MVO Prestatieladder MVO t.b.v. het managementsysteem versie 02, november 2016 Kiwa R2B te Zaltbommel

Transcriptie

1 MVO Prestatieladder MVO t.b.v. het managementsysteem versie 02, november 2016 Kiwa R2B te Zaltbommel

2 MVO Prestatieladder MVO t.b.v. het managementsysteem Adres: Contactpersoon: Kiwa R2B Postbus AH Zaltbommel Dwarsweg KT Zaltbommel Tel. +31 (0) C.J.W.M. de Ridder-Olderaan R2B Inspecties B.V. Pagina 2 van 9

3 Inhoud Pagina 1 Inleiding Context organisatie Inleiding Kiwa R2B en de MVO indicatoren Publiekrechtelijke eisen Privaatrechtelijke- en stakeholder eisen Kiwa R2B en haar stakeholders Inventarisatie Indelen Invloed Reikwijdte van het MVO Managementsysteem Kiwa R2B Kiwa R2B en MVO managementsysteem Kiwa R2B, leiderschap en MVO betrokkenheid binnen de organisatie....6 Kiwa R2B Pagina 3 van 9

4 1 Inleiding Kiwa R2B heeft de volgende Missie, Visie en Waarden. Missie: Kiwa R2B levert een bijdrage aan de bescherming van leven, eigendom en milieu. R2B Inspecties BV voorziet hierin door het verschaffen van diensten op het gebied van brand- en inbraakbeveiliging. Visie: Kiwa R2B wil een toonaangevende dienstverlener zijn op het gebied van brand- en inbraakbeveiliging door het leveren van diensten op een deskundige, flexibele, klantgerichte en innovatieve wijze. Deze diensten bestaan uit het uitvoeren van inspecties en het geven van opleidingen vanuit een volledig onafhankelijke, objectieve en integere positie. Waarden: Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) Deskundig Ervaren Innovatief Klantgericht Integer Objectief Kennis gedreven Onafhankelijk Kwaliteit Een van de Kernwaarden is Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Het MVO managementsysteemcertificaat is een objectief bewijsmiddel dat Kiwa R2B een managementsysteem heeft voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, waarin stakeholders eisen en verwachtingen op indicatoren worden aangestuurd. Dit wordt op doelstelling en resultaat gedaan. Binnen Kiwa R2B verwoorden we MVO in de international richtlijn Guidance on social responsibility ISO De richtlijn is niet certificeerbaar, de MVO Prestatieladder wel. Kiwa R2B richt zich met de MVO Prestatieladder op People, Planet en Profit en voorziet daarmee in de behoefte om vanuit maatschappelijke betrokkenheid duurzame ontwikkeling concreet, objectief, aantoonbaar en certificeerbaar te maken. De norm MVO Prestatieladder stelt eisen aan het MVO managementsysteem, stelt stakeholdermanagement centraal en geeft MVO inhoud met indicatorenmanagement, waarmee resultaten behaald worden die actief met de stakeholders worden gecommuniceerd. De Certificatie audit MVO Prestatieladder wordt bij Kiwa R2B professioneel uitgevoerd door een certificatie-instelling die is aangesloten bij de Stichting Duurzaam Verantwoord (Foundation Sustained Responsibility FSR). Het MVO managementsysteem bestaat uit drie elementen: 1. managementsysteemeisen met de uitgangspunten van Plan, Do, Check, Act, ingevoerd en geborgd in de organisatie en resultaatgericht; 2. Stakeholdermanagement identificeren, betrekken, uitvragen op indicatoren en communiceren met stakeholders als terugkerende activiteit; 3. Indicatorenmanagement People, Planet en Profit indicatoren. Kiwa R2B Pagina 4 van 9

