2. In te stemmen met het aangaan van een ambtelijke fusie met de gemeente Sint- Michielsgestel per 1 januari 2016.

Transcriptie

1 Datum: Onderwerp Ambtelijke fusie Boxtel - Sint-Michielsgestel. Status Besluitvormend Voorstel 1. Kennis te nemen van het bedrijfsplan Samen sterker in de Meierij. 2. In te stemmen met het aangaan van een ambtelijke fusie met de gemeente Sint- Michielsgestel per 1 januari Het college van burgemeester en wethouders toestemming te verlenen daartoe de gemeenschappelijke regeling werkorganisatie Boxtel Sint-Michielsgestel aan te gaan. Inleiding In het voorjaar van 2013 zijn de contouren voor de vormgeving van een vergaande ambtelijke samenwerking tussen de gemeenten Boxtel, Haaren, Sint-Michielsgestel en Vught bekrachtigd in het samenwerkingsplan Op weg naar een vergaande ambtelijke krachtenbundeling in De Meierij. Daarbij hebben de gemeenteraden de colleges de opdracht gegeven de samenwerking ook in bestuurlijk-juridische, personele en financiële zin uit te werken in de vorm van een bedrijfsplan. Gedurende de uitwerking van dit bedrijfsplan, hebben de gemeenten Haaren en Vught om politiek-bestuurlijke redenen te kennen gegeven niet in volle omvang en op dit moment bij de vergaande ambtelijke samenwerking aan te kunnen sluiten. Voor nu hebben de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel ervoor gekozen hun proces tot de vorming van één ambtelijke organisatie met zijn tweeën tot een goed einde te brengen, op basis van hetgeen in het bedrijfsplan is geschetst. In december 2014 hebben zowel de gemeenteraad van Boxtel als de gemeenteraad van Sint- Michielsgestel een motie aangenomen waarin men heeft aangegeven het traject voor de vaststelling van het bedrijfsplan en van de besluitvorming rond de ambtelijke fusie tussen de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel te willen voortzetten. De gemeenschappelijke regeling om een ambtelijke fusie aan te gaan is een collegeregeling. Volgens art. 1 lid 2 Wgr moet de raad toestemming verlenen aan het college om de regeling aan te gaan. Beoogd effect Met dit voorstel wordt inhoud gegeven aan het raadsbesluit van 25 juni 2013 en aan de motie van 2 december Hierin heeft de gemeenteraad het college de opdracht gegeven tot het voorbereiden van een bedrijfsplan dat verdere uitwerking geeft aan de ambtelijke fusie voor de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel. Deze voorbereiding bestaat uit het in beeld brengen

