Afdeling Klinische Epidemiologie en Biostatistiek. DataManagement Services - DMS. Cursus access. Tabellen en queries

Transcriptie

1 Afdeling Klinische Epidemiologie en Biostatistiek DataManagement Services - DMS Cursus access Tabellen en queries

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding De opdrachten Tabellen Maak een database aan Definieer de tabellen Definieer de velden Definieer de relaties Queries Soorten queries Selectiequeries Update queries Append queries Sommatie queries Make Table queries Delete queries Appendix 1: CRF Neuropathie, visite Inhoudsopgave Pagina 2 van 33

3 1. Inleiding Access is een programma dat u in staat stelt zonder noodzakelijkerwijs te programmeren een relationele database te bouwen. Een relationele database stelt u in staat tabellen met een verschillende structuur aan elkaar te koppelen. Zo heeft een tabel met éénmalig verzamelde persoonsgegevens een andere structuur dan een tabel met de gegevens uit een vragenlijst, die op meerdere bezoeken wordt afgenomen. Op grond van een patiëntnummer kunnen de tabellen gekoppeld worden. Een Access database is één bestand dat zowel de structuur van uw gegevens (de tabellen, de velden met hun eigenschappen, de invoerschermen en dergelijke) als de gegevens die voor uw patiënten zijn ingevoerd bevat. De extensie van een Access database is.mdb ; deze wordt automatisch achter de database naam geplaatst. Tabellen, queries en invoerschermen hebben geen eigen extensie maar maken deel uit van de betreffende Access database De opdrachten Lees eerst de tekst met Access op uw computer geopend. Probeer de knoppen, commando s en vensters die in de tekst genoemd worden te herkennen, maar maak nog niets na. Dit gaat u namelijk doen in de opdrachten. 1. Inleiding Pagina 3 van 33

4 2. Tabellen 2.1. Maak een database aan Open Access en open vervolgens de gewenste Access database. Nu verschijnt het database venster, waarin u links de knoppen voor de Access objecten Tabellen (Tables), Queries, Formulieren (Forms) et cetera ziet: Opdracht 1 In een onderzoek naar de symptomen van neuropathie onder jongeren tot 18 jaar worden enkele symptomen en bloedspiegels verzameld. De metingen vinden op twee verschillende datums plaats om zodoende het verloop in de tijd vast te stellen. Het Case Report Form (CRF) voor wat betreft visite 1 kunt u vinden in appendix 1. Open de database Neuropathie.mdb in de folder C\Documents and Settings\Stu7\My documents en bekijk het database venster. Sluit vervolgens Access af Definieer de tabellen Een tabel is een object waarin uiteindelijk de gegevens worden opgeslagen. Een tabel bestaat uit meerdere velden. Meestal zult u binnen een database meerdere tabellen aanmaken. Het is handig een aparte tabel met enkele cruciale patiëntgegevens aan te maken (bijvoorbeeld patiëntnummer, centrum, geslacht, geboortedatum, geboorteland). Zet hier alleen gegevens in die éénmalig verzameld worden. Deze tabel (bijvoorbeeld genaamd TblPatient) kan dan als hoofdtabel fungeren. Als er meerdere bezoeken of meetmomenten binnen uw onderzoek voorkomen, kunt u een tabel TblBezoek aanmaken met hierin de bezoeknummers en datums. Dit bevordert de overzichtelijkheid van uw database. Vervolgens maakt u de overige tabellen met de klinische gegevens aan. Ook definieert u de codetabellen met daarin de coderingen voor vragen. 2. Tabellen Pagina 4 van 33

5 Selecteer in het databasevenster de optie Tabellen (Tables) en kies Tabel maken in ontwerpweergave (Create table in Design View). Het resultaat ziet u hieronder: Zodra u één Veldnaam (Field name) heeft opgegeven kunt u de tabel opslaan. Wanneer er om een Sleutelveld (Primary Key) gevraagd wordt kunt u voorlopig Nee (No) zeggen. Opdracht 2 We openen Neuropathie.mdb en maken vier tabellen aan: TblPatient met de éénmalig verzamelde persoonsgegevens, TblBezoek met de gegevens betreffende de twee visites, TblAnamnese met de gegevens van de anamnese en tenslotte TblCodeUnit die de codering van de verschillende eenheden van de hematologische parameters bevat. TblHematologie met de resultaten van het hematologisch onderzoek is al aangemaakt. We hebben in totaal dus vier tabellen met patiëntgegevens en één codetabel. We vullen steeds één voorlopige Veldnaam met x in, sluiten de tabellen af en slaan ze onder bovengenoemde namen op. We definiëren voorlopig geen sleutelveld Definieer de velden Een tabel bestaat uit één of meerdere velden (ofwel variabelen). Een veld bevat voor iedere patiënt in uw onderzoek het antwoord op een bepaalde vraag. Zo kan de vraag naar geslacht als veld Geslacht voor elke patiënt de waarde 1 (man) of de waarde 2 (vrouw) krijgen. Een vraag als Heeft u klachten? Ja, namelijk:.. / Nee wordt echter opgenomen als twee vragen: één vraag met het antwoord 1 (ja) of 2 (nee) en één vraag waar de tekst op de.. komt indien Ja geantwoord is. Tenslotte moet een vraag waar meerdere antwoorden op gegeven mogen worden ( Welk van onderstaande klachten heeft u? als een serie aparte velden (voor elke klacht één met als antwoord ja of nee ) beschouwd worden. Een veld heeft een naam (Field Name), een type (Data Type) en een beschrijving (Description). Bovendien kan een veld een zogenaamd sleutelveld (Key) zijn. Iedere regel in de tabel moet namelijk uniek te identificeren zijn. Dit kan met behulp van een patiëntnummer als u per patiënt alle gegevens op één regel heeft. Dit patiëntnummer is dan het sleutelveld. Als u per patiënt een regel voor elke visite heeft, is zo n regel met behulp van patiëntnummer en visitenummer uniek te identificeren. In dit geval vormen de twee velden tezamen de sleutel. 2. Tabellen Pagina 5 van 33

6 Daarnaast heeft een veld ook nog een aantal veldeigenschappen, zoals een nadere specificatie van het type, een validatieregel die bepaalt aan welke voorwaarden de antwoorden moeten voldoen, of een codering waar u met de gegevensinvoer gebruik van kunt maken Naam, type en beschrijving De naam van een veld mag maximaal 64 posities beslaan, en mag geen punt of uitroepteken bevatten. Bedenkt u echter of andere software waarin u de data wilt gebruiken eisen stelt aan de veldlengte. In het AMC wordt SPSS veelvuldig toegepast voor het uitvoeren van statistische analyses. SPSS hanteert een maximum veldlengte van acht posities. Veldnamen worden dan afgekapt en, indien meerdere veldnamen dezelfde eerste acht tekens hebben, voorzien van een uniek nummer. Voorbeeld opdracht In ons voorbeeld onderscheiden we onderstaande velden. We beperken de lengte tot maximaal acht posities. We maken de velden nog niet aan, ze worden hier slechts opgesomd: in de tabel TblPatient de velden PIN (patiëntnummer), DoB (Date of Birth; geboortedatum) en Sex (Geslacht); in TblBezoek eveneens PIN, en de velden Visit (visitenummer) en VisitDt (datum van de visite); in TblAnamnese PIN en Visit, en voor de vragen de velden Dubbel (of de patiënt dubbelziet of niet), SpraakSt (spraakstoornissen of niet) en SlikSt (slikstoornissen of niet); in TblHematologie PIN en Visit, en HemPar (de betreffende hematologische parameter), Value (waarde van de patiënt voor deze parameter), UnitCode (code voor de meeteenheid van deze parameter) en Comment (opmerkingen over de testuitslag); in TblCodeUnit de velden UnitCode (met evenals in de voorgaande tabel de code voor de eenheid) en UnitDesc (de beschrijving behorend bij de code). We gaan nu de velden definiëren. Selecteer in het databasevenster onder Tabellen (Tables) de tabel waarvan u de velden wilt definiëren. Open deze met behulp van de knop Ontwerp (Design). Vervang de x door de naam van het eerste veld. Vervolgens selecteert u het data type. Text, Number en Date/Time zijn de meest voorkomende, die u bovendien voor vrijwel alle situaties kunt toepassen. Wij raden u dan ook aan om hiervan gebruik te maken. Voor toelichting op deze en de andere types raadpleegt u het Handboek Access 2000 onder Gegevenstypen. Tip: de Access helpfunctie Wilt u meer weten over een bepaalde Access functie, dan gaat u met de muis naar de plaats van deze functie of optie en drukt u op F1. Nu verschijnt de Access helpfunctie. In de derde kolom geeft u vervolgens een beknopte en betekenisvolle omschrijving van het veld. Dit dient alleen als bron van informatie, de beschrijving heeft geen verdere betekenis voor de database. U kunt hier (tot 255 karakters) de gebruikte codering aangeven (bijvoorbeeld Geslacht; 1=man; 2=vrouw). Dus ook de codering van missings en afwijkende antwoorden (zie onderstaand kader). Daarnaast kunt u ook de eventuele meeteenheid noemen (bijvoorbeeld Gewicht in kg). In een tabel met patiëntgegevens zou het eerste deel van de definitie van de velden er bijvoorbeeld zo uit kunnen zien: 2. Tabellen Pagina 6 van 33

