Projectplan nieuwbouw Brandweerkazerne Nederweert

Transcriptie

1 Projectplan nieuwbouw Brandweerkazerne Nederweert

2 INHOUD 1 INLEIDING ACHTERGROND 3 2 PROJECTBESCHRIJVING AANLEIDING DOELSTELLING SCOPE / BEOOGDE RESULTATEN RAAKVLAKKEN UITGANGSPUNTEN EN RANDVOORWAARDEN 9 3 PROJECTORGANISATIE ALGEMEEN SPECIFICATIES PROJECTGROEP NEDERWEERT COMMUNICATIE 14 4 PLANNING ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 5 PROGRAMMA VAN EISEN AANBESTEDINGSSTRATEGIE ONTWERPVOORTGANG ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 6 RISICOANALYSE RISICOLIJST 17 7 BIJLAGEN 17 2

3 1 INLEIDING De Veiligheidsregio Limburg Noord (VRLN) maakt op dit moment gebruik van 31 brandweerkazernes verdeeld over een 15 tal gemeenten. De post Nederweert is op dit moment gelegen aan de Gutjesweg 2 in Nederweert. In 2015 is een inventarisatie gedaan naar het achterstallig onderhoud bij deze brandweerpost. Gebleken is dat het bouwwerk op diverse onderdelen moet worden aangepast vanwege arbo-eisen en arbeidshygiëne. Bij de regionalisatie en harmonisatie van huisvesting brandweer worden gemeenten op één niveau gebracht. Gemeenten moeten de verschillen in het onderhoudsniveau van de brandweerkazernes voor 1 januari 2017 hebben weggewerkt. De kazernes gaan zo schoon door de poort. Dit betekent dat de gemeente zelf verantwoordelijk is voor de kosten voor zowel het op niveau brengen van de brandweerkazerne voor wat betreft onderhoudsniveau als arbo-eisen / arbeidshygiëne. Het is niet rendabel is deze kosten te maken voor een bouwwerk wat stamt uit Gelet op deze ontwikkeling is bekeken hoe de continuïteit van de lokale brandweer het beste kan worden gewaarborgd. In dat licht is nieuwbouw aan de orde gesteld en heeft de gemeente een verkenning naar nieuwbouw uitgevoerd in nauwe samenwerking met de veiligheidsregio en lokale brandweer. 1.1 ACHTERGROND De brandweerpost Nederweert is een post met ongeveer een 30 tal leden. Deze leden moeten zorgdragen dat een tankautospuit, en een eerstelijns specialisatie 24/7 wordt geborgd. De post Nederweert is een post welke op jaarbasis ongeveer keer wordt gealarmeerd. In deze gevallen is het de post nog niet overkomen dat ze niet hebben kunnen uitrukken. Met andere woorden de post is 24/7 en 365 dagen per jaar paraat om de in nood verkerende burger van dienst te kunnen zijn. Wat parte speelt bij post Nederweert is de ligging en de staat van onderhoud van de kazerne. De brandweerkazerne is gelegen aan de Gutjesweg 2 midden in de buurtwijk Buschop. Dat wil zeggen dat vrijwilligers welke naar de kazerne rijden door de woonwijk moeten rijden om bij de brandweerkazerne te geraken. Anderzijds moet de uitrukkende brandweerauto ook door de woonwijk rijden om ter plaatse van het incident te komen. We noemen dit ook wel van binnen naar binnen aanrijden. De opkomsttijden voor de post voldoen niet aan de wettelijke norm. Dit is in het dekkingsplan 2.0 ook als zodanig beschreven. Voor de gebieden waar de opkomsttijden en het dekkingspercentage niet worden gehaald wordt flankerend beleid toegepast in de vorm van brandveilig leven. Dit leidt in Nederweert niet tot het gewenste effect waardoor nieuwbouw is overwogen. Voorheen was nieuwbouw slechts aan de orde bij samenvoeging van brandweerposten. Binnen het huidige proces van harmonisatie van huisvesting is nieuwbouw opportuun als dit leidt tot: - substantiële verbetering opkomst - hoge kosten achterstallig onderhoud - hoge toekomstige onderhoudslasten - ruimtegebrek /verkoop In Nederweert zijn alle vier de punten van toepassing. Dit is de reden dat het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Limburg-Noord en het college van de gemeente Nederweert positief zijn over nieuwbouw. Nieuwbouw leidt tot een snellere opkomst, veiliger aanrijden (niet meer door allerlei woonkernen maar er omheen) en is minder afhankelijk van de ontwikkelingen in het centrum. Deze mogelijkheid om de brandweerzorg in Nederweert structureel te waarborgen en te verbeteren kunnen we daarom niet aan ons voorbij laten gaan. Dit wordt ondersteund door het bestuur van de veiligheidsregio, de regionale brandweercommandant en de lokale brandweer. 3

