INHOUDSOPGAVE BOEKHOUDING... 1

Transcriptie

1 INHOUDSOPGAVE BOEKHOUDING... 1 BEHEER REKENINGEN... 1 Adressen Beheer... 1 Aanmaken / wijzigen alg. rekening... 1 Ondervragen algemene rekeningen... 3 Lijst van de algemene rekeningen... 5 Verwijderen van algemene rekeningen... 6 BEHEER DAGBOEKEN... 7 Invoeren van de dagboeken... 7 Aankoopdagboek... 7 Verkoopdagboek Boekhoudkundige randmeldingen bij de ingave van de dagboeken Verkoopdagboek Aankoopdagboek Financieel dagboek Divers dagboek Dagfacturen maken Boekhoudkundige randmeldingen bij de financiële bewerkingen Geldbeweging van kas naar bank Heropening Boekjaar Verbinding facturen Randmelding voor de facturatie Ondervragen / Wijzigen dagboeken Wijzigen aankoopdagboek Wijzigen verkoopdagboek Ondervragen financieel dagboek Ondervragen divers dagboek Afdrukken van dagboeken Afdrukken aankoopdagboek Afdruk verkoopdagboek Afdruk financieel dagboek Afdrukken divers dagboek Afdruk centralisatie journalen Afdruk centralisatieboek BALANSEN VAN REKENINGEN Balans klanten Balans leveranciers Balans algemene rekeningen Opmerking bij de afdrukken van de balansen Balanscontrole PARAMETERS DAGBOEKEN Aanmaken / Wijzigen Dagboektabel Aanmaken / Wijzigen code rekeningen Verdeelsleutels dagboeken Voorbeeld voor het verkoopdagboek Vreemde munten Instellen Licentie... 66

2 Wijzigen Printertype...67 HISTORIEKEN...68 Historiek van de klanten...68 Historiek van de leverancier...70 Historiek van de algemene rekening...72 Afdruk historiek klanten...74 Afdruk historiek leverancier...75 Afdruk historiek algemene rekening...76 AFSLUITEN / SIMULATIES...77 Automatische lijsten voor afsluiting...77 BTW-aangifte...78 BTW-listing...82 Afsluiten periodetotalen...83 Afsluiten jaartotalen...84 Afsluiten BTW totalen...85 Verwijderen historiek...86 Simulatie Winst - Verlies...87 BEHEER OPENSTAANDE FACTUREN KLANTEN...89 Historiek van de klanten...89 Historiek openstaande klanten...91 Afdruk historiek klanten...94 Afdruk historiek openstaande klanten...95 Afdruk rappels...96 Cash-Flow klanten...97 Historiek van de leverancier...99 Historiek openstaande leveranciers Afdruk historiek leverancier Afdruk historiek openstaande leveranciers Cash-Flow leveranciers...105

3 Handleiding Datum: 01/07/09 :Date Taal: :Langue Printer = Laser Dossier: :Dossier lic. ELECTRO-SOFT Paswoord: :Mot de passe Als je het programma opstart, kom je in een openingsscherm waar een aantal gegevens ingegeven moeten worden : - Datum : datum van vandaag, deze is standaard ingevuld, dus in principe hoeft hier niets aan gewijzigd te worden. - Taal : N van Nederlands. - Dossier : de naam van het dossier. - Paswoord : paswoord. Het paswoord is bijgevoegd, ter bescherming en geheimhouding van gegevens, dit kan variëren van dossier tot dossier. Dit paswoord is hoofdlettergevoelig, ter extra beveiliging. Afhankelijk van dit ingegeven paswoord, is het ook mogelijk dat er een ander menu ter beschikking komt tezamen met een andere standaard printer. Na de controle van het paswoord, kom je in de hoofdmenu terecht. Links onderaan zie je de licentienemer en daarnaast zie je de standaard printer voor dit menu.

4 Zo kom je dan uiteindelijk in het hoofdmenu, dat een aantal keuzes bevat. Is een keuze in drukletters geschreven duidt dit erop dat het nog een submenu bevat. Is het anderzijds in kleine letters, dan hebben we te maken met een invul programma. Om een optie te selecteren hebben we twee mogelijkheden: of we kunnen met de pijltjestoetsen naar de gewenste optie gaan en dan op ENTER drukken, of je kunt ook gewoon het nummer dat vermeld is voor de gewenste optie intikken zonder op enter te drukken. Als je in het eerste invulvakje van een ingaveveld, een letter ingeeft, zal eerst het hele veld leeggemaakt worden, deze letter als enige in het ingave veld verschijnen en kan je verder gaan met heel het veld in te vullen. Als je verder een leeg invulvakje wenst, kan je op den toets INSERT drukken. Voor een letter te verwijderen, druk je op DELETE, voor de letter op de cursor, of BACKSAPCE voor de letter links van de cursor. Telkens je iets hebt ingevuld, of het gegeven wil accepteren, druk je op ENTER zodat je automatisch naar het volgende veld springt. Op ieder scherm staat onderaan een witte balk: deze geeft aan welke functietoetsen we kunnen gebruiken, bv.: 8=terug, dan kan je door op de toets F8 te drukken, terug gaan naar het vorige scherm of vorig invulveld. Er wordt zoveel mogelijk naar gestreefd dat een bepaalde functietoets steeds dezelfde betekenis heeft. Zo is F8 steeds de toets om terug te gaan en F10 om te eindigen, maar let op dit is enkel zo indien ze onderaan vermeld zijn. Deze werkwijze wordt gevolgd in het ganse programma, tenzij anders vermeld.

5 Boekhouding Pagina 1 Boekhouding Beheer rekeningen Adressen Beheer Voor het beheer van klanten en leveranciers, kunt u terecht in de handleiding Adressen Beheer. Aanmaken / wijzigen alg. rekening Toevoegen en wijzigen van de algemene rekeningen van de boekhouding. ELECTRO - SOFT - ELE AANMAKEN/WIJZIGEN ALG REKEN 01/07/09 B0103 Nummer rekening: Naam Rekening : Mec index : Akt./Pass./Sal.: (Vast/Variabel Intra stat Nr : Debet jaar : Debet periode : Credit jaar : Credit periode : Saldo jaar : Saldo periode : Debet vorige p.: Credit vorige p: Saldo vorige p.: 1=ZOEK NUMMER 2=ZOEK NAAM 4=REK 5=REK 10=EINDE Nummer : Het nummer van de toe te voegen of de te wijzigen rekening kan handmatig ingegeven worden, of je kan ook gebruik maken van de

6 Boekhouding Pagina 2 zoekoptie. (POSITIONEREN). Dit zoeken kan zowel op nummer als op benaming gebeuren. F1 : F2 : Zoeken op nummer van de rekening. Zoeken op benaming van de rekening. F4 : F5 : Als je een rekening ingegeven hebt, kan je met F4 de volgende rekening oproepen. Zelfde werking als F4, maar nu kan je de vorige rekening aanspreken. F10 : Beëindigen programma. Volgende gegevens zijn optioneel in te vullen : Mec index: Indicatief. Akt./Pass./Sal.: A = Activa rekening vb. voorraad. P = Passiva rekening vb. kapitaal. S = Saldo rekening vb. banken. Intra stat Nr. : Indicatief, eventueel voor latere uitbreidingen. Deze gegevens worden uit het voorraadbeheer en de facturatie gehaald om de intrastatlijst op te maken.

