Wijzigingen in HBS versie 5.20

Transcriptie

1 Wijzigingen in HBS versie 5.20 Algemeen Na enige tijd van relatieve stilte van onze kant is er weer een nieuwe update beschikbaar. Diverse grote en kleine aanpassingen zijn doorgevoerd. De belangrijkste aanpassingen zijn: - In gebruik name van nieuwere versie van onze programmeertaal - Klantdossiers opvraagbaar via internet - Automatisch verwerken van internet formulieren - Bellen vanuit uw relatiedossier - Schaderegistratie - Voorbereiding nieuwe koppeling met berekeningsprogrammatuur Aanpassingen aan onze internetsite Enkele nieuwe functies in deze versie hebben te maken vereenvoudigen van de communicatie met uw cliënten via internet. Om deze nieuwe functionaliteit te demonstreren hebben wij onze website aangepast, zodat voor de gebruikers van onze programmatuur een apart menu is opgenomen. Via dit menu kunt u - opvragen op welke wijze u bij ons bent geregistreerd - een voorbeeld dossier opvragen van een hypotheek en verzekering cliënt, - en een formulier invullen dat automatisch in uw programmatuur kan worden ingelezen. Ook de functies die tot nu toe onder het kopje Login waren opgenomen, zijn nu naar dit menu verhuisd. Dit zijn het ophalen van updates, en het opvragen van informatie over instellingen, tips en trucs. Om een en ander te kunnen realiseren hebben wij het inlogmechanisme moeten aanpassen. In de begeleidende brief bij deze update heeft u hierover meer informatie gekregen. Weer nieuwere versie van onze programmeertaal De update naar versie 5.10 leverde bij een aantal van onze gebruikers helaas bij het opvragen van een relatie vaak een technisch probleem op. De update was geproduceerd met een nieuwe versie van onze programmeertaal, en het genoemde probleem maakte het bij deze gebruikers noodzakelijk om tijdelijk terug te gaan naar een versie die gemaakt was met de oorspronkelijke versie van de programmeertaal (dit was versie 5.11). Versie 5.20 is gemaakt met een nóg nieuwere versie, tevens zijn er diverse wijzigingen in de programmatuur doorgevoerd ter verdere verbetering van de stabiliteit op dit punt. Klantdossiers op uw internetsite Diverse gebruikers vroegen ons om de mogelijkheid om klantdossiers ter inzage voor de klant op het internet te kunnen plaatsen. Vanaf versie 5.20 is het mogelijk om dossiers (batchgewijs) te exporteren naar een HTML pagina. Wij hebben bij deze update een voorbeeld lay-out meegeleverd, deze vindt u in de groep Brieven ontvangen van Higher Ground Software Solutions. U kunt het meegeleverde basisdocument kopiëren naar een door u gekozen groep, bijvoorbeeld mailingen en bulkpost. Higher Ground Software Solutions Florazoom HR Zoetermeer Tel: (079) Fax: info@higherground.nl KvK Den Haag Internet

2 Nadat u het document heeft verplaatst, maakt u een selectie van de klanten waarvoor u een dossier op uw internetsite wenst te plaatsen. U kiest vervolgens voor mailing, en wijst dan de te gebruiken standaardbrief aan. Hiermee worden de HTML pagina s geproduceerd. Deze worden standaard geplaatst in de nieuwe Batch map in de map waar HBS is geïnstalleerd. Nadat de HTML pagina s zijn geproduceerd kunt u ze uploaden naar uw internetdomein. U kunt deze procedure bv dagelijks herhalen. De dossiers krijgen een vaste naam per relatie. U zou op uw site een mogelijkheid kunnen bieden voor klanten om in te loggen, waarna u vervolgens de betreffende pagina beschikbaar stelt. Ook zou u eenmalig via een bericht een link naar uw klant kunnen sturen, zodat de klant dagelijks de actuele stand van zaken kan bekijken. Uiteraard kunt u de lay-out van de te generen webpagina s aanpassen aan uw wensen. De standaardbrief is een HTML document, met daarbij verwijzingen naar gegevens uit HBS. U kunt velden toevoegen door de veldnaam op te zoeken in HBS (dit doet u mbv de rechtermuisknop wanneer u op het betreffende veld staat). Er zijn ook enkele programmeeropdrachten opgenomen om de zorgen dat u gegevens van meerdere hypotheken en/of verzekeringen kunt opnemen. Voor assistentie bij het aanpassen van het document naar uw wensen kunt u contact opnemen met de helpdesk. Wij helpen u hier graag bij. De locatie waar de documenten worden geplaatst kunt u aanpassen bij Onderhoud -> Instellingen -> Algemene instellingen (tabblad Postboek). Ook kunt u daar de naamgeving van de bestanden aanpassen, standaard zijn hier het dossiernummer en de postcode en huisnummer van de klant in verwerkt. Bent u nieuwsgierig geworden maar wilt u een voorbeeld dossier bekijken? Dat kan via onze website. Nadat u bent ingelogd, krijgt u eerst het dossier met uw eigen gegevens te zien. Onder het kopje Demo vindt u een Voorbeeld dossier van een fictieve cliënt. Automatisch verwerken van internet formulieren Via een internet formulier kunt u uw bezoekers een mogelijkheid bieden om informatie in te vullen en op te sturen. Deze gegevens ontvangt u vervolgens in een bericht. Het is vanaf versie 5.20 mogelijk om de gegevens in dit bericht rechtstreeks in uw database in te lezen. Er wordt dan automatisch een dossier aangemaakt van de betreffende bezoeker. Uiteraard dient daarvoor nog wel eerst een afstemming plaats te vinden tussen de lay-out van het bericht en de wijze waarop de importfunctie is gedefinieerd. Wilt u een werkend voorbeeld zien van deze mogelijkheid, ga dan naar onze website. Nadat u bent ingelogd, kies dan voor de functie Automatisch verwerkbaar formulier in het menu Demo. Vul de gegevens in en stuur het bericht naar uw eigen adres. Vraag vervolgens uw mail op in HBS en het bericht zal automatisch worden ingelezen en verwerkt. Wilt u deze functie gaan gebruiken, neem dan contact op met onze helpdesk voor meer informatie.

