2.8 Tabellen importeren of koppelen

Transcriptie

1 2.8 Tabellen importeren of koppelen In Acces kan u gebruik maken van tabellen uit een andere applicaties zoals Excel. U kunt kiezen tussen het koppelen van de tabellen, voor als u deze nog in de oorspronkelijke applicaties wilt kunnen bewerken, of het importeren van de tabellen, als u deze verder nog alleen maar ook als een Access tabel wilt bewerken. Koppelen is niet mogelijk als als u een webdatabase wilt maken. Excel is een open omgeving waar u in principe in iedere cel kan typen wat u wilt. Access daar in tegen verwacht van elk veld, dat het van een bepaald type is en aan een aantal spedifieke eigenschappen voldoet. Om problemen bij de conversie te voorkomen, let op de volgende punten. Controleer of de veldnamen in Access en Excel exact overeenkomen. U kunt Access bij een correcte conversie helpen door te zorgen dat in Excel in het eerste record, alle velden gevuld zijn met een gegeven van het vereiste gegevenstype. Controleer of in de Excel-tabel de velden uisluitende gegevens bevatten die voldoen aan het in Access gedefiniteerd gegevenstype. Controleer of, indien u in Access een autonummering veld hebt gedefinieerd, dit veld in Excel alleen gehele en geen dubbele waarden bevat. Controleer of velden waarvoor u referentiële integriteit wilt afdwingen wel een overeenkomstige sleutelwaarde in de andere tabel bevatten. Neem de database Autoverhuur voor u. Klik op de tab Externe gegevens [External Data] In het groepsvak Importeren en koppelen [Import & Link] vindt u knoppen om de tabellen met verschillende bestandsformaten te importeren. CTS/advies /120

2 Klik op de knop om een tabel uit Excel te importeren Onafhankelijk welk formaat u kiest, verschijnt altijd het zelfde dialoogkader. Hier kunt u kiezen uit: Optie Importeren in nieuwe tabel [Inport the source ] Kopie toevoegen aan bestaande tabel [Append a copy ] Tabel koppelen [Link to the data..] Functie De gegevens kunnen bekeken en bewerkt worden in Access Kopie wordt onderdeel van een andere tabel. Velden die niet in het bronbestand maar wel in het doelbestand voorkomen blijven leeg. Velden die wel in het bronbestand maar niet in het doelbestand voorkomen worden gewist. Als een AutoNummering veld niet geïmporteerd wordt kent Access nieuwe nummers toe. Als het sleutelveld ook geïmporteerd wordt, dan worden records met een strijdige sleutelwaarde niet geïmporteerd. De gegevens kunnen alleen bekeken worden. Wijzigingen worden niet in het bronbestand verwerkt. Selecteer het oefenbestand T-Klanten.xls. Klik op De brongegevens importeren in een nieuwe tabel in de huidige database [Import the source data into a new Table in the current database]. Klik OK. Het kan zijn dat u nu eerst een beveiligingswaarschuwing krijgt. Als u het bronbestand vertrouwd klikt u op Openen [Open]. Vervolgens wordt een Wizard gestart die u helpt om de veldnamen en de veldgrenzen te identificeren en te bepalen welke velden wel en niet moeten worden geïmporteerd. CTS/advies /120

3 Stap1: Kiezen uit werkblad of specifiek bereik Stap2: Keuze of eerste rij wel of niet veldnamen bevat Zorg dat de optie is aangevinkt. Stap3: Instellen van veldeigenschappen In dit dialoogkader kan u van ieder veld het gegevenstype instellen. CTS/advies /120

4 Stap 4: Keuze van primaire sleutel Hier kunt u kiezen uit een primaire sleutel die automatisch door Access wordt toegevoegd of zelf een veld als primaire sleutel aangeven. CTS/advies /120

5 Stap 5: Tabel opslaan onder een naam Sla het bestand op onder de naam T_klanten-Excel Klik op Voltooien [Finish]. Stap 6: Instellingen van Wizard bewaren Tot slot vraag de Wizard of u de gekozen instellingen voor het importen van het Excel-bestand wilt bewaren voor een volgende keer. Klik het vinkje aan. Klik op Import opslaan [Save Import steps]. Met de knop geheel links in het groepsvak Importeren [Import & Link], kunt u tabellen opnieuw importeren door eerder opgeslagen Wi- CTS/advies /120

6 zard-instellingen opnieuw te laten uitvoeren. Indien een tabel geïmporteerd is, dan ziet u in het databasevenster de tabel met een standaard pictogram er voor weergegeven. Als de tabel gekoppeld is, staat er een pictogram met een pijltje voor. CTS/advies /120