Referentiematrix ISO December 2018

Transcriptie

1 Referentiematrix ISO December 2018

2 Referentiematrix Royal A-ware Opgesteld door: Versie: Geldigheid: Status: Stuurgroep MVO: Robert van Ballegooijen (COO Royal Aware) Mark Zevenhuizen (Manager QSHE & innovation) Remi den Broeder (Manager Operations A-ware Packaging) Ferry Out (manager QSHE) Sophie Snaas (Manager CSR) December 2018 Concept Conform het protocol van ISO wordt de prioriteitenmatrix en referentiematrix jaarlijks bijgewerkt. De volgende actualisatie vindt in het najaar van De website van Royal A-ware wordt regelmatig bijgewerkt. Dit kan er toe leiden dat een aantal verwijzingen in dit document naar informatie op de website niet meer werken. Kunt u de betreffende informatie niet vinden, neem dan contact met ons op via communicatie@royal-aware.com. 2

3 INHOUDSOPGAVE Inleiding... 1 MVO principes Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving Onze organisatie gedraagt zich ethisch Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hier op in Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnomen Stakeholders Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd (wie zijn daarbij in wat voor vorm geraadpleegd)? Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders (geef voorbeelden van de manier waarop uw organisatie dat heeft gedaan)? MVO-kernthema s Geef aan of u bij het bepalen van relevante onderwerpen heeft gekeken naar: Welke onderwerpen zijn relevant? Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? Welke onderwerpen zijn significant? Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van prioritaire onderwerpen? Welke onderwerpen hebben prioriteit? Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? Toelichting op prioriteitsstelling (leg ook uit waarom bepaalde onderwerpen wel en niet zijn meegenomen) Geef aan welke stakeholders - en op welke wijze u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen Integreren maatschappelijke verantwoordelijkheid in organisatie

4 20. Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden die zich tot uw organisatie? Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Geef voorbeelden Due dilligence Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) negatieve effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) negatieve effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie (en geef voorbeelden van de invulling)? Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? Visie, missie, beleid en strategie Onze organisatie heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid: Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen én buiten de organisatie? Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen en eventueel buiten de organisatie Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, systemen en procedures Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? Communicatie en rapportage Houdt uw organisatie bij haar communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met de volgende criteria? Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid (geef voorbeelden)? Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effect hebben op relevante thema s en onderwerpen? Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema s beoordeeld?

5 35.Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke? Selecteren van MVO-initiatieven en instrumenten Aan welke MVO initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt uw organisatie deel? Welke van de onderstaande punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief? Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief ISO 26000?

6 INLEIDING Royal A-ware is een oer-hollands familiebedrijf, gespecialiseerd in het produceren, rijpen, versnijden en verpakken van kaas, dagverse zuivel en room. Royal A-ware heeft de ambitie om ketens te verkorten. Immers kortere ketens zijn efficiënter, duurzamer, zorgen voor versere producten en een nog betere borging van voedselveiligheid. Voor Royal A-ware begint de keten bij de wensen van de consument. Op basis van deze wensen organiseert Royal A-ware de rest van de keten van consument tot koe. Zo sluiten de producten en diensten optimaal aan op de wensen van de eindconsument. Hiermee kunnen klanten (bijvoorbeeld supermarktketens) en Royal A-ware in de markt winnen. Figuur 1 Keten van Consument tot Koe SCOPE Koninklijke A-ware Food Group bestaat uit twee bedrijven: Royal A-ware en AB Transport Group. Deze referentiematrix heeft betrekking op de divisies A-ware Cheese, A-ware Dairy & Cream en Bouter Group van Royal A-ware. De activiteiten van deze divisies zijn het produceren, rijpen, versnijden, verpakken, schonen en opslaan van kaas. Daarnaast vallen de productie van dagverse zuivelproducten, room en borrelhapjes en tapas binnen de scope. Buiten scope vallen de activiteiten van de divisie AB Transport Group en Dairy Academy Oenkerk. Kaas Room Dagverse zuivel Borrelhapjes Figuur 2 Productportfolio Royal A-ware Figuur 3 Organisatiestructuur Koninklijke A-ware Food Group LEESWIJZER In dit document worden de vragen uit de referentiematrix, behorend bij ISO beantwoord. Indien nodig wordt verwezen naar andere bronnen voor aanvullende informatie. Waar mogelijk zijn de antwoorden met praktijkvoorbeelden geïllustreerd. 1

7 MVO PRINCIPES 1. ONZE ORGANISATIE LEGT REKENSCHAP AF OVER ONZE EFFECTEN OP DE MAATSCHAPPIJ, DE ECONOMIE EN HET MILIEU. Royal A-ware legt op de volgende manieren rekenschap af 1 : Richting aandeelhouders en Raad van Commissarissen wordt via het jaarverslag (gedeponeerd bij Kamer van Koophandel), de accountantscontrole en vergaderingen (o.a. Algemene Vergadering van Aandeelhouders en vergaderingen met Raad van Commissarissen) rekenschap afgelegd. Medewerkers worden periodiek via het personeelsblad I-ware geïnformeerd en kunnen nieuwsberichten op het intranet, narrow casting en publicatieborden lezen. Alle locaties beschikken over een kwaliteitssysteem. Periodiek worden alle locaties door een onafhankelijke partij geauditeerd voor certificatie. Deze aanpak helpt Royal A-ware bij het borgen en afleggen van verantwoording ten aanzien van voedselveiligheid, werkwijze en veiligheid in de hele keten. Royal A-ware beschikt onder meer over de kwaliteitscertificaten: British Retail Consortium (BRC), International Food Standards (IFS), procescertificeringen en FSSC22000 (Food Safety System Certification). Deze certificaten en de daarbij behorende werkwijze ondersteunen Royal A-ware bij het borgen en afleggen van verantwoording ten aanzien van voedselveiligheid. Externe stakeholders kunnen op informatie over Royal A-ware vinden. Daarnaast wordt, op verzoek, in gesprekken rekenschap afgelegd. Jaarlijks brengt Royal A-ware een MVO jaarverslag uit waarin zij toelicht hoe zij maatschappelijk verantwoord ondernemen integreert in haar bedrijfsvoering. Royal A-ware heeft haar MVO-beleid geconcretiseerd aan de hand van de MVO PrestatieLadder. In het MVO jaarverslag wordt daarnaast gerapporteerd in hoeverre doelstellingen, behorend bij de voor Royal A-ware belangrijkste MVO indicatoren, zijn gerealiseerd. Zie ook kader bij vraag 37B. 1 Bronnen: Intranet Royal A-ware (niet openbaar beschikbaar) Personeelsblad I-ware (niet openbaar beschikbaar) Narrow casting (niet openbaar beschikbaar) Jaarverslag Royal A-ware (op te vragen bij Kamer van Koophandel) Kwaliteitscertificaten QA beleid Royal A-ware MVO jaarverslag: 2

8 2. ONZE ORGANISATIE IS TRANSPARANT OVER BESLUITEN EN ACTIVITEITEN DIE EEN EFFECT HEBBEN OP DE OMGEVING. Wij zijn transparant over 2 : Op wordt een toelichting op het productportfolio van Royal A-ware gegeven. Royal A-ware staat open voor gesprek met stakeholders die geïnteresseerd zijn in ontwikkelingen binnen Royal A-ware. Royal A-ware wordt regelmatig benaderd door journalisten met vragen over ontwikkelingen binnen Royal A-ware en de zuivelmarkt. Medewerkers van Royal A-ware proberen de vragen van journalisten, in overleg met de communicatiemanager, te beantwoorden. Daarnaast werken directieleden en medewerkers regelmatig mee aan interviews voor bijvoorbeeld vakbladen. De prestaties van Royal A-ware worden via kwaliteitssystemen en managementrapportages gemonitord. Jaarlijks vindt een stakeholderanalyse en issueanalyse plaats. Op basis van deze analyses worden acties ondernomen. De referentiematrix van Royal A-ware geeft informatie over de stappen die Royal A-ware zet om haar bedrijfsvoering te verduurzamen en de impact van haar activiteiten op de omgeving. Royal A-ware heeft in 2018 een MVO-jaarverslag uitgebracht. Hierin geeft zij een toelichting op het MVO-beleid van Royal A-ware, MVO-dilemma s en worden praktijkvoorbeelden uitgelicht. 2 Bronnen: Referentiematrix op publicatieplatform NEN ( en Prioriteitenmatrix (niet openbaar beschikbaar) Stakeholderanalyse (niet openbaar beschikbaar) Jaarverslag Royal A-ware (op te vragen bij Kamer van Koophandel) Managementrapportages (niet openbaar beschikbaar) MVO jaarverslag: 3

9 De kracht van een familiebedrijf De oorsprong van Royal A-ware ligt in het Zuid-Hollandse Streefkerk. De heer Peter Bouter startte daar in 1890 met de handel in diervoeders en kaas. Snel daarna werd in Groot Ammers het eerste kaaspakhuis gebouwd. In de jaren dertig treden zonen Huig, Wim, Bart en Jan toe. In 1956 treedt de derde generatie in de persoon van Peet Bouter, zoon van Bart, toe. Onder leiding van Peet Bouter groeit het familiebedrijf tot de partner van een toonaangevende Nederlandse retailketen. In 1962 begint de heer Arie Anker met kaasverkoop op de markt. Later breidde hij dit uit met onder meer het rijpen van kaas voor derden. In de jaren negentig komen twee dochters en zoon Jan Anker in het bedrijf. Onder de leiding van Jan Anker is het bedrijf doorgegroeid naar een kaasbedrijf dat kaas verhandelt en in eigen beheer rijpt en transporteert. In 2010 fuseren de familiebedrijven Bouter Cheese en Anker Cheese tot A-ware Food Group. De leiding van dit familiebedrijf is in handen van Jan Anker. In 2015 wordt 125 jaar hard werken beloond met de ontvangst van het predicaat Koninklijk. Vanaf die tijd opereert dit familiebedrijf onder de naam Royal A-ware en is haar missie: Samen winnen in de markt door met ketenpartners de meest renderende en duurzame agrifoodketens te bouwen. 4

10 Royal A-ware geeft met MVO jaarverslag inzicht in inspanningen om keten te verduurzamen Royal A-ware heeft in 2018 een MVO jaarverslag uitgebracht. In dit MVO-bericht vertellen A- ware medewerkers hoe zij bijdragen aan het verduurzamen van de bedrijfsvoering van Royal A-ware. COO Robert van Ballegooijen vertelt in het jaarverslag hoe medewerkers en melkveehouders zich inspannen om een steentje bij te dragen aan duurzaamheid. Met dit MVO-jaarverslag laten wij zien hoe wij duurzaam ondernemen. Dit doen we door onze medewerkers en melkveehouders aan het woord te laten. Zij zorgen dat Royal A-ware haar bedrijfsvoering verder verduurzaamt; zij stropen de mouwen op en werken dagelijks met oog voor voedselveiligheid, mens, dier en milieu. Dat maakt me trots. We zetten ons samen in en proberen zo een positieve impact te hebben op deze aarde. Naast verhalen van medewerkers en melkveehouders wordt het MVO-beleid uitgelegd en toegelicht in hoeverre doelstellingen, behorend bij de voor Royal A-ware belangrijkste MVO indicatoren, zijn gerealiseerd. Figuur 4 Voorkant MVO jaarverslag 2017 Het MVO-bericht is te downloaden via Dit bericht is in het Nederlands, Engels en Duits beschikbaar. 5