7 In het onderste deel van het scherm kunt u de Veldeigenschappen instellen. Deze laten we voorlopig nog voor wat ze zijn. Sluit de tabel nu af en bewaar de veranderingen. Opdracht 3 In ons voorbeeld definiëren we de velden op de hieronder genoemde wijze. Vermeld staan de veldnaam, type en tussen haakjes de beschrijving. TblPatient: PIN, Number (Patiënt Identificatie Nummer), DoB, Date/Time (Geboortedatum) en Sex, Number (Geslacht; 1=man; 2=vrouw; -1=missing); TblBezoek: eveneens PIN door deze uit TblPatient te kopiëren (zie de Tip in onderstaand kader). Ook maakt u de velden Visit, Number (Bezoeknummer) en VisitDt, Date/time (Bezoekdatum); TblAnamnese: PIN en Visit, en Dubbel, Number (Dubbelzien?; 1=ja; 2=nee; -1=missing; -=n.v.t.) en SlikSt, Number (Slikstoornissen?; 1=ja; 2=nee; -1=missing; -2=n.v.t.); TblCodeUnit: de velden UnitCode, Number (Code meeteenheid parameter) en UnitDesc, Text (Beschrijving code meeteenheid). De velden van TblHematologie zijn reeds aangemaakt. Tip: velden kopiëren Als een nieuw te definiëren veld veel lijkt op een veld dat reeds aangemaakt is, kunt u dit ook kopiëren. Selecteer het te kopiëren veld door de gehele regel te selecteren (klik hiertoe op de meest linkse kolom met de zwarte driehoek). Met de Kopiëren Plakken (Copy Paste) opties kopieert u het veld nu naar de gewenste plaats. Dit kan ook in een andere tabel zijn! Sleutelvelden definiëren U dient voor elke tabel één of meerdere velden als sleutelveld te definiëren. Dit heeft tot doel te voorkomen dat er dubbele regels in de database komen (bijvoorbeeld twee maal hetzelfde patiëntnummer). Weliswaar is via de invoerschermen ook af te dwingen dat er geen dubbele regels kunnen voorkomen, toch is het raadzaam om dit ook op tabelniveau in te stellen. U dient zich per tabel af te vragen welk veld, of combinatie van velden, een regel uniek maakt. Zo kan een patiëntnummer voldoende zijn om éénmalig verzamelde gegevens uniek te maken. Zodra gegevens echter meer dan één keer per patiënt verzameld worden (een wekelijks afgenomen vragenlijst bijvoorbeeld), dan is het patiëntnummer in combinatie met weeknummer of datum van afname uniek te noemen en zijn beide velden dus sleutelvelden. Als u twee tabellen aan elkaar wilt koppelen dienen ze beide over dezelfde velden te beschikken op grond waarvan gekoppeld wordt (bijvoorbeeld Patiënt Identificatie Nummer, of Visitenummer). Het is handig deze velden dezelfde naam te geven. Daarnaast moeten ze van hetzelfde data type zijn en dezelfde veldlengte (Field Size) hebben. U opent de tabellen met behulp van de knop Ontwerp (Design). U definieert een veld als sleutelveld door links van de veldnaam de gehele regel te selecteren. Vervolgens klikt u de sleutelveld icoon aan: Om ook aan een volgend veld een sleutel toe te kennen houdt u de Ctrl toets ingedrukt tijdens het selecteren van de regels en klikt u vervolgens de icoon aan. Een tabel met daarin opgeslagen de velden betreffende de studiebezoeken en twee sleutelvelden komt er dan als volgt uit te zien: 2. Tabellen Pagina 7 van 33

8 Opdracht 4 We definiëren de volgende velden als sleutelvelden: TblPatient: het veld PIN. Het betreft immers éénmalig verzamelde gegevens, die per patiënt op één regel komen. Daarom is een sleutel op PIN voldoende om de regels in de tabel van elkaar te onderscheiden. TblBezoek: PIN en Visit vormen samen de sleutel. Per patiënt komen er meerdere regels voor, namelijk voor elke visite één. De combinatie van PIN en Visit zal echter altijd een unieke combinatie zijn. TblAnamnese: ook hier vormen PIN en Visit samen de sleutel. Per visite van een patiënt komt er namelijk één anamnese regel voor. De combinatie van PIN en Visit zal dus altijd een unieke combinatie zijn. TblCodeUnit: het veld UnitCode is de sleutel, want dit veld is voldoende om de éne regel van het andere te kunnen onderscheiden. Voor TblHematologie is dit reeds gedaan Veldeigenschappen A Veldeigenschappen op het tabblad Algemeen (General) Nu u een eerste definitie van de velden heeft gegeven, kunt u verder gaan met de Veldeigenschappen (Field properties) die in het onderste deel van het scherm te zien zijn. Ga eerst naar het tabblad Algemeen (General). Voor een numeriek veld met antwoordcategorieën 1 t/m 6 en 1 voor missing kan dit blad er als volgt uitzien: Veldlengte (Field size) Wat u hier invult hangt af van het eerder opgegeven Data Type: Data Type Numeriek (Number) Bepaal eerst of voor het betreffende veld decimalen zijn toegestaan zijn of niet. Geen decimalen: kies voor Lange Integer (Long Integer). Dit type numeriek veld kan vrijwel alle waarden zonder decimalen van tot en met bevatten. Hierin zullen dus altijd al uw antwoorden passen. U kunt eventueel velden van het type Byte of Integer aanmaken om zodoende de benodigde geheugenruimte te beperken. Zie hiervoor het Handboek Access 2000 onder Veldeigenschappen. 2. Tabellen Pagina 8 van 33

9 Wel decimalen: kies bij voorkeur Decimaal (Decimal). Zet Schaal (Scale) op het aantal gewenste decimalen, en Aantal Decimalen (Decimal Places) op Auto. Deze eigenschap is echter pas vanaf Access versie 2000 aanwezig. Werkt u met een oudere versie, of gaat u vanuit Access 2000 naar een oudere versie converteren, kies dan Enkele precisie (Single, tot 7 decimalen), of Dubbele precisie (Double, tot 15 decimalen). Data Type Tekst (Text) Een tekstveld kan maximaal 255 tekens lang zijn. 200 is echter een veel gehanteerde maximumlengte in statistische software. Geef aan hoeveel posities u hier nodig denkt te hebben. Schat dit ruim in: u kunt de veldlengte later altijd vergroten, verkleinen kan echter tot verlies van reeds ingevoerde gegevens leiden. Notatie (Format) De notatie is eveneens afhankelijk van het Data type. Door het uitklaplijstje te activeren ziet u de mogelijkheden inclusief voorbeelden. Met name voor Datum/Tijd (Date/Time) velden is de notatie belangrijk (zie onder). Voor numerieke velden kan de notatie de weergave van bijvoorbeeld de valuta bepalen. Data Type Datum/Tijd (Date/Time) Voor datums tussen 1930 en 2029 zou u in principe kunnen volstaan met een tweecijferige jaartal notatie, de eeuw notatie wordt dan automatisch correct ingevuld. Om verwarring en eventuele fouten te voorkomen adviseren wij echter om een viercijferig jaartal te gebruiken. Kies bijvoorbeeld voor Korte datumnotatie (Short Date). Schaal (Scale) Deze optie ziet u alleen als u Veldlengte Decimaal heeft geselecteerd. U geeft hier het aantal gewenste decimalen op. Aantal decimalen (Decimal places) Dit veld is alleen zichtbaar voor variabelen van het data type Numeriek (Number). Voor veldlengte Decimaal (Decimal), Enkele precisie (Single) en Dubbele precisie (Double) bepaalt u hier het aantal toegestane posities achter de komma. De optie Auto kiest u als u onder Schaal (Scale) reeds het aantal decimalen heeft ingesteld. Hoewel u ook voor de veldlengten Byte, Integer en Lange integer (Long Integer) het aantal decimalen kunt selecteren, is het in deze gevallen betekenisloos. Invoermasker (Input Mask) Door een invoermasker te definiëren wordt de gegevensinvoer in sommige situaties vergemakkelijkt. U kunt bijvoorbeeld een invoermasker voor datumvelden of voor een ZIS nummer of postcode opgeven, zodat u geen scheidingstekens meer hoeft in te typen. Door de drie puntjes rechts van het witte vak aan te klikken kunt u voor Datum/Tijd en voor Tekst velden met behulp van de Wizard het meest geschikte masker selecteren: 2. Tabellen Pagina 9 van 33

