BESTEK VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR LEVERINGEN ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG IDC VOORWERP VAN DE OPDRACHT

Transcriptie

1 BESTEK VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR LEVERINGEN ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG IDC VOORWERP VAN DE OPDRACHT AANKOOP OF HUUR VAN ICT APPARATUUR (Hardware & Software) VOOR EEN DATACENTER MET BIJHORENDE DIENSTEN. Opdrachtgevend bestuur Indienen offerte Uiterlijk: VITO Boeretang november MOL om uur BELGIË OFFERTES DIENEN BIJ VOORKEURE ELECTRONISCH INGEDIEND Denk even aan het milieu, alvorens dit document af te printen of te kopiëren! IDC 16 september 2011 Blz. 1

2 Inhoudsopgave I. REGLEMENTERING... 4 I.1 TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING... 4 I.2 SPECIFIEKE REGLEMENTERING VOOR DEZE OPDRACHT... 4 I.2.1 Veiligheid en Hygiëne... 4 I.2.2 Privacywet... 5 I.3 VITO-REGLEMENTEN... 5 I.4 ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN... 5 I.5 AANDACHT... 5 I.6 AFWIJKINGEN + EVENTUELE MOTIVATIE... 6 II. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN... 7 II.1 AANBESTEDENDE OVERHEID... 7 II.1.1 Leidende dienst... 7 II.2 AANVRAAG BESTEK (PM)... 7 II.2.1 Documenten... 7 II.2.2 Uiterste datum van de aanvraag:... 7 II.2.3 Prijs en betalingswijze... 7 II.3 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT... 8 II.3.1 Nomenclatuur... 8 II.3.2 De opdracht... 8 II.4 AANKOOP NAMENS ANDERE AANBESTEDENDE DIENSTEN... 8 II.5 PLAATS VAN UITVOERING... 8 II.6 LOOPTIJD VAN DE OPDRACHT... 9 II.7 WIJZE VAN GUNNEN... 9 II.8 PRIJSOPGAVE... 9 II.9 HUUR OF LEASING II.10 LEVERTERMIJN II.11 OPTIES II.12 INFORMATIEVERGADERING II.13 TAALGEBRUIK II.14 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE II.14.1 Technische specificaties: II.15 INDIENEN VAN DE OFFERTE II.16 OPENING VAN DE OFFERTES II.17 GESTANDDOENINGSTERMIJN II.18 SELECTIECRITERIA II.18.1 Juridische situatie van de inschrijver II.18.2 Economische en financiële draagkracht van de inschrijver II.18.3 Technische bekwaamheid van de inschrijver II.19 GUNNINGSCRITERIA II.20 VRIJE VARIANTEN II.21 KEUZE VAN OFFERTE III. CONTRACTUELE BEPALINGEN III.1 WERKDAGEN EN NORMALE UREN III.2 DE LEVERING III.2.1 De planning van levering en installatie III.2.2 Handleidingen en technische brochures III.2.3 Afval III.3 VEILIGHEID EN HYGIËNE III.4 BOETES WEGENS LAATTIJDIGE LEVERING / UITVOERING III.4.1 Leveringen III.4.2 Service niveaus III.5 ONDERAANNEMING III.6 BORGTOCHT III.6.1 Het bedrag III.6.2 Vrijgave borgtocht IDC 16 september 2011 Blz. 2

3 III.7 PRIJSHERZIENINGEN III.8 PRIJSLIJSTEN III.9 BETALINGSTERMIJN III.9.1 De facturatie III.9.2 De betaling III.10 DE OPLEVERING III.11 EINDE VAN DE OPDRACHT III.11.1 Verplichtingen bij het einde van de opdracht / deelopdracht III.12 REGELING VAN GESCHILLEN IV. TECHNISCHE BEPALINGEN IV.1 ALGEMEEN IV.2 HUIDIGE INFRASTRUCTUUR IV.2.1 Dienst INF IV.2.2 Dienst TAP IV.3 REFERENTIECONFIGURATIE IV.3.1 Situatie IV.3.2 Wat? IV.4 REFERENTIECONFIGURATIE IV.5 SERVICE NIVEAU (SERVICE LEVEL REQUIREMENTS) IV.5.1 Algemeen IV.5.2 De functionele taken van de leverancier IV.5.3 De dienstverlening IV.5.4 Professionele diensten IV.5.5 Extra diensten IV.5.6 Monitoring en rapportering IV.5.7 Boetes IV.5.8 Aansprakelijkheid V. INSCHRIJVINGSBILJET IDC V.1.1 Voorwerp van de opdracht V.1.2 Identificatie van de inschrijver V.1.3 Gestanddoeningstermijn V.1.4 Betalingen V.1.5 Machtiging en handtekening VI. INVENTARIS IDC VI.1.1 Referentievoorbeeld VI.1.2 Referentievoorbeeld VI.1.3 Professionele diensten VI.1.4 Intrestvoeten en restwaarden VI.1.5 Boete percentages voor verschillende service niveaus VI.1.6 Prijslijst Hardware VII. BIJ TE VOEGEN DOCUMENTEN IDC 16 september 2011 Blz. 3