4 1.2 LOCATIESTUDIE NEDERWEERT De brandweerpost Nederweert aan de Gutjesweg is gehuisvest in een relatief oud gedateerd gebouw. Vanuit de veiligheidsregio zijn afspraken gemaakt om op basis van een nulmeting het achterstallig onderhoud van de kazernes weg te werken. Bij de regionalisatie en harmonisatie van huisvesting brandweer worden gemeenten op één niveau gebracht. De kazernes gaan zo schoon door de poort. Dit betekent dat de gemeente zelf verantwoordelijk is voor de kosten voor zowel het op niveau brengen van de brandweerkazerne voor wat betreft onderhoudsniveau als arbo-eisen / arbeidshygiëne. Gelet op deze ontwikkeling is bekeken hoe de continuïteit van de lokale brandweer het beste kan worden gewaarborgd. In dat licht bezien, is gekozen voor nieuwbouw. Om nieuwbouw mogelijk te maken zijn een aantal locaties waar de kazerne zou kunnen worden gebouwd onderzocht. De geldende criteria op basis waarvan de locaties zijn onderzocht betreffen: Verkeersveiligheid (opkomend personeel en uitrukkende voertuigen) Verbetering opkomsttijden Financiële gevolgen Het situeren van een brandweerkazerne is van een aantal factoren afhankelijk. Met name het wettelijk kader om te kunnen voldoen aan de opkomsttijden zoals genoemd in de wet op de veiligheidsregio s is een belangrijke factor. Deze staat onder meer genoemd in de criteria opkomsttijden en verkeersveiligheid. Deze zijn immers sterk aan elkaar gelieerd. Hoe langer het duur voordat een vrijwilliger bij de brandweerkazerne is des te langer duurt het voordat de brandweerauto op de plaats incident aanwezig is. Uiteraard speelt ook mee of er een beschikbare locatie aanwezig is om een kazerne op een zo ideaal mogelijk locatie te kunnen realiseren. De onderstaande locaties voldoen allen aan een gebied wat onderzocht kan worden om de nieuwbouw mogelijk te maken. Naast nieuwbouw is ook in ogenschouw genomen of het achterstallig onderhoud aan de huidige kazerne kan worden weggewerkt. Locatie Huidige locatie (Gutjesweg 2) Verkeersveiligheid Verbetering opkomsttijden Financieel Overige gevolgen /- - Gedateerd gebouw - Onderhoudsverplichting Hulsenweg Gevaarlijk met opkomst vrijwilligers. - Geen bouwgrond of leegstand van bouwwerken (inventarisatie okt. 2016). Pannenweg Moeilijk bereikbaar voor vrijwilliger - geen verbetering opkomsttijden Smisserstraat /Hoofstraat/ Randweg Particulier aanbod, nabij N275 Tabel 1: Locatiekeuze matrix /- - Toekomstbestendige robuuste post - Investering in een nieuwe kazerne zorgt voor verbetering van de normen. - Wens ontsluiting aan Randweg voor uitrukkende voertuigen. +/- +/ Verkeersbelemmeringen - Gevaarlijker voor opkomst vrijwilligers - Extra investering benodigd voor aankoop grond 4

5 De genoemde locaties in de matrix staan hieronder verder uitgeschreven. Algemeen Voor alle genoemde locaties geldt een motivatievermindering van vrijwilligers wanneer ze te laat aan de kazerne komen. De vrijwilliger is bij de brandweer gekomen om de in nood verkerende burger te helpen, en niet om steeds een uitruk te missen. Een vrijwilliger is niet bij de brandweer gekomen om alleen maar te oefenen om vervolgens niet mee te kunnen uitrukken. Vergelijk dit met het wekelijks trainen bij een sportvereniging en bij een wedstrijd op de reservebank plaats te moeten nemen. Gevolg hiervan zal zijn dat vrijwilligers zullen stoppen met hun brandweertaak. Huidige locatie Gutjesweg: De kazerne op de huidige locatie voldoet niet meer aan de huidige wettelijke normen. Er dient een behoorlijk bedrag te worden geïnvesteerd om de kazerne op niveau te brengen. Ook al zouden er aanpassingen aan het huidige bouwwerk worden gedaan vanwege het project schoon door de poort dan noch blijft het een oud bouwwerk met relatief hoge onderhoudskosten. De begrote achterstallige onderhoudskosten door de gemeente zijn ,-. Bij het realiseren van een nieuwe kazerne hoeft dit traject niet meer te worden doorlopen. Conform afspraak met de Veiligheidsregio Limburg-Noord wordt dit bedrag niet geïnvesteerd in het oude gebouw maar in de nieuwe brandweerkazerne. Vanuit de huidige locatie wordt maar in 16% van de gevallen voldaan aan de wettelijke opkomsttijden in het kader van het dekkingsplan 2.0. Reden hiervoor is dat vrijwilliger moeilijk (vertraagd) op de kazerne kunnen komen en dat uitrukkende voertuigen door de kern van Budschop (30km/zone) moeten rijden. Ook vanuit het oogpunt verkeersveiligheid is de ligging van de huidige kazerne geen goede situatie. Opkomende vrijwilligers moeten vanuit hun woon/werkaders via de kern van Budschop naar de brandweerkazerne rijden. Daarbij passeren ze diverse verkeer remmende maatregelen. Deze verkeer remmende maatregelen zijn niet voor niets getroffen. In de kern wonen veel ouderen en zijn veel spelende kinderen op straat aanwezig. Ook het uitrukken gebeurd dus via dezelfde kern. Met dezelfde gevolgen als bij opkomend personeel. Resultaat is een laag opkomstpercentage en een gevaar setting voor aanwezige ouderen en spelende kinderen. Het aanrijden via de kern en het uitrukken via de kern wordt beschreven dat van binnen naar buiten wordt aangereden en uitgerukt. Hulsenweg In het dekkingsplan 2.0 staat aangegeven dat een verplaatsen van de brandweerkazerne in de nabijheid van de Randweg (bijvoorbeeld Hulsenweg) een verbetering van de opkomsttijden tot gevolg heeft. De exacte verbetering van opkomsttijden is nog niet te bepalen, maar een grofmazige berekening toont aan dat het aantal objecten wat binnen de gestelde norm kan worden bereikt met ongeveer 25% zal toenemen. Opkomende vrijwilligers kunnen de kazerne via de Randweg of via de St. R02ochusstraat makkelijk bereiken. Een kanttekening moet worden gemaakt dat vrijwilligers aanrijdend via de Randweg een gevaarlijk kruispunt moeten oversteken om de kazerne te bereiken. Dat dit een gevaarlijk kruispunt betreft staat ook al vernoemd in het verkeersveiligheidsplan Nederweert van Er wordt bij een kazerne aan de Hulseweg aangereden van Buiten naar binnen wat mede zorgdraagt voor een verbetering van de opkomsttijden. 5

