Betreft: Voorstel werkzaamheden voorbereiding Special Olympics evenement De Brug provincie Groningen 2017

Transcriptie

1 De Brug Provincie Groningen T.a.v. werkgroep Sport en Bewegen Haarveen TD Foxwolde Assen, 4 februari 2016 Betreft: Voorstel werkzaamheden voorbereiding Special Olympics evenement De Brug provincie Groningen 2017 Beste Ina en Siemon, Hierbij sturen wij u de offerte toe voor het uitvoeren van diverse werkzaamheden in de aanloop naar de Special Olympics Regionale Spelen Groningen 2017 en de organisatie van het evenement zelf. Het voorstel is als volgt opgebouwd: Aanleiding Omschrijving werkzaamheden periode 1 Kaders Special Olympics Regionale Spelen Groningen 2017 Omschrijving werkzaamheden periode 2 en 3 Projectorganisatie en werkwijze Kosten en betalingsvoorstel Overeenkomst en afspraken Wij vernemen graag uw reactie naar aanleiding van deze offerte. Indien u akkoord gaat met deze offerte kunt u een exemplaar getekend retour sturen. Heeft u nog vragen, of wilt u graag meer informatie? Neem dan gerust contact op met Mariska Zwartsenburg. Dit kan telefonisch op nummer: , of per mariska@brijnprojecten.nl. Met vriendelijke groet, Mariska Zwartsenburg Brijn Projecten

2 Aanleiding Vanuit Stichting De Brug provincie Groningen worden wekelijks tientallen sportactiviteiten georganiseerd met als doel mensen met een verstandelijke beperking te stimuleren te sporten en bewegen. Om mensen te stimuleren te sporten en bewegen ziet De Brug een belangrijke rol weggelegd voor sportevenementen voor mensen met een verstandelijke beperking. Naast het stimuleren van (potentiële) deelnemers om te sporten en bewegen wil De Brug de evenementen ook gebruiken om sport voor mensen met een verstandelijke beperking nog meer op de agenda te zetten van de politiek, het bedrijfsleven, georganiseerde en ongeorganiseerde sport en bij de inwoners van de provincie Groningen en aangrenzende provincies. Vanuit dit kader heeft Stichting De Brug de afgelopen jaren verschillende evenementen georganiseerd. Zo heeft zij de European Summer Games 2000 geïnitieerd, was ze betrokken bij het Nationaal Special Olympics evenement 2006 in Hoogezand en Veendam en heeft de stichting in 2009, 2011, 2013 en 2015 een regionaal Special Olympics evenement georganiseerd in Groningen. Ook in 2017 wil De Brug weer andere (sport)organisaties stimuleren op regionaal en lokaal niveau Special Olympics activiteiten (verder) te ontplooien. Daarom staat ook in 2017 weer een Special Olympics evenement op het programma. De Brug provincie Groningen staat bekend om de wens om in te spelen op nieuwe kansen en de wens om zich steeds te blijven ontwikkelen. Daarom wil De Brug in 2017 niet alleen weer een prachtig evenement organiseren, maar heeft het zich ook ten doel gesteld een aantal zaken in de aanloop naar het evenement op te pakken waardoor: a. Er meer sprake is van een heel jaar door activiteiten die aansluiten bij aandacht voor het blijvend ontwikkelen van sporters b. en het evenement zelf verder doorontwikkeld wordt. De werkgroep Sport en Bewegen van De Brug provincie Groningen heeft een aantal aandachtspunten op een rij gezet en deze zijn besproken tijdens het overleg in januari Op basis van dit gesprek en de ervaringen uit 2015 is deze offerte opgesteld. De werkzaamheden zijn opgesplitst in twee zaken: 1. Voorbereidende werkzaamheden (periode 1; maart 2016 september 2016) 2. Organisatie van het evenement (periode 2&3; oktober 2016 juni 2017) 2