2 van een meerjarenexploitatiebegroting voor de samenwerking, de uitwerking van de gemeenschappelijke regeling en het in beeld brengen van de organisatorische en financiële consequenties van de samenwerking, ook voor de individuele gemeenten. Argumenten 1. Uitdagingen zorgen voor noodzaak tot samenwerken De gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel worden met complexe externe uitdagingen en interne opgaven geconfronteerd. Uitdagingen die vragen om een oplossingsrichting, omdat meer en meer duidelijk wordt dat het voor gemeenten van deze omvang afzonderlijk lastig, zo niet onmogelijk, wordt deze uitdagingen en opgaven het hoofd te bieden. De decentralisaties op het sociaal domein, de (verplichte) opschaling van taakuitvoering op het terrein van vergunningverlening, toezicht en handhaving, de opgave om de dienstverlening dichter naar de inwoner toe te organiseren, niet op de laatste plaats de bezuinigingsdruk op de gemeentelijke begrotingen, maar ook het gezamenlijk beter kunnen benutten van de kansen die de woon-, werk- en leefomgeving van De Meierij biedt, vragen om een passend antwoord. 2. Gemeenschappelijke regeling werkorganisatie Boxtel - Sint-Michielsgestel Omwille van goed werkgeverschap, het uniformeren van arbeidsvoorwaarden, het creëren van een gezamenlijk fundament waarbinnen medewerkers uit de twee gemeenten ook in formele zin collega s van elkaar worden, het ervoor zorgen dat medewerkers op eenzelfde wijze beoordeeld en beloond worden, het recht doen aan geldende (Europese) aanbestedingsregels en het inperken van mogelijke fiscale consequenties, wordt de samenwerking vormgegeven op grond van het bestuurlijk-juridisch fundament van het Openbaar Lichaam, op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Een concept van de GR is in bijlage D opgenomen in het bijlagenboek van het bedrijfsplan. Het algemeen bestuur van de GR wordt gevormd door de voltallige colleges van de individuele gemeenten. Het dagelijks bestuur bestaat uit één wethouder en de voorzitter van het college van de aan het Openbaar Lichaam deelnemende gemeenten. 3. Bevoegdheden gemeenteraad Iedere gemeente behoudt de eigen gemeenteraad, het eigen college van B&W, de eigen gemeentesecretaris en griffie. Programmagelden blijven achter in de individuele gemeenten. Zodoende bewaken we dat de ambtelijke fusie niets afdoet aan de lokale autonomie, de beleidskeuzen en de herkenbaarheid van de individuele gemeente en gemeenschappen. Het coalitieprogramma vormt de basis voor een reeks bestuurlijke sturingsinstrumenten. In de individuele gemeentelijke begrotingen wordt de financiering van de begroting van de werkorganisatie Boxtel Sint-Michielsgestel verwerkt. Middels het sturingsinstrument bestuursopdracht kan een raad of college aan de voorkant nauwkeuriger dan reeds in de begroting is vermeld, kaders stellen waarbinnen beleid wordt ontwikkeld. Vanuit de werkorganisatie Boxtel Sint-Michielsgestel worden, overeenkomstig de P&C-cyclus, bestuursrapportages opgesteld ten behoeve van de colleges van B&W en de gemeenteraden. Op basis van de bestuursrapportages is bijsturing door de colleges (in het AB) mogelijk. 4. Typering van de werkorganisatie Boxtel Sint-Michielsgestel Alle managers en medewerkers van de huidige ambtelijke organisaties komen in dienst van de werkorganisatie Boxtel Sint-Michielsgestel. Er ontstaat zodoende één krachtigere, efficiëntere 2

3 en innovatievere ambtelijke organisatie die circa 360 fte (415 medewerkers) omvat. Deze organisatie bedient een verzorgingsgebied van circa inwoners. Binnen de ambtelijke fusieorganisatie zal een andere manier van denken en handelen worden geïntroduceerd, dan wel verder worden ontwikkeld. Een werkwijze die naadloos aansluit bij het principe van de faciliterende gemeente. Een organisatie die oog heeft voor de verschuivende verantwoordelijkheid van de gemeente naar inwoner, maatschappelijk middenveld en bedrijfsleven. De gemeente faciliteert, er is aandacht voor lokale inkleuring van beleid en uitvoering en de nadruk ligt op een goed samenspel tussen politiek, bestuur, ambtenaren en inwoners. De gemeente zal steeds verder terugtreden, zal het maatschappelijk proces faciliteren en vertrouwt op de participatie van haar inwoners en (maatschappelijk) ondernemers. De ambtelijke fusieorganisatie benut de mogelijkheden en kansen die zich aandienen om de dienstverlening zo dichtbij als mogelijk bij de inwoner te organiseren. Tenminste blijft daartoe per gemeente een loket behouden, maar ook het werken met wijkteams en het organiseren van keukentafelgesprekken draagt bij aan de dienstverlening en zichtbaarheid van de gemeente dichtbij haar gemeenschappen en in de dorpen. De ambtelijke fusieorganisatie kent een vernieuwende manier van organiseren. Er is binnen de ambtelijke fusieorganisatie slechts in geringe mate sprake van managementcapaciteit. Daar groeien we in de periode tot 1 januari 2018 naar toe. Onder de directieraad, bestaande uit de twee gemeentesecretarissen/algemeen directeuren en een (tijdelijk) projectdirecteur/kwartiermaker Meierij-organisatie, wordt gewerkt met teams. De teams kennen afhankelijk van hun aard, omvang en behoeften een zo groot als mogelijke mate van zelfsturend vermogen. De teams worden in hun ontwikkeling en opgaven gefaciliteerd door een teamregisseur. Verantwoordelijkheden liggen op het niveau van medewerkers en teams, die afspraken maken over de outcome met de directieraad. Vijf programmamanagers met ieder een eigen opgave op het terrein van bedrijfsvoering, sociaal domein, fysiek domein, dienstverlening en wijkgericht werken, zorgen voor de integraliteit en flexibiliteit tussen deze teams. 5. Huisvesting De ambtelijke fusieorganisatie maakt voor haar taakuitvoering gebruik van de twee bestaande gemeentehuizen. Het concept van t Goeie Werken wordt geïntroduceerd, waardoor onder andere door de toepassing van slimme ICT-oplossingen flexibiliteit in het gebruik van werkplekken en de toepassing van werktijden ontstaat. Ook de behoefte aan het aantal werkplekken neemt daarmee af, waardoor mogelijk overcapaciteit aan beschikbare vierkante meters ontstaat. In de aanloopfase wordt de feitelijke impact bekeken van t Goeie Werken en de impact op de bezetting van de werkplekken als gevolg van de ontwikkeling op het sociaal domein, wijkgericht werken, het dienstverleningsconcept en de burgerparticipatie. Kansen die zich voor gaan doen op het vlak van een efficiënte inzet van de huisvesting zullen waar mogelijk wel expliciet worden benut. 3