3 Bellen van relaties vanuit uw relatiedossier Het relatiedossier in de HTML weergave kan worden uitgebreid met opdrachten om de relatie te bellen, indien de software van uw telefooncentrale deze mogelijkheid biedt. Wij ondersteunen hiervoor twee mogelijkheden. Bj Onderhoud -> Instellingen -> Algemene instellingen kunt u aangeven voor welke van de twee mogelijkheden u kiest. Allereerst is er een mogelijkheid voor een afhandeling via het CallTo: protocol. Indien uw telefoniesoftware deze mogelijkheid biedt, dan is dit de beste methode. Let wel, sommige programma s ondersteunen deze mogelijkheid alleen voor MS-Office, in dat geval zal HBS niet op deze wijze kunnen worden gebruikt. Daarnaast bieden we nog de mogelijkheid om te koppelen door middel van een link naar uw telefoniesoftware. Hiervoor dient u bij Overig -> Externe programma s een groep aan te maken met de code CALTO. In deze groep neemt u een verwijzing op naar een los op te starten programma. Wanneer u vervolgens op een telefoonnummer klikt, wordt het programma opgestart, en krijgt als parameter het telefoonnummer door (voor het geval dat de software dit ondersteunt). Het telefoonnummer wordt ook op het Windows-prikbord gevraagd en is derhalve op te vragen met de toets combinatie Ctrl-V. Schaderegistratie De schadeverzekeringskaart is uitgebreid met de mogelijkheid om schademeldingen te kunnen registreren. Voorbereiding nieuwe wijze gegevensuitwisseling met berekeningsprogrammatuur Van oudsher is HBS gekoppeld met de aanvraagmodule van het Efdécé pakket doordat dezelfde database werd gebruikt. Doordat deze aanvraagmodule binnenkort komt te vervallen, is een nieuwe koppeling nodig. Gekozen is voor een koppeling via HDN (AX)-berichten. Wanneer vanuit uw berekeningspakket (dit kan ook een ander pakket dan Efdécé zijn) een dergelijk bericht kan worden klaargezet, is HBS nu in staat om de gegevens van dit bericht te importeren. Hoewel deze functionaliteit nu reeds beschikbaar is in HBS, is deze nog niet volledig uitgetest met uw berekeningssoftware. Voor de koppeling met Efdécé doorlopen wij momenteel een testtraject. Voor de koppeling met andere berekeningssoftware zullen wij de komende tijd contact opnemen met de leveranciers van deze software. Mocht u een koppeling wensen, laat ons dan weten met welk pakket u momenteel werkt. U krijgt voor het importeren twee mogelijkheden: import van een nieuw dossier, of aanvulling van een bestaand dossier. Wanneer u nog geen dossier heeft van de relatie, kunt u het dossier importeren via Bestand -> Dossier importeren, ook op te vragen via Shift F4, of via de keuze aan de linkerkant van uw scherm. Indien de relatie al wel is ingevoerd in HBS, dan opent u het dossier, en kiest via de knop Import in de toolbar voor het importeren van het dossier. Wij houden u op de hoogte van de ontwikkelingen op dit gebied. Binnen enkele weken verwachten wij u nader te kunnen informeren over de koppeling met Efdécé. Voorlopig kunt u hiervoor nog de oude koppelingswijze gebruiken.