3 Omschrijving voorbereidende werkzaamheden in de aanloop naar het evenement Periode 1: maart 2016 september 2016 In aanloop tot het evenement de regionale afdelingen van De Brug meer bij het geheel te betrekken en werken naar een belangrijk deel van de Special Olympics gedachte 'a year around activities' o Visie Special Olympics integreren We stellen voor een werkgroep samen te stellen met daarin een aantal vertegenwoordigers van een aantal lokale afdelingen van De Brug. Met hen willen we bepalen hoe we de visie van blijven leren en ontwikkelen nog meer kunnen integreren in de wekelijkse activiteiten. Op basis van de wensen die er zijn bij de lokale afdelingen werken we dit uit tot een concreet plan en kijken we hoe dit gefinancierd kan worden. Om het vervolgens richting de Special Olympics Regionale Spelen Groningen 2017 ook uit te voeren. o Opzetten kennismakingsaanbod in aanloop naar het evenement We gaan in gesprek met zorginstellingen en het speciaal onderwijs om te kijken hoe we tijdens het evenement ook een kennismakingsactiviteit kunnen toevoegen aan het programma, zodat ook mensen die nog geen lid zijn van een sportaanbieder, wel mee kunnen doen aan de Special Olympics Regionale Spelen Groningen Daarbij inventariseren we ook of en hoe we clinics kunnen organiseren in de aanloop naar het evenement. De clinics zijn daarbij een soort warming up. Dit alles doen we in nauwe afstemming met de zorginstellingen, speciaal onderwijs en Special Heroes. Ook gaan we in gesprek met de sportopleidingen om te bespreken welke rol studenten kunnen spelen in de uitvoering van dit programma. Tot slot gaan we in gesprek met de provincie Groningen over mogelijkheden om aan te sluiten bij hun nieuwe beleidskaders. o Verkennen samenwerking Special Heroes We verkennen hoe we samen kunnen werken met de Special heroes Day, jaarlijks georganiseerd door Special Heroes. Het MATP - programma verder implementeren en de zorginstellingen hierbij betrekken o Aandacht bij IWP Active Aeging In Groningen is de Innovatiewerkplaats Active Aeging voor mensen met een verstandelijke beperking. Veel noordelijke zorginstellingen zijn hierbij aangesloten. Twee of drie keer per jaar is er een stuurgroepvergadering waar veel MT leden van de aangesloten zorgstellingen aanwezig zijn. Tijdens dit overleg willen we een presentatie geven over de toegevoegde waarde van dit onderdeel om hiermee de MT leden al in een vroegtijdig stadium te informeren en enthousiasmeren. Bij deze presentatie maken we ook gebruik van het aanwezige enthousiasme bij de zorginstellingen. Doel is vanuit dit overleg per organisatie de juiste ingang(en) te vinden. Deze ingangen gebruiken we vervolgens in de daadwerkelijke organisatie van het evenement. 3

4 o Creëren van structureel aanbod MATP - doelgroep Het MATP is nu een eenmalige activiteit tijdens een Special Olympics evenement. Samen met geïnteresseerde lokale afdelingen en zorginstellingen verkennen we de mogelijkheden om het creëren van structureel aanbod voor deze doelgroep. Bijvoorbeeld door een maandelijkse activiteit aan te bieden op de locatie van een zorginstelling. We zullen ook kijken welke mogelijkheden hier qua financiële ondersteuning liggen bijvoorbeeld bij de Cruyff Foundation, Fonds Gehandicaptensport en het programma Grenzeloos Actief waar ondersteuning sportaanbieders ook een item is. Nieuwe sporten introduceren: paardrijden, bocce en bowlen o Consequenties nieuwe sporten in beeld brengen Er is behoefte om nieuwe sporten toe te voegen aan het programma. Het gaat dan om de sporten paardrijden, bocce en bowlen. Een goede ontwikkeling in het kader van vernieuwing van het evenement, echter het heeft wel een aantal consequenties. Bijvoorbeeld ten aanzien van benodigde sportfaciliteiten, of bijvoorbeeld een groeiend