10 Selecteer het gewenste datum- of tijdformaat en klik twee keer op Volgende (Next) en dan op Voltooien (Finish). Voor numerieke velden zult u zelf een invoermasker moeten genereren. Gebruik eventueel het Handboek Access 2000 onder Invoermaskers definiëren. Bijschrift (Caption) Wanneer u een formulier gaat aanmaken, verschijnt automatisch de veldnaam als label bij het veld. Daarvoor kunt u het bijschrift gewoon leeg laten. Als u een andere tekst dan de veldnaam wilt laten verschijnen, kunt u deze hier opgeven. U kunt hier echter ook mee wachten tot u de formulieren gaat ontwerpen. Standaardwaarde (Default) In dit veld kunt u een standaardwaarde specificeren. Voor numerieke velden staat hier standaard de waarde 0. U dient zich wel te realiseren dat als om welke reden dan ook de data invoer voor een veld is overgeslagen, deze standaardwaarde wel wordt opgeslagen. Zo wordt de schijn gewekt dat de invoer niet zou zijn overgeslagen. Daarom dient u de eigenschap standaardwaarde leeg te maken voor velden waarop data invoer plaatsvindt. Validatieregel (Validation Rule) Hier kunt u een expressie opgeven waaraan de invoer van gegevens moet voldoen. Dergelijke regels gaan altijd over de waarden voor het betreffende veld. Er kan dus niet vergeleken worden met een ander veld (bijvoorbeeld om te kijken of de ene datum wel na een andere datum ligt). Voor enkele voorbeelden zie onderstaande tabel. Zie voor meer informatie het Handboek Access 2000 onder Eenvoudige veldvalidatieregels definiëren. Validatietekst (Validation Text) Zodra een invoer niet aan de bovengenoemde regel voldoet, kunt u een pop-up box laten verschijnen. De tekst hiervoor definieert u in dit veld. Voorbeelden met betrekking tot bovengenoemde regels zijn: 2. Tabellen Pagina 10 van 33

11 Validatieregel: Accepteert de volgende Voorbeeld van validatietekst waarden: <=10 kleiner of gelijk aan 10 Waarden boven de 10 zijn niet toegestaan 1,2 or -1 1, 2 en 1 Dit is een ongeldige code. Alleen de waarden 1, 2 en -1 zijn toegestaan AMC Or OLVG deze twee tekstvelden Dit is een ongeldig antwoord. Alleen de antwoorden AMC en OLVG zijn toegestaan Between #01/01/2001# And #31/12/2001# datums in het jaar 2001 Alleen datums in het jaar 2001 zijn toegestaan Vereist (Required) Als een veld niet leeg mag blijven, stel deze eigenschap dan in op Ja(Yes). Voor sleutelvelden (zie onder) hoeft u dit echter niet te doen; deze moeten per definitie ingevuld worden. Als twee of meer formulieren gebruik maken van dezelfde tabel, dan kunt u met een Ja voor deze eigenschap echter in de problemen komen. Bij invoer in één van de formulieren zal Access dan namelijk zeggen dat velden, die alleen op de andere formulieren voorkomen, niet zijn ingevuld. In deze gevallen moet u de eigenschap Vereist dus niet gebruiken. Lengte nul toestaan (Allow Zero Length) Deze eigenschap is alleen van toepassing op Tekst en Memo velden. Hanteer de standaardwaarde Nee (No) en zorg dat de waarde van de eigenschap Vereist op Nee (No) staat. Geïndexeerd (Indexed) Door een index in te bouwen worden de gegevens sneller toegankelijk. Indexeren is alleen belangrijk bij de sleutelvelden in de hoofdtabel. Voor niet-sleutelvelden kunt u deze eigenschap normaliter op Nee (No) laten staan. Is slechts één veld uit de tabel het sleutelveld, dan kiest u voor Ja (Geen duplicaten) (Yes (No Duplicates)). U wilt immers dat dit veld maximaal éénmaal een bepaalde waarde krijgt. Vormen twee of meer velden tezamen de sleutel, dan stelt u deze eigenschap voor de velden in op Ja (Duplicaten OK) (Yes (Duplicates OK)). Nu wilt u immers toestaan dat een waarde voor één van deze velden vaker voorkomt. Unicode-compressie (Unicode Compression) Deze eigenschap komt alleen bij tekstvelden voor. Laat deze standaard op Ja (Yes) staan. 2. Tabellen Pagina 11 van 33

12 Opdracht 5 Onderstaande tabel geeft de veldeigenschappen voor de velden in onze studie. In TblHematologie zijn de Veldeigenschappen reeds toegekend. Velden die in meerdere tabellen voorkomen worden slechts éénmaal genoemd. Het Invoermasker (Input Mask) wordt m.b.v. de Wizard ingesteld. Voor veldeigenschappen die wel in het Access scherm voorkomen, maar niet in deze tabel, hanteert u de standaard instelling. De Veldlengte (Field Size) is niet van toepassing op datumvelden; vul de waarde in deze kolom in onder Notatie (Format). Voor alle niet-datum velden moet de default waarde van 0 uit de Veldeigenschappen verwijderd worden! Field Name Field Size / Format Input Mask Decimal Places Caption Default Value Indexed PIN Long Integer PIN Leeg! TblPatient: Yes (No Dupl) Overig: Yes (Dupl OK) DoB Short Date 99/99/0000; 0;_ Leeg! Sex Long Integer Geslacht Leeg! No Visit Long Integer Leeg! Yes (Dupl. OK) VisitDt Short Date 99/99/0000; 0;_ Leeg! No No Dubbel SlikSt Long Integer Leeg! No UnitCode Long Integer Leeg! Yes (No Dupl) Geboortedatum Unit- Description 20 Leeg! No Vul vervolgens de veldeigenschappen Validation Rule en Validation Text in op grond van de onderstaande tabel. Ter informatie: Om de patiënt identificatienummers op andere studies af te stemmen worden waarden van 2000 t/m 2999 gebruikt. De deelnemende patiënten mogen niet jonger dan 18 jaar zijn. Alle bezoeken vinden plaats in het jaar Visit, Sex, Dubbel, SpraakSt, SlikSt en UnitCode zijn reeds gecodeerd; hier worden dus geen validatieregels voor opgesteld. Table Field Name Validation Rule Validation Text TblPatient TblBezoek TblAnamnese PIN >=2000 And <3000 PIN buiten toegestane marge van TblPatient DoB <=# # Patiënt is jonger dan 18 jaar TblBezoek VisitDt >=# # And <=# # Datum valt buiten studie periode B Veldeigenschappen op het tabblad Opzoeken (Lookup) De veldeigenschappen op het blad Opzoeken (Lookup) zijn bedoeld om een codering voor een veld te definiëren. Een codering is een lijst met opzoekwaarden die als mogelijke opties gelden voor het invoeren van een veld in de database. Zo n lijst verschijnt automatisch bij het aanklikken van het veld, en data entry kan dan één van de antwoordopties kiezen: 2. Tabellen Pagina 12 van 33

