B Lyn Artikelnr. Benaming P Aantal EH prijs KnKeB 11 Artikel Tekst op bon vrij in te geven T 3 manuele lijn M =ZOEK 4=VOLG BON 5=VORIG BON PgDn=VOLGEND BLOK PgUp=VORIG BLOK 10=EINDE Bonnummer : Hier kunnen we een bonnummer ingeven. F2 : De zoekfunctie dient om een bon te selecteren. Heeft men een klantnummer ingegeven dan zullen enkel de bons voor de desbetreffende klant getoond worden. Is er daarentegen geen klant ingegeven dan zullen alle bons getoond worden. Deze zullen in aflopende datum volgorde getoond worden, dwz de recentste documenten eerst. F4, F5 : Als er geen klant is ingegeven of geselecteerd (gele klantnummer) dan kun je met F4 naar de volgende, en met F5 naar de vorige bon springen. Deze functies werken NIET als men een klant heeft ingegeven of geselecteerd (witte klantnummer). PgDn, PgUp : Page Down (Volgende Pagina), Page Up (Vorige Pagina). Deze toetsen bevinden zich boven de pijltjestoetsen en kunnen worden gebruikt om de volgende of vorige pagina te tonen. vb.: bij het selecteren van een bon wordt altijd de eerste pagina getoond (lijn 1-15), de volgende pagina bevat de volgende lijnen (16-30), enz... tot het maximum van 250 lijnen. F10 : Einde module.

19 Facturatie pagina 15 Herafdruk van facturen Is er een factuur verloren gegaan, dan kunnen we deze terug afdrukken met deze optie. Duplicaat Als we willen dat op de factuur de melding 'Duplicaat' komt te staan, dan geven we een "J" in bij Duplicaat J/N. Daarbij dient er nog de tekst DIT FACTUUR IS EEN DUPLICAAT EN WORDT UITGEREIKT OP VERZOEK VAN DE KLANT TER VERVANGING VAN EEN VERLOREN GEGANE OF VERNIETIGDE FACTUUR, met de hand erbij geschreven, gedateerd en ondertekend te worden. ELECTRO - SOFT - ELE HERAFDRUK FACTUREN 11/02/01 ELE321 H e r a f d r u k v a n F A K T U R E N Van factuurnr : 0 Tot factuurnr : Duplicaat J/N : J 8=TERUG 10=EINDE Van factuurnr : Tot factuurnr : Vanaf welk factuurnummer afdrukken. Tot welk factuurnummer afdrukken.

20 Facturatie pagina 16 Teksten op factuur Hiermee kan men een tekst ingeven die op elke bon, factuur en herafdruk van een factuur terugkomt. ELECTRO - SOFT -ELE TEKSTEN OP FAKTUUR 11/02/01 H013TT T e k s t e n o p F A K T U U R Taal 1 Wij zijn met vakantie van tot en met Taal 2 De tekst kan ten allen tijden worden aangepast, en zal op de daaropvolgende documenten reeds gebruikt worden. Ook op de herafdrukken Deze teksten kunnen in de twee verschillende talen ingegeven worden, en afgedrukt volgens de taalselectie ingegeven op de klantenfiche. Teksten op ticket Hier geldt hetzelfde als bij "Teksten op factuur". Enkel komen deze teksten onderaan op het ticket.

21 Facturatie pagina 17 Verwijderen afgedrukte facturen Hiermee kan men de oude documenten verwijderen die niet meer van belang zijn. ELECTRO - SOFT - ELE VERWIJDEREN AFGEDR. FACTUREN 11/02/01 H0711A V e r w i j d e r e n v a n H E R D R U K K E N F A K T U R E N / T I C K E T T E N Facturen : X Ticketten : Voor datum : 01/01/01 8=TERUG 10=EINDE Facturen : Door een X te zetten achter facturen of ticketten kan men deze selectief verwijderen. Voor datum : Standaard wordt hier de eerste dag van het huidig jaar voorgesteld, dit wil zeggen dat alle facturen van de vorige jaren worden verwijderd. OPGELET : Indien u de module BEHEER VERTEGENWOORDIGERS hebt, dient u er rekening mee te houden dat deze gegevens ook worden gebruikt om de commissie terug te berekenen van de vertegenwoordigers of bedieners. Door het verwijderen van facturen zal er geen ruimte worden vrijgemaakt op schijf, doch de vrijgekomen ruimte zal terug worden gebruikt om de afgedrukte facturen op te slaan voor herafdruk.