deelnemersaantal. Deze consequenties hebben daarmee ook gevolgen voor de begroting van het evenement. Deze consequenties en mogelijkheden brengen we in beeld zodat we uiteindelijk een goed projectplan kunnen schrijven en bijbehorende begroting. o Werkgroepen inrichten voor nieuwe takken van sport Daarnaast vragen nieuwe takken van sport ook om nieuwe werkgroepen sport. In de voorbereidende fase benaderen we sportaanbieders om deel te nemen aan de werkgroepen en we verdiepen ons in de regelgeving van de nieuwe takken van sport. Voor paardrijden benaderen we De Brug Noord Groningen om te participeren en voor bocce De Brug regio Stad Groningen. Voor bowling denken we nu aan een gecombineerde werkgroep De Brug Stad Groningen en de bowlingvereniging uit Leek. o Judo als onderdeel van het programma In 2015 is judo vanwege een te klein aantal aanmeldingen niet door gegaan. Gezien de traditie van het judo heeft De Brug provincie Groningen aangegeven toch wel graag judo weer terug te zien als onderdeel van het programma in In de aanloop naar het evenement gaan we in overleg met de werkgroep judo, Special Olympics Nederland en eventueel de judobond om de juiste aanvliegroute voor 2017 te bepalen zodat dit onderdeel niet zomaar van het programma verdwijnt. Het gezondheidsprogramma verder integreren in de dag zelf o Werken aan andere opzet gezondheidsprogramma De wijze waarop het gezondheidsprogramma in 2015 is georganiseerd past niet goed in het schema van de sporters, waardoor deelname aan het gezondheidsprogramma achterblijft. Toch vindt de Brug het belangrijk de RUG wel de gelegenheid te geven onderzoek te verrichten en data te verzamelen. We gaan in gesprek met Ruud van Wijck om te bespreken op welke wijze zij toch data zouden willen en kunnen verzamelen, maar op een dusdanige wijze dat het beter aansluit bij het sportprogramma van de dag. We zullen ook contact opnemen met SON om na te vragen of er goede voorbeelden van zijn hoe dit bij andere evenementen gebeurt. De uitwerking wordt vervolgens verder opgepakt in de organisatie van het evenement. 4

5 Inrichten projectorganisatie SORS 2017 o Versterken werkgroepen sport Per tak van sport is een werkgroep actief in de aanloop naar het evenement. Deze werkgroepen zijn erg belangrijk voor de organisatie. Er is veel sportspecifieke kennis aanwezig die we niet verloren willen laten gaan. Een aantal van deze werkgroepen draait op een of twee personen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij voetbal en atletiek. Hier schuilt een gevaar in voor de continuïteit wanneer iemand plotseling uit zou vallen of op een gegeven moment wil stoppen in de organisatie. In de aanloopfase willen we daarom in overleg met de werkgroepen sport om te zorgen dat alle werkgroepen door voldoende mensen vertegenwoordigd zijn wanneer de daadwerkelijke voorbereiding op het evenement in 2017 van start gaat. o o o Samenstellen projectorganisatie In 2017 bestond de projectorganisatie uit een drietal personen en daarbij nog ondersteuning op logistiek vlak en inzet van een stagiaire. In de aanloopfase gaan we op basis van de ervaringen uit 2015 en precieze plannen voor 2017 weer in gesprek om de projectorganisatie van 2017 vorm te geven. Inrichten digitale opslag bestanden In het kader van de continuïteit en het optimaliseren van samenwerking met verschillende werkgroepen is de wens een digitale omgeving in te richten waar de bestanden die te maken hebben met de Special Olympics Regionale Spelen Groningen opgeslagen en bewerkt kunnen worden. Daarbij is het de bedoeling dat er verschillende rechten toegekend kunnen worden aan mensen zodat een