1. Inloggen in systeem Scherm oriëntatie Overzichten genereren Mogelijk zoekmanieren... 5

Transcriptie

1 Inhoud 1. Inloggen in systeem Scherm oriëntatie Overzichten genereren Mogelijk zoekmanieren... 5 Leeg kader met loep... 5 Verlaten van zoekveld met TAB... 6 Activeren van zoekveld met Entertoets... 6 Keuzetabellen... 7 Actietoetsen... 8 Opslaan-toets... 8 Wissen-toets... 8 Ophalen-toets... 8 Verwijderen-toets... 8 Eerste-toets... 8 Vorige-toets... 8 Volgende-toets... 8 Laatste-toets Beheerdersfuncties Schermindeling aanpassen... 9 B51 bepalen van volgorde op het scherm... 9 B51 Multi weergave op het scherm Schermen per gebruikersgroep K01 bepalen van schermen per gebruikersgroep C52 bepalen van verschillende schermindelingen per gebruikersgroep Listboxen definiëren B15 instellen van weergave velden in een listbox Dashboards maken ZGR grafieken Pagina 1

2 1. Inloggen in systeem Na het invoeren van de aan U verstrekte internetadres (URL) verschijnt bovenstaand scherm. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in en druk op Login Afhankelijk van uw rechten horende bij uw gebruikersnaam verschijnt uw startscherm. In dit voorbeeld het zoekscherm voor klanten, zie verder scherm oriëntatie. Pagina 2

3 1. Scherm oriëntatie De algemene indeling van een scherm is als volgt: In de rechterbovenhoek vindt u uw gebruikersnaam achter het kopje User, in dit voorbeeld ROBINBEH. Direct daaronder in het blauw het woord Uitloggen hiermee verlaat u weer de applicatie. Dit kan op ieder gewenst moment. Aan de linkerzijde in de kleine blauwe balk staat de omgeving of bedrijf waarop u bent ingelogd. In dit geval dus Test 3BMIT. Direct daaronder staan de menukeuzes die voor deze gebruiker zijn geactiveerd. Wanneer hier op geklikt wordt, wordt deze geactiveerd. Dit noemen we de linkernavigatie. In het centrale gedeelte van het scherm staat in de blauwe grote balk de keuze van dit moment, in dit voorbeeld dus (Z01) Zoek klant. (Z01 is de technische benaming). In de rechterkant van de grote blauwe balk is een witte uitsparing met de tekst Snelmenu aan de rechterkant voorzien van een loep. Deze loep kan gebruikt worden om te zoeken. De snelmenu-optie maakt het mogelijk om direct een menukeuze te starten zonder deze in de linkernavigatie te kiezen. (zie mogelijke zoekmanieren) Pagina 3

4 2. Overzichten genereren Wanneer op een scherm invulvelden zijn weergegeven boven een lijst met velden die worden weergegeven in een blauwe balk is er de mogelijkheid om historie op te vragen uit de database. Zie bovenstaand voorbeeld. In dit geval kan door afbakening van meerdere datavelden informatie opgevraagd worden. Als de toets Toon selectie wordt geactiveerd start de achterliggende query. Extra : door het aanvinken van het selectieveldje achter Maak Excel bestand wordt de selectie direct uitgevoerd naar een Excel bestand. Hierna kan de gebruiker deze informatie eventueel verder bewerken. Pagina 4

5 3. Mogelijk zoekmanieren Leeg kader met loep Wanneer er een waarde wordt ingevuld in het kaderveld en daarna op de loep wordt gedrukt wordt er door de applicatie gezocht of de waarde voorkomt in de database van het veld voorafgaande aan het kader. Het is ook mogelijk om niets in te vullen, in dat geval toont de applicatie in het veld voorafgaand alle mogelijke waardes. Wordt er een waarde ingevuld dan wordt daarop gezocht. (Een gedeelte van een bepaalde tekst kan ook). (Vaak worden de zoekuitkomsten beperkt tot een maximum van 500). In het veld ontstaat een dropdown list waaruit gekozen kan worden. In dit voorbeeld is rechts bovenin op het loepje gedrukt bij Snelmenu zonder een zoekwaarde in te vullen. Dan verschijnen alle mogelijkheden in een dropdown. De mogelijkheden die zichtbaar zijn, zijn alle menuopties die aan deze gebruiker zijn toegekend. (Als de gebruiker weet hoe alle menuopties heten kan hier direct naar toe genavigeerd worden, alsof de menuoptie in de linkernavigatie gekozen wordt). Pagina 5

6 Verlaten van zoekveld met TAB Wanneer er een zoekveld in het scherm staat zonder loep, wordt de opgevraagde informatie opgehaald nadat het veld verlaten wordt met de TAB toets. In dit voorbeeld is klantnummer 1 ingevuld in het veld klantinfo en daarna op TAB gedrukt. Activeren van zoekveld met Entertoets Wanneer er een zoekveld in het scherm staat zonder loep, wordt de opgevraagde informatie opgehaald nadat in het zoekveld met de entertoets het zoeken wordt geactiveerd. In dit voorbeeld is klantnummer 1 ingevuld in het veld klantinfo en daarna enter gedrukt. Pagina 6