4 I. Reglementering I.1 Toepasselijke reglementering In zover er niet afgeweken wordt in de bepalingen van onderhavig bestek zijn op de opdracht de volgende bepalingen en voorwaarden van toepassing: 1. Wet van 24 december 1993 (BS van ) en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. 2. Koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS van ) en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. 3. Koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van ) en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit Koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden. 4. Onderhavig bestek I.2 Specifieke reglementering voor deze opdracht I.2.1 Veiligheid en Hygiëne De leverancier verbindt zich ertoe om alle bepalingen na te leven op het vlak van veiligheid en gezondheid zoals voorgeschreven in de Belgische wetgeving en Europese regelgeving en normen die van toepassing kunnen zijn, zoals het gebruik van arbeidsmiddelen, het voorzien zijn van een CE-markering, de machinerichtlijn, de richtlijn elektromagnetische compatibiliteit, de laagspanningsrichtlijn, de richtlijn gastoestellen. De fabrikant of leverancier bepaalt zelf welke regelgevingen er van toepassing zijn. De te leveren uitrusting moet voldoen aan: - de vigerende Belgische wetten en reglementen betreffende veiligheid en hygiëne; - de voorwaarden inzake veiligheid en hygiëne, niet noodzakelijk bij de vigerende wetten en reglementen inzake veiligheid en hygiëne opgelegd, maar onontbeerlijk om het objectief te bereiken vooropgesteld door het dynamisch risicobeheersingssysteem bedoeld in artikel 3 van het KB van 27 maart 1998 betreffende het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. Het voorgaande houdt o.m. in dat voldaan is aan de toepasselijke EU-regelgeving (of hun nationale omzetting) zoals - de Machinerichtlijn 2006/42/EG, - de Laagspanningsrichtlijn 2006/95/EG, - de EMC-Richtlijn 2004/108/EG, -.. De fabrikant of leverancier heeft de verantwoordelijkheid om te bepalen onder welke regelgeving(en) zijn product valt. In de mate dat dit voorzien is door de vermelde regelgevingen zal de uitrusting afgeleverd worden met de oorspronkelijke EG-verklaring(en) van overeenstemming in het Nederlands, of met de oorspronkelijke verklaring in een andere taal van de EU samen met de vertaling van de oorspronkelijke EG-verklaring(en) in het Nederlands. IDC 16 september 2011 Blz. 4

5 Een kopie van dergelijke verklaring(en) zal ook afgegeven worden in die gevallen waar de regelgeving niet eist dat de verklaring de uitrusting vergezeld. De arbeidsmiddelen, of de gedeelten of aspecten ervan die niet gedekt zijn door CEmarkering, zullen: - Voldoen aan de toepasselijke "minimum voorschriften voor arbeidsmiddelen" en aan de eventuele geldende andere Belgische voorschriften met betrekking tot hun opvatting en bouw; - Afgeleverd worden met een document waarin de naleving van voorgaande eis verantwoord wordt; - Vergezeld gaan van instructies voor hun werking, bediening, inspectie en onderhoud en voor de veiligheid en gezondheid bij hun inzet. Indien de uitrusting of delen ervan onderworpen moeten worden aan keuring voor indienststelling door een externe dienst voor externe controle of een erkend organisme, dan zorgt de leverancier voor de uitvoering van deze keuring tot en met de aflevering van een positief eindverslag. De eerste keuring maakt integraal deel uit van de bestelling. Ingeval de EDTC of het erkend organisme problemen vaststelt, dan dienen de nodige correcties en de bijkomende keuringen uitgevoerd te worden op kosten van de leverancier. I.2.2 Privacywet De Belgische privacywet moet ten allen tijde gerespecteerd worden en niet verworpen worden door o.a. de Amerikaanse Patriot Act. I.3 VITO-reglementen Hierbij ingesloten vindt U het: - Milieubeleid van VITO - Algemene Milieu- en veiligheidsregels voor medewerkers derden/contractors (verkorte versie) VITO eist dat al uw medewerkers die op de VITO site werken, de verkorte versie van het reglement kennen. Het is uw verantwoordelijkheid om uw medewerkers op te leiden. Elke medewerker moet de verkorte versie in zijn bezit hebben, wanneer aanwezig op de VITO site. Gelieve daar voor te zorgen. VITO zal op regelmatige basis steekproeven nemen om na te kijken of contractors/derden die werken op de site uitvoeren het werfreglement kennen. Indien zij dit niet in voldoende mate kennen, zal VITO zelf zorgen voor deze opleiding op uw kosten. I.4 Administratieve bepalingen De hierna volgende administratieve bepalingen, moeten worden beschouwd als een aanvulling en explicitering van sommige artikels uit bovenvermelde wetten en KB s. I.5 Aandacht Uitsluiting van de algemene voorwaarden van de inschrijver (regelmatigheid van de inschrijving) IDC 16 september 2011 Blz. 5