7 Boekhouding Pagina 3 Ondervragen algemene rekeningen "Ondervragen algemene rekening" verzorgt de raadpleging van de gegevens van een bepaalde rekening. We krijgen hetzelfde scherm als bij "Aanmaken / wijzigen algemene rekeningen" plus nog enkele statistische gegevens. ELECTRO - SOFT - ELE ONDERVRAGEN ALG REKENINGEN 08/08/09 B0803 Nummer rekening: Naam Rekening : TE BETALEN B.T.W. Mec index : 0 Akt./Pass./Sal.: A Intra stat Nr : Debet jaar : Debet periode : Credit jaar : Credit periode : Saldo jaar : Saldo periode : Debet vorige p.: Credit vorige p: Saldo vorige p.: 1=ZOEK NUMMER 2=ZOEK NAAM 4=REK 5=REK 10=EINDE Let wel, bij raadplegen kunnen er geen gegevens gewijzigd worden. Nummer : F1 : F2 : F4 : F5 : F10 : Het nummer van de te bekijken rekening. Deze kan handmatig ingegeven worden, of je kan ook gebruik maken van de zoekoptie. (POSITIONEREN). Dit zoeken kan zowel op nummer als op naam gebeuren. Zoeken op nummer van de rekening. Zoeken op benaming van de rekening. Als je al een nummer hebt ingegeven, kan je met F4 de volgende rekening oproepen. Zelfde werking als F4, maar nu kan je de vorige rekening aanspreken. Beëindigen programma.

8 Boekhouding Pagina 4 Debet jaar : Het jaartotaal debet van de rekening. Credit jaar : Het jaartotaal credit van de rekening. Saldo jaar : Het jaarsaldo van de rekening, dit is het debet - credit van het lopende boekjaar. Debet periode : Het totaal debet van de huidige boekhoudperiode. Credit periode : Het totaal credit van de huidige boekhoudperiode. Saldo periode : Het periodesaldo van de rekening, dit is het debet - credit van de huidige boekhoudperiode. Ter informatie worden er ook de gegevens van de vorige boekhoudperiode weergegeven in het onderste gedeelte.

9 Boekhouding Pagina 5 Lijst van de algemene rekeningen ELECTRO - SOFT - ELE LIJST VAN DE ALG. REKENING. 08/08/09 H0603M A f d r u k v a n A L G E M E N E R E K E N I N G E N Van rekening : Tot rekening : =ZOEK 10=EINDE Deze afdruk kan gaan vanaf een bepaalde rekening of het begin van de lijst, tot een bepaalde rekening of tot het einde van de lijst. Standaard worden alle rekeningen voorgesteld, die belangrijk zijn. Deze rekeningen worden dan afgedrukt op nummervolgorde.

10 Boekhouding Pagina 6 Verwijderen van algemene rekeningen Hiermee kan je de rekeningen die niet meer van toepassing zijn verwijderen. ELECTRO - SOFT - ELE VERWIJDEREN VAN ALG.REKENING 08/08/09 B0703 Nummer rekening: Naam Rekening : Mec index : Akt./Pass./Sal.: Intra stat Nr : Debet jaar : Debet periode : Credit jaar : Credit periode : Saldo jaar : Saldo periode : Debet vorige p.: Credit vorige p: Saldo vorige p.: 1=ZOEK NUMMER 2=ZOEK NAAM 4=REK 5=REK 7=SCHRAPPEN 10=EINDE Nummer : F1 : F2 : F4 : F5 : F7 : F10 : Het nummer van de te verwijderen rekening kan handmatig ingegeven worden, of je kan ook gebruik maken van de zoekoptie. (POSITIONEREN). Dit zoeken kan zowel op nummer als op naam gebeuren. Zoeken op nummer van de rekening. Zoeken op benaming van de rekening. Als je een nummer hebt ingegeven, kan je met F4 de volgende rekening oproepen. Zelfde werking als F4, maar nu kan je de vorige rekening aanspreken. Nadat een rekening is geselecteerd, kan men deze verwijderen. Beëindigen programma. OPGELET : Enkel de rekeningen die geen bewegingen hebben in het lopende boekjaar kunnen verwijderd worden.

11 Boekhouding Pagina 7 Beheer dagboeken Invoeren van de dagboeken Aankoopdagboek Bij het starten van het programma om de aankopen te boeken, moet je het journaal kiezen en de boekingsdatum ingeven. Deze boekingsdatum is in principe de datum van vandaag. Je moet wel zien dat deze boekingsdatum binnen de actieve periode ligt. ELECTRO - SOFT - ELE AANKOOPDAGBOEK 08/08/09 B1201 Leverancier : Doc.numm.: Ref.: Code : Bed.: LEO Docum.D. : Munt. : Vert. : VervalD.Type: Boek. D Journ. Omschrijving Doc.Nr. L.Datum ont. : Code/rek ANK AANKOOPDAGBOEK 1 Bedrag Boekjaar : 2009 Actieve Periode : Van 907 Tot 909 Journaal : ANK Boekingsdatum : 08/08/09 8=TERUG 10=EINDE Hierna verdwijnt het initiële scherm en kunnen we vervolgens het aankoopfactuur gaan boeken.

12 Boekhouding Pagina 8 ELECTRO - SOFT - ELE AANKOOPDAGBOEK 08/08/09 B1201 Leverancier : ANK.numm.: 1 Ref.: Code : Bed.: LEO Docum.D. : Munt. : Vert. : VervalD. : Totaal bedrag Tegenb: Doc.Type: Boek. D. : 08/08/09 Saldo boeking K.Kont. : Code/rek.nr Omschrijving Meldingen BTW vent. Bedrag 2=ZOEK 3=MAAK 10=EINDE Leverancier : Om een leverancier op te roepen dien je het nummer van de leverancier in te geven. Hierbij zijn de volgende mogelijkheden actief: - We kunnen de leverancier nummer ingeven, indien deze gekend is. - De alfanum code ingeven, daarbij is er wel een beperking tot de eerste zeven lettertekens (een klantnummer is maximum 7 cijfers lang). Nadat er op enter is gedrukt, zal er gezocht worden op die referentie. Is er slechts een keuze mogelijk, dan zal automatisch de bijhorende leverancier nummer geselecteerd worden, en gaat men verder naar het volgende invulveld. Zijn er daarentegen meerdere keuzes mogelijk, dan zal er verder gegaan worden alsof de zoekoptie, F2 gebruikt werd. Deze functionaliteit is overal ter beschikking, waar je een klant of leverancier nummer dient in te vullen. - Ofwel kun je gebruik maken van de zoekoptie, door op F2 te drukken. Hierbij is de mogelijkheid om tot twaalf letters in te geven, waarop gezocht kan worden, op gegevens die zijn ingegeven in het veld Alfanum, dit is interessant voor de veel voorkomende namen. Wil je de leverancier ELECTRO Soft bvba opzoeken, dan geef je vb. 'ele' in gevolgd door enter. Daarna wordt er een keuzevenster getoond waarin alle leveranciers staan vermeld die aan deze 'ele' voldoen en komen we met onze selectiebar op de eerste in de lijst te staan (we noemen dit POSITIONEREN). Zijn dit er meerdere, dan kan je met de pijltjestoetsen naar ELECTRO Soft bvba gaan. Staat het gezochte nu niet in de lijst, dan hebben we de volgende mogelijkheden: Pijltje naar beneden, hierbij selecteren we de volgende in de lijst. Zijn we onderaan de lijst gekomen, dan zal de eerste in de lijst verdwijnen, en komt er onderaan een nieuwe bij. De lijnen die bovenaan verdwenen zijn kunnen nu niet meer bereikt worden. De lijst kan ook in een maal vernieuwd worden door op Pg-Dn te drukken, hierbij zullen alle lijnen vernieuwd worden door de volgende die beantwoorden aan de zoekoptie. Selecteren kunnen we met de enter toets, Annuleren gebeurt via F8. Deze selectiemogelijkheden zijn overal in Tasc aanwezig waar men een klant of een leveranciernummer dient in te geven F2 : Zoekfunctie Om een leverancier ELECTRO - Soft te zoeken, dan geef je vb. 'ele' in gevolgd door enter en krijg je alle leveranciers die aan deze 'ele'