6 Navraag bij de gemeente Nederweert, fieldresearch en onderzoek via o.a. Funda heeft geleerd dat voor een kazerne aan de Hulsenweg is er geen bouwgrond beschikbaar is om een kazerne te realiseren. Naast het ontbreken van bouwgrond staan er geen bouwwerken te koop om een brandweerkazerne in te huisvesten. Wanneer een bouwwerk te koop zou staan is het maar zeer de vraag of deze aan de eisen van een kazerne voldoet. Zo dient een brandweerkazerne te voldoen aan een minimale stallingsruimte voor rijdend en stationair materieel, dient te zijn voorzien in een oefenplaat enz. Afhankelijk welk bouwwerk beschikbaar zou zijn zal moeten worden voorzien in een verbouwing. De kosten daarvoor zijn aangezien er geen beschikbaar bouwwerk aanwezig is niet inzichtelijk. Pannenweg De belangrijkste reden om een nieuwe kazerne te realiseren is een verbetering van de zorgnorm en dus een verbetering van de opkomsttijden. Wanneer een kazerne aan de Pannenweg zou worden gerealiseerd komen ongeveer 65% van de vrijwilligers te laat bij de kazerne. Reden hiervoor is dat ongeveer 35% van de vrijwilligers in de kern Nederweert woonachtig/werkzaam zijn. Hierdoor wordt te laat uitgerukt en wordt in nog minder dan 16% van de gevallen voldaan aan de wettelijk opkomsttijden. Alle andere locaties voor nieuwbouw zijn gesitueerd aan de zijde van het kanaal Budschop. Het voordeel van een kazerne gesitueerd aan de Pannenweg is dat de kazerne gelegen is aan het industrieterrein. Ook de bereikbaarheid ten aanzien van verkeersveiligheid voor de kazerne op deze plaats is goed. Er wordt van buiten naar binnen aangereden. Met name vrijwilligers wonende in Ospel, Budschop en Nederweert Eind bereiken de kazerne te laat omdat vele stoplichten moeten worden gepasseerd. Opkomsttijden worden hier ruimschoots ten opzichte van de wettelijke norm overschreden omdat de brandweerauto te laat uitrukt. Een kazerne aan de Pannenweg betekent dat de gemeente een pand moet aankopen en geschikt moet maken waaraan hoge kosten zijn verbonden of bouwgrond ter plaatse moet aankopen. Er zijn geen geschikte leegstaande gebouwen op pannenweg voorhanden. De aankoop van bouwgrond door de gemeente van het ontwikkelingsbedrijf pannenweg betekent dat deze bouwgrond niet meer verkocht kan worden aan een derde / ondernemer. Dit leidt tot nadelige gevolgen vanwege de hoge kosten waardoor realisatie onder budgettaire neutraliteit niet kan worden gerealiseerd. Smisserstraat/Hoofstraat/ Randweg Wanneer een kazerne kan worden gerealiseerd aan de Smisserstraat zal net als bij realisatie aan de Hulsenweg het opkomstpercentage toenemen met ongeveer 25%. Deze locatie kunnen vrijwilligers de kazerne relatief makkelijk bereiken. Er hoeft geen gevaarlijk kruispunt te worden overgestoken (rotonde randweg) of aanrijden Smisserstraat. Bij een uitruk wordt van buiten naar binnen aangereden. Alle kernen (Ospel, Budschop, Nederweert en Nederweert Eind) worden snel bereikt aangezien de kazerne aan uitvalswegen ligt om de kernen te kunnen bereiken. Een wens bij deze locatie zou zijn om uitrukkende voertuigen via de Randweg te ontsluiten. Hierdoor wordt nog sneller zorg verleend aan de in nood verkerende burger. Het percentage aan opkomststijden kan daardoor alleen nog maar meer toenemen. Om de kazerne hier te kunnen realiseren is nieuwbouw noodzakelijk. Hiervoor geldt hetzelfde als voor de nieuwbouw aan de Pannenweg, met dien verstande dat de grond in eigendom van de gemeente is en dat deze bestemd is als groenvoorziening waardoor geen bouwgrond hoeft te worden afgeschreven. 6