ieder bij de benodigde bestanden kan komen, maar tegelijkertijd geen toegang heeft tot bestanden waar hij of zij niet bij hoeft te kunnen. De Brug regio Stad werkt al met een dergelijke opslag. In overleg met Albert Lubbers wordt dit verder gerealiseerd en vervolgens op de juiste wijze ingericht. Niet alleen is dit handig voor de samenwerking met de werkgroepen, maar op deze manier blijft De Brug provincie Groningen ook altijd in het bezit van alle bestanden die te maken hebben met de organisatie van het evenement. Samenwerking SubsidieGezocht In 2015 is voor het werven van fondsen samengewerkt met SubsidieGezocht. Deze samenwerking zal ook voor 2017 worden gecontinueerd. In de aanloop naar het evenement worden concrete afspraken en een planning gemaakt voor de fondsenwerving voor het evenement in 2017 maar zal ook gesproken worden voor financiering van activiteiten die we willen opzetten in het kader van 'a year around activities' 5

6 o Digitaal aanmeldsysteem ontwikkelen Als onderdeel van het verder professionaliseren van het evenement willen we ook graag gaan werken met een digitaal aanmeldsysteem waar verenigingen de gevraagde gegevens in kunnen aanleveren. We maken een opzet van gegevens die hierin moeten komen te staan en willen daarbij ook kijken of dit systeem op een dusdanige manier vorm gegeven kan worden dat ook andere evenementen van De Brug (bijvoorbeeld een zwemwedstrijd of wandeltocht) hiervan gebruik kunnen maken. Voor dit laatste willen we eerst bij de lokale afdelingen polsen of hier belangstelling voor is. Wanneer dit het geval is kijken we samen met deze lokale afdelingen waaraan het aanmeldformulier moet voldoen. Betrekken van De Groninger Uitdaging bij het evenement o Uitzetten opdrachten In ieder geval willen we daar in de aanloop naar het evenement een tweetal dingen aanbieden, namelijk: 1. Het ontwikkelen van een digitaal inschrijfsysteem en 2. Het organiseren van een fundraising-activiteit. Voor dit laatste zullen we eventueel ook contact leggen met de minor evenement management van de Hanze Hogeschool. Vastleggen datum en accommodatie en maken lange termijn afspraken o Mogelijkheden verkennen met accommodaties De wens van De Brug provincie Groningen is een vast moment te claimen voor de organisatie van een Gronings Special Olympics evenement. Om dit te kunnen doen is het noodzakelijk om, naast afspraken met SON, ook structurele afspraken te maken over beschikbaarheid van de accommodaties. We gaan in gesprek met de directie van de ACLO om hierover afspraken te proberen te maken. Dit doen we samen met Albert Lubbers vanwege zijn netwerk. Het aanvragen van de Pier de Boer prijs 2017 o Richting bepalen en aanvraag schrijven Het thema van de Pier de Boer Prijs 2017 is stimuleren om mensen met een verstandelijke beperking onbeperkt, actief te laten bewegen, al dan niet in georganiseerde (sport)verbanden. Er zijn twee mogelijkheden om een aanvraag in te dienen, namelijk voor een nieuw project (je dient dan een reguliere subsidieaanvraag in bij SPZ en geeft daarbij aan dat je in aanmerking wilt komen voor de Pier de Boer prijs) of een bestaand project (waarbij je aangeeft wat je van plan bent te gaan doen met het prijzengeld). Om te komen tot een goede en passende aanvraag is het belangrijk eerst een idee en richting te bepalen op basis waarvan we de aanvraag in willen dienen. Dit willen we doen samen met het MT en de lokale afdelingen. Wanneer hier een of meerdere ideeën uitkomen die passen binnen de kaders en voorwaarden van de pier de boer prijs schrijven we de aanvraag. Deze moet uiterlijk 1 september zijn ingediend. 6