6 Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver uitdrukkelijk al de voorwaarden van het bestek en verzaakt hij aan alle voorwaarden die strijdig zijn met het bestek, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn offerte of later uit te wisselen documenten (bv facturen met verkoopsvoorwaarden) voorkomen. Elk voorbehoud met betrekking tot één of meerdere voorwaarden van het bestek heeft tot gevolg dat de offerte onregelmatig is en dat VITO deze niet in overweging kan nemen. I.6 Afwijkingen + eventuele motivatie De gestanddoeningstermijn wordt van 60 op 150 kalenderdagen gebracht. Boete voor laattijdige levering / service niveaus Borgstelling. IDC 16 september 2011 Blz. 6

7 II. Administratieve bepalingen Dit tweede deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 24 december 1993 en het KB van 8 januari 1996 en latere wijzigingen. II.1 Aanbestedende overheid Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek Boeretang MOL Tel : fax: BTW-Nr: BE Ondernemingnummer: Onderneming van openbaar nut onder de vorm van een naamloze vennootschap De Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek wordt verder in de tekst als VITO aangeduid. Dhr. Dirk Fransaer is Gedelegeerd Bestuurder van VITO. VITO is de enige verantwoordelijke gesprekspartner en dus de enige bevoegde autoriteit voor het wijzigen van de opdracht en om te beslissen over eventuele problemen die zich stellen bij de uitvoering. VITO wordt vertegenwoordigd door de Leidende dienst. II.1.1 Leidende dienst De leidende dienst voor deze opdracht is de aankoopdienst van VITO. Contactpersoon binnen die dienst: Erik Mees Tel: Fax: aankoop@vito.be II.2 Aanvraag bestek (PM) II.2.1 Documenten Het bestek en bijhorende documenten zijn te downloaden van de web-site te zoeken met dossiernummer IDC II.2.2 Uiterste datum van de aanvraag: 26 oktober 2011 tot uur II.2.3 Prijs en betalingswijze Het bestek en alle bijhorende documenten zijn gratis IDC 16 september 2011 Blz. 7

8 II.3 Beschrijving van de opdracht II.3.1 Nomenclatuur Computerapparatuur Diensten voor computerondersteuning en -advies II.3.2 De opdracht Voorwerp van deze leveringen: AANKOOP OF HUUR VAN ICT APPARATUUR (Hardware & Software) VOOR EEN DATACENTER MET BIJHORENDE DIENSTEN.. Deel 1: Hardware en software (aankoop of huur / leasing); 1. Servers met bijhorende software; 2. Gegevensopslagapparatuur met bijhorende software; 3. Back-up- en archiverings- apparatuur met bijhorende software; 4. (SAN en IP) Netwerkapparatuur met bijhorende software; 5. Virtualisatie-software en bijbehorende apparatuur. De software vermeld in bovenstaande punten 1, 2, 3 en 4 en 5 omvat software voor besturing (OS), monitoring, configuratie en management. Deel 2: Professionele diensten 1. Ondersteuning bij operationele problemen: consultancy 2. Professionele helpdesk; 3. Ondersteuning bij de planning en de installatie van ICT-projecten (aanbevelingen inzake de benodigde apparatuur uitgaande van de beste prijs-kwaliteitverhouding, leveren van expertise in de diverse deeldomeinen, consultancy, ); 4. Flexibele en ondubbelzinnige onderhoudscontracten Deze opdracht is GEEN exclusiviteit i.v.m. de levering van de vermelde artikelen en diensten. II.4 Aankoop namens andere aanbestedende diensten Andere Vlaamse Agentschappen (VA) of hun rechtsopvolgers die onder het administratief toezicht van de Vlaamse Regering staan kunnen toetreden tot deze overeenkomst op gelijk welk moment gedurende de looptijd van deze opdracht. In tegenstelling tot de wettelijke bepalingen zal ieder toetredend VA een afzonderlijke overeenkomst afsluiten met de weerhouden leverancier. De uitvoering start de dag na ondertekening Alle administratieve briefwisseling en de facturatie zullen dus rechtstreeks verlopen tussen het VA en de weerhouden leverancier. Geen enkel VA kan afwijkingen bedingen op de contractuele bepalingen zoals vastgelegd in het bestek. II.5 Plaats van uitvoering 1. VITO Boeretang MOL IDC 16 september 2011 Blz. 8