7 Particulier aanbod nabij N275 Het perceel ligt op een centraler punt dan de huidige brandweerkazerne. Deze locatie zal ervoor zorgen dat vrijwilligers moeilijker (vertraagd) bij de kazerne komen. Dit bevordert de opkomsttijden niet. Om toegang te kunnen krijgen op dit perceel dient de N275 te worden overgestoken door opkomende vrijwilligers. Dit komt de verkeersveiligheid voor opkomende vrijwilligers niet te goede. Ook is de ligging van het perceel minder geschikt voor uitrijdende brandweerauto s. De uitruktijd (en dus de opkomststijd) wordt nadeliger beïnvloed door de verkeersbelemmeringen ten opzicht van de ligging van het perceel. Een langere opkomsttijd zorgt voor een verslechtering van de brandweerzorg. Een bijkomend nadeel is dat de gemeente of veiligheidsregio het perceel moet aankopen van een particulier hetgeen extra kosten met zich meebrengt. Nieuwbouw kan dan waarschijnlijk niet langer budgettair neutraal worden gerealiseerd. Samenvattend: De beoogde nieuwe locatiekeuze (Smisserstraat/Randweg) voldoet aan de criteria: Nabij uitvals- of randwegen Kernen Nederweert, Ospel en Eind snel en goed bereikbaar voor brandweervoertuigen Niet afhankelijk van één aanrijdroute voor de brandweervoertuigen en het aanrijden van personeel Voldoende ruimte voor oefeningen en stalling brandweervoertuigen Doorontwikkeling centrum moet mogelijk zijn zonder vertraging brandweerzorg Geen nadelige gevolgen rijrichting Brugstraat Waarborgen structurele brandweerzorg Door verplaatsing van de kazerne naar een centraal gelegen punt verbeteren de opkomsttijden en het dekkingspercentage. Dit is daarom de meest geschikte locatie. 1.3 VOORLOPIGE VERBETERING OPKOMSTTIJDEN Berekeningen van de nieuwe locatie aan de N275-Hoofstraat-Smisserstraat (uitrit voertuigen N275) zijn gemaakt met een gemiddelde uitruktijd 2016 van de oude locatie op de Gutjesweg 2 te Nederweert. Nadat de post minimaal 2 jaar operationeel is zal gekeken worden wat de daadwerkelijke uitruktijd is en zal eventueel bijstelling plaats vinden. Afwijking van de wettelijke norm met 1 minuut is landelijk en regionaal toegestaan (gele kolom). Binnen geaccepteerde en wettelijke normen buiten geaccepteerde en wettelijke normen Figuur 1: Verbetering opkomsttijden 7

8 2 PROJECTBESCHRIJVING Uit de verkenning blijkt dat nieuwbouw haalbaar en noodzakelijk is. Het projectplan bevat contouren voor de verdere procedure, planning en overwegingen voor nieuwbouw. de Het projectplan zal de onderlegger zijn voor het opstellen van het programma van eisen, het opstarten van de bestemmingsplanprocedure en het feitelijk bouwen. Verder geeft het hoofdstuk inzicht in wat er wordt geleverd (resultaat), de afbakening van het project (scope) en worden randvoorwaarden en uitgangspunten beschreven. 2.1 AANLEIDING Zoals in paragraaf 1.1 staat beschreven is de aanleiding om te komen tot nieuwbouw tweeledig. Enerzijds ingegeven voor het verbeteren van de opkomsttijden, dekkingspercentage en brandweerzorg en anderzijds om te zorgen dat investeringen in de huisvesting van de Brandweer verantwoord en toekomstbestendig zijn. 2.2 DOELSTELLING Het doel is het realiseren van een toekomstbestendige robuuste brandweerpost, waardoor de opkomsttijden, het dekkingspercentage en hiermee de brandweerzorg verbeterd. 2.3 SCOPE / BEOOGDE RESULTATEN Resultaat Juiste locatie brandweerkazerne Nieuwe brandweerkazerne voor de post Nederweert Een duurzaam gebouw conform opgesteld PVE Een inrichting welke voldoet aan de wettelijke regelgeving Een passende inrichting van het terrein in de omgeving, binnen de ruimtelijke bepalingen Gebruiksklare oplevering Tabel 2: Beoogde resultaten Prestatie-indicator (wat wordt gemeten) Voldoet de locatie aan de gestelde eisen conform het dekkingsplan. Is het voor de vrijwilligers van Nederweert haalbaar om vanuit deze locatie te kunnen uitrukken. Programma van eisen (op hoofdlijnen) Planning Budget Gedetailleerd PVE Wet Milieubeheer (Provincie) Wet Verontreiniging Oppervlaktewater (waterschap) Bestemmingsplan Streefwaarde Onderhandeling over aankoop/huur van de aangeboden grond door de gemeente. Voldoen aan het PVE Gereed 2018 Binnen beschikbaar gesteld budget In overeenstemming PVE Milieuvergunning Volledig ingericht terrein Ontsluiting naar de openbare weg (zowel N275 voor de uitruk en Smisserstraat voor aanrijden vrijwilligers) en aangesloten op riolering en overige nutsvoorzieningen 8