22 Facturatie pagina 18 Aanmaken / Wijzigen Dagboektabel Hier kan men de documentnummers instellen. ELECTRO - SOFT - ELE AANM/WIJZ. DAGBOEKTABEL 11/02/01 E010C JOURTYPOMSCHRIJVING CENTRAL.REK.Lst. Blz.Dokum.Nr.L. DatumLet ANK A AANKOOPDAGBOEK /01/01QAN VRK W VERKOOPDAGBOEK RVR DIV D DIVERS DAGBOEK 1 1 SDI OPE D DAGBOEK HEROPENING 1 1 TOP BBL F Bank BRUSSEL LAMBERT WBB KAS F FINANCIEEL DAGBOEK UKA VRD V DAGVERKOPEN TOONBANK /01/01RDV BKL T Afleveringsbon.Klant 4 FAK T Fakturatie Klanten 1 TIK T Ticketten Klanten 1 BLV T Bestellingen Lever. 1 WRK T Werkkaarten Garage 1 OFF T Offertes Klanten 1 WOP T Best.Klant/Prijsber. 1 NAC T Nacalculatie/WerfOpv 1 BTY B Afsluit. Periodes 201/01/01 BTY B Boekingsperiode =TERUG 10=EINDE Journaal : Type : Omschrijving : Centr.reken. : Laatste bladz : Document nr : Datum : Let op : Afkorting van het journaal.of document nummer. FAK = factuurnummer. BKL = bonnummer. Soort journaal. A : Aankoop. V : Verkoop. W : Aut. doorboeking facturen. F : Financieel. D:Divers. T : Document nummers. Benaming van het journaal. De rekening waarop dit journaal gecentraliseerd wordt. OPGELET : de rekeningen dienen dan ook aangemaakt te worden voor gebruik. Bladzijde nummering van de journalen. Nummer van het volgende te gebruiken document. Datum laatste bewerking van dit journaal. Centralisatieletters voor dit journaal. Deze dienen verschillend te zijn van het eigenlijke journaal en op zichzelf ook uniek. Op dit moment wensen we enkel de document nummer aan te passen. Deze zijn allemaal van het type T

23 Facturatie pagina 19 Instellen Licentie Om de licentie gegevens te zien en eventueel te wijzigen, kan men dit hier regelen. ELECTRO - SOFT -ELE Ingave Licentie 11/02/01 LEO_DEM Licentie Nummer : Einde licentie : Controle nummer : =TERUG 10=EINDE Licentie Nummer : Einde van de licentie : Controle nummer : De volgnummer van de licentie. Einddatum waarop de licentie geldig is. Na deze periode kunnen er geen facturen meer afgedrukt worden. Bevestigingscode voor de licentie. De licentienemer is steeds te zien in de menu. Deze gegevens kan men hier eventueel vermelden. Licentie Nummer : Einde Licentie : Controle Nummer : Voor het controle getal kan men altijd op het onderstaande telefoon nummer terecht, men dient enkel de hier getoonde gegevens correct te verstrekken ( inclusief de spaties en de punten in de licentie ), daarna kunnen we direct het controle nummer verstrekken. Als er twijfels bestaan over de ingave, dan kan men altijd F8, zonder opslag van de gegevens of F10, met opslag van de gegevens drukken, om de licentie ingave te verlaten.

24 Facturatie pagina 20 Wijzigen Printertype Instelling van het type printer. Per dossier is er de mogelijkheid om 9 verschillende menu s te voorzien, met bijhorende verschillende paswoorden. ELECTRO - SOFT -ELE Ingave Printers per Menu 11/02/01 LEO_DEM Menu Printer 1 * LA 2 DJ 3 DJ 4 DJ 5 MA 6 DJ 7 DJ 8 DJ 9 DJ Printer : LA = Laser DJ = Deskjet * = Huidig Menu MA = Matrix 8=TERUG 10=EINDE Per menu kan men een type printer instellen. Het menu aangeduid met een sterretje is het huidig menu. Dwz de menu die nu actief is. In dit voorbeeld is dit menu 1. In de hoofding van de menu, achter TASC staat altijd de actieve menu. Links onderaan hebben we de licentienemer en het standaard printertype voor deze menu.