4 Diverse kleinere aanpassingen en verbeteringen Wij kregen ook veel verzoeken voor wat kleinere aanpassingen. Een groot gedeelte hebben wij kunnen realiseren, de overige verzoeken staan nog op de todo lijst en zullen bij een volgende update worden doorgevoerd. De volgende aanpassingen zijn opgenomen in versie 5.20: Aanpassingen relatiedossier - Bij geregistreerde telefoongesprekken kunt u nu een gesprek met een andere relatie neerzetten. Zo kunt u een gesprek met een geldverstrekker of notaris noteren in het dossier van de betreffende cliënt; - Box 1/3 indicatie kan worden opgeven bij vermogensrekeningen - Via het menu Bewerken kon u reeds kiezen voor de ANWB routeplanner naar het correspondentieadres. U krijgt hierbij nu de keuze ut alle bij de relatie geregistreerde adressen. - Indien de notities bij een relatie met een lege regel beginnen, dan werden deze niet getoond in het relatiedossier. - In sommige gevallen werden niet alle adressen getoond in het relatiedossier - Het opvragen van een brief naar een cliënt lukte niet als het dossier van een betrokken zakelijke relatie is afgeschermd - Indien een nieuwe zakelijke relatie werd toegevoegd vanuit de hypotheekkaart (bv een notaris of een makelaar), en hierbij gebruik gemaakt werd van de opzoekfunctie via internet, kon het scherm niet meer afgesloten worden. - Het opzoeken van een adres via postcode/huisnummer of telefoonnummer is nu ook mogelijk vanuit het invoerscherm van een adres van een bestaande relatie - Indien een bijlage bij een ontvangen bericht een, in de naam had, dan werd de bestandsnaam in tweeën gesplitst Overige aanpassingen - Bij Onderhoud -> Instellingen -> Algemene instellingen (tabblad systeem) kan HBS worden ingesteld om dagelijks een back-up te maken. Deze back-ups werden niet door HBS verwijderd, waardoor de map na verloop van tijd veel schijfruimte in beslag nam. In de versie kan op hetzelfde tabblad worden aangegeven dat oude back-ups moeten worden verwijderd. Hierbij worden back-ups ouder dan een maand verwijderd, waarbij voor archiefdoeleinden wel één back-up per maand wordt bewaard. - Als uitbreiding voor het maken van overzichten via de zoek/vervang methode, of voor het maken van internetpagina s als hierboven beschreven, zijn de opdrachten [A:PRS] en [V:PRS] zijn toegevoegd om te zorgen dat gegevens van alle contactpersonen van een relatie kunnen worden getoond. Ook de opdrachtcombinatie [A:ADR] / [V:ADR] is toegevoegd voor het opnemen van gegevens van alle adressen

5 - Het uitvoeren van externe programma s (zoals de aanvraagmodule) werkte niet altijd - Het overzicht speciale gebeurtenissen toonde geen feestdagen op jaarlijks wisselende dagen (zoals Pasen) meer - Bij het opvragen van een relatie op basis van achternaam, werden na het ingeven van een nieuwe naam geen relaties meer getoond - Groepen met standaardbrieven en rubrieken kunnen worden gearchiveerd. Ook kunnen binnen een groep alle standaardbrieven of rubrieken in één keer worden gearchiveerd. - Indien vanuit een selectie relaties worden gerubriceerd, en de rubriek reeds toegekend was aan een aantal relaties, werd voor iedere relatie een aparte melding gegeven, dit is aangepast. - Bij Onderhoud standaardbrieven verdween een brief uit het overzicht als deze werd opgevraagd vanuit het mutatiescherm - Het overzicht bij Onderhoud -> Gebruikers ververst nu automatisch - Bij het inloggen kon het selecteren van het juiste bedrijfsonderdeel problemen opleveren - In het selectiescherm voor de hypotheekproductie wordt nu een melding gegevens als het datumcriterium niet is ingevuld maar wel de begin- of einddatum of een periode - In het verzekeringsproductie overzicht via Excel kunnen nu velden voor verzekerde bedragen worden toegevoegd. - In vorige versies was het op sommige systemen nodig om Administrator rechten te hebben om HBS op te starten, deze privileges zijn nu niet meer nodig. Financiële administratie Onze eenvoudige module voor financiële administratie is als aanvullende module beschikbaar voor Offica. Sinds kort hebben ook enkele van onze HBS gebruikers deze module als pilot in gebruik. Hier zijn de volgende aanpassingen doorgevoerd: - Het invoerscherm voor financiële transacties is aangepast, waardoor mutaties makkelijker zijn in te voeren; - In de Excel overzichten is de genoemde rubriek niet correct; - Bij financiële transacties kon het openstaande bedrag niet worden aangepast; - Ten behoeve van transacties met buitenlandse afnemers zijn er een aantal invoervelden toegevoegd bij de algemene relatiegegevens; - Het BTW overzicht is geschikt gemaakt voor het verwerken van transacties met buitenlandse afnemers.