13 Boekhouding Pagina 9 voldoen en komen we met onze selectiebar op de eerste te staan (we noemen dit POSITIONEREN). Zijn dit er meerdere, dan kan je met de pijltjestoetsen naar ELECTRO - Soft gaan en deze selecteren met de enter toets. F3 : Aanmaken of wijzigen van een leverancier voor deze functie verwijzen we naar de handleiding Adressen beheer. F10 : Einde: men kan hiermee een ingavesessie afsluiten. Daarna worden de centralisatiegegevens weggeschreven en het journaal afgesloten. ANK.numm.: Dit is het boekingsnummer dat gebruikt zal worden voor de huidige boeking. De eerste 3 letters ANK geven ook het journaal weer waarin gewerkt wordt. ELECTRO - SOFT - ELE AANKOOPDAGBOEK 01/07/09 B1201 Leverancier : 1 ANK.numm.: 1 ELECTRO Soft bvba Ref.: melding bij journ. Code : 0 Bed.: LEO Rijkevorselseweg BEERSE Docum.D. : 01/07/09 EURO Munt. : 1 Vert. : VervalD. : Totaal bedrag Tegenb: Doc.Type: B Boek. D. : 01/08/09 Saldo boeking BE K.Kont. : 0 Code/rek.nr Omschrijving Meldingen BTW vent. Bedrag CODE 0/F = FAKTUUR CODE 1/K = CREDITNOTA 8=TERUG De gegevens van de leverancier worden rechts bovenaan weergegeven. Met naw gegevens en de standaard tegenboekingsrekening en het BTW Nummer. Ref.: Melding, deze zal achteraf in de historieken bij de klant worden gevoegd, ook zal deze op het journaal vermeld worden. Code : Welke soort boeking is dit?

14 Boekhouding Pagina 10 0 of F : factuur. 1 of K : creditnota. Dit zal nogmaals vermeld worden in de lijn boven het totale factuurbedrag, in groene tekst voor factuur en in rode tekst voor kredietnota s Bed.: Bediener die deze boeking doet. ELECTRO - SOFT - ELE AANKOOPDAGBOEK 01/07/09 B1201 Leverancier : 1 ANK.numm.: 1 ELECTRO Soft bvba Ref.: melding bij journ. Code : 0 Bed.: LEO Rijkevorselseweg 33 Faktuur 2340 BEERSE Docum.D. : 01/07/09 EURO 2.420,00 Munt. : 1 EUR Vert. : VervalD. : 01/08/09 Totaal bedrag 2.420,00 Tegenb: Doc.Type: B Boek. D. : 01/07/09 Saldo boeking 2.420,00 BE K.Kont. : 0 Code/rek.nr Omschrijving Meldingen BTW vent. Bedrag 3 1=T.VENTIL. 2=T.AUT.VENT. 4=AUT.VENT 5=MELD. 6=ANULL. 7=LYN 8=TERUG 10=EINDE Docum.D.: Datum van het aankoopfactuur. Verval.D.: Vervaldatum van het document. Deze zal berekend worden aan de hand van de vervalperiodes ingegeven op de leveranciersfiche. EURO : Waarde van het aankoopfactuur uitgedrukt in de munt van de leverancier. Totaal bedrag : Bedrag omgerekend naar de munt van de boekhouding. Normaal in Euro, of er kan in andere munten gewerkt worden met een in te stellen aantal cijfers na de komma, dat ook de nauwkeurigheid bepaald. Saldo boeking : Het resterende bedrag dat nog geventileerd dient te worden. Initieel is dit het totale factuurbedrag.

15 Boekhouding Pagina 11 Nu gaan we het totale factuurbedrag uitsplitsen voor de BTW-Aangifte. Daarvoor staat er in de kolom Code / Rekening nummer, reeds het automatisch ventilatie nummer. Dit gegeven wordt opgehaald uit de leveranciersfiche, waar we dit ingeven in het veld Ventilatie. Indien dit niet is ingegeven, zal hier de standaard ventilatie voorgesteld worden van de meest voorkomende BTW-aanslagvoet voor aankoop van handelsgoederen. ELECTRO - SOFT - ELE AANKOOPDAGBOEK 01/07/09 B1201 Leve 1HandelsGoed.Grondst. ELECTRO Soft bvba Ref. 2Diensten,Div.Goeder..: LEO Rijkevorselseweg 33 3Bedrijfsmiddelen 2340 BEERSE Docu 4Goederen INTRA Belg Munt. : 1 EUR Vert. : Verv 5Andere Handelingen Tegenb: Doc.Type: B Boek 6Diensten INTRA/Lidst BE K.Kont. : 0 Code/ 7CreditNt.INTRA/Lidst ngen BTW vent. Bedrag 3 8Credit Nota Overige 9Inclusief B.T.W. 10Aftrekbare B.T.W BTW Medecontractant BTW INTRA stat BTW NIET EEG - INTRA B.T.W. Credietnota's Korting Contant =T.VENTIL. 2=T.AUT.VENT. 4=AUT.VENT 5=MELD. 6=ANULL. 7=LYN 8=TERUG 10=EINDE Tabel ventilatie : Tabel waarop we de bedragen voor de B.T.W. kunnen ventileren. Indien er een rekeningnummer achter in de kolom staat, zal het bedrag automatisch naar de desbetreffende rekening door geventileerd worden. ELECTRO - SOFT - ELE AANKOOPDAGBOEK 01/07/09 B1201 Enkel als EERSTE ingave Leve 1B.T.W. 6 % 110 ELECTRO Soft bvba Ref. 2B.T.W. 12 % 110 LEO Rijkevorselseweg 33 3B.T.W. 21 % BEERSE Docu 4B.T.W. 21 % Auto Munt. : 1 EUR Vert. : Verv 5B.T.W. Medecontrakt Tegenb: Doc.Type: B Boek 6Goederen INTRA 21 % BE K.Kont. : 0 Code/ 7Goederen N.INT.21 % en BTW vent. Bedrag 3 8Diensten INTRA 21 % Kosten 21,00 % Kosten 21,00 % AUTO Kosten 21,00 % 50/ Cred.nota goed.binn Cred.nota medecontr Cred.nota goed.intra Cred.nota goed.n.eeg Cred.nota dienst INT Netto 0 % 1 1=T.VENTIL. 2=T.AUT.VENT. 4=AUT.VENT 5=MELD. 6=ANULL. 7=LYN 8=TERUG 10=EINDE

16 Boekhouding Pagina 12 F1 T.Ventil.: Tabel waarop we de bedragen voor de B.T.W. kunnen ventileren. Indien er een rekeningnummer achter in de kolom staat, zal het bedrag automatisch naar de desbetreffende rekening door geventileerd worden. F2 T.Automat. vent.: Tabel automatische ventilatie : hier zien we wat er gebeurt bij een automatische ventilatie. vb.: bij tabel 3 zal er geboekt worden op rekening 1 en rekening 10. De instellingen van deze tabellen gebeurt in de module Parameters dagboeken: code rekeningen en Verdeelsleutels dagboeken. F4 Automatische Ventilatie.: Nu zal het totale bedrag, voor de B.T.W., worden uitgesplitst op de wijze ingegeven in de parameters. Daarna zal de tegenboekingsrekening van de leverancier worden voorgesteld. F5 Meld.: Meldingen die kunnen worden ingegeven bij de BTW ventilatie. F6 Annulatie : Als we de boeking niet wensen te vervolledigen kunnen we snel terug naar ingave van het leveranciersnummer. F7 lijn : Lijn wegvegen. Shift-F7 : Shift F7 geeft u door eerst de SHIFT-toets in te drukken en ingedrukt te houden en door dan op de toets F7 te drukken. Daarna de SHIFTTOETS terug loslaten. Dit is zoals hoofdletters typen in een tekstverwerker. Lijn tussenvoegen : hiermee zal een lege lijn gecreëerd worden en de huidige lijn wordt naar beneden gedrukt. Nadat het totale bedrag geventileerd is voor de BTW-aangifte. Via F4,Automatisch of F10,manuele uitsplitsing, komt men lager in het scherm, om het saldo ( meestal het netto bedrag van de factuur ) verder te ventileren naar de algemene rekeningen. Hierbij wordt de standaard tegenboekingsrekening voorgesteld van deze leverancier, deze zien we ook staan, rechts bovenaan, bij de gegevens van de leverancier.