9 2. op het afleveradres van het ander VA. II.6 Looptijd van de opdracht De basis looptijd van de opdracht is TWEE jaar. De opdracht kan DRIE (3) maal stilzwijgend worden verlengd met één (1) jaar. De maximale duur van de basisopdracht is VIJF (5) jaar. Stopzetting na het tweede, het derde of het vierde jaar zal per aangetekend schrijven gebeuren minstens drie (3) maanden vóór het verstrijken van de periode. Voor de stopzetting kan geen schadevergoeding worden gevraagd. VITO heeft de mogelijkheid deze overeenkomst vroegtijdig stop te zetten. Deze stopzetting zal gebeuren door middel van een aangetekend schrijven vier (4) maanden voor de datum van stopzetting. Voor de stopzetting kan geen schadevergoeding worden gevraagd. Voor de diensten na verkoop, de professionele diensten en de duurtijd van de huur / leasing is de looptijd maximaal VIJF (5) jaar. De startdatum voor de diensten is de dag van de acceptatie van de (deel)levering; De startdatum van de huur / leasing is dag waarop de apparatuur geïnstalleerd is en naar behoren functioneert. De totale maximale duur van de opdracht kan tot TIEN (10) jaar oplopen. Bijvoorbeeld een huur aangegaan op het einde van het vijfde jaar voor VIJF (5) jaar. II.7 Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund bij wijze van de algemene offerteaanvraag. II.8 Prijsopgave De prijsopgave bestaat uit: het opgeven van de referentievoorbeelden die volledig worden uitgewerkt, uurtarieven voor de gevraagde diensten, de korting % op prijslijsten, de huurtarieven (%). Bij het opstellen van de lastvoorwaarden van deze opdracht beschikt het bestuur nog niet over de exact benodigde hoeveelheden. Daarom zijn de opgegeven hoeveelheden louter indicatief. Zij binden het bestuur op geen enkele wijze. De leverancier kan geen schadevergoeding eisen indien deze vermoedelijke hoeveelheden niet bereikt worden. 1. Alle opgegeven prijzen zijn in EUR, exclusief BTW 2. De eenheidsprijzen bevatten maximaal 2 cijfers na de komma 3. De leverancier wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de levering wegen te hebben inbegrepen met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. In de prijzen zijn inzonderheid ingerekend: - kosten verpakking - lossen - het laden - uitpakken IDC 16 september 2011 Blz. 9

10 - de overslag en het overladen - documentatie en handleiding - het vervoer - het monteren en bedrijfsklaarmaken - de verzekering - tol- en accijnsrechten - de inklaring - de keurings- en opleveringskosten - opleiding - Recupel, Bebat, Auvibel, Reprobel - enz. II.9 Huur of leasing VITO en of het VA heeft de mogelijkheid om de hardware, software, configuraties te huren of te leasen op projectbasis. VITO verwacht dat duidelijk gemaakt wordt of de aanbieder dit kan aanbieden. De inschrijver geeft de interestvoet (op kwartaalbasis) en de restwaarde op voor de verschillende huurperiodes van 1, 2, 3, 4 en 5 jaar. De opgegeven intrestvoeten zijn vast gedurende de hele looptijd van deze opdracht. De inschrijver geeft de interestvoet op kwartaalbasis (3 maanden) op (huur / leasing facturen worden op kwartaalbasis betaald). In geval van leasing wordt de restwaarde te betalen bij het einde van de leasingperiode uitgedrukt in een percentage van de aankoopwaarde bij het aangaan van de leasing. De percentages van de restwaarde mogen van jaar tot jaar verschillen. De opgegeven percentages zijn vast gedurende de hele uitlooptijd van de opdracht. De restwaarde na 5 jaar is nul (0). In geval de huurperiode is verstreken en men wil verder huren zal de restwaarde van de apparatuur en de overkomende interestvoet van het aantal jaren huur worden gebruikt om de nieuwe huurprijs vast te stellen. De restwaarde blijft bepaald zoals die berekend werd bij de initiële aanvang van de huur. Na het 5 de jaar is de restwaarde 0. Na het einde van de huurperiode zal de leverancier de apparatuur op zijn kosten komen inpakken voor transport & ophalen. De opgegeven interestvoeten houden rekening met alle financiële en operationele kosten zoals daar zijn verzekering, transport, installatie, ontmantelingskosten, enz In geval de huurovereenkomst vroegtijdig wordt stopgezet door VITO of een VA (om redenen anders dan vermeld in II.6) zal de leverancier recht hebben op een vergoeding: de inschrijver deelt mede welke verbrekingsvergoeding van toepassing is. II.10 Levertermijn De inschrijver geeft de gemiddelde levertermijn op van de productgroep dat hij aanbied. In de levertermijn is de tijd voor installatie en het bedrijfsklaar maken inbegrepen. Bij elke deelbestelling wordt de definitieve levertermijn vooraf medegedeeld. IDC 16 september 2011 Blz. 10