11 3. ONZE ORGANISATIE GEDRAAGT ZICH ETHISCH. Wij gedragen ons ethisch doordat 3 : De aanwezigheid van een Raad van Commissarissen en meerhoofdige directie draagt bij aan het ethisch handelen van Royal A-ware. Royal A-ware voldoet aan de Nederlandse wetgeving en respecteert internationale gedragsnormen. Zie ook vraag 5, 6 en 7. Alle medewerkers en tijdelijke medewerkers van Royal A-ware moeten de gedragscode voor medewerkers naleven. De gedragscode (inclusief klachtenprocedure en protocol agressie op de werkvloer) omvat onder meer de omgang met collega s en klanten (denk aan geen discriminatie en integriteit). Voor medewerkers van Royal A-ware is de gedragscode onderdeel van de arbeidsovereenkomst. Daarnaast hangt op alle vestigingen een poster waarop, aan de hand van plaatjes en korte teksten, de kernpunten uit de gedragscode van Royal A-ware worden toegelicht. Royal A-ware heeft vertrouwenspersonen waar personeelsleden zich tot kunnen wenden wanneer zij geconfronteerd worden met ongewenst gedrag zoals pesten, agressie, seksuele intimidatie en discriminatie. Royal A-ware kent een gedragscode voor leveranciers. Hierin zijn principes ten aanzien van onder meer mensenrechten en eerlijk zaken doen opgenomen. Royal A-ware verwacht dat leveranciers zich houden aan de principes in deze gedragscode. De gedragscode is onderdeel van de inkoopvoorwaarden van Royal A-ware. Royal A-ware heeft een visie op de Nederlandse melkveehouderij ontwikkeld waarin veel aandacht is voor het thema dierenwelzijn. Daarnaast stimuleert zij, via het programma A-ware Duurzaam (zie kader onder deze vraag) melkveehouders om te ondernemen met oog voor dier, milieu en maatschappij. Royal A-ware heeft naast haar activiteiten met betrekking tot dierenwelzijn ook aandacht voor ondernemerschap op het melkveehouderij bedrijf. Met haar gedifferentieerde melkstromen strategie kan Royal A-ware 5 verschillende melkstromen aan te bieden aan de melkveehouder, is er vrije keus voor de ondernemer om te verduurzamen op een manier die bij de ondernemer zelf past. 3 Bronnen Gedragscode voor medewerkers (een samenvatting staat op De volledige gedragscode is opvraagbaar bij de afdeling HR. Gedragscode voor leveranciers: A-ware Duurzaam: 6

12 Daarnaast werkt Royal A-ware samen met Albert Heijn in een gesloten keten programma om samen met melkveehouders op transparante en duurzame wijze melk te produceren voor de consumenten van Albert Heijn. A-ware melkveehouders ondernemen met oog voor dier, aarde en samenleving A-ware melkveehouders zijn trots op hun melkveebedrijf dat vaak al generaties lang in de familie is! Het zijn vakmensen die hun verantwoordelijkheid nemen voor dier, aarde en samenleving. Meer informatie hierover op de onderstaande poster. De poster staat ook op Figuur 5: Poster over verantwoordelijkheid A-ware melkveehouders voor dier, aarde en omgeving. 7

13 Organigram Figuur 6 Versimpeld organigram Royal A-ware 8

14 Directie Figuur 7 Directie Royal A-ware Raad van Commissarissen Figuur 8 Raad van commissarissen Royal A-ware 9

15 4. ONZE ORGANISATIE RESPECTEERT DE BELANGEN VAN STAKEHOLDERS EN SPEELT HIER OP IN 4. Royal A-ware respecteert de belangen van stakeholders en staat open voor dialoog. Daarnaast voert zij jaarlijks een stakeholderanalyse uit en formuleert zij op basis hiervan acties. Bij vraag 8 en 9 leest u meer over de wijze waarop Royal A-ware haar stakeholders heeft geïdentificeerd. Bij vraag 10 wordt toegelicht hoe Royal A-ware stakeholders bij haar bedrijfsvoering betrekt. 5. ONZE ORGANISATIE RESPECTEERT DE GELDENDE WET- EN REGELGEVING Royal A-ware respecteert geldende wet- en regelgeving. Royal A-ware voldoet aan de in Nederland en West Europa geldende wetgeving. Daarnaast onderzoeken de afdelingen QHSE (Quality, Health, Safety and Environment) van de divisies en afdeling Legal periodiek de eisen die niet-europese landen stellen alvorens producten worden geleverd. De Legal Counsel is eindverantwoordelijke in het tijdig signaleren en implementeren van nieuwe wetgeving in de organisatie. De wet- en regelgeving, heeft betrekking op de belangrijkste MVOindicatoren, Royal A-ware moet voldoen. Tevens is hierin vastgelegd welke afdeling verantwoordelijk is voor het tijdig signaleren en implementeren, eventueel in overleg met Legal Counsel, van nieuwe wet- en regelgeving. 6. ONZE ORGANISATIE RESPECTEERT DE INTERNATIONALE GEDRAGSNOMEN Royal A-ware respecteert internationale gedragsnormen zoals de OESO-richtlijnen( organisatie voor economische samenwerking en ontwikkeling). De OESO richtlijnen gaan onder meer in op ketenverantwoordelijkheid, mensenrechten, kinderarbeid, milieu en corruptie. Door het toepassen van de ISO richtlijn geeft Royal A-ware praktische invulling aan de OESO-richtlijnen. 4 Bronnen: Stakeholderanalyse (zie vraag 9) 10

16 7. ONZE ORGANISATIE RESPECTEERT EN ERKENT DE UNIVERSELE MENSENRECHTEN(VN) 5 Royal A-ware respecteert en erkent de universele mensenrechten. Royal A-ware heeft een gedragscode waaraan elke medewerker in dienst van Royal A-ware zich moet conformeren. In de gedragscode is onder meer een verbod op discriminatie en het recht van medewerkers om zich te verenigingen vastgelegd. Daarnaast kent Royal A-ware een gedragscode voor leveranciers waarin onder meer principes ten aanzien van mensenrechten en eerlijke zakendoen zijn gelegd. Deze gedragscode is onderdeel van de inkoopvoorwaarden van Royal A-ware. 5 Bronnen: Gedragscode voor medewerkers (een samenvatting staat op Gedragscode voor leveranciers: 11

17 STAKEHOLDERS 8. HOE HEEFT UW ORGANISATIE HAAR STAKEHOLDERS GEÏDENTIFICEERD (WIE ZIJN DAARBIJ IN WAT VOOR VORM GERAADPLEEGD)? 6 Royal A-ware heeft een stappenplan dat zij jaarlijks doorloopt om haar stakeholders te identificeren en te analyseren. Dit stappenplan is vastgelegd in het handboek MVO. Kort samengevat worden jaarlijks de volgende stappen gezet: 1. De werkgroep MVO inventariseert wie de stakeholders van Royal A-ware zijn. Zij baseren zich hierbij onder meer op gesprekken met A-ware medewerkers en ervaringen uit hun dagelijkse werk. 2. De stakeholders worden ingedeeld naar belang en invloed (zie ook vraag 9). De stuurgroep MVO beoordeelt de inventarisatie en stelt vervolgens vast welke stakeholders in het betreffende jaar extra geanalyseerd moeten worden. 3. Het analyseren van belangrijke stakeholders gebeurt via gesprekken en analyse van documenten zoals het duurzaamheidsjaarverslag. 4. De uitkomsten van de analyses worden gebruikt om, indien nodig, het MVO-beleid bij te sturen. Aanvullend op het stappenplan hebben medewerkers van Royal A-ware dagelijks contact met stakeholders ( continu stakeholderdialoog ). De signalen die zij van stakeholders ontvangen integreren zij waar mogelijk in hun dagelijks werk. Daarnaast delen zij deze signalen met hun leidinggevende en indien relevant de manager CSR. Deze signalen kunnen ook leiden tot het bijsturen van het MVO-beleid. Figuur 9 Aanpak stakeholder dialoog 6 Bronnen: Stakeholderanalyse (niet openbaar beschikbaar) Managementsysteem MVO (op te vragen bij Manager CSR) Actielijsten/notulen stuurgroep MVO 12

18 9. WIE ZIJN DE STAKEHOLDERS VAN UW ORGANISATIE 7? In onderstaande tabel staan de stakeholders van Royal A-ware weergegeven. De stakeholders zijn ingedeeld naar: - Het belang dat zij hebben voor Royal A-ware. - De mate waarin een stakeholder Royal A-ware kan beïnvloeden. Op basis van deze twee kenmerken zijn de stakeholders ingedeeld in een kwadrant. Per kwadrant is vervolgens aangeven in welke mate Royal A-ware deze stakeholders bij haar organisatie betrekt. TEVREDEN HOUDEN OP ROYAL A-WARE BETREKKEN BELANG STAKEHOLDER VOOR ROYAL A-WARE GROOT GERING 5. UITZENDMEDEWERKERS 6. BRANCHE ORGANISATIES 7. VAKBONDEN 8. OVERHEID 9. MEDIA 10. FINANCIËLE INSTELLINGEN 11. MAATSCHAPPELIJKE ORGANISATIES CONTROLE MINIMAAL 12. CONCURRENTIE 13. BELASTINGDIENST 14. KEY OPINION LEADERS 15. BUREN LAAG 1. INTERN: MEDEWERKERS DIRECTIE RAAD VAN COMMISSARISSEN AANDEELHOUDERS AB TRANSPORT GROUP 2. KLANTEN 3. LEVERANCIERS KAAS MELK ( A-WARE MELKVEEHOUDERS) OVERIG 4. SAMENWERKINGSPARTNERS FONTERRA NOORDERLANDMELK DELTAMILK / DE GRAAFSTROOM GEÏNFORMEERD HOUDEN HOOG MATE WAARIN STAKEHOLDER BELEID ROYAL A-WARE KAN BEÏNVLOEDEN Figuur 10 Overzicht stakeholders Royal A-ware 7 Bronnen: Stakeholderanalyse (niet openbaar beschikbaar) Handboek MVO ( niet openbaar beschikbaar) 13