13 Voor niet-gecodeerde velden blijft dit tabblad nagenoeg leeg: alleen het eerste vak is ingevuld met Tekstvak (Text Box). Datum/Tijd velden zijn niet te coderen. Voor een gecodeerd veld als Geslacht kunnen deze eigenschappen er als volgt uitzien: Weergave besturingselement (Display Control) Standaard staat hier Tekstvak (Textbox). Dit betekent dat elk antwoord dat van het juiste data type, lengte en decimalen is, geldig is. Als u de antwoord opties voor een veld echter wilt beperken, dan kunt u hier aangeven dat het antwoord altijd een waarde uit een specifieke lijst moet bevatten. Daartoe selecteert u Keuzelijst (List Box) of Keuzelijst met invoervak (Combo Box). We zullen alleen de laatste optie bespreken. Type rijbron (Row Source Type) Hier geeft u aan of de lijst met antwoorden uit een Tabel/Query komt, uit een Ingevoerde lijst met waarden (Value List) of uit een Lijst met velden (Field List) die veldnamen uit een andere tabel bevat. In deze handleiding bespreken we alleen de eerste twee mogelijkheden. U kunt dus: de antwoordcategorieën met behulp van de optie Tabel/Query uit een codetabel ter beschikking stellen; de antwoordcategorieën met behulp van een Keuzelijst met invoervak (Combo Box) ter beschikking stellen. Rijbron (Row Source) Als u als type rijbron Tabel/Query heeft geselecteerd, dan kunt u hier de tabel of query die de waarden aanlevert opgeven. Heeft u als type rijbron Ingevoerde lijst met waarden (Value List) geselecteerd, dan voert u hier de waarden in, gescheiden door een ;. U dient zowel de codes en hun betekenis aan te geven (1; man; 2; vrouw; -1; missing). Afhankelijke kolom (Bound Column) Hier geeft u aan welk kolomnummer de waarden bevat die uiteindelijk in de tabellen worden opgeslagen. In het bovengenoemde voorbeeld is dit 1 (de getallen en niet hun betekenis wordt in de tabel bewaard). Aantal kolommen (Column Count) Geef het aantal kolommen aan dat afgebeeld wordt bij gebruik van een invoerscherm. Standaard is dit aantal 1; dan ziet u alleen de code. Verander dit in 2, zodat u zowel de code (kolom 1) als de betekenis (kolom 2) zichtbaar maakt voor de gegevensinvoer. Kolomkoppen (Column Heads) 2. Tabellen Pagina 13 van 33

14 Door Ja te selecteren wordt het Bijschrift (Caption) voor de kolom uit de Rijbron (Row Source) weergegeven. Meestal zult u echter met Nee kunnen volstaan. Kolombreedten (Column Widths) Hier kunt u de breedte van de afgebeelde kolommen invoeren, gescheiden door een ;. Deze kunt u echter gemakkelijker tijdens het formulier ontwerp instellen. Aantal rijen (List Rows) U kunt hier aangeven wat het maximum aantal rijen is dat wordt weergegeven. Hanteer ook voor kortere codelijsten de standaardinstelling 8 (tenzij u meer rijen gebruikt natuurlijk). Lijstbreedte (List Width) Hier geeft u de breedte van de gehele Keuzelijst met invoervak (Combo Box) aan. U kunt echter ook Auto selecteren, en de exacte breedte bij het aanmaken van de invoerschermen definiëren. Dan ziet u direct of de breedte prettig oogt of niet. Alleen lijst (Limit To List) Als alleen de waarden uit de Keuzelijst met invoervak (Combo Box) geldig zijn, vult u hier Ja (Yes) in. Als u echter ook wilt toestaan dat waarden die niet uit de lijst komen, ingevoerd kunnen worden, vult u Nee (No) in. De Veldeigenschappen Opzoeken (Lookup) hebben allen dus betrekking op het definiëren van codes, de vooraf bepaalde antwoordmogelijkheden op een veld. Alle coderingen voor één veld samen heten een codelijst. Er zijn meerdere mogelijkheden om een codelijst op te zetten. Naast bovengenoemde veldeigenschappen (dit noemen we methode A) kunt u een aparte tabel met coderingen definiëren (methode B): A Een codering met behulp van de veldeigenschappen instellen is een efficiënte werkwijze. Nadeel is echter dat als u eenmaal een invoerscherm op basis van de tabel hebt gemaakt, het doorvoeren van toevoegingen of wijzigingen in de codering omslachtiger wordt. De wijziging moet dan namelijk zowel in het invoerscherm als in de tabel gemaakt worden. Als u van tevoren echter de codes al vrijwel zeker weet (zoals de codering voor geslacht) dan hoeft dit geen probleem te zijn. Selecteer het veld en kies onder tabblad Opzoeken (Lookup) Weergave besturingselement (Display Control) Keuzelijst met invoervak (Combo Box). Als Type rijbron (Row Source Type) kiest u vervolgens Ingevoerde lijst met waarden (Value List). De codes en hun betekenis kunt u nu onder Rijbron (Row Source) volgens eerder genoemd formaat opgeven. B U kunt de codelijst in een aparte tabel onderbrengen, en deze met behulp van een relatie (relationship, zie onder) aan de tabel waarin het betreffende veld is opgenomen verbinden. Dit type codelijst is gemakkelijk in het beheer van wijzigingen en toevoegingen, en is bovendien praktisch wanneer één codelijst aan meerdere velden verbonden is (bijvoorbeeld een Ja/Nee/Niet bekend lijst). Ook is deze benadering overzichtelijker wanneer er sprake is van veel (grofweg meer dan 10) codes. Zo heeft u in opdracht B een tabel TblCodeUnit aangemaakt, met de velden UnitCode en UnitDesc. Onder de veldeigenschappen, tabblad Opzoeken (Lookup) van het te coderen veld selecteert u voor Weergave besturingselement (Display Control) de Keuzelijst met invoervak (Combo Box). Als Type rijbron (Row Source Type) kiest u vervolgens Tabel/Query (Table/Query). Onder Rijbron (Row Source) geeft u de naam van de codetabel. 2. Tabellen Pagina 14 van 33

15 Opdracht 6 In ons voorbeeld worden nu methode A en B toegelicht. De velden Sex, Dubbel en SlikSt met Veldeigenschappen in het veld zelf gecodeerd (methode A). Voor methode B, toegepast op UnitCode is reeds een tabel (TblCodeUnit) aangemaakt. Deze bevat de eenheden waaruit we bij het invullen van de tabel TblHematologie willen kunnen kiezen. Veld Display Control Row Source Type Row Source Column Count Limit to List Sex Combo Box Value List 1;man;2;vrouw;-1;missing 2 yes Dubbel SlikSt Combo Box Value List 1; ja; 2; nee; -1; missing 2 yes In de tabel TblCodeUnit voeren we nu alvast de later te gebruiken eenheden in: 2.4. Definieer de relaties Zodra u alle tabellen heeft gedefinieerd, moet u Access laten weten hoe deze onderling gerelateerd zijn. Zo dwingt u relaties tussen tabellen af, zoals de relatie tussen de hoofdtabel en andere tabellen, of tussen een tabel en een codetabel. Met zo n relatie bereikt u dat er voor een patiënt pas in een tabel ingevoerd kan worden als er al informatie van dezelfde persoon in de hoofdtabel staat. Relaties zijn ook essentieel in het gebruik van codetabellen. Door de codetabel te verbinden aan de tabel X waarin de code wordt toegepast, bereikt u dat alleen de waarden uit de codetabel als antwoord op het veld uit tabel X gegeven kunnen worden. Ga naar het databasevenster, sluit de eventuele geopende tabellen en klik op de icoon Relaties (Relationships):. Als de tabellen niet zichtbaar zijn klikt u op:. Voeg als eerste de hoofdtabel toe (de tabel die de belangrijkste patiënt identificerende velden bevat, bijvoorbeeld het patiëntnummer binnen de studie), en vervolgens de overige tabellen. Eventuele codetabellen plaatst u vlakbij de tabel waarin deze toegepast worden. Als alle benodigde tabellen zijn toegevoegd kunt u het Tabel toevoegen (Show Table) venster sluiten. Sleep nu met de muis het sleutelveld van de belangrijkste tabel (dus te beginnen met de hoofdtabel of met de codetabel) naar het overeenkomstige veld in de tabel die met de hoofdtabel samenhangt. Meestal is dit een veld met dezelfde naam. Nu verschijnt het volgende scherm: 2. Tabellen Pagina 15 van 33