5 2 Context organisatie 2.1 Inleiding De context van de organisatie wordt vastgesteld door aantoonbare inventarisatie van externe en interne factoren als de MVO indicatoren, de stakeholders, de scope en reikwijdte van de organisatie. De inventarisatie van deze context is geen statisch geheel, maar zal regelmatig en periodiek ge-update worden ten einde een actueel inzicht te hebben en actuele besluiten te kunnen nemen. Alle documenten en registraties als resultaat van de inventarisatie context organisatie zijn van datum voorzien, aantoonbaar en toegankelijk gearchiveerd en maken deel uit van het MVO managementsysteem. 2.2 Kiwa R2B en de MVO indicatoren De MVO Prestatieladder kent standaard 33 indicatoren, onderverdeeld naar de 7 MVO kernthema's en People, Planet en Profit. Deze 33 MVO indicatoren en MVO kernthema's moeten in acht worden genomen bij het opzetten, implementeren, presenteren, onderhouden en verbeteren van ons MVO managementsysteem. Kiwa R2B inventariseert alle 33 MVO indicatoren en eventueel vanuit de stakeholderinterviews aanvullende MVO indicatoren. Met deze inventarisatie stelt Kiwa R2B vast aan welke publiek- en privaatrechtelijke eisen voldaan moet worden, welke vereisten nodig zijn en welke nog behaald dienen te worden. Kiwa R2B schrijft elke MVO indicator aantoonbaar toe naar de praktijk van de organisatie en zoals Kiwa R2B in de samenleving staat Publiekrechtelijke eisen Inventarisatie van publiekrechtelijke eisen voor elke MVO indicator waaronder eisen, protocollen, vergunningen, merken, produktlabels, certificaten, etc. Er dient vast gesteld te worden of men voldoet aan overheidscriteria (bv duurzaam inkopen door de overheid) Privaatrechtelijke- en stakeholder eisen Inventarisatie van privaatrechtelijke- en stakeholder eisen voor elke MVO indicator naar certificaten, keurmerken, labels, rapportages en productinformatie. Kiwa R2B zal na elke inventarisatie de impact van de MVO indicatoren op de organisatie in samenspraak met de stakeholders vaststellen. Zie CSR dashboard Kiwa R2B, F:\MVO 2.3 Kiwa R2B en haar stakeholders Kiwa R2B dient op elk niveau van de MVO Prestatieladder haar stakeholders aantoonbaar te hebben geïdentificeerd in 3 stappen: 1. Inventarisatie 2. Indelen naar niveau 3. Vaststellen van invloed Van stakeholders kan redelijkerwijs verwacht worden dat deze van invloed zijn of in de invloedssfeer van de activiteiten van de organisatie zijn Inventarisatie Kiwa R2B dient de stakeholders met naam en activiteit te hebben benoemd, die significante gevolgen ondervinden van de activiteiten van Kiwa R2B en die activiteiten ontplooien waarvan verwacht mag worden dat deze het MVO beleid van Kiwa R2B in meer of mindere mate kunnen beinvloeden. R2B Inspecties B.V. Pagina 5 van 9

6 2.3.2 Indelen Kiwa R2B dient haar stakeholders aantoonbaar te hebben ingedeeld naar stakeholdersprofiel per niveau 1 t/m 5. De profielen per niveau zijn terug te vinden in De MVO Prestatieladder, Eisen MVO managementsysteem, versie 27 augustus Invloed Kiwa R2B dient de invloed van haar stakeholders aantoonbaar te hebben vastgelegd: welke macht wordt aan hen toegekend om de organisatie te beïnvloeden en hoe groot is de kans dat zij deze macht ook daadwerkelijk zullen aanwenden? In de interviews met de stakeholders worden volgens een vaste indeling MVO onderwerpen besproken, indicatoren besproken en het MVO jaarverslag en het Stakeholders jaarverslag doorgenomen. Daarnaast worden verwachtingen gedeeld en vastgelegd. Zie het overzicht Stakeholder interviews: F:\MVO\Stakeholders. 2.4 Reikwijdte van het MVO Managementsysteem Kiwa R2B Kiwa R2B streeft naar een maximale toepassing van het MVO managementsysteem gebaseerd op het hoogste niveau van besluitvorming waarbinnen de organisatie valt. Hiervoor is een verklaring opgesteld door de Divisie directie van Kiwa R2B waarin de entiteiten die onder het MVO managementsysteem vallen, zijn benoemd. Tevens geeft deze verklaring informatie over het organisatieprofiel, bestuursstructuur en de reikwijdte / omvang van het MVO managementsysteem. Zie managementverklaring internet/intranet en/of F:\MVO 2.5 Kiwa R2B en MVO managementsysteem Middels dit MVO managementsysteem bevestigt Kiwa R2B dat zij als organisatie maatregelen treft, borgt en implementeert voor onderstaande: managen betrokkenheid stakeholders; borgen en beheren van MVO indicatoren, inclusief bepaling en vastlegging van relevante MVO indicatoren die moeten leiden tot MVO beleid van Kiwa R2B; borgen en beheren van publiekrechtelijke-, privaatrechtelijke- en stakeholdereisen; managen van de organisatie als geheel. 2.6 Kiwa R2B, leiderschap en MVO betrokkenheid binnen de organisatie. De directie, management en medewerker dragen zorg voor een betrokken houding ten opzichte van het MVO managementsysteem. Het MVO beleid van Kiwa R2B en de MVO doelstellingen zijn vastgesteld op een dusdanige wijze dat ze verenigbaar zijn met de strategische richting van de organisatie en middels de eisen van de MVO Prestatieladder met stakeholders zijn afgestemd. Het MVO managementsysteem is in de bedrijfsprocessen van Kiwa R2B geïntegreerd, vanuit goed werkgeverschap en open communicatie draagt Kiwa R2B bij aan MVO. Daarnaast wordt er binnen Kiwa R2B bijgedragen aan de verduurzaming van huisvesting, ICT en bedrijfsvoering. Directie van Kiwa R2B stelt middelen beschikbaar die noodzakelijk zijn om het MVO managementsysteem uit te voeren, daarnaast worden de medewerkers die bijdragen aan de effectiviteit van het MVO managementsysteem begeleid en ondersteund. Met regelmaat worden de medewerkers van Kiwa R2B op de hoogte gesteld van de laatste ontwikkelingen op het gebied van MVO. Dit gebeurt in de maandelijkse Technische Overleggen per afdeling, waarbij MVO een vast agendapunt is. Daarnaast is MVO een vast agendapunt op de MT vergaderingen die minimaal 6x per jaar gehouden worden. R2B Inspecties B.V. Pagina 6 van 9