19 Met de volgende stakeholders onderhoudt Royal A-ware veelvuldig contact (met andere woorden deze stakeholders worden door Royal A-ware betrokken): INTERN De directie is in opdracht van de aandeelhouders belast met het bepalen van de strategie voor het voeren van dagelijkse leiding van Royal A-ware. De Raad van Commissarissen ziet erop toe dat Royal A-ware op kundige wijze wordt bestuurd, verantwoorde keuzes maakt en adviseert de directie gevraagd en ongevraagd. De circa 1200 medewerkers zorgen dat kaas, tapas, dagverse zuivel en room aan klanten wordt geleverd. De belangen van medewerkers (en indirect ook Royal A-ware) worden mede door de ondernemingsraad en vakbonden behartigd. De aandeelhouders oefenen, middels stemrechten die aan aandelen zijn verbonden, belangrijke zeggenschapsrechten uit en houden Royal A-ware in control. De directie van de holding Koninklijke A-ware Food Group zorgt dat de management teams van de onderliggende divisies worden geïnformeerd over relevantie ontwikkelingen. KLANTEN Klanten van Royal A-ware verwachten een goede prijs-kwaliteitverhouding voor dienstverlening en producten die zij afnemen. Royal A-ware is actief in de keten van consument tot koe. Deze keten wordt gekenmerkt door veel dwarsverbanden. Dit betekent dat bedrijven in deze keten tegelijkertijd klant van Royal A-ware kunnen zijn én actief zijn in schakels waarin Royal A-ware ook actief is. Sommige concurrenten zijn ook klanten. LEVERANCIERS De kennis, kunde en inzet van leveranciers draagt bij aan de ambitie van Royal A-ware om uit te groeien tot de meest gewaardeerde ketenpartner. De leveranciers van Royal A-ware zijn grofweg in te delen in drie groepen: Leveranciers van melk: Royal A-ware werkt sinds 1 januari 2015 samen met melkveehouders uit Noord/Oost-Nederland. Buitendienstmedewerkers (contactpersonen melkveehouders) hebben contact met melkveehouders. Daarnaast worden zij minimaal twee keer per jaar uitgenodigd voor een informatiebijeenkomst. Leveranciers van overige diensten: denk aan verpakkingsmaterialen, machines en bedrijfskleding. De medewerkers van de afdeling inkoop hebben regelmatig contact met deze leveranciers. 14

20 Leveranciers van kaas: Royal A-ware produceert ongeveer de helft van de kaas die zij verhandelt in haar eigen kaasmakerij in Heerenveen. Het resterende deel koopt zij in bij andere kaasfabrieken. De inkopers kaas onderhouden contact met deze leveranciers. SAMENWERKINGSPARTNERS Royal A-ware heeft strategische langdurige samenwerkingen met: Fonterra: De wei die vrijkomt in de kaasmakerij wordt in de ingrediëntenfabriek verwerkt tot hoogwaardige wei ingrediënten voor onder meer voeding voor ouderen en sporters. Coöperatie NoorderlandMelk: Vanaf 1 januari 2015 leveren zij een belangrijk deel van de melk voor de kaasmakerij in Heerenveen en yoghurtfabriek in Coevorden. Kaasfabriek De Graafstroom: Een aanzienlijk deel van de kaas die in deze fabriek wordt geproduceerd wordt verkocht via het netwerk van Royal A-ware. Medewerkers en directie onderhouden op frequente basis contact met deze partners. UITZENDMEDEWERKERS Royal A-ware werkt veel samen met uitzendmedewerkers. In nauwe samenwerking met uitzendbureaus worden uitzendmedewerkers geselecteerd. De communicatie met uitzendmedewerkers verloopt voornamelijk via het uitzendbureau en de A-ware medewerkers die leiding geven aan de uitzendmedewerkers. BRANCHE ORGANISATIES Royal A-ware is onder meer aangesloten bij de Nederlandse ZuivelOrganisatie (NZO) en de brancheorganisatie voor de Nederlandse zuivelhandel Gemzu. Via het lidmaatschap van brancheorganisaties is Royal A-ware aangesloten op ontwikkelingen in de branche. Daarnaast hebben medewerkers van Royal A-ware zitting in werkgroepen van deze brancheorganisaties om zo mee te werken aan de behartiging van de belangen van de betreffende branche. VAKBONDEN Royal A-ware heeft regelmatig contact met vakbonden om te zorgen dat medewerkers op een prettige manier bij Royal A-ware kunnen werken. 15

21 OVERHEID Royal A-ware is in heel Nederland actief. De rijksoverheid beïnvloedt Royal A-ware onder meer via wet- en regelgeving. Provinciale en gemeentelijke overheden zijn betrokken bij onder meer de uitbreiding en bouw van de kaasfabriek in Heerenveen, de uitbreiding van een nieuw rijpingsbedrijf in Zeewolde en de uitbreiding van de locatie in Culemborg. Periodiek is contact met waterschappen over onder meer afvalwater. Daarnaast is Royal A-ware sinds begin 2015 ook actief in België. In Merchtem (vlakbij Brussel) heeft zij een roomfabriek. MEDIA Royal A-ware wordt regelmatig benaderd door journalisten met vragen over ontwikkelingen binnen Royal A-ware en de zuivelmarkt. Medewerkers van Royal A-ware proberen de vragen van journalisten, in overleg met de woordvoerder, te beantwoorden. Daarnaast werken directieleden en medewerkers regelmatig mee aan artikelen die in vakbladen worden gepubliceerd. FINANCIËLE INSTELLINGEN De afdeling Finance onderhoudt contacten met de financiële instellingen waar Royal A-ware mee samenwerkt. MAATSCHAPPELIJKE ORGANISATIES Maatschappelijke organisaties gericht op de Nederlandse melkveehouderij beïnvloeden het MVObeleid van Royal A-ware gericht op duurzame melkveehouderij. Royal A-ware monitort de standpunten van deze organisaties en gaat incidenteel met hen in gesprek. Op de stakeholders 12 tot en met 15 (Concurrentie, Belastingdienst, Key Opinion Leaders en Buren) kan Royal A-ware geen directe invloed uitoefenen. Royal A-ware zorgt dat deze stakeholders via de website informatie kunnen vinden. Daarnaast neemt Royal A-ware, indien daar aanleiding voor is, contact op met deze stakeholders. Ook staat Royal A-ware open voor gesprekken met deze stakeholders. 16

22 A-ware melkveehouders over samenwerken met Royal A-ware Richard Blenke, melkveehouder uit Hertme (Overijssel): We zijn in januari overgestapt naar Royal A-ware vanwege de lage melkprijs die onze toenmalige fabriek gaf. We krijgen nu een goede melkprijs en alles is prima geregeld. Wij ervaren een open, prettige manier van communiceren en voelen waardering voor wat we doen met ons bedrijf. Bij iedereen van Royal A-ware; van onze contactpersonen tot de directie. Bron: Kaasplank Kees Schutte, melkveehouder uit Agelo (Overijssel) Wij zijn blij dat we zijn overgestapt naar Royal A-ware. Vanaf de eerste ontmoeting merk ik spirit en enthousiasme bij de medewerkers van Royal A-ware. Hier willen mensen graag vooruit. Net zoals wij met ons bedrijf. Wij geloven in de kracht van familiebedrijven. Bron: Kaasplank Koos Flinkert, melkveehouder uit Meppel (Drenthe) Royal A-ware is als familiebedrijf zeer betrokken bij haar leveranciers. Het is te vergelijken met de dorpscoöperatie van vroeger. Kenmerkend voor Royal A-ware zijn de platte organisatiestructuur, de no-nonsense werkwijze en de commerciële drang waardoor zij haar leveranciers een goede, concurrerende melkprijs kan uitbetalen. Bron: Special Dagblad van Het Noorden 17

23 10. WAAROM EN WAARBIJ BETREKT UW ORGANISATIE HAAR STAKEHOLDERS (GEEF VOORBEELDEN VAN DE MANIER WAAROP UW ORGANISATIE DAT HEEFT GEDAAN) 8? Royal A-ware betrekt stakeholders bij haar organisatie. De kennis en het netwerk van stakeholders dragen bij aan de verdere ontwikkeling van Royal A-ware. Hieronder enkele voorbeelden hoe stakeholders bij de organisatie worden betrokken. Medewerkers worden via artikelen in het personeelsblad I-ware periodiek bijgepraat over MVOontwikkelingen en uitgenodigd om suggesties aan te dragen. Ook op intranet en narrow casting worden regelmatig berichten geplaatst. Melkveehouders waar Royal A-ware direct mee samenwerkt worden maandelijks via een digitale nieuwsbrief geïnformeerd. Daarnaast ontvangen zij een aantal keer per jaar het magazine Kaasplank en worden zij twee keer per jaar uitgenodigd voor een informatiebijeenkomst. Royal A-ware zit regelmatig om tafel met een klankbordgroep van melkveehouders (figuur 10) In gesprekken met klanten en leveranciers staat MVO regelmatig op de agenda. Doel van deze gesprekken is inzicht krijgen in de MVO-ambities van klanten en leveranciers en bekijken waar kansen liggen om gezamenlijk MVO-vraagstukken op te pakken. Royal A-ware staat open voor uitnodigingen voor bijeenkomsten waar deelnemers kennis en ervaring over MVO uitwisselen. Deze bijeenkomsten leiden veelal tot inspiratie en contacten om MVO verder in te vullen. 8 Bronnen: Stakeholderanalyse (niet openbaar beschikbaar) NGO-analyse (niet openbaar beschikbaar) I-ware (niet openbaar beschikbaar) Kaasplank

24 Klankbordgroep melkveehouders Royal A-ware werkt vanaf 1 januari 2015 direct samen met melkveehouders uit Noord-Nederland. Eind 2013 heeft Royal A-ware een klankbordgroep met melkveehouders die melk aan A-ware leveren opgericht. Regelmatig gaat Royal A-ware met deze melkveehouders in gesprek. Zo houdt Royal A-ware voeling met de zaken die op melkveebedrijven spelen. Daarnaast kan Royal A-ware voorstellen bij de klankbordgroep toetsen. Dit gaat over praktische zaken zoals de organisatie van het melktransport maar ook over beleidsmatige zaken zoals de introductie van de eigen melkprijs. Zo heeft de klankbordgroep in 2017 actief meegedacht de implementatie van de gedifferentieerde melkstromen strategie en hebben zij input geleverd hoe deze melkstromen er ut moeten zien. Resultaat daarvan zijn de Royal A- ware melkstroom voor Albert Heijn en de Boerderijmelkstroom. Boerderij melkstroom Figuur 11 Klankbordgroep melkveehouders Figuur 12 Interview met Folkert Fokkema, lid Klankbordgroep, over Boerderijmelk Bron: Kaasplank juni

25 MVO-KERNTHEMA S In dit deel van de referentiematrix is uitgewerkt hoe Royal A-ware de pijlers van het MVO beleid heeft geformuleerd en de wijze waarop stakeholders zijn betrokken. Voor de volledigheid eerst een korte toelichting op het stappenplan dat Royal A-ware heeft gevolgd bij het bepalen van de pijlers van haar MVObeleid Opstellen stakeholderanalyse. 2. Analyse van de rol van Royal A-ware in de keten van consument tot koe (zie ook vraag 11). 3. Op basis van de stakeholderanalyse en de analyse van de rol van Royal A-ware in de keten is de prioriteitenmatrix opgesteld: 1. Bepalen relevante (zie ook vraag 12) en significante onderwerpen (zie ook vraag 13 en 14). 2. Relevante en significante onderwerpen zijn geprioriteerd (zie ook vraag 15 en 16). 4. Uitwerken MVO-beleid: De prioritaire onderwerpen uit de prioriteitenmatrix zijn geclusterd tot vier pijlers die de kern van het MVO-beleid van Royal A-ware weergeven. Voor iedere pijler is een ambitie geformuleerd (zie kader op volgende pagina). Acties uitwerken om invulling te geven aan de MVO-ambities van Royal A-ware (zie ook vraag 37). 9 Bronnen: Prioriteitenmatrix (niet openbaar beschikbaar) Stakeholderanalyse (niet openbaar beschikbaar) MVO jaarverslag: 20