9 2.4 RAAKVLAKKEN Onderstaande zaken hebben indirect betrekking op het realiseren van een nieuwe Brandweerkazerne: Kazerne: Opstellen onderhoudsplan / exploitatiekosten overzicht nieuwe Brandweerkazerne; Arbeidshygiëne i.r.t. inrichting van Brandweerkazerne; Incidentbestrijding Concept SIV i.r.t. uitrukken naar inzetgebied van post Nederweert; Dekkingsplan i.r.t. het bepalen van de OG en de inzetgebieden van post Nederweert; Visie grootschalig optreden (formeren binnen gestelde tijd van een peloton/compagnie); Visie IBGS; Visie Repressie; Vakbekwaamheid Afstemming zoeken met vakbekwaamheid om de nieuwe post te kunnen laten oefenen; 2.5 UITGANGSPUNTEN EN RANDVOORWAARDEN Randvoorwaarden: Inrichten van een projectorganisatie; Goede interne en externe communicatie; Draagvlak en betrokkenheid bij zowel de omwonende als de gebruikers creëren, meenemen in het proces van nieuwbouw; Inrichting en verhuizing wordt geregeld door VRLN. Dit geldt ook voor ICT (I&A) zaken. Kosten hiervoor komen voor rekening van de VRLN. Realisatie binnen het taakstellende budget van de VRLN/gemeente Nederweert. Het taakstellende budget wordt definitief vastgesteld door het MT-VRLN/B&W gemeente Nederweert. Uitgangspunten: Projectmedewerkers krijgen voldoende uren ter beschikking voor deelname aan het project; Daar waar expertise noodzakelijk is of daar waar binnen de VRLN niet kan worden voorzien in capaciteit is het mogelijk extern expertise/capaciteit in te huren; 3 PROJECTORGANISATIE ALGEMEEN Om te komen tot een integrale aanpak van de nieuw te realiseren brandweerposten is gekozen voor een programmamodel als stuurmodel. Binnen dit programma worden de drie nieuw te bouwen posten als aparte projecten behandeld. Daarnaast is er een permanente taak in informatievoorziening en communicatie namens de VRLN, die als 4 e taak in het programma wordt gedefinieerd. De projecten worden uitgevoerd in afzonderlijke projectorganisaties, die allemaal een afzonderlijke organisatie krijgen, met een eigen stuurgroep. Op het niveau van projectgroepen komt er een gezamenlijk overleg waarin de integrale budget- en tijdsbewaking worden aangestuurd. 9

10 In onderstaand model is e.e.a. weergegeven. Dit is uiteraard uit te breiden naar meerdere projecten. Figuur 2: Organigram projectorganisatie Per gemeente kan een gemeentelijk projectleider worden aangewezen, die op projectgroep niveau deelneemt om de communicatie richting de betreffende gemeente te garanderen. Onderwerpen die deze projectleider aangaat zijn bijvoorbeeld de RO-procedures, communicatie richting het lokale bestuur, communicatie aangaande financiën e.d. Louk Linders en Erwin Kuenen (projectleiders) zullen als eerste deze gemeentelijke projectleiders uitnodigen in de desbetreffende projectteams. Als vertegenwoordiger van de gebruiker zal de betreffende postcommandant deze taak op zich nemen. Bij posten waarbij twee bestaande posten worden samengevoegd zullen de postcommandanten van beide posten optreden als vertegenwoordiger. 10

11 3.1 SPECIFICATIES PROJECTGROEP NEDERWEERT Voor de uitvoering van het project moet een tijdelijke projectorganisatie worden ingericht. De projectorganisatie bestaat uit een opdrachtgever, een opdrachtnemer en projectmedewerkers. In onderstaand model is de projectorganisatie van Nederweert weergegeven. Figuur 3: Organigram projectorganisatie Nederweert Opdrachtgever De bestuurlijk opdrachtgever is het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Limburg Noord. De burgemeester van Nederweert is in deze hoedanigheid bestuurlijk opdrachtgever. Ambtelijk opdrachtgever is manager VMO Paul van Mullekom. De projectleider is Louk Linders. De projectleider is voorzitter van de projectgroep en adviseur van de stuurgroep. Projectleider De projectleider kan in overleg met de ambtelijk opdrachtgever binnen het budget verplichting aan gaan. Wanneer in welke vorm dan ook het budget wordt overschreden wordt richting het MT brandweer en bestuurlijke klankbordgroep gerapporteerd wat daarvan de reden is. De projectleider brengt aanbestedingen en gunningen advies uit aan de bestuurlijke klankbordgroep en het brandweer MT. 11