17 Boekhouding Pagina 13 ELECTRO - SOFT - ELE AANKOOPDAGBOEK 01/07/09 B1201 Leverancier : 1 ANK.numm.: 1 ELECTRO Soft bvba Ref.: melding bij journ. Code : 0 Bed.: LEO Rijkevorselseweg 33 Faktuur 2340 BEERSE Docum.D. : 01/07/09 EURO 2.420,00 Munt. : 1 EUR Vert. : VervalD. : 01/08/09 Totaal bedrag 2.420,00 Tegenb: Doc.Type: B Boek. D. : 01/07/09 Saldo boeking BE K.Kont. : 0 Code/rek.nr Omschrijving Meldingen BTW vent. Bedrag 1 Goederen Goederen 2.000,00 10 Aftrekbare B.T.W. Aftrekbare B.T.W. 420, AANKOPEN GOEDEREN 1.800, TRANSPORTKOSTEN 200,00 0 1=ZOEK NR 2=ZOEK NAAM 3=MAAK 5=MELDING 6=ANNUL. 7=LYN WEG 8=TERUG 10=EINDE We zien bovenaan achter de melding Saldo boeking, nog het bedrag dat we dienen uit te splitsen op de verschillende algemene rekeningen. Hetgeen bij de BTW-uitsplitsing automatisch kunnen ventileren, zoals terug te vorderen BTW, zal in het saldo niet meer voorkomen. F1 Zoek nummer : F2 Zoek naam : Opzoeken van een algemene rekening via zijn nummer. Opzoeken van een algemene rekening via zijn benaming. F3 Maak : F5 Melding : F6 Annulatie : F7 lijn : Shift-F7 : Voor het aanmaken of wijzigen van een algemene rekening. De beschrijving hiervan is hoger in de tekst vermeld. Aanmaken/Wijzigen Algemene Rekeningen. Deze melding zal op de journalen vermeld worden, alsook in de historieken. Als we de boeking niet wensen te vervolledigen kunnen we snel terug naar ingave van het leveranciersnummer. Lijn wegvegen. Shift F7 geeft u door eerst de SHIFT-toets in te drukken en ingedrukt te houden en door dan op de toets F7 te drukken. Daarna de SHIFTTOETS terug loslaten. Dit is zoals hoofdletters typen in een tekstverwerker. Lijn tussenvoegen : hiermee zal een lege lijn gecreëerd worden en de huidige lijn wordt naar beneden gedrukt. F8 terug : Om een lijn terug (hoger) te gaan. F10 - einde : Om de boeking te beëindigen. Dit is enkel mogelijk indien er geen saldo meer te ventileren is. Nu zal de boeking bewaard worden en definitief een boekingsnummer toegekend krijgen. Dit is ook hier weergegeven, ter bevestiging van de boeking.

18 Boekhouding Pagina 14 Verkoopdagboek Als je het programma start om de verkopen in te boeken, kies je eerst het journaal waarin je de boekingen wenst te doen en geef je ook de boekingsdatum in. Deze is in principe de huidige datum, maar je moet er wel voor zorgen dat deze datum binnen de actieve periode ligt. Stel dat je op 1 januari 2009 een boeking gaat doen voor de periode , dan pas je de boekingsdatum aan tot bv. 31 december ELECTRO - SOFT - ELE VERKOOPDAGBOEK 01/07/09 B1101 Klantnummer : Doc.numm.: Ref.: Code : Bed.: LEO Docum.D. : Munt. : Vert. : VervalD.Type: Boek. D Journ. Omschrijving Doc.Nr. L.Datum ont. : Code/rek VRK VERKOOPDAGBOEK 1 Bedrag Boekjaar : 2009 Actieve Periode : Van 907 Tot 909 Journaal : VRK Boekingsdatum : 01/07/09 8=TERUG 10=EINDE Dan kan je starten met de boeking van de verkoopfacturen. ELECTRO - SOFT - ELE VERKOOPDAGBOEK 01/07/09 B1101 Klantnummer : VRK.numm.: 1 Ref.: Code : Bed.: LEO Docum.D. : Munt. : Vert. : VervalD. : Totaal bedrag Tegenb: Doc.Type: Boek. D. : 01/07/09 Saldo boeking K.Kont. : Code/rek.nr Omschrijving Meldingen BTW vent. Bedrag 2=ZOEK 3=MAAK 10=EINDE

19 Boekhouding Pagina 15 Klant : VRK.numm. : Het nummer van de klant waarvoor je een factuur wil boeken. Dit nummer kan je zelf ingeven, maar we kunnen ook hier gebruik maken van de zoekfunctie F2 (POSITIONEREN). Voor uitgebreide uitleg over het opzoeken van de klant zie leverancier ingeven in de aankoopboeking. Een nieuwe klant gaan we toevoegen met F3. Dit gebeurt op dezelfde wijze als "Aanmaken/wijzigen klanten". Dit is het boekingsnummer dat gebruikt zal worden voor de huidige boeking. De eerste 3 letters VRK geven ook het journaal weer waarin gewerkt wordt. ELECTRO - SOFT - ELE VERKOOPDAGBOEK 01/07/09 B1101 Klantnummer : 10 VRK.numm.: 1 ELECTRO Soft bvba Ref.: melding bij journ. Code : 0 Bed.: LEO Rijkevorselseweg 33 Factuur 2340 BEERSE België Docum.D. : 01/07/09 EURO Munt. : 1 EUR Vert. : VervalD. : Totaal bedrag Tegenb: Doc.Type: B Boek. D. : 01/07/09 Saldo boeking BE K.Kont. : 0 Code/rek.nr Omschrijving Meldingen BTW vent. Bedrag 8=TERUG De gegevens van de klant worden rechts bovenaan weergegeven. Met naw gegevens en de standaard tegenboekingsrekening en het BTW-Nummer. Ref. : Melding. Deze zal achteraf in de historieken bij de klant worden gevoegd. Ook zal deze op het journaal vermeld worden. Code : Welke soort boeking is dit? 0 of F : factuur. 1 of K : creditnota. Dit zal nogmaals vermeld worden in de lijn boven het totale factuurbedrag, in groene tekst voor factuur en in rode tekst voor creditnota s Bed. : VRK doc. : Bediener die deze boeking ingeeft. Documentnummer, Inclusief het journaal waarin dit document geboekt zal worden.

20 Boekhouding Pagina 16 Nu gaan we het totale factuurbedrag uitsplitsen voor de BTW-Aangifte. Daarvoor staat er in de kolom Code / Rekening nummer, reeds het automatisch ventilatie nummer. Dit gegeven wordt opgehaald uit de klantenfiche, waar we dit ingeven in het veld Ventilatie. Indien dit niet is ingegeven, zal hier de standaard ventilatie voorgesteld worden van de meest voorkomende BTW-aanslagvoet voor verkopen. ELECTRO - SOFT - ELE VERKOOPDAGBOEK 01/07/09 B1101 Klantnummer : 10 VRK.numm.: 1 ELECTRO Soft bvba Ref.: melding bij journ. Code : 0 Bed.: LEO Rijkevorselseweg 33 Factuur 2340 BEERSE België Docum.D. : 01/07/09 EURO 4.000,00 Munt. : 1 EUR Vert. : VervalD. : 01/08/09 Totaal bedrag 4.000,00 Tegenb: Doc.Type: B Boek. D. : 01/07/09 Saldo boeking 4.000,00 BE K.Kont. : 0 Code/rek.nr Omschrijving Meldingen BTW vent. Bedrag 3 1=T.VENTIL. 2=T.AUT.VENT. 4=AUT.VENT 5=MELD. 6=ANULL. 7=LYN 8=TERUG 10=EINDE Docum.D. : Datum van het verkoopfactuur. Verval.D. : Vervaldatum van het document. Deze zal berekend worden aan de hand van de vervalperiodes ingegeven in de klantenfiche. EURO : Waarde van het verkoopfactuur uitgedrukt in de munt van de klant. Als je bij de klant de muntcode ingevuld hebt waarin het factuur opgemaakt is. Totaal bedrag : Bedrag omgerekend naar de munt van de boekhouding. Normaal in Euro, of er kan in andere munten gewerkt worden met een in te stellen aantal cijfers na de komma, dat ook de nauwkeurigheid bepaald. Saldo boeking : Het resterende bedrag dat nog geventileerd dient te worden. Dit saldobedrag wordt automatisch het totale factuurbedrag, en wordt in de loop van de boeking geventileerd. Op het einde van de boeking moet dit saldo nul zijn om de boeking af te sluiten.