11 De opgegeven levertermijnen voor de deelleveringen mogen nooit langer zijn dan het dubbele van de opgegeven termijnen bij inschrijving. II.11 Opties Zie verlenging van de opdracht. II.12 Informatievergadering Om de omvang van de opdracht goed te kunnen inschatten is elke inschrijver verplicht de rondgang met bijkomende inlichtingen bij te wonen. Op 19 oktober 2011 en 26 oktober telkens om 10:00 uur vindt er een informatievergadering plaats. Tijdens deze vergadering krijgen de kandidaat inschrijvers een verduidelijking van het bestek en informatie over het gebruik van e-tendering. Na afloop is er gelegenheid voor het stellen van vragen. Per kandidaat inschrijver mogen maximaal twee personen aanwezig zijn. Plaats VITO Gebouw TAP Boeretang MOL Dit gebouw is gelegen aan het kempisch Kanaal ter hoogte van SAS 6 II.13 Taalgebruik De offerte dient opgesteld te worden in het Nederlands met uitsluiting van iedere andere taal. Engelstalige technische brochures zijn toegelaten. II.14 Vorm en inhoud van de offerte Op straffe van uitsluiting zal de offerte opgebouwd zijn zoals beschreven in onderhavig bestek. De inschrijver zal, daar waar in te vullen formulieren bij het bestek zijn bijgevoegd, deze formulieren zo volledig mogelijk invullen. De prijs van de inschrijving dient uitgedrukt in EURO exclusief BTW. II.14.1 Technische specificaties: Gedetailleerde documentatie en informatie betreffende de technische waarde van de aangeboden apparaten, mogelijkheden en diensten (voor detail zie technische beschrijving). IDC 16 september 2011 Blz. 11

12 II.15 Indienen van de offerte Zoals voorzien in art 81 van het KB van 8 jan 1996 kunnen de offertes elektronisch ingediend worden. De opening van de offertes zal elektronisch gebeuren volgens de procedure van e-tendering Meer informatie over e-tendering is te vinden op: (algemene info) De offerte dient ten laatste elektronisch opgeladen en ondertekend of op papier in ons bezit te zijn op: 10 november 2011 om 11 uur De offerte moet in het Nederlands opgesteld worden. Het indienen van een offerte door een inschrijver impliceert dat hij zich ertoe verbindt de bepalingen van het onderhavige bestek na te leven. De door de inschrijver ingediende voorstellen in antwoord op de in het bestek opgenomen bepalingen of vragen vormen verbintenissen zijnerzijds. De inhoud van zijn offerte maakt immers wezenlijk deel uit van het contract, net als de preciseringen die hij dient te verstrekken naar aanleiding van eventuele verzoeken tot verduidelijking van zijn offerten. Elektronische offerte E-TENDERING Het indienen van de offertes zal bij voorkeur via elektronische weg gebeuren. Hiervoor wordt de officiële procedure gebruikt zoals die voorzien is in de wetgeving. bij het onderdeel E-TENDERING Een document kan maximaal 80 MB groot zijn De totale offerte kan maximaal 320 MB groot zijn Indien nodig kunnen wij u meer inlichtingen geven over de te volgen procedure VITO. Aankoopdienst aankoop@vito.be Tel.: Offerte op papier De offerte moet in het Nederlands in twee exemplaren opgemaakt worden. Op één van beide exemplaren moet de vermelding "ORIGINEEL" voorkomen. De offerte moet in een dubbele omslag gesloten zijn. De binnenste omslag dient de vermelding ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VITO Bestek: IDC Opening 10 november 2011 om uur Gelieve het inschrijvingsbiljet als eerste document bij de inschrijving te steken. IDC 16 september 2011 Blz. 12

13 De buitenste omslag moet geadresseerd zijn aan VITO Inkoopdienst offertes - IDC Boeretang MOL De offerte dient evenwel ook in elektronische vorm op een USB-key of een DVD/CD te worden bijgevoegd. 1. Indien men de inschrijvingsdocumenten persoonlijk wil afgeven of bij de opening aanwezig wenst te zijn dient men rekening te houden met VITO-toegangsformaliteiten. Duurtijd: minimum 15 min. 2. Bij verzending per post moet de inschrijving onder dubbele omslag verstuurd worden. 3. Elke inschrijving die aankomt na het begin van de openingszitting van de inschrijvingen, wordt geweigerd. 4. Wijzigingen aan reeds verzonden of ingediende inschrijvingen, alsook het intrekken ervan, zijn slechts mogelijk vóór het verstrijken van de uiterste indieningdatum. Ze vormen het voorwerp van een schriftelijke verklaring, behoorlijk ondertekend door de inschrijver of zijn mandataris. Indien de wijzigingen in de offerte zelf werden aangebracht, worden deze ondertekend. Op straffe van ongeldigheid van de inschrijving moeten het doel en de draagwijdte van de gewenste wijzigingen nauwkeurig worden vermeld. 5. Het intrekken van een inschrijving mag niet meer zijn dan dat. Indien de inschrijver die zijn inschrijving introk, op wettige wijze een nieuwe indient, mag hij er de documenten in vermelden waarvan hij gebruik wenst te maken ter ondersteuning van de tweede; 6. Het indienen van een offerte door een inschrijver impliceert dat hij zich ertoe verbindt de bepalingen van het onderhavige bestek na te leven. De door de aannemer ingediende voorstellen in antwoord op de in het bestek opgenomen bepalingen of vragen vormen verbintenissen zijnerzijds. De inhoud van zijn offerte maakt immers wezenlijk deel uit van het contract, net als de preciseringen die hij dient te verstrekken naar aanleiding van eventuele verzoeken tot verduidelijking van zijn offerten. II.16 Opening van de offertes Conform art 81 van het KB 8 jan 1996 wordt opening gedaan volgens de regels van de E- tendering procedure. Plaats: VITO Boeretang 200 Gebouw HKT vergaderzaal 2de verdieping Tijdstip: 10 november 2011 om uur. De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting. II.17 Gestanddoeningstermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 150 kalenderdagen. IDC 16 september 2011 Blz. 13