7 Verder wordt er vanuit de MVO werkgroep locatie Zaltbommel, bestaande uit 4 medewerkers en een voorzitter (een dwarsdoorsnede van de organisatie) minimaal 4x per jaar samen gezeten om de diverse MVO Doelstellingen en acties te bespreken. Hiervoor is een vaste agenda. De voorzitter van de MVO werkgroep locatie Zaltbommel neemt tevens deel aan de landelijke MVO vergaderingen georganiseerd vanuit Kiwa Nederland BV. Voor Kiwa R2B is onderstaande tabel opgemaakt om organisatierollen, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en competenties in kaart te brengen met betrekking tot het MVO-beleid. Organisatierollen: Verantwoordelijkheden: Bevoegdheden: Competenties: Directie Leidinggevenden Medewerkers MVO werkgroep MVO voorzitter Beheer en implementatie van het MVO managementsysteem Het stimuleren van het MVO-beleid en uitvoering Uitvoering in de praktijk Evaluatie van de resultaten van het MVO managementsysteem Vastellen van de MVO planning en evaluatie Inventarisatie en actualisatie van de context van de organisatie Stakeholdermanagement in relatie tot MVO indicatoren om beleid te kunnen maken Uitvoering van beleid en MVO doelstellingen/indicatoren in de praktijk Meten stand van zaken en mate van realisatie MVO doelstelling op MVO indicatoren Acties om beleid te maken op relevante MVO indicatoren met stakeholdermanagement en acties om beleid uit te voeren van MVO doelstellingen op indicatoren in de praktijk. Interne audit op het functioneren van het MVO managementsysteem om MVObeleid te maken en uit te voeren R2B Inspecties B.V. Pagina 7 van 9