7 Keuzetabellen Wanneer er op een scherm de melding staat maak een keuze zonder dat een kader met een loep staat, kan er direct een keuze worden gemaakt uit een keuzetabel. Deze keuzetabellen worden vaak door de systeembeheerder onderhouden. Zie bovenstaand voorbeeld. Pagina 7

8 Actietoetsen Wanneer er op een scherm actietoetsen staan (veelal onderaan het scherm) kunnen deze geactiveerd worden door er met de muis op te drukken. Opslaan-toets Deze toets zorgt ervoor dat wijzigingen die aangebracht zijn daadwerkelijk worden opgeslagen in de database. (Bij laatst gewijzigd komt dan de gebruiker, datum en tijdstip van deze (laatste) mutatie te staan) Wissen-toets Deze toets zorgt ervoor dat het scherm leeggemaakt wordt en geeft de gebruiker de gelegenheid om te vullen. (n.b. de informatie die er stond is niet weg uit de database, ze wordt alleen niet meer getoond) Ophalen-toets Deze toets zorgt ervoor dat de gegevens getoond worden van het ingevoerde (sleutel)-item. Verwijderen-toets Deze toets zorgt ervoor dat de gegevens verwijderd worden uit de database. (n.b. er wordt eerst gecheckt of dit gegeven niet al in andere bestanden voorkomt). Eerste-toets Deze toets zorgt ervoor dat het eerste record wordt opgehaald uit de database van dit bestand Vorige-toets Deze toets zorgt ervoor dat het vorige record wordt opgehaald binnen dit bestand Volgende-toets Deze toets zorgt ervoor dat het volgende record wordt opgehaald binnen dit bestand Laatste-toets Deze toets zorgt ervoor dat het laatste record wordt opgehaald uit de database van dit bestand (De laatste 4 toetsen zijn handig om door een bestand te bladeren) Pagina 8

9 4. Beheerdersfuncties Veel functies binnen de applicatie kan door een (interne) beheerder worden toegepast of aangepast zonder dat daar support van 3BM voor nodig is. Hieronder vallen b.v. 1 Schermindelingen aanpassen 2 Schermen per gebruikersgroep 3 Listboxen definiëren 4 Dashboards maken 5. Schermindeling aanpassen De indeling van de schermen is vrij in te delen, dit kan door 3BM ingeregeld worden maar ook indien gewenst door de klant zelf. B51 bepalen van volgorde op het scherm Onderstaand een beknopt voorbeeld hoe dit in zijn werk zou gaan. Wanneer de menukeuze B51- schermindeling wordt geactiveerd verschijnt onderstaand scherm, waarna vervolgens een scherm gekozen wordt wat men wil aanpassen. In dit geval is gekozen voor A07- Artiklebestand. Per regel kan het volgende ingeregeld worden; Kolomnaam Veldnaam Tab-screen Volgorde Multi-Nr Functie/waarde Is de veldnaam uit de tabel zoals deze in de database voorkomt Geeft aan op welk tabblad dit gegeven getoond moet worden Geeft aan in welke volgorde (op nummervolgorde) dit gegevens getoond moet worden Kan worden gebruikt om de inhoud onder elkaar weer te geven ipv. Per record (zie paragraaf Multi weergave ) Pagina 9

10 Kolomnaam Functie/waarde Prompt maakt het mogelijk om een voor de klant bekende omschrijving te geven aan een veld. Deze omschrijving wordt getoond op het scherm (niet de omschrijving onder de kop VELDNAAM-). Breedte-selectbox invoerveld Geeft aan op welke manier de inhoud van het veld getoond moet worden. Nieuwe regel Wanneer hier een JA staat wordt dit gegeven op een nieuwe regel in het scherm Controle getoond, bij NEE wordt het gegeven achter het laatste veld getoond. Met het aangeven van een soort controle, wordt dit automatisch uitgevoerd op het moment dat er data wordt ingevoerd of gewijzigd. B.v. een datumcontrole. Soort HTML veld Wordt gebruikt om aan te geven hoe het systeem het veld toont EN geeft er tevens een functie aan. B.v. het soort zoekveld, of een JA/NEE invoer via een radiobutton. Protected J/N Wanneer hier J wordt ingevuld kan het gegeven niet worden aangepast, maar wordt wel getoond (in grijstinten). Waarde bewaren Kan worden gebruikt om te zorgen dat de invoer wordt meegenomen naar een volgend record. Default waarde De waarde die hier wordt ingevoerd, wordt iedere keer bij een nieuw aan te maken record voor ingevuld. B51 Multi weergave op het scherm Kolomnaam Multi-nr Functie/waarde Kan worden gebruikt om de inhoud onder elkaar weer te geven i.p.v. Per record In dit voorbeeld, bij tabel A37, staat de volgorde van de te tonen velden aangegeven in de kolom Multinr, zie onder. Het gevolg is dat de records onder elkaar worden getoond. Ideaal als overzicht, maar ook in sommige gevallen als invoer/mutatiescherm prettig. Pagina 10