14 II.18 Selectiecriteria De inschrijver dient eerst te voldoen aan de hieronder gestelde selectiecriteria (uitsluitingsvoorwaarden, financiële en econ. draagkracht, technische bekwaamheid) alvorens men kan overgaan tot de evaluatie van zijn aanbieding. Hij voegt hiervoor de nodige documenten en inlichtingen bij zijn inschrijving. De inschrijver die niet voldoet aan de selectiecriteria wordt uitgesloten; hij wordt dan hierover geïnformeerd. II.18.1 Juridische situatie van de inschrijver Belgische inschrijvers: De inschrijver dient te voldoen aan de voorwaarden tot deelname van deze procedure. Hiervoor kan hij het bijgevoegd document verklaring op eer ondertekend bij zijn inschrijving toevoegen. Indien dit document niet wordt toegevoegd dient de inschrijver de nodige originele attesten toe te voegen die bewijzen dat hij voldoet aan de gestelde eisen voor deze procedure. De attesten mogen niet ouder zijn dan 2 maand op de dag van inschrijving. Deze gegevens worden nagezien via de kruispuntbank. Buitenlandse inschrijvers: Buitenlandse inschrijvers van binnen de Europese Unie dienen de overeenstemmende documenten van bewijs van betaling van belastingen en bewijs van betaling van de sociale zekerheid bij hun inschrijving te voegen. II.18.2 Economische en financiële draagkracht van de inschrijver Om de financiële en economische draagkracht van de inschrijver aan te tonen dienen bij de inschrijving de volgende documenten en inlichtingen bijgevoegd te worden (KB 8 januari 1996): 1. Een passende bankverklaring (notoriëteitsverklaring) volgens de mogelijke modaliteiten van de omzendbrief van 10 februari 1998 (BS 13 februari 1998) zie voorbeeld in bijlage. 2. De inschrijver dient een jaarlijkse omzet te hebben van minstens EUR en dit gedurende de laatste drie boekjaren. II.18.3 Technische bekwaamheid van de inschrijver De technische bekwaamheid van de inschrijver dient aangetoond door: 1. Beschrijving van de organisatie van de inschrijver en dit voor de aspecten die in verband met dit bestek in aanmerking komen (dit zijn niet de gevraagde gegevens voor de gunningscriteria). 2. Het opgeven van minimaal drie gelijkaardige referenties van de afgelopen drie jaar met een korte omschrijving van het voorwerp, de waarde en de contactgegevens van de klant. - Naam firma; - Type toestel, configuratie, omschrijving; - Contactpersoon met telefoonnummer en Om het huidige ICT-park van VITO te onderhouden en/of te ondersteunen en/of te migreren, moet de inschrijver zijn bekwaamheid aantonen m.b.v. certificaties (en de relevante ervaring ermee opgebouwd), partnerships met de huidige vendors. 4. Certificaten, behaald door personeel dat ook voor VITO zal werken, en de relevante ervaring in projecten ermee opgedaan. Hiervoor voegt de inschrijver de nodige CV S (deel IV.5.4) IDC 16 september 2011 Blz. 14

15 II.19 Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij gunning van de opdracht. Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de offerte welke de economisch meest voordeligste is. 1. Evaluatie van de voorgestelde oplossing van de referentieconfiguraties, zijn samenhang, openheid & kwaliteit van de voorgestelde apparatuur en mogelijkheden (30 %); 2. Aanbod (o.a. aangeboden service niveaus), evaluatie van & plan van aanpak voor de diensten aan bestaande en nieuwe configuraties, consultancy, (30 %); 3. Prijs van: referentieconfiguraties (incl. uurtarieven en/of huurtarieven) (30 %); 4. Uitgebreidheid van de prijslijsten en toegestane kortingen (10 %); De inschrijver dient bij zijn offerte de nodige documenten te voegen teneinde een evaluatie volgens de gunningscriteria mogelijk te maken. Berekening score kostprijs. Van al de geselecteerde inschrijvers wordt de gemiddelde kostprijs berekend. De goedkoopste geselecteerde aanbieding krijgt de maximale waarde van het gunningscriterium. Van elke andere geselecteerde inschrijver wordt het verschil in prijs berekend met de goedkoopste. Dit verschil wordt gedeeld door 1/100 van de gemiddelde prijs. De uitkomst geeft aan hoeveel % de score van het gunningscriterium wordt verminderd. Indien een negatieve waarde wordt bekomen wordt nul gegeven. Scores Technische waarde Voor de evaluatie van dit criterium worden volgende elementen geëvalueerd: - Functionele en technische kwaliteit van de vooropgestelde oplossing; - Aspecten als uitbreidbaarheid, flexibiliteit, beschikbaarheid en eenvoud van oplossing; - Mate van redundantie; - Gebruiksgemak; - Openheid(gebruik van open standaarden, mate van vendor-onafhankelijkheid). -. II.20 Vrije varianten Vrije varianten worden niet toegestaan. II.21 Keuze van offerte Het bestuur kiest vrij de offerte. De inschrijver kan op generlei wijze enige vergoeding opeisen indien de opdracht hem om welke reden ook niet wordt gegund. Offertes die niet aan alle gevraagde minimumvereisten voldoen, kunnen zonder meer uitgesloten worden. IDC 16 september 2011 Blz. 15