16 De veldnamen zijn al ingevuld. Controleer of de correcte namen zowel voor de tabel als voor de gerelateerde tabel genoemd worden. Als de sleutel van beide tabellen uit meerdere velden bestaat dan kunt u deze velden op de volgende regel(s) selecteren. Door het vakje Referentiële integriteit afdwingen (Enforce Referential Integrity) aan te vinken, waarborgt u dat er in de gerelateerde tabel alleen regels worden aangemaakt indien er een regel van hetzelfde sleutelveld in de hoofdtabel voorkomt (zo wordt bijvoorbeeld voorkomen dat een vragenlijst voor iemand kan worden ingevuld die niet in de patiënt tabel bestaat). Vervolgens verschijnen de opties Gerelateerde velden trapsgewijs bijwerken (Cascade Update Related Fields) en Gerelateerde records trapsgewijs verwijderen (Cascade Delete Related Records). Deze opties kunnen handig zijn om in één klap gegevens in meerdere tabellen bij te werken of te verwijderen. Dit houdt echter risico s in als u slechts in een enkele tabel gegevens wilt verwijderen. Daarom raden wij u aan deze opties niet aan te vinken. Met behulp van Maken (Create) maakt u de relatie daadwerkelijk aan. Sluit het relatie venster af en bewaar de wijzigingen. Opdracht 7 Leg de volgende relaties: Van TblPatient naar TblBezoek. Deze tabel is de eerste onder de tabel met patiëntgegevens. Koppeling vindt plaats op grond van het veld PIN. Van TblBezoek naar TblAnamnese en van TblBezoek naar TblHematologie. Dit zijn de volgende twee tabellen in de hiërarchie. Koppeling vindt nu plaats op grond van PIN en Visit. Van TblCodeUnit naar TblHematologie. In deze relatie is TblCodeUnit de hoofdtabel, want deze bepaalt de inhoud van UnitCode. De koppeling vindt dan ook plaats op grond van UnitCode. Vink Referentiële Integriteit (Referential Integrity) aan, maar de twee cascade-opties niet. 2. Tabellen Pagina 16 van 33

17 3. Queries 3.1. Soorten queries In Access kunnen verschillende types queries gemaakt worden. Niet alle types zullen in deze cursus behandeld worden: dit betreft de Union query, de Pass-through query en de Data-definition query. Zoals genoemd in 2.2 Definieer de tabellen worden tabellen gebruikt om gegevens in op te slaan. Queries worden gebruikt voor het selecteren, ordenen, combineren of bewerken van die gegevens. Deze verschillende functies van queries worden vaak in combinatie gebruikt: bijvoorbeeld een query die voor de vrouwen in een onderzoek de hoogste HB waarde in een nieuwe tabel schrijft. In deze cursus zullen eerst de selectiequeries (3.2) behandeld worden, omdat de vaardigheden die hierbij gebruikt worden ook in andere soorten queries gebruikt worden. Vervolgens worden de updatequeries behandeld (3.3): deze worden gerbuikt om de inhoud van velden te wijzigen. Dan worden de sommatiequeries (3.5) behandeld: dit zijn selectiequeries waarbij gebruik word gemaakt van de zogenaamde GROUP BY functie. Hiermee is het mogelijk om records te groeperen en vervolgens van deze groepen gegevens een aantal totalen uit te laten rekenen (som, aantal, gemiddelde, etc.). Voor de oefeningen hebben we iets meer gegevens nodig en deze halen we met attachen en een aantal appendqueries (3.4) uit een andere database. Tot slot worden de maketable- (3.6) en de deletequeries (3.7) kort behandeld. In zekere zin zijn deze laatste twee soorten queries selectiequeries, die gevolgd worden door een handeling toegepast op de geselecteerde records Selectiequeries Door middel van queries kunt u gegevens uit één of meerdere tabellen bekijken. Bovendien kunt u selectiecriteria per veld aangeven, zodat alleen die gegevens die aan de criteria voldoen, verschijnen. Dan gebruikt u een zogenaamde selectiequery. Van deze methode maken we gebruik bij zowel het bekijken als bij het valideren van de data. Stel dat het in onze voorbeeldstudie verdacht is als iemand wel dubbelziet, maar geen slikstoornis heeft. In een query selecteert u nu de velden die u wilt zien (patiëntnummer, initialen, bezoeknummer, en de velden die betrokken zijn bij de check, Dubbel en Slikst ). Bovendien geeft u de selectiecriteria aan: namelijk Dubbel = 1 (ja) en SlikSt = 2 (nee). Deze selectiequery zal als output hebben alle visites voor alle patiënten waarin de aanwezigheid van dubbelzien met de afwezigheid van slikstoornissen vermeld is. We maken onderscheid tussen zogenaamde enkelvoudige queries die antwoorden op één regel checken, en herhalingsqueries die inconsistenties tussen verschillende regels binnen een tabel boven halen. A. Enkelvoudige queries Stap 1. Definieer de query Als eerste maakt u de query aan. In het database venster klikt u op Queries en vervolgens op Query maken in ontwerpweergave (Create query in Design view). Nu verschijnt een leeg query-ontwerpscherm en, waarschijnlijk, een overzicht van de reeds gecreëerde tabellen en queries. Als dit niet zichtbaar is, klikt u op de icoon (Show Table). Door de gewenste tabel(len) te selecteren en toe te voegen, worden ze opgenomen in het query ontwerpscherm. U dient het venster met het tabellenoverzicht te sluiten voordat u verder gaat. 3. Queries Pagina 17 van 33

18 Bewaar de query onder een logische naam (zie kader). Hou eveneens in een (tekst) document bij welke querynaam welke inconsistentie checkt. Geef hierbij ook de restricties op (bijvoorbeeld als de query alleen voor visite 1 opgaat, alleen voor mannen et cetera). Naamgeving selectiequeries Laat de namen van selectiequeries met QrySel beginnen, gevolgd door een aanduiding van de velden die u bekijkt of checkt (bijvoorbeeld QrySelManZwanger). Stap 2. Voeg de velden toe Kies vervolgens uit de geselecteerde tabel(len) de velden die u in de output van de query te zien wilt krijgen. Dit zijn: velden die de geselecteerde regel eenduidig identificeren (patiëntnummer, ter controle eventueel de initialen, het centrumnummer (handig als u de gegevens op lokatie moet controleren, bezoeknummer); velden die nodig zijn om de inconsistente regels te selecteren. Als het er om gaat abusievelijk bij een man ingevulde zwangerschapstesten te selecteren, neemt u de variabelen Geslacht en Uitslag zwangerschapstest op. 3. Queries Pagina 18 van 33

19 U kunt een variabele selecteren door erop te dubbelklikken. Op de eerste regel ziet u nu de veldnaam staan; op de tweede regel de tabelnaam. De kolommen kunt u selecteren, verplaatsen of verwijderen. Stap 3. Stel de selectiecriteria op In zijn huidige toestand geeft de query de geselecteerde velden weer. Het is dus een weergave van een aantal kolommen uit de gehele tabel. Een nuttige eigenschap van queries is echter dat er op bepaalde antwoorden gefilterd kan worden. Zo wordt naast een beperkt aantal kolommen ook een beperkt aantal regels geselecteerd. Dit doen we door voor één of meerdere velden selectiecriteria te benoemen. Deze worden genoteerd in de regel Criteria in de kolom van het betreffende veld. De omschrijving van de criteria verschilt per data type: Numerieke velden (data type (Number)) 2 selecteert het antwoord 2; >=1 and <5 selecteert de waarden 1, 2, 3 en 4; Between 1 and 4 eveneens (de grenswaarden vallen dus binnen de selectie!); 1 or 3 or 5 selecteert de antwoorden 1, 3 of 5; 1 or (>=3 and < 5) selecteert antwoord 1, 3 of 4. Tekstvelden (data type (Text)) AMC selecteert het antwoord AMC; NL or B selecteert de antwoorden NL en B; In ( NL ; B ) doet hetzelfde; like *dam selecteert alle regels waarbij de tekst in het veld eindigt op de letters dam; like *dam* selecteert alle regels waarbij de tekst in het veld de letters dam bevat. Datumvelden (data type Datum/Tijd (Date/Time): # # selecteert alleen de datum 1 december 2003; >=# # and <= # # selecteert alle datums in december 2003 (datums dienen altijd tussen # # vermeld te worden). Voor alle velden geldt: Is Null selecteert de records waarvoor het veld leeg is; Is Not Null selecteert records waarvoor dit veld met welke waarde dan ook gevuld is; <> x ( x voor tekstvelden tussen ) selecteert alle veldwaarden die niet gelijk zijn aan waarde x. 3. Queries Pagina 19 van 33

20 Door de criteria voor verschillende velden op dezelfde regel te plaatsen, selecteert u alleen die regels die zowel aan het criterium van de éne als aan het criterium van het andere veld voldoen. In onderstaande situatie worden patiënten geselecteerd met visites waarin er sprake is van dubbelzien én tegelijk geen slikstoornis voorkomt (1 betekent ja; 2 betekent nee): Door de criteria voor het éne veld op de regel Criteria te plaatsen en voor de andere op de regel or, selecteert u die situaties waaraan ofwel aan het éne ofwel aan het andere criterium voldaan is. Zo kunt u die situaties bovenhalen waarin er sprake is van dubbelzien en waar het antwoord op slikstoornis ofwel nee ofwel onbekend (-1) is: Stap 4. Velden weergeven Door middel van een vink op de regel Show geeft u aan of het betreffende veld al dan niet in de resultaten van de query wordt weergegeven. Deze optie is standaard aangevinkt (zie bovenstaande figuur). Als u echter alle patiënten met visite 1 vòòr 1 januari 2003 wilt zien, hoeft u de inhoud van het veld visite niet in uw output weer te geven. Deze zal toch in alle gevallen 1 zijn. Het veld moet echter wel in de query opgenomen zijn omdat erop geselecteerd wordt. 3. Queries Pagina 20 van 33