26 A-wareness: MVO voor Royal A-ware Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) voor Royal A-ware is A-wareness. A-wareness is gebaseerd op vier pijlers: MVO-kansen in de omgeving van Royal A-ware en haar ketenpartners signaleren en via langdurige samenwerking integraal duurzaamheidsvoordeel realiseren (continuïteit ondernemingen, aarde en mensen). Medewerkers binden, boeien en laten groeien en daarmee bijdragen aan het succes van Royal A-ware. Via proces-, product- en ketenoptimalisatie en - innovatie de impact van Royal A-ware en haar ketenpartners op de omgeving beperken. Als goede buur, waar nodig en mogelijk, initiatieven van plaatsgenoten om groepen mensen samen te brengen, via Stichting A-wareness, ondersteunen met kennis, goederen of donaties. 21

27 11.GEEF AAN OF U BIJ HET BEPALEN VAN RELEVANTE ONDERWERPEN HEEFT GEKEKEN NAAR 10 : Royal A-ware heeft de term relevantie vertaald als In welke mate speelt een indicator een rol in de keten van Royal A-ware? Vervolgens is bekeken hoe vaak Royal A-ware hiermee wordt geconfronteerd. 12. WELKE ONDERWERPEN ZIJN RELEVANT? In de prioriteitenmatrix heeft Royal A-ware relevant gedefinieerd als ' In welke mate speelt een indicator een rol in de keten van Royal A-ware. Per indicator is de relevantie bepaald via een score op een vijfpuntenschaal. Vijf punten betekent dat Royal A-ware dagelijks of wekelijks met de indicator wordt geconfronteerd. Eén punt betekent dat Royal A-ware minder dan één keer per jaar met de indicator in aanraking komt. De indicatoren met een score vier of vijf zijn als relevant aangemerkt. Relevante onderwerpen Behoorlijk bestuur Anti-corruptie Het bevorderen van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de waardeketen Eerlijke marketing, informatie en werkwijzen bij het sluiten van contracten met opdrachtgever Het beschermen van de consumentengezondheid en -veiligheid Dienstverlening aan consumenten/opdrachtgever, ondersteuning, oplossen van klachten en geschillen Gepaste zorgvuldigheid (mensenrechten meenemen bij inkoop en productontwikkeling) Discriminatie van kwetsbare groepen Werkgelegenheid en arbeidsrelaties Werkomstandigheden en sociale bescherming Sociale dialoog Gezondheid en veiligheid op het werk Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek 10 Bronnen: Prioriteitenmatrix (niet openbaar beschikbaar) 22

28 Duurzaam gebruik hulpbronnen Betrokkenheid bij de gemeenschap Het scheppen van werkgelegenheid en het ontwikkelen van vaardigheden Creatie van inkomsten. Gezondheid Maatschappelijke investering Dierenwelzijn 23

29 13.WELKE CRITERIA HEEFT U GEBRUIKT BIJ HET BEPALEN VAN DE SIGNIFICANTE ONDERWERPEN? 11 Royal A-ware heeft de significatie bepaald aan de hand van twee vragen: 1. Welke mate van effect heeft de indicator op de activiteiten van Royal A-ware. 2. Welke mate van effect heeft de indicator op stakeholders van Royal A-ware. 14.WELKE ONDERWERPEN ZIJN SIGNIFICANT? Bij vraag 13 is uiteengezet op welke wijze Royal A-ware heeft bepaald welke onderwerpen significant zijn. Per indicator is de significantie bepaald via een score. Vijf punten betekent dat Royal A-ware dagelijks of wekelijks met de indicator wordt geconfronteerd. Dit betekent dat de indicator een zeer groot effect heeft op Royal A-ware of haar belangrijkste stakeholders. Bij een score één is het effect minimaal. De indicatoren waarbij volgens Royal A-ware en stakeholders het effect groot is (dus score 4 of 5) zijn als relevant aangemerkt. Eerlijke concurrentie Eerlijke marketing, informatie en eerlijke werkwijzen bij het sluiten van contracten met opdrachtgevers Het beschermen van de consumentengezondheid en-veiligheid Dienstverlening aan consumenten/opdrachtgevers, ondersteuning, oplossen van klachten en geschillen Gepaste zorgvuldigheid (mensenrechten meenemen bij inkoop en productontwikkeling) Voorkomen van milieuvervuiling Gezondheid 11 Bronnen: Prioriteitenmatrix (niet openbaar beschikbaar) Stakeholderanalyse (niet openbaar beschikbaar) NGO analyse (niet openbaar beschikbaar) 24

30 15.WELKE CRITERIA HEEFT U GEBRUIKT BIJ HET BEPALEN VAN PRIORITAIRE ONDERWERPEN? 12 De prioritaire onderwerpen staan op de directieagenda van Royal A-ware. De stuurgroep MVO heeft vastgesteld of een onderwerp wel of niet op de directieagenda staat en dus prioriteit heeft. Sustainable Development Goals De Sustainable Development Goals (SDG s) zijn opgesteld door de Verenigde Naties in 2015 en hebben als doel dat de wereld in 2030 een eerlijke, gezonde en veilige plek is om te leven. De SDG s zijn een wereldwijd kader voor overheid en bedrijfsleven over verduurzaming. De stuurgroep MVO heeft vastgesteld welke SDG s relevant zijn voor Royal A- ware. Op relevante SDG s kan Royal A-ware impact realiseren en zij sluiten logisch aan op de kerntaak. In het MVO beleid zijn vervolgens acties opgenomen waarmee Royal A-ware bijdraagt aan de realisatie van deze SDG s. Schoon water en sanitair voor iedereen Zuivel is een water intensieve sector. Denk aan reinigingen in fabrieken en drinkwater voor koeien. Toegang tot betaalbare en duurzame energie voor iedereen Zuivel is een energie intensieve sector. Inclusieve, economische groei, werkgelegenheid en fatsoenlijk werk voor iedereen Royal A-ware hecht veel waarde aan een plezierige en velige werkplek voor haar medewerkers. Duurzame consumptie en productie Royal A-ware heeft de ambitie heeft om ketens te verkorten. Immers kortere ketens zijn efficiënter, duurzamer, zorgen voor versere produceren en een nog betere borging van voedselveiligheid. 12 Bronnen: Prioriteitenmatrix (niet openbaar beschikbaar) Stakeholderanalyse (niet openbaar beschikbaar)

31 16.WELKE ONDERWERPEN HEBBEN PRIORITEIT? In de prioriteitenmatrix is de prioriteit bepaald door de stuurgroep MVO. Onderwerpen met een hogere prioriteit staan op de directieagenda Royal A-ware. Op basis van de relevantie, significantie en prioriteit is de prioriteitenmatrix gevuld en per indicator een eindscore bepaald. Dit heeft geleid tot: De onderwerpen met een hoge score zijn in vier pijlers geclusterd. Deze vier pijlers zijn de basis van het MVO-beleid van Royal A-ware. Centraal staat een Actieve ketenpartner die continuïteit nastreeft door het leveren van excellente dienstverlening. Daarnaast heeft Royal A-ware oog voor het Arbeidsklimaat, de Aarde en Aandacht voor de samenleving. De scores op relevantie, significantie en prioriteit zijn aan de hand van een door Royal A-ware opgestelde matrix gewogen. De indicatoren die hoger dan een bepaalde waarde scoren, worden nader uitgewerkt via de systematiek van de MVO Prestatieladder in doelstellingen en KPI s. 17.TOT WELKE ACTIES HEEFT DIT GELEID OF GAAT U NEMEN? Het MVO-beleid van Royal A-ware is uitgewerkt conform ISO Aanvullend hierop heeft Royal A-ware haar MVO-ambities geconcretiseerd in doelstellingen en KPI s conform de systematiek van de MVO Prestatieladder. 26

32 In onderstaande tabel staan een aantal acties die zijn genomen om de ambities per pijler te realiseren. MVO-kansen in de omgeving van Royal A-ware en haar ketenpartners signaleren en via langdurige samenwerking integraal duurzaamheidsvoordeel realiseren (continuïteit ondernemingen, aarde en mensen). Gedragscode voor medewerkers 13 Royal A-ware wil dat alle medewerkers veilig en met plezier kunnen werken. Daarom heeft zij een gedragscode opgesteld. Hierin staan afspraken hoe medewerkers van Royal A-ware met elkaar en bijvoorbeeld klanten en leveranciers omgaan. De gedragscode is onderdeel van de arbeidsovereenkomst. Het HR-team We willen dat iedereen respectvol met elkaar omgaat en in een plezierige, veilige omgeving kan werken. Daar horen afspraken bij. Die afspraken hebben we vastgelegd in een gedragscode, zodat iedereen weet wat wel en niet kan binnen Royal A-ware. De kernpunten uit de gedragscode staan daarnaast op een poster die op alle vestigingen hangt. Figuur 13 poster gedragscode voor medewerkers Kwaliteit en voedselveiligheid zijn topprioriteit Royal A-ware wil de kwaliteit en voedselveiligheid van de hele keten borgen. Klanten verwachten dit ook van Royal A-ware. Daarom beschikken alle locaties over een kwaliteitssysteem. Periodiek worden alle locaties door een onafhankelijke partij geauditeerd. Deze aanpak helpt Royal A-ware bij het borgen en afleggen van verantwoording ten aanzien van voedselveiligheid, werkwijze en veiligheid in de hele keten. In onze pakhuizen wordt natuurkaas gerijpt. Natuurkaas kan het beste rijpen bij een temperatuur van 12 tot 14 graden Celsius en een luchtvochtigheid van 85 tot 90%. Aan de bovenkant van de kaas wordt het overtollige vocht weggeblazen. Dit gebeurt door een constante luchtstroom die door plastic buizen met gaatjes gaat. De boxen met kazen van verschillende leeftijden staan door elkaar. Dit zorgt voor mooie vochtbalans en een constant klimaat in de rijpingscellen. De kazen worden regelmatig gekeerd. Daardoor verdeelt het vocht in de kaas zich gelijkmatig en zakt de kaas niet uit. Bij het keren krijgt de kaas een nieuwe laag coating. Deze beschermt de kaas. De planken, die het overtollige vocht van de kaas opnemen, wassen en Figuur 4 kaasrijpingspakhuis Almere draaien we. Dit zijn speciaal gefabriceerde planken uit Noord-Europa. Deze nemen het beste het vocht uit de kaas op. Onze kaaskeurders keuren de smaak, geur en kleur van de kaas regelmatig 13 Een samenvatting van de gedragscode staat op: 27