12 De projectleider kan op grond van het projectplan beschikken over de door de afdelingen te leveren capaciteit. Wanneer of onvoldoende capaciteit of onvoldoende expertise aanwezig is wordt externe capaciteit ingehuurd. Stuurgroep De stuurgroep bestaat uit de burgemeester van de gemeente Nederweert, manager-regionaal commandant Paul van Mullekom en extern adviseur Han Joosen. Projectgroep De projectgroep functioneert onder verantwoordelijkheid van de stuurgroep. In de projectgroep hebben zitting de projectleider, teamleider incidentbestrijding, vertegenwoordiger gebruiker (postcommandant), vertegenwoordiger gemeente en extern adviseur Exaedes (op afroep). Communicatie Daar waar nodig zal de projectleider met de afdeling communicatie in overleg treden wanneer, hoe en wat noodzakelijk is om de organisatie op de hoogte te stellen van de ontwikkelingen van de nieuwbouw. OR De OR worden geïnformeerd over de voorgang van de nieuwbouw. Werkgroepen/ klankbordgroep De werkgroepen die worden ingericht zijn de werkgroep ontwerp en bouw, en de werkgroep repressie en een werkgroep inhuizing. De werkgroepen worden op een later moment vormgegeven. Taken, rollen en verantwoordelijkheden In de projectorganisatie heeft elke rol zijn eigen taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. De opdrachtgever is eindverantwoordelijk voor het project. De persoon die verantwoordelijk is voor het op te leveren resultaat is de opdrachtnemer. Projectmedewerkers voeren werkzaamheden uit om tot dat resultaat te komen. (zie tabel 3) Stakeholders Stakeholders zijn personen die wel betrokken zijn bij het project, maar geen rol hebben in de projectorganisatie. Ze hebben wel invloed op het project en worden geraakt door het resultaat. Daarom is het van belang om de stakeholders te betrekken bij het project. Door middel van een omgevingsanalyse zijn de belangrijkste stakeholders in kaart gebracht. 12

13 In onderstaande tabel zijn zowel de rollen van de projectorganisatie als de stakeholders weergegeven. Wie Functie Belang Brandweer Teamleiders Materieel Informeren over de lopende zaken bij de brandweerkazerne, deelname werkgroepen Brandweer Teamleider IB Informeren over de lopende zaken bij de bouw van de brandweerkazerne, deelname projectgroep en werkgroepen Brandweer Postcommandant Nederweert Informeren over de lopende zaken bij de bouw brandweerkazerne en deelname projectgroep en werkgroepen Brandweer Vrijwilligers Nederweert Informeren over de lopende zaken bij de bouw van de brandweerkazerne, en deelname in de werkgroepen. Kevin Wolters Manager IB Informeren over voortgang Brandweer Operationele voorbereiding Nieuwe kazerne --> nieuwe OG Omnummeren voertuigen (spec. Voertuige(en) en apparatuur Gemeenten Diverse disciplines Afspraken maken koop/huur/pacht van de bouwgrond Bestemmingsplan Vergunningverlenende fase Informeren over voortgang bouw kazerne Burgemeester Evers voorzitter in stuurgroep, tevens bestuurlijk opdrachtgever Pascalle Mommers projectleider gemeente Nederweert Meldkamer GMS Inspoelen nieuwe gegevens in GMS ten aanzien van alarmeringsschema materieel post Nederweert. Jan Mueters VMO materieel/ stakeholder Coördinator VMO materieel BO Paul van Mullekom Ruud Verwiel Medewerkers VRLN Omgeving locatie/buurt OR ICT Huisvesting Communicatie Inkoop ARBO Regionaal Commandant Manager VMO Concern Controller/ Stakeholder Overige niet (direct) betrokken medewerkers, Stakeholder Stakeholder -Organisatie-, werkgeversen werknemersbelang. Stakeholder Tabel 3: Taken, rollen, verantwoordelijkheden en Stakeholders Infrastructuur binnen kazerne realiseren Leveren projectleider Louk Linders, Medewerkers betrokken bij de inrichting en verhuizing. Opstellen intern en extern communicatieplan Begeleiden van het aanbestedingstraject. Adviserende rol ARBO-aspecten Opdrachtgever, beslissingsbevoegd levert medewerkers voor het project, Informeren Op de hoogte te zijn van de totstandkoming van en nieuwe kazerne. Op de hoogte zijn van bouw nieuwe brandweerkazerne, betrekken bij de terreininrichting Informeren 13