21 Stap 5. Velden gesorteerd weergeven Het zal prettig zijn als de resultaten van de query gesorteerd worden, bijvoorbeeld op patiëntnummer. Dit zorgt voor een efficiënte afhandeling van de inconsistenties. Hiertoe selecteert u in de regel Sort de optie Oplopend (ascending) (aflopend (descending) als u van hoog naar laag wilt selecteren). U kunt bovendien op meerdere velden laten sorteren. Het meest linkse veld zal als eerste sorteercriterium gebruikt worden. Dus als u eerst op patiëntnummer wilt sorteren en binnen een patiënt op bezoeknummer, vult u in beide velden ascending in en plaats u patiëntnummer geheel links met direct rechts daarvan het bezoeknummer. Stap 6. De query runnen U kunt de query activeren door deze te laten runnen over de ingevoerde gegevens. Klik hiertoe op de menu optie Run. U kunt met de knop View terug naar de ontwerpweergave. Als de query correct gedefinieerd is, kunt u deze ten alle tijden runnen over de tot dan toe ingevoerde data. Voer na eventuele afwerking van de inconsistenties alle queries altijd nogmaals uit om er zeker van te zijn dat de inconsistenties weg zijn. Opdracht 8 Open de database Neuropathie2.mdb. Hierin zijn reeds gegevens van drie patiënten ingevoerd. Maak een query die patiënten selecteert met een BSE waarde boven de referentiewaarde (6 mm/uur voor mannen, 12 mm/uur voor vrouwen). Geef de query de naam QrySelBSEAboveRef. Neem hierin ook de velden PIN en Visit ter identificatie op. Bedenk welke velden u in de output van de query wilt weergeven, en eveneens of u een sortering toepast. Run de query en bekijk of deze inderdaad patiënten 2100 (visite 1), 2435 (visite 2) en 2842 (visite 1) heeft bovengehaald. Tip Als u in een tabel voor iedere validatiecheck een tekstveld definieert kunt u deze in de query opnemen en er voor die patiënten waar de inconsistentie de werkelijkheid weergeeft, een verkaring van de inconsistentie in opnemen. Door nu voor dit veld het selectiecriterium Is Null op te geven worden zulke patiënten na opgave niet meer geselecteerd. Opdracht 9 Voeg voor de query van opdracht 8 aan de tabel TblHematologie een veld RemarkBSE toe waarin u een verklaring van de inconsistentie kunt opgeven als er geen sprake is van een invoerfout. Neem dit veld nu in de query op en selecteer alleen die patiënten waarvoor dit veld leeg is (Is Null). Vul voor patiënt 2435 een verklaring in in de tabel TblHematologie. Run de query opnieuw en bekijk het resultaat. B. Queries over meerdere regels In de tabel uit het voorbeeld van de vorige paragraaf werd steeds één regel per patiënt per visite aangemaakt (patiëntnummer en bezoeknummer zijn immers de sleutelvelden). Door middel van de query vergeleek u de antwoorden die op één regel stonden met elkaar. Dit warende enkelvoudige queries. U keek immers voor iedere patiënt binnen visite 1 en binnen visite 2 naar de combinatie van de waarden op Dubbel en SlikSt. 3. Queries Pagina 21 van 33

22 Als u echter de waarde voor een veld op de éne regel met die op een andere regel wilt vergelijken komt u met de methode in paragraaf A niet uit. Stel, visite 2 hoort maximaal 5 dagen na visite 1 plaats te vinden. U wilt die patiënten selecteren voor wie visite 2 6 dagen of meer na visite 1 ligt. Visite 1 en 2 zijn echter op verschillende regels weergegeven: Om deze in de output van uw query toch op één regel te krijgen bouwt u als volgt uw selectiequery op: Stap 1. Definieer de query Hier voegt u in het query ontwerpscherm allereerst de betreffende tabel twee keer toe. Merk op dat de tabel bij een tweede toevoeging het achtervoegsel _1 meekrijgt. Sluit het Show Table scherm. Om aan te geven dat u de gegevens per patiënt op één regel wilt hebben legt u een link tussen beide patiëntnummers. Dus niet tussen patiënt én bezoeknummer zoals in paragraaf A, anders zouden de gegevens juist op meerdere regels belanden). Dit doet u door het patiëntnummer uit de éne tabel naar het patiëntnummer uit de andere tabel te slepen. Er verschijnt nu een verbindende lijn tussen de twee tabellen. Let erop dat de lijn tussen de twee patiëntnummers en niet tussen andere velden ligt! 3. Queries Pagina 22 van 33

23 Stap 2. Voeg de velden toe Selecteer uit de eerste versie van de tabel de identificerende velden (patiëntnummer, maar u zou ook initialen of centrumnummer kunnen toevoegen) en de velden op grond waarvan u gaat selecteren (dit is alleen het visitenummer, met de visitedatum doet u niets). Selecteer uit de tweede tabel alleen de selectie velden (visitenummer en visitedatum). Stap 3. Stel de selectiecriteria op Vul nu de criteria voor inconsistentie in. Dit is in ons voorbeeld Bezoek = 1 uit de eerste tabel en Bezoek = 2 met Bezoekdatum > Bezoekdatum van visite dagen uit de tweede tabel. In Access dient u weer te geven op welk veld uit welke tabel u het criterium toepast. U dient de tabelnaam en veldnaam tussen [ ] te vermelden, gescheiden door een!. Het selectiecriterium dient er als volgt uit te zien: >[TblBezoek]![Visitdt] + 5 Het queryontwerp ziet er tot nu toe als volgt uit: Stel nu dat bezoek 2 niet alleen maximaal 5 dagen na bezoek 1 moet liggen, maar ook minimaal 3 dagen erna. Dan willen we ook de gevallen die 1 of 2 dagen na bezoek 1 liggen selecteren. Dat betekent dat Bezoek 2 > Bezoek dagen of Bezoek 2 < Bezoek dagen. De query ziet er dan als volgt uit: 3. Queries Pagina 23 van 33

24 Indien gewenst kunt u hier ook meer dan 2 verschillende criteria opgeven. Stap 4 t/m 6: het weergeven en sorteren van de velden en het runnen van de query verloopt identiek aan de wijze bescheven in methode A. Opdracht 10 Controleer de protocol eis dat voor patiëntnummers bezoek 2 plaatsvond op 5 8 dagen na bezoek 1 en voor patiënten (dit is een andere subgroep met een ietwat verschillend studieschema) op 6 9 dagen na het eerste bezoek. Bedenk zelf een goede querynaam. Voer de query uit. Als het goed is ziet u nu dat patient 2100 en 2842 niet aan de gestelde eis voldoen. Opdracht 11 Stel nu dat mensen met een verhoogd Hb vrijwel altijd ook dubbelzien. Als mensen met een verhoogd Hb dan niet dubbelzien is dit verdacht. Er zou sprake kunnen zijn van een incorrecte invoer. Hb is verhoogd als de waarde boven 9.8 mmol/l ligt (bij vrouwen) of boven 10.0 mmol/l (mannen). Schrijf een query die deze gevallen selecteert. U dient 3 tabellen te selecteren. Inconsistenties moeten per patiënt en per visite geselecteerd kunnen worden. Daarom is het belangrijk aan te geven op welke velden de tabellen met elkaar gelinkt zijn! Geef de query een betekenisvolle naam. Voer de query nu uit. U hoort nu visite 1 van patiënt 2842 te zien. 3. Queries Pagina 24 van 33