4 Kanttekeningen 1. Nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen per 1 januari 2015 Per 1 januari 2015 is de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) in werking getreden. Er vindt nog een juridische check plaats of deze wijziging gevolgen heeft voor de werkorganisatie Boxtel Sint-Michielsgestel. Enerzijds vindt een controle plaats of de GR voldoet aan de nieuwe wetgeving. Anderzijds wordt onderzocht of het mogelijk is te kiezen voor een bedrijfsvoeringsorganisatie in plaats van een Openbaar Lichaam. De bedrijfsvoeringsorganisatie is van toepassing op gemeenten waar geen sprake is van overdracht van beleidsrijke taken. Dit zou van toepassing verklaard mogen worden op de ambtelijke fusie, omdat de programmagelden achterblijven in de individuele gemeenten. In het geval voor een bedrijfsvoeringsorganisatie zou worden geopteerd in plaats van een Openbaar Lichaam, zal er sprake zijn van één (ongeleed) bestuurlijk gremium van de GR, in plaats van een geleed bestuur (algemeen bestuur en dagelijks bestuur). Daarmee komt de ambtelijke fusie organisatie nog meer in lijn te liggen met de reguliere gemeentelijke organisatie. Indien we kiezen voor een bedrijfsvoeringsorganisatie moet de GR gewijzigd worden. Dan zal wederom toestemming aan de raad gevraagd worden voor het wijzigen van de GR. Indien we niet kiezen voor een bedrijfsvoeringsorganisatie en de GR alleen herijkt moet worden om te voldoen aan de nieuwe wetgeving, wordt de GR niet opnieuw aan de gemeenteraad voorgelegd. 2. Realisatie taakstelling De taakstelling van 9% is een uitdaging. Er zijn verschillende manieren waarop we de taakstelling willen realiseren verdeling personeel en andere bedrijfsvoeringsonderdelen Het bedrijfsvoeringsbudget is grofweg te verdelen in 80% personeel en 20% overige lasten. Deze verdeling willen we ook aanhouden bij het realiseren van de taakstelling. De taakstelling op personeel wordt zo veel als mogelijk door middel van natuurlijk verloop gerealiseerd. Een ander deel van de taakstelling moet gerealiseerd worden door zaken op een andere slimmere manier te organiseren, werkprocessen te harmoniseren en slimmer in te kopen. Hierdoor verwachten we op onderdelen als ICT, huisvesting en facilitaire zaken aanzienlijk te besparen. Fasering We gaan in principe uit van een realisatie van de taakstelling binnen vier jaar. Ontwikkelingen gaan snel en zijn soms moeilijk te voorzien. De transities zijn net gestart, de gevolgen hiervan zijn nog moeilijk in te schatten. Voorop staat dat we onze burgers op een goede manier willen faciliteren en dat we daarvoor onze taken goed moeten kunnen uitvoeren. Als blijkt dat dit onder druk komt te staan, dan kan de realisatie van de taakstelling afwijken van de planning en over een langere periode uitgesmeerd worden. Het eenmalige frictiebudget kan eventueel gebruikt worden om in de eerste jaren eenmalige tekorten te dekken. De periode van samenwerken bedraagt minimaal tien jaar. Aan het eind van deze tien jaar is de besparing in ieder geval gerealiseerd. Uitvoering en planning Het college vraagt toestemming voor het aangaan van een gemeenschappelijke regeling ten behoeve van het aangaan van de ambtelijke fusie met de gemeente Sint-Michielsgestel. 4