7 Omschrijving voorbereidende werkzaamheden in de aanloop naar het evenement Periode 2 en 3: september 2016 juni 2017 Kaders Special Olympics Regionale Spelen Groningen 2017 o Het evenement vindt plaats in de periode mei/juni 2017 in Groningen. o Voor de organisatie van het evenement wordt als basis uitgegaan van de wijze waarop het evenement heeft plaats gevonden in 2015, waarbij de wens is in de aanloop te kijken naar de mogelijkheid een aantal nieuwe takken van sport toe te voegen aan het programma. o De projectorganisatie stelt in overleg met het bestuur van de Brug provincie Groningen het projectplan Special Olympics evenement Groningen 2017 op. o We streven naar ongeveer 600 deelnemers o In totaal zullen naar schatting zo n 300 vrijwilligers actief zijn tijdens het evenement. Hierbij kan onderscheid worden gemaakt tussen ongeveer 200 sport specifieke vrijwilligers en 100 vrijwilligers met meer algemene taken. o Voor de onderdelen financiën, logistiek, sport en pr & communicatie wordt per onderdeel een verantwoordelijke namens het bestuur aangewezen waarmee de projectorganisatie regelmatig afstemmingsoverleg heeft. o Subsidiegezocht is verantwoordelijk voor de fondsenwerving rondom het evenement. o Een van de aandachtspunten uit de evaluatie van 2015 was te kijken hoe de participatie van mensen met een verstandelijke beperking verder vergroot kan worden. Diverse suggesties zijn hiervoor aangedragen. Om dit te verbeteren ten opzichte van 2015 is dit ook een specifiek aandachtspunt waarmee we direct in september/oktober aan de slag gaan. We gaan dan in gesprek met speciaal onderwijs en een dagbestedingslocatie om de mogelijkheden in beeld te brengen en concrete afspraken te maken. o De invulling van de side events is nadrukkelijk afhankelijk van het beschikbare budget. Dit wordt tijdens de voorbereiding verder ingevuld. o Naast georganiseerde deelname vanuit zorginstellingen aan MATP benaderen we dit jaar ook via algemene communicatiemiddelen van zorginstellingen (bijvoorbeeld intranet, of bijvoorbeeld nieuwsbrief voor ouders en verzorgenden) mensen om deel te nemen, zodat ook individuele deelname mogelijk is. Bij het doen van deze oproep maken we gebruik van beelden en ervaringen van deelnemers, ouders en professionals. o De Brug provincie Groningen heeft aangegeven Unified Sport graag terug te willen zien in meerdere takken van sport. In 2015 gebeurde dit voor het eerst bij het onderdeel tennis, maar meerdere takken van sport zouden zich hiervoor kunnen lenen. Unified Sport als onderdeel van het wedstrijdprogramma heeft echter alleen meerwaarde wanneer ook op die manier getraind wordt, waarmee het de sportprestaties van sporters naar een structureel hoger niveau kan brengen. 7

8 o Op dit moment wordt alleen bij tennis zo getraind. De Brug is momenteel in gesprek met Best Buddies om te kijken hoe daar de verbinding mee kan worden gemaakt. Wanneer dit leidt tot trainen van mensen met en zonder beperking samen in bepaalde takken van sport, wordt ook gekeken hoe dit geïntegreerd kan worden in het evenement. Unified Sport is daarmee geen doel op zich, maar zal worden ingepast wanneer hiermee ook wekelijks getraind wordt door verenigingen. De ontwikkelingen met Best Buddies worden gevolgd en wanneer er ontwikkelingen zijn ten aanzien van Unified Sport wordt dit meegenomen in de werkgroepen meegenomen in de organisatie van het evenement. Omschrijving werkzaamheden periode 2 en 3 De nog samen te stellen projectorganisatie is gezamenlijk verantwoordelijk voor de organisatie van het evenement. Deze werkzaamheden omvatten op hoofdlijnen: Algemeen o Opstellen plan van aanpak