16 Indien een offerte onvoldoende informatie bevat en het derhalve quasi onmogelijk wordt de offerte grondig te evalueren, kan deze offerte zonder meer uitgesloten worden. Op straf van onregelmatigheid mag de offerte inzake specifieke vereisten niet verwijzen naar algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, noch deze vermelden op de keerzijde of in bijlage. IDC 16 september 2011 Blz. 16

17 III. Contractuele bepalingen Dit derde deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het Koninklijk besluit van 26 september 1996 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing, alsmede de bepalingen van de bijlage bij dit Koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen. III.1 Werkdagen en normale uren Alle dagen van maandag tot en met vrijdag worden beschouw d als werkdagen met als uitzondering. De wettelijke feestdagen als die op niet op een zaterdag of zondag vallen De maandag volgend op het weekend waarin een wettelijke feestdag valt. De Vlaamse feestdag van 11 juli wordt beschouw als een wettelijke feestdag. Op de werkdagen wordt de tijd tussen 7 u 30 en 18 u 30 als normale werktijd beschouwd. III.2 De levering III.2.1 De planning van levering en installatie De leverancier deelt zijn leverings- en installatieplanning mee van zodra hij de toewijzing van deelopdracht heeft toegewezen gekregen. Op vraag van VITO of het VA moet van deze planning kunnen afgeweken worden. III.2.2 Handleidingen en technische brochures Bij de oplevering dient een volledige handleiding in het Nederlands of het Engels meegeleverd te worden. Deze handleiding bevat instructies voor de werking, bediening, inspectie en onderhoud, en voor de veiligheid en gezondheid. De prijs van de handleiding is inbegrepen in de aangeboden prijs. De handleiding mag op papier of in elektronische versie (pdf-file) worden aangeleverd. De handleiding maakt deel uit van de levering. III.2.3 Afval Alle verpakkingsmaterialen gebruikt bij het afleveren van de toestellen of vervangingsonderdelen dienen te worden teruggenomen door de leverancier. De kosten voor deze terugnames zijn ten laste van de leverancier. III.3 Veiligheid en Hygiëne Zie deel I: specifieke reglementering. IDC 16 september 2011 Blz. 17

18 III.4 Boetes wegens laattijdige levering / uitvoering III.4.1 Leveringen Bij het overschrijden van de service niveaus kan VITO of de VA een boete opleggen aan de leverancier, conform het aangegane Service Level Agreement (SLA). Boete voor laattijdige uitvoering van de SLA Voor elke dag vertraging zal een boete van 1% van het jaarbedrag van het onderhoud van de betrokken apparatuur worden opgelegd. Bij overschrijden van de leveringstermijn kan VITO of de VA een boete opleggen aan de leverancier. Deze boete = 10% van de verkoopprijs bij het overschrijden van de leveringstermijn met het dubbele. Deze boete = 20% van de verkoopprijs bij het overschrijden van de leveringstermijn met het viervoudige. Annulaties van de bestellingen zijn gratis bij het overschrijden van de leveringstermijn. III.4.2 Service niveaus Indien bij een configuratie of dienst een bepaald service niveau wordt besteld zal, wanneer het parameters van de limiet van het service niveau NIET worden gehaald, een boete kunnen worden opgelegd van een percentage van het jaarbedrag van de aangegane service. Voor de basis service niveaus wordt dit percentage vastgesteld op 1 (EEN) percent. Voor service niveaus die strenger zijn dan het basis service niveau is de inschrijver vrij dit percentage vast te stellen maar MOET in ieder geval groter zijn dan 1 percent (> 1 %), incrementeel in stappen van minimum 0,5% per niveau. Bij de beoordeling van de offerte zullen deze voorstellen geëvalueerd worden in het gunningscriterium 2. III.5 Onderaanneming Behoudens schriftelijk akkoord van VITO mag de leverancier in geen geval tijdens de uitvoering van de opdracht: 1. een gedeelte of alle rechten en verplichtingen voortvloeiend uit onderhavige opdracht afstaan; 2. de uitvoering van deze opdracht of een gedeelte hiervan in onderaanneming geven; 3. zich door derden met hetzelfde oogmerk laten vervangen. Indien de leverancier niet langer in staat zou zijn de werkzaamheden uit te voeren zal hij VITO hiervan onmiddellijk in kennis stellen. III.6 Borgtocht III.6.1 Het bedrag Volgende borgtocht wordt gevraagd: Voor bestellingen (= bestelbon) waarvan het bestelbedrag groter is dan EUR en waarbij de levertermijn groter is dan 30 kalenderdagen is een borgtocht vereist van 5 % van het bestelbedrag (incl. BTW). IDC 16 september 2011 Blz. 18