5 Het wordt van belang geacht de GR te laten ingaan aan het begin van het kalenderjaar, in dit geval per 1 januari In aanloop naar de formele start van de ambtelijke fusie wordt de organisatie ingericht. Communicatie In het proces naar ambtelijke fusie toe is het van belang om intern en extern doeltreffend te communiceren over de aanstaande veranderingen. Hiertoe is een communicatieplan opgesteld. Een werkgroep communicatie zorgt dat de medewerkers geïnformeerd worden over het vervolgproces. Daarnaast worden ook de inwoners en (maatschappelijk) ondernemers geïnformeerd. Zij zullen vooral geïnformeerd worden over de veranderingen van het niveau van dienstverlening waar ze mee te maken krijgen. Uw raad wordt tijdens de inrichtingsfase regelmatig bijgepraat over de voortgang van de inrichting middels een raadsinformatiebrief. Indien uit de pas wordt gelopen tijdens de inrichtingsfase, wordt uw raad via de kerngroep tussentijds geïnformeerd. Financiën Met de vorming van één ambtelijke organisatie vallen de bedrijfsvoeringsbudgetten, zoals loonkosten van het personeel, kosten voor ICT-voorzieningen en huisvesting en faciliteiten, in de gemeentelijke begrotingen van Boxtel en Sint-Michielsgestel vrij ten gunste van de begroting van de gezamenlijke ambtelijke fusieorganisatie. De programmagelden blijven achter in de individuele gemeenten. Op basis van de cijfers van de begroting 2015 jaarschijf 2016 zijn de begrote financiële resultaten voor Boxtel in onderstaande tabel weergegeven. We behalen vanaf 2019 een structureel voordeel van circa 1,5 mln. (tabel regel 3). Dit voordeel is gerelateerd aan de vrijval (tabel regel 1) in onze begroting. Boxtel moet nog twee taakstellingen inverdienen die in de meerjarenbegroting zijn opgenomen, te weten de taakstelling Personele lasten en Intergemeentelijke samenwerking (tezamen genoemd onder eigen taakstelling, tabel regel 6). Boxtel levert een bijdrage van in de eenmalige investeringen en frictiekosten (tabel regel 7). Tot slot geven ervaringen elders aan dat ongeveer 20% van de begrote efficiencywinst weglekt naar tarieven voor kostendekkende activiteiten zoals het ophalen van afval, riolering en grondbedrijf. Dat betekent voor derden (de inwoner) een lager tarief. Voor de individuele gemeente wordt hierdoor het financieel voordeel als gevolg van de samenwerking met 20% verminderd (tabel regel 4). Dit is in de financiële analyse meegenomen. Tabel regel 8 laat het budgettair eindbeeld zien. 5

6 Boxtel vrijval Boxtel bijdrage Boxtel aan GR Effect samenwerking af: weglekeffect kostendekkende activiteiten Resultaat na weglek af: eigen taakstelling af: bijdrage in Resultaat na taakstelling en bijdrage cumulatief resultaat Boxtel Bestemming voordeel na realiseren taakstelling In het bedrijfsplan wordt uitgegaan van een oplopende taakstelling van 9% op de kosten voor bedrijfsvoering. Dit heeft een structureel voordelig effect op onze begroting tot gevolg. Dit voordeel wordt ingezet om onze huidige personele taakstelling (structureel ,-) in te verdienen, Om de algemene reserve aan te zuiveren en om programma s te financieren die uit het beleidsprogramma voortvloeien, zoals Boxtel duurzame campus annex Greentech, regionale economie en de energietransitie. Vanaf 2020 realiseren we een structureel voordeel van per jaar (tabel regel 9). Budgetvotering ten behoeve van start en ontwikkelopgave ambtelijke fusie In het bedrijfsplan wordt gerekend met een eenmalig budget van , bedoeld voor investeringen en frictiekosten. Het aandeel van Boxtel hierin bedraagt Van dit bedrag is al opgenomen in de begroting Het resterende bedrag van zal worden meegenomen in het dekkingsplan voor de begroting Burgerparticipatie Op 2 september jl. vond in de raadzaal een beeldvormende bijeenkomst plaats waarbij inwoners en raadsleden elkaar opzochten om het over de intergemeentelijke samenwerking te hebben. De bijeenkomst was bedoeld om inwoners, bedrijven en instellingen te informeren en om te pijlen hoe zij aankijken tegen de voorgenomen ambtelijke fusie. Tijdens de avond werken diverse vragen gesteld. Duurzaamheid We beogen een duurzame relatie van minstens 10 jaar. Bundelen van de medewerkers, kennis en kunde van beide organisatie levert een plus op. De kwaliteit is niet perse afhankelijk van de omvang van de organisatie, maar van missie en visie op de manier van werken. Samen weten we ook meer dan alleen. We hebben een sterkere positie in de regio door samen te werken. Daarnaast zullen er minder eenpitters zijn als we samenwerken. Dit alles samen zorgt ervoor dat we een stevigere partner zijn in de regio en op een betere manier kunnen omgaan met uitdagingen die op ons af komen, ook op het terrein van duurzaamheid. 6