14 3.2 COMMUNICATIE De communicatie van het gehele project kan worden onderverdeeld in drie categorieën: 1. Interne projectorganisatie; 2. Intern VLRN/gebruikers; 3. Extern (pers, omwonende, gemeente); Interne projectorganisatie Voor de communicatie binnen de projectorganisatie wordt een projectomgeving (Sharepoint) opgezet waar per project alle documentatie wordt bijgehouden. Per project kan toestemming verleend worden aan de betreffende personen van de verschillende projecten en groepen binnen een project. Door onderscheidt te maken tussen de projecten binnen de projectomgeving worden de verschillende groepen met de correcte informatie voorzien en blijft het overzichtelijk wie welke informatie kan inzien. Intern VRLN/gebruikers Communicatie naar de directe gebruikers van de brandweerposten gaat via de klankbordgroep. De betreffende postcommandant zal optreden als vertegenwoordiger van de gebruikers binnen een brandweerpost. Naast de postcommandant zullen nog maximaal 4 gebruikers aansluiten per klankbordgroep. De postcommandant sluit ook aan in de projectgroep en blijft zo op de hoogte van alle informatie en kan deze indien nodig doorgeven aan de gebruikers. Dit valt voornamelijk binnen de interne projectcommunicatie. Communicatie naar de rest van de organisatie binnen de VRLN welke niet direct betrokken zijn bij de projecten zal verlopen via het intranet. Zo kunnen medewerkers van de VRLN op de hoogte blijven van de ontwikkelingen van het project. Extern Externe communicatie zoals persberichten, contact naar omwonenden en gemeenten zal geheel via Paul van Mullekom gaan. 4 BUDGETTAIRE NEUTRALITEIT EN EIGENAARSCHAP De drie opties voor het eigenaarschap van het onroerend goed en het bouwwerk zijn naast elkaar in beeld gebracht met uitgangspunten, voorwaarden, financiële onderbouwing van zowel gemeente als veiligheidsregio, voordelen en nadelen/risico s (bijlage 1). Optie 1 (erfpacht) heeft de voorkeur en bevat de minste risico s. In deze variant blijft de grond eigendom van de gemeente en wordt deze verpacht aan de veiligheidsregio. De duur van de erfpacht is 40 jaar. De veiligheidsregio realiseert de nieuwbouw en wordt eigendom van het gebouw waarbij alle kosten en risico s volledig voor hun rekening zijn. Er wordt een zakelijke overeenkomst opgesteld tussen partijen waarbij via een erfpacht en/of opstal constructie de grond beschikbaar wordt gesteld door de gemeente. De vergoeding voor erfpacht is om niet / met canon 0. Budgettaire neutraliteit De gemeente en het Algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Limburg-Noord gaan uit van budgettaire neutraliteit. Dit houdt voor de gemeente in dat: 1) de jaarlijkse gemeentelijke bijdrage aan de Veiligheidsregio niet structureel mag stijgen ten gevolge van de nieuwbouw brandweerkazerne, 2) de eventuele winst uit de verkoop van het oude gebouw terugvloeit in de gemeentekas en niet naar de nieuwbouw, 3) de begrote achterstallige onderhoudskosten als eenmalige projectkosten van ,- ingezet worden bij nieuwbouw. 14

15 Voor de Veiligheidsregio houdt dit in dat de kosten van de nieuwe brandweerkazerne in Nederweert alsook de andere nieuwbouwtrajecten binnen de regio niet ten laste gebracht mogen worden van de overige (gezamenlijke) gemeenten. De jaarlijkse regionale huisvestingslasten mogen niet toenemen door de nieuwbouwtrajecten. De drie opties kunnen allen budgettair neutraal gerealiseerd worden, onder de voorwaarden, uitgangspunten en risico s zoals opgenomen in het bijgevoegde overzicht (bijlage 1). Gelet op het realiseren van 5 nieuwbouwtrajecten in regionaal verband onder regie van de brandweer zijn er schaalvoordelen mogelijk. Dit door te werken met 1 standaard PvE en eenzelfde keuze architect, constructeur en externe adviseur kan een kostenreductie van circa 10% op de ontwerp- en bouwkosten worden gerealiseerd. 5 PROGRAMMA VAN EISEN De bouwkundige, bouwfysische en technische eisen van de Brandweerkazernes worden momenteel ontwikkeld. Hiervoor wordt een PvE opgesteld welke voor elke post in de basis gelijk zal zijn. Deze kan verder worden aangevuld/aangepast afhankelijk van de specificaties van de betreffende locatie. Hierbij wordt met name gedacht aan de locatie specifieke SPEC-taken van de brandweer. De functionele- en ruimtelijke eisen van de robuuste post zijn gestandaardiseerd tot de volgende ruimtebehoefte: Robuuste post: Perceel +/ m 2 ; o Gebouwd oppervlakte +/- 800 m 2 ; o Terrein +/ m 2 ; In overleg met de gebruikers wordt het gestandaardiseerd programma van eisen verder gespecificeerd voor Brandweerkazerne Nederweert. 5.1 AANBESTEDINGSSTRATEGIE De Veiligheidsregio schrijft zelf haar technische en functionele Programma s van Eisen voor alle brandweerposten. Dit gaat in intensief overleg met de gebruikers, zodat er geen inhoudelijke wijzigingen na de programmafase ontstaan. Op basis van het PvE en de eerste drie verschillende lokale grondsituaties (Stramproy, Ittervoort & Nederweert) worden een architect, constructeur en eventueel installatie-adviseur geselecteerd. In principe krijgt dit ontwerpteam als eerste opdracht de drie betreffende projecten te ontwerpen, bij goede prestatie kan dit worden uitgebreid naar vijf projecten. Op deze manier zijn er schaalvoordelen te behalen voor de Veiligheidsregio vanwege het bouwen van meerdere Brandweerkazernes. Afgesproken is dat de veiligheidsregio hier leidend in is. Onder leiding van de projectleider van VRLN zal het ontwerpteam de bouwopgave uitwerken tot VO+ niveau, een gedragen en geaccordeerd Voorlopig Ontwerp, met daarbij een globale technische omschrijving van het gebouw. Dit VO+ zal per gemeente de juiste kwaliteit dienen te hebben om als onderlegger voor de RO-procedure te kunnen dienen. Dat wil zeggen dat op dit ontwerp geen grote ontwerpwijzigingen meer mogen voorkomen. 15