25 3.3. Update queries Met een data transformatie wilt u een veld dat u heeft aangemaakt maar niet heeft ingevoerd, vullen op grond van reeds ingevoerde waarden. Dit doen we met een zogenaamde update query. Zo n query bewerkstelligt de bijwerking (update) van gegevens; dit in tegenstelling tot een selectie query die slechts gegevens toont. We behandelen hier het berekenen van één somscore voor de anamnese items dubbelzien en slikstoornis. Het antwoord ja geeft steeds een score van 1, nee geeft een score van 2. Ontbrekende waarden mogen niet meegeteld worden. De totaalscore ligt dus tussen 2 en 4, waarbij 2 staat voor beide klachten aanwezig, 3 voor 1 klachten aanwezig, en 4 voor beide klachten afwezig. In de volgende stappen wordt uitgelegd hoe u de antwoorden tot één somscore kunt hercoderen in het veld AnamSom. Stap 1. Definieer het nieuwe veld Maak in de tabel waar u de nieuwe variabele wilt zien het veld AnamSom aan. Dit kan in de tabel zijn waar de te transformeren informatie vandaan komt, het kan echter ook een andere tabel zijn. In ons voorbeeld maken we het veld aan in de tabel TblAnamnese. Instructies voor het definiëren van een veld vindt u in les 2, paragraaf 2.3. Vermeld in de beschrijving van het veld dat het is afgeleid en van welk veld of welke velden het is afgeleid. U hoeft geen validatieregel of codelijst toe te voegen, het veld wordt immers automatisch gevuld. U kunt nu wel de standaardwaarde 0 handhaven, zo ziet u later welke velden eventueel niet gevuld zijn. Het veld hoeft alleen op tabelniveau aangemaakt te worden en hoeft dus niet in een formulier weergegeven te worden omdat het elektronisch ingevuld gaat worden. De tabel TblAnamnese ziet er na toevoeging van AnamSom als volgt uit: Stap 2. Definieer de query Maak nu een nieuwe query aan en selecteer de benodigde tabel. Voor instructies zie de vorige bijeenkomst. Selecteer de menu optie Query en vervolgens Query bijwerken (Update Query). Nu heeft u de query die u in eerste instantie (standaard) als selectiequery aanmaakte omgezet in een update query. Het query type is eveneens in de tekstbalk boven in het venster te zien. Bewaar de query nu onder een 3. Queries Pagina 25 van 33

26 zinvolle naam (zie kader). In het databasevenster ziet u dat een update query een ander symbool meekrijgt dan een selectiequery ( ). Naamgeving update queries Laat de namen van update queries met QryUpd beginnen, gevolgd door de naam of een omschrijving van het veld dat u invult (bijvoorbeeld QryUpdAge of QryUpdStudieduur). Het query scherm ziet er nu als volgt uit. Merk op dat de regel Update to nieuw is. Hierin plaatst u later de expressie die tot de gewenste waarde van het nieuwe veld leidt: Stap 3. Voeg de velden toe Nu selecteert u die velden die betrokken zijn bij de transformatie. Dit is het veld (of de velden) die de informatie leveren plus het veld wat gevuld gaat worden. Ook velden op grond waarvan u wilt selecteren voegt u toe (bijvoorbeeld een update die alleen voor vrouwen uitgevoerd mag worden). In ons voorbeeld betreft het Dubbel, SlikSt en AnamSom. U hoeft dus geen identificerende velden als patiënt- of visitenumer op te nemen (de reden hiervoor wordt in stap 6 uitgelegd). Stap 4. Stel de selectiecriteria op Als de update slechts onder bepaalde criteria uitgevoerd mag worden, geeft u nu deze criteria op. In ons voorbeeld willen we de somscore alleen uitrekenen als op alle drie de klachten een antwoord is gegeven. Een antwoord onbekend (-1) op één van de drie velden moet dus uitgezonderd worden. We vermelden dus <>-1 als criterium voor Dubbel en SlikSt. 3. Queries Pagina 26 van 33

27 Stap 5. Definieer de update Deze stap vormt de kern van de update actie. Hier kunt u aangeven dat het nieuwe veld bijvoorbeeld het verschil tussen twee andere velden is, of, zoals in ons voorbeeld, de som van drie andere velden. U geeft eenvoudigweg de expressie [Dubbel] + [SlikSt] op. Let op: als u meer dan één keer dezelfde tabel in de query betrekt, dient u de tabelnaam voor de variabelenaam te vermelden en deze scheiden met een! (dan zou de expressie [TblAnamnese]![Dubbel] + [TblAnamnese]![SlikSt] worden). Stap 6. De query runnen U kunt nu de update uitvoeren door de query te uitvoeren over de ingevoerde gegevens. Klik hiertoe op de menu optie Run. U kunt met de knop View terug naar de ontwerpweergave. Access vraagt om een bevestiging van deze actie, omdat het immers om een wijziging van de gegevens gaat. U 3. Queries Pagina 27 van 33

28 krijgt de resultaten echter niet te zien. Dit is de reden waarom u in tegenstelling tot de validatie queries geen identificerende velden als patiëntnummer of visite in de query hoeft op te nemen. Bevestig de update, sluit de query af en bewaar de wijzigingen. Stap 7. De resultaten bekijken Om het resultaat van de update te bekijken kun u het gemakkelijkst de betreffende tabel openen. Dan ziet u in één oogopslag de betreffende velden en het nieuwe veld. Controleer of de query inderdaad bijwerkt wat u wilde. Corrigeer de query eventueel. Als de query geheel correct is, kunt u deze te allen tijde runnen over de tot dan toe ingevoerde data. U dient zich te realiseren dat een wijziging in één van de velden die de informatie voor de update leverden niet in het nieuwe veld doorwerkt. Daartoe dient u de query opnieuw te runnen. Opdracht 12 Creëer een veld Duur dat de totale studieduur (de periode tussen de twee bezoeken) per patiënt in dagen bevat. Vul dit met behulp van een update query. Noem deze QryUpdDuur. Let erop dat de te gebruiken velden op één regel moeten staan (met andere woorden: dezelfde tabel moet tweemaal in de query opgenomen worden). Bedenk u dat alleen op het veld PIN gelinkt moet worden! Run de query, bekijk en controleer het resultaat in de betreffende tabel. De studieduur zal op slechts één van de twee regels weergegeven worden. Ter controle: patiënt 2100 heeft een studieduur van 4 dagen; patiënt dagen en patiënt dagen. Opdracht 13 We willen voor de Hemoglobine waarde een score van 1 toekennen indien de parameter buiten de referentiewaarden valt. Waarden binnen de referentiewaarden scoren niet. Ook een missing telt niet. De referentie waarden zijn als volgt gedefiniëerd: mmol/l (mannen), mmol/l (vrouwen). Maak eerst de variabele HbScore aan die vervolgens door de query gevuld wordt. Run de query en bekijk het resultaat in de tabel. Ter controle: Patiënt 2435 heeft een score voor BSE en Hb, beide op bezoek 2; patiënt 2842 voor BSE op bezoek Append queries Voor het maken van de oefeningen met sommatiequeries zijn wat meer records nodig in de table TblHematologie. Om TblHematologie aan te vullen is er een extra database genaamd C\Documents and Settings\Stu7\My documents\set01.mdb. Link TblPatient en TblHematologie van dit bestand aan de huidige database. Instrukties over hoe dit moet staan op In het kort: - neem de menu optie "file", "get external data", "link tables" - er wordt een dialoogvenster geopend: browse/blader naar C\Documents and Settings\Stu7\My documents\set01.mdb, selecteer deze en klik op de knop "link" - er wordt een nieuw dialoog venster geopend met alle objecten van het Access bestand: neem hierin het tabblad "tables" - kies TblPatient, TblBezoek en TblHematologie - klik op de knop "select" - klik op de knop "OK" 3. Queries Pagina 28 van 33