21 Boekhouding Pagina 17 F1 : F2 : F4 : Tabel ventilatie. Tabel automatische ventilatie. Automatische ventilatie uitvoeren. F5 : Melding. Door gebruik te maken van F5 kan je bij de boekingen een melding noteren, zodat men achteraf kan nagaan waarom we een bepaalde boeking op een bepaalde manier gedaan hebben. F7 : Shift-F7 : Lijn verwijderen. Shift F7 geeft u door eerst de SHIFT-toets in te drukken en ingedrukt te houden en door dan op de toets F7 te drukken. Daarna de SHIFTTOETS terug loslaten. Dit is zoals hoofdletters typen in een tekstverwerker. Lijn tussenvoegen : hiermee zal een lege lijn gecreëerd worden en de huidige lijn wordt naar beneden gedrukt. F8 : Terug naar de vorige lijn. F10 : Einde van de BTW-uitsplitsing, verder naar uitsplitsing van tegenboekingsrekeningen. Om een code van het rekeningnummer in te geven, kan je zelf de code ingeven, maar je kan ook gebruik maken van enkele tabellen. Als je op F1 drukt, krijg je onderstaand scherm: hier kies je van 1 tot 20 de rekening waarop je wenst te boeken. ELECTRO - SOFT - ELE VERKOOPDAGBOEK 01/07/09 B1101 Klan 1Netto 6,00 % ELECTRO Soft bvba Ref. 2Netto 12,00 %.: LEO Rijkevorselseweg 33 3Netto 21,00 % 2340 BEERSE België Docu 4Diensten INTRA/Lidst Munt. : 1 EUR Vert. : Verv 5Netto Medecontrak Tegenb: Doc.Type: B Boek 6Netto Verk. INTRA BE K.Kont. : 0 Code/ 7Vrk.NtEEG/Buitenland ngen BTW vent. Bedrag 3 8Leeggoed 9Bijdragen 10Te Betalen B.T.W BTW op Credietnota's Buiten B.T.W Netto Credit nota's 18Netto Cred.Nt. INTRA 19Korting Contant Netto 0 % 1=T.VENTIL. 2=T.AUT.VENT. 4=AUT.VENT 5=MELD. 6=ANULL. 7=LYN 8=TERUG 10=EINDE

22 Boekhouding Pagina 18 Voorbeeld manuele uitsplitsing: Stel, we hebben een factuur te boeken, waarop we handelsgoederen verkopen aan 21 %. Dan kiezen we 3 uit het menu, door op 3 te drukken (Netto 21%) gevolgd door de entertoets. Bij BTW- ventilatie komt automatisch het bedrag van Saldo boeking te staan. Hier moet je het bedrag exclusief BTW vermelden: dit bedrag kan je op de factuur terugvinden. (In ons geval is dit bedrag 3.305,79-). ELECTRO - SOFT - ELE VERKOOPDAGBOEK 01/07/09 B1101 Klantnummer : 10 VRK.numm.: 1 ELECTRO Soft bvba Ref.: melding op journ. Code : 0 Bed.: LEO Rijkevorselseweg 33 Factuur 2340 BEERSE België Docum.D. : 01/07/09 EURO 4.000,00 Munt. : 1 EUR Vert. : VervalD. : 01/08/09 Totaal bedrag 4.000,00 Tegenb: Doc.Type: B Boek. D. : 01/07/09 Saldo boeking 694,21 BE K.Kont. : 0 Code/rek.nr Omschrijving Meldingen BTW vent. Bedrag 3 Netto 21 % Netto 21 % 3.305,79 1=T.VENTIL. 2=T.AUT.VENT. 4=AUT.VENT 5=MELD. 6=ANULL. 7=LYN 8=TERUG 10=EINDE Dan moeten we ook nog het BTW-bedrag vermelden, dat we aan de staat verschuldigd zijn. Dit kan weer door uit de tabel ventilatie (F1) te kiezen voor 10 (Te Betalen B.T.W) gevolgd door de entertoets. ELECTRO - SOFT - ELE VERKOOPDAGBOEK 01/07/09 B1101 Klantnummer : 10 VRK.numm.: 1 ELECTRO Soft bvba Ref.: melding op journ. Code : 0 Bed.: LEO Rijkevorselseweg 33 Factuur 2340 BEERSE België Docum.D. : 01/07/09 EURO 4.000,00 Munt. : 1 EUR Vert. : VervalD. : 01/08/09 Totaal bedrag 4.000,00 Tegenb: Doc.Type: B Boek. D. : 01/07/09 Saldo boeking BE K.Kont. : 0 Code/rek.nr Omschrijving Meldingen BTW vent. Bedrag 3 Netto 21 % Netto 21 % 3.305,79 10 Te Betalen B.T.W. Te Betalen B.T.W. 694,21 1=T.VENTIL. 2=T.AUT.VENT. 4=AUT.VENT 5=MELD. 6=ANULL. 7=LYN 8=TERUG 10=EINDE

23 Boekhouding Pagina 19 Dan is alles ingegeven, voor de BTW uitsplitsing. Het saldo van de boeking is nul en nu kunnen we op F10 drukken om in het onderste gedeelte van het scherm te komen, waar we het bedrag van Netto 21 % gaan wegboeken. ELECTRO - SOFT - ELE VERKOOPDAGBOEK 01/07/09 B1101 Klantnummer : 10 VRK.numm.: 1 ELECTRO Soft bvba Ref.: melding op journ. Code : 0 Bed.: LEO Rijkevorselseweg 33 Factuur 2340 BEERSE België Docum.D. : 01/07/09 EURO 4.000,00 Munt. : 1 EUR Vert. : VervalD. : 01/08/09 Totaal bedrag 4.000,00 Tegenb: Doc.Type: B Boek. D. : 01/07/09 Saldo boeking BE K.Kont. : 0 Code/rek.nr Omschrijving Meldingen BTW vent. Bedrag 3 Netto 21 % Netto 21 % 3.305,79 10 Te Betalen B.T.W. Te Betalen B.T.W. 694, VERKOPEN melding op journ ,79 0 1=ZOEK NR 2=ZOEK NAAM 3=MAAK 5=MELDING 6=ANNUL. 7=LYN WEG 8=TERUG 10=EINDE Heb je bij het aanmaken van de klant een tegenboekingsrekening vermeld, dan verschijnt deze nu. De rekening kan je ook aanmaken met F3 : dit gebeurt dan op dezelfde wijze als "Aanmaken / Wijzigen alg.rekening". We kunnen het nummer ook op nummer (F1) of op naam (F2) opzoeken via POSITIONEREN. Na de ingave van het rekeningnummer komen we terecht op de melding. Hier kunnen we eventueel een melding ingeven, die dan later op de journalen vermeldt wordt. Met enter kunnen we springen naar Bedrag. Dit bedrag krijgt de waarde van de Saldoboeking. Is het saldo van de boeking nul, kunnen we met F10 de boeking van deze factuur afsluiten. Laten we even teruggaan naar de ingaven van de BTW-ventilatie. In plaats van voor de code van het rekeningnummer op F1 te drukken (tabel ventilatie), kan je ook voor F2 (tabel van de automatische ventilatie) opteren. Dan krijgen we onderstaand scherm. Hebben we een factuur te boeken van goederen aan 21 % kies je hier voor 3 ( BTW 21 % ) en druk dan op F4 - automatische BTWuitsplitsing.