incl. begroting o Opstellen en indienen bid bij SON voor organisatie evenement o Afstemming met het algemeen bestuur en MT de Brug provincie Groningen o Afstemming met SON o Financieel beheer o Afstemming met betrekken tot fondsenwerving o Afstemming met contactpersonen binnen het bestuur o Aansturen projectorganisatie op voortgang van het evenement o Uitvoering communicatie en PR - taken o Uitvoering logistieke zaken met betrekking tot het evenement o Vastleggen accommodaties en afstemming met betrekking tot gebruik en inrichting Sportspecifiek Organiseren van het sporttechnische gedeelte van het evenement: o Samenstellen van het programma van wedstrijdsporten en demonstratiesporten o Afstemming met de verenigingen o Aansturen van werkgroepen per tak van sport o Werving en inschrijving van deelnemers o Organiseren van de accreditatie avond voor trainers en coaches o Organiseren van scholing voor divisioning indien nodig o Opstellen van draaiboeken en wedstrijdschema s per tak van sport in samenwerking met de werkgroepen per tak van sport o Organiseren van het onderdeel MATP 8

9 Opening en side events Organisatie openingsceremonie en randprogramma: o Programma openingsceremonie en randprogramma (in overleg) vaststellen o Een concrete invulling geven aan de openingsceremonie en het randprogramma o Opstellen/ aanpassen draaiboek en tijdschema s opening en randprogramma o Werven en informeren van de betrokken vrijwilligers bij de opening o Afstemming en informeren bestuur, sprekers en genodigden o Contact met diverse betrokken partijen o Coördinatie van de openingsceremonie tijdens de opbouw en op de dag zelf Vrijwilligerscoördinatie o Beheren database ( 400 vrijwilligers, incl. jury) o Het verzamelen en vastleggen van de verschillende gegevens van de vrijwilligers m.b.t. kleding, accreditatie e.d. o Het werven van vrijwilligers voor de verschillende taken binnen het evenement: o Persberichten o Vrijwilligers in het bestand aanschrijven o Contact met opleidingen en studenten o Het informeren van de vrijwilligers over de voortgang van het evenement in de voorbereidingsfase o Het plannen en indelen van de vrijwilligers o Organisatie vrijwilligersavond en informatiepunten o Evaluatie, zowel financieel als inhoudelijk voor het onderdeel vrijwilligers en de opening. o Na afloop een bedankje (waardering) voor de vrijwilliger Projectorganisatie en werkwijze Zoals aangegeven zal in de voorbereidende fase de projectorganisatie worden samengesteld. Wat wel duidelijk is, is dat Mariska Zwartsenburg namens Brijn Projecten weer verantwoordelijk zal zijn voor de organisatie van het evenement. De Brug provincie Groningen heeft haar hiervoor benaderd en zij heeft hier mee ingestemd. De projectorganisatie werkt in drie periodes toe naar het evenement in Periode 1; Uitvoeren voorbereidende werkzaamheden, opstellen plan van aanpak en inrichten projectorganisatie Periode maart - september 2016 In deze periode werken voeren we de voorbereidende werkzaamheden uit zoals in de offerte beschreven. Aan het eind van deze periode is er tevens een plan van aanpak voor het Special Olympics evenement Groningen 2017 inclusief de bijbehorende begroting. Dit plan van aanpak passen we aan totdat het Algemeen Bestuur van de Brug provincie Groningen hier definitief akkoord voor hebben gegeven. Daarnaast stemmen we de werkzaamheden binnen de projectorganisatie verder af. De werkzaamheden in deze periode worden uitgevoerd door Brijn Projecten. 9