16 Omdat de vijf projecten vanwege hun hoedanigheid een grote mate van technische gelijkheid hebben, wordt voor de uitvoerende partijen aanbesteed op een zogenaamd Design & Build contract. Dit contract wordt gebaseerd op het goedgekeurde VO+ ontwerp. Ook hier krijgt de aannemer in principe als eerste opdracht de drie betreffende gebouwen, bij goede prestatie kan dit worden uitgebreid naar vijf projecten. De technische uitwerking (Definitief Ontwerp, Technisch Ontwerp en Bestek) zal door de aannemer geschieden onder het regime van een UAV-GC contract, waarna uitvoering zal kunnen starten. Op basis van het DO kan door de aannemer ook per project de omgevingsvergunning worden aangevraagd. 5.2 RO-PROCEDURE Het voorgenomen plan is strijdig met het ter plaatse geldende bestemmingsplan Kern Budschop 2004, doordat bebouwing wordt opgericht waar geen bouwvlak aanwezig is en doordat het gebruik als brandweerkazerne strijdig is met de doeleindenomschrijving van de ter plaatse geldende bestemming groenvoorzieningen. De procedures partiële herziening van het bestemmingsplan en buitenplans afwijken van het bestemmingsplan kunnen gebruikt worden om het plan mogelijk te maken vanuit het aspect ruimtelijke ordening. Vanuit het aspect bouw is een vergunning nodig. Vanuit brandveilig gebruik is een gebruiksmelding nodig als meer dan 50 personen tegelijkertijd in het gebouw aanwezig kunnen zijn Vanuit het aspect milieu. Indien er sprake is van een inrichting voor het oefenen van brandbestrijdingstechnieken, is er een omgevingsvergunning milieu nodig. Uit het "inrichting voor" criterium volgt dat bedrijven waar zeer kleinschalig of slechts incidenteel brandbestrijdingstechnieken worden geoefend hier niet onder vallen. Indien dit niet het geval is, valt de inrichting waarschijnlijk onder het Activiteitenbesluit en is een melding nodig. Voor de bestemmingsplanwijziging van Nederweert is gekozen voor buitenplans afwijken. Dit betekend dat er een omgevingsvergunning uitgebreide procedure nodig is. Deze heeft een maximale beslistermijn van een half jaar. Doordat het perceel is gelegen binnen de rode contour van de Structuurvisie Nederweert is een verklaring van geen bedenkingen van de gemeenteraad niet nodig. De omgevingsvergunning bouw en indien aan de orde milieu, kunnen meelopen in deze vergunning en kennen dan dezelfde proceduretermijn. Buitenplans afwijken vergunt een project en enkel dat project is toegestaan. Hierdoor is er minder flexibiliteit. De eerste planning voor de voorbereidingsfase van Nederweert is in de bijlage toegevoegd. (Bijlage 2) 6 RISICOANALYSE Door middel van een risicoanalyse is bekeken welke risico s dit project met zich mee kan brengen. De risico s zijn vastgelegd in de tabel in Risicolijst. De opdrachtnemer controleert gedurende het project of risico s veranderen of nieuwe risico s bijkomen en verwerkt dit in de voortgangsrapportages. Indien een risico optreedt moet dit door de opdrachtnemer worden besproken met de opdrachtgever. De opdrachtgever beslist of de kaders moeten worden aangepast. Als wordt besloten de kaders aan te passen, wijzigt de opdrachtnemer het plan van aanpak en communiceert dit met het projectteam. 16

17 6.1 RISICOLIJST Nr. Risico Kans Impact (Factor) Maatregel 1. Kans op uitloop door besluitvorming (gemeente/vrln) Middel Hoog (tijd, doel) Besluiten tijdig ophalen, overleggen tijdig inplannen en sturen op Go/NoGo beslissingen, tijdig aanleveren van benodigde documentatie. 2. Kennis van de projectgroep niet toereikend 3. Kans op uitloop door zienswijzen en bezwaren op realisatie kazerne 4. Discussie tussen gemeente en Veiligheidsregio over de kwaliteit van de kazerne 5. Vertraging door samenhang met andere lopende projecten 6. Verandering van scope van het project 7. Communicatie van opdrachtnemer aan opdrachtgever over werkzaamheden aan de kazerne niet goed Klein Groot Middel Hoog Hoog Middel Middel (Kwaliteit, budget, tijd, doel) Middel (Tijd, doel) Hoog (Kwaliteit, tijd, budget, doel) Hoog (tijd, budget, organisatie) Hoog (Kwaliteit, budget, tijd, organisatie, doel) Hoog (kwaliteit, doel, incidentbestrijdin g) Inhuren externe partij, met benodigde kennis. Zienswijzen en bezwaren in behandeling (laten) nemen. Mogelijk aanpassingen aan t ontwerp Vooraf in gesprek met gemeenten over de werkzaamheden. Is dit niet voldoende, onafhankelijke partij inschakelen ter controle. Op bestuurlijk niveau besluit over mogelijke uitzonderingen voor uitloop binnen het project. Tijdig inspelen op veranderde scope waardoor op bestuurlijk niveau een besluit kan worden genomen over de verrekeningen van financiële verplichtingen. Duidelijke afspraken maken tussen de projectcoördinator, adviseur communicatie, IB en VMO over de communicatie met de postcommandanten. 7 BIJLAGEN BIJLAGE 1 Overzicht eigenaarschap onroerend goed nieuwbouw Brandweerkazerne Nederweert BIJLAGE 2 Planning ontwikkeling Brandweerpost Nederweert 17