11 Onderstaand tabel A37 volgens bovenstaande indeling. 6. Schermen per gebruikersgroep Per gebruikersgroep kan aangegeven worden welke schermen getoond moeten worden en in welke volgorde. Hierdoor kunnen functionele indelingen gemaakt zoals b.v. de groep Financiën, Klantbeheer, Beheerder enz. Tevens kan aangegeven worden of er gemuteerd mag worden op de schermen per groep. Onderstaand een voorbeeld, kies optie K01 schermen per gebruikersgroep. K01 bepalen van schermen per gebruikersgroep In dit voorbeeld is gekozen voor de gebruikersgroep FINANCIEEL (n.b. de linker-navigatie die zichtbaar is blijft van de beheerder) Pagina 11

12 De eerste drie regels worden gebruikt om uit te leggen hoe dit scherm werkt. Midden-boven is gekozen voor gebruikersgroep FINANCIEEL (naamgeving is vrij) Kolomnaam Functie/waarde Menukeuze Wanneer er bij menukeuze een enkelvoudig nummer wordt gebruikt (of een letter) dan wordt dit vaak gebruikt als submenukeuze. Zo ook nu. Toon in menu Tonen in de linker-navigatie Ja (bij Nee kan de optie wel gekozen worden maar niet via de linker-navigatie ) Omschrijving (vrije ingave), in dit geval Debiteuren en bij Bestand A00 (default waarde voor een submenu). N.b. er wordt dus niet direct een scherm aangeroepen. Dtm autorisatie geeft aan t/m welke datum deze optie in gebruik blijft. Aut. Toevoegen kan bepaald worden of de gebruiker op het scherm deze autorisatie krijgt. (nee, is alleen kijken b.v.). Aut. wijzigen idem Aut. verwijder idem Aut. bladeren idem Icoon kan een icoontje gekozen worden die dan getoond wordt in het linker-navigatie. (eventueel kan de klant eigen icoontjes aanleveren). De tweede regel heeft als menukeuze 11, dat houdt in één niveau onder 1 de hoofdgroep ( Debiteuren ), met als omschrijving Rekeningoverzicht, zo ook zichtbaar is in de linker-navigatie. De derde regel heeft als menukeuze 12, dat is dus ook één niveau onder 1 de hoofdgroep ( Debiteuren ), met als omschrijving Debiteurgegevens, maar is dan zichtbaar onder Rekeningoverzicht. Zie onderstaand hoe dit dan voor de gebruiker(sgroep) er dan uit komt te zien. Pagina 12

13 C52 bepalen van verschillende schermindelingen per gebruikersgroep Vaak is het voldoende om één scherm te definiëren voor alle gebruikersgroepen, dat communiceert ook makkelijk intern. Maar mocht het zo zijn dat bepaalde gebruikersgroepen bepaalde gegevens niet willen zien, of de volgorde van de gegevens anders wil, dan kan dat ook ingeregeld worden. Als basis dient de schermindeling zoals eerder besproken bij hoofdstuk 4 schermindeling aanpassen. Via scherm C52 kunnen we vervolgens per gebruikersgroep de basisindeling aanpassen. 7. Listboxen definiëren Het is mogelijk voor de gebruiker om zelf aan te geven welke gegevens men wil zien als er een keuze gemaakt moet worden uit een keuzetabel (listbox). B15 instellen van weergave velden in een listbox In dit voorbeeld is in de keuzetabel (listbox) BTW-rubriek,een list op tabel D77, alleen de BTW rubriek zichtbaar zonder de omschrijving van de rubriek. Via scherm B15 kan eenvoudig deze list worden uitgebreid. Huidige instelling is : Pagina 13

14 Midden-boven is gekozen voor tabel D77-btw-rubrieken Kolomnaam Functie/waarde Aangeroepen door programma HO (=scherm) A24 (=tabelnaam) - A24 is de tabel met klantgegevens Veldnaam BTW-rubriek - veldnaam uit de tabel D77 Volgorde 1 - positie in listbox Extra veld - leeg- Wat tonen Alleen hoofdveld - standaard (meerdere opties mogelijk als de tabel weer een relatie heeft met een andere tabel) Nu wordt er een tweede regel aan toegevoegd, n.l. de omschrijving van de BTW-rubriek. Als nu het scherm A24 wordt geraadpleegd is de listbox van de BTW-rubriek aangepast aan deze instelling, zie onder. 8. Dashboards maken Het presenteren van managementinformatie gaat vaak gepaard met het tonen van informatie in grafiekvorm. Menuoptie ZGR maakt het mogelijk om (vooraf gedefinieerde) query s uit te voeren en te presenteren in grafiekvorm. Pagina 14

15 ZGR grafieken In het basisscherm kiest u een voor gedefinieerde grafiek. (In dit geval Aantal mutaties per soort per jaar ) Naast de grafische weergave kunt u middels de selectiecriteria de grafiek eventueel beperken en/of dieper op de data inzoemen (drilldown) door een regel te kiezen onder de grafiek. Automatisch komt u dan in de applicatie uit in een nieuw scherm. Pagina 15