33 Medewerkers binden, boeien en laten groeien 14 en daarmee bijdragen aan het succes van Royal A-ware. Taallessen Nederlands In 2018 hebben medewerkers van verschillende locaties deelgenomen aan de training Nederlands op de werkvloer. De training en het lesmateriaal is tot stand gekomen met de Taaltrainer uit Amersfoort en Netpool.com uit Almere. Tijdens de lessen wordt met de trainer gewerkt aan woordenschat, grammatica en uitspraak. Alle trainingen worden afgesloten met een officieel certificaat (CEFR referentiekader) en een diploma uitrijking. Royal A-ware heeft in 2015 het taalakkoord ondertekend en met deze ondertekening zet Royal A-ware zich in voor het verhogen van de beheersing van de Nederlandse taal onder medewerkers. Veiligheid op de werkvloer Royal A-ware vindt het belangrijk dat haar medewerkers veilig (kunnen) werken. Door veilig te werken worden ongelukken voorkomen. In 2018 heeft Royal Aware heeft een team collega s opgeleid tot preventie medewerkers. De preventiemedewerkers pakken op de verschillende locaties punten op die naar voren zijn gekomen uit de Risico Inventarisaties en Evaluaties (RI&E). Aan de hand van een Plan van Aanpak wordt gewerkt aan de preventie van gevaarlijke situaties. Ook is het project gevaarlijke stoffen binnen de A-ware Food group doorgenomen en is met de preventiemedewerkers afgestemd wat hierbij van hun verwacht wordt. Daarnaast volgen alle operationele medewerkers de online module ( e-learning ) Veilig aan de slag volgen. Het doel van deze module is dat medewerkers zich nog bewuster worden van veiligheid op de werkplek. De module is beschikbaar in het Nederlands, Engels en Pools. Figuur 15: Het team preventie medewerkers van Royal A-ware Op alle locaties hangen veiligheidswaarschuwingen. Bijvoorbeeld waarschuwingen voor snijgevaar, beknellingsgevaar of hitte. Alle locaties hebben veiligheidsvoorschriften. Bijvoorbeeld dat het verplicht is om een veiligheidsbril, veiligheidsschoenen, gehoorbescherming of handschoenen te dragen. 14 Bron: I-ware voorjaar

34 Via proces-, product- en ketenoptimalisatie en -innovatie de impact van Royal A-ware en haar ketenpartners op de omgeving beperken. Groene energie Op de kaasmakerij in Heerenveen 5600 zonnepanelen gelegd. Als de zonnepanelen maximaal energie produceren, wekken zij 60% van de energie, die op dat moment nodig is, op. Daarnaast bevinden zich ook een groot aantal zonnepanelen op het hoofdkantoor in Almere. In 2018 is de nieuwe groene energie strategie uitgewerkt. Doel is om in 2024 volledig gebruik te maken van lokaal opgewekte groene energie. Verpakkingen 15 Royal A-ware verpakt jaarlijks miljoenen kilo s kaas en miljoenen liters dagverse zuivel en room. Daarbij wordt verpakkingsmateriaal zoals folie en karton gebruikt. Royal A-ware vindt het belangrijk om de impact op de aarde te minimaliseren. Daarom wordt gezocht naar manieren om verpakkingen te verduurzamen. De focus daarbij ligt op het gebruiken van zo min mogelijk materiaal en het gebruiken van gerecycled materiaal. Daarnaast wordt ook gekeken wel materiaal er bij de eindverbruiker gereycled kan worden. Royal A-ware kijkt naar de primaire, secundaire en tertiaire verpakking. De primaire (1) verpakking is de verpakking van het product. Denk aan de folie om de kaas of karton om een pak yoghurt. Bij Bouter wordt met name CBL-fust ipv karton gebruikt.de verpakte producten worden in een doos gezet. Dat is de secundaire (2) verpakking. Tot slot worden de dozen op een pallet gezet die wordt omwikkeld met wikkelfolie. Dit is de tertiaire (3) verpakking. Boerenbiodiversiteit Royal A-ware zet zich samen met haar melkveehouders in voor het behoud van boerenbiodiversiteit. Boerenbiodiversiteit is al het leven van dieren en planten op en rond het boerenbedrijf. Hierbij komen niet alleen maatregelen voor weidevogels kijken. Ook het zorgen voor een gezonde bodem en landschapselementen zoals bomen en houtwallen dragen bij aan de biodiversiteit. Aan de hand van een menukaart kunnen melkveehouders maatregelen op het gebied van biodiversiteit nemen. Uit het onderzoek blijkt dat melkveehouders van Royal A-ware erg gemotiveerd en actief zijn. Gemiddeld neemt een A- Figuur 6 Zonnepanelen op dak van de kaasmakerij in Heerenveen Figuur 17 Verduurzamen van verpakkingen Figuur 18: Biodiverse weides voor insecten en weidevogels Verduurzamen van verpakkingen 15 Meer informatie in de factsheet verpakken op 29

35 ware melkveehouder 21 maatregelen voor biodiversiteit. In en uitlaten voor Boerenzwaluwen en het zaaien van kruiden en klavers zijn een veel genomen maatregelen Als goede buur, waar nodig en mogelijk, initiatieven van plaatsgenoten om groepen mensen samen te brengen, via Stichting A-wareness, ondersteunen met kennis, goederen of donaties. Stichting A-wareness 16 Royal A-ware is de initiatiefnemer van de Stichting A-wareness. Met deze stichting geeft Royal A-ware invulling aan haar ambitie om een goede buur te zijn. Stichting A-wareness ondersteunt projecten die: Bijdragen aan leuke, mooie, bijzondere en gedenkwaardige momenten voor onze buren. kennis van kinderen over voeding vergroten. Figuur 19 Stichting A-wareness In 2017 zijn tientallen projecten ondersteund. De ambitie is om dit in 2018 ook te doen. Meer informatie op 16 Bronnen: MVO bericht: 30

36 18. TOELICHTING OP PRIORITEITSSTELLING (LEG OOK UIT WAAROM BEPAALDE ONDERWERPEN WEL EN NIET ZIJN MEEGENOMEN). Zie vraag 15. Hier is toegelicht hoe Royal A-ware haar MVO-prioriteiten heeft bepaald. 19. GEEF AAN WELKE STAKEHOLDERS - EN OP WELKE WIJZE U HEEFT BETROKKEN BIJ HET IDENTIFICEREN VAN RELEVANTE, SIGNIFICANTE EN PRIORITAIRE ONDERWERPEN 17. Royal A-ware heeft de visie van ketenpartners en maatschappelijke organisaties meegenomen in het bepalen van de significante onderwerpen. Zij heeft de visie vastgesteld op basis van gesprekken en een analyse van onder meer websites en jaarverslagen van deze stakeholders. 17 Bronnen Prioriteitenmatrix (niet openbaar beschikbaar) Stakeholderanalyse (niet openbaar) 31

37 INTEGREREN MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID IN ORGANISATIE 20. WELKE (TYPEN) ORGANISATIES BEVINDEN ZICH IN UW INVLOEDSSFEER EN HOE VERHOUDEN DIE ZICH TOT UW ORGANISATIE? In de onderstaande figuur is weergegeven welke stakeholders zich in de invloedsfeer en beïnvloedingssfeer van Royal A-ware bevinden. Figuur 20 Invloedsfeer en beïnvloedingssfeer Royal A-ware De keten van consument tot koe ligt in de invloedsfeer van Royal A-ware. Zij heeft directe invloed op haar leveranciers en medewerkers. Deze invloed oefent zij bijvoorbeeld uit door het stellen van eisen. Met haar samenwerkingspartners heeft zij intensief contact en werkt zij samen om bepaalde doelen te bereiken. Royal A-ware kan haar klanten beïnvloeden. Zij liggen daarom, net als de consument en organisaties die de publieke opinie beïnvloeden, in de beïnvloedingsfeer van Royal A-ware. 32

38 21.OP WELKE MANIER STIMULEERT UW ORGANISATIE MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID BIJ ANDERE ORGANISATIES? GEEF VOORBEELDEN 18. In de omgeving van Royal A-ware zijn naast klanten en leveranciers veel andere stakeholders actief (zie ook vraag 9). Royal A-ware prikkelt deze stakeholders op diverse manieren om met MVO aan de slag te gaan. Het prikkelen gebeurt veelal door medewerkers van Royal A-ware. Medewerkers worden daarom regelmatig bijgepraat over MVO binnen Royal A-ware, zodat zij dit met andere organisaties kunnen delen. Royal A-ware staat open voor dialoog over MVO met stakeholders. Tevens neemt Royal A-ware deel aan netwerkbijeenkomsten en congressen over MVO om kennis op te doen en met anderen te delen. Daarnaast wordt MVO regelmatig geagendeerd in gesprekken met klanten en leveranciers. Hieronder een aantal activiteiten van Royal A-ware gericht op het prikkelen van stakeholders om hun maatschappelijke verantwoordelijkheid te nemen. Melkveehouders belonen met een duurzaamheidspremie Samen met een klankbordgroep van melkveehouders heeft Royal A-ware het programma A-ware Duurzaam ontwikkeld. Met A-ware Duurzaam waardeert en stimuleert Royal A-ware melkveehouders waar zij mee samenwerkt om duurzamer te ondernemen. A-ware Duurzaam is gebaseerd op drie pijlers: zorg voor koe, zorg voor aarde en transparantie. A- ware Duurzaam is zo opgebouwd dat melkveehouders worden gestimuleerd om aan alle pijlers te werken. Met andere woorden, integraal werken aan het verduurzamen van een melkveebedrijf. Iedere stap die een melkveehouder binnen A-ware Duurzaam zet wordt gewaardeerd met punten. Op basis van het aantal punten ontvangt een melkveehouder een premie van maximaal 0,50 per 100 kilogram melk. Figuur 21 Logo A-ware Duurzaam De Royal A-ware melkstroom voor Albert Heijn Samen met Ketenpartner Albert Heijn heeft Royal A-ware in december 2017 een nieuwe melkstroom geïntroduceerd. Deze melkstroom verduurzaamd het huismerk van Albert Heijn. Een uitgebreid programma van eisen zorgt voor verduurzaming op 3 thema s, koe, natuur en boer. In het programma is er veel aandacht op het gebied van bodem en biodiversiteit. Door het inzaaien van kruiden en klavers ontstaan rijke weides vol bloemen, insecten en weidevogels, waar de koeien minimaal 120 dagen paar jaar buiten zijn. De royal Aware melkstroom voor Albert Heijn is een keten samenwerking van Royal A-ware en Albert Heijn waarbij de programma vergoeding direct op het boerenerf terecht komt. Meer informatie op Figuur 22 Royal A-ware melkstroom voor Albert Heijn 18 Bronnen: 33