24 Boekhouding Pagina 20 ELECTRO - SOFT - ELE VERKOOPDAGBOEK 01/07/09 B1101 Enkel als EERSTE ingave Klan 1B.T.W. 6,00 % 110 ELECTRO Soft bvba Ref. 2B.T.W. 12,00 % 210 LEO Rijkevorselseweg 33 3B.T.W. 21,00 % BEERSE België Docu 4Diensten INTRA 4 000,00 Munt. : 1 EUR Vert. : Verv 5Medecontractant 5 000,00 Tegenb: Doc.Type: B Boek 6Verkoop INTRA 6 000,00 BE K.Kont. : 0 Code/ 7Verkoop NIET INTRA 7 en BTW vent. Bedrag =T.VENTIL. 2=T.AUT.VENT. 4=AUT.VENT 5=MELD. 6=ANULL. 7=LYN 8=TERUG 10=EINDE We komen automatisch in het onderste gedeelte van het scherm terecht en hier wordt de tegenboekingsrekening van deze klant voorgesteld. ELECTRO - SOFT - ELE VERKOOPDAGBOEK 01/07/09 B1101 Klantnummer : 10 VRK.numm.: 1 ELECTRO Soft bvba Ref.: melding op journ. Code : 0 Bed.: LEO Rijkevorselseweg 33 Factuur 2340 BEERSE België Docum.D. : 01/07/09 BELGISCHE Fra 4.000,00 Munt. : 1 EUR Vert. : VervalD. : 01/08/09 Totaal bedrag 4.000,00 Tegenb: Doc.Type: B Boek. D. : 01/07/09 Saldo boeking BE K.Kont. : 0 Code/rek.nr Omschrijving Meldingen BTW vent. Bedrag 3 Netto 21 % Netto 21 % 3.305,79 10 Te Betalen B.T.W. Te Betalen B.T.W. 694, VERKOPEN melding op journ ,79 0 1=ZOEK NR 2=ZOEK NAAM 3=MAAK 5=MELDING 6=ANNUL. 7=LYN WEG 8=TERUG 10=EINDE

25 Boekhouding Pagina 21 F1 Zoek nummer : Opzoeken van een algemene rekening via zijn nummer. F2 Zoek naam : Opzoeken van een algemene rekening via zijn benaming. F3 Maak : Voor het aanmaken of wijzigen van een algemene rekening. Een beschrijving hiervan is hoger in de tekst vermeld.(aanmaken/wijzigen algemene Rekeningen). F5 Melding : Deze melding zal op de journalen vermeld worden, alsook in de historieken. F6 Annulatie : Als we de boeking niet wensen te vervolledigen, kunnen we snel terug naar ingave van het klantnummer. F7 lijn : Lijn wegvegen. Shift-F7 : Shift F7 geeft u door eerst de SHIFT-toets in te drukken en ingedrukt te houden en door dan op de toets F7 te drukken. Daarna de Shifttoets terug loslaten. Dit is zoals hoofdletters typen in een tekstverwerker. Lijn tussenvoegen : hiermee zal een lege lijn gecreëerd worden en de huidige lijn wordt naar beneden gedrukt. F8 terug : Om een lijn terug te gaan. F10 - einde : Om de boeking te beëindigen. Dit is enkel mogelijk indien er geen saldo meer te ventileren is. Nu zal de boeking bewaard worden en definitief een boekingsnummer toegekend krijgen. Dit is ook hier weergegeven, ter bevestiging van de boeking.

26 Boekhouding Pagina 22 Boekhoudkundige randmeldingen bij de ingave van de dagboeken Verkoopdagboek Bij de BTW-uitsplitsing wordt het ventilatienummer voorgesteld, dat is ingegeven in de klantenfiche, indien hier niets staat zal er standaard 3 voorgesteld worden. Dit is een standaard binnenlands factuur. Voor andere factuurtypes zijn er in de tabel (F2) ook voorzieningen getroffen. Creditnota s kunnen op dezelfde manier worden ingegeven via de automatische BTW-uitsplitsing. Indien men zelf de BTW-rekeningen ingeeft dient men er wel op te letten dat daarvoor andere vakken zijn voorzien in de aangifte. Aankoopdagboek Bij de BTW-uitsplitsing wordt het ventilatienummer voorgesteld, dat is ingegeven in de leveranciersfiche, indien hier niets staat zal er standaard 3 voorgesteld worden. Dit is een normaal aankoopfactuur van goederen. Voor een factuur van kosten is er in de tabel (F2) nr. 10 voorzien, nr. 11 voor kosten waarbij de BTW slechts voor de helft aftrekbaar is. De resterende BTW zal ook in kosten gebracht worden. OPGELET voor de creditnota s. Daar de BTW- aangifte niet eenduidig is, voor facturen en creditnota s verschillend, is er in de automatische tabel (F2) een reeks voorzien voor de creditnota s. Bij automatische uitsplitsing worden deze dan ook voorgesteld.

27 Boekhouding Pagina 23 Financieel dagboek Als je het programma start om de financiële bewegingen in te geven, kies je eerst het journaal waarin je de boekingen gaat doen. In het voorbeeld hieronder heb je twee mogelijke journalen : of KAS of REC. ELECTRO - SOFT - ELE FINANCIEEL DAGBOEK 03/07/01 B1301 Rekening : Saldo : Document Nr. : Datum : Boekings Datum : Rekening nr Omschrijving Meldingen Debet Credit Journ. Omschrijving Doc.Nr. L.Datum REC RECORDBANK 1 KAS FINANCIEEL DAGBOEK 1 Boekjaar : 2009 Aktieve Periode : Van 907 Tot 909 Journaal : REC Boekingsdatum : 03/07/09 8=TERUG 10=EINDE De boekingsdatum is in principe de huidige datum, maar je moet er wel voor zorgen dat deze datum binnen de actieve periode valt. ELECTRO - SOFT - ELE FINANCIEEL DAGBOEK 03/07/01 B1301 Rekening : RECORDBANK Saldo : Document Nr. : 1 Datum : 03/07/09 Boekings Datum : 03/07/09 Rekening nr Omschrijving Meldingen Debet Credit 10=EINDE

28 Boekhouding Pagina 24 Rekening : Het journaal dat je gekozen hebt in het openingsscherm. Documentnr : Het documentnummer van dit journaal. Datum : De datum die vermeld is op het rekeninguittreksel dat we van de financiële instelling ontvangen hebben, of bij kas de datum van betaling. Boekingsdatum : De datum van de boeking: deze wordt automatisch ingesteld op de datum die je bij het openingsscherm ingevuld hebt. Saldo : Het huidig saldo van de rekening. ELECTRO - SOFT - ELE FINANCIEEL DAGBOEK 03/07/09 B1301 Rekening : RECORDBANK Saldo : Document Nr. : 1 Datum : 03/07/09 Boekings Datum : 03/07/09 Rekening nr Omschrijving Meldingen Debet Credit 1=KLANT 2=LEVERANCIER 3=Alg.REK. 5=MELD. 6=ANNULL. 7=LYN 8=TERUG 10=EINDE In de eerste kolom zijn de volgende ingaven mogelijk: 1 : Klant. 2 : Leverancier. 3 : Algemene rekening. Als je kiest voor 1 (klant) moet je het klantnummer ingeven. Dit kan door het handmatig in te geven, maar je kan ook op naam opzoeken met de zoekfunctie (F2) (POSITIONEREN). Voor uitgebreide uitleg over het opzoeken van de klant zie leverancier ingeven in de aankoopboeking.