29 - de tabels zijn nu geattached: dit is te zien aan de pijl die voor de naam staat Omdat de naam van de tabel uniek moet zijn en er al een TblHematologie bestaat, wordt de naam van de geattachde tabel TblHematologie1. We gaan nu m.b.v. een zogenaamde appendquery de records van TblPatient1 invoegen in TblPatient. Ga naar het tabblad queries en maak een nieuwe query aan. Kies als tabel om mee te werken de geattachde table TblPatient1. Kies m.b.v. het sterretje alle velden van deze tabel als output voor de query. Bekijk het resultaat en probeer te schatten hoeveel records ongeveer toegevoegd zullen worden. Kies nu uit het menu Query, Append query : een dialoog venster verschijnt: Kies nu voor de tabel TblPatient en klik op OK. Run de query: er zal een waarschuwing verschijnen dat een aantal records niet toegevoegd kan worden omdat hun waarde voor het sleutelveld reeds aanwezig is; klik op Yes. Kontroleer of je schatting klopte. Doe hetzelfde voor TblBezoek en voor TblHematologie Sommatie queries Zoals in de inleiding al werd gezegd worden sommatie queries gebruikt om records te groeperen en vervolgens van deze groepen gegevens een aantal totalen te laten uitrekenen. We zullen in deze paragraaf een aantal voorbeelden geven van sommatie. Er zal besproken worden hoe je te werk gaat wanneer je antwoord wilt hebben op de volgende vragen: - Welke deelnemers hebben een hematologie bepaling? - Welke deelnemers hebben gegevens met betrekking tot HB bepalingen? - Wat is de maximale HB waarde per PIN? - Wat is de gemiddelde HB waarde voor vrouwen en wat voor mannen? - Hoeveel bepalingen van elke soort zijn er verricht per deelnemer? - Hoe zet ik de resultaten van de vorige vraag in een rooster? Welke deelnemers hebben een hematologie bepaling? Wanneer je met een tabel met weinig gegevens werkt zal het voor de hand liggen de records gewoon te tellen. Hiertoe zet je de records op volgorde van PIN; vervolgens kijk je welke verschillende PINnen in de tabel staan: je kijkt als het ware naar de records, gegroepeerd op PIN. In een sommatiequery gaat dit als volgt: Kies eerst de tabel TblHematologie, zoals beschreven in 3.2, Selectiequeries, Stap 1. Definieer de query. Selecteer nu alleen het veld PIN en sorteer oplopend (ascending) op dit veld. Bekijk het resultaat en schat het aantal verschillende PINnen. Ga nu terug in ontwerp/designmode. Klik in de toolbar op het icoon voor sommatie, de sigma. Je ziet dat in je query-ontwerpscherm een regel wordt toegevoegd: Total: en bij het de kolom PIN wordt (standaard) ingevuld Group by. Bekijk het resultaat en je ziet welke afzonderlijke PINnen hematologie bepalingen hebben. Bewaar deze query onder de naam QrySumPINMetHematoData. 3. Queries Pagina 29 van 33

30 Welke deelnemers hebben gegevens met betrekking tot HB bepalingen? Om dit te bepalen wordt een nieuwe query gemaakt op basis van de tabel TblHematologie. Kies de velden PIN en HemPar. Selecteer de records voor HB, m.a.w. zet in de in de kolom HemPar in de regel Criteria 105, de code voor HB. Bekijk het resultaat en schat hoeveel PINnen een HB bepaling hebben. Ga vervolgens terug naar designmode en klik op het sommatie icoon. Standaard wordt voor beide kolommen op de regel Totals Group by ingevuld. Bekijk het resultaat en je ziet welke PINnen een of meer HB bepalingen hebben. Sla de query op met de naam QrySumPINMetHB. Wat is de maximale HB waarde per PIN? Een kenmerk van sommatiequeries is dat ze de mogelijkheid geven informatie over groepen records uit te rekenen. Zo kan bijvoorbeeld geteld worden hoeveel records er in een groep zitten, wat het maximum en minimum zijn, het gemiddelde, etc. Ga om het maximale HB per deelnemer te berekenen als volgt te werk: maak een nieuwe query op basis van TblHematologie en selecteer de velden PIN, Value en HemPar. Selecteer de HB bepalingen door als criterium voor HemPar 105 op te geven. Bekijk de gegevens en bepaal voor twee deelnemers hoe groot het maximum van de HB bepalingen is. Klik nu op het sommatieicoon. Zoals in de andere oefeningen wordt voor alledrie de kolommen de regel Totals op Group by gezet: verander dit voor de kolom Value in Max. Bekijk het resultaat en bekijk of de uitkomst is zoals je verwachtte. Bewaar de query als QrySumMaxHBPerPin. Wat is de gemiddelde HB waarde voor vrouwen en wat voor mannen? Deze opdracht lijkt natuurlijk heel veel op de vorige, maar er is een belangrijk verschil: de informatie kan niet meer uit één tabel gehaald worden. De informatie of een deelnemer man of vrouw is staat in de tabel TblPatient, de HB bepalingen staan in TblHematologie. Maak een nieuwe query aan op basis van TblPatient en TblHematologie. Omdat in het Relatiescherm al gedefinieerd is dat er een relatie bestaat tussen de twee tabellen zal deze automatisch aangemaakt worden voor het veld PIN. Selecteer de velden Sex, HemPar en Value en vul als als criterium voor HemPar 105 in. Bekijk het resultaat: je ziet dat er ook records zijn waarbij 1 als waarde is opgegeven. Dit is gedaan wanneer de uitkomst missing is. Bedenk dat we voor het berekenen van het gemiddelde deze waarden niet mee willen nemen. Klik op het sommatieicoon. Voeg nu eerst nog een keer het veld Value toe aan de query. Kies voor de regel Total de volgende waardes: Kolom Sex: Group by Kolom HemPar: Group by Eerste kolom Value: Avg (average, gemiddelde) Tweede kolom Value: Where Kies voor de regel Criteria de volgende waardes: Kolom HemPar: 105 Tweede kolom Value: >-1 3. Queries Pagina 30 van 33

31 Je query moet er nu als volgt uitzien: Draai de query en bewaar hem onder de naam QrySumAvgHbPerSex. Hoeveel bepalingen van elke soort zijn er verricht per deelnemer? Deze opdracht is een (kleine) uitbreiding van een eerdere opdracht, maar wordt gebruikt voor het volgende onderdeel. Maak een nieuwe query op basis van TblHematologie. Kies de velden PIN, HemPar en Value. Bekijk het resultaat en probeer van een of twee PINnen te tellen hoeveel verschillende bepalingen er zijn (missing telt als bepaling). Ga nu weer terug naar designmode en klik op het sommatieicoon. Kies voor de regel Total in kolom PIN Group by, voor kolom HemPar Group by en voor kolom Value Count. Bekijk het resultaat: dit bestaat uit een opsomming van hoeveel bepalingen van elke soort per PIN verricht zijn. Het is vaak overzichtelijk deze informatie in tabel/rooster vorm weer te geven. Dit doen we in de volgende opdracht. Sluit de query daarom nog niet. Hoe zet ik de resultaten van de vorige vraag in een rooster? De uitkomst van de query in de vorige opdracht gaan we in tabel vorm zetten, zodat het er ongeveer zo uitziet Aantal Aantal 2435 Aantal Dit gebeurt m.b.v. een zogenaamde CrossTab query. Dit is eigenlijk een sommatiequery waarbij je aangeeft -welk veld de regels identificeert: in ons voorbeeld is dit PIN -welk veld de kolommen identificeert: in ons voorbeeld HemPar -welk veld in de roostervakken moet staan: in ons voorbeeld het aantal bepalingen van elke soort per PIN Ga als volgt te werk: Neem de query uit de vorige opdracht en ga in designmode. Kies in het menu Query voor Crosstab query. In de query komt er nu een regel bij, genaamd Crosstab. Kies voor de regel Crosstab de volgende waardes: Kolom PIN: Row heading Kolom HemPar: Column heading Kolom Value: Value De query moet er nu als volgt uitzien: 3. Queries Pagina 31 van 33

32 Bekijk het resultaat en bewaar de query als QryCtabAantalParPerPin Make Table queries Wanneer je een selectie van records hebt gemaakt en je wilt dit resultaat bewaren als een nieuwe table maak je gebruik van een zogenaamde maketablequery. De basis voor een maketablequery kan zowel een tabel als een query zijn. Wil je bijvoorbeeld de maximale HB waarde per PIN in een aparte tabel ga dan als volgt te werk: Maak een nieuwe query: klik in het dialoogvenster Show Table op het tabblad Queries en kies QrySumMaxHBPerPin. Kies alle velden door het sterretje te kiezen uit de veldenlijst. Sluit het dialoogvenster en kies in het menu voor Query, Maketable query. Een dialoogvenster wordt geopend, waarin de naam opgegeven kan worden van de nieuw te maken tabel. Vul hier in TblMaxHBPerPIN. Draai de query en bewaar hem daarna onder de naam QryMakTblMaxHBPerPIN Delete queries Een selectiequery kan ook gebruikt worden om records te verwijderen. (Voorwaarde is wel dat de records die verwijderd moeten worden eenduidig bepaald kunnen worden: in het kader van deze cursus zal hier niet verder op in worden gegaan.) Wil je bijvoorbeeld alle records uit TblHematologie verwijderen waarbij de waarde is opgegeven als 2: n.v.t. dan doe je dat als volgt: Maak een nieuwe query op basis van TblHematologie. Kies als output het veld Value en selecteer hiervan de records met Value=-2. Bekijk het resultaat en vergewis je ervan dat dit één record betreft. Ga weer in designmode. Kies Query, Delete query. Draai de querry en bewaar hem als QryDelHematoNVT. 3. Queries Pagina 32 van 33