1.1 Een database ontwerpen voor een webliografie

Transcriptie

1 1.1 Een database ontwerpen voor een webliografie Maak een nieuwe Access-database aan, en noem die Webliografie.accdb Aanmaken van de benodigde tabellen We maken eerst een tabel voor personen. Elke tabel begint met een ID veld, de zogenaamde sleutel of key, die uniek is voor elk record (of rij) in de tabel. We vullen dan de verdere velden aan. In deze tabel horen alleen die gegevens thuis, die samenhangen met de persoon en niet veranderen. Voor geboortedatum en sterfdatum kozen we voor een Date/Time veld. Je kan zelf bepalen hoe je de datum invoert. In het OLE-object portret kunnen we foto's opslaan. We maken nu een tweede tabel, voor de werken. Ook die krijgt een primary key, IDWerk. Nieuw is hier echter dat we als tweede rij een link leggen naar de persoon, via nen foreign key, nl. FKPersoon. We maken die door te kiezen voor de Lookup Wizard.

2 De Lookup Wizard helpt on de link te leggen... We geven aan dat we willen linken met de tabel personen...

3 Van belang is nu dat we minstens de key van de tabel personen overnemen. Daarnaast kan je één of meer inhoudelijke velden overnemen om de key herkenbaar te maken. Wanneer je een persoon moet kiezen, dan best uit een lijst in alfabetische volgorde...

4 De eigenlijke key wordt niet getoond... Nu nog een naam voor het Foreign key veld bedenken en ziezo!

5 Je moet je tabel onmiddellijk bewaren, zodat Access ook de link tussen de tabellen kan leggen. Je kan nu werken aan personen koppelen. Om de gemaakte relatie te bekijken kiezen we in het menu Database Tools / Relationships...

6 Vul Personen en Werken aan met volgende velden: We maken twee keuzelijsten: voor genres en landen.

7 Koppel de keuzelijst KeuzeGenres aan het veld genre in de tabel Werken. We starten de Lookup Wizard

8 Kies de tabel keuzegenres Neem zowel de key van genres (IDGenre) als de benaming (Genre) over.

9 Sorteer op genre We krijgen dan een voorbeeld van onze Lookup lijst.

10 Geef juiste naam voor in de tabel.

11 Doe hetzelfde met het veld Nationaliteit en de keuzelijst Keuzeland bij Personen. Tenslotte maken we een tabel voor secundaire literatuur.

12 We moeten aan eender welke persoon meerdere literatuurtitels kunnen koppelen. Ook willen we eenzelfde titel aan meerdere personen kunnen koppelen. Hiervoor maken we een tussentabel PersoonSecundair, waarin de foreign keys van zowel personen als secundaire literatuur opgenomen zijn. Je kan dan zoveel combinaties invoeren als je wil. We hebben nu volgende tabellen. o Personen o Werken o Secundair o Persoonsecundair o Keuzeland o KeuzeGenre

13 Als we enkele records invullen zien onze tabellen er zo uit:

14 1.1.2 Aanmaken van Formulieren Best via de Wizard. In de fiche voor personen nemen we zowel gegevens over persoon zelf als over gekoppelde werken op. Selecteer alle velden van tabel personen, dan alle velden uit tabel werken.

15 We willen de fiche zien per persoon.

16 De gekoppelde tabel Werken tonen we best in datasheet view, nl. rijen. Nu nog een opmaak kiezen voor ons formulier.

17 Het hoofdformulier krijgt de naam Personen, het Werken datasheet Werken subform.

18 Wanneer je in Design mode gaat, kan je je formulier bewerken. Zo is het bijvoorbeeld nuttig te zorgen dat men het automatisch recordnummer niet per ongeluk kan wijzigen. Klik rechtermuisknop boven IDPersoon. Kies Properties Bij het tabblad Data zet je Enabled op No.

19 Belangrijk is ook de volgorde van de invoervelden. Die kan je instellen via het menu Arrange / Tab Order Je krijgt dan een lijst waarin je de invoervelden in de gewenste volgorde kan zetten. Als de gebruiker op Tab duwt komt hij in het eerstvolgende veld in de lijst. Dit is belangrijk om snel te kunnen invoeren. Tenslotte ziet ons hoofdformulier er als volgt uit.

20 Het formulier Werken We tonen nog even hoe je het formulier voor Secundaire Literatuur maakt. Kies Create Form by using Wizard.

21 Neem alle velden van Secundair over + alle velden uit PersoonSecundair We tonen de fiches per secundaire bron.

22

23 Het resultaat ziet er na enig fijntunen als volgt uit: Indien we dat wensen, kunnen we van ons formulier Personen een Alleen-lezen formulier maken, voor bezoekers die wel de collectie mogen bekijken maar niet wijzigen. Ga met je muis boven de naam van het formulier Personen staan in de lijst Forms. Kopieer en plak het formulier, onder de naam Personenalleenlezen.

24 Open het formulier in Design view en kies het menu Arrange / Property sheet Kies uit de lijst Form

25 In het tabblad Data zet je Allow Edits, Deletions en Additions op No. Je hebt nu een bijkomend Form PersonenAlleenlezen.