10 Periode 2; Voorbereiding Special Olympics evenement Groningen 2017 Periode september 2016 februari 2017 Naar aanleiding van akkoord op het plan van aanpak en de offerte van de projectorganisatie voor uitvoering van het evenement door het algemeen bestuur van de Brug provincie Groningen starten we met de voorbereiding van het evenement. Op dit moment gaat ook de projectorganisatie, zoals die is samengesteld in de voorbereidende fase, gezamenlijk van start. De taken in die worden uitgevoerd in deze periode staan eerder in deze offerte omschreven bij werkzaamheden periode 2 en 3. Periode 3; Uitvoering Special Olympics evenement Groningen 2017 en evaluatie. Periode maart 2017 juni 2017 De concrete uitvoering van het evenement komt dichterbij, waarmee het aantal uitvoerende taken en daarmee de tijdsinvestering toeneemt. In deze periode wordt toegewerkt naar de uiteindelijke uitvoering die aan het einde van deze periode plaatsvindt. Na afloop van het evenement vindt ook de evaluatie plaats met de projectorganisatie, het algemeen bestuur, de diverse werkgroepen en eventuele andere betrokkenen. De taken in die worden uitgevoerd in deze periode staan eerder in deze offerte omschreven bij werkzaamheden periode 2 en 3. Kosten en betalingsvoorstel Voorbereidende werkzaamheden periode 1 De kosten voor uitvoering van de bovengenoemde werkzaamheden in de voorbereidende fase (periode 1 van maart tot juli 2016) bedragen 5.400,- exclusief 21% BTW ( incl. BTW). Dit bedrag is inclusief telefoon-, reis-, en verblijfkosten. De betaling van het totale bedrag wordt in drie termijnen verdeeld. Wij stellen u voor om de volgende factureringsmomenten met de onderstaande bedragen (excl. Btw) te hanteren, met een betalingstermijn van 14 dagen: o 1.800,- op 1 maart 2016 o 1.800,- op 1 mei 2016 o 1.800,- op 1 juli 2016 Uitvoering werkzaamheden periode 2 en 3 Omdat de samenstelling van de projectorganisatie op dit moment nog niet bekend is, is het ook nog niet mogelijk een offerte met prijs uit te brengen voor de organisatie van het evenement. Hiervoor zal in de voorbereidende fase tijdens periode 1 een aparte offerte uitgebracht worden door Brijn Projecten. 10

11 Overeenkomst en afspraken Tussentijdse wijzigingen in de opzet van de opdracht op verzoek van de opdrachtgever kunnen aanleiding zijn tot het opstellen van een gewijzigd plan. Kosten die verbonden zijn aan meerwerk, dat wil zeggen aantoonbaar vallend buiten de begrote inzet in de door Brijn Projecten uitgebrachte offerte, worden apart in rekening gebracht. Indien een dergelijke situatie zich voordoet, zal Brijn Projecten dit tijdig melden en in overleg met de opdrachtgever nadere afspraken maken. Gedurende de voorbereidingsperiode van het evenement zal er regelmatig voortgangsoverleg zijn met het MT van De Brug provincie Groningen. Tijdens deze overleggen zal ook steeds gekeken worden naar de stand van zaken met betrekking tot de financiën. Op het moment dat tijdens eens van deze overleggen besloten wordt dat het evenement geen doorgang kan vinden zal de inzet van Brijn Projecten voor de verdere looptijd tot aan het evenement niet in rekening worden gebracht. Inzet tot aan dat moment wordt wel conform de bovenstaande afgesproken termijnen en bedragen in rekening gebracht. Wanneer de financiële inkomsten leiden tot bijstellen van het projectplan is Brijn Projecten bereid hierin ook te kijken naar inzet van eigen uren. Echter dit leidt dan logischerwijs ook tot het afstoten van een aantal organiserende taken. Ook hierbij geldt dat inzet tot aan dat moment wel conform de bovenstaande afgesproken termijnen en bedragen in rekening wordt gebracht. Voor akkoord, Ondertekend te Assen, datum: 4 februari 2016 Namens Brijn Projecten Namens De Brug provincie Mariska Zwartsenburg Directeur Functie: 11