7 Werkgelegenheid De taakstelling heeft consequenties voor de omvang van de organisatie. De formatiereductie wordt via de natuurlijke wegen van uitstroom op grond van leeftijd of mobiliteit en het niet per definitie invullen van ontstane vacatureruimte gerealiseerd. Boxtel, Burgemeester en wethouders van Boxtel, de secretaris, drs. J.K. Fraanje de burgemeester, M. Buijs Bijlagen 1. Samen sterker in de Meierij Bedrijfsplan voor de ambtelijke fusieorganisatie tussen de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel. 2. Bijlagenboek Samen sterker in de Meierij. Ter inzage 1. Advies ondernemingsraden over bedrijfsplan 2. Reactie WOR bestuurders op advies 3. Reactie ondernemingsraden op WOR bestuurders 4. Reactie WOR bestuurders op ondernemingsraden 5. Definitief advies ondernemingsraden Contactpersoon J. Fraanje, gemeentesecretaris, (0411)

8 Raadsbesluit Aanhef De raad van de gemeente Boxtel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van ; Besluit 1. Kennis te nemen van het bedrijfsplan Samen sterker in de Meierij. 2. In te stemmen met het aangaan van een ambtelijke fusie met de gemeente Sint- Michielsgestel per 1 januari Het college van burgemeester en wethouders toestemming te vene daartoe de gemeenschappelijke regeling werkorganisatie Boxtel Sint-Michielsgestel aan te gaan. Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering ; De gemeenteraad van Boxtel, de griffier, Mw. Ir. V.M.E. van den Broek de voorzitter, M. Buijs 1

9 Collegevoorstel Onderwerp Ambtelijke fusie Boxtel-Sint-Michielsgestel. Samenvatting In de afgelopen tijd is een bedrijfsplan voorbereid met het oog op een ambtelijke fusie van de gemeenten Sint-Michielsgestel en Boxtel. Het bedrijfsplan wordt na enige aanpassingen naar aanleiding van het uitstellen van besluitvorming over de ambtelijke fusie in de gemeente Haaren en het advies van de ondernemingsraden opnieuw aan u voorgelegd voor definitieve vaststelling. Daarna kan toestemming aan de raad worden gevraagd voor het aangaan van de gemeenschappelijke regeling werkorganisatie Boxtel - Sint-Michielsgestel. Voorstel 1. Het voorgenomen besluit van d.d. 11 november 2014 om op basis van het bedrijfsplan Samen Sterker in de Meierij, versie van 4 november 2014 en bijbehorend bijlagenboek, uiterlijk per 1 januari 2016 een ambtelijke fusie aan te gaan met de gemeente Sint-Michielsgestel, om te zetten in een definitief besluit en op basis van het bedrijfsplan Samen Sterker in de Meierij, versie van 22 januari 2015 en bijbehorend bijlagenboek, uiterlijk per 1 januari 2016 een ambtelijke fusie aan te gaan met de gemeente Sint-Michielsgestel. 2. De raad conform bijgevoegd raadsvoorstel toestemming te vragen de Gemeenschappelijke Regeling werkorganisatie Boxtel Sint-Michielsgestel aan te gaan. Besluit Datum: 1