8 3 Beheer en borging 3.1 Archivering: Het managementsysteem van de MVO, archivering van onderliggende documenten en communicatie wordt beheerd/uitgevoerd door de HR manager, zij heeft directe toegang tot de directie. 3.2 Borging: Jaarplanning: Voorafgaand aan een jaar maakt R2B een jaarplanning mbt MVO. In de jaarplanning is onder andere de uitvoering opgenomen van: - Interne audits - Directiebeoordeling - Interviews met stakeholders - Stakeholderanalyse - Controle Actionplan indicatoren Interne audit: - R2B voert jaarlijks een audit uit van het MVO op basis van de MVO-prestatieladder. Deze audit wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de HR manager Bij de interne audit worden onder andere de volgende items beoordeeld: o betrokkenheid van de stakeholders o beheer van de MVO indicatoren o beheer van publiekrechtelijke-, privaatrechtelijke- en stakeholderseisen. uitvoering van de doelstellingen - De resultaten van de interne audit worden vastgelegd in een Intern auditrapport, welke input is voor de directiebeoordeling welke jaarlijks in Q2 wordt opgesteld. - De afwijkingen worden afgehandeld conform het Intern auditrapport, waarbij een oorzaaken omvangs-analyse wordt uitgevoerd Directiebeoordeling: Jaarlijks wordt een MVO-directiebeoordeling opgesteld. De directiebeoordeling bestaat uit: 1. Een inputgedeelte: Input voor de MVO-directiebeoordeling zijn 1 : - De bevindingen van de controle van de Actionplan indicatoren - De Stakeholderanalyse - Bevindingen interne en externe audits - Doelstellingen en dilemma s geformuleerd van voorgaande directiebeoordelingen 2. Een beoordeling of de MVO-doelstellingen zijn behaald en of er verbeteringen wenselijk zijn van het systeem voor borging van het MVO-beleid 3. Vaststelling van de MVO-doelstellingen voor het komende jaar inclusief KPI s. Deze worden toegevoegd aan de jaarplanning De directiebeoordeling wordt besproken met de MVO-werkgroep en Quality Platform MVO. Daarnaast wordt de stakeholderanalyse beschikbaar gesteld aan Kiwa NL, zodat dit kan worden gebruikt voor het algemene stakeholderverslag. 1 De doelstellingen worden vastgesteld op basis van Actionplan indicatoren (People, Planet, Profit). Deze Actionplan indicatoren worden jaarlijks gecontroleerd). Daarnaast worden jaarlijks interviews uitgevoerd van Stakeholders. Op basis daarvan wordt jaarlijks een Stakeholder-analyse opgesteld. R2B Inspecties B.V. Pagina 8 van 9

9 4 Communicatie en overleg - Elk kwartaal vindt er een overleg plaats van de MVO werkgroep, hierin wordt besproken: o Bewaking acties voor het behalen van de MVO-doelstellingen o Directiebeoordeling (jaarlijks, of vaker indien hiertoe aanleiding is) o MVO Kiwa-corporate o Ontwikkelingen o Voortgang en acties (o.a. stakeholderinterviews) Deelnemers van dit overleg zijn: HR-manager, medewerker BLUS, medewerker BOR, medewerker algemeen en directie secretaresse. - Per kwartaal vindt overleg plaats van het Quality Platform MVO (Kiwa). Hierin zijn de diverse Kiwa locaties vertegenwoordigd. Voor R2B neemt de HR-manager hieraan deel. De volgende onderdelen worden hierin besproken: o Stakeholderinterviews o Doelstellingen o Dilemma o Directiebeoordeling - Kiwa corporate: de MVO communicatie tussen Kiwa corporate en Kiwa R2B verloopt via de HR manager (CDR). Vanuit Kiwa corporate en QP dient een planning te worden afgegeven wanneer en wat er gerapporteerd en aangeleverd moet worden. De communicatie verloopt via mail, telefoon, MVO bijeenkomsten en rapportages vanuit het QP; - Kiwa R2B: binnen Kiwa R2B is HR manager (CDR) verantwoordelijk voor de MVO communicatie. De MVO communicatie naar medewerkers verloopt via intranet, mail, telefoon, TO, MT en directie beoordeling. o Website Kiwa R2B: in opdracht van de HR Manager (CDR) kan op de website van Kiwa R2B nieuwe MVO onderwerpen geplaatst worden. Deze stukken worden gepubliceerd op de website door de medewerkster bedrijfsbureau (JTS) en de systeembeheerder (ADL); o TO: tijdens het maandelijkse Technisch Overleg van de afdelingen BOR, BLUS en PI is een standaard agendapunt MVO opgenomen. De HR manager (CDR) of kwaliteitsmanager (JBA) is verantwoordelijk om dit agendapunt in te vullen en te communiceren naar de medewerkers; o MT: tijdens vergaderingen van het Management Team is de HR-manager (CDR) verantwoordelijk voor invulling van het agendapunt MVO en dit te communiceren met de aanwezige; o Rapportage directie: jaarlijks wordt MVO behandelt in een rapportage van de directie. Voor invulling en communicatie hiervan is de HR manager (CDR) verantwoordelijk. - Instructie nieuwe medewerkers: de HR manager (CDR) is verantwoordelijk om het MVObeleid te communiceren naar nieuwe medewerkers van Kiwa R2B; - Quality Platform MVO: de HR manager (CDR) is verantwoordelijk voor de communicatie met het Quality Platform MVO, voorzitter Kees Kooijman en secretaris Wouter Bosman. De communicatie verloopt via mail, telefoon en bijeenkomsten. R2B Inspecties B.V. Pagina 9 van 9