29 Boekhouding Pagina 25 Hebben we te maken met een nieuwe klant, gaan we deze in het klantenbestand toevoegen d.m.v. F3. Dit aanmaken gebeurt op dezelfde wijze als "Aanmaken/wijzigen klanten". Als we het klantnummer hebben ingegeven, komt de klantnaam bij omschrijving. Bij meldingen kunnen we een voor ons zinvolle melding schrijven. Laten we deze melding leeg, dan zal na het afboeken van de openstaande documenten de melding van het laatst bewerkte openstaand document hier worden overgenomen. We gaan een boeking van klant doen: dus het bedrag dat deze klant betaald heeft, komt bij credit te staan. ELECTRO - SOFT - ELE FINANCIEEL DAGBOEK 03/07/09 B1301 Rekening : RECORDBANK Saldo : Document Nr. : 1 Datum : 03/07/09 Boekings Datum : 03/07/09 Rekening nr Omschrijving Meldingen Debet Credit 1 10ELECTRO Soft bvba*ri 4.000,00 8=TERUG Na de ingave van het betaalde bedrag,drukken we dan op enter om de openstaande facturen van deze klant te verkrijgen : ELECTRO - SOFT - ELE FINANCIEEL DAGBOEK 03/07/09 B1301 ELECTRO Soft bvba*rijkevorselseweg 33*2340*BEERSE Saldo Boeking 4.000,00 Melding D.Num. TotaalDat. DocOpst. SaldoL.Betal.Typ Afboeking VRK.BOEK /07/ ,00 VRK 5=OPENST.FAKT 6=VOORSCHOT 7=ALLES AFBOEKEN <ENTER>=KEUZE 8=TERUG

30 Boekhouding Pagina 26 Enkel in geval de optie "OPENSTAANDE FACTUREN" werd aangeschaft, krijgt men deze optie direct om de openstaande facturen af te boeken. Je ziet dat er 1 openstaand factuur is met een bedrag van 4000,00- Deze klant heeft 4000,00- betaald, dus de factuur kan volledig afgeboekt worden. Het kiezen van de af te boeken facturen gebeurt met enter. Als je een keuze gemaakt hebt, geeft het programma automatisch het bedrag dat zal afgeboekt worden. Dit bedrag kan je wijzigen. Is een factuur volledig afgeboekt, komt er een sterretje achter de regel, als het bedrag niet volledig kan worden afgeboekt komt er een plus te staan en als er al een bewerking voor dit document is op een van de voorgaande lijnen dan zal er een schuine streep staan. ELECTRO - SOFT - ELE FINANCIEEL DAGBOEK 03/07/09 B1301 ELECTRO Soft bvba*rijkevorselseweg 33*2340*BEERSE Saldo Boeking 0 Melding D.Num. TotaalDat. DocOpst. SaldoL.Betal.Typ Afboeking VRK.BOEK ,0001/07/09 VRK 4.000,00* 5=OPENST.FAKT 6=VOORSCHOT 7=ALLES AFBOEKEN <ENTER>=KEUZE 8=TERUG Stel, dat de klant 5000,00- betaald heeft en hij heeft maar een openstaande factuur van 1210,00-. Dan kan je deze factuur afboeken, maar heb je nog 3790,00- over. Dit kan je dan boeken als een voorschot (F6). Het is ook mogelijk om F6 te gebruiken, wanneer een klant al een betaling gedaan heeft, voordat de factuur opgemaakt is.

31 Boekhouding Pagina 27 ELECTRO - SOFT - ELE FINANCIEEL DAGBOEK 03/07/09 B1301 ELECTRO Soft bvba*rijkevorselseweg 33*2340*BEERSE Saldo Boeking Melding D.Num. TotaalDat. DocOpst. SaldoL.Betal.Typ Afboeking VRK.BOEK ,0001/07/09 VRK 1.210,00* Voorschot ,00V 5=OPENST.FAKT 6=VOORSCHOT 7=ALLES AFBOEKEN <ENTER>=KEUZE 8=TERUG 10=EINDE Een andere mogelijkheid is, dat de klant niet het volledige factuur betaalt: dan kan je met enter kiezen welke factuur je gedeeltelijk wenst af te boeken. Als er een gedeeltelijke afboeking gebeurd is, komt er een plusteken achter de regel. ELECTRO - SOFT - ELE FINANCIEEL DAGBOEK 03/07/09 B1301 ELECTRO Soft bvba*rijkevorselseweg 33*2340*BEERSE Saldo Boeking Melding D.Num. TotaalDat. DocOpst. SaldoL.Betal.Typ Afboeking VRK.BOEK ,0001/07/09 210,00 ANK 1.000,00+ 5=OPENST.FAKT 6=VOORSCHOT 7=ALLES AFBOEKEN <ENTER>=KEUZE 8=TERUG 10=EINDE F5 : Stel : Openstaande facturen. je begint een eerste boekjaar, en er zijn nog openstaande facturen van het vorige boekjaar. Dan kan je deze met F5 ingeven. Bij afsluiting jaar, kunnen de openstaande saldo s automatisch worden overgedragen. Ingeven van openstaande documenten komt dus in principe slechts het eerste jaar voor.

32 Boekhouding Pagina 28 F6 : Voorschot. Als een klant een betaling gedaan heeft, waarvoor het factuur nog niet opgemaakt is, of als de klant teveel betaald heeft, moeten we gebruik maken van F6. Als je bij rekening nr kiest voor 2 (leverancier), dan is de werking idem als deze bij 1 (klant), behalve dat we hier nu te maken hebben met facturen die wij nog moeten betalen aan onze leverancier. Dus het bedrag komt bij debet. Hierbij zijn de mogelijkheden voor het opzoeken van de leverancier gelijk aan deze voor het opzoeken van de klant. ELECTRO - SOFT - ELE FINANCIEEL DAGBOEK 03/07/09 B1301 Rekening : HBK SPAARBANK Saldo : 5.000,00 Document Nr. : 1 Datum : 03/07/09 Boekings Datum : 03/07/09 Rekening nr Omschrijving Meldingen Debet Credit 1 10ELECTRO - Soft*Rijke 5.000,00 2 1ELECTRO - Soft*Rijke 1.000,00 8=TERUG Door op enter te drukken krijgen we dan onderstaand scherm, om de openstaande facturen af te boeken. ELECTRO - SOFT - ELE FINANCIEEL DAGBOEK 03/07/09 B1301 ELECTRO - Soft*Rijkevorselseweg 33*2340*BEERSE* Saldo Boeking 1.000,00 Melding D.Num. TotaalDat. DocOpst. SaldoL.Betal.Typ Afboeking ANK.BOEK ,0018/06/ ,00 ANK

33 Boekhouding Pagina 29 5=OPENST.FAKT 6=VOORSCHOT 7=ALLES AFBOEKEN <ENTER>=KEUZE 8=TERUG We hebben maar 1000,00- betaald, dus kunnen we de openstaande factuur maar gedeeltelijk afboeken. ELECTRO - SOFT - ELE FINANCIEEL DAGBOEK 03/07/09 B1301 ELECTRO - Soft*Rijkevorselseweg 33*2340*BEERSE* Saldo Boeking Melding D.Num. TotaalDat. DocOpst. SaldoL.Betal.Typ Afboeking ANK.BOEK ,0018/06/09 250,00 ANK 1.000,00+ 5=OPENST.FAKT 6=VOORSCHOT 7=ALLES AFBOEKEN <ENTER>=KEUZE 8=TERUG 10=EINDE We zien nu dat er geen saldo meer is, en kunnen nu via F10 de afboekingen van de openstaande facturen afsluiten. Daarna kunnen we verder gaan met ingave van de volgende lijn. Kiezen we nu voor 3 (alg.rekening) bij rekening nr, kunnen we bv. een aankoop, een verkoop,... boeken rechtstreeks op een algemene rekening. Opmerking : NOOIT rechtstreeks op een saldorekening,centralisatierekening ( ) of een bankrekening ( ) boeken, daar deze altijd automatisch worden aangepast. Deze rekeningen worden als type S van saldo aangeduid bij het creëren van de rekening, in de module Aanmaken/Wijzigen Algemene Rekeningen Om het nummer van de rekening in te geven, kan je dit handmatig ingeven, maar je kan ook gebruik maken van de zoekoptie en dit kan zowel op nummer (F1) als op naam (F2). Je kan ook een nieuw nummer aanmaken en dit met F3. Dit aanmaken gebeurt op dezelfde wijze als "Aanmaken / Wijzigen alg.rekening".