19 Het bewijs hiervan moet binnen de 30 kalenderdagen volgend op de dag van de bestelling aan VITO of het VA die de bestelling plaatst, voorgelegd worden. III.6.2 Vrijgave borgtocht Deze borgtocht wordt in zijn totaliteit vrijgegeven na het beëindigen van de bestelling. In elk geval stuurt de leverancier het verzoek tot vrijgave van de borgtocht naar de aanbestedende overheid. III.7 Prijsherzieningen De opgegeven uurprijzen zijn vast maar kunnen elk jaar bij het begin van het kalenderjaarjaar worden aangepast en blijven dan een jaar geldig. De volgende formule wordt toegepast: P = P x (0,8 x I/I ) + P x 0,2 waarbij: P = herziene prijs excl. BTW P = prijs van de forfaitaire vergoeding van de inschrijving I = loonindex FABRIMETAL nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, contracten vanaf 11/07/1981 van de maand december voorafgaand aan de herziening; I = loonindex FABRIMETAL nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, contracten vanaf 11/07/1981 van de maand oktober De inschrijver dient telkens de prijsherziening aan te vragen. Bij zijn aanvraag dient een afschrift gevoegd te worden van de publicaties waarin de nieuwe S1 te vinden is. Alle prijzen die niet uitgedrukt zijn in percentages van de in de prijslijst vermelde prijzen worden beschouwd als vast en komen niet in aanmerking voor herziening. III.8 Prijslijsten. Indien de inschrijver de offerte op papier indient voegt hij bij zijn inschrijving de officiële prijslijsten in elektronische vorm in PDF-formaat toe op CD/DVD of USB-key (dit om papier te sparen). hij vermeld wel in de inventaris welke lijsten hij toevoegt. De inschrijver vermeld in de inventaris welke prijslijsten zijn toegevoegd. Indien beschikbaar geeft de inschrijver de geldige internet-link op bij de constructeur waar die kan geraadpleegd worden. De prijslijsten moeten openbaar zijn. De inschrijver vermeldt eveneens de datum tot wanneer de bijgevoegde prijslijst geldig is. De inschrijver duidt aan per prijslijst welke % korting, (eventueel per productgroep) er worden toegepast. Dit percentage is vast gedurende de looptijd van de opdracht. De inschrijver geeft aan hoe de nieuwe prijslijst beschikbaar wordt gesteld. De nieuwe prijslijst moet openbaar zijn. IDC 16 september 2011 Blz. 19

20 De voorkeur wordt gegeven aan de internetsite van de hardwareconstructeur zonder dat er ingelogd moet worden (openbare toegang). Hiervoor geeft de inschrijver de link op waar de prijslijst kan worden geraadpleegd. Indien de internetsite wijzigt tijdens de uitvoering van de opdracht dient dit aan de verschillende besturen te worden medegedeeld door de leverancier. Aangekondigde prijslijstwijzigingen dienen zo snel mogelijk te worden medegedeeld aan de verschillende besturen; bij voorkeur per waarbij een leesbevestiging wordt gevraagd. III.9 Betalingstermijn III.9.1 De facturatie III Facturatietijdstip De facturatie kan ten vroegste plaats vinden in geval van: 1. Aankoop Na acceptatie van de volledige deelopdracht 2. Diensten Maandelijks 3. Huur / leasing 1. Op het einde van elk kwartaal (31 maart, 30 juni, 30 september en 31 december) het verschuldigde bedrag. 2. Het huur / leasing bedrag van het eerste kwartaal en het laatste kwartaal wordt berekend prorata de werkelijke huurtermijn. 3. Wanneer in het afgelopen kwartaal de huur of leasing stopt en er dient apparatuur te worden teruggenomen kan pas gefactureerd worden na de volledige terugname. III Facturen voor VITO De factuur dient buiten de wettelijke vermeldingen volgende gegevens te vermelden: - Het bestelnummer - De factuur voor diensten dient een detail te vermeldend van de geleverde (uur) prestaties en de toegepaste eenheidsprijzen. De factuur + eventuele bijlagen wordt in DRIEVOUD opgemaakt aan en verstuurd naar: VITO Dienst financiën Boeretang MOL III Facturen voor de toegetreden besturen Het toegetreden VA bepalen welke extra informatie de factuur dient te bevatten en naar welke afdeling de factuur dient gestuurd te worden. IDC 16 september 2011 Blz. 20