39 DUE DILLIGENCE 22. OP WELKE MANIER BEOORDEELT UW ORGANISATIE (POTENTIËLE) NEGATIEVE EFFECTEN VAN DE EIGEN ACTIVITEITEN EN BESLUITEN OP DE MAATSCHAPPIJ, MILIEU EN ECONOMIE? Royal A-ware beoordeelt via een aantal routes haar impact om maatschappij, milieu en economie: Royal A-ware ziet het kwaliteitssysteem als een wezenlijk onderdeel om kwaliteit, voedsel- en procesveiligheid en producten die voldoen aan relevante wetgeving te waarborgen en daarmee te voldoen aan haar verantwoordelijkheid tegenover afnemers, consumenten, medewerkers en omgeving. Jaarlijks worden opnieuw de belangrijkste inputs en outputs van Royal A-ware heroverwogen (zie figuur bij vraag 11). Hiermee heroverweegt Royal A-ware jaarlijks wat haar effect op maatschappij, milieu en economie is. Periodiek worden financiële rapportages (zoals jaarverslag) opgesteld om de financiële prestaties van Royal A-ware te monitoren. De SHE Officers zijn verantwoordelijk voor het monitoren van de impact van Royal A-ware op het milieu en onderneemt indien nodig actie. Premies om ondernemerskeuzes, duurzaamheid en weidegang te stimuleren Royal A-ware vindt het belangrijk dat een melkveehouders vrije keuzes kan maken met betrekking tot het ondernemerschap. Om het nemen van duurzame en toekomstbestendige keuzen te stimuleren werkt Royal A-Ware sinds dit jaar met een gedifferentieerd melkstromen model. Binnen verschillende melkstromen ontvangt de melkveehouder een premie om stappen te zetten bijvoorbeeld op het gebied van dierenwelzijn en duurzaamheid Boerderijmelk Een van de melkstromen van Royal A-ware is de boerderijmelkstroom. Binnen deze melkstroom zet de melkveehouder extra stappen op het gebied van dierenwelzijn en voer. Deze melkstroom speelt in op specifieke klantwensen. De melkveehouder ontvangt voor de gemaakte inspanningen een premie van 1,25 per 100kg melk. Figuur 23: Voer is een centraal thema binnen de boerderijmelkstroom. De Royal A-ware melkstroom voor Albert Heijn De Royal A-ware melkstroom voor Albert Heijn is speciaal ontwikkeld voor de consumenten van Albert Heijn waarbij transparantie van de keten de basis vormt van het programma. Melkveehouders moeten voldoen aan verregaande eisen op het gebied van Koe, Bodem en Boer. De Premie van 3 per 100 kg melk wordt direct door Albert Heijn aan de melkveehouders betaald. Weidegang Royal A-ware heeft een positieve houding ten aanzien van weidegang van Nederlandse koeien. Koeien in de wei passen bij het Nederlandse landschap en dragen positief bij aan het imago van de Nederlandse melkveehouderij. Royal A-ware maakt geen directe koppeling tussen weidegang en duurzaamheid. Het is onder meer afhankelijk van de 34

40 bedrijfssituatie van de melkveehouder en weersomstandigheden of weidegang ook bijdraagt aan een duurzame bedrijfsvoering. De koeien van melkveehouders die weidegang toepassen lopen minimaal 720 uur per jaar in de weide. Dat is ongeveer 8% van de tijd per jaar. Koeien met weidegang staan dus ruim 90% van het jaar op stal. Royal A-ware vindt het daarom belangrijk dat A- ware melkveehouders zich inspannen om te zorgen dat koeien zich ook in de stal prettig voelen. Zij zorgen dat het de koeien aan niets ontbreekt; ze kunnen vrij rond lopen, lekker liggen en hebben altijd toegang tot vers voer en water. Meer informatie hierover in het kader over A-ware Duurzaam bij vraag 21 en de poster in het kader na vraag 3. Royal A-ware stimuleert melkveehouders om koeien in de weide te laten grazen via een weidepremie. In 2018 is de premie 1,25 per 100 kg. melk. Figuur 24: Weidegang is een vrije ondernemerskeuze voor een Royal A-ware melkveehouder 23. OP WELKE MANIER BEOORDEELT UW ORGANISATIE (POTENTIËLE) NEGATIEVE EFFECTEN VAN DE ACTIVITEITEN EN BESLUITEN VAN ORGANISATIES IN UW INVLOEDSSFEER OP DE MAATSCHAPPIJ, MILIEU EN ECONOMIE? 19 Royal A-ware voert regelmatig een stakeholderanalyse uit. Deze analyses maken inzichtelijk welke issues spelen en welke invloed Royal A-ware hier op heeft. Ook het lidmaatschap van brancheorganisaties en MVO Nederland is hierin nuttig. Royal A-ware voert, in het kader van haar kwaliteitssysteem, periodiek risicoanalyses en (leveranciers)audits uit. Hiermee beoordeelt zij of leveranciers zich inspannen om de negatieve effecten van hun activiteiten te beperken. Op basis van deze informatie kan Royal A-ware met risicovolle leveranciers werken aan een verbeterprogramma. Daarnaast kent Royal A-ware een gedragscode voor leveranciers waarin principes ten aanzien van onder meer mensenrechten en eerlijk zaken doen zijn opgenomen. Deze gedragscode is onderdeel van de inkoopvoorwaarden van Royal A-ware. Royal A-ware biedt haar klanten vaak meerdere oplossingen, zodat de klant de effecten op maatschappij, milieu en economie kan meewegen in het keuzeproces. 19 Bronnen: Stakeholderanalyse (niet openbaar beschikbaar) Prioriteitenmatrix ISO (niet openbaar beschikbaar) Kwaliteitsbeleid Royal A-ware en leveranciersaudits (op te vragen bij QA manager betreffende business unit)gedragscode voor leveranciers: 35

41 Rook- en smeltkaas: lekker én draagt bij aan minder voedselverspilling. Royal A-ware wil samen met haar ketenpartners bouwen aan kortere, beter renderende agrifoodketens. Kortere ketens leveren immers versere producten, zijn efficiënter en resulteren in minder voedselverspilling. Royal A-ware zet veel stappen om voedselverspilling tegen te gaan. Een voorbeeld. Bij het versnijden van een kaas tot plakjes blijven stukken kaas over die niet door de snijmachine kunnen. Deze kaas wordt geraspt zodat het kan worden gebruikt op bijvoorbeeld pizza s. Figuur 25 Rookkazen Ook wordt deze kaas gebruikt voor het maken van rook- en smeltkaas. De kaas wordt in de rokerij van Royal A-ware in Zaandam gerookt op echt beukenhout. Daardoor krijgt de rookkaas zijn traditionele smaak en een ambachtelijke bruine (eetbare) korst. In Zaandam wordt ook smeltkaas in een worstvormige verpakking gemaakt. Deze kaas is geschikt op brood maar ook voor de cordon bleu. Meer informatie op: Figuur 26 Plank met rookkaas 24.HOE WORDT GEPASTE ZORGVULDIGHEID UITGEOEFEND OF GEÏMPLEMENTEERD IN UW ORGANISATIE (EN GEEF VOORBEELDEN VAN DE INVULLING)? 20 De aanwezigheid van een OR (OndernemingsRaad) en Raad van Commissarissen draagt bij aan gepaste zorgvuldigheid binnen Royal A-ware (voor organisatiestructuur zie vraag 3). In de gedragscode voor medewerkers zijn richtlijnen opgenomen over de wijze waarop medewerkers gepaste zorgvuldigheid in het dagelijks werk dienen toe te passen. In de gedragscode voor leveranciers zijn onder meer principes ten aanzien van mensenrechten en eerlijke zakendoen vastgelegd waaraan leveranciers moeten voldoen. Deze gedragscode is onderdeel van de inkoopvoorwaarden van Royal A-ware. Het kwaliteitssysteem van de afdeling Kwaliteit, systematiek van de afdeling SHE en de MVO Prestatieladder ondersteunen in het tijdig signaleren van afwijkingen en het nemen van corrigerende maatregelen. Alle productiemedewerkers doorlopen een introductieprogramma. Onderdeel van dit programma is een e-learning module waaronder meer aandacht wordt besteed aan het belang om voedselveilig te werken. Royal A-ware voldoet aan standaarden van retailers. Daarnaast heeft zij aangekondigde en niet aangekondigde klant-audits en certificatie met een goed resultaat afgerond. 20 Bronnen Gedragscode voor medewerkers (een samenvatting staat op Gedragscode voor leveranciers: 36

42 Ondernemingsraad De ondernemingsraad (OR) is de schakel tussen werknemer en werkgever (Royal A-ware). De OR voert namens de werknemers overleg met de directie. Bijvoorbeeld over het beleid en over belangen voor medewerkers. Zo hebben medewerkers invloed op Royal A-ware.. Iedere divisie (A-ware Cheese, A-ware Dairy & Cream, Bouter Group en AB Transport Group) heeft een eigen OR. De OR denkt en praat alleen over onderwerpen uit de eigen divisie. Daarnaast is er een Centrale Ondernemingsraad ( COR). In de COR komen onderwerpen aan bod die divisie overstijgend zijn Figuur 27 jaarverslag 2017 van de OR De OR overlegt met de directie over het functioneren van de organisatie vanuit de belangen van de medewerkers en heeft daarmee een belangrijke meerwaarde. Onze medewerkers zijn immers de drijvende kracht achter de organisatie Antonio Rodriguez, aanspreekpunt voor de COR vanuit de directie Bron: OR jaarverslag 2017 Ik ben OR lid geworden omdat ik mij betrokken voel bij de bedrijfs- en personeelsbelangen van Royal A-ware. Een interessante en leuke uitdaging waarbij je opkomt voor zowel de medewerkers als het bedrijf. Cees van Oostenbrugge, salesmanager en OR lid. Bron: poster waarop OR leden zich voorstellen 37

43 25.WELKE (POTENTIËLE) NEGATIEVE EFFECTEN OP MAATSCHAPPIJ, MILIEU EN ECON OMIE HEEFT UW ORGANISATIE GEÏDENTIFICEERD? Om de potentiële negatieve effecten van Royal A-ware op de omgeving te inventariseren zijn de belangrijkste inputs en outputs in kaart gebracht. Deze inventarisatie is de leidraad voor het identificeren van de kernpunten voor het MVO-beleid van Royal A-ware (zie ook vraag 11). De (potentiële) negatieve effecten van Royal A-ware zijn: Bijproducten zoals afval (folie, papier, restafval) en afvalwater. Royal A-ware draagt direct bij aan de afvalberg door afval dat zij zelf produceert. Indirect draagt zij bij door jaarlijks tussen de 300 miljoen en 400 miljoen consumentenverpakkingen te produceren die na gebruik door de eindgebruiker worden weggegooid. Royal A-ware gebruikt elektriciteit voor bijvoorbeeld het conditioneren van pakhuizen en het produceren van onder meer kaas en rookkaas. Het gebruik hiervan leidt tot uitstoot van CO2. Voedselverspilling is zonde, omdat voedsel wordt verspild en hiermee geld wordt weggegooid en het klimaat onnodig wordt belast. Als voedselverwerkend bedrijf wil Royal A-ware haar verantwoordelijkheid nemen en bekijken of zij haar verspilling kan verminderen en verliezen in de keten kan verminderen. 38

44 VISIE, MISSIE, BELEID EN STRATEGIE 26.ONZE ORGANISATIE HEEFT RICHTING GEGEVEN AAN HAAR MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID: Het MVO-beleid van Royal A-ware is gebaseerd op drie uitgangspunten. Dit zijn zaken die Royal A-ware belangrijk vindt bij het verduurzamen van haar bedrijfsvoering: 1. Verduurzamen is een taak van de hele keten Royal A-ware heeft de ambitie om ketens zo efficiënt mogelijk te organiseren. Immers, kortere ketens zorgen voor versere producten, zijn transparanter en vaak ook duurzamer. Verduurzamen is voor Royal A-ware een zaak van de hele keten; van consument tot verwerker, product en melkveehouder. Dit betekent dat alle schakels een verantwoordelijkheid hebben. Juist door in de hele keten stappen te zetten, kan het verschil worden gemaakt. Deze visie sluit ook logisch aan op de ambitie van Royal A-ware om samen met ketenpartners agrifoodketens efficiënter en duurzaam te organiseren. Meer informatie in bijlage 1. Figuur 28 Verduurzamen is een taak van de hele keten 2. Integraal Royal A-ware is zich bewust dat in de zuivelketen een grote variëteit aan duurzaamheidsvraagstukken speelt. Denk aan dierenwelzijn, gezondheid, goed werkgeverschap, voedselveiligheid, milieu en maatschappelijke betrokkenheid. Al deze thema s zijn meegenomen in het MVO-beleid van Royal A-ware. De nadruk ligt op de thema s waar zij daadwerkelijk impact kan realiseren. Regelmatig dialoog met stakeholders zoals klanten, melkveehouders en medewerkers is belangrijk om te toetsen of de focus op de juiste thema s ligt. De rode draad, oftewel integraal verduurzamen, heeft voor Royal A-ware vier elementen: arbeidsklimaat, aarde, actieve ketenpartner en aandacht voor de samenleving. Figuur 29 integraliteit tussen de 4 pijlers van het MVO beleid 39