34 Boekhouding Pagina 30 ELECTRO - SOFT - ELE FINANCIEEL DAGBOEK 03/07/09 B1301 Rekening : KAS Saldo : ,00 Document Nr. : 2 Datum : 03/07/09 Boekings Datum : 03/07/09 Rekening nr Omschrijving Meldingen Debet Credit AANKOPEN ALGEMEEN 2.000, VERKOPEN ALGEMEEN ,00 1=KLANT 2=LEVERANCIER 3=Alg.REK. 5=MELD. 6=ANNUL. 7=LYN 8=TERUG 10=EINDE Melding : Melding die op het financieel journaal en bij de historieken wordt afgedrukt. F6 Annulatie : Annulatie van heel het bankdocument. Men komt dan terug bovenaan bij de datum, en kan dan het document terug boeken. F7 Lijn : Ingave lijn verwijderen. Shift-F7 : Lege lijn tussenvoegen. F8 terug : Een regel terug naar boven. Indien men op de eerste regel staat, gaat men terug naar datum en kan men het document afsluiten zonder bewaren. F10 einde : Hier wordt het saldo van de rekening gevraagd ( ter controle ), dit vindt men op het bankafschrift. De ingave van het saldo van het afschrift is hier ter controle toegevoegd. Het is de bedoeling dat het saldo van het afschrift wordt gelezen en ingegeven. Daarna volgt een controle van het saldo in de boekingen. Zijn deze gelijk, dan zal het document worden afgesloten, is er een verschil, dan kan je dit via F8 terug corrigeren.

35 Boekhouding Pagina 31 Divers dagboek Als je het programma start om de diverse bewegingen in te geven, moet je eerst het journaal kiezen. Zoals je hieronder kan zien, moet je ingeven of je boekingen wil doen in het divers dagboek of dat je kiest voor het journaal "Dagboek heropening". Je moet ook de boekingsdatum ingeven, dit is in principe de huidige datum, maar je moet er wel voor zorgen dat deze datum een datum is binnen de actieve periode. ELECTRO - SOFT - ELE DIVERS DAGBOEK 03/07/09 B1401 Rekening : Saldo : Document Nr. : Datum : Boekings Datum : Rekening nr Omschrijving Meldingen Debet Credit Journ. Omschrijving Doc.Nr. L.Datum DIV DIVERS DAGBOEK 1 OPE DAGBOEK HEROPENING 1 Boekjaar : 2009 Actieve Periode : Van 907 Tot 909 Journaal : DIV Boekingsdatum : 03/07/09 8=TERUG 10=EINDE Als we een boeking op een verkeerd rekeningnummer gezet hebben, kunnen we met "divers dagboek" de boeking rechtzetten. De boeking is gelijkaardig aan de boeking van het financieel dagboek.

36 Boekhouding Pagina 32 ELECTRO - SOFT - ELE DIVERS DAGBOEK 03/07/09 B1401 Rekening : DIV Saldo : Document Nr. : 1 Datum : 03/07/09 Boekings Datum : 03/07/09 Rekening nr Omschrijving Meldingen Debet Credit 1=KLANT 2=LEVERANCIER 3=Alg.REK. 5=MELD. 6=ANNULL. 7=LYN 8=TERUG 10=EINDE Het saldo van het divers dagboek moet bij beëindiging steeds 0 zijn, omdat we bij een rechtzetting altijd een bepaalde rekening debiteren en een andere crediteren. We kiezen voor "Dagboek heropening" om bv. het beginsaldo van bank of kas in te geven. Of om de openstaande facturen van klant of leverancier van het vorige boekjaar in te geven. In onderstaande figuur zien we de heropening van bank en kas. We geven het beginsaldo in bij debet. Het saldo bij divers dagboek moet bij beëindiging altijd 0 zijn: daarom gaan we het ingegeven saldo tegenboeken op de overlopende of wacht rekening. ELECTRO - SOFT - ELE DIVERS DAGBOEK 03/07/09 B1401 Rekening : Saldo : Document Nr. : 2 Datum : 03/07/09 Boekings Datum : 03/07/09 Rekening nr Omschrijving Meldingen Debet Credit HBK SPAARBANK BEGINSALDO BANK , OVERLOPENDE REKENING , KAS BEGINSALDO KAS , OVERLOPENDE REKENING ,00 1=KLANT 2=LEVERANCIER 3=Alg.REK. 5=MELD. 6=ANNULL. 7=LYN 8=TERUG 10=EINDE Indien het een nieuwe boekhouding betreft, kunnen we ook de openstaande klanten en leveranciers ingeven. Dit kan zowel in detail gebeuren, als in een totaalbedrag ingegeven worden.

37 Boekhouding Pagina 33 Dagfacturen maken Met deze optie kan je een overzicht van alle kasverkopen van de dag maken. Opmerking : Dit onderdeel behoort tot de module van de toonbankverkopen. ELECTRO - SOFT - ELE DAGFACTUREN MAKEN 03/07/09 H0JTSV Cod BTW % Netto B.T.W.bedr. Totaal Bdr. B.T.W. Ventil. Totalen 0 Netto ,00 1 6, ,30 86, ,00 B.T.W , ,00 272, ,00 AlgTot , , , , ,00 Tegenboekings Totalen 4 Netto ,00 5 K.Kont 6 AlgNet , Tgb Rekening Omschrijving Totaal Bdr. A VERKOPEN ,00 B VERKOPEN C VERKOPEN TIK 15 04/06/09 D VERKOPEN Tot Mt. 1 E VERKOPEN TIK 16 04/06/09 F VERKOPEN Tot Mt. 1 G VERKOPEN TIK 17 04/06/09 H VERKOPEN Tot Mt. 1 I VERKOPEN TIK 18 04/06/09 J VERKOPEN Tot Mt. 1 Afdruk? ( J / N / Detail ) J Nulstelling? ( J / N ) J Per BTW-percentage krijg je een uitsplitsing van Netto-, Btw- en Totaalbedrag. Het dagfactuur kan ook afgedrukt worden door bij afdruk voor "J" of voor "D" te kiezen. Bij "D" drukt hij eveneens de ticketten af waarop het dagfactuur gebaseerd is. Deze herafdruk kan als "kontrolerol", zoals bij kassa's, gebruikt worden. Om nu de bedragen op nul te zetten, kies je bij nulstelling voor "J" en bij bediener geef je de persoon in die de nulstelling wenst door te voeren. Aan de hand van dit document kan je dan de boeking doen in het dagboek voor kasverkopen. ELECTRO - SOFT - ELE VERKOOPDAGBOEK 03/07/09 B1101 Klantnummer : Doc.numm.: Ref.: Code : Bed.: LEO Docum.D. : Munt. : Vert. : VervalD.Type: Boek. D Journ. Omschrijving Doc.Nr. L.Datum ont. : Code/rek VRD DAGVERKOPEN TOONBANK 1 Bedrag Boekjaar : 2009 Aktieve Periode : Van 907 Tot 909 Journaal : VRD Boekingsdatum : 03/07/09

38 Boekhouding Pagina 34 8=TERUG 10=EINDE ELECTRO - SOFT - ELE VERKOOPDAGBOEK 03/07/09 B1101 Klantnummer : 100 VRD.numm.: 1 Verkopen TOONBANK Ref.: Dagverkopen Code : 0 Bed.: LEO Docum.D. : 03/07/09 EURO ,00 Munt. : 1 Vert. : VervalD. : 03/07/09 Totaal bedrag ,00 Groep : 1 Doc.Type: B Boek. D. : 03/07/09 Saldo boeking Faktuur K.Kont. : 0 Code/rek.nr Omschrijving Meldingen BTW vent. Bedrag 1 Netto 6 % Netto 6 % 1.443,30 2 Netto 12 % Netto 12 % 272,30 3 Netto 21 % Netto 21 % ,48 10 Te Betalen B.T.W. Te Betalen B.T.W , VERKOPEN Toonbank ,00 0 1=ZOEK NR 2=ZOEK NAAM 3=MAAK 5=MELDING 6=ANNUL. 7=LYN WEG 8=TERUG 10=EINDE Nu hebben we een klant ( 100 ) die openstaat voor deze factuur. Bij de financiële bewerking ( KAS ) zal deze factuur afgeboekt worden.