45 3. Een balans tussen inhoud, draagvlak en communicatie 21 Het melkkrukje is de metafoor voor het MVO-beleid van Royal A-ware. Het steunt op drie poten die met elkaar in balans moeten zijn. De uitdaging is om een visie te ontwikkelen die aansluit bij de actualiteit en waar Royal A- ware impact kan realiseren. Hierbij wordt rekening gehouden met de inzichten van belangrijke stakeholders zoals klanten, medewerkers, melkveehouders en overheid. Hierdoor creëert Royal A-ware draagvlak voor haar visie. Tot slot is het de uitdaging om de visie zo uit te werken dat het beleid altijd op begrijpelijke wijze aan de stakeholders is uit te leggen (beeldvorming). Figuur 30 Balans tussen inhoud, draagvlak en communicatie 21 Bronnen: MVO bericht: 40

46 27.OP WELKE MANIER CREËERT UW ORGANISATIE DRAAGVLAK VOOR MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID BINNEN ÉN BUITEN DE ORGANISATIE? 22 Royal A-ware creëert draagvlak voor maatschappelijke betrokkenheid via: Royal A-ware heeft in haar missie vastgelegd dat zij zich wil inspannen om haar bedrijfsvoering te verduurzamen. Royal A-ware vindt verduurzamen van de bedrijfsvoering iets wat je gewoon moet doen. En er gebeurt al veel binnen Royal A-ware. Soms onder de noemer duurzaamheid, maar veel vaker is het een logisch gevolg van reguliere werkzaamheden. De manager CSR spant zich in om deze praktijkvoorbeelden te verzamelen. Door deze praktijkvoorbeelden te communiceren en te linken aan de pijlers van het duurzaamheidsbeleid van Royal A-ware wordt zichtbaar dat verduurzamen is geïntegreerd in het dagelijkse werk. Daarnaast zien medewerkers van Royal A-ware op deze manier dat ook zij een belangrijke bijdrage leveren aan het verduurzamen van de bedrijfsvoering van Royal A-ware en worden zij geïnspireerd om ook stappen te zetten. Logisch dus dat in het MVO jaarverslag over 2017 veel medewerkers aan het woord komen. Gesprekken met stakeholders over het duurzaamheidsbeleid van Royal A-ware. Royal A-ware vertelt in deze gesprekken over de wijze waarop zij haar maatschappelijke verantwoordelijkheid neemt. Daarnaast luistert zij naar de ambities en wensen van de gesprekspartners. De feedback van stakeholders gebruikt Royal A-ware om het duurzaamheidsbeleid aan te scherpen. Een aantal leden van de directie is vertegenwoordigd in de stuurgroep MVO die een aantal keer per jaar bijeenkomt. Royal A-ware heeft een MVO jaarverslag uitgebracht waarin zij een toelichting geeft op het MVObeleid en MVO-dilemma s. Dit bericht wordt met praktijkvoorbeelden geïllustreerd. In de interne communicatie (denk aan personeelsblad I-ware, narrow casting en intranet) wordt regelmatig aandacht aan het duurzaamheidsbeleid van Royal A-ware besteed. Royal A-ware is initiatiefnemer van Stichting A-wareness. Zie voor meer informatie vraag 17. Met deze Stichting inspireert en prikkelt Royal A-ware haar leveranciers en klanten om maatschappelijke betrokkenheid te tonen. Een voorbeeld hiervan is de The A-wareness Day (zie kader op de volgende pagina). 22 Bronnen: Personeelsblad I-ware (op te vragen bij Manager CSR en via intranet Royal A-ware) MVO bericht: 41

47 The A-wareness Day Zaterdag 2 juni 2018 hebben meer dan 100 vrijwilligers 200 gasten een mooie dag bezorgd in Dierenpark Amersfoort. Te gast waren ouderen, mensen met een beperking en gezinnen. De vrijwilligers waren medewerkers van Royal A-ware, Bouter Group, AB Transport Group en de leveranciers Nilfisk, Smurfit Kappa en Imagro. Ook hadden enkele melkveehouders zich opgegeven als vrijwilliger. Om negen uur stond het bestuur van Stichting A-wareness klaar om de laatste voorbereidingen te treffen. Rond tien uur druppelden de eerste gasten binnen. Dit waren ouderen, mensen met een verstandelijke beperking en een aantal gezinnen. De meeste groepen werden begeleid door vrijwilligers. Dit waren medewerkers van Royal A-ware en AB Transport Group en medewerkers van leveranciers Nilfisk, Kromwijk Electrotechniek, Voets & Donkers, Imagro, Smurfit Kappa en Job Vision. Gasten en vrijwilligers zijn samen de dierentuin in gegaan. In de Haaienzaal stond voor iedereen koffie met gebak klaar. Rond de middag schoof iedereen aan voor een lekkere lunch. De meeste gasten en vrijwilligers hebben de dag afgesloten met een glaasje fris met kaasblokjes en andere borrelhapjes. Richelle van Dam (receptioniste Borrelgemak, derde van rechts op de foto) vertelt: Ik heb voor de derde keer mogen helpen bij The A-wareness Day. Het is elk jaar weer zo n geweldige dag. Voor de gasten, maar zeker ook voor mij! De mensen zijn je zo dankbaar, daar doe je het uiteindelijk voor. Ik heb de hele dag met Jan door de dierentuin mogen lopen. Een spontane en ondeugende man die al veel heeft meegemaakt in zijn leven. We hebben samen veel plezier gehad in de dierentuin. Toen het eenmaal tijd was om naar huis te gaan, wilde Jan absoluut niet weg. We namen dan ook afscheid met een dikke knuffel. Ik bleef wachten tot de bus weg reed en Jan heeft de hele tijd vanuit de bus staan zwaaien. Het was echt een leuke dag!. Figuur 31 The Awareness day 2018 in Dierenpark Amersfoort Meer informatie: 42

48 28.OP WELKE MANIER ONTWIKKELT UW ORGANISATIE DE BENODIGDE COMPETENTIES VOOR HET NEMEN VAN MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID BINNEN EN EVENTUEEL BUITEN DE ORGANISATIE. 23 Het ontwikkelen van deze competenties gebeurt onder meer via: Alle vaste en tijdelijke productiemedewerkers die bij Royal A-ware aan het werk gaan doorlopen een introductieprogramma. Onderdeel van dit programma is een e-learning module. In deze module worden onder meer de hygiëneregels, activiteiten van Royal A-ware en de gedragsregels toegelicht. Ook wordt het MVO-beleid van Royal A-ware kort toegelicht en krijgen medewerkers tips hoe zij binnen de eigen werkomgeving duurzamer kunnen werken. De e-learning module is onderdeel van Knowledge & Education (zie kader bij deze vraag). Informeren van collega s: Denk hierbij aan presentaties tijdens overleggen en gesprekken met collega s. Ook via intranet, narrow casting en het personeelsblad I-ware worden medewerkers bijgepraat over ontwikkelingen op MVO-gebied. Medewerkers van Royal A-ware nemen regelmatig deel aan (netwerk)bijeenkomsten gericht op het delen van kennis en ervaringen op het gebied van MVO in de brede zin. Denk hierbij aan bijeenkomsten MVO Nederland en Duurzame Zuivelketen. De afdeling Knowledge & Education (zie kader bij vraag 17) is verantwoordelijk voor ontwikkeling en aanbod van trainingen. Zij ontwikkelen ook trainingen die samenhangen met maatschappelijke verantwoordelijkheid. In het MVO handboek is vastgelegd hoe het projectteam MVO borgt dat zij over de benodigde competenties beschikt. 23 Bronnen: Factsheet Knowledge & Education: Intranet (niet publiek beschikbaar) Managementsysteem MVO (op te vragen bij Manager CSR) 43

49 Knowledge & Education Knowledge & Education is de afdeling voor alle initiatieven van Royal A-ware om haar medewerkers te laten groeien. Op deze afdeling ontwikkelt Royal A-ware trainingen en zorgt ze dat werkinstructies op de werkvloer beschikbaar zijn. Knowledge & Education is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: Leren is leuk! Knowledge & Education werkt volgens het principe Blended Learning. Dit betekent dat zij klassikale lessen combineert met het leren op de werkvloer, praktijkopdrachten, e-learning en quiz-learning. De trainingen sluiten aan op de dagelijkse praktijk bij Royal A-ware en zijn veelal in meerdere talen beschikbaar. Zo wordt leren leuk. Waarderen Medewerkers krijgen na iedere training een certificaat of diploma. Blijven ontwikkelen Alle afgeronde trainingen worden vastgelegd in het dossier bij Royal A-ware. Zo is altijd zichtbaar welke mogelijkheden medewerkers hebben om zich verder te ontwikke len. Ook handig bij audits. Maatwerk Iedere productiemedewerker doorloopt in 5 stappen zijn eigen leerpad bij Royal A-ware, volledig afgestemd op zijn eigen leerbehoefte. Centraal in deze aanpak staat een leerpad dat op iedere productiemedewerker wordt afgestemd. Zo blijven medewerkers met plezier werken en kunnen zij vaardigheden en kennis blijven ontwikkelen. Figuur 32 Leerpad Knowledge & Education Meer informatie: Factsheet Knowledge & Education op 44

50 Dairy Academy Oenkerk De Dairy Academy is een exclusief kennisplatform voor melkveehouders die melk aan Royal A-ware leveren. Via de Dairy Academy worden er handvaten aangereikt om daarmee inzicht en invloed te krijgen op de kostprijs. In samenwerking met acht deskundige partners wordt er continue via verschillende communicatie momenten kennis gedeeld om het melkveebedrijf toekomstbestendig door te ontwikkelen. Melkveehouders kunnen gedurende het jaar gratis en vrijblijvend workshops en trainingen volgen die georganiseerd worden op locatie bij een van de deelnemende melkveehouders. De workshops en trainingen worden gegeven door de beste specialisten en deskundigen uit de melkveebranche. Op de Praktijkboerderij Oenkerk worden 180 koeien gemolken met bijbehorend jongvee. Op de Praktijkboerderij worden uiteenlopende praktijkproeven gedaan. Denk bijvoorbeeld aan een perceel met kruiden- en klavermengsels. Bedrijfsleider Jurjen de Jong deelt zijn bevindingen met de melkveehouders en vertelt hoe hij de Praktijkboerderij runt op basis van kengetallen. Met als doel grip houden op de kostprijs. De resultaten van de praktijkproeven delen we onder andere via onze maandelijkse digitale nieuwsbrief, de website dairyacademyoenkerk.nl en binnenkort via een eigen app. Aan het einde van het jaar is het tijd om de balans op te maken, maar ook om met alle melkveehouders van Royal A-ware te genieten van een mooie avond uit: het Dairy Academy Event. Een sfeervol evenement waar inspiratie en ontspanning voorop staat en waar hele exclusieve prijzen te winnen zijn. Activiteiten Dairy Academy: Workshops en trainingen, in 2019: 11 workshops en 1 symposium Maandelijkse digitale nieuwsbrief, met praktische tips en adviezen van melkveehouders en partners Maandelijkse VLOG van Accountmanager Annelie van t Klooster, boordevol informatie over verschillende thema s Jaarlijkse Event, voor verbinding en inspiratie Uitwerking van de twee Awards n.a.v. het Event: het Beste Innovatieve idee en de meest bijzondere A-ware koe Uitvoering van de avond-, dag- en weekendtrip, n.a.v. het Event 45

51 INTEGREREN VAN MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID IN BESTURINGSPROCESSEN, SYSTEMEN EN PROCEDURES 29.OP WELKE MANIER HEEFT UW ORGANISATIE HAAR MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID GEÏNTEGREERD IN HAAR BESTURINGSPROCESSEN, SYSTEMEN EN PROCEDURES? 24 Royal A-ware heeft de systematiek van de MVO PrestatieLadder gebruikt om de maatschappelijke verantwoordelijkheid te integreren in haar dagelijks handelen. De MVO PrestatieLadder is een managementsysteem waarmee bedrijven hun MVO-beleid kunnen vormgeven en hierover verantwoording kunnen afleggen. Daarnaast wordt jaarlijks de prioriteitenmatrix en referentiematrix van ISO geactualiseerd. Alle locaties beschikken over een kwaliteitssysteem. Periodiek worden alle locaties door een onafhankelijke partij geauditeerd. Deze aanpak helpt Royal A-ware bij het borgen en afleggen van verantwoording ten aanzien van voedselveiligheid, werkwijze en veiligheid in de hele keten. Het managementsysteem van de MVO PrestatieLadder en het kwaliteitsbeleid van de afdeling QHSE is gebaseerd op de Deming cirkel (Plan Do Check - Act). Deze aanpak prikkelt de betrokkenen om continue stappen te blijven zetten om zo continue te blijven verbeteren. Figuur 33 PDCA cirkel 24 Bronnen: Kwaliteitsbeleid Royal A-ware (op te vragen bij QA manager van betreffende business unit) Prioriteitenmatrix (niet openbaar beschikbaar) 46

52 COMMUNICATIE EN RAPPORTAGE 30.HOUDT UW ORGANISATIE BIJ HAAR COMMUNICATIE OVER MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID REKENING MET DE VOLGENDE CRITERIA? Royal A-ware vindt het belangrijk dat zij volledig, begrijpelijk, responsief, nauwkeurig, evenwichtig, actueel en doelgroepgericht over MVO communiceert. Daarnaast heeft Royal A-ware klanten, leveranciers en medewerkers met diverse culturele achtergronden. In de communicatie wordt hier rekening mee gehouden. 31.OP WELKE MANIER COMMUNICEERT UW ORGANISATIE OVER HAAR MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID (GEEF VOORBEELDEN)? Enkele voorbeelden van communicatie uitingen over de maatschappelijke verantwoordelijkheid van Royal A-ware. Op de website van Royal A-ware is aandacht voor het MVO beleid en zijn een aantal praktijkvoorbeelden uitgewerkt ( Royal A-ware heeft een MVO jaarverslag uitgebracht met daarin een toelichting op het MVO-beleid van Royal A-ware, MVO-dilemma s en worden enkele praktijkvoorbeelden uitgelicht. Zie In het personeelsblad I-ware wordt regelmatig aandacht besteed aan de MVO-inspanningen van Royal A-ware. Royal A-ware heeft eind 2015 het duurzaamheidsprogramma A-ware Duurzaam (zie kader bij vraag 3) gelanceerd. Jaarlijks wordt dit programma geactualiseerd. Ter gelegenheid hiervan heeft zij een poster gemaakt met daarop de stappen die A-ware melkveehouders zetten om te verduurzamen.. Presentaties voor interne doelgroepen (denk aan Management Teams, Operationele Management) en externe doelgroepen (denk aan klanten en leveranciers). Stichting A-wareness prikkelt medewerkers om maatschappelijke betrokkenheid te tonen. Zij kunnen projecten aandragen die ondersteuning van de stichting verdienen of zelf bij een project de handen uit de mouwen steken. Met de zelfverklaring ISO en de referentiematrix verklaart Royal A-ware werk van MVO te maken. Deze verklaring staat op de website van Royal A-ware en het publicatieplatform van ISO Royal A-ware is aangesloten bij het initiatief Duurzame Zuivelketen. Vanuit dit initiatief worden onder meer factsheets en filmpjes uitgebracht om stakeholders te vertellen over het verduurzamen van de zuivelketen. Medewerkers van Royal A-ware zijn betrokken bij de ontwikkeling van deze communicatie uitingen. Zie 47

53 32.RAPPORTEERT UW ORGANISATIE OVER MVO VIA EEN MAATSCHAPPELIJK VERSLAG (AL DAN NIET ALS LOSSTAAND VERSLAG)? 25 Royal A-ware rapporteert over de wijze waarop zij haar maatschappelijke betrokkenheid invult: Op haar website licht Royal A-ware toe hoe zij invulling aan haar maatschappelijke betrokkenheid geeft. Er vindt rapportage plaats via ISO zelfverklaring en referentiematrix. Royal A-ware brengt jaarlijks een MVO jaarverslag uit met daarin een toelichting op het MVO-beleid van Royal A-ware, MVO-dilemma s en enkele praktijkvoorbeelden. A Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? 26 Nee, in 2017 zijn er geen grote conflicten of meningsverschillen met stakeholders. B Welke methoden heeft u om eventuele conflicten op te lossen? Royal A-ware wil een gewaardeerde ketenpartner zijn. Indien er conflicten zijn, zoekt zij samen met de betrokken partijen naar een oplossing. Daarnaast is een klachtenprocedure onderdeel van het kwaliteitssysteem van Royal A-ware. In de gedragscode voor medewerkers is vastgelegd dat medewerkers zich met klachten kunnen wenden tot een vertrouwenspersoon. Vertrouwenspersonen Royal A-ware vindt een veilige en plezierige werkomgeving belangrijk. Zij heeft daarom een gedragscode opgesteld waarin onder meer afspraken staan hoe medewerkers met elkaar omgaan. Wanneer medewerkers ongewenst gedrag ervaren (bijvoorbeeld pesten, agressie, seksuele intimidatie of discriminatie) kunnen zij altijd terecht bij een leidinggevende of HR manager. Vinden medewerkers dit lastig, dan kunnen zij ook contact opnemen met de vertrouwenspersonen. De vertrouwenspersonen hebben een geheimhoudingsplicht en ondersteunen de medewerker bij het vinden van een oplossing voor de ongewenste situatie. Op alle vestigingen hangt een poster met daarop de contactgegevens van de vertrouwenspersonen. Zo is de drempel voor medewerkers om de vertrouwenspersonen te benaderen laag. Daarnaast hebben de vertrouwenspersonen zichzelf in het personeelsblad voorgesteld. 25 Bronnen: Publicatieplatform ISO ( ) MVO jaarverslag 26 Bronnen: Kwaliteitssysteem inclusief klachtenprocedure (op te vragen bij QSHE manager van betreffende business unit) Gedragscode voor medewerkers (een samenvatting staat op 48

54 HET MONITOREN VAN ACTIVITEITEN EN BEOORDELEN VAN PRESTATIES 33. OP WELKE MANIER MONITORT UW ORGANISATIE HAAR ACTIVITEITEN DIE EFFECT HEBBEN OP RELEVANTE THEMA S EN ONDERWERPEN? Royal A-ware heeft de systematiek van de MVO PrestatieLadder gebruikt om de maatschappelijke verantwoordelijkheid te integreren in haar dagelijks handelen. De MVO PrestatieLadder is een managementsysteem waarmee bedrijven hun MVO-beleid kunnen vormgeven en hierover verantwoording kunnen afleggen. Daarnaast wordt jaarlijks de prioriteitenmatrix en referentiematrix van ISO geactualiseerd. 34.HOE HEEFT UW ORGANISATIE HAAR PRESTATIES OP RELEVANTE THEMA S BEOORDEELD? 27 - Onder leiding van de stuurgroep MVO zijn de MVO ambities (zie kader boven vraag 11) conform de systematiek van de MVO PrestatieLadder geconcretiseerd in KPI s en doelstellingen. - Periodiek (minimaal twee keer per jaar) bespreekt de stuurgroep de voortgang van de realisatie van de doelstellingen en worden, indien nodig, aanvullende acties bepaald. - In het MVO jaarverslag wordt voor de belangrijkste indicatoren gerapporteerd in welke mate doelstellingen zijn gerealiseerd. 35.HEEFT U STAKEHOLDERS BETROKKEN, ZO JA WELKE? Een aantal interne stakeholders worden nauw betrokken bij de monitoring van de voorgang van de MVOdoelen zoals geformuleerd in het managementsysteem MVO PrestatieLadder. De stuurgroep bespreekt twee keer per jaar de voortgang van de doelstellingen en worden, indien nodig, aanvullende acties bepaald. 27 Bronnen: Publicatieplatform ISO ( ) MVO jaarverslag: 49

55 A Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt? In deze referentiematrix zijn tal van voorbeelden van verbeteringen en successen opgenomen. In onderstaande tabel kunt u zien waar u voorbeelden kunt teruglezen: Pijler Onderwerp Case bij vraag A-ware melkveehouders over samenwerken met Royal A-ware 9 Klankbordgroep melkveehouders 10 Sustainable Development Goals 15 Gedragscode voor medewerkers 17 Kwaliteit en voedselveiligheid zijn top prioriteit 17 Training Nederlands 17 Veiligheid op de werkvloer 17 Mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt 17 Taalakkoord 21 Ondernemingsraad 24 Knowledge & Education 28 Dairy Academy Oenkerk 28 Vertrouwenspersonen 33 Zonnepanelen 17 Verpakkingen 17 Boerenbiodiversiteit 17 Rook- en smeltkaas draagt bij aan minder voedselverspilling 23 Schonen van kaas 25 Stichting A-wareness 17 Premie om weidegang te stimuleren 22 The A-wareness Day 27 Royal A-ware geeft met MVO jaarverslag inzicht in inspanningen om keten te verduurzamen A-ware melkveehouders ondernemen met oog voor dier, aarde en samenleving Melkveehouders belonen met duurzaamheidspremie 21 Royal A-ware melkstroom voor Albert Heijn

56 B Welke doelen zijn nog niet bereikt? 28 In de onderstaande tabel is te lezen in welke mate Royal A-ware haar doelstellingen in 2017 heeft gerealiseerd. Naar verwachting publiceert Royal A-ware in de zomer van 2019 een MVO bericht waarin zij rapporteert over de voortgang van de doelstellingen in Voortgang realisatie doelstellingen (peildatum 2017) Figuur 34 Voortgang realisatie doelstellingen. Bron MVO jaarverslag Bronnen: MVO jaarverslag: Managementsysteem MVO PrestatieLadder (op te vragen bij Officer